Está en la página 1de 33

ECOPETROL S.A.

PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 00

VIT-DPY-P011

Fecha divulgacin: xxx de 2009

Pgina 1 de 33

| RELACIN DE VERSIONES VERSIN 00 DESCRIPCIN Emisin del Documento FECHA Abril de 2009

ELABOR Consorcio Applus Colombia

REVIS +

APROB

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 2 de 33

1. OBJETO ............................................................................................................................ 3 2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3 3. GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................................................ 3 4. GENERALIDADES .............................................................................................................. 6 5. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................... 6 6. EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO ....................................................................... 6 6.1. Roles y Responsabilidades ............................................................................................... 6 6.2. Directorio de Personal de Direccin ................................................................................. 7 6.3. Organigrama definitivo revisado/ aprobado .................................................................... 7 7. PLANIFICACION DEL PROYECTO .................................................................................... 7 7.1. Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) ............................................................................... 7 7.2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS) ........... 7 7.2.1. Diccionario de la WBS ..................................................................................................... 8 7.3. Programa Maestro de Trabajo (PMT) ................................................................................ 8 7.4. Programa Detallado de Trabajo (PDT) .............................................................................. 9 7.4.1 Programa Detallado de Trabajo de Ingeniera. ............................................................ 12 7.4.2 Programa Detallado de Trabajo de Compra. ................................................................ 12 7.4.3 Programa Detallado de Trabajo de Construccin, Entrega de Sistemas, Arranque y Desmantelamientos. .................................................................................. 13 7.5. Definicin de las Actividades.......................................................................................... 13 7.5.1 Pasos (Steps) de las Actividades ................................................................................. 13 7.6. Secuencia lgica de las Actividades .............................................................................. 14 7.7. Restricciones ................................................................................................................... 14 7.8. Recursos de la Actividades............................................................................................. 15 7.9. Duracin de las Actividades ........................................................................................... 16 7.10. Atributos de las actividades ......................................................................................... 17 7.10.1 Cdigo de la actividad (Activity Id)................................................................. 17 7.10.2 Cdigo de la actividad (Activity Codes) ......................................................... 18 7.11. Ruta Crtica .................................................................................................................... 19 7.12. Sistema de informacin de la Refinera (RIS) .............................................................. 20 8. PROGRAMACIN............................................................................................................. 20 8.1. Plan de Sub-Contratacin ............................................................................................... 20 8.2. Plan de actividades de seguridad, higiene y ambiente ................................................. 20 8.3. Plan de actividades de aseguramiento y control de calidad ........................................ 20 8.4. Curvas de Progreso Fsico (Tempranas y Tardas) ....................................................... 20 8.5. Sistema de Gestin de Riesgos ...................................................................................... 21 8.6. Plan de construccin a cuatro semanas ........................................................................ 21 8.7. Programa de logstica y alistamiento ............................................................................. 21 9. SEGUIMIENTO Y CONTROL ............................................................................................ 22 9.1. Valor ganado .................................................................................................................... 23 9.2. Periodicidad y sistema de informacin de reportes de resultados .............................. 23 9.3. Control Integrado de Cambios ........................................................................................ 25 9.4. Seguimiento y Control de Riesgos ................................................................................. 25 9.5. Control de Costos ............................................................................................................ 25 10. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................. 25

