Tabulación y Presentación de Datos: Herramientas Esenciales

para la Toma de Decisiones en la Administración.

En el mundo actual, la información es uno de los recursos más valiosos para cualquier
empresa u organización. La capacidad de recopilar, analizar y presentar datos de manera
efectiva es esencial para tomar decisiones informadas y estratégicas. En este apartado,
exploraremos las técnicas y herramientas necesarias para tabular y presentar datos de
manera clara y concisa. Aprenderemos cómo organizar y presentar información de
manera efectiva utilizando gráficos, tablas, diagramas y otras herramientas visuales. Al
final de esta clase, tendrás las habilidades necesarias para presentar datos de manera
efectiva y tomar decisiones informadas basadas en la información presentada.
¡Comencemos!

Tabulación y Presentación de Datos: Claves para la Organización y

Visualización de Información

La tabulación y presentación de datos es el proceso de organizar y mostrar información

de manera clara y concisa. La tabulación se refiere a la organización de datos en una
tabla, donde se presentan filas y columnas de información estructurada. Por otro lado, la
presentación de datos se refiere a la visualización de información de manera efectiva
mediante el uso de gráficos, diagramas, mapas y otros recursos visuales.
La tabulación y presentación de datos son técnicas esenciales en el análisis de datos y
en la toma de decisiones informadas y estratégicas. Al organizar y presentar información
de manera efectiva, se pueden identificar patrones, tendencias y relaciones que pueden
ayudar a comprender mejor los datos y tomar decisiones basadas en la información
presentada. Además, la presentación visual de datos puede ayudar a comunicar
información compleja de manera clara y concisa a un público diverso y puede mejorar la
capacidad de retener información.
Siete Pasos para la Elaboración Efectiva de Tabulación y Presentación de Datos en
la Administración.

El procedimiento para elaborar la tabulación y presentación de datos puede variar

dependiendo del tipo de información que se esté presentando y del objetivo de la
presentación. Sin embargo, hay algunos pasos generales que se pueden seguir:

1. Definir el objetivo: Es importante tener claro el objetivo de la presentación de datos,

ya que esto ayudará a determinar qué tipo de información se debe recopilar y cómo
se debe presentar.
2. Recopilar los datos: Se deben recopilar los datos necesarios para la presentación,
asegurándose de que sean precisos y confiables.
3. Organizar los datos: Los datos deben organizarse en una tabla o en otro formato que
sea fácil de leer y entender. Esto puede incluir la creación de categorías y
subcategorías relevantes para los datos.
4. Calcular estadísticas: Si es necesario, se pueden calcular estadísticas relevantes,
como promedios, porcentajes o desviaciones estándar, para ayudar a comprender
mejor los datos.
5. Elegir el formato de presentación: Se debe elegir el formato de presentación
adecuado para los datos, lo cual puede incluir tablas, gráficos, diagramas, mapas,
entre otros. Es importante considerar el público al que se dirige la presentación y
elegir un formato que sea fácil de entender para ellos.
6. Crear la presentación: Se debe crear la presentación utilizando el formato elegido,
asegurándose de que la información esté claramente presentada y sea fácil de
entender.
7. Revisar y editar: Es importante revisar y editar la presentación para asegurarse de
que no haya errores y que la información se presente de manera clara y efectiva.

Siguiendo estos pasos, se pueden crear presentaciones efectivas de datos que

permitan tomar decisiones informadas y estratégicas en la administración.
Cómo Recopilar Datos de manera efectiva para la Toma de Decisiones en la
Administración.

El procedimiento para recopilar los datos puede variar dependiendo del tipo de
información que se necesite, pero hay algunos pasos generales que se pueden seguir:

1. Identificar la fuente de datos: Es importante identificar la fuente de los datos que se

van a recopilar. Puede ser una encuesta, registros de ventas, bases de datos,
registros contables, entre otros.
2. Diseñar la herramienta de recopilación: La herramienta de recopilación puede ser una
encuesta, un formulario de registro, una hoja de cálculo, entre otros. Es importante
diseñar la herramienta de manera clara y concisa para obtener la información
necesaria.
3. Seleccionar la muestra: Si se está recopilando datos de una población grande, se
puede seleccionar una muestra representativa para ahorrar tiempo y recursos. Es
importante seleccionar una muestra que sea representativa de la población total.
4. Recopilar los datos: Se deben recopilar los datos utilizando la herramienta de
recopilación y siguiendo los procedimientos establecidos. Es importante asegurarse
de que los datos se recopilen de manera precisa y confiable.
5. Verificar los datos: Es importante verificar los datos recopilados para asegurarse de
que sean precisos y confiables. Esto puede incluir la verificación de errores y la
eliminación de datos duplicados o inconsistentes.
6. Almacenar los datos: Los datos deben almacenarse de manera segura y organizada
para que puedan ser accedidos y utilizados en el futuro.

