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Administração de Empresas
Administração de Empresas
1. A ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL
Segundo Maximiano (1992) "uma organização é uma combinação de esforços individuais
que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se
possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma
grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um
hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações." Uma organização é formada
pela soma de pessoas, máquinas, recursos, financeiros e outros.
OUTRAS DEFINIÇÕES
A organização da empresa também pode ser definida como a ordenação e agrupamento de
atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
A ORGANIZAÇÃO deve ser entendida como o quadro estrutural de cargos definidos por
(respectivos títulos, responsabilidades, relações formais, nível de autoridades, atribuições
básicas e aspectos culturais). A função básica de organização, é o estudo da estrutura
organizacional da empresa, para que esta seja bem definida e possa atender as
necessidades e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organização informal e
as estratégias estabelecidas na empresa.
entendimentos extra-estruturais,
desentendimentos,
lideranças naturais,
amizades e ações prejudiciais ou benéficas à empresa.
RESUMINDO
A estrutura informal é a rede de relações sociais que não é estabelecida ou requerida pela
estrutura formal. Surge da interação social das pessoas. Surge da interação social de
pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se
reúnem entre si. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no
organograma.
Quanto ao Método, de forma mais prática, seria traduzido como a forma de executar os
referidos sistemas com o menor dispêndio de energia e maior eficácia do executante.
A função da área de OSM era voltada para o desenvolvimento de um sistema "entre quatro
paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a
implantação.
Assim, as normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser
trilhas orientadoras. Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras,
jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da
Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias
estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as
situações almejadas pela empresa.
Antes de se definir estrutura organizacional é necessário conceituar a função
organização, pois a estrutura organizacional é o instrumento básico para concretização do
processo organizacional.
Estrutura Informal
Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não e estabelecida ou
requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que
se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre si. Portanto,
apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma.
A abordagem na estrutura informal está nas pessoas e em suas relações, enquanto a
estrutura formal dá ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades.
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Os executivos gostariam de ter um controle maior sobre a estrutura informal, pois isto
tornaria seu trabalho mais simples e envolveria menos preocupação. Do ponto de vista
deles, a estrutura informal é um empecilho que regularmente oferece resistência às ordens
formais, ou as altera, ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado.
Independentemente de quão útil ou prejudicial ela é, o executivo logo percebe que a
primeira característica da estrutura informal é não poder ser extinta. Enquanto houver
pessoas nas empresas, haverá grupos informais.
Autoridade informal vem daqueles que são objeto do seu controle, enquanto a
autoridade formal vem dos de fora, que são 05 superiores, antes do que das pessoas que
são controladas por ela. Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a
autoridade informal flui, no mais das vezes, ascendente ou horizontalmente. É mais um
privilégio do que um direito. E geralmente mais instável do que a autoridade formal, pois
está sujeita aos sentimentos pessoais. Devido à sua natureza subjetiva, a estrutura informal
não está sujeita ao controle da direção, como o está a estrutura formal.
Como resultado das diferenças entre as duas formas de autoridade, a estrutura formal
pode crescer a um tamanho imenso, mas as estruturas informais, pelo menos as mais
consolidadas, tendem a ficar menores a fim de permanecer dentro dos limites das relações
pessoais. Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma grande empresa. Elas
existem em todos os níveis. Algumas estão inteiramente dentro da empresa; outras são
parcialmente externas à empresa.
Os líderes de grupos informais surgem por várias causas. Algumas dessas causas são:
idade, antiguidade, competência técnica, localização no trabalho, liberdade de se mover na
área de trabalho e uma agradável e comunicativa personalidade. Na realidade, as causas
são tão numerosas quanto às situações, porque cada líder surge sob circunstâncias
basicamente diferentes. Embora cada pessoa em um grupo de trabalho possa ser líder de
alguma pequena estrutura informal, há geralmente um líder primário que está acima dos
outros. Sua influência é predominante. Cada executivo deve saber quem é o líder informal
de seus subordinados e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que essa liderança
esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagonizá-los.
