ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CÓDIGO: PO-ADP-001

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE REVISIÓN: 01

PROYECTOS

I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos necesarios que permitan administrar los diferentes proyectos para proporcionar un
adecuado servicio a los clientes de Tecman Industrial, S.A. de C.V.
II. ALCANCE
Aplica al personal que trabaja en los diferentes proyectos de Tecman Industria, S.A. de C.V.
III. POLÍTICAS
1. Es responsabilidad del personal de cada proyecto apegarse al presente documento.
2. Es deber de Administración de Proyecto gestionar los materiales e insumos necesarios para terminar su
proyecto en tiempo y forma.
3. Administración de Proyecto debe de realizar la solicitud de insumos al menos con 24hrs de anticipación en
caso contrario se penalizará de acuerdo a lo que determine la Dirección correspondiente.
4. Administración de Proyecto debe generar la documentación administrativa del proyecto de acuerdo a lo
establecido por Tecman Industrial y/o lo establecido por el cliente en su contrato y/u orden de compra.
5. Administración de Proyecto debe notificar cualquier desvió en el Plan de Trabajo RE-MIN-002 para
solucionarlo en tiempo y forma o en caso de modificaciones informar al cliente.
6. Para los casos en los que no se cuente con Administración de Proyectos, el responsable de sus actividades
es el Jefe de Cuadrilla, estos casos serán determinados por la DIRP de acuerdo al alcance del contrato u
orden de compra del cliente.
7. Los cambios o contingencias que se presenten durante el proyecto se deben de identificar en el Plan de
Trabajo RE-MIN-002 y el cliente debe estar enterado de los cambios y en su caso aprobación vía email y/o en
la documentación solicitada por él.
8. Cualquier queja durante el proyecto Administración de Proyectos debe de reportarla a su DIRP y si es
necesario ambos deben realizar una salida no conforme o no conformidad.
9. Para el caso de quejas y garantías se deberá de seguir lo establecido en el Procedimiento de Ventas PO-
VEN-001, sección Quejas y Garantías.
IV. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Ø AP: Administración de Proyectos. Cuando no exista Administración de Proyectos, esta función recaerá en el
Jefe de Cuadrilla.
Ø Compras Menores: Son las compras que se realizan dentro de la operación diaria pero que entran en un
fondo asignado al proyecto y las cuales pueden ser, pero no limitadas a: tornillería, gasolina, papelería, etc.
Ø Compras Operativas: Son las compras que se realizan para suministro de insumos o servicios en los
proyectos.
Ø DAFRH: Dirección de Administración de Finanzas y Recursos Humanos.
Ø DC: Dirección Comercial.
Ø DIDPP: Dirección de Ingeniería, Diseño y Planeación de Proyectos.
Ø DIRP: Dirección de Proyecto, es la dirección responsable del Proyecto la cual puede ser: DC, DEP, DIDPP.
Ø Insumo: Equipos, materiales y recursos usados para producir un producto o servicio final.
Ø JC: Jefe de Cuadrilla.
Ø OC: Orden de Compra.
Ø RA: Responsable de Almacén
Ø RC: Representante de Compras.
Ø Servicio: Conjunto de actividades para satisfacer las necesidades del cliente.

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V. PROCEDIMIENTO
a) Realización de Proyecto
1. Administración de Proyecto recibe el Plan de Trabajo RE-MIN-002 de la DIRP, el cual revisa y se pone de acuerdo
en los detalles con DIRP, en caso de que identifique algún cambio lo informa para ajuste en el Plan de Trabajo
RE-MIN-002.

2. En caso de no haber ajustes realiza la solicitud de materiales1 a Representante de Compras, conforme a lo descrito
en el Procedimiento de Compras PO-COM-001, en caso de requerir fondo para viajes y hospedaje realiza la
Solicitud de Viáticos RE-ADP-001, para el equipo asignado.

3. Administración de Proyecto se pone en contacto con el cliente y establece fechas de inicio de proyecto de acuerdo
a fechas establecidas en Plan de Trabajo RE-MIN-002 y revisa con él, el protocolo de acceso y uso de
instalaciones en caso de tener.

4. Administración de Proyectos, se pone en contacto con el JC y personal asignado al proyecto y revisa el Plan de
Trabajo RE-MIN-002, en caso de que el cliente tenga protocolos de ingreso a sus instalaciones los comunica.

5. Administración de Proyectos junto con el JC deben validar la entrega de los materiales solicitados, previo al inicio
del proyecto y durante el proyecto deben de solicitar los materiales de acuerdo al avance del Plan de Trabajo RE-
MIN-002, la solicitud puede ser por cualquiera de los dos.