Cumpliendo estas reglas, la recopilación de datos se realiza de manera efectiva y

confiable para su posterior tabulación y presentación. Es importante asegurarse de que
los datos recopilados sean precisos y confiables para tomar decisiones informadas y
estratégicas en la administración.
Organizar Datos Numéricos a Través de una Tabla de Distribución de Frecuencia
para su Análisis en la Tabulación y Presentación de Datos

La organización de los datos depende del tipo de información que se esté presentando
y del objetivo de la presentación. Sin embargo, algunos pasos generales para organizar
los datos son: a) identificar las categorías, b) ordenar las categorías, c) utilizar etiquetas
claras y d) utilizar formato de tabla para organizar los datos.
En la estadística, se utilza la tabla de distribución de frecuencia, es una herramienta
común utilizada para organizar y analizar datos numéricos. En este sentido, organizar los
datos a través de una tabla de distribución de frecuencia requiere un procedimiento
detallado; a continuación se presenta algunos pasos:
1. Organiza los datos en orden ascendente o descendente.
2. Identificar los rangos de datos que se desean analizar, es decir, la diferencia entre el
valor máximo y el valor mínimo. Por ejemplo, si se está analizando la edad de un
grupo de personas, se pueden identificar los rangos de edad, como 0-10 años, 11-20
años, 21-30 años, otros.
3. Decide el número de clases que deseas utilizar en la tabla. Una regla general es
utilizar entre 5 y 8 clases, dependiendo de la cantidad de datos que tengas.
4. Calcula la amplitud de cada clase, dividiendo el rango entre el número de clases.
5. Crea una columna para las clases y otra para la frecuencia.
6. Especifica los límites de cada clase en la columna correspondiente.
7. Contar las ocurrencias de cada rango de dato. Esto se hace contando el número de
veces que los datos caen dentro de cada rango.
8. Calcular la frecuencia de cada rango de datos dividiendo el número total de
ocurrencias por el número de rangos. Esto dará la frecuencia relativa de cada rango.
9. Crear la tabla: Utilizando los rangos y las frecuencias relativas y acumuladas, se
puede crear una tabla de distribución de frecuencia. La tabla debe tener una columna
para los rangos y otra para las frecuencias relativas y acumuladas.
10. Presentar los resultados: Los resultados se pueden presentar en forma de tabla o
gráfico, dependiendo del objetivo de la presentación. Si se utiliza una tabla, es
importante etiquetar las filas y columnas de manera clara y descriptiva.
 En general, utilizar la tabla de distribución de frecuencia para tomar decisiones puede
ayudar a identificar patrones en los datos, como picos o valles en la frecuencia de ciertos
valores, señalando áreas que necesitan atención o mejoras en la administración; al
comparar datos entre diferentes grupos o períodos de tiempo para revelar tendencias o
cambios en los datos que puedan ser importantes para la toma de decisiones; identificar
valores atípicos o extremos en los datos para determinar si hay problemas o
preocupaciones que requieren atención en la administración y tomar decisiones
informadas en la administración, por ejemplo, si se está analizando la edad de los clientes
de una empresa, la tabla de distribución de frecuencia puede ayudar a identificar los
rangos de edad más comunes y adaptar las estrategias de marketing en consecuencia.
Es importante utilizar la tabla de distribución de frecuencia en conjunto con otras
herramientas y técnicas de análisis de datos para tomar decisiones informadas y
estratégicas.

A continuación, se presenta un ejemplo de una tabla de distribución de frecuencia para

un conjunto de datos.

Ejemplo:
Análisis de la experiencia laboral de los empleados de la empresa Gambar, C.A, ubicada
en la región de los Andes, para el año 2020.

En el área de la administración la empresa Gambar, C.A. tiene 44 empleados y se desea

analizar la distribución de frecuencia del número de años de experiencia de los
empleados. Los datos de años de experiencia se presentan en la siguiente lista:

1 3 5 4 2 5 1 6 4 3
3 4 4 2 5 5 3 2 5 1
2 4 1 3 4 4 3 6 5 4
5 4 5 3 4 1 4 5 3 1
1 6 4 2
 Para elaborar una tabla de distribución de frecuencia que incluya clase, frecuencia
simple, frecuencia relativa, frecuencia porcentual y frecuencia acumulada relativa y
porcentual, se realiza los siguientes pasos:

1. Organiza los datos en orden ascendente o descendente.

2. Identificar el rango de datos: En este caso, el rango de datos es de 1 a 6 años, se
calcula la diferencia entre el valor más alto y el valor más bajo para obtener el
rango o amplitud total.
3. Determinar el número de clases: El número de clases puede ser cualquier número
que se considere adecuado, para calcular el número de clases se puede utilizar la
fórmula de Scott o la fórmula de Sturges. Ambas fórmulas son ampliamente
utilizadas y permiten determinar el número de clases para una distribución de
frecuencia. En este caso, se utilizará la fórmula de Sturges, que es la más
comúnmente utilizada.

