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I: Concepto y generalidades de la Nmina

1. Concepto y generalidades de la nmina


1.1. Concepto de nmina:

La nmina es el documento en el que se consignan los das trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los dems conceptos de percepcin o deduccin para cada uno de ellos, en un periodo determinado.

1.2. Tipos de nmina:


La nmina puede ser clasificada de acuerdo a: a. Su periodicidad: a.i. Nmina semanal; a.ii. Nmina quincenal; a.iii. Nmina mensual; a.iv. Nmina confidencial. b. El concepto de pago: b.i. Nmina para pago de gratificaciones; b.ii. Nmina para pago de PTU; b.iii. Nmina para pago de despensas; b.iv. Nmina para pago del fondo de ahorro; etc. c. Al momento de su emisin: c.i. Nmina para pago de finiquitos; c.ii.Nmina para pago de liquidaciones; d. Nminas especiales: d.i. Nmina para pago de vacaciones y prima vacacional; d.ii. Nmina para pago de comisionistas; e. Eventuales: e.i. De ajustes.

1.3. Proceso de nmina


1.3.1. Concepto
Llamamos proceso de nmina, al proceso, peridico o espordico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores.

1.3.2. Entorno del proceso de nmina


Regularmente se dice que la nmina es un proceso de relaciones industriales o de recursos humanos a travs de su departamento de personal, sin embargo, en la prctica intervienen otros departamentos para procesar informacin ntimamente relacionada a los datos que se tienen de los empleados. As, el rea de Informtica intervendr en su procesamiento y calculo, el rea de finanzas tendr que ver con el pago, el rea de contabilidad habr de contabilizarla, el rea fiscal definir las polticas de acumulacin para efectos fiscales y preparara las declaraciones peridicas para las dependencias oficiales, el rea de presupuestos estimara los efectos de los pagos futuros y finalmente, sin lugar a dudas, el rea de recursos humanos intervendr en la supervisin de todo el proceso. Eventualmente, cuando la empresa es pequea o mediana, todas estas funciones estarn a cargo de unas cuantas personas que cubrirn todas las funciones. Desde la empresa que tiene unos cuantos empleados en la misma oficina, hasta la que tiene miles distribuidos en diferentes localidades, todas tienen la necesidad de elaborar una nomina y cubrir una serie de requisitos relacionados con ella. Mas sencilla la que maneja pocos empleados y mas

compleja la que tiene muchos y muchas prestaciones, pero todas mas o menos con las mismas bases y con la misma necesidad de cumplir con disposiciones laborales, fiscales y legales. Desde el dueo de la pequea empresa hasta los accionistas y directores de las grandes corporaciones, pasando por funcionarios de todos los niveles que tienen que formular la nomina, supervisarla o definir polticas, todos deben conocer un mnimo de la misma y de sus efectos y repercusiones. Esto incluye alas empresas extranjeras domiciliadas en Mxico con trabajadores mexicanos a su servicio.

1.3.3. Inicio y trmino del proceso de nmina


Podra decirse que el proceso de nomina empieza por la definicin de polticas relativas al pago a trabajadores y termina con el pago de participacin de los trabajadores en las utilidades (incluyendo a los ex-empleados), pasando por tareas como alta del empleado, presentacin de avisos, elaboracin de la nmina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentacin de declaraciones, presentacin de reportes, etc. Es decir, el proceso de nomina debe comprender todo lo relacionado con ella, independientemente de quien lo haga dentro de la organizacin: contabilizar la nomina, calcular las provisiones de gratificacin o de prima vacacional, tambin es parte del proceso de nomina porque estn basados en datos del empleado y en los pagas efectuados a estos. Lo mismo sucede con las declaraciones y pagos al IMSS y a la SHCP, o con el clculo del subsidio para el empleo o el porcentaje de riesgo de trabajo. Llevar el control de los das de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de prstamos tambin es parte del proceso de nomina porque finalmente van a derivar un pago o un descuento al empleado. Y que decir de proporcionar informacin para las revisiones de las autoridades fiscales, ya se trate del dictamen para el seguro social o para la Secretara de Hacienda a travs de declaraciones o del dictamen para efectos fiscales. Todo lo que esta relacionado con la nomina, forma parte del proceso de nomina.

