CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | eM Colic fom Ae une tT Rae eu Hee Te) be CR CCR meen Se ed oS,SERIE TRILLAS TURISMO: El avance del turismo en el mundo, pero es- ppecialmente en los paises industializados del ‘ree occidental he propiciado et surgimienta de estucdion descriptivos y analticos que pre- tendon explicar [as caracteristicas esenciales de dicho fenémeno. Este no es 3010 de indole social y econdémica, sino también de cardcter cultural ya que por medio de él, y de una forma agradable, es posible adquirir nuevos conacimientos y obtener experiencia inolvi- dables. La exigencia de analizay sisteratizar y planificar lo referente a la prestacin y el con- sumo de servicios responde @ los requeri- rmientos de crecimiento de este sector. Editorial Trilas, consciente de la trascenden- cia econémica que reviste para nuestro pals ~y para el resto de América Latina- el desarro- io de ia industria turistica, ofrece a sus lectores une serie de obras orientadas a impuisar esta activided, Los autores, un destacado equipo de profe- sionales con gran experiencia en el campo, 3¢ proponen cubrir las necesidades de los estu diantes y profesionales de las cameras de turs- mo €n sus niveles tcnico superiog asi como. satisfacer la demanda bibliogrifice generade ppor el rea de capacitacion, Para logrerlo, di seftaron una serle de obras que cubren las ‘reas principales de la actividad turistica,CONTROL DE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS |CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS | Alfredo Youshimatz Nav: EDITORIAL TeicLAS (9)Inckye incices (S80 978-268-24-7275-6 1. Alimentos « dusts y comers. 2 Betidas, 3 Contre de costes. If D-Gal.0681 392 IC-175686,°616¥62 4277 La presentacién y sposictin en conunio de CONTROL BE COSTOS OF AUMENTOS ¥ BEBIDAS } ‘son propiedad ae! editor inguns parte de este obra puede sex reproduciga 0 vasrmaice, medance ningin stems a métedo, alecvénco 5 meCanco, Derechos reservados ©2006, femoral titas, 3. de CY Diskin Aamminstratve ‘fu Rio Charuoieseo 385 ol Oral Pecko Marie Anaya, © P.05340, Mévico, DF Tel 36884233, PAK 56041 368 Deen Comercis) Calzada de a Vigo 1132 €P.08439, Ménco, OF Tel 96530995, FAX 56350570 ww tila com. Sees Memeo de i Ciara Macon ce 1a ines Eeteioh Reg, nim. 158 Primero eden 04 (SON 968-15-1575-8) 50 Segunda ecko 34 BQN 578-068-24.7275-6 (Prevera pubicaca por Edtonal falas, 5.8 de CY) 139) Innpreso en rimco Printer MemeoEe estons raseatons can ala nua abel TEC Ja ensefianza-aprendizaje, tanto de profesores y alumnos de dife- “deseen conocer mis la especialidad, toda vez que esté escrito de una clara y sencilla con el fin de facilitar la internalizacién de los ‘conocimientos. Ta actvied el eurtemo a xt upuntalano como un par de ‘nuestra economia y es tal que dispongamos de un acer. tal suhiciente por los hoteles, los cuales son la columna vertebral de la actividad ‘turistica. En épocas de austeridad es menester que se optimicen los recur sos de las diversas areas de una empresa, de tal suerte que la mis- ‘ma sea menos vulnerable a los avatares del mundo globalizado. La presente obra ofrece al elemento humano que maneja o manejard sJos destinos de esta division, los conocimientos fundamentales que Je permitan contribuir con ese equilibrio, Por tanto, espero que este trabajo sea un escalén mdsen el exitoso ascenso que el profesor Youshimatz inicié afios atrés con la publi cién de obras de indudable interés para el sector turistico. Segura- mente, CONTROL DF cosros De ALIMENTOS Y REBDAS I, logrard rebasar los abjetivos de la edicion anterior, gues su contenido se ha nutrido con la basta experiencia de su autor, a quien envio mis sinceras felici ciones a nombre del gremio hotelero par seguir incrementando los conocimientos que impulsan el dinamismo y profesionalizacién de nuestra querida actividad: el turismo, Ia industria de la esperanza. Cordialmente Lic, Miovx Torauco Marques 6 rmcxccoDE ESTE LIBRO Esta nueva edicién de Cowrrot be cosros pe AUMENTOS ¥ aeauDAs 1, concibié como un recurso ficil de usar para el profesor, asi como para el estudiante o lector; pues facilita la planeacion y seguimiento Jas clases y précticas necesarias para un mejor intercambio de La presente obra es una creacién del profesor Alfredo Youshi- matz Nava, autor de varios libros para la especializacion dela hote- pats. Este libro esta diseftado como respaldo para el plan de estudios To usan como obra de consulta 6 apoyo en hoteles, restaurantes y ‘empresas afines. ‘Cada tema se respalda en el programa de estudios, en el cual se analizan los detalles, seguimiento, explicacién, ejemplos y pricti- ‘eas para In materia, lo que hace mas facil cada sesidn; ademds, los alumnos podran prepararse anticipadamemte y al profesor le facili- ‘tard impartir su cétedra, ya que ambos conoceran y hablarin los contenidos del mismo tema.RESPALDOS Este esta disefiado incluso con dibujos, formats, diagramas, or ganigramas, etc. con el fin de facilitar el proceso ensefanza-apren- dizaje. Se recomienda que, para ampliar sus contenidos, el profesor efectie acetatos, diapasitivas, videos, cintas, hojas de rotafolio, pre- seniacién por computadora, proyector de cuerpos opacos, bibliogra- fia especializada, etcétera. ACTIVIDADES EN CLASE 1. Las actividades serdn determinadas por el profesor y respaldadas utilizando este libro, lo cual acrecentara la participaci6n del estu- diante, ademas de proporcionarle informacién, variedad y activida- des, ya sea en forma individual o en grupos, para casos de estudio y prictica, lo que redundaré en beneficios para el estudiante. En cuanto al profesor, le dard pautas para evaluar sus participaciones en clase, 2. Alempezar cada sesién no olvidar la presentacién del objetivo de la misma, para que al terminar se verifique si éste se alcanz6, 3. Enterar a los alumnos acerca de la importancia de preparar la cla- se, para lo cual deberdn repasar en sus casas la tltima cétedra que se les impartié. ; 4. Al principio de la sesion, se Hevara a eubo un repaso rapido de Jo visto en la tiltima clase, para reafirmar lo aprendido, verificar dudas, apuntes y participacién por parte del alumno. Se sugiere utilizar el sistema “Iuvia de ideas” por ser el més dil. PARTICIPACION DE LOS ALUMNOS EN CLASE Se debe animar a los alumnos para que participen activamente encada sesiéin, teniendo cuidado de ir directamente al tema, minimi- zando las discusiones que no se relacionen con la materia 0.con la clase. El profesor podra tomar en cuenta esta participacién para cfecto de sus calificaciones, considerandola para sus alumnos como una motivacién cuantitativa. Asi, los alumnos podrén participar en la preparacién de la clase, segiin lo seftalado en los respaldos de este libro con los trabajos que el profesor sefiale, ya sea individualmente o en equipos.[ONES EI fin que se busca con Jo anteriormente expuesto es lograr Sdenteacin del profesor con ls aluminos y ever, tanto para los profesores como para los alumnos,pe ee ee cen clase, 8, Participacion de los alumnos en clase, 8. Conclu- siones, 9. 1. Introduccién al estudio del control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes San 1. Ais ives do ellos ¥ banca Ta ac, 19. Tema 2. La importancia del Departamento de alimentos y ‘bebidas como fuente de ingresos en comparacién con e] De- Pariamento de habitaciones, 20. Tema 3.Grifica para mostrar ee inrvors facta en Petal hs dicho ewe y bebidas come principal ls eras td ote, ‘comparacién can el area de habitaciones, 22. Tema 5. Resu- Y ‘Tema 1. Presentacién del organigrama de un hotel tipo para iar al Conisloc genes yal Contec 4? aioe 2 Unidad 3. El uso del sistema administrative Hamado ciclo de control ciclo de control, 35. Tema 2, Aplicacién del ciclo de Tema 3, Diagrama de flujo del ciclo de contral, 37. 