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Guayaquil, 22 de febrero de 2008.

Seores COMITE DE AUDITORIA GRUPO ODINSA S.A. Ciudad

Apreciados seores: Como Auditores Internos del Grupo Odinsa S.A., nos permitimos adjuntar a la presente el informe ejecutivo de Auditora Interna hasta el cuarto trimestre del ao 2007, el cual resume todas las actividades realizadas, los informes se han presentado a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, con copia al Comit de Auditora, durante el transcurso del presente ao.

Cordialmente,

ENRIQUE ACUA MESA Y CIA LTDA Auditores Internos

ENRIQUE ACUA MESA Gerente

C.C. Dr. Mario Dib de Castro Vicepresidente Administrativo y Financiero ODINSA S.A.

GRUPO ODINSA S.A. INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA INTERNA CORRESPONDIENTE AL CUARTO TRIMESTRE DE 2007

ADMINISTRACION FINANCIERA 1. Propiedad Planta y Equipo 2. Tesorera

II

GESTION ADMINISTRATIVA

III

AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION

IV

GESTION HUMANA

CONCLUSION

GRUPO ODINSA S.A. TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA CORRESPONDIENTE AL CUARTO TRIMESTRE DE 2007 INFORME EJECUTIVO

I.

ADMINISTRACION FINANCIERA

1.

Propiedad Planta y Equipo:

Evaluacin y seguimiento del proceso de inventarios de activos fijos y su valoracin. Verificacin de la existencia de conciliacin entre aplicativos de contabilidad, y auxiliar de activos fijos. Comprobar la existencia de plizas de seguros (cobertura, valores asegurados, clases de plizas, entidades aseguradoras, reclamaciones) Seguimiento al control y disposicin de activos obsoletos, daados o en desuso. Revisar gestin para responsabilidades. la administracin de activos fijos y

Establecer razonabilidad en los saldos reflejados en balance.

Recomendaciones en relacin con la Administracin Financiera Se debe elaborar inmediatamente el respectivo instructivo para la administracin de los Recursos fsicos, registrando los procedimientos de compra, asignacin, entrega y custodia de elementos, toma fsica, disposicin y seguimiento de los recursos fsicos; al igual que las responsabilidades sobre los mismos. Actualizar el inventario de recursos fsicos y Propiedad Planta y Equipo en General en lo posible realizando el respectivo plaqueteo de aquellos elementos que se encuentren pendientes de referenciar, realizando la respectiva asignacin formal mediante acta o memorando a cada uno de los responsables de su custodia y manejo. Realizar seguimientos al estado en que se encuentran cada uno de los elementos de Propiedad Planta y Equipo al igual que a los recursos fsicos asignados y documentar las polticas adoptadas por el Grupo Odinsa S.A. para efectuar los mantenimientos preventivos o correctivos a los recursos fsicos.

Observaciones en relacin con el rea de Tesorera

Fondo de Caja Menor


El da 14 de febrero de 2008, se realizo arqueo al fondo de caja menor a cargo de la seorita Lilian Snchez en la oficina principal de Guayaquil, las observaciones realizadas fueron registradas en el informe detallado entregado a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera; teniendo en cuenta su nivel de relevancia podemos expresar que lo ms importante consiste en la necesidad de incrementar el valor del fondo fijo de caja menor ya que el actual es insuficiente. Cuentas Bancarias Durante la realizacin de las pruebas de auditora correspondiente a la elaboracin y depuracin de las partidas determinadas en las Conciliaciones Bancarias, se debe evaluar la necesidad de mantener vigentes cuentas bancarias inactivas, ya se haba registrado esta situacin en informes anteriores, para lo cual la administracin se comprometi a estudiar cuales deban cancelarse y cuales comenzaran a utilizarse nuevamente.

