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Gobierno en lnea en el Orden Territorial: Trabajo en Campo Modelo Avanzado Gobernaciones

MODELO AVANZADO GOBERNACIONES ETAPA DE PREPARACIN, SENSIBILIZACIN Y DIAGNOSTICO (PSD)

GBPSD1-GBPSD5:
Objetivos:
Sensibilizar a los actores regionales frente al Modelo General y Avanzado del cual son destinatarios, por medio de la presentacin del alcance estratgico y operativo del Modelo Metodolgico. Igualmente a travs de la explicacin del rol de los diferentes actores en el desarrollo del modelo general y avanzado. Motivar a los asistentes a fomentar e implementar acciones conjuntas transversales sectoriales que faciliten la integracin e identificacin regional, mejoren su competitividad y promuevan la implementacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Reunin de actores departamentales para el desarrollo del Modelo Avanzado en las Gobernaciones y las entidades descentralizadas. Explicar qu es trabajo en equipo con una capacitacin sobre la importancia, los fundamentos y las responsabilidades del trabajo en equipo

GBPSD1-GBPSD5:
Objetivos:
Impulsar el trabajo en equipo y creatividad por medio de logros y metas. Conformar el Equipo de Asistencia Tcnica del Departamento hacia las Entidades Territoriales. Identificar las condiciones en las cuales se encuentra la Gobernacin mediante el diagnstico del avance de la Estrategia de Gobierno en lnea por cada sector de gobierno en la Gobernacin y las entidades descentralizadas. Sensibilizar y generar competencias en los funcionarios de las Contraloras Territoriales, con respecto a la implementacin y seguimiento de la Estrategia de Gobierno en lnea, de manera que stas en su misin de ejercer control fiscal promuevan el cumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y en general de todas las obligaciones establecidas por el Decreto 1151 de 2008, por parte de los Entes Territoriales del Departamento y de la Gobernacin.

GBPSD1-GBPSD5:
Participantes:
Gobernadores. Lder Gel. Funcionarios responsables de la infraestructura tecnolgica en las Entidades Territoriales. Aliados estratgicos. Integrantes del Comit GEL y Antitrmites de la Entidad Funcionarios responsables de la infraestructura tecnolgica en las Entidades Territoriales. Delgado. Funcionarios responsables de cada sector del Departamento y Entidades descentralizadas. Coordinador modelo avanzado.

GBPSD1-GBPSD5:
Resultados Esperados:
Gobernadores y lderes GEL comprometidos con el desarrollo de la Estrategia GEL en la consolidacin de la Fase de Informacin e implementacin de sus Fases de Interaccin y Transaccin. Gobernadores comprometidos y con conocimiento sobre el alcance del Modelo Avanzado. Articulacin del Modelo Avanzado con la Estrategia de Gobierno en lnea. Actores departamentales trabajando en el desarrollo del Modelo Avanzado en las Gobernaciones y las entidades descentralizadas. Lderes GEL y Aliados Estratgicos informados, motivados y comprometidos con el desarrollo de la Estrategia GEL. Roles y responsabilidades claras de cada uno de los actores en la implementacin de la Estrategia de GEL.

GBPSD1-GBPSD5:
Resultados Esperados:
Adopcin del acto administrativo o la ordenanza de la Asamblea Departamental, por la cual se crea el Equipo de Asistencia Tcnica de la Entidad Territorial. Un Informe de diagnstico de cada sector de gobierno del departamento en conjunto. Un informe de diagnstico individual de cada sector que conforma el departamento (sectores y entidades descentralizadas). Listado de los trmites y servicios en lnea en cada sector, Entidad Centralizada y compartido para el departamento y sus municipios.

GBPSD1-GBPSD5:
Resultados Esperados: La entrega oportuna de estos informes a cada Entidad Territorial, para ser utilizado como base, para identificar de forma detallada los requerimientos institucionales, tecnolgicos y de informacin. Y posteriormente elaborar el plan de trabajo. Funcionarios capacitados en relacin con la implementacin y seguimiento en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Funcionarios capacitados en relacin con el Modelo Metodolgico y Modelo de Auditora.