1.3.4. Procedimiento administrativo para la elaboracin de la nmina


EI proceso normal de una nomina, comprende en forma general, los siguientes pasos:

1) Definicin de polticas de pago y de descuento: Esto es fundamental para facilitar todo el


proceso y la administracin de la nomina.

2) Definicin de calendarios de pago: Regularmente se deber hacer antes del inicio de ao y


para todo el ao. Depender de los tipos de nomina que se definan. 3) Alta de los empleados: Se har al ingreso de cada uno de los empleados y deber procurarse recabar todos los datos que nos sean necesarios para todo el proceso. 4) Consideracin de los movimientos de incidencias: Los mas comunes: las faltas, incapacidades, tiempo extra, vacaciones, etc. 5) Consideracin de conceptos de pago y descuento para la nomina que se esta procesando: Segn la nomina que se esta procesando, sern los conceptos que se incluya (Si se opera la nomina de PTU, no tendremos conceptos como faltas, tiempo extra, etc.). 6) Consideracin de los pagos o descuentos fijos: Aqu nos referimos a descuentos de prstamos, por ejemplo. 7) Obtencin y chequeo de cifras de control: independientemente del sistema que se utilice, deberemos asegurarnos que estamos incluyendo todo lo que necesitamos o queremos incluir. 8) Calculo de la nomina: Parte medular del proceso. 9) En caso necesario, recalculo de la nmina: Esto para incluir nuevas incidencias o para corregir alguna situacin que detectemos como incorrecta. 10) Obtencin de reportes y archivos: Hablamos de reportes normales como la nmina misma, los recibos en los que habrn de firmar los trabajadores y los resmenes normales. Adems de los archivos que enviamos al banco para pagar con crdito a cuentas bancarias o de los

archivos que requieren las empresas que proporcionan los vales despensa o que administran el fondo de ahorro. 11) Pago de la nomina: Cuando la forma de pago sea efectivo o cheque, ya que cuando sea a travs de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior. AI terminar este paso, sabremos que la nomina ya no tendr mas correcciones (los trabajadores son los primeros en detectar cualquier error o problema). 12) Contabilizacin: Se incluye cada una de las nominas elaboradas, regulares o especiales y la contabilizacin de provisiones. 13) Cierre de la nomina: Entindase esto, como el paso definitivo para considerar inamovible lo efectuado y empezar a operar el siguiente periodo. 14) Presentacin de informes y declaraciones: Se incluye en este paso todo lo dems relacionado a la nomina, llmese declaraciones mensuales o anuales.

1.4. A quienes se debe incluir en la nmina?


En principio, deberan incluirse a todas aquellas personas fsicas que tienen una relacin de trabajo subordinado con la empresa, sea esta una persona fsica o moral. Sin embargo, deberamos agregar que siendo una responsabilidad laboral de la empresa, esta debe decidir a quien incluye o no incluye en la nmina. Algunos gerentes y directores, no se consideran trabajadores cuando su retribucin esta condicionada a la obtencin de utilidades. Los becarios tampoco sern trabajadores su si actividad no es productiva para la empresa. La empresa es quien decidir a quien incluye y deja de incluir en la nmina.