A estrutura informal é um bom lugar para líderes formais se desenvolverem, mas deve-
se lembrar que nem sempre um líder informal se constitui no melhor dirigente formal.
Alguns líderes informais falham como líderes formais porque temem a responsabilidade
formal, algo que eles não têm como líderes informais.
Os grupos informais surgem e persistem porque eles satisfazem os desejos de seus
membros. Estes desejos são determinados pelos próprios membros do grupo. Um desejo
que parece ser sentido por todos os grupos é a necessidade de perpetuar sua cultura e isto
é uma importante função de toda estrutura informal. Uma segunda função do grupo
informal é a comunicação. A fim de satisfazer seus desejos e conservar os seus membros
informados do que está havendo que possa afetar a satisfação dos desejos, o grupo
desenvolve sistemas e canais de comunicação.
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Uma terceira função é o controle social pelo qual o comportamento dos outros é
influenciado e regulado. O controle social é interno e externo. O controle interno é dirigido no
sentido de fazer os membros do grupo surgirem de conformidade com sua cultura, enquanto
o controle externo é dirigido para os que estão fora do grupo, tais como o governo, o
sindicato ou alguns grupos informais. O executivo deve saber que a pressão do controle
externo pode ser bastante forte, tal como quando uma greve ocorre.
Algumas vezes, a estrutura informal é considerada como uma força negativa do grupo
de trabalho, mas isto não necessariamente ocorre. Se seus interesses e objetivos estão
integrados com os da empresa, então trabalhará pelos objetivos da referida empresa, em
vez de contra eles. A grande responsabilidade do executivo é fazer todo o possível para
efetuar esta integração, pois assim os dois grupos se harmonizarão em vez de se
antagonizarem. Isto é gestão efetiva e seu resultado global corresponde a uma situação em
que a estrutura informal ajuda a completar o trabalho. O ideal é haver perfeita interação
entre as estruturas formal e informal.
O executivo, a fim de manter controle, deve ser cauteloso no sentido de conservar a
estrutura informal secundária à estrutura formal. Tem havido argumentos de que, quando a
estrutura formal é incompetente, uma dominante estrutura informal é necessária e
desejável a fim de manter o grupo trabalhando efetivamente. A afirmação "nesta empresa
trabalhamos bem, a despeito do chefe" ou "em vez de, por causa dele", é descritiva de
situações reais. Mas o executivo não deve considerar isto normalmente válido, porque a
liderança informal não conservará para sempre o grupo num curso em direção aos objetivos
formais da empresa.
Analisando as principais vantagens da estrutura informal, podem-se relacionar as
seguintes:
• proporciona maior rapidez no processo;
• reduz distorções existentes na estrutura formal;
• complementa a estrutura formal;
• reduz a carga de comunicação dos chefes; e
• motiva e integra as pessoas da empresa.
As principais desvantagens da estrutura informal são:
• desconhecimento das chefias;
• dificuldade de controle; e
• possibilidade de atritos entre as pessoas.
De maneira resumida, podem-se considerar alguns fatores que condicionam
aparecimento dos chamados grupos informais:
• os interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas e que, através
deles, passa a sintonizar-se mais intimamente;
• a interação provocada pela própria estrutura formal;
• os defeitos na estrutura formal;
• a flutuação do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alteração dos
grupos sociais informais;
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• os períodos de lazer; e
• a disputa do poder.
O conhecimento desses fatores facilitadores do surgimento de grupos informais
possibilita ao executivo maior controle sobre a situação.
Por outro lado, a estrutura informal será bastante desenvolvida e bem utilizada,
quando:
• os objetivos da empresa forem idênticos aos objetivos dos indivíduos; e
• existir habilidade das pessoas em lidar com a estrutura informal.
Pode-se afirmar que o executivo inteligente e esperto é o que sabe utilizar a estrutura
informal da empresa.