17 33 11Unidad 4, Objetivos del Contralor de alimentos y bebidas y sus funciones diarias, semanales y mensuales Tema 1. Introduccién a las funciones, 41, Tema 2. Funciones generales del Contralor de alimentos y bebidas, 42, Tema 3, Funciones diarias del Contralor de alimentos y bebidas, 44. ‘Tema 4, Funciones semanales del Contralor de alimentos y be- bidas, 47. Tema 5. Punciones mensuales de! Contralor de ali- mentos y bebidas, 48. Unidad 5. Requisicién de mercancias en el almacén ‘Tema 1, Presentacién de un diagrama para mostrar cémo fun- ciona un almacén de hotel para requerit y despachar mercan- fas, $3. Tema 2. Divisin de los alimentos y bebidas, 54. Tema 3. Requisicion de los productos perecederos, 55. Tema 4. Re- quisicién de los productos no perecederos, 59. Tema 5. Requi- siciones para restaurantes, 63. Unidad 6. Compras ‘Tema 1. Importancia del Departamento decomprasen un hotel orestaurante, 68. Tema2, Organigramas para ubicar el Departa- mento de compras en un hotel 0 comprador en un restaurante, 68. Tema 3. Caracterfsticas del Gerente 0 Jefe de compras, 70. Tema 4, Funciones del comprador. 71. Tema 5. Centralizacion de las compras, 72. Tema 6, Politicas de compras, 73, Tema 7. Especificaciones estindar de compras, 75. Tema 8. Ordenes de compra, 79. Tema 9. Diagram de flujo que sigue un requeri- micnto de alimentos y bebidas, 82. Unidad 7. Recepcién de mercancias ‘Tema 1. Recibo de mercancfas, 37. Tema 2. Modificaciones en las facturas 0 remisiones, 91. Tema 3. Reportes diarios de mer- cancfas recibidas, 93. Unidad 8. Almacenaje de mercancias 12 ‘Tema 1. La importancia de las almacenes como factor deter. minante en el control de costos en los alimentos y bebidas, 101. ‘Tema 2. Normas por seguir para el comprador para efecto del almacenamiento de los insumos, 103. Tema 3. Temperaturas de las mercancias, 103. Tema 4, Indicaciones para el almace- naje de productos perecederos, 104, Tema $. Control de tem- peraturas en cdmaras y aparato de refrigeracién y congelacién para almacenamiento de alimentos, 106. Tema 6. Congelada y descongelado de las carnes, 107. Tema 7. Sistema de control de cames y otros, por medio de etiquetas, 109. Tema 8. Sistemas para el almacenaje de los productos no perecederos, 115. Tema 9. Determinacién de claves para las mercancias, 118. Tema 10, 39 65Para cl almacenaje de bebidas, 120. Tema 11. Obser- "vaciones sanitarias en el almacén, 121. Tema 12, Procedimien- 9, Salidas de almacén 1. La importancia de las salidas del almacén para cono- el costo bruto, 131. Tema 2. Horarios de entrega, 132. Tema Recibo de solicitudes por anticipado, 132. Tema 4, Firmas ‘autorizadas, 133, Tema 5. Formato para el despacho de mer- ‘eancias, 133. Tema 6. Control numérico del formato, 136. Tema 7. Costco del formato, 137. Tema 8. Afectacién del kardex 0 ‘sistema y tarjetas de almacén, 137. Tema 9. Libros de costos -auxiliares para concentrar las salidas de almacén, 138. Tema 10, Control de las mercancfas de uso inmediato, 140. Tema 11. Practica, 140. 10, Controles para la produecién de alimentos ‘Tema 1. Control de produccidn diaria en las eocinas, 143, Tema 2. Comtroles en carniceria, 144, Tema 3. Mermas ¥ desperdi- ‘cios, 144, Tema 4, Manejo adecuado de los sobrantes de pro- ‘duceién, 145, Tema 5, Consumos de alimentos sin control por ‘el personal de las cocinas, 145. Tema 6. Fl almacenaje de las ‘mercancias en la c4mara de conservaciGn o refrigeradores de cocinas, 146. 11. Reportes diarios de costos de alimentos ‘Tema 1. Importancia de los reportes de castos, 149, Tema 2. ‘Los diferentes reportes de costos diarios, 150. ox BE conDEDO 19 14 187 1355 157 13Al tratar el tema de alimentos y bebidas, se presenta un conjunto je actividades que deberin ser desarrolladas por personas altamen- en cada una de las divisiones con las que cuenta esta . dado que en muchos hoteles es la principal fuente de ingresos /supera la que corresponde 2 otro tipo de ventas, tales como habi- etc. De ahf la importancia de su manejo en forma eficiente (CAB), quien Hlevara a cabo, en forma de supervision y control, desarrollo de la operacién de alimentos y bebidas. Con esto se el buen manejo de los productos y su empleo adecuado, obte- mejor rendimiento y evitando cualquier mal use o pérdida Cabe destacar que la presente obra se escribié con el finde que estudiantes de universidades, escuelas superiores y escuelas es- de administracién hotelera, cuenten con un apoyo en ‘especializacién, que ¢s el control de costos de alimentos y be- ,, para lo cual el autor, con base en experiencias profesionales diferentes compafifas hoteleras, compaiiias especializadas enali- cétedras en universidades, escuelas superiores y especializadas, libros y manuales de hoteles, analiz6 y escogié los ternas, a Bbformatos y sistemas que determinan la metodologia del aprendiza- je. asf como lograr una mejor comprensién de este tema, Por tanto, no se pretende que este libro sea suficiente para implan- tar sistemas de control de costas de alimentos y bebidas en un hotel © empresa sino que, con base en él, se generalice el sistema y sirva como obra de consulta en cuanto a sus formatos, temarios y reca- mendaciones, asi como de base al estructurar o definir un sistema de control de costos de alimentos y bebidas, haciendo notar que es «til consultar el libro Conraot. be cosTos ne aiMeNTos ¥ aesins I, para ast tener un mejor respaldo, ya que éste contiene temas complementa- rios muy interesantes que seran de gran ayuda para los lectores, 16 emenvocondel control de costos y su importancia en hoteles y restaurantes _ Lanecesidad del CAB, dentro dela industria hotelera, sera de acuer- ‘Otros hoteles cuentan con una gran variedad de centres de consu- ode alimentos y bebidas como son: restaurantes, cafeterias, eventos, bares, centros nocturnos, discotecas, etcéters. En los casos mencicnados la presencia del CAB es indispensable, ¢ necesitara ayudantes para poder llevar a cabo un control efi- de los movimnientos para la operacién de alimentos* Conocer los diferentes departamentos que tiene un hotel chico, mediano y grande, principalmente: alimentos y bebidas. 1 Arecs de venta de alimentos y bebidas en los hoteles. Hoteles chicos Hoteles medianos Hoteles grandes Alimentos Cafeteria o mini ‘Cafeteria Dos CafeteriasHoteles chicos | Hoteles medianos | Hoteles grandes Alimentos | y Restaurante Tresrestaurantes | cs | con diferentes te especialidades x Eventos especiales | Eventos especiales Room service Room service (24 | horas) Bebidas Posible bar (en algunos | Lobby bar Lobby bar casos se concesiona) | Bar ‘Tres bares | Discoteca Das discotecas Centro nocturne | Dos centros nocturnos Sugerencias 1, Analizar y concretizar por promedios, las capacidades de habita- ciones de cada una de las tres divisiones anteriores, con investi gaciones en: SECTUR y la Asociacién Mexicana de Hoteles y Mo- teles, asi como las areas de venta con las que cuentan. 2. Hacer notar que mientras més grandes sean los hoteles, las areas de venta de alimentos y bebidas se incrementan para poder satis- facer las necesidades de los huéspedes. 3. Insistir al alumno respecto de la importancia de la afluencia a las dreas de venta de clientes que no son huéspedes, es decir, de fuera, lo cual incrementara en gran forma los ingresos del De- partamemto de alimentos y bel Tema 2 Lo importancia de! Departamento de alimentos y bebidas como fuente de ingresos en comparacién con el Departamente de habitaciones. En un hotel de 500 habitaciones, sélo podrén ingresar las rentas de estas habitaciones, no més; por tanto, el ingreso esta limitado al mimero de las habitaciones con las que cuenta. 20 ums ame‘gente a los bares en caso de que los restaurantes estén llenos, ‘agregar mesas y sillas; en caso mecesario, cabe la pasi- de implementar otras areas de venta como son los jardines, y salones de banquetes pequetios, ademas de aumentar los de operaciones de las dreas, etcétera. Grefica pera mostrar los ingresos o ventas de un hotel y las divi- ‘que fas generan, Hebleaciones: 40% 1.1. Representacion det total de ventas, es decit. 100%. El concepto otros incluye: ‘Loanterior nos muestra la posicién del departamento de Alimen- 9s y bebidas en cuanto a generador de ingresos, y esto aumenta en 0 mas grandes, ya que contardin con mas areas de venta, es de- alimentos y bebidas. TEAS ncxosoveRsspeuN Mora — 21Corsecuencias que se originan en alimentos y bebidas como prin cipal generador de ingresos en e! hotel. en comparacién con el dren de habitaciones. Personal que se emplea como ama de laves, para tener lista la habitacién desocupada para su venta inmediata. 