GBPSD1-GBPSD5:
Entregables:
GBPSD1-CO: Carta invitacin, Presentaciones, Acta de reunin y listado de Asistencia (Mnimo 15 personas). GBPSD2-COES: Presentaciones, Acta de reunin y listado de Asistencia (Mnimo 15 personas). GBPSD3-PR: Acto administrativo de la actualizacin del sitio Web y publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorial del acto administrativo (Archivo URL). GBPSD4-PR: Presentaciones, Acta de reunin y listado de Asistencia (Mnimo 15 personas). GBSPD5-ES: Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reunin e instrumento Auditora Manual 2010.

GBPSD1-GBPSD5:
Resumen actividades:
Los eventos de lanzamiento son Encuentros Regionales y es el espacio estratgico de integracin entre los diferentes actores de la Estrategia GEL. Su fin ltimo es motivar a los gobernantes locales (Gobernadores) para obtener su respaldo y compromiso con el fin de continuar el desarrollo de la Estrategia GEL, por medio de la implementacin del modelo del cual son destinatarios. Busca generar un ambiente que favorezca el trabajo en equipo, entre funcionarios pblicos de Entidades Territoriales y los Aliados Estratgicos, de manera que al abordar la ejecucin de las actividades previstas en el Modelo Metodolgico, Modelo General y Modelo Avanzado para la consolidacin de la Fase de Informacin e implementacin las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea, se genere una sinergia de esfuerzos de los diferentes interesados para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

GBPSD1-GBPSD5:
Resumen actividades:
La Universidad la Gran Colombia debe impulsar la constitucin y conformacin del Equipo de Asistencia Tcnica de Gobierno en lnea en los Departamentos para la coordinacin y supervisin de la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales y el Departamento. Estos Equipos son los responsables de la asesora y asistencia tcnica desde el Departamento hacia los Entes Territoriales en la implementacin de la Estrategia. Este diagnstico permite analizar y determinar el avance de la Estrategia de Gobierno en lnea por cada sector de gobierno en la Gobernacin y las entidades descentralizadas, para su desarrollo se debe tener en cuenta la metodologa para elaborar diagnsticos sectoriales de Gobierno en lnea y los componentes del Modelo Metodolgico. La actividad inicia con una exposicin breve del alcance, los objetivos y resultados esperados de la actividad y una pequea descripcin del cuestionario base que llenan los representantes de cada Entidad Territorial y luego, los representantes de cada Entidad Territorial diligencian el cuestionario asesorados por los respectivos delegados y el Coordinador.

GBPSD1-GBPSD5:
Resumen actividades:
La Universidad la Gran Colombia debe capacitar a los funcionarios de las Contraloras Territoriales responsables de ejercer control fiscal, sobre la Estrategia de Gobierno en lnea. Se debe presentar el Modelo Metodolgico de acompaamiento a las Entidades Territoriales y el Modelo de Auditora sobre la Estrategia de Gobierno en lnea del Programa Gobierno en lnea, de manera que se desarrollen ejercicios prcticos de implementacin del Modelo de Auditora. La capacitacin tiene como objetivo garantizar el apoyo de las Contraloras Territoriales para que contribuyan al Programa Gobierno en lnea, en el control y seguimiento para el cumplimiento de las fases de la Estrategia de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales del Departamento y la Gobernacin.

MODELO AVANZADO GOBERNACIONES ETAPA DE ANLISIS DEL DIAGNSTICO Y DEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN (ADPA)

GBADPA1-GBADPA5:
Objetivos:
Asesorar y asistir tcnicamente a las Entidades Territoriales del Departamento en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea y el Modelo Metodolgico. Conocer la visin de la entidad territorial sobre la Fase de Transaccin. Presentar el alcance del Modelo Metodolgico e identificar los requerimientos para el desarrollo del Modelo Metodolgico (General y Avanzado). Formular una propuesta de trabajo donde se definan acciones, responsables, tiempos y mecanismos de seguimiento, en torno a la implementacin de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin.

GBADPA1-GBADPA5:
Objetivos: Validacin de trmites y servicios para el mejoramiento, optimizacin y estandarizacin del trmite/servicio. Evaluar el avance de la etapa de racionalizacin de trmites y servicios de la Fase de Interaccin. Presentacin de los resultados arrojados en el diagnstico sectorial para la gobernacin, las Entidades descentralizadas, reas Metropolitanas existentes y Entidades Territoriales del Departamento; realizados en su mayora por el Equipo de Asistencia Tcnica.

GBADPA1-GBADPA5:
Objetivos: Anlisis de las observaciones generales y recomendaciones definidas por los delegados de rea Metropolitana. Anlisis de las observaciones generales, resultados y recomendaciones definidas por los delegados de rea Metropolitana a travs de la identificacin de los puntos crticos existentes.