Estrutura Formal
A estrutura formal é representada pelo organograma da empresa e seus aspectos
básicos são os apresentados no item 2.2.2 do presente capítulo, quando da análise dos
componentes, condicionantes, e níveis de influência da estrutura organizacional.
Neste ponto cabe uma pergunta sobre o que é ideal: a estrutura deve adaptar-se ao
indivíduo ou o indivíduo à estrutura? Acredita-se que o ideal é não estar em nenhum
extremo, pois somente dessa forma a estrutura organizacional estará ajudando o executivo
no processo administrativo.
Sistema de Responsabilidade
Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa
para outrem .
O sistema de responsabilidade refere-se à alocação das atividades inerentes a esta
obrigação .
Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar
contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
A quantidade de responsabilidade pela qual o subordinado terá de prestar contas
determina a quantidade de autoridade delegada. Outro aspecto é que permanece na
responsabilidade a obrigação do indivíduo a quem ela foi atribuída, ou seja, a
responsabilidade não se delega.
Os aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:
a) Departamentalização:
b) Linha e assessoria:
c) Atribuições das unidades organizacionais:
Sistema de Autoridade
Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pôde ser o direito de tomar
decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar
um trabalho que foi designado. A autoridade pode ser formal ou informal.
O aspecto dos limites de autoridade pode ser entendido através da Figura 3.3.
Observa-se que, ao se descer do nível hierárquico mais alto para o nível hierárquico
mais baixo, a amplitude de autoridade vai diminuindo até chegar ao limite mínimo.
A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierárquico imediato.
A autoridade informal é uma espécie de "autoridade adquirida" que é desenvolvida por
meio de relações informais entre as pessoas da empresa, que o fazem voluntariamente e
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por deferência à sua posição ou status. Na realidade, a autoridade informal serve para
modificar a autoridade formal na determinação do quanto ela terá de aceitação por parte
dos vários subordinados nos diferentes níveis hierárquicos.
Alguns autores concluem que o chefe que é leal aos seus subordinados tem maiores
possibilidades de estabelecer uma autoridade informal eficaz e, conseqüentemente, maior
possibilidade de influenciar seus subordinados.
Fayol distingue a autoridade estatutária da autoridade pessoal. Para o referido autor,
autoridade estatutária é o direito de comandar e o poder de se fazer obedecer, sendo que a
autoridade pessoal "se impõe pela inteligência, pelo saber, pelo valor moral, pelo dom de
comando, pela experiência". Assim, para termos um bom chefe é preciso que ele alie à
autoridade estatutária a autoridade pessoal.
Existem dois tipos de exercício de autoridade:
• o exercício singular de autoridade é aquele em que o poder de se fazer obedecer e o
direito de comandar são exercidos por um só indivíduo; e
• o exercício múltiplo de autoridade ocorre quando o poder de se fazer obedecer e o direito
de comandar são exercidos por um grupo. Nesta hipótese, o poder pertence ao grupo, mas a
função é dividida entre os membros do grupo.
Neste último caso, podem-se enquadrar os órgãos de deliberação coletiva, tais como
os comitês ou comissões. E devem-se enumerar, também, as teorias básicas sobre a origem
da autoridade:
• Teoria formal da autoridade: a origem da autoridade na empresa deve obedecer a uma
hierarquia, assim como a empresa se baseia nas instituições (sociais, políticas, econômicas,
religiosas) para estabelecer suas normas internas. Essas instituições são mudadas à
medida que os costumes, tradições e leis do povo mudam.
• Teoria da aceitação da autoridade: a origem da autoridade é a aceitação das ordens,
desde que sejam compreendidas e estejam dentro das funções do subordinado. É uma
teoria discutível, porque na prática o subordinado, pressionado pelo grupo, acabará
obedecendo à ordem.
• Teoria da competência: a autoridade pode provir de qualidades pessoais de competência
técnica. Dentro do grupo de subordinados pode existir um que se sobressaia e acaba
transformando os outros em subordinados, apesar de não possuir autoridade devida.