1. Camarista, ¢por qué? Los alumnos podrén aclarar U1. Mantenimiento, ¢por qué? _el porque, de acuerdo con IIL. Supervisora de piso, gpor qué? sus funciones en cada TV. Roperia, gpor qué? puesto, En cambio, para preparar un platillo fuerte para su venta en un ‘rea de venta (véase fig. 1.2). tos. Efectéia la concentraciGn de todos los movimientos dela OY ‘operaciénde alimentos en un reporte paradefinirelcostoneto de lo vendido, para compararlo con lo planeado y determinar si se logré el objetivo y, en caso contrario, tomar decisiones. rus rumoouns pusasorcomaice 45Control de bebidas 1. Coteja facturas recibidas. Verifica quelas facturas oremisio- nes recibidas coincidan con las érdenes de compra, en cuan- to a productos, cantidades, calidades, precios, impuestos ¢ importes totales. Calcula precios unitarios. Con los precios de caja se deter- mina el precio por botella, al cual se le agregaré lo correspon- diente a impuestos, fletes, etcétera. Totaliza los informes de mercancias recibidas. En el infor- me de mercancias recibidas, verifica los totales que deberin coincidir con la suma de las facturas o remisiones recibidas del dia. 4. Valora las salidas de almacén de bebidas. Con base en los precios unitarios de las tarjetas del kardex, 0 del sistema valora Jos prochuctos enviados a los bares para conocer el costo bruto. Determina el costo de las transferencias entre bares. Como el caso de alimentos, es necesario efectuar la valoraciéin de los traspasos en bares y se costean con base en el kardex 0 en el sistema. Costea los alimentos enviados a los bares. En caso de bo- tanas que requieran elaboracién, el CAB valora estos pro- ductos con base en la receta estindar de dichos bocadillos y, cuando no sean elaborados, se basaré en las tarjetas del Kardex o en el sistema; para este movimiento utilizard el for- mato de Tran: Determina el costo de las bebidas enviadas a las cocinas. Cuando alguno de los bares envie determinadas porciones de bebidas o botellas abiertas, el CAB costear4 dichos envios de acuerdo con su kardex o sistema, segdn el formato de Transferencias. 8. Prepara el reporte diario de costos de bebidas. Concen- tra el movimiento de operacién de bebidas en un reporte y asi determina el costo neto de lo vendido, tomando en cuen- ta la férmula siguiente: Costo bruto (CB) menos: Créditos (C) ‘> x » w 2 Bal igual a: Costo neto (C! y con bast en las ventas, determina los porcentajes. (ankn 4 cemEnos ox courRALORDetermina el comparativo del valor potencial de ventasde bebidas con la venta real. Con base en los consuumos y ren- dimientos de las bebidas y en los precios de venta, determina Jas ventas potenciales y las compara con las ventas reales y asi define las posibles diferencias. Funciones _2. de alimentos y bebidas. Efectiia pruebas de porciones de Arn que las porciones y cortes de canes, aves, pescados y mariscos, sean las especificadas en las recetas estandar, asf como los rendimientos de los mismos. Verifica la rotacién de los abarrotes en los almacenes. Fi- sicamente revisaré que la rotacién de los alimentos sea Ile- vada a efecto tomando en cuenta el sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Control de bebidas ( 6) 1. Llevara a efecto pruebas de calidad en las botelllas. Ya sca en forma persanal o con el respaldo del Jefe de Bares, Maitre hotel (jefe de comedor), se efecttian pruebas fisicas de sa- bor y calidad, en las botellas empezadas de alto costo que se encuentren dentro de los bares. 2. Revisa en los almacenes los marbetes de las botellas. Fisi- ‘camente verifica que los marbetes estén bien colocados y en buen estado, ya que desde el punto de vista fiscal es bastante importante, pues puede ocasionar graves problemas al hotel. Efectia revisiones en cuanto a la colocacién de las bote- as. Verifica, en los almacenes, que la colocacién de las botellas de vino estén en forma horizontal y a temperaturas adecua- das, sobre todo en los casos de productos de alto consumo, » ‘Tas rinccmasspawaiss vet common 47 ifS Funciones mensuales del Contralor de alimentos y bebidas. Control de alimentos © 1. Toma de inventarios fisicos en almacenes. El CAB super. visa Ia toma de inventarios fisicos en los almacenes, tenien- do cuidado de incluir todos los productos que se tengan en existencia, valorandolos con base en los precios unitarios de las tarjetas del kardex o del sistema. 2. Determina las diferencias entre el inventario fisico y el in- ventario de libros. Tomando los saldos de las tarjetas del kar- dex o del sistema como base, los compara con las existencias fisicas y si no coinciden, debe investigar el motivo con el fin de que cuadren, 3. Toma de inventarios fisicos en dreas de elaboracién y otras. Supervisa que se levanten los inventarias fisicos de las existen- cias de mercancfa, tanto en las cocinas como en los comedores y en cualquier otra érea en donde haya alimentos, valorando- Jos con base en el kardex, en el sistema o en recetas estandar, cuando ya estén procesados los alimentos, 4. Determina el reporte mensual de costos. Este reporte es la conclusi6n de las operaciones durante el mes; por tanto, sus resultados se basardin en determinar los costos con base en el sistema de diferencias de inveniarios que es el mejor y més exacto, para lo cual el CAB wtilizard la formula siguiente: El; inventario inicial de todas las areas (almacén, dreas de elaboracién y otros), més: compras del mes igual a: total de existencias, menos: inventario final de todas las Areas, es el: costo bruto. menos: créditos. resulta: costo neto de lo vendido, 5. Coneiliacién de los reportes diarios y mensuales. Para los efectos de una comparacién de resultados entre el reporte mensual y los movimiemios acurnulados de los reportes dia- tos, determina las diferencias, y aumentando 0 disminuyen- do en uno y otro, con el fin de que coincidan, 48 conn s cores oe commencede bebidas ‘Toma de inventarios fisicos en el almacén. Como enel caso de alimentos, el Contralor de alimentos y bebidas supervisa y ‘costea los inventarios fisicos. Determina las diferencias entre el inventario fisico y los saldos del kardex. Se lleva el mismo sistema que en ell con- trol de alimentos, Coteja el saldo del kardex o del sistema con el saldo en ¢l libro mayor. Debe compara: los saldos en el kardex 0 sis- ‘tema con los saldos que se tienen en contabilidad. Prepara el reporte mensual de costos. Se efectia con el mis- mo sistema y {6rmula que se utilizé en alimentos. 5. Concilia los reportes de costos diarios con el reporte men- sual de costos . Utiliza el mismo sistema que se emplea en ali- mentos, Toes runciones umeuness on.commacn 49in de mercancias en el almacén'* Saber lo que es un almacén de alimentos y bebidas. ** Diferenciar el sistema de almacén en restaurantes y hoteles. * Leer libros especializados. ‘+ Saber cuales son las funciones y obligaciones del almacenista I. Presentacién de un diagrama para mostrar cémo funciona un al~ de hotel parc requerir y despachar mercancias (fig. 5.1). 53comprar de est covin | JAM especficaciones estindar y al Compras peoweecor exeapio xX Elects orden de compra Almacenista con base Almacén de = fon sus existencias » alimentos y f requiere aco bebidas Revisa mercancias que estén de ae acuerdo con la arden de compra Requieren y reciben “ ™. s equioren y foesmaumos ye — = = en ‘Armacenista surte a r Rea San are de vert _ oe = Areas de venta de bebidas, Figura 5.1. Secciones que componen un almacén de hotel Tema 2 divisin de los alimentos y bebidas. wy Para requerir las mercanefas en el almacén, primero se tiene que separar los alimentos perecederos y los no perecederos, pues cada uno de ellos tiene sistemas diferentes para requerirlos. Sus definiciones ‘son las siguientes: aN Productos perecederos. Sotrercancias que tienen una menor duracién de vida y requicren de mayores cuidados para sa conser vacién. Productos no perecederos. Son mercancias que tienen una ayor duraci6n; por tanto, no requieren de tantos cuidados para conservacién, eos pee a : Ss ses pieces cco ae a =z =z = : 7 . 3% a 3 = 5 Sugerencias para rotar los alimentos dentro del almacé: Perecederos. 