FORMATO GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIN/EL JUEGO DE ROLES/EL ESTUDIO DE CASO

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Modelo de Mejora Proceso: Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento: Desarrollo Curricular
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1.

TALLER 2.PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA .Organizacin

Competencia: Actividad de Aprendizaje:

de documentos

Produccin de documentos electrnicos

Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin: Aplica rigurosamente las normas de cortesa en todos los eventos de comunicacin. Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Nombre del Aprendiz(a) en formacin Loraine Pea, Liliana Len No. de ficha: 40913 Centro de formacin: Centro de servicios empresariales y tursticos Regional: Santander Nombre del Formador (a): Marta Patricia Ariza Rodrguez

1. Elabore un cuadro comparativo en la produccin manual y la produccin automatizada de documentos teniendo en cuenta los siguientes parmetros:SOPORTE DOCUMENTAL CREACIN DISEO NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION AUTORIZACIN DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTOS VARIABLES MNIMAS DE DESCRIPCIN ASIGNACIN DE FECHA RADICACIN FIRMA. 2. Empiece a elaborar el portafolio de evidencias digital del tema denominado los archivos electrnicos, para ello aplique la siguiente tabla de retencin documental. SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de evidencias archivos electrnicos CERTIFICACIONES 1 1 X AG AC AH E D S CT

CODIGO 010100

010101

010200

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ITEMS

PRODUCCION TRADICIONAL

PRODUCCION AUTOMATIZADA Medios pticos y/o magnticos Es la construccin electrnica del diseo e informacin de los documentos de su empresa (formatos, estados de cuenta, volantes, cartas, hojas membretadas), utilizando su computadora y un software para ello; usted crea, modifica y administra sus documentos por medios electrnicos.

SOPORTE DOCUMENTAL

Medios fsicos (papel)

CREACIN

Es la construccin del diseo e informacin de los documentos (formatos, estados de cuenta, volantes, cartas, hojas membretadas), utilizando medios tradicionales.

DISEO

Requiere conocer la normalizacin y estandarizacin propia segn el tipo de documento entre otros aspectos

Adicionalmente al diseo de documentos tradicionales requiere competencia para el manejo del ordenador as como de programas que se utilicen.

NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION

Dado que todos los actos de la administracin dan lugar a la produccin de documentos, es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comit de Archivo presente propuestas sobre la normalizacin de los tipos documentales, estructura y diseo de los mismos, nmero de copias, identificacin de trmites o copias innecesarias en la gestin, para efectos de normalizar y unificar criterios en la produccin documental, permitiendo optimizar los recursos y agilizar la gestin administrativa.

tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental,formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, unadefinicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el controlde acceso a la produccin documental a travs de un mdulo de administracin) y un mende opciones para la identificacin y descripcin de documentos

AUTORIZACION DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

En el proceso manual la autentificacin es una firma escrita que se lleva a cabo en

El proceso de autenticacin consiste en que, mediante un programa de cmputo, se

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un recibido o en una entrega directa esa firma siempre podr ser vlida solo en ese documento

alimentau n d o c u m e n t o firmado y la llave pblica del supuesto firmante; el programa i n d i c a s i e s autntico o no es autntico

VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION

Hay que tener en cuenta en la etapade produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a losm e t a d a t o s . P o r ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de t i p o documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igualque aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte

Hay que tener en cuenta en la etapade produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a losm e t a d a t o s . P o r ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de t i p o documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igualque aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte

ASIGNACION DE FECHAS

La fecha no la dan manualmente el da que se entrega el documento

En la automatizada no la da el computador cuando cuando enviamos el documento

RADICACION FIRMA

Es cuando nos da la firma del recibido manualmente

En la automatizada nos envan y cuando abramos el documento vendrn la firma y la autorizacin de los cdigos