1.5. Informacin incluida en la nmina


1.5.1. Datos de la empresa 1.5.1.1. Informacin bsica
Los datos de empresa que se deben tener presentes para una adecuada administracin de la nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, son los siguientes: Nombre de la compaa: Deber considerarse tal y como aparece en la escritura constitutiva (o acta de nacimiento, si se trata de una persona fsica) y deber aparecer en todos los avisos y declaraciones que se presenten ante autoridades laborales o fiscales. R.F.C. de la compaa: Este es el que da la SHCP en el alta de la empresa. Registro patronal: Este es el registro ante al IMSS Nmero de expediente Infonavit: Es el que otorga el INFONAVIT al registrar a la empresa como patrn. Tambin es nico por razn social. Zona de salario mnimo: Es importante ubicar a que zona corresponde la direccin de la empresa (de entre las zonas A, B o C), que puede ser diferente a la del empleado, porque muchos clculos se van a referir al salario mnimo de esa zona. Para todos los clculos de impuestos, se podr considerar el SMG de la zona geogrfica que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que est situada su casa habitacin. Giro: En este caso, el giro en el alta ante la SHCP puede ser ligeramente diferente al giro que corresponde a la empresa segn la clasificacin del RACREFI, por lo que habr de considerarse el giro segn sea la dependencia a la que est dirigido el documento que lo consigne. Representante legal: Este representante legal es el designado para efectos laborales nicamente, es decir, puede ser diferente del representante legal general o con mayores poderes y puede ser

diferente al que haya firmado los avisos de alta ante la SHCP, el IMSS o el INFONAVIT. Ser el que firme las declaraciones peridicas ante las dependencias sealadas. R.F.C. y/o CURP del representante legal: Es el registro federal de contribuyentes y/o la clave nica de registro de poblacin de la persona fsica que se menciona en el prrafo anterior. Prima de riesgo de trabajo: Es la que se determina en los trminos de la LSS (artculos 70-79) y su reglamento. Desde la inscripcin de la empresa en el IMSS, y despus por la autodeterminacin que cada ao deber hacer la empresa, deberemos considerar esta prima (artculo 72 LSS). Deberemos tener una prima por registro patronal (artculo 26 RACREFI). La fecha de vigencia ser normalmente del 10 de marzo al 28 de febrero del siguiente (artculo 28 RACREFI) Clasificacin de grado de riesgo: Este dato tiene relacin con el anterior. Por cada registro patronal, debemos tener presente la clase y la fraccin en que fue clasificada la empresa para determinar la prima de seguro vigente (artculo 18 RACREFI) Factor para clculo de intereses del fondo de ahorro: Si se maneja el concepto de fondo de ahorro, existe la posibilidad de tener que usar un factor para repartir entre los participantes del plan de fondo de ahorro, los intereses generados por la inversin del fondo. Factor para clculo de intereses de caja de ahorro. Igualmente, si se tiene el concepto de caja de ahorro, podramos tener la misma necesidad sealada en el prrafo anterior. Porcentaje de inters anual para prstamos del fondo de ahorro: Este ser otro dato necesario si se tiene el Plan de Fondo de Ahorro. Este dato puede variar cada mes Porcentaje de inters anual para prstamos caja de ahorro: Este ser otro necesario si se tiene el Plan de Caja de Ahorro. Este dato puede variar cada mes. Direccin: Si se tiene ms de una localidad por cada una de ellas debe tenerse presente la direccin, precisando: Calle y/o manzana, Nmero exterior e interior, Colonia o Poblacin, Municipio, Entidad Federativa y Cdigo Postal. Telfono: Este dato ser necesario para algunos avisos al IMSS. Debe considerarse para cada localidad con la clave LADA. Calendario de pagos: Ser necesario elaborar el calendario de pagos antes de iniciar el ao. Con base en este calendario (que tendr que ser uno para cada tipo de nmina), se podr precisar, por cada nmero de nmina o periodo, los das que corresponden a cada uno, los das en que se pagar fsicamente los sueldos, sobre todo cuando se atraviesan das festivos o puentes, el mes en el que se contabilizar, el ejercicio al que corresponden los movimientos del fondo de ahorro consignados en el perodo (que puede tener una vigencia diferente al ao fiscal) y los perodos en que se efectuarn ciertos pagos o descuentos. Das no laborables: Ser conveniente precisar a principio de ao, los das que no sern laborables ya sea por Ley o por acuerdo con el sindicato de la empresa o con sus trabajadores. As mismo, se puede negociar que algunos de esos das se cambie por otro que convenga ms a la empresa o a los trabajadores, o se puede definir si alguno de los das cercanos a descanso obligatorio se dan en forma general a cuenta de vacaciones para aprovechar los descansos. Formas de Pago: Aunque la LFT obliga a pagar los sueldos y salarios en efectivo (artculo 101 LFT), permite tambin excepciones condicionadas a que exista el pago en efectivo, como es el caso de la nmina de despensa que se puede pagar con vales (artculo 102 LFT). Por otra parte, la prctica y la realidad cotidiana, han hecho que surjan formas de pago diferentes, que la Suprema Corte de Justicia de la Nacin ha aceptado como pago en efectivo como son el pago a travs de tarjeta bancaria y cheque. Por lo tanto, debe sealarse la forma de pago para cada una de las nminas (aunque dentro de la misma nmina podran haber diferentes formas de pago, es decir, podra ser que a algunos trabajadores de la nmina semanal que se paga en efectivo, prefirieran cobrar a travs de tarjeta bancaria). Turnos: Cuando exista la necesidad de trabajar en la empresa ms de ocho horas diarias, lo que sucede regularmente en las fbricas o en los almacenes que estn abiertos al pblico ms de esas