72 horas o més, tomando en cuenta la lejanfa de los ‘centros de ubasto, transportacién, tardanza del proveedor, eteétera. S4& nanos wxqaectarne wancancing en AACas perecederos, Durante 15 diaso menos, recordando que mien- tiempo se tengan almacenados los productos, los resul- seran mas benéficos. el cuadro 5.1 se muestran lasdivisiones y los tipos de alimen- , recordando que deberdin estar por grupos de produc- {principalmente los abarrotes), tal como estan colocados estantes del almacén, 5.1. Divisién de los alimentos y bebidas. “Alimentos perecederos Alimentos no perecederos: | 1, Frutas en almibar 3. Galletas, pastas y dulces 4. _ Sopas, purés, cames en lata | 12. Peseados y mariscos en lata [ie Weeraes on ee | 14. Jugos en lata o en fraseos 17. Vinos, licores, cerveras y refrescos Cae EA acpiaicitaids los pruthctos parecederet? 0 @) Todos los dias, tan pronto coma se abre el almacén, el Chef eje- yel Almacenista, verifican las existencias en: almacén, c4- TAs mquscON peicsrcoucreeraecsoucs 5S,maras de conservacién y congelacién; esto se hace con base en el formato de Reguisicién de frescos, ylo Lista de productos perecede- ros, 0 en el caso de restaurantes, Ia Hoja diaria de compras. El uso de cualquiera de los tres formatos anteriores es porque ya vienen impresos todos los productos que se utilizan en el hotel 0 Testaurante, ademis de que evitan olvidar algun producto, ‘Sistema para requerir los insumos: @) El Chef ejecutivo conoce perfectamente lo que se va a produ- cir diariamente en las cocinas del hotel, como son ventas nor- males del dfa, shows con alimentos, eventos, etoétera. b) El Almacenista tomaré las existencias que hay en el formate correspondiente y el Chef ejecutive le dictaré al almacenista que anote lo requerido, tomando en cuenta las mercancias sin rotacién, sobrantes, y de acuerdo con las necesidades de produccién. ©) Tan pronto se lena el formato de requisicién de frescos, lo firma cl Almacenista y el Chef ejecutivo para que se envie al Gerente de alimentos y bebidas o al Gerente del restaurante para su revisidn y autorizacién 4) Inmediatamente después de autorizado, se entrega al depar- tamento de compras 0 comprador: En la figura 5.2 se muestra lo antes expuesto. Figura 5.2, Sscema para requett os almentos perecederoe En la figura 5,3 se presenta el formato de Requisicién de fres- cos, su descripeién y su distribucién, 5.3. Formato 56 veenans sequincace oe muncANCIAS KL ALMACEDYDetalles del formato por columnas: 1. Serd la clave de cada producto, sequin el sistema determi- nado previamente, que puede ser numérico, por letras 0 la 2. Se anotara la base de control, conteo y uso dentro de los al macenes y éreas de produccién. Ejemplo: kilogramo, ltro, pieza, manojo, paquete, etcétera. 3. Elnombre del producto, siguiendo el orden de cémo esté co- locado fisicamente en el almacén, tarjetas de kardex y listas de inventarios, 4. Serd el mimero de unidades contadas segiin la verificacion fisica. 5. El chef anotars la cantidad de mereancias segan la columna 4 y las necesidades de producciéa. 6. El comprador anotara el precio de adquisicién que se tenga, segin la iltima compra, 7. Seanotarén las cotizaciones de varios proveedores para com- pararlas con el de la columna 6. 8. Se anotar el niimero de clave o nombre del proveedor que Ae el mejor precio, calidad y servicio de acuerdo con las €o- jumnas 6,y7. F 9. Firmas: ps (an ) Almacenista: clabora el formato. —\ Chet: da el visto bueno. Gerente de alimentos y bebidas: autoriza To solicitado, + Jefe de compras: leva a efecto el proceso de compra. El formato consta de original y dos copias (fig. 5.4). Figura §., Dstrioucitn del formato. 58Requisicién de los productos no perecederes. a el requerimiento de abarrotes y bebidas, no es necesaria le- inventarios diarios ni que participe ¢l Chef, ya que estos pro- os se pueden almacenar en mayores cantidades y, para efectos requisici6n, se tomard como base el sistema de existencia pet one ente. Almacenista cfectuard ventas lslos cada suman, de determinar sus necesidades, Tose para ello en Tos os y maximos que deberan regir para cada uno de los productos) , para mayor facilidad, se integra un tercer concepto que se stock. importante recordar que el inventario de alimentos se debe- tener al nivel més bajo posible, principalmente en lugares sca facil su entrega por parte de los proveedores. mostrar lo anteriormente dicho, a continuacién se presen- definiciones de y los ejemplos con cantidades. 1. Minimo. Existencia de mercancias que sc tendran en el alma- cén para hacer frente a las ventas en un periodo determinado. 2. Stock. Bxistencia ideal que deberd tener el almacén. Maximo. Existencia de mercaneias que tendré el almacén, para hacer frente a una sobre venta en un periodo determinado. La determinacién de los términos anteriores es la siguiente: Minimo. Con base en las recetas estindar, se verifican los ingre- ntes de cada platillo de cada carta © mend y de acuerdo con a la pularidad de éstos se determina un promedio de consumo por 15 Jos cuales se multiplican por cada ingrediente. Posteriormen- hace lo mismo con cada érea de venta se suman todos los con- os de ese ingrediente, y dara el mrinimo de existencia, Esto se con todos los comporientes. ‘Como se observard, la determinacién del minimo es sumamen- Taborioso, es por eso que la mayoria de las empresas lo estable- con base en experiencias de consumo en forma genérica, lo que ‘en modificaciones constantes y permanentes. En las cartas o mends, se toman en cuenta todas las areas de venta; ns, los altibajos de venta de platillos que puedan presentarse durante eriodo de 15 dias que se va a analizar, pensando que se puede ampliar fe, para un mejor resultado. TauAs equine Los mcoocres womeucees = SO DMéxirro, Con base en el minima, se saca 50% y se le agrega a Ja cantidad del minimo, dando ast el maximo. Stock. Es la media del minimo y maximo, es decir, se suman las dos cantidades y se dividen entre 2, Ejemplo con cantidades, Siguiendo las definiciones anteriores. ‘* Material: chicharos en lata de 375 g marca Herdez, ‘+ Minimo: 60. Nom: Con este ejemplo se explica que el Almacenista, cuando note que tiene una existencia de 74, es el momento de requerir y se podria acercar al mnimo, siempre y cuando tenga la certeza de que el proveedor surte de inmediato y no rebasar al minimo. EI sisterna para requerir los productos no. ros es el si- guiente: 5 Ab 1. Todos los dfas, el almacenista verificarasus. ias, lo cual podré hacer fisicamente segtin sus tarjetas de almacén, kar- dex o bien solicitarlo a su computadora personal, y de acuer- do con los tres conceptos anteriores es como requiere cada uno de los . Siguiendo el ejemplo anterior, si tiene en existencia 74 unida- des, deberé requerir 16, y si el proveedor entrega de un dia ara otro, entonces tal vez esperard a tener en existencia 63-y pediré 27 unidades, que es hasta el maximo. De esta mane- ra esta tomando en cuenta dos conceptos muy importantes que son: ) Tener los inventarios lo més bajo posible. 5) Al pedir més unidades junto con otras, el comprador po- dr adquirir mayor volumen con la consiguiente posibili- dad de pedir al proveedor mejores condiciones y precios le compra, En la figura 5.5 puede verse la manera de requerir los productos, y en Ia 5.6 se presenta un ejemplo del formato para la requisicién de estas mercancias. 60 cones raquo oe uencanctas ALC5.6, Formato de requisiciin de abarrotes y bebidas, Detalle del formato por columnas: 1, Enlacolumna 1 se anotaré Ia clave de cada producto, seaxin el sistem implementado, ya sea por letras, numérico o.com- binado. 2. En lacolumna se anotard el nombre del articulo, teniendo cui- dado de que el orden que se siga de los productos sea igual a: TMA 4 neqUncON Dé Los PRODUCTOS NoFImCECS «= «61* Localizacién fisica de la mercancia en los estantes del almacén. * Tarjetas de kardex, * Listas de inventarios. © Alsistema. 3. Indica la base de control, conteo o manejo del artéculo den- tro de los almacenes y direas de produccién (litro, lata, pa- quete, botella, kilogramo, bolsa, etc.) En el caso de las co- lumnas 1, 2 y 3, éstas deberan estar impresas, con el fin de evitar pérdida de tiempo u olvidar algin articulo. 4. Se anota la cantidad de mercancfas necesarias para hacer frente a una determinada venta dentro de un periodo. 5. Fs la cantidad de productos necesarios que se deberd tener para hacer frente a una mayor venta dentro de un periodo. 6. Stock es la cantidad ideal de mercancias en existencia en el almacén, es decir, la cantidad media entre la minima y la madxima. 7. Enesta columna se anota la determinacién con base en la cantidad que resulte de restar de la maxima el inventario, teniendo presente que la existencia es el limite inferior, 8. Cantidad de unidades que se tenga en el almacén, segdn el * recuento fisico. 