E, finalmente, devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber:
• hierárquica; e
• funcional.
A autoridade hierárquica segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura
hierárquica da empresa.
Na Figura 3.4, "A" tem autoridade hierárquica sobre "B"e "C". Por outro lado, "B" tem
autoridade hierárquica sobre "D" e "E".
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Fica evidente que a autoridade funcional deve ser muito bem estabelecida pela
empresa, para evitar possíveis problemas de duplicidade de comando. O ideal é a
autoridade funcional estar correlacionada apenas ao estabelecimento de políticas
administrativas.
Os aspectos básicos do sistema de autoridade são:
a) Delegação:
b) Descentralização e centralização:
c) Níveis hierárquicos:
d) Amplitude de controle:
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Sistema de Comunicações
Deve-se verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de
comunicação da empresa.
Comunicação é o processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um
emissor, através de determinado canal, e entendida por um receptor.
O sistema de comunicação é a rede por meio da qual fluem as informações que
permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.
A - Esquemas de comunicação
De maneira genérica existem dois tipos diferentes de formação de esquemas de
comunicação numa empresa. São eles:
• o formal: é conscientemente planejado, facilitado e controlado. Ele segue a corrente de
comando numa escala hierárquica; e
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B - Fluxos da comunicação
As comunicações na empresa podem ser realizadas através dos seguintes fluxos:
• horizontal, realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nível
hierárquico;
• diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e níveis diferentes; e
• vertical, realizado entre níveis diferentes, mas de mesma área.
As principais vantagens da comunicação horizontal e diagonal são;
• propicia maior rapidez no processo de comunicações;
• apresenta menor distorção no processo de comunicação entre as pessoas;
• aproxima pessoas através da comunicação direta;
• proporciona visão mais integrada da empresa, pois cada indivíduo passa a conhecer de
maneira mais adequada as várias atividades desenvolvidas e quais são os responsáveis; e
• evita sobrecarga nas chefias, pois determinados problemas são resolvidos diretamente
pelas pessoas envolvidas.
As principais desvantagens da comunicação horizontal e diagonal são:
• apresenta informação menos confiável;
• pode reduzir a autoridade da chefia;
• pode prejudicar o planejamento, a coordenação e o controle porque o chefe tem menos
informações; e
• pode provocar conflitos e antagonismos.
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C - Custo da comunicação
No estudo das comunicações entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se
levar em consideração o aspecto custo para a empresa, pois a análise da transmissão das
informações mostra que ela é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto
devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela
absorve e das demoras que acarreta
Numa empresa há comunicações sobre elementos codificados e não codificados. As
primeiras referem-se a gráficos, estatísticas, tabelas, ordens de fabricação etc. As segundas
referem-se à formulação de políticas, planejamento, organização. Uma estrutura eficaz deve
minimizaras comunicações não codificáveis trocadas entre grupos separados.
Outro aspecto a ser analisado é referente à "lei" de N.C. Parkinson: todo o trabalho se
dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponível.
E finalmente, deve-se lembrar o fato de alguns empresários terem a idolatria da
dimensão.
Apresentando de maneira resumida o que Parkinson considerou como causas do
aumento de custos na estrutura organizacional, temos
• demasiado número de níveis hierárquicos envolvidos na supervisão de atividades
correntes a curto prazo;
• demasiado número de estágios na elaboração das decisões;
• existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria;
• complexidade da estrutura, responsabilidades diluídas, comissões de coordenação etc.;
• unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis, função vaga e qualitativa, chefia
sem agressividade;
• unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para atingirem seus
objetivos; e
• unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária.
Um aspecto importante é que normalmente se considera somente as comunicações
que levam a ações. Neste ponto deve-se verificar que tipo de ação a comunicação está
provocando. Portanto, é fundamental a administração de comunicação.