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 3 de 33

1. OBJETO Establecer los lineamientos y requisitos que se deben llevar para la programacin, seguimiento y control de los proyectos de ECOPETROL S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la programacin, seguimiento y control de proyectos y contratos suscritos entre ECOPETROL S.A. y Empresas contratistas. 3. GLOSARIO DE TERMINOS La terminologa presentada a continuacin permite una fcil comprensin del contenido y finalidad de los documentos y programas que se exigen en las diferentes fases de ejecucin de un proyecto. Muchas palabras definidas aqu tienen definiciones ms amplias, y en algunos casos distintos, en el diccionario. Anlisis de Reserva / Reserve Analysis: Una tcnica analtica para determinar las caractersticas y relaciones esenciales de los componentes en el plan de gestin del proyecto a fin de establecer una reserva para la duracin del cronograma, el presupuesto, los costos estimados o los fondos para un proyecto. Calendarios: Hacen referencia al tipo de horario de ejecucin de determinada actividad o conjunto de actividades (Ej. Calendario 1: Das hbiles en Colombia: Calendario 2: Das calendario; Calendario 3: Das calendario con excepciones; etc.). Dentro de la ejecucin del Proyecto, pueden definirse diversos tipos de calendario de acuerdo a las necesidades. Calendario de Recursos: Un calendario de das laborales y no laborales que establece las fechas en las que cada recurso especifico esta ocioso o puede estar activo. Cdigo de actividad / Activity code: Uno a ms valores numricos o de texto que identifica las caractersticas del trabajo o de alguna manera categorizan cada actividad del cronograma y que permiten filtrar y ordenar las actividades dentro de los informes. Control de Costes / Cost Control: El proceso de influenciar los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Tambin conocido como: Control del Costo o Control de Costos. Controlar / Control: Comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado, analizar las variaciones, calcular las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las acciones correctivas apropiadas segn sea necesario.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 4 de 33

Cronograma de hitos / Milestone Schedule: Un cronograma resumido que identifica los principales hitos del PDT. Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo / Work Breakdown Structure: Un documento que describe cada componente en la estructura de desglose del trabajo (WBS). Para cada componente de la WBS, el diccionario de la WBS incluye una breve definicin del alcance o enunciado del trabajo, productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. Otra informacin puede incluir: la organizacin responsable, las fechas de inicio y finalizacin, los recursos requeridos, una estimacin del coste, el nmero de cargo, la informacin del contrato, los requisitos de calidad y las referencias tcnicas para facilitar el rendimiento del trabajo. Entregable: Producto, servicio o resultado nicos derivados de la ejecucin del contrato. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS): La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel ms bajo, denominados paquetes de trabajo, puede programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costes. Especialidad: Identifica a un grupo de labores pertenecientes a una misma disciplina o especialidad (Obras civiles, mecnicas, de tubera, ambientales, elctricas, actividades de seguridad industrial, etc. Histograma de Recursos / Resource Histogram: Un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recurso est planificado para trabajar durante una serie de perodos de tiempo. La disponibilidad de recursos puede estar representada como una lnea para fines comparativos. Barras contrastadas pueden mostrar el consumo real de recursos utilizados a medida que avanza el proyecto. Hitos / Milestone: Un punto o evento significativo dentro del proyecto, Marcan el inicio o finalizacin de un evento significativo o de trascendencia en el proyecto y tienen duracin cero (0). Lnea Base / Baseline: El plan de fases de tiempo aprobado (para un proyecto, un componente de la estructura de desglose del trabajo, un paquete de trabajo o una Actividad del cronograma), ms o menos el alcance del proyecto, el coste, el

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 5 de 33

cronograma y los cambios tcnicos. Por lo general, se refiere a la referencia actual, pero tambin puede referirse a la referencia original o a alguna otra referencia. Generalmente, se utiliza con un modificador (por ej., costos de referencia, referencia del cronograma, referencia para la medicin del rendimiento, referencia tcnica) Nivelacin de Recursos / Resource Leveling: Cualquier forma de anlisis de la red del cronograma en que las decisiones de planificacin (fechas de inicio y de finalizacin) se basan en aspectos relativos a las restricciones de los recursos (por ej., disponibilidad de recursos limitados o cambios de difcil gestin en los niveles de disponibilidad de recursos). Pasos de actividades (Microactrividades)/ Steps: Es la divisin de una actividad en pequeas porciones, esta divisin depende del grado de detalle deseado para el cronograma del proyecto. Es posible asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance fsico). Paquete de Trabajo / Work Package: Un producto entregable o componente del trabajo del proyecto en el nivel ms bajo de cada sector de la estructura de desglose del trabajo. El paquete de trabajo incluye las actividades del cronograma y los hitos del cronograma requeridos para completar el producto entregable del paquete de trabajo o el componente del trabajo del proyecto. Planificacin Gradual / Rolling Wave Planning: Una forma de planificacin de elaboracin gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la estructura de desglose del trabajo, mientras que el trabajo a ms largo plazo se planifica a un nivel relativamente alto de la estructura de desglose del trabajo, pero la planificacin detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos perodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el perodo actual. Restricciones: Son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejar situaciones en la cual la lgica de programacin no sea suficiente para definir la realidad del mismo. Ruta Crtica: Es la secuencia de actividades del cronograma que determina la duracin del proyecto. Es el camino ms largo para el proyecto. Sistema de Informacin de la Refinara (RIS): Sistema que contiene entre sus mdulos el reporte de la programacin de trabajos en plantas en operacin. Unidad de Calendario / Calendar Unit: La unidad de tiempo ms pequea utilizada en la planificacin del proyecto. Por lo general, las unidades calendario se expresan en horas, das o semanas, pero tambin pueden expresarse en trminos de trimestres, meses, turnos y hasta minutos.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 6 de 33

