PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA (93.3 FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Versign 02 Aprobado: 29/09/2014 Pagina: 1de 7 OBJETIVO: Establecer la metodologie usada en el érea de mantenimiento para la realizacién del mantenimiento general de la planta fisica de las sedes de la Universidad del Pacifico 2. ALCANCE: Aplica para todas las instalaciones de planta fisica de la Universidad del Pacifico 3. DEFINICIONES: Planta fisica: Se define como planta fisica todos aquellos espacios, naturales y modificados, circunscritos dentro de la poligonal que define el area destinada para el desarrollo de todas las actividades inherentes @ la misién de docencia, investigacién y extensién de la Universidad del Pacifico; dichos espacios se pueden agrupar en: - Edificaciones + Areas de circulacién (vehicular y peatonal) - Parques y jardines - Areas de servicios - Areas deportivas + Areas por desarrollar + Areas de proteccién ambiental - Plazoletas + Parqueaderos, Contrato: Convencién juridice manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento @ los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestacién de los servicios de la Universidad del Pacifico. Emergencia: Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y las personas de la institucién, por lo cual debe darsele una solucién inmediata, Mantenimiento: Accién de reparar y mantener 0 conservar en buen estado los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento: Mantenimiento correctivoPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Versign 02 Aprobado: 29/09/2014 Pagina: 2de 7 Mantenimiento preventivo Mantenimiento predictivo Mantenimiento Correctivo: Accion necesaria tomada para corregir 0 reparer un equipo, un edificio, un bien 0 de mas implementos que hayan cesado su actividad por un dafio o por deterioro. Mantenimiento Preventivo: Accién necesaria tomada para alarger la vida de un equipo, un edificio, un bien o demés implementos y prevenir periodos de paralizacién de trabajo imprevistos. El propésito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de Paralizacion de trabajo en momentos especificos para inspeccionar y alistar los equipos y demas implementos. Asi previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios. Mantenimiento Predictivo: Accién necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar el mantenimiento y conservacién de los equipos, edificios, bienes y demés implementos utilizados en la Universidad Remplazar: Retirar piezas 0 partes de un equipo, edificio, bien o dem: deterioro 0 dafio irreparable. por otra, debido a su Reparar: Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demés, debido a su dafio, 4. CONDICIONES GENERALES: Enel anilisis de las necesidades de mantenimiento preventivo identificadas, se le dard prioridad a las consideradas més urgentes, de acuerdo al impacto negativo que pueda generar el deterioro del bien en cuestion. El anélisis, ademds incluiré, si el mantenimiento puede ser realizado por personal de la Instituci6n, © por el contrario, si debe ser contratado con técnicos externos, segiin sea mas conveniente para garantizar la prestacién del servicio con la calidad requerida. En esta decisién, participard, entre otros, el Jefe de la Oficina de Compras y Suministros, el Secretario General y el Director Administrativo y Financiero.PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA 4 FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Version: 02 ‘Aprobado: 29/09/2034 Pagina: 3 de? CONTENIDO/DESARROLLO: 5.1 Mantenimiento Preventivo ° DOCUMENTO DE ne ACTIVIDAD RESPONSABLE | reRENCIA Realiza recorrido periédico @ las diferentes| Personal de 1 |instalaciones de la Universidad, analizando ell Mantenimiento estado de las mismas Personal de| Formato de Identifica necesidades de mantenimiento|Mantenimiento o|Necesidades de 3 |Preventivo y las reporta en el Formato de|cualquier Mantenimiento Necesidades de Mantenimiento Preventivo 0 en la|funcionario de la Planta Fisica AP- Oficina de Mantenimiento Institucién GA-FOIS Formato de Jet de|Necesidades de 3 Recopila y analiza necesidades de mantenimiento jefe - ©! Mantenimiento preventive Mantenimiento | pianta Fisica AP- GA-FOIS Elabora presupuesto de las necesidades de|Jefe de 4 Mantenimiento mantenimiento Prioriza necesidades de mantenimiento y envia propuesta al Director Administrativo y Financier 5 para su aprobacidn. Si se aprueba, sigue al paso 6. Jefe de Mantenimiento Propuesta de. Mantenimiento Sino, se devuelve para correccién Preventive Propuesta. de Envia propuesta aprobada a la Oficina de Compras, | Jefe de| Mantenimiento & | Almacén Suministro para tramite respectivo, Mantenimiento | Preventivo aprobada Realiza adquisicin de insumos para 7 | Mantenimiento preventivo y los envia a la