9. Se anota el ultimo precio de adquisicién del producto, 10, Enesia columna se anota el proveedor seleccionado para ha- cer la compra, después de haber comparado las cotizacio- nes de dos o tres proveedores, 11, Respecto de las firmas, sera como sigue: + Almacenista: clabora cl formato. * Gerente de alimentos y bebidas: autoriza lo requerido por el almacenista. ‘Jefe de compras: lleva a efecto el proceso de compra. El formato consta de un original y una copia (fig. 5.7). f 7 ‘Bleamprader —# labors orden de compra a ee en Hialmcecsta archive cence Figura 5.7. Disirioucion del formato. 62S emisiciones pora restaurantes, La hoja diaria de compras para frutas y verduras (para restau- }) es la siguiente: del restaurante o razén socialLa hoja diaria de compras para canes, aves, pescados y maris- cos (para restaurantes) es la que se muestra a continuacién: | awe) ae | FF aeawas) jaar als T welelal | z i i iCémpras proceso de compras es vital para la economia de os hoteles y Gpalmente pars el Departamenta de alimentos y bebidas, ya que iisiciones equivocadas afectan los costos y por ende las utili- de la empresa. Es de gran importancia contar con un departamento de Compras idamente preparado, es decir, que el personal conozca las técnicas métodos modeznos de compra y se haga responsable de ver que los juctos de dicho departamento sean utilizados, as{ como retroali- itades constantemente, ya que la eficacia de su funcién es deter- ite en las utilidades de las empresas Es obligacién del comprador reducir el costo de las adquisiciones, ra lo cual deberd estar al dia en el canocimiento de los nuevos pro: clos, mejores praveedores, y demas funciones relacionadas Esta re- ara en algo més que un simple ahorro de dinero, ya que ademas jantendra el prestigio de la empresa debido a la confianza por parte los clientes y huéspedes en sus productos de calidad. (Cuando el Ejecutivo de compras logra reducir $1.00 en el costo de al: preducto, produce una utilidad directa de $1.00; en cambio, es nece- “Serio aumentar las ventas a $14.00 para lograr la misma utilidad, lo cual uestra la importancia que se le debe reconocer al departamento de Compras dentro de la organizacién de hoteles o restaurantes.~ A esten ie Fkie ee « ‘* Conocer los requerimientos del almacén. © Realizar visitas a hoteles y restaurantes para verificar el depar- tamento de Compras. ‘= Verificar las listas de proveedores. + Realizar visitas a proveedores para comparar calidades y precics. ‘+ Leer bibliografia referente al temaTema I. mportancia del Departamento de compras en un hotel orestaurante @) Las compras bien realizadas benefician al costo, esto signifi- ca comprar al mejor proveedor que nos brinde la mejor cali- dad y menor precio posible en el momento oportuno. _.p) Las Compras son parte vital para la economia de los hoteles ) restaurantes, ya que ‘adquisiciones mal realizadas afectan Z\ ) directamente alos costos y, por consiguiente, a las utilidades de la empresa. En la figura 6.1 se muestra edmo afecta la compra al casto ya la utilidad. Figura 6.1. Las ventas 0 ingresos es igual a 100% "Nota: Cuando el comprador logra ahorrar o bajar el precio de adquisicion ‘en un punto porcentual, el costo baja a 31% y la utilidad se incrementa 8.29% 0 viceverss, esta ocurre cuando los insumos aumentan su precio en Sate ) ee 2 orcanigramas para “1 Departamento de.compras en un hotel o comprador en un restaurante se exponen en las figuras 6.2,6.3 y 64. 68 commas cormsJ mew Chotery Asiotente aencocemerl Figura 6.4, Organigrams de compras Ge un restaurante, Nora: Los organigramas pueden aumentar o disminuir los puestos, de acuer> do.con las necesidades y los volimenes de compras. Tema 3 caracteristicas del Gerente o Jefe de compres. Respecto a este tema, cada empresa puede definir lo que le parez- cade acuerdo con sus necesidades en cuanto al perfil de este puesto. A-continuaciéin se da un ejemplo de estas caracteristicas. a) Tener experiencia y capacidad de compras. 8) Ser honesto y confiable. °D) c) Poseer inteligencia y buen juicio. | d) Dominar el arte de la comunicacién y la diplomacia. ~~ ¢) Tener conocimientos profundos de alimentos y bebidas. f) Ser firme en su criterio, pero abierto a los cambios, 2) Poseer conocimientos de contralorfa de costos, administracién y manejo de personal. Nota: Tanto el profesor como el alumno, analizardn cada una de las carac- teristicas anteriores, ya que es un puesto que se presta a posibles convenios co arreglos particulares entre el comprador y proveedor, ademas de que no ‘cualquier persona puede realizar el proceso dela compra, pues ocasionaria ‘graves problemas para el costo y la utilidad de la empresa. 70 wmoscouras@ Funciones del comprador. ‘Se podrn determinar de acuerdo al hotel o restaurante, ya que una gran diversidad de funciones que en un momento dado desarroliar los encargados de compras. A continuacién se una relacién de posibles funciones por desarrollar A. Funciones —fi ) Reporta al Contralor genefSl e informa al Gerente de alimen- ¥ ;, Contralor de costos y al Chef ejecutivo. 2, Informa a los anteriores de las altas 0 bajas de proveedores, cambios de precios y condiciones. 3. Dispone de un directorio con los datos, productos, precios, condiciones de pago y de entrega de por lo menos tres pro- veedores por producto, 4, Visitaré centros de abasto, fabricas, empacadoras, etc.,. para conocer y estar al tanto de calidades, ofertas, nuevos produc- tos o presentaciones, lo cual coadyuva a las buenas relacio- nes comerciales. 5. Observa las polfticas dictadas para su Departamento y sugie- re ideas para otras. 6, Es responsable de las buenas relaciones interdepartamenta- les dentro de la empresa. B. Funciones especificas: 1, Es responsable de las adquisiciones de alimentos y bebidas, 2. Mantiene los almacenes surtidos y con inventarios justos; ‘sea, a su nivel mas bajo de inversiGn, ya que el exceso de mercancias almacenadas significa dinero inactivo, que no produce. 3. Programa compras por voliimenes, es decir, por mayoreo, pero sin salirse de los méximos, Dicho de otro modo, adquic~ re mas surtido a un s6lo proveedor con el fin de conseguir descuentos, mejores precios © condiciones con el proveedor: 4. Evita compras momentéineas o de panico, por olvidos. 5. Avisa a las personas correspondientes de cualquier cambio en los precios de los productos o restricciones de los mismos. 6. Es responsable de la seleccién de proveedores ¥ mantiene al dia su directorio. ‘Tamas rucionesne commnanon = 717. Debe observar que las compras se apeguen a las especifica- siones esténdar, 8. Selecciona al personal que estard a su cargo; asi como de ensefarles los sistemas y politicas de la empresa. 9. Crea programas para el desarrollo de nuevas técnicas 0 sis- temas para mejorar las compras. 10, Elabora o supervisa las érdenes de compra en cuanto a es- pecificaciones, cantidades, precios, condiciones de pago ¥ de entrega, asf como las autorizuciones de las personas in- dicadas, con el fin de evitar confusiones o errores con los proveedores, Tema 4 cortratcncién etn compres. (‘72 La centratizacién aplicada a las compras dentro de los hoteles y restaurantes es importante para una unidad de trabajo coherente, decir, se concentrara la autoridad en una persona o Departamen- to para que sea responsable del proceso de comprar los alimentos co bebidas de Ia empresa. Nota: Se est4 mencionando que el comprador tnicamente se dedique a ad- quirir alimentos y bebidas, pero obviamente, se puede encargar de otros tipos de materiales y equipos que requicra la empresa. 1. Ventajas de la centralizacién: + El comprador adquiere un mayor surtido de productos de un solo proveedor, determinando un mayor volumen de compra, Jo cual redundara en mejores precios y condiciones mas favo- rables para la empresa. + Evita que el proveedor tenga que visitar 0 tratar a varias per sonas para una posible compra. * Coadyuva a que el comprador se especialice mas. * Permite llevar a cabo procedimientos unifermes de compras y tener un mejor control de ellos, * Simplifica los procedimientos y evita el papeleo. * Evita pérdida de tiempo a las personas que, en un momento dado, pudieran intervenir en alguna compra, no siendo su res- ponsabilidad o sin tener las. conocimientos para tal funcién. * Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por un solo comprador, 72 werane commas* Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y toma de decisiones en la compra de los productos. 