Valor Ganado / Earned Value (EV): El valor del trabajo completado expresado en trminos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo.

4. GENERALIDADES Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA sern contractuales cuando ECOPETROL S.A. y LA INTERVENTORA manifiesten su conformidad con dichos documentos. La revisin y/o comentarios de ECOPETROL S.A. y LA INTERVENTORA, no lo exime de ninguna responsabilidad. Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA, deben ser entregados en copia dura (original y copia) y en medio magntico. Los periodos y tiempos de entrega establecidos en este documento para la presentacin de los entregables, reportes e Informes podrn ser modificados y acordados con El CONTRATISTA durante la etapa de Planeacin.

5. REFERENCIAS NORMATIVAS -Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Tercera Edicin (PMBOK). -Norma NTC ISO 9001 Versin 2000. Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos. -ECP-DCI-P-08 Procedimiento de Control de Documentos del Sistema de Calidad de ECOPETROL S.A. S.A.

6. EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO El equipo de direccin del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de direccin de proyectos, tales como la planificacin, programacin, seguimiento y control y el cierre. Este grupo puede denominarse equipo central, equipo ejecutivo o equipo de liderazgo. 6.1. Roles y Responsabilidades EL CONTRATISTA deber definir los roles, responsabilidades y niveles de autoridad para el equipo del proyecto, definir qu integrante, grupo o unidad del equipo del proyecto es responsable de cada componente de la WBS. Como ejemplo tenemos: Rol del Planificador: Debe planificar cada tarea en detalle, alcance, procedimientos, secuencia lgica, herramientas, materiales, personal, HSE, etc.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 7 de 33

Rol del programador: programa las tareas a ejecutar en dos o tres prximos periodos o turnos, produce la programacin definida de trabajos. Rol de aseguramiento: Con el programa preliminar de trabajos emitido por el programador, asegura que se tienen permisos, condiciones seguras, personal, supervisin, contratos, recursos, equipos, identifica obstculos o restricciones para ejecucin y gestiona hacia quien corresponde, etc. Libera para programacin definitiva, rechaza la logstica y programacin de lo que no est para programar. Rol de Logstica: Obtiene todo lo necesario para ejecutar un trabajo segn lo generado por los Planificadores. EL equipo del proyecto deber tener claro la asignacin de sus roles, responsabilidades y niveles de autoridad durante todo el proyecto 6.2. Directorio de Personal de Direccin EL CONTRATISTA crear y mantendr actualizado el directorio de personal de direccin con sus datos personales. 6.3. Organigrama definitivo revisado/ aprobado EL CONTRATISTA deber presentar la organizacin definitiva del proyecto, con los respectivos currculos. El ingreso, permanencia y egreso del personal clave de esta organizacin y estar sujeto a la aprobacin de ECOPEROL S.A. y/o la INTERVENTORIA.