D - Subsistema de procedimentos
Dentro do sistema de comunicações, deve-se considerar também o subsistema de
procedimentos, que é o resultado da definição das formas pelas quais as atividades são
desenvolvidas (métodos utilizados) e suas inter-relações (seqüências, dependências e
tramitações).
De forma irônica, apresenta-se no Quadro 1 um comunicado interno que pode
evidenciar a importância de adequado sistema de comunicações.
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DE: SUPERVISOR
PARA: FUNCIONÁRIOS
Sistema de Decisões
Deve ser efetuada uma análise das decisões para se estabelecer qual a estrutura
organizacional ideal, e para tanto devem-se considerar os seguintes aspectos:
• que decisões são necessárias para ser o desempenho indispensável à realização dos
objetivos;
• de que espécie são essas decisões;
• em que nível da empresa devem ser tomadas;
• que atividades elas acarretam;
• que executivos devem participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser
consultados previamente; e
• que executivos devem ser informados, depois de tomadas as decisões.
O aspecto dos pontos mais baixos em que "deve" e "pode" ser tomada a decisão. De
maneira resumida, apresenta duas regras relacionadas ao aspecto mencionado:
• a decisão deve ser tomada sempre no nível mais baixo possível e o mais perto possível da
cena de ação; e
• a decisão deve ocorrer sempre em nível que assegure a consideração plena de todos os
objetivos e atividades afetadas.
Fator Humano
Todo executivo deve trabalhar com e através de pessoas. E estas pessoas realizam os
trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam alcançados.
A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intrínseca e do valor e da
integração dos homens que ela organiza.
Portanto, no desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente deve-se levar
em consideração o comportamento e os conhecimentos das pessoas que terão de
desempenhar as funções que lhes serão atribuídas.
O coeficiente humano que pondera a qualidade da estrutura é produto dos seguintes
fatores:
• o valor dos homens;
• o conhecimento que eles possuem da estrutura; e
• sua motivação para fazê-lo funcionar da melhor forma possível.
São necessárias determinadas qualidades humanas cuja importância aumenta à
medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades: técnica,
de comando, administrativa, de cooperação e de integração.
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Fator Tecnologia
O fator tecnológico como o conjunto de conhecimentos que são utilizados para
operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados.
B - Processo de implantação
Apesar da possível existência de integração entre os funcionários envolvidos no
processo e os técnicos responsáveis pelos trabalhos, sugere-se reforçar os aspectos
inerentes aos modernos princípios de "participação" e desenvolver a implantação efetiva da
seguinte forma:
• análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos conceituais);
• análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades organizacionais (aspectos
conceituais e principalmente descritivos);
• implantação efetiva; e
• acompanhamento e avaliação do processo.
Os possíveis acertos seriam realizados nas fases intermediárias.
A - Levantamento
Nesta fase, os aspectos básicos são:
• identificação dos problemas evidenciados pelos usuários; e
• entrevista com os elementos-chaves da empresa (com ou sem uso de questionário). Pode-
se considerar como ideal a utilização de um roteiro estruturado de entrevistas.
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B - Análise
Nesta fase, o analista de sistemas, organização e métodos deve efetuar:
• análise dos dados levantados anteriormente;
• interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e considerando os vários
subsistemas da empresa;
• estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação; e
• identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação atual da estrutura
organizacional da empresa.
C - Avaliação
Nesta fase, os aspectos básicos são:
• estabelecimento da situação dos quatro componentes da estrutura organizacional na
empresa;
• verificação do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a estrutura
organizacional;
• verificação do nível de influência de cada nível da empresa – estratégico, tático e
operacional - para com o delineamento da estrutura organizacional; e
• verificação do nível de abrangência da abordagem da estrutura organizacional, quer seja
em nível de empresa, em nível de unidade estratégica de negócio ou em nível de
corporação.