2. La descentralizaciém de las compras: Esto se refiere a que algunas empresas “repartan” las compras varias personas, las cuales tienen otras responsabilidades 0 es- sialic ;, Ejemplo: 4) El Gerente de alimentos y bebidas sera el encargado de com prar las bebidas. +») El Chef ejecutivo es el responsable de la adquisicién de los productos perecederos. c) El Almacenista tendré.a su: los abarrotes 0 pro- tog as pervondancs coon a SSS Sas Este sistema se adopta por motivos diferentes, como pueden ser: econémicos, ¢s decir, ahorrar el sueldo de un eomprador: serfa que la empresa cree que esas personas van a efectuar me- compras por ser especialistas en los productos que les corres- adquirir, etcétera. : Las desventajas de este procedimiento serian lo contrario de las ven~ de la centralizecion. 3. Investigacidn del tema: 1 profesor pedird a los alumnos llevar a cabo una investigacién sistema que se utiliza en hoteles y restaurantes, esto es con elfin concientizar al estudiante de las ventajas y desventajas de los sis- Se sugiere que cada alumno o equipo (segiin la decisién del fesor) investiguen un minimo de dos hoteles y dos restaurantes. Politicas de compras. ) Las polfticas que se deben observar en el Departamento de compras son las actinudes que regirdn o directrices por se= guir para poder lograr el objetivo planeado. b) Toda empresa debera establecer sus politicas, tanto para ella ‘como para cada uno de sus departamentos, con el fin de que rmmatroincascecoms = 7374 constituyan elementos de direccién, para los jefes v para los empleados de mayor jerarqufa, dando como resultado flui- dez en sus operaciones. ¢) La determinaci6n de las politicas se lleva a cabo en los altos niveles de la direccién de cada hotel o restaurante, y serén particulares. En el caso de cadenas, éstas serdn generales para todos los hoteles o restaurantes y serdn establecidas por los altos ejecutivos corporativos. d) Para poder establecer las politicas de compras, se tomaran en cuenta las sugerencias de los ejecutivos del departamen- to, con el fin de que sean operables, congruentes y especia- lizadas, dando el visto bueno aprobacion los altos jefes de la corporacién o del hotel, en su caso. ¢) Las politicas estardn sujetas a cambios, modificactones y can- celaciones, pues deberan mantenerse al dia; de otra mane- ra, con el tiempo resultarian cbsoletas. /) Para una mayor comprensién de lo anterior, a continuaci6n se detallan algunos ejemplos generales de politicas, pero por ningiin motivo deberin tomarse como definitivas, ya que tanicamente las empresas podrin definirlas de acuerdo con sus necesidades. Respecto de las proveedores: 1. Visitar periédicamente las fabricas y establecimientos de los proveedores para estar al dia en cuanto a productos nuevos, ofertas y planes de venta especiales, ¢ informar de ello a los departamentos correspondientes. 2. Efectuar compras solamente a proveedores altamente reco- nocidos por su seriedad y responsabilidad, por la calidad de sus productos y por sus convenios favorables. 3. Las relaciones con sus proveedores seran puramente comer- ‘iales. 4, No se aceptariin obsequios o regalos, salvo que estén autori- zadlos por los altos funcionarios de la empresa. 5. Se podran efectuar compras fordneas, siempre y cuando asi convenga por su mejor precio y calidad aun incluyendo fletes y llamadas telefonicas. 6. Sesolicitaré un minimo de tres cotizaciones de diferentes pro- veedores, con el fin de colocar un pedido. 7. Para todas las compras de productos perecederos se tendran que tomar camo base las especificaciones estandar de compra.Respecto de los pagos: 1. Toda factura deberd estar sellads y firmada por el Almacenis- ta, quien adjuntaré la orden de compra respectiva. 2, Las facturas se recibiran a revisién para su pago posterior. 3. En caso de facturas de pago inmediato, éstas deberdn estar autorizadas por el Gerente de compras. Respecto de los almacenes y otros depantamentos: 1. Las requisiciones, con los productos debidamente especiti- cados, deberdn estar autorizadas por el Gerente de alimentos y bebidas, 2. Las 6rdenes para compras de urgencia seran atendidas, pero sin fomentarlas. 3. El comprador deberd revisar las mercancias recibidas con el fin de comprobar que estén de acuerdo con lo que se orden6. 4, En caso de cambios de precios, calidades 0 cancelaciones de productos, se avisaré de inmediato a las personas involucra- das en el manejo de las mercancias, asi como a su jefe inme- diato superior. ee oe we) T Especificaciones estindar de 1. Definicién. Son las caracteristicas concisas de compra de los juctos en cuanto a color, calidad, tamaio, peso, porcién, presen- ion, cantidad, etc.,. deseados para lograr una uniformidad para la luccion de los alimentos. 2. Cémo se determinan. Los factores que s¢ especifiquen, debe- ser descritos con suficiente claridad y detalle, con el fin de guiar 2 todas Jas personas que tengan necesidad de su uso. 3. Personas que deberdn conocer las especificaciones estandar: 2) El Gerente de compras 0 compradores, Para que al cotizar y comprar tengan bases bien definidas de los productos. b) El Gerente de alimentos y bebidas, Pura que cuando efectiie supervisiones directas en los almacenes y cocinas, comprue- be si los productos estan conforme a lo que se ordend. ¢) El Chef ejecutivo, Para que sus preparaciones, elaboraciones y produccién, siempre sean uniformes y consistentes. ‘TEMA? tarecncaconssertAnounoecomras | 7S4) El Contrator de alimentos y bebidas. Quien al efectuar las re- visiones fisicas en los almacenes y cocinas, comprobara que Jas mereancias tengan ln calidad, porcién, cantidad, y presen- tacién 2) El proveedor, Sabré exactamente lo que va a surtir, pues ten- dra las caracteristicas deseadas de las mercancias, 4. Quiénes deber4n tener copia de las especificaciones. El Gerente de alimentos y bebidas, el Chef ejecutivo, el Contra lor de costos, el Comprador, el Almacenista y, en un momento dado, cl proveedor para que determine si puede surtir los productos. 5. Quignes intervienen en la elaboracién de las especifica- ciones. 4) El Chef ejecutivo. Determinars sus necesidades espectficas de cada uno de los productos que intervienen en la prepara- cidn de los platillos, seguin las recetas estandar, 4) El Contralor de alimentos y bebidas. Se encarga de costear Jos productos y, con base en tales costos, sugiere aumentos, dismminuciones 0 posibles cambios en su especificacion, ©) El Gerente de compras. Con base en sus conocimientos de las metcaneias, proveedares y centros de abasto, podré su: gerir Ia aceptacién, rechazo © cambio de los productos, en 4d) El Gerente de alimentos y bebidas. Como jefe del area y ex- perto, es quien autoriza o modifica, en su caso, lo sugerido por el Chef, el Contralor de alimentos y bebidas y el Gerente de compras. 6. Modificaciones en las especificaciones de compras es- tandar. Las especificaciones de compras estandar deberan estar al dia, es decir, actualizadas, pues al momento de algdn cambio en el ment. © carta, se tendrén que determinar las caracteristicas de los nuevos productos, cancelando las obsoletas, lo cual deberd ser notificade a las personas indicadas. En el cuadro 6.1 se da el ejemplo de un formato. 76 vsewane commas.6.1, Algunas especficaciones estandar para productos perecederts, Pesoo | Semilmpia. pieza de 2.500 kg | eproximadamente, Fresca 0 congelede (sugiin sea el caso), envuelta en vita film, Fresco 0 congelado my vita fides 20 piezas o2bkg Fresco, pieza de 1.300 kg | aprosimadamente, ie! amarila, cin ‘menudencias ni troneos de plumas Fresco, fete, pporciones de 200 ¢ de 1 cm de grosor ‘aproximadamente, ‘sin espinas, eavuelto. Jindividualmente ‘Maduro para «res dias, de 1S.em de dismetro moe sin golpes, superficie sin manchas ¥ firme 77. Practica del anterior. EI profesor, con Jos alumnos, podra efectuar practicas para el desarrollo de especificaciones de los diferentes productos, para lo cual se seguirn los lineamientos siguientes: a) El alumno deberd tener formatos en blanco. 