horas, se deben sealar los turnos en que laborarn los empleados. De los mismos, y de acuerdo con las negociaciones con los empleados, se debe sealar las horas que corresponden a la jornada normal y las horas que se deben considerar para clculo del tiempo extra.

1.5.1.2. Polticas de pago, descuentos y prestaciones


Aunque las polticas de pago, descuentos y prestaciones no sern directamente expresadas en el recibo de nmina que se entregar al empleado, si es vital que la empresa deje bien claras estos conceptos al trabajador, para as evitar cualquier tipo de reclamacin en el futuro, lo cual creara un ambiente de trabajo bastante pesado. Dentro de las principales polticas que la empresa debe determinar, se encuentran: a. b. c. d. Poltica Poltica Poltica Poltica de de de de vacaciones; gratificaciones; fondo/caja de ahorro; despensas; etc.

1.5.1.3. Obligaciones legales y fiscales


Dentro de la elaboracin de la nmina, el correcto conocimiento de las obligaciones fiscales es de gran importancia, pues estn relacionadas directamente con la correcta determinacin de las retenciones a enterar por todos los trabajadores, no solo de Impuesto Sobre la Renta, sino tambin de otros contribuciones, como son: las cuotas IMSS e INFONAVIT, el 2% sobre nminas del D.F., etc. Es de gran importancia tambin que los empleados estn al tanto de las obligaciones fiscales de la empresa, pues esto los incluye, ya que la empresa cumplir con las obligaciones fiscales de los trabajadores y en ocasiones estos, al recibir su taln de nmina, no saben a que se refieren algunas de las retenciones que se les estn haciendo, lo que los lleva a tener algunas inconformidades.

1.5.1.4. Calendario de pago


Es un programa donde se considera la fecha de elaboracin y pago (no necesariamente debe ser la misma) de la nmina de un periodo, por lo regular, anual. Este calendario se elabora con el propsito de ayudar al departamento de contabilidad o recursos humanos al correcto cumplimiento de sus obligaciones hacia con los empleados.

1.5.2. Datos de los empleados 1.5.2.1. Informacin bsica


Los datos que debemos conocer de cada empleado para manejar adecuadamente una nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, los podemos clasificar en cinco grandes grupos: datos de identificacin, datos para pago, datos de ubicacin, fechas y otros. Detallamos cada uno de ellos.

1.5.2.1.1.