NÚMEROS
GRÁFICOS
COMENTÁRIOS
DECISÕES/AÇÕES RESULTADOS
3. DEPARTAMENTALIZAÇAO
CONCEITOS
FORMAS DE DEPARTAMENTALIZAR
1- Função
2- Produto ou serviço
3- Território
4- Cliente
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5- Processo
6- Projeto
7- Matricial
8- Mista
Deve-se notar, no entanto, que a maioria das organizações usam uma abordagem da
contingência à Departamentalização: isto é, a maioria usará mais de uma destas
abordagens usadas em algumas das maiores organizações. A maioria usa a abordagem
funcional na cúpula e outras nos níveis mais baixos.
Vantagens
As vantagens principais da abordagem funcional são:
Desvantagens
Existem também muitas desvantagens na abordagem funcional. Entre elas podemos dizer:
1- Lojas de departamentos
2- A Ford Motor Company tem as suas divisões Ford, Mercury e Lincoln Continental.
3- Um hospital pode estar agrupado por serviços prestados, como cirurgia, obstetrícia,
assistência coronariana.
Desvantagens:
Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação
desnecessária de recursos e equipamento.
Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários
grupos de produtos.
Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito
poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa.
A American Telephone & Telegraph Company (AT&T) estabeleceu suas divisões principais
desta maneira – South Central Bell, New England Bell, Pacific Bell, Mountain Bell, e assim
por diante.
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As lojas de departamentos, por exemplo, podem ter uma seção para o grupo dos catorze
aos vinte anos, uma seção para gestantes ou uma seção de roupas masculinas sociais, sem
mencionar os departamentos para bebês e crianças. Em cada caso, o esforço de vendas
pode concentrar-se nos atributos e necessidades especificas do cliente.
As desvantagens são:
Dificuldade de coordenação.
Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões
especiais em benefício de seus próprios clientes.
Vantagens
Desvantagens:
Por exemplo: uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto),
um contador sênior, e três contadores juniores para uma auditoria que está sendo feita para
um cliente.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO DE MATRIZ
A Departamentalização de matriz é semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No
caso da Departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de
linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador de
projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de uma
matriz. A organização de matriz proporciona uma hierarquia que responde rapidamente às
mudanças em tecnologia. Por isso, é tipicamente encontrada em organização de orientação
técnica, como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas, engenheiros, ou
especialistas técnicos trabalham em projetos ou programas sofisticados. Também é usada
por empresas com projetos de construção complexos .
Vantagens
Permitem comunicação aberta e coordenação de atividades entre os especialistas
funcionais relevantes. Capacita a organização a responder rapidamente à mudança. são
abordagens orientadas para a tecnologia.
Desvantagens
Pode haver choques resultantes das prioridades.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO MISTA
É o tipo mais freqüente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte à
sua realidade organizacional.
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Princípio do maior uso – o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve
tê-la sob sua jurisdição.
Principio do maior interesse – o departamento que tem maior interesse pela
atividade deve supervisiona-la.
Principio da separação e do controle – As atividades do controle devem estar
separadas das atividades controladas.
Principio da supressão da concorrência – Eliminar a concorrência entre
departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento.
A integração – Quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão para ficarem no
mesmo departamento.
LINHA E ASSESSORIA
Linha Assessoria
Este procedimento não é observado pelas empresa, acarretando uma série de problemas
estruturais.
ATUAÇÃO DA ASSESSORIA
1. É uma extensão do executivo em termos de tempo e de aspectos técnicos.
2. Facilita o controle e coordenação organizacional.
3. Agente de adaptação organizacional.
4. Desenvolvimento de conselhos e serviços.
DESVANTAGENS
1. Quando usada como válvula de escape para os erros do superior - unidade de linha.
2. Quando a assessoria dificultar a delegação de tarefas ao pessoal de linha de linha.
3. Quando a assessoria assumir funções de linha, dificultando o processo administrativo.
4. Quando o executivo tender a ignorar seus subordinados de linhas em benefício dos
subordinados de assessoria.