GBADPA1-GBADPA5:

Participantes:
Lder GEL de la Gobernacin. Equipo de Asistencia Tcnica de la Gobernacin. Integrantes del Comit GEL y Antitrmites de la Gobernacin. Funcionario responsable del trmites/servicios. Equipo Base del Proyecto uncionarios responsables de cada sector en cada Entidad Coordinador modelo avanzado

GBADPA1-GBADPA5:
Resultados Esperados:
Equipo de Asistencia Tcnica comprometidos con el desarrollo del Modelo Metodolgico y las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL. Plan de Accin ajustado, acciones correctivas y preventivas formuladas para su ejecucin. Estrategia de Asistencia Tcnica a los Entes del Departamento formulada. Gobernadores y Lderes GEL informados, motivados y comprometidos con los resultados arrojados del Diagnstico Sectorial en cada sector de cada una de las reas Metropolitanas y Entidades Territoriales, as mismo con el desarrollo del Modelo Metodolgico y las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL.

GBADPA1-GBADPA5:
Resultados Esperados:
Plan de Accin identificado y formulado. Socializacin de los Diagnsticos de Sectorial. Identificacin de trmites y/o servicios susceptibles de ser optimizados y automatizados. Puntos crticos identificados. Equipo de Asistencia Tcnica informado de los resultados arrojados del Diagnstico Sectorial en cada uno de los Entes Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:
Entregables:
GBADPA1-CO:
Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reunin y documento e Informe de resultados del diagnostico sectorial. Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reunin y documento e Informe de resultados del diagnostico sectorial.

GBADPA2-COES:

GBADPA3-ES:
Presentaciones, Acta de reunin y listado de Asistencia (Mnimo 15 personas).

GBADPA4-CO:
Documento de Estrategia Tcnica, actas de Asistencia Tcnica (Cuando apliquen) y listado de asistencia (Mnimo 15 personas). Presentaciones, Plan de Accin Gobernaciones y Acto Administrativo (Si aplica), publicacin del Plan de Accin Gobernaciones en el sitio Web y Acto Administrativo (Si aplica con publicacin en el sitio Web).

GBADPA5-COES:

GBADPA1-GBADPA5:
Resumen actividades:
La Universidad la Gran Colombia en conjunto con los Equipo de Asistencia Tcnica de Gobierno en lnea en los Departamentos como responsables de la coordinacin y supervisin de la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales y el Departamento, deben asesorar y asistir tcnicamente desde el Departamento hacia las Entidades en la implementacin de la Estrategia. La formulacin del Plan de Accin es una de las actividades ms importantes del Modelo Metodolgico. En esta actividad se estructurarn todas las actividades que deben adelantar las Entidades Territoriales para cumplir con los requerimientos institucionales, de informacin y tecnolgicos que se hayan identificado anteriormente y poder habilitar satisfactoriamente la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Es importante, sensibilizar a los funcionarios sobre el alcance del Modelo Metodolgico para que la construccin del Plan de Accin garantice un trasfondo estratgico y operativo, que comprometa a todas las Entidades Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:
Resumen actividades:
Exposicin breve del diagnstico de cada sector en el departamento, presentando los aspectos ms relevantes encontrados en las entidades descentralizadas, que permitan un conocimiento general del avance de cada sector de gobierno con relacin a la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea. Esta presentacin permite que los asistentes identifiquen prcticas exitosas que puedan ser replicadas en los municipios y analizar y determinar avance de la Estrategia de Gobierno en lnea por cada sector de gobierno, identificndose los trmites y servicios que por sector se encuentran en lnea. Se debe tener en cuenta la metodologa para elaborar diagnsticos sectoriales de Gobierno en lnea y los componentes del modelo metodolgico. El Equipo Base con apoyo del Delegado territorial, programan y coordinan la presentacin del Diagnstico levantado por la Universidad la Gran Colombia en cada rea Metropolitana, de manera que se identifique el grado de avance de la implementacin de la Estrategia en cada rea Metropolitana y las Entidades Territoriales que lo conforman para posteriormente establecer la estrategia de acompaamiento desde las reas Metropolitanas a los Entes Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:
Resumen actividades:
El Delegado territorial, acompaado por el Lder de Gobierno en Lnea de Entidad Territorial, programa y coordina la presentacin del Diagnstico levantado por la la Universidad la Gran Colombia en cada Ente Territorial, de manera que el Equipo de Asistencia Tcnica del Departamento y el lder GEL del Departamento identifiquen el grado de avance de la implementacin de la Estrategia en Entidad para posteriormente poder establecer la Estrategia de Asistencia Tcnica a las Entidades Territoriales.