7. PLANIFICACION DEL PROYECTO EL CONTRATISTA deber tener en cuenta dentro del alcance del contrato EPC sin limitarse a ellas, las siguientes actividades: 7.1. Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) El CONTRATISTA deber asistir a la Reunin de Inicio de Contrato (Kick Off Meeting) con su equipo mnimo de trabajo exigido y aprobado por ECOPETROL S.A. y/o sus representantes designados (Consultor PMC y/o Interventora). Esta reunin ser acordada y realizada. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS) La WBS a utilizar ser la acordada por las partes, su diseo tendr como base la estructura en nivel III del PMSI presentada por ECOPETROL S.A. ver Anexo A.1. En el proceso de la descomposicin de los productos entregables del proyecto en componentes ms pequeos y hasta alcanzar el nivel ms bajo de paquete de trabajo, se debe asegurar que los componentes del nivel inferior de la WBS son aquellos necesarios y suficientes para completar los productos entregables del nivel superior correspondiente y que incluyan el total del alcance del contrato. 7.2.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 8 de 33

El nivel de paquete de trabajo es el nivel ms bajo de la WBS y es el punto en el que el costo y cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma confiable1. El CONTRATISTA actualizar la WBS en la medida que las diferentes fases del proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) se vayan desarrollando. 7.2.1. Diccionario de la WBS El CONTRATISTA deber elaborar y presentar el Diccionario de la WBS del Proyecto, donde se incluya: cdigo identificador, descripcin del trabajo, productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas, responsable, las fechas de inicio y finalizacin, los recursos necesarios, estimacin de costos, informacin del contrato, requisitos de calidad y las referencias tcnicas. 7.3. Programa Maestro de Trabajo (PMT) Con base en la WBS definida El CONTRATISTA deber elaborar el programa maestro del trabajo (PMT), que es el documento mediante el cual el proponente indica la forma como tiene planificada la ejecucin de todas las fases del Proyecto que contratar. El PMT es parte integral de la oferta. Una vez adjudicado el contrato, el PMT pasar a convertirse en un programa detallado del trabajo (PDT), mediante la incorporacin de un mayor nivel de detalle y de las observaciones que ECOPETROL haya hecho al PMT. Este PMT debe incluir las fechas de entrega de los programas detallados de las diferentes fases del contrato (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin). Los Proponentes deben presentar en su oferta un PMT compuesto por:
tem 1 2 3 Documento Estructura de la divisin del trabajo (WBS), como mnimo nivel IV y segn WBS suministrado por ECP Red de tiempos Cronograma bsico nivel IV como mnimo

Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)Tercera Edicin

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 9 de 33

tem

Documento Hitos importantes (fecha de entrega de los programas detallados de trabajo de las diferentes fases del contrato, fin de la ingeniera, llegada de las compras, entrada en operacin, etc.) Histograma estimado de mano de obra por clasificacin de recursos principales y segn cronograma Histograma estimado de equipos (maquinarias, gras, equipos principales) Curva de progreso fsico estimado segn cronograma definido Calendarios de trabajo

5 6 7 8

Tabla 1. Documentos de programacin a presentar en las Ofertas

7.4. Programa Detallado de Trabajo (PDT) Para la elaboracin del Programa Detallado de Trabajo EL CONTRATISTA tendr en cuenta lo siguiente:

El Programa Detallado de Trabajo PDT (Programa Detallado de Trabajo de Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) debe elaborarlo y presentarlo el Contratista dentro del plazo indicado en las CEC, en la minuta del contrato y con el nivel de detalle y el contenido indicado en las presentes especificaciones y/o ampliado en las reuniones de contacto. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deber elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para las fases de Ingeniera y Compras, precisando las actividades secuenciales y plazos, el cual debe ser entregado a la INTERVENTORA dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la fecha de suscripcin del Acta de Iniciacin de los trabajos. Este PDT incluye a nivel de hitos, las fases de construccin, puesta en marcha y desmantelamientos. Si durante el periodo de ejecucin de la ingeniera el CONTRATISTA estima ejecutar actividades de construccin, dichas actividades debern ser incluidas en esta primera entrega del PDT.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 10 de 33