Datos de identificacin

Nombre del empleado: Evidentemente, este dato es bsico. Es conveniente registrarlo tal y como aparece en el acta de nacimiento del trabajador empezando por apellido paterno, apellido materno y nombre porque as lo solicitarn dependencias oficiales como el IMSS, INFONAVIT y SHCP, etc. Y este tipo de archivo facilitar la bsqueda de datos de los empleados. Nmero del empleado: Este es un dato interno de control de la empresa. Siempre ser ms fcil, uniformar la informacin a travs de un nmero comn para cada empleado: tarjetas de tiempo, credenciales, cdigos de acceso, estados de cuenta, etc. Clave nica de Registro de Poblacin (CURP): Esta clave es un instrumento de registro que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, as como a los mexicanos que residen

en el extranjero. Este nmero es muy importante ya que ser la clave de identificacin indispensable para cualquier trmite que se realice ante las dependencias del sector pblico. Registro Federal de Contribuyentes (RFC): Este es el nmero de alta la SHCP. Es indispensable que siempre tengamos la informacin completa y correcta porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones fiscales. Nmero de Seguridad Social (NSS): Este es el nmero de afiliacin al IMSS, igualmente, es indispensable que siempre tengamos la informacin completa y correcta, tal y como la asigna el SS, porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Cuando el trabajador que ingresa a la empresa ha tenido antes otro empleo, deberemos solicitarle nos proporcione su NSS o si es su primer trabajo, debe ir a solicitarlo a la subdelegacin que corresponda al domicilio de la empresa. Fecha y Lugar de Nacimiento: Estos datos son esenciales para tramitar todas las claves antes mencionadas. Sexo: Este dato simplemente nos ayuda para interpretar correctamente el nombre del empleado. Estado Civil: Este dato se utiliza para efectos del IMSS,

1.5.2.1.2.

Datos de ubicacin

Direccin del empleado: Se deben precisar los datos necesarios para conocer el lugar de residencia del trabajador: Calle y/o manzana, nmero (interior y exterior), colonia, poblacin, delegacin, municipio, entidad federativa, cdigo postal, etc. Puesto: Es el nombre del puesto asignado al empleado. Departamento, subdireccin, direccin, compaa: Estos datos sern necesarios para lograr una adecuada clasificacin de la nmina. Centro de costos: Es al que normalmente est asignado el empleado. Es una entidad contable que representa a una direccin, a una subdireccin, a un departamento o a las diferentes combinaciones de ellos para las asignaciones de recursos, gastos o presupuestos. Dato necesario para lograr una adecuada contabilizacin de la nmina. Clave Contable del Empleado: Esta clave ser para identificar en que tipo de gasto se contabilizarn las percepciones del empleado. Servir tambin para elaborar las cdulas del Dictamen para efectos del Seguro Social. Los valores posibles sern: 01 02 03 04 05 Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta Gastos de Venta Gastos de Administracin Otras Cuentas

Pueden existir subdivisiones de stas o inclusive otras adicionales segn las necesidades de la empresa. Zona de Salario Mnimo General: Es la zona en la que est situada su casa habitacin y puede ser diferente a la de la empresa, muchos clculos se van a referir al salario mnimo de esa zona. Para todos los clculos de impuestos, se podr considerar el SMG de la zona geogrfica que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que est situada su casa habitacin. Lugar de Trabajo: Se refiere a la localidad. Este dato tiene estrecha relacin con el registro patronal de la empresa, por lo que si se tienen varias localidades, es importante ubicar al empleado en una de ellas. Nmero de Registro Patronal del IMSS: Este es el registro en el que est asignado el empleado y es importante sobre todo cuando es comn que el empleado (tcnico, por lo regular) cambie continuamente de sucursal o de proyecto en distintos estados del pas.

Sindicato: Si se tienen varios sindicatos ser conveniente saber a cual de ellos est afiliado el empleado. Turno: Es al que normalmente (no exclusivamente) estar asignado el empleado. Es el orden sucesivo que se establece para la ejecucin de la jornada de trabajo de un obrero y esta especificado en el reglamento interior de trabajo. Telfono: Este dato ser necesario en caso de accidente o para verificar razn de ausencias. Debe considerarse con la clave LADA. Si es posible, debe considerarse tener mas de un numero en el que se pueda localizar al trabajador o a alguno de sus familiares.