6) El llenado del formato se hard con base en especificaciones de mercancias que utilicen los restaurantes u hoteles actualmente. ©) Se hard de diferentes productos, y la cantidad sera fijada por el profesor. 4) La prictica podré evaluarse en la misma clase, para Jo cual el alumno expondré su trabajo, para que el grupo y profesor verifiquen los posibles errores o aciertos, ¢) Esta practica podré formar parte de una calificacién, segiin Ia determinacién del profesor. En el cuadro 6.2 se presenta un formato con ejemplos de espe- cificactones. Cuadro 6.2, Fjemplos de especificaciones de compra para abarrotes. } Precio | Unidad por Unidad de | Mareeo | uniario| deuso er Rendimiento | porcion Deseripcion prowendor (3) ‘Aces y ‘Accliede oliva | Latade 800 | thara | 70.90 | Gramax io 0) or [iaiade 172 |iaPelar | 10200 | Litre 7 0010 1700) aoe canarne [RaiaJargon | aia de 400 e | jalapenos | Lata de 2.9 kg Las porciones anotadas en el formato anterior pueden variar de con cada receta en que se utilicen estos productos en cada hotel jurante, B Grdenes de compra. Para obtener un mejor control de la adquisicién de mercan- , asi como para evitar errores de entrega y condiciones de los las empresas utilizan la orden de compra, que es un to en el cual quedan por escrito los acuerdos de compra en- Ia empresa y el proveedor. El sistema para su elaboracién es el siguiente: a) Elcomprador recibe requisiciones de mercancfa del Almace- nista, debidamente requisitadas y autorizadas. ) Solicita cotizactones a los diferentes proveedores con el fin de escoger al que ofrezca mejor precio, mayor calidad y ser- vicio mas eficiente. ©) Elabora el farmato orden de compra en el cual anotaré los datos del proveedar, detalle de los productos por comprar, precios, condiciones de pago y de entrega. ) Anexa a Ia orden de compra la(s) requisicién(es) del alma- én, envidndola al Contralor general, para efectos de la auto- riaci6n financiera. ¢) Después se distribuye al proveedor, al Almacenista y a Con- tabilidad. El uso de este sistema da como resultado una mejor estructu- racién del procesa de compras y mejora las relaciones entre perso- nas involucradas en dicho proceso (fig. 6.5). mais cineasiecoma 79Figura 6.5. Eiemplo de! formato de orden de compra Detalle del formato por conceptos y columnas: 1. Nombre o raz6n social del hotel o restaurante, domicilios y teléfonos. 2. Nombre o raz6n social del proveedor, direccién, teléfonos, asi como el nombre del representante o conducto por el cual se hizo el acuerdo. 3. Folio con el cual se controlara el formato. Ademas, el pro- -veedor tomara en cuenta este ntimero para todos los tri- mites de entrega y cobro o algdin otro concepto en relacién con la compra. 4. Se anota la fecha en que el compratdor elabors el formato. 5. El comprador anota la fecha en que el proveedor prometio entregar la mercancia_ 6. Describe la forma de pago en que la empresa se obliga a pa- gar al proveedor, BO emit comrens a7. Se especifica la forma en que debe enviarse la mercancéa, es decir, flete pagado, en vehiculo del proveedar, de la pro- pia empresa, flete por cobray, etcétera 8 Este concepto lo llenaré el almacenista al recibir la mer- cancia. 9. Lo mismo que el anterior. 10. Es la unidad que maneja el almacén o que sirve de base para el manejo del producto. 11. Descripeién del producto por comprar, 12. El comprador anota la cantidad de unidades solicitadas. 13. El Almacenista anotaré la cantidad real de unidades recibidas. 14. Sera el valor por unidad pactada entre el comprador y el proveedor, 15. Elcomprador anotard el resultado de multiplicar la colum- na 12 por la 14. 16, Serd la suma de los importes de todos los productos orde- nados, 17. En.casode algun descuento pactado, se anota su importe en este casillero. 18. Se anota el valor del impuesto y tasa determinada corres- pondiente al tipo de mercancias, 19. Es el resultado de: 16 menos 17 mis 18, que ser4 el valor total de la compra ordenada y que, a la vez, coincidiré con el valor de la factura 0 remisién que enviaré el proveedor. Enseguida, en la figura 6.6, se puede ver Ia distribucién del formato. Figura 6.6. Smo se dtsinibuye et formato,Tema ® diagrama de fiujo que sigue un requerimiento de alimentos y bebidas Para una mejor comprensién del proceso o mecanismo por se- guir en la adquisicién de alimentos y bebidas, asf como para el uso adecuado de los formatos involucrados en dicho proceso, en la figura 6.7 se detalla un diagrama de flujo, en el cual estdn sefta- lados objetivamente los pasos que siguen los pecidos de mercan- fas, desde su requerimiento en los almacenes, hasta su pago alos proveedores; as{ mismo, se determinan los controles a que estén sometidos dichos pasos o etapas. i — \—+ L reenter Serermasemme | 7 Figura 6.7. Diagrama de Mujo que sigue un pedo de aliments y bebidas.Dicho diagrama de flujo puede crecer o disminuir, segiin las ne- ides, sistemas 0 politicas de cada empresa; como ejemplo de , la modificacian que puede llevarse a efecto es la siguiente: En caso de que alguin hotel no tuviese “auditorfa interna”, el con- de Ay B, después de verificar las mercancfas, fcturas o re- 's ¥ compararlas con las érdenes de compra, las pasa direc- ite al Departamento de contabilidad, cuentas por pagar. Cabe recordar que en el 40. control, el Almacenista distribuye facturas o remisiones de la manera siguiente: El original se entrega al proveedor por conducto de su trans- ara su cobro posterior, va sea de contado o de crédito, La copia seguir los controles 5o., 60. (en caso de que exista) al 7o., para comparar lo que realmente se recibié con el original por el proveedor y, si coinciden, llevar a efecto su liqui- raassusauaccam 83"bebidas estén disefiados de manera adecuada para facilitar y agilizar movimiento de as mercancias, La planeacién delasinstalaciones de- ‘bern hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia el manejo de estas reas, Es importante subrayar que es necesaria una buena iluminacién y tilacién, que esté libre de humedades; los muros deberan estar recu: con Thateriales que faciliten su limpieza, ademas de que no es- n junto a calderas para que tenga temperatura normal. La zona de recepcién, debe ser accesible para los transportes de los [proveedones se debe veriicar que la distancia que exsta entre la zona -pcidn y la de almacenamiento sea minima, con el fin de no per- er tiempo en la transportacién o entrega de las mercaderias, Es necesario respetar, como norma, que las zonas de recepcion y al- “macenamiento se mantengan siempre limpias, que las mercanclas sean “colocadas en orden. por grupos que sean de la misma especie; que tales ‘ordenamientos faciliten la toma de inventarios, la adecuada rotacién y onservacién de los alimentos almacenados. El buen disefio de las zonas, aunado a los sistemas de control bien planeados y al personal debidamente capacitado, daré como resulta- operaciones de recepcién y almacenamiento eficaces y, por ende, "habra menos probabilidades de descomposicién de mercancias por m: ‘Jos manejos, lo cual evita posibles pérdidas, En la figura 7:4 ve presenta un bosquejo de una zona de recibo y al- miento, en el cual se tomaron en cuenta los concepts de distri- ‘bucidn de las areas de abarrotes, bebidas, refrigeracién y congelacién, “necesarios para un hetel tipor o ‘ os ‘Al terminer esta vided, al shine mohajartlel Procedimientos para recibir los alimentos y bebidos on base en las Srdenes de compra y especificaciones EY estindares establecidas, sin cometer errores. © CONOcIMTENTOS PREVIOS * Saber el significado, uso y manejo de las especificaciones estan- dares de compra. © Enterarse de las érdenes de compra © Conocer las mercancfas. DESARROLLO DE LA UNIDAD. Tema A Recibo de merconcies. § Recibir las mercancfas en la empresa, es unode los elementos im- portantes para el control de costos. Esto quiere decir que los produc- a7= 1 1 | Almactn de ‘ z i 2/7 | ’ = : 2|[2][2] : . Lt 2|[2)[2 1 ‘ 1 1 i hemes 1 — x Almactn de abarrones At: ae} afildalfa } WT) [os lesmase, a rane votes ae. Firuss 7 1p 1 | chenare de irra de 1 1 refrigerate Oa 1 | mone ape | fears Fi i be i affa 1 77.178 1 2 Estantes. ‘3. Tara para limpieza de products. 7 Plataforma para descargar ‘2 Cajas de maders con tape para 4 Basculu de plataforma. vehiculos de carga. Productos a granel como azicar, &. Bascila defo. 8. Archivroa Farina, fjoies arroz etcétera 6 Mesa recepeiin de mercancias. 