MODELO AVANZADO GOBERNACIONES ETAPA DE EJECUCIN DEL PLAN DE ACCIN (EPA)

GBEPA1 GBEPA3:
Objetivos:
Asesora y acompaamiento a la ejecucin de un evento de Asistencia Tcnica por parte de la Gobernacin. Realizacin de dos (2) Talleres de capacitacin tcnica a los funcionarios de cada Entidad vinculada, sobre el funcionamiento del trmite o servicio automatizado. Esta actividad tiene como objetivo el seguimiento a la ejecucin del Plan de Accin que adelanta el Departamento, verificando las actividades comprometidas para cumplir las Fases de Gobierno en lnea.

GBEPA1 GBEPA3:

Participantes:
Equipo de Asistencia Tcnica de la Gobernacin. Lder GEL de la Gobernacin. Delegado Interventora. Funcionario(s) responsable(s) del trmite o servicio a automatizar en la Entidad Territorial. Asesor de Tecnologa Coordinador de Modelo Avanzado

GBEPA1 GBEPA3:
Resultados esperados:
Realizacin de reuniones peridicas de seguimiento de la implementacin y ejecucin de las actividades del Plan de Accin de la Gobernacin. Acciones correctivas o preventivas para la ejecucin del modelo avanzado. Estrategia de Asistencia Tcnica ajustada o actualizada. Equipo de Asistencia Tcnica con el conocimiento suficiente para optimizar y modelar trmites y servicios utilizando la herramienta transaccional Met@logo. Talleres de capacitacin tcnica y funcional a los funcionarios de la Gobernacin sobre el alcance y proceso de optimizacin y modelado de trmites y servicios. Entidades Territoriales avanzando en la ejecucin del Modelo Metodolgico y en la implementacin de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL. Plan de Accin ajustado y avanzando en su ejecucin.

GBEPA1 GBEPA3:
Entregables: GBEPA1-ES:
Actas de reunin y reporte de seguimiento.

GBEPA2-ES:
Presentaciones, actas de reunin, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), Plan de accin ajustado (Si aplica) y publicacin del plan de accin ajustado (Si aplica) en el sitio Web.

GBEPA3-COPR:
Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo 15 personas).

GBEPA1 GBEPA3:
Resumen actividades:
En el seguimiento a la ejecucin del Plan de Accin se debe comparar los avances peridicos y metas predefinidas y los resultados de la implementacin del Modelo Metodolgico con el fin de validar el desempeo del proceso y de verificar si las estrategias del Equipo de Asistencia Tcnica definidas a situaciones diversas para la asesora y acompaamiento a los Entes Territoriales y reas Metropolitanas del Departamento estn generando los resultados esperados. El Lder GEL de la Gobernacin y el Equipo de Asistencia Tcnica y el Delegado Territorial Estratgico y la Interventora, deben reunirse mnimo una vez al mes para hacer seguimiento a la implementacin del Plan de Accin. El taller de capacitacin tcnica a los funcionarios del Equipo de Asistencia Tcnica de la Gobernacin sobre el alcance y uso de la herramienta transaccional Met@logo para la optimizacin y modelamiento de trmites y servicios, tendrn como objetivo garantizar el uso eficaz de la herramienta para que se modelen y optimicen trmites y servicios en la Entidad Territorial. El Asesor de Tecnologa, El Coordinador de Modelo Avanzado y el Delegado de Territorial Estratgico debe impartir los talleres, apoyndose en el manual tcnico de la herramienta que entregue el Programa y en el Manual de Gobierno en lnea.

GBEPA1 GBEPA3:
Resumen actividades:

La Universidad la Gran Colombia en conjunto con los Equipo de Asistencia Tcnica de Gobierno en lnea en los Departamentos, deben ejecutar una actividad de asistencia definida en la Estrategia de Asistencia Tcnica para el cumplimiento del plan de accin formulado por las Entidades Territoriales en acompaamiento. Se debe realizar la Asistencia Tcnica a los Entes Territoriales que presenten dificultades en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea y en la ejecucin del Modelo.

