Gestión de Proyectos

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA NACIONAL

INGENIERÍA INDUSTRIAL

GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS

¿Qué son los Stakeholders? Esta es una palabra en inglés utilizada para definirá los
interesados del proyecto. Es decir son las personas y organizaciones como clientes,
patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente en el proyecto,
o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o
conclusión del proyecto. También se les conoce como interesados, involucrados o actores del
proyecto.
La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de
satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.
Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se
desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad
de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto.
Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.
Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el
comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia.
Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el
nivel y el momento de su participación, a fin demaximizar las influencias positivas y mitigar los
impactos negativos potenciales. La evaluación y la estrategiacorrespondiente deben revisarse
de forma periódica durante la ejecución del proyecto para ser ajustadasfrente a eventuales
cambios.
La mayoría de los proyectos tendrán gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo
con el que cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia
posible, estos interesados deberían ser clasificados según su interés, influencia y participación
en el proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones
necesarias para asegurar el éxito del proyecto.

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Acorde lo que indica el PMI, hay 4 procesos que componen esta área:

1 - Identificación de los Interesados

Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses,
participación e impacto en el éxito del mismo.
Abajo las entradas, herramientas, y las salidas de este proceso:

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Análisis
Análisis de los interesados: es una técnica que consiste en recopilar y analiza de
manera sistemática la información cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses
particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Ayuda a identificar relaciones de
los interesados (con el proyecto y con otros interesados) que se pueden aprovechar para crear
alianzas y posibles asociaciones para mejorar las probabilidades de éxito del proyecto.
En general el análisis de los interesados consta de los siguientes pasos:
1) Identificar a todos los potenciales interesados (y su información relevante)
2) Analizar el impacto o apoyo potencial de cada interesado para definir una estrategia
de aproximación
3) Evaluar el modo en que los interesados claves pueden reaccionar o responder a
diferentes situaciones, a fin de planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo

Modelos de clasificación
clasificación de los interesados:
Existen muchas forma de clasificaros, vamos a tener en cuenta solo los siguientes:
- Matriz Poder/Interés: los agrupa basándose en su nivel de autoridad (poder) y su
nivel de preocupación (interés) con respecto a los resultados del proyecto
- Matriz Poder/Influencia: los agrupa basándose en su nivel de autoridad (poder) y
su participación activa (influencia) en el proyecto
- Matriz Influencia/Impacto: los agrupa basándose en su participación activa
(influencia) en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificación
o ejecución del proyecto (Impacto)
- Modelo de prominencia: describe clases de interesados basándose en su poder
(capacidad de imponer su voluntad) urgencia (necesidad de atención inmediata)
y legitimidad (su participación es adecuada).

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SALIDAS

Registro de los interesados: contiene todos los detalles relacionados con los
interesados identificados, incluyendo entre otros:
- Información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol
en el proyecto, información de contacto
- Información de evaluación: requisitos principales, expectativas principales,
influencia potencial, fase del ciclo de vida con el mayor interés
- Clasificación de los interesados: interno, externo, partidario, reticente, neutral,
etc…
En cuanto a la Clasificación podemos describir un poco mas acerca una de las formas
de clasificar mas utilizadas, en donde podemos diferenciar al interesado en:
- Desconocedor:
Desconocedor: Si se consume un esfuerzo importante en la identificación de las partes
interesadas, los proyectos no deberían tener, idealmente, a gente que desconoce o no
son conscientes de los beneficios o impactos potenciales que puede traer un nuevo
proyecto. El Gerente de Proyecto en esos casos debería efectuar campañas de
información para dar a conocer el proyecto.
- Reticente:
Reticente: Estas partes interesadas son conscientes del proyecto y sus posibles
impactos, pero se resisten al cambio. Los Interesados clasificados en este nivel de
compromiso pueden poner en grave riesgo las prestaciones del proyecto. Esto es aún
más problemático si los interesados en virtud de este nivel también son los que tienen
un alto poder o influencia sobre el proyecto. Será necesario adoptar estrategias de
gestión del cambio eficaces, para lograr el nivel de participación adecuado de estos
actores.
- Neutral:
Neutral: Los interesados que tengan este nivel de compromiso son conscientes del
proyecto, pero no ofrecen ni apoyo ni resistencia. En la mayoría de los casos, no se
podrá hacer mucho aquí excepto cuando los actores que entran en este nivel han sido
identificados como de alto poder o influencia sobre el proyecto. En esos casos, se debe
dedicar un esfuerzo para llevar a las partes interesadas a un nivel de compromiso más
deseado.