La fórmula de Sturges es:

Número de clases = 1 + 3.322 log(n)

Donde:
n: Es el tamaño de la muestra o el número total de observaciones.

En este caso, el tamaño de la muestra es de 44 empleados, sustituyendo en la

fórmula anterior:
Número de clases = 1 + 3.322 log(n)

Por lo tanto, el número de clases para la distribución de frecuencia de años de

experiencia de los empleados es de 6. Esto significa que la distribución se divide en
6 clases o intervalos de clase, cada uno con una amplitud de 1 año de experiencia.
Es importante elegir un número adecuado de clases para la distribución de
frecuencia, ya que esto puede afectar la forma de la distribución y la interpretación
de los resultados.
4. Calcular la amplitud de clase, utilizar la siguiente fórmula:

Amplitud de clase = (valor máximo - valor mínimo) / número de clases

Donde:

Valor máximo: Es el valor más alto de la variable. En este caso, el valor máximo es
6 años de experiencia.
Valor mínimo: Es el valor más bajo de la variable. En este caso, el valor mínimo es 1
año de experiencia.
Número de clases: Es la cantidad de intervalos de clase que se han definido en la
distribución de frecuencia. En este caso, se han definido 6 intervalos de clase.

Por lo tanto, sustituyendo los valores correspondientes en la fórmula, se tiene:

Amplitud de clase =

Por lo tanto, la amplitud de clase para la distribución de frecuencia de años de

experiencia de los empleados es de 1 año. Esto significa que cada clase de la
distribución abarca un rango de 1 año de experiencia, y que la distribución tiene un
total de 6 clases, desde 1 año de experiencia hasta 6 años de experiencia. Es
importante elegir una amplitud de clase adecuada para la distribución de frecuencia,
ya que esto puede afectar la forma de la distribución y la interpretación de los
resultados.

5. Clase: Son los intervalos de valores de la variable discretizada. En este caso, utilice
los años de experiencia de 1 a 2, de 2 a 3, de 3 a 4, de 4 a 5, de 5 a 6 y de 6 a 7.

6. Contar las ocurrencias: Contar el número de veces que los datos caen dentro de
cada clase. En este caso, hay 7 emplados con un año de experiencia y asi
susecivamente para cada intervalo de clase. Estas ocurrencia se conoce como
frecuencia simple que es el número de veces que aparece cada valor en la lista de
años de experiencia. En este caso, se han contado el número de empleados que
tienen cada nivel de años de experiencia.
7. Calcular la frecuencia acumulada: Es la suma de las frecuencias simples de todas
las clases hasta la clase actual. Por ejemplo, la frecuencia acumulada de la
segunda clase es la suma de las frecuencias simples de las dos primeras clases,
es decir, 7 + 5 = 12 y asi sucesivamente.
8. Frecuencia relativa: Es la proporción que representa cada frecuencia simple
respecto al total de frecuencias. Por ejemplo, la frecuencia relativa de la primera
clase es 7 / 44 = 0,1591
9. Frecuencia relativa acumulada: Es la suma de las frecuencias relativas de todas las
clases hasta la clase actual. Por ejemplo, la frecuencia relativa acumulada de la
tercera clase es la suma de las frecuencias relativas de las tres primeras clases, es
decir, 0,1591 + 0,1136 + 0,1818 = 0,4545.
10. Frecuencia relativa porcentual: Es la frecuencia relativa expresada en porcentaje.
Por ejemplo, la frecuencia relativa porcentual de la primera clase es 0.1591 x 100%
= 15,91%.
11. Frecuencia relativa acumulada porcentual: Es la frecuencia relativa acumulada
expresada en porcentaje. Por ejemplo, la frecuencia relativa acumulada porcentual
de la tercera clase es 0,4545 x 100% = 45,45%.
12. Marca de clase: Es el valor medio de cada clase. Se calcula sumando el límite
inferior y el límite superior de cada clase y dividiendo el resultado entre 2. Por
ejemplo, la marca de clase de la primera clase es (1 + 2) / 2 = 1.5.
Para calcular la marca de clase en el ejercicio anterior, se puede utilizar la fórmula:

Marca de clase = (Límite inferior + Límite superior) / 2

A continuación, se presenta la tabla de distribución de frecuencia completa con todas sus
partes:

Tabla 1 Distribución de frecuencia de años de experiencia de los empleados de GAMBAR, C.A. Región
Los Andes, Año 2020