9. Ventana para recibir documentos. Figura 7.1. Ejemiplo de un atmacén de alementos y bebidssque reciba el Almacenista, ya sea en forma correcta o incorrecta, firmar la remisiin o factura, autométicamente los productos se- propiedad de la empresa y no se permiten reclamaciones poste- , con las concebidas consecuencias que esto ocasiona. Para la recepeidn de mercancias, en algunos hoteles se designa ‘una persona para que se cncargue exclusivamente de recibirlas, el fin de que tenga la capacidad y experiencia necesarias, en ito al conocimiento de los productos y el manejo de los mismos; otras palabras, deberd ser un especialista en estos movimientos, ‘otras partes esta funcién se asigna al propio Almacenista, esto, luego, dependerd de la magnitud de la empresa. Los procedimientos generales para la recepcién son las siguientes: 4) El recibimiento de la mercancia debe efectuarse dentro de los horarios previamente establecidos, los cuales seran noti- ficados a los proveedores. ») Pedir a los proveedores que facturen por separado las bebi- das y los alimentos, para efectos de un mejor control de cada uno de estos productos, ©) Verificar que los productos vengan acompafiados de origi- nal y copia de sus facturas o remisiones correspondientes. 4) Revisar que los documentos anteriores estén de acuerdo con lo estipulado en las ordenes de compra. Los procedimientos espectficos son: 4) Supervisar que las bdsculas funcionen correctamente. 5b) Revisar que los productos que vengan en piezas se cuenten en forma individual. ©) Verificar que las mercancfas sean pesadas en forma neta, es decir, sin envolturas o materiales de empaque. 4) Las cajas de los articulos que vengan empacados, deberin abrirse con el fin de comprobar el estado de su contenido, en cuanto a posibles faltantes, roturas o golpes que pudieran ha- ber sufrido durante su transporte, ©) Comparar las mercancias recibidas con las especificactones esténdar de compra. f) Marcar la fecha de entrada en todos los productos, con el fin de rotar la mercaneia, 2) Encaso de que exista alguna duda en cuanto a la calidad del producto, se deberd consultar con el Chef ejecutivo o con el Jefe de compras. Tema t mecso De ecanecins «= BD1h) Silos productos recibidos se apegan a las Grdenes de compra ya las especificaciones estandar, se sellan y firman de con- formidad las facturas o remisiones. 4) Enccaso de que fuera necesario hacer alguna devolucién al proveedor, por motivo de que la mercancia no coincida con Jo ordenado, se debera elaborar un documento debidament: autorizado, amparado por los productos que se devuelvan, En la figura 7.2 pueden verse los pasos por seguir para recibir Jos insumos en forma adecuada: 2) Comparar mercancias con remisién o factura y viceversa. 5) Checar que coincidan con la onten de compra. c) Enelcasode alguna duda, verificar lasespecificaciones estan- dares de compra. 4) Si todavia se tienen dudas, en cuanto a calidad sobre todo €n productos nuevos, se pedira la ayuda del Chef ejecutivo a del Comprador. Remisiin a foctura Figura 7.2. Carma llevar a cabo ia recepeidn de las mercancias 90 jones. 2. Nota de ia difiere de pleto, pues {@ Ya factura. Ta2. Modificaciones en las facturas ¢ remisiones. ‘Basicamente existen dos sistemas que mas se utilizan, mismos a continuacién se explican: 1. Cuando las facturas o remisiones difieran en cuanto a calidad, (1) el pago. Es preciso evitar tachaduras o enmendaduras en las facturas 0 emisiones, | 2. Nota de crédito. Este documento se elabora cuando la met- ‘cancia difiere de lo ordenado. Este sistema es el mas usual y el mis ope ‘pues todo queda por escrito y no se corrigen la remisién factura. También, en este caso, se avisa al comprador yal pro- | . Detalle del formato por conceptos y columnas: 1. Seanota el nombredel proveedora quien seefecta la correc cién, 2. Se asienta el folio de la factura o remisidn del proveedor, 3. Fecha en que se elabors la factura o remision. 4. Folio del formato el cual controlara el Departamento de con- abilidad. al 5. Fecha en la que se recibié la mercanefa y se elabors al formato. 6. Descripcién de la unidad por parte del proveedor y que debe coincidir con Jo deserito en Ia factura, 7. Numero de unidades que esta afectando la devolucién. 8. Descripcidn del producto afectado, 9. Se anola el error o causa de la correceién por producto 10, El precio unitario determinado en la factura 0 remisién. 11. Se anota el valor de los productos camo viene en la factura © remisién, ya sea parcial o total, reuxr mooincaconesentastactunas = 91ee tin Aromas - — - } 12. El valor de ; Sitesmceroraccnisgm one ser parcial Re cancagis 13. Diferencial j Nota de ero por ere enfoctura erase 4 14. Nombre yf , es. el.caso, fousteentes 15. Nombre yt bilidad, 16. Nombre y1 ; oie (5) [Fecha de elaboracién 17. Nombre ¥1 ) | (2) | Fecha dela facture o remision, mirse_J visto buen d4 las correcciones de su facture o remnision son como sigue: 18. Importe de at rie if la factura ¢ Renin dels | Peco | Su | pare 19. Importe de comecion | uma. omgere | erred | Difernca 20. Se anota el oO (Qo) (aay a a3, cién. El formato com ie j _ ray | com Piene | co y re ceaae ~ ' 7, roma eo 5 |e 5 Al recibir las m con una copi jientes concept a) Se tiene qué el Almaceni macén por Figura 7.3. Ejemplo del formar nara de exéett 9212. El valor de los productos ya corregidos, los cuales pueden ser parciales o en forma total. 13. Diferencia de las columnas 11 y 12. 14, Nombre y firma del Recepcionista o Almacenista, segtin sea ‘el caso, 15. Pere vias oe Almecrniny a at Ja persona de Conta- 16. Nombre y firma de la persona que firma por el proveedor, 17, Nombre y firma del Contralor de alimentos y bebidas como visto bueno, 18, Importe de una 0 varias correcciones que se efectuaron en Ia factura o remisién y que deben coincidir con el formato, 19, Importe de la factura o remisién sin corregix. 20. Se anota el importe de la anterior, pero con la debida cormec- El formato consta de original y tres copiias (ig. 7.4). Figura 7.4. Forma en \a cual ests distribuide ef formato de ta nota de crédito, Tema 3 Reportes diarios de mercancies recibidas, Al recibir las mercancias correctamente, el Almacenista se que- dard con una copia de la factura o remisién que utilizara para los siguientes conceptos: 4) Se tiene que elaborar todos los dias un documento en el cual el Almacenista reportard las mercancias que entraron al al- macén por compras, muimomssumcormencucncams 936) Importancia del formato. Este control es muy interesante por Jas informaciones que genera y que son de suma utilidad para el manejo de las mercancfas, tanto en el almacén como en las éreas de elaboracién. Las principales son: * Precios unitarios. * Registro de los alimentos recibidos. * Por dia ya la fecha. * Proveedor, + Tipos de alimentos. * Unidad de manejo interna en almacén y elaboracién. * Acumulado de compras por dia, parcialmente, totales, et- cétera ¢) El hecho de poder determinar la unidad de medicién inter- na significa que la mayoria de les proveedores manejan uni- dades propias, es decir, por mayoreo, tales como: cajas, bul- tos, etc. A estas mercantcfas se deberdn hacer los cambios 2 las unidades que se manejan en la empresa. Ejemplos: El proveedor facturé | Se debenin recibir con estas rmnidades Cala de 48 % 378 de puisantes (0.375 ky cada una Cyn de 12 1 de aceite para cocnar | 12 bors de 7 tro de acite para tas Bolio de ardcor refinade | 50 ky de axiicar refinada Caja de jitomate bola 28 kg de jitornate bola Por medio del formato mencionado anteriormente (R. D. de M. R.) se podré dar el movimiento de entradas a: las tarjetas de control del Almacenista y al kardex o sistema que maneja el Contralor de costos y el Almacenista, as{ como al Departamento de contabilidad (véase fig. 7.5). Detalle del formato por conceptos y columnas: 1, Es importante anotar tanto la fecha como el dia, can el fin de determinar qué dias de la semana existe mayor o me- nor movimiento de compras, para efectos estadisticos. 2, Se lleva un control numérico para evitar posibles extra: ‘vies de una o varias hojas del farmato. La numeracién sera continua durante el mes o afi, segtin se establezca. 94 rans mecerciON De MEKCANCIAS. un litro, 7. Como si tro, 8. Esel importel