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- Partidario:
Partidario: Son los Interesados conocedores del proyecto y de sus impactos potenciales,
y apoyan el cambio. Este debería ser el nivel deseado de involucración de la mayoría de
los Interesados.
- Líder:
Líder Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado
en asegurar el éxito del mismo. Los Interesados con alta influencia en el proyecto
deberían idealmente tener este nivel de compromiso.

La Gestión de los Interesados está relacionada con la creación y el mantenimiento de

las relaciones con todos los Interesados en el proyecto con el objetivo de lograr apropiados
niveles de compromiso.
Como se desprende de lo anterior, las comunicaciones y la colaboración constituye la
columna vertebral de la estrategia de gestión efectiva de los grupos de interés, que
potencialmente puede resultar en el logro de todos los objetivos del proyecto deseados.

2 - Planificar
Planificar la gestión de los Interesados:
Interesados:
Desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los
interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus
necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto. Abajo las Entradas,
Herramientas y Salidas de este proceso:

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Este proceso identifica el modo en el que el proyecto afectará a los interesados,

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Técnicas analíticas: esta técnica consiste en evaluar el nivel de participación actual de

los interesados y comparar con el nivel que se requiere para concluir el proyecto con éxito.
Recordemos que identificamos a cada interesado como sigue:

Una vez definido este listado, necesitamos identificar como pasaremos por ejemplo el
interesado 1, de ser Desconocedor (1) a ser Partidario (4) que es el nivel deseado, tenemos
que definir como vamos a saltar esa “brecha” de 1 a 4, para tener al interesado en la posición
que el proyecto necesita:

SALIDAS
Plan de Gestión de los interesados: identifica las estrategias necesarias para involucrar
a los interesados de manera eficaz. Puede ser formal o informal, muy detallado o formulado
de manera general, en función de las necesidades del proyecto.
Además de los datos del registro de interesados, el plan de gestión debria proporcionar:

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- Niveles de participación deseados y el actual

- Alcance e impacto del cambio para los interesados
- Interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan identificado
- Requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto
- Información a distribuir entre los interesados, lenguaje, formato, contenido y nivel de
detalle
- Motivo de la distribución de dicha información y el impacto esperado
- Plazo y frecuencia de distribución de la información necesaria.
- Método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que
avanza el proyecto.

3 – Gestionar la participación
participación de los Interesados

Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus

necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la
participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo
de vida del mismo.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente
las posibilidades de lograr el éxito del proyecto.
Gestionar a los interesados implica actividades tales como:
- Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas del proyecto para obtener o
confirmar su compromiso continuo con el éxito del mismo
- Gestionar las expectativas de los interesados mediante negociación y comunicación
- Abordar posibles inquietudes que aun no representan incidentes y anticipar futuros
problemas que puedan plantear los interesados
- Aclarar y resolver los incidentes que han sido identificados.
La capacidad de los interesados para influir en el proyecto es generalmente mayor en
las etapas iniciales y va disminuyendo progresivamente a medida que avanza el proyecto. El
director del proyecto es responsable de involucrar y gestionar los diferentes interesados de un

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proyecto y puede recurrir a la ayuda del patrocinador del proyecto según sea necesario. La
gestión activa de la participación de los interesados disminuye el riesgo de que el proyecto no
cumpla sus metas y objetivos.
Abajo las entradas, herramientas y Salidas de este proceso:

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Habilidades interpersonales: el director debe utilizarlas y desarrollarlas para gestionar las

expectativas de los interesados, por ejemplo:
- Generando confianza
- Resolviendo conflictos
- Escuchando en forma activa
- Superando la resistencia al cambio, etc.
Habilidades de Gestión: se utilizan para coordinar y armonizar al grupo hacia el logro de los
objetivos del proyecto, podemos nombrar por ejemplo:
- Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto
- Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen al proyecto
- Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto

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- Modificar el comportamiento de la organización para aceptar los resultaos del proyecto,

etc.
-
- 4 – Controlar la participación
participación de los Interesados

Este es el proceso responsable de monitorear las relaciones generales de los

interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la
eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia.
A continuación las entradas, herramientas y salidas de este proceso:

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Las actividades de participación de los interesados se incluyen dentro del paln de

gestión de los interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La participación
de los interesados se debe controlar de manera continua.

HERRAMIENTAS
Sistema de gestión
gestión de la información:
información: proporciona una herramienta para que el PM
capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance
del cronograma y al desempeño del proyecto. Permite consolidar informes provenientes de
varios sistemas y facilitar la distribución a los interesados.

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