Frecuencia
N° Frecuencia Frecuencia
Año Frecuencia relativa Marca de
Empleado Frecuencia relativa % relativa
Experiencia acumulada relativa (Fr) acumulada acumulada clase (Mi)
(Fi) (Fr)
(Fa) (Fra) % (Fra)
1-2 7 7 0,1591 0,1591 15,91
2-3 5 12 0,1136 0,2727
3-4 8 20
4-5 12 32
5-6 9 41 20,45
6-7 3 44 1,0000 6,82 100,00
Total 44 1,0000 100,00

Presentacion de los resultados

La tabla muestra la distribución de frecuencia de años de experiencia de los empleados
de GAMBAR, C.A. en la Región Los Andes durante el año 2020. A partir de la tabla, se
puede observar que la mayoría de los empleados tienen entre 4 y 5 años de experiencia,
con una frecuencia de 12 empleados. Además, se puede observar que el 45,45% de los
empleados tienen entre 1 y 4 años de experiencia, mientras que el 27,27% y el 20,45% de
los empleados tienen entre 4 y 5 años de experiencia y entre 5 y 6 años de experiencia,
respectivamente. Por otro lado, se puede observar que solo el 6,82% de los empleados
tienen más de 6 años de experiencia.

En resumen, la tabla muestra claramente la distribución de frecuencia de los años de

experiencia de los empleados de GAMBAR, C.A. en la Región Los Andes durante el año
2020, lo que permite una fácil comprensión y análisis de los datos.

* Presente un histograma de frecuencia porcentual basada en la tabla anterior e

interprete.
A continuación se presenta los siguientes ejercicios para calucar todas las partes de
distribución de frecuencia y representar graficamente los resultados.

Ejercicio 1
Se tiene una empresa de servicios de tecnología que cuenta con 50 empleados. El
departamento de recursos humanos ha realizado una encuesta para conocer el nivel de
educación de los empleados. Los resultados de la encuesta son los siguientes:

Nivel de Educación N° Empleados

Técnico 10
Universitario 20
Maestría 12
Doctorado 08

Calcular todas las partes de la tabla de distribución de frecuencia y representar

gráficamente los resultados. Interpretar.

Ejercicio 2
Se tiene una empresa de servicios de consultoría que cuenta con 80 clientes. El
departamento de ventas ha realizado un análisis de los ingresos generados por cada
cliente en el último mes. Los resultados del análisis son los siguientes:

Ingresos Mensuales N° Clientes

(en miles de
Bolivares)
Menos de 10 15
Entre 10 y 20 28
Entre 20 y 30 25
Más de 30 12

Calcular todas las partes de la tabla de distribución de frecuencia y representar

gráficamente los resultados. Interpretar resultados.
Ejercicio 3
Se tiene una empresa de servicios financieros que cuenta con una cartera de créditos. Se
ha realizado un análisis del monto de los créditos otorgados en el último mes. Los
resultados del análisis son los siguientes:

Monto del crédito

(en miles de N° Créditos otorgados
Bolivares)
5 - 10 06
10 - 15 12
15 - 20 18
20 - 25 08
25 - 30 04
30 - 35 02

Calcular todas las partes de la tabla de distribución de frecuencia y representar

gráficamente los resultados.Interpretar resultados.

Ejercicio 4
Un equipo de ventas de una empresa de productos electrónicos ha realizado un análisis
de las ventas de televisores en el último mes. Los resultados del análisis son los
siguientes:
Cantidad de N° de Televisores
televisores
vendidos
1-5 10
6-10 18
11-15 12
16-20 08
21-25 02

Calcular todas las partes de la tabla de distribución de frecuencia y representar

gráficamente los resultados.interpretar resultados.
Ejercicio 5
Se ha realizado un análisis de las horas extras trabajadas por los empleados de una
empresa en el último mes. Los datos obtenidos se muestran en la siguiente tabla:

5 8 12 6 9 14 2 9 12 8
11 5 1 18 12 1 8 5 13 12
9 15 4 7 1 10 10 8 14 14
11 8 10 11 12 8 4 10 8 5
7 15 7 3 13 14 12 6 7 10
8 11 5 13 9 4 7 5 9 8

Con estos datos, se pide:

1. Ordenar los datos de menor a mayor.

2. Calcular los intervalos de clase utilizando la regla de Sturges.
3. Calcular todas las partes de la tabla de distribución de frecuencia: frecuencia simple,
frecuencia acumulada, frecuencia relativa, frecuencia relativa acumulada, frecuencia
relativa porcentual, frecuencia relativa acumulada porcentual y marca de clase.
4. Interpretar los resultados obtenidos.
5. Representar gráficamente la distribución de frecuencias utilizando un histograma.