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Não assume a responsabilidade pela Seu trabalho não é utilizado como deveria
operação. ser.
Consultar o assessor leva tempo. Pessoal de linha está envolvido com a rotina
e não tem tempo para pensar, criticar e
melhorar o trabalho elaborado pela
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assessoria.
Assessor não agrega valor ao produto ou Linha não tem visão do conjunto.
ao serviço oferecido pela empresa.
4. ORGANOGRAMA
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Introdução
Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado
momento
Deve ser usado como instrumento de trabalho
Requisitos
Fácil leitura
Permitir boa interpretação dos componentes da organização
Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural
Ser flexível
OBJETIVOS
BENEFÍCIOS E LIMITAÇÕES
Permite detectar:
Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância
Funções duplicadas ou mal distribuídas
Limitações
Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos existentes entre indivíduos e as frações
organizacionais
Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente
REGRAS GERAIS
Deve conter nome da organização, autor, data e número.
Deve ser mostrada a referência de outros gráficos.
Para análise, deve apresentar a estrutura existente.
Cada função pode ser representada por um retângulo:
Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para
demonstrar continuidade.
Linhas de
comunicação
Autoridade e hierarquia
(cadeia de comando)
Organograma Estrutural
Presidência
Linhas:
A linha cheia é de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal)
A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda
Di Di
re Di vi
to re sã
ri to o
a ri de
de Assessoria Jurídica a M
Q de on
ua Presid Pr ta
lid ência o ge
ad d m
e uç
Assessoria de
ão
Comunicação
Diretoria de Recursos
Humanos
Divisão de
Recrutamento Divisão de
Seleção
Pouco utilizado
Suaviza a apresentação da estrutura
Economiza espaço
A autoridade é representada do centro para a periferia
As linhas de autoridade ficam difíceis de serem identificadas
Reduz conflitos entre superiores e subordinados
Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica)
Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil
Representação de muitos níveis hierárquicos torna-se difícil
Pode utilizar letras e números para simplificar
Necessita de legendas
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Presidência
Presidência
Administração
Tipo 1:
O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato
Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor
adequado à nova tarefa executada
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Tipo 2:
Aplicado em organizações de pequeno porte
Pouco verticalizada
Poucos chefes para várias atividades
Organograma Estrutural-Funcional
Presidência
1. Presidir as reuniões da diretoria
2. Aprovar compras de equipamentos
3. ...
Assessoria de Comunicação
1. Analisar as estruturas de comunicação
2. Detectar problemas de comunicação
3. ...
Organograma Matricial
Presidência
Projeto
A
Projeto
B
Recomendações finais
Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos com os cantos curvos e
várias outras simbologias
Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama
Devem ser evitadas siglas e abreviações
A linha de coordenação não deve ligar unidades diretamente
O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualização
Durante a elaboração do organograma, podem surgir discrepâncias, provavelmente é
a estrutura informal
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5. FLUXOGRAMAS
CONCEITO
O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente
convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um
processo, bem como sua análise e redesenho.
ASPECTOS
VANTAGENS
Podemos destacar as seguintes vantagens principais:
Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;
Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado;
Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento,
dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do
processo em estudo;
Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são
utilizados;
Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo;
Permite fácil atualização.
TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variações.
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Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de
produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com
poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos
símbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. Podemos, também, utiliza-lo em
processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulário padronizado e é constituído de
símbolos e convenções pré-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se
trata de um formulário impresso padronizado), a clareza na apresentação e a facilidade de
leitura.
FLUXOGRAMA VERTICAL
Operação ou análise Cliente:
Execução ou conferência Processo:
Símbolos
Totais
Fluxograma horizontal
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 15. ed. São Paulo: Atlas, 2005.
493p.
ARAUJO, L.C.G de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2005. Vol. I.
SIMCSIK T. OMIS – organização e métodos. São Paulo: Makron Books, 1992. Vol.I.
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