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FORMATO GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIN/EL JUEGO DE ROLES/EL ESTUDIO DE CASO

F08-9309-009/01-09-09 Versin 1
Proceso: Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento: Desarrollo Curricular

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1.

TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA .

Competencia: Actividad de Aprendizaje: Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin: Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Nombre del Aprendiz(a) en formacin: ____________________________________________ No. de ficha: _______________________________________________________________ Centro de formacin: _________________________________________________________ Regional: ___________________________________________________________________ Nombre del Formador (a): ______________________________________________________

1. Lea y analice el documento sobre la recepcin, distribucin y tramitacin de documentos electrnicos y elabore un mapa conceptual. 2. Disee para una oficina de correspondencia o ventanilla nica de un laboratorio clnico los procesos de recepcin, distribucin y tramitacin para una oficina de correspondencia de un laboratorio clnico. 3. Uno de los integrantes del grupo va a asumir las funciones del funcionario del laboratorio clnico y el otro debe ser de un proveedor, ambos van a interactuar mediante las siguientes comunicaciones por correo electrnico: el laboratorio solicita al proveedor una cotizacin y el proveedor enva la respuesta; el laboratorio le reclama al proveedor un error en la factura 580, el proveedor solicita al laboratorio copia de los estados financieros; la laboratorio solicita una certificacin de cliente al proveedor, el proveedor enva una nota de contabilidad por un descuento no ganado. Elabore los documentos y aplique el Que enseanza le dej el video.

. RECEPCIN DOCUMENTAL
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DOCUMENTAL TRAMITE

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Es el conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica

Es el procedimiento que contempla la ejecucin de actividades que garanticen el arribo de los documentos a su destinatario.

AMI TE

Es el curso del documento desde su produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

2. RECEPCION: Lo primero que se hace es mirar el documento que sea para el sitio exacto de su llegada se verifica si el documento viene en buen estado y se sella o se folia dependiendo en si de lo que se est necesitando para cada paciente Luego se registra y en la tabla de retencin documental del laboratorio desde la fecha de llegada. Se reciben y conservan temporalmente de acuerdo al tipo de documento y el periodo de vigencia del mismo. Despus de eso se valoran, analiza o conservan permanentemente en el caso de documentos histricos. O dependiendo si es temporal MEDIOS DE RECEPCION DEL DOCUMENTO

Documento tradicional: aqu es donde nos damos cuenta la clase de documento que es donde se guarda y se le anexa una copia para evitar as la prdida o falsificacin del documento Fax: es un elemento necesario e indispensable que necesita el laboratorio ya que este nos da muy fcil funcionamiento para realizar los pasos adecuados de nuestra institucin Pgina web: es el medio ms utilizado en esta entidad ya que nos sirve de beneficio fundamental ya que es muy utilizado ltimamente en las empresas y ms aqu que es necesario para que los pacientes tengan ms comodidad de poder ver sus resultados mdicos o donde se centra la comunicacin con la propia empresa

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ACTIVIDADES DE SUBPROCESO DE RECEPCION VERIFICACION: Verificar u observar si esta bien numeradas las hojas del documento, se mira si el documento esta con los folios adecuados con su respectivo orden si hay necesidad de anexar donde nos daremos cuenta la gravedad y la rutina diaria de cada paciente RADICACION: El historial que se guardara a partir del momento en que el documento sea entregado donde se llevara un orden consecutivo con cada documento del laboratorio, la numeracin y lo se tendr acabo con cada una REGISTRO: Son las tablas de retencin con las que vamos a llevar a cabo el momento por el cual e documento es indispensable para que los pacientes se puedan seguir su vida diaria DISTRIBUCION Aqu tendremos en cuenta la identificacin del competencias y donde se identificaran los documentos despus de recibidos en donde se llevara un orden consecutivo para cada uno y con este se organizaran con tablas de retencin donde, meraremos y guiaremos cada vez que lo necesitemos
FORMATOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

NOMBRE

DATOS O ASUNTO

FECHA

NUMERO DE RADICADO

ANEXOS

FIRMA (DESTINATARIO)

FORMATOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA SALIDA NOMBRE (DESTINATARIO) DIRECCION Y FECHA ASUNTO ANEXOS

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TRAMITE Aqu se enviaran los documentos va electrnicamente para que as se pueda cumplir despus de la produccin recepcin de documentos y donde podemos guardar y organizar los documentos adecuadamente como se necesita en el manejo adecuado del archivo

CD-ROOM DISCO DURO: Estos dispositivos sern necesarios en la empresa ya que por medio de nuestras labores necesitaremos guardar una capacidad mxima de datos. Para poder manejar el documento como se debe

MICROFILME: Este dispositivo es muy importante en nuestra labor como laboratorio clnico el cual necesitamos de un medio seguro para guardar y almacenar la informacin necesaria para el funcionamiento de esta ya que se puede manejar bien y adecuadamente lo que se desea con cada uno

PAPEL: Medio esencial para la elaboracin de fichas y documentos tales como exmenes que son de vital importancia en esta entidad. El gramaje y el tamao sern representados por la modalidad de nuestros documentos elaborados

INSTRUCTIVOS Aqu es donde se manejaran los documentos de acuerdo al manual de procedimientos donde son de vital importancia para los empleados documento que es la regla fundamental para tener que registrarla Las tablas de retencin es uno de los medios ms importantes del laboratorio necesitaremos aportar el registro, las pautas y medidas esenciales que como empresa estaremos en la obligacin de ejercer para el reconocimiento de datos tales como (exmenes, autorizaciones, historiales.) etc..

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