Observaciones en relacin con la Gestin Administrativa No se ha adelantado nada respecto a la actualizacin del organigrama, de acuerdo a lo manifestado en el rea de Gestin Humana de la empresa, todos los departamentos de la empresa se encuentran saturados de funciones lo cual ocasiona que no se lleven a cabo en su totalidad las actividades registradas en cada uno de los procesos. En cuanto a los procesos que se llevan a cabo actualmente indagamos con la encargada del rea de Calidad de la empresa Ing. Paula Paz, quien nos informa no existe ninguna direccin, acompaamiento gestin, seguimiento o supervisin por parte de las Directivas de Odinsa S.A., para que sean llevados a cabo los procesos que se elaboraron y aprobaron a finales del ao 2006; lo cual se materializa en que las actividades son ajustadas a criterio de cada empleado en cada Departamento conforme a lo solicitado por los Directivos. Entre otras podemos evidenciar esta saturacin de funciones en las reas Jurdica y Administrativa (Ver explicacin detallada en informe entregado a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera). En cuanto al seguimiento realizado a las planillas de control en donde registran los consecutivos de Ofertas Mercantiles y rdenes de Compra, determino que continua realizndose de manera manual aunque ya elaboro un archivo magntico con el fin de facilitar las consultas; este encuentra pendiente de actualizarse contra las planillas manuales. se se se se

B.

Recomendaciones Realizar los Ajustes correspondientes del organigrama de la empresa de manera oportuna conforme se definan reestructuraciones al interior del Grupo Odinsa S.A. Se debe realizar un trabajo en cada una de los Departamentos de la empresa tendiente a determinar las funciones efectuadas por cada uno de los empleados, con el fin de evaluar si el personal actual se encuentra en capacidad de responder por cada una de las labores encomendadas; determinando aquellas actividades que requieren de apoyo o seguimientos especficos. En cuanto a los procesos que se elaboraron y aprobaron a finales del ao 2006; ms las observaciones que ha presentado la Auditora Interna, se deber crear un Lder de Gestin en cada una de las diferentes reas de la Empresa para coordinar con el rea de calidad de la Empresa, el desarrollo y ejecucin de los procesos aprobados ms los diferentes cambios que se deben realizar.

III.

AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION Plan tecnolgico y administracin de los recursos fsicos y lgicos Seguridad fsica y lgica de la informacin Evaluacin de la direccin de informtica Verificacin de licencias de software y seguros Proyecto de sistematizacin para Odinsa Auditoria Plan de implementacin nuevo sistema.

A. Observaciones Se verifico satisfactoriamente la realizacin de mantenimientos preventivos y peridicos a los equipos de cmputo de la empresa. Sin embargo, en cuanto al Mantenimiento correctivo se observa que estas actividades son registradas teniendo en cuenta a los usuarios y no los equipos a los que se les realiza el trabajo, lo cual permite determinar Parcialmente a cuales equipos asignados se ha efectuado mantenimiento (teniendo en cuenta que aunque se tiene la informacin esta se encuentra dispersa en varios archivos); limitando esta bsqueda en casos tales como asignacin de nuevos equipos a empleados o cuando se realizan trabajos a equipos no asignados o reasignados para lo cual se deben realizar procesos adicionales para su consolidacin.

Finalmente se determino que actualmente no se deja constancia impresa o debidamente firmada por cada uno de los usuarios al momento de recibir los servicios de mantenimiento. En la auditora practicada a los Sistemas de informacin, efectuada en el mes de febrero de 2008 y presentado a la Vicepresidencia Financiera y Administrativa, entre otros se puede concluir: 1. No se estaban manejando correctamente los backups, en algunas reas de la empresa. 2. Desde el 10 de octubre del 2007 no se entregan cintas al rea de archivo para su envi a custodia externa con REDFILE. 3. No hay evidencia que se est validando la calidad actual de los backups. 4. Los comits de sistemas no se realizan desde el 28 de septiembre de 2007. 5. Se debe evaluar el Plan de Contingencia y documentar los procesos pendientes relacionados al buen servicio y a la disponibilidad de recursos informticos. 6. No se evidencio un procedimiento para el ingreso y retiro de equipos de la pliza de seguros.