6. En caso de requerirse por los protocolos del cliente, contar con un Supervisor de Seguridad, Salud y Protección
Ambiental, Administración de Proyectos debe de solicitar por email la autorización de contratación a DIRP, para
poder realizar la búsqueda y la entrevista de los candidatos, cuando ya tenga al candidato apto para el puesto
informa a DIRP para su aprobación, cuando ya está aprobado, el personal notifica al área de RH para el envió de
sus documentos de contratación y contrato. Posteriormente resguarda el expediente físico y digital (en la carpeta
del proyecto).2

7. Administrador de Proyectos crea una carpeta en red en la sección de Mantenimiento e Instalación con el nombre
del proyecto y número de Contrato u Orden de Compra, en la cual subirá toda la documentación del proyecto
desde inicio hasta termino, aunado a ellos deberá mantener en físico las carpetas con los registros necesarios,
mismas que entregará a DIRP al concluir el proyecto, incluyendo las Encuestas de Satisfacción del Cliente.

8. Administración de Proyectos debe asegurar que al menos 3 días antes del inicio del proyecto se cuente con toda la
documentación solicitada por el cliente para poder realizar el proyecto sin retrasos. La documentación será de
acuerdo a los requisitos de cada cliente, pero puede incluir:

Ø Expediente de Personal Asignado al Proyecto

Ø Constancias de Capacitaciones (Trabajo en Alturas, Espacios Confinados, etc.)
Ø Certificado Médico, etc.
Ø Cartas de no antecedentes penales del personal asignado.
Ø Documentos de los equipos a utilizar para la ejecución del trabajo.

9. Administración de Proyectos recibe fondo para Compras Menores durante el desarrollo del proyecto (Solicitud de

1 La solicitud es por email o WhatsApp, con la descripción y cantidad especifica de los materiales.
2
Este punto aplica para cualquier tipo de contratación de personal en proyecto.

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Fondo para Proyecto RE-ADP-002), dichos gastos pueden ser, pero no limitado a: compra de tornillería,
papelería, gasolina, etc. La Solicitud de Fondo para Proyecto RE-ADP-002 debe ser enviado al menos 3 días
antes del inicio del proyecto para su autorización a la DIRP y se deposite en tiempo y forma, posteriormente se
debe enviar de acuerdo a necesidad, hasta el término del proyecto, junto con el Informe de Gastos RE-FAC-004,
con el cual se justifica el uso del fondo.

10. Administración de Proyectos debe de revisar el avance con JC, para ver si se cumple con Plan de Trabajo RE-
MIN-002 y reportar vía mensaje o email a DIRP cualquier atraso o incidencia, que pueda perjudicar el avance.

11. En caso de que el cliente tenga su propia metodología se debe cumplir con la misma y entregar los reportes de
acuerdo a su solicitud, para estos casos no será necesario el uso de los documentos establecidos por Tecman
Industrial, puede evidenciarse el seguimiento con los documentos generados al cliente.

12. Dependiendo de la duración del proyecto mensualmente se debe de realizar el Reporte de Avance Mensual RE-
ADP-003, el cual es enviado a DIRP para su revisión y autorización.

13. Administración de Proyectos envía al cliente el Reporte de Avance Mensual RE-ADP-003, para su autorización y
poder pasar a cobro.

14. Administración de Proyectos debe mantener actualizada la carpeta digital del proyecto con los formatos requeridos
por el cliente y de los que debe conservar una copia, ejemplo: permiso de trabajo.

15. Cuando asi proceda, al finalizar el proyecto Administración de Proyectos debe realizar la última estimación para el
cierre, elaborando finiquito y/o terminación de contrato, y solicitar al cliente llenar la Encuesta de Satisfacción3.

16. Los documentos con los que se debe de contar son los siguientes, pero no limitado a, ya que pueden variar de
acuerdo al proyecto, duración y solicitud del cliente:

Ø Plan de Trabajo RE-MIN-002

Ø Solicitud de Viáticos RE-ADP-0014
Ø Solicitud de Fondo para Proyecto RE-ADP-002
Ø Orden de Compra del Cliente/Contrato
Ø Reporte de Avance Mensual RE-ADP-0034
Ø Permiso de Trabajo4
Ø Formato de Informe de Gastos RE-FAC-004
Ø Finiquito y/o Terminación de Contrato4
Ø Encuesta de Satisfacción

b) Solicitud de Cambios

17. En caso de que el cliente realice solicitud de cambios durante la realización del trabajo/proyecto el ADP y/o JC
debe de notificar la solicitud del cliente a la DIDPP.
18. DIDPP informa a RV quien genera Cotización RE-VEN-002 al cliente de acuerdo a los requerimientos solicitados y
la envía para su autorización conforme al Procedimiento de Ventas PO-VEN-001.
19. En caso de que se acepte la Cotización RE-VEN-002 se debe de proceder como si fuera un proyecto nuevo una
vez que se confirma la OC y/o Contrato del cliente.

3 Esta siempre deberá ser entregada al cliente para su llenado.

4
Documentos opcionales de acuerdo al tipo de proyecto y/o duración.
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PROYECTOS

VI. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Revisión

26/10/2021 Elaboración del documento 00

14/03/2022 Se adiciona la Política 9, y la sección b) Solicitud de Cambios. 01

VII. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

Elaboración Aprobación

Mónica G. Viguerías/ Diana Lucero Bravo Francisco Pioquinto Ocampo

Administración de Proyectos Coordinación Normatividad y Mejora Corporativa

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