Oficina de Mantenimiento Jefe de Compras, Almacén y Suministro Acta de RecibidoPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Version: 02 ‘Aprobado: 29/09/2034 Pagina: 4 de? DOCUMENTO DE Ne ACTIVIDAD RESPONSABLE REFERENCIA Elabora cronograma de mantenimiento y asigna| Jefe de| Cronograma 8 | responsabilidades Mantenimiento Ejecuta actividades de mantenimient tivo [Ausllieres de 9 _|Eiecuta actividades de mantenimiento preventive [Vi tcnimiento Formato de seguimiento a necesidades de Realiza seguimiento a las actividades de| Jefe de| mantenimiento de 10 | mantenimiento preventivo Mantenimiento | planta fisica AP- GA-FOLE Implementa acciones preventivas, correctivas y de| 6, ae|PM de 11 |mejora 2 las actividades de mantenimientol i” imiento | meloramiento preventivo [labore informe y lo envia @ la Direccién|Jefe de] informe 12 | Administrativa y Financiere Mantenimiento Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento [Jef === de| Informe 3B MantenimientoPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA 4 FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Versign 02 Aprobado: 29/09/2014 Pagina: S de 7 5.2 Mantenimiento Correctivo ° DOCUMENTO DE Ne ACTIVIDAD RESPONSABLE REFERENCIA Elabora Plan de necesidades de suministros para tener stock de materiales para mantenimiento| jefe de| Plan de 1 |correctivo y lo envia al Director Administrativo y|Mantenimiento | necesidades Financiero para su aprobacién. Si se aprueba, sigue al paso 2. Sino, se devuelve pera correccién, Tefe de Compras, 3. Envia solicitud aprobada @ la Oficina de Compras, | almacén y Almacén y Suministro para su trémite. Suministro Realzaadguisicion de insumos _para|Jefe de Compras, 3 mantenimiento y los envia la Oficina de|Almacén y| Acta de Recibido Mantenimiento Suministro Cualquier 4 |Identifia necesidades de Funcionario de la corrective Universidad Funcionario de 1a oat de Reporta necesidad de mantenimiento correctivo en | Universidad, Necesidades de 5 [2 Oficina de Mantenimiento, utilizando el Formato Auxiliar de! santenimiento de Necesidades de Mantenimiento Preventivo y|Mentenimiento 0] oi. 5+. gicica APs Corrective Jefe oe | Ga-Fo1s Mantenimiento gRecopila y analiza necesidades de mantenimiento Jefe de conective mantenimiento Verifica existencla de materiales para realizar mantenimiento corrective, Si existe, realiza|Funcionario de 7 mantenimiento y continua con el paso 11. Si no, sigue al paso 8 MantenimientoPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA 4 FISICA Céigo: AP. GA.PR22 Version: 02 ‘Aprobado: 29/09/2034 Pagina: 6de 7 DOCUMENTO DE Ne ACTIVIDAD RESPONSABLE REFERENCIA Prioriza necesidades de mantenimiento correctivo Propuesta de . ENS | Jefe de g. |¥ envia propuesta al Director Administrative y|i4 nimiento | Mantenimiento Financiero para su aprobacion. Corrective Propuesta de. Envia propuesta aprobada @ la Oficina de Compras, | Jefe de| Mantenimiento 2 | Almacén Suministro para tramite respectivo. Mantenimiento | Correctivo aprobada Realiza adquisicién de insumos _para|Jefe de Compras, 19 | mantenimiento preventivo y los envia a la Oficina| Almacén y| Acta de Recibido de Mantenimiento Suministro Realiza mantenimiento correctivo Auxiiar ae it mantenimiento Formato de seguimiento a Verifica cumplimiento del mantenimiento jefe de|necesidades de 2 P Mantenimiento | mantenimiento de planta fisica AP- GA-FOIS Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y|Jefe de| informe 13 | efectividad de los mantenimientos correctivos Mantenimiento implementa acciones preventivas, correctivas y de Plan de Jefe de 4 mejora 2 las actividades de mantenimiento Mejoramiento 1 Mantenimiento correctivo Elabore informe y lo envia al Director|Jefe de informe 15 | Administrativo y Financiero Mantenimiento fe f g Atchiva informe en la Oficina de Mantenimiento [lef = de| Informe 1 MantenimientoPROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA FISICA Codigo: AP. GA-PR22 Versién: 02 ‘Aprobado: 29/09/2014 Pagina: 7 de7 vvvy 7. CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA Propuesta de mantenimiento preventivo Cronograma de mantenimiento y responsabilidades Plan de mejoramiento de la Oficina de Mantenimiento Propuesta de mantenimiento correctivo Fecha Version Descripcién 11/09/2008 on + Primera edicion’ 29/09/2014 02 + Estructura del encabezado + Tipo de letra de todos los documentos cambia a Calibri normal ‘+ Se elimina la versién y la fecha de aprobacién del cuadro de cierre 8. ANEXOS Formato de seguimiento a necesidades de mantenimiento de planta fisica AP-GA-FO16 Formato de necesidades de mantenimiento de planta isica AP-GA-FO1S Item Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Helmer Diaz Mondragon Javier Celis Florencio Candelo Estacio Cargo Jefe de Mantenimiento | Experto Técnico SIG Rector