PROYECTO DE SISTEMATIZACION PARA ODINSA Con base en la auditora practicada al Proyecto de Sistematizacin para implementar en el ao 2009, elaborado por la Ingeniera Liliana Ramrez, se estableci lo siguiente: 1. El cronograma planteado no tiene en cuenta los tiempos de cargue de datos inciales, histricos, parametrizacin del sistema. El tiempo de un mes no es suficiente para la etapa de prueba y evaluacin de los 22 procesos involucrados, mnimo se requieren tres meses. La etapa de diseo preliminar no especifica un cronograma detallado de los 22 procesos involucrados. No estn definidos los requerimientos que deben cumplir los diferentes proponentes as como la experiencia y el tipo de cliente en los que hayan implementado soluciones.

2.

3.

4.

B. Recomendaciones 1. Complementar el archivo magntico de Formato de Solicitudes de Servicio y Asistencia Tcnica, incluyendo la informacin de equipos y dems elementos de Hardware asignados a cada uno de los usuarios, relacionando tipo, nmero de serie e informacin adicional que permita elaborar las bitcoras y Hojas de vida para cada uno de los elementos a cargo de Compumarketing de Guayaquil. Todo mantenimiento suministrado por Compumarketing S.A., debe ser firmado por el empleado del Grupo Odinsa S.A. a quien se le realiza el servicio, como constancia de recibo a satisfaccin relacionando la fecha y las actividades llevadas a cabo.

2. Sobre la Seguridad fsica y Lgica Se debe incluir en el procedimiento de backups, la verificacin de la programacin semanal para ejecutar de manera controlada los backups que no se realizan en forma automtica. Aprovechando que se cuenta con una empresa de custodia de informacin (Redfile), se debe disear y ejecutar un procedimiento para almacenamiento de cintas y backups en un rea externa a la compaa. Este proceso se debe hacer mnimo dos veces al mes y debe tener planillas de control y codificacin de cintas que hagan fcilmente identificable estos medios en caso que sea necesario utilizarlos. Mnimo cada dos meses se deben hacer pruebas para verificar que las cintas usadas son lebles. La interventoria del contrato de sistemas debe validar la ejecucin de esta labor.

IV.

GESTION HUMANA

Seguimiento de los procedimientos de seleccin y contratacin de personal y sus respectivas autorizaciones. Requisitos y documentacin. Seguimiento a las polticas y planes de capacitacin. Seguimiento de los procedimientos para la liquidacin y pagos de nmina. Seguimiento al procedimiento establecido para clculo y registro de las provisiones laborales.

A. Observaciones No se han elaborado las carpetas y archivos de algunos de los empleados contratados por el grupo Odinsa S.A. Como resultado de nuestra evaluacin se determino que no se cumple con los procedimientos establecidos ya que el archivo fsico del personal contratado por Odinsa S.A. se encuentra desactualizado documentalmente, por lo cual no se puede establecer si se realizan cada uno de los pasos y documentos generados en los procedimientos de ingreso de personal. Al revisar y recalcular la consolidacin de prestaciones sociales correspondientes y al verificar las vacaciones se observaron Empleados con ms de Dos (2) periodos pendientes de Pago acumulados, por lo tanto se debe dar cumplimiento a las disposiciones en materia laboral.

V.

CONCLUSION

Con base a lo evidenciado en el presente informe, las debilidades registradas obedecen a que no se llevan a cabo cada una de las actividades de los procesos que se han venido implementado por la empresa desde el ao 2006, la administracin es consciente que la saturacin de funciones en cada uno de los departamentos es la causa primordial de este incumplimiento; y aunque a la fecha no han distorsionado sustancialmente los Estados Financieros, si pueden ocasionar sobrecostos administrativos y operativos en la ejecucin de los trabajos de recopilacin, custodia y administracin de la informacin.