MODELO AVANZADO GOBERNACIONES ETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)

GBSD1 Y GBSD2:

Objetivos:
Realizar una visita a cada gobernacin para revisar el informe consolidado de Gobierno en lnea. Definir acciones de choque para dar cumplimiento a las fases de Gobierno en lnea por pate de la gobernacin y las entidades descentralizadas. Definir acuerdos y compromisos. Elaborar un informe consolidado sobre el avance de cada uno de los departamentos en relacin con el cumplimiento de las Fases de Gobierno en lnea y el desarrollo del modelo avanzado.

GBSD1 Y GBSD2:

Participantes:
Delegado. Equipo Base. Interventora. Coordinador Modelo Avanzado. Comit GEL Departamental. Lderes GEL de cada sector o entidad descentralizada (si existen)

GBSD1 Y GBSD2:
Resultados Esperados:
Entrega mensual de reportes sobre el estado de avance en la implementacin de las fases de la Estrategia de Gobierno en lnea al Comit GEL Departamental y al Programa Gobierno en lnea. Realizacin de reuniones mensuales de seguimiento de la implementacin y ejecucin de las actividades. Entrega bimensual de reportes de la implementacin y ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgico al Comit de GEL Departamental y al Programa Gobierno en lnea. Entrega de reporte final de la implementacin, ejecucin de las actividades y resultados obtenidos en la implementacin de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin, con el reporte de ajustes de la metodologa y de las herramientas utilizadas y anlisis sobre los aciertos y desaciertos observados durante el proceso. Realizacin de reuniones peridicas de seguimiento de la implementacin y ejecucin de las actividades. Acciones correctivas o preventivas para la ejecucin del modelo avanzado. Informe mensual validado.

GBSD1 Y GBSD2:
Entregables:
GBSD1-CO: Reporte aula virtual de los capacitados y material de acompaamiento publicado en la herramienta.

GBSD2-COES: Reporte de los porcentajes de cumplimiento de la implementacin de las fases de Gobierno en lnea, reportes de seguimiento, informes de seguimiento y actas de reunin.

GBSD1 Y GBSD2:
Resumen actividades: El informe consolidado es una actividad que provee informacin sobre el avance en la implementacin del modelo avanzado en la Gobernacin y en el cumplimiento en las Fases de Gobierno en lnea. Este informe se debe realizar mediante la comparacin de avances peridicos y metas predefinidas tanto en el Plan de Accin como en el Modelo Metodolgico. Esta actividad de seguimiento inicia en las actividades GBPSD4-PR y GBADPA1-CO y se desarrollada de manera transversal durante toda la ejecucin del contrato. Se debe realizar el seguimiento mensual al Plan de Accin elaborado en la actividad GBADPA4-CO. Para ello se diligenciar cada mes la matriz de seguimiento del plan de accin para las Gobernaciones (Ver Anexo 1). Si bien el seguimiento por parte del Operador es mensual, de manera bimensual debe enviar al Programa Gobierno en lnea y a la Gobernacin pertinente que ejerza el rol de coordinacin, un informe de avance de las actividades realizadas de manera que se tomen las medidas oportunas desde el Comit de la Gobernacin de la Estrategia o desde el Programa Gobierno en lnea, dado el caso que alguna entidad no est al da con el cronograma establecido. De ser necesario tomar medidas correctivas para apoyar a las Entidades que tengan fallas, el Equipo Operador debe enviar una propuesta de dichas medidas, ya que son ellos quienes conocen la realidad, la dinmica de la Entidad y tienen la informacin de primera mano, sobre las razones o causas que impiden el avance local.

GBSD1 Y GBSD2:
Resumen actividades: En el seguimiento a la ejecucin de las actividades en la implementacin del modelo avanzado en las gobernaciones y en el cumplimiento en las fases de Gobierno en lnea, el equipo coordinador del proyecto con apoyo puntual del Delegado Territorial Estratgico, debe realizar una visita a cada Gobernacin en acompaamiento, con el fin de validar la informacin reportada en el informe consolidado, la periodicidad de estas visitas dependern de las desviaciones o brechas significativas que se identifiquen en los informes bimensuales consolidados de la actividad GBSD1-CO. En la visita se debe comparar los avances peridicos y metas predefinidas y los resultados de la implementacin de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin de Gobierno en lnea, con el fin de validar el desempeo del proceso.

GRACIAS .