1.5.2.1.3.

Datos para pago

Categora: Es la asignada al empleado y est en relacin con el tabulador de sueldos. Por ejemplo, secretaria, auxiliar de contabilidad, supervisor, mecnico de 1era., chofer, etc. Si es de las consideradas dentro de los salarios mnimos profesionales, es conveniente que la nomenclatura del puesto y de la categora sea Igual a la consignada en la lista que anualmente publica la Comisin Nacional de Salarios Mnimos. Tipo de contratacin: Se refiere al tipo de contrato con el que el trabajador presta sus servicios: contrato individual (confianza, confidencial), contrato colectivo (Sindicato) u honorarios. Lugar de pago: Est en estrecha relacin con el lugar de trabajo (artculo 108 LFT), si no fuera el mismo, el trabajador debe escoger. Tambin ser necesario saberlo con precisin cuando los pagos de los sueldos y salarios se hacen en diferentes localidades o cajas (lo cual evita acumular grandes cantidades de dinero en efectivo en un solo lugar en la fecha de pago). Regularmente ste se especificar en el RIT. Forma de pago: Es la forma en que cobrara su sueldo normal el empleado, como vimos en el capitulo anterior, puede ser: efectivo, cheque o cuenta bancaria. Banco, Sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria: Estos datos sern necesarios cuando la forma de pago del empleado sea a travs de una cuenta bancaria: cuenta de cheques, tarjeta de crdito, tarjeta de dbito, invermtico, invernmina, inverfin, inversin nmina inmediata, etc. Para banco, existe una clave de institucin conforme al catlogo de nmero de trnsito de la Asociacin Mexicana de Bancos. A.C. que sera conveniente utilizar, para Sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria, el banco proporciona los datos de cada uno de sus cuentahabientes. Situacin contractual: Se refiere a las condiciones vigentes del contrato. Sera conveniente tener inicialmente la clasificacin que requiere el SS: 1) Trabajador permanente, 2) Trabajador eventual ciudad, 3) Trabajador eventual construccin y despus las adicionales que sean necesarias para la empresa. Tipo de nmina: Es la nmina regular en la que se incluir el empleado: semanal, quincenal, mensual o confidencial. Sueldo diario: Es la percepcin diaria asignada al trabajador. Sueldo mensual: Es la percepcin diaria elevada al mes. Sueldo diario x 30. Salario diario integrado T25: Es el salario base de cotizacin para el SS, topando 25 veces el salario mnimo general de la zona A. Salario diario integrado TXX: Es el salario base de cotizacin para el SS en los ramos de invalidez y vida. Cesanta en edad avanzada y vejez y para las aportaciones al Infonavit, topado a un numero XX de veces el salario mnimo general de la zona A. Sueldo variable: Es la parte diario integrado que varia cada bimestre. Sueldo Base de liquidacin: Este ser el salario integrado segn la LFT para los efectos de liquidacin.

Tipo de sueldo: Dato necesario para avisos de SS: 0 salario fijo, 1 salario variable y 2 salario mixto. Por la mecnica de clculo del salario base de cotizacin, deberan ser todos los sueldos, 2 salarios mixtos. Datos anteriores: Cuando alguno de los datos de sueldo diario, sueldo mensual, salario diario integrado Y25, salario integrado TXX y sueldo variable, cambian por aumento de sueldo, aumento en los SMG, por cumplir un ao ms de antigedad en la empresa o por reclculo de las percepciones variables del mes anterior, debemos guardar el dato inmediato anterior, con su respectiva fecha de cambio, porque ser necesario para avisos ABC ante el SS.

1.5.2.1.4.

Fechas

Fecha de nacimiento: Este dato, que tiene a desaparecer generalmente al generalizarse el uso del CURP, es utilizado en los avisos ABC del SS y debe considerarse -como todos los datos de fecha siguientes- con dos dgitos para el da, dos para el mes y cuatro para el ao. Fecha de ingreso: Es la correspondiente al ingreso del empleado a la empresa y deberamos de precisar, del ltimo ingreso a la empresa, porque pueden existir reingresos. Fecha de antigedad: Regularmente ser igual a la de ingreso, sin embargo, puede ser diferente cuando son varias compaas con intereses comunes y los empleados pasan de una a otra segn conviene a sus intereses y se decide respetarles su antigedad original. (Artculo 158 LFT). Fecha de planta: Esta fecha puede ser significativa o informativa para la empresa, pero para todos los aspectos legales se debe respetar la anterior, es decir, la fecha en que entr el trabajador aunque no tuviera la planta, como su fecha de antigedad. El uso de esta fecha de planta es muy comn actualmente y se fija o determina cuando el trabajador concluy su periodo de prueba. Tambin procede cuando un trabajador contratado por obra determinada o por trabajos extraordinarios se convierte en trabajador de planta (artculo 158 LFT). Existen tambin trabajadores suplentes o discontinuos que slo cubren ausencias de trabajadores de planta, pero an con estas caractersticas, despus de algn tiempo, por contrato colectivo de trabajo, se les debe dar la planta. Este dato tambin nos ser de utilidad para determinar opcin a crdito FONACOT. Fecha de antigedad en el puesto: Con frecuencia el sistema de escalafones consignado en el CCT o en el RIT, considera esta fecha para el otorgamiento de promociones o movimientos de escalafn. Fecha de vencimiento del contrato: Debera existir solamente cuando el contrato es por obra determinada o por los trabajos extraordinarios (artculo 35 LFT y siguientes), sin embargo al igual que la anterior se usa tambin para sealar la terminacin del periodo de prueba. Fecha de cambio de sueldo: Se refiere a la fecha en que cambia la parte fija del sueldo, porque la parte variable cambia prcticamente cada bimestre. Fecha de baja: Es en la que se suspende la relacin laboral. Fecha de baja SS: Es en la que se consigna el aviso de baja al SS. Regularmente es igual a la anterior, pero si por alguna circunstancia el aviso al SS no se envo oportunamente, las obligaciones de la empresa terminan hasta que el SS recibe el aviso correspondiente (artculo 37 LSS). Lo mismo sucede si la baja del trabajador ocurri cuando el empleado estaba incapacitado (artculo 21 LSS). Motivo de baja: Dato necesario para los avisos de baja ante el SS. Este dato ser particularmente til cuando exista un reingreso del trabajador. Los siguientes son un ejemplo de los valores posibles que coinciden con la clasificacin que le da el SS: 1) Terminacin de contrato, 2) Separacin voluntaria, 3) Abandono de empleo, 4) Despido, 5) Defuncin, 6) Clausura, 7) Otros.

1.5.2.1.5.

Otros

Beneficiarios: Es importante que el trabajador designe a sus beneficiarios porque ellos sern los que tengan derecho a recibir las prestaciones e indemnizaciones pendientes de pago al momento

del fallecimiento del trabajador (artculo 115 LFT). Tambin es importante para efectos del seguro de vida que la empresa contrate. Los beneficiarios para efectos del SS y de la AFORE, los debe designar el trabajador directamente ante el IMSS. Padre y madre: Estos datos sern solicitados por el SS al momento de dar aviso de alta de trabajador. Se debern consignar aunque los mismos se encuentren finados. Porcentaje variable: Aportacin caja de ahorro. Aportacin adicional al SAR. Finalmente, si el trabajador decide aportar un porcentaje voluntario diferente al de los dems trabajadores para la caja de ahorro o para el SAR, ser una circunstancia que deberemos tener presente. Presenta declaracin anual: Siempre ser necesario saber si el trabajador presenta o no declaracin anual y este dato lo tenemos que actualizar en cada ejercicio.