Para efectos de definicin de las actividades de ingeniera se tendr en cuenta que actividades como revisin tcnica de ofertas, aprobacin de planos de fabricacin y as-built; no correspondern a esta fase. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deber elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para la fase de Construccin y Montaje, precisando las actividades secuenciales y plazos, el cual debe ser entregado a la INTERVENTORA en el momento que la Ingeniera Detallada se encuentre en el 90% de avance de ejecucin. Este PDT incluye a nivel de hitos, las fases de puesta en marcha y desmantelamientos. Si para la fase de Construccin y Montaje existieran actividades a realizar con parada de planta estas se deben presentar en un PDT elaborado en horas (como unidad de tiempo) teniendo en cuenta todo la estructurara definida en este documento, el cual debe ser entregado a la INTERVENTORA 90 das antes del inicio de la Parada de Planta. Con base en la WBS definida a niveles de paquetes de trabajo El CONTRATISTA deber elaborar un Programa Detallado de Trabajo (PDT) para las fases de puesta en servicio, desmantelamientos y actividades de liquidacin del contrato, precisando las actividades secuenciales y plazos, el cual debe ser entregado a la INTERVENTORA en el momento que la fase de construccin y montaje se encuentre en el 90% de avance de ejecucin. Previamente a este hito debe presentarse una versin preliminar para comentarios de la INTERVENTORA. Con cada nueva entrega del PDT incluir las actividades programadas (objetivo) y reales (ejecutadas) de la revisin previamente aprobada por la INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S.A. para las fase(s) anterior (es). Los siguientes sern los tiempos mximos de oportunidad en respuesta de documentos oficiales de programacin, seguimiento y control entre LA INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S.A. y CONTRATISTA Tiempo de revisin de documentos de programacin (PDT) por LA INTERVENTORIA y/o ECOPETROL S.A, cinco (5) das hbiles. Tiempo de inclusin de comentarios y nueva emisin (PDT) por el CONTRATISTA, cinco (5) das hbiles. El CONTRATISTA A travs de la Planificacin Gradual (Rolling wave Planning) para las diferentes fases del Proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin), deber actualizar todos los productos entregables y su vez El MANUAL DE PLANIFICACION PROGRAMACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO. Ver Anexo A.2.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 11 de 33

El PDT ser contractual cuando ECOPETROL S.A. y/o LA INTERVENTORIA manifiesten su conformidad con dicho documento. La revisin y/o comentarios de ECOPETROL S.A. y/o LA INTERVENTORIA al PDT preparado por el CONTRATISTA, no lo exime de ninguna responsabilidad sobre el documento. Cualquier error u omisin en la elaboracin del PDT, es responsabilidad del CONTRATISTA. El Programa Detallado de Trabajo debe elaborarse en el software Primavera Project Planner versin 6.0 (en fechas tempranas para todo efecto de clculo) y debe ser un nico programa asociado para las Fases de Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin, debe entregarse en copia digital y copia impresa en tamao carta. EL CONTRATISTA tendr en cuenta el uso del Planner versin 6.0 bajo licencia de utilizacin. software Primavera Project

EL CONTRATISTA tendr en cuenta que el software Primavera Project Planner versin 6.0 tendr compatibilidad y podr conectarse al software P6 server del LA INTERVENTORIA a travs de la WEB o una red LAN para realizar y mantener actualizado el PDT del proyecto segn los avances respectivos de obra. EL CONTRATISTA tendr en cuenta que el contenido mnimo del programa detallado de trabajo y sin limitarse a ello tendr la siguiente informacin:

tem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Diagrama de Barras

Contenido del PDT Estructura de la divisin del trabajo (WBS)

Actividades y microactividades, incluye (HSE, QA/QC, Logstica, Control y Mitigacin de Riesgos ) Secuencia Lgica (Predecesoras y Sucesoras) Restricciones Recursos (Personal, maquinaria y materiales) Calendarios Atributos (cdigos de actividad ) Ruta Critica Costos de las actividades Layout (Hitos, Diagrama de Barras, Rutas Criticas, Restricciones) Filtros (reas de trabajo, actividades de HSE, QA/QC, Logstica, Control y Mitigacin de Riesgos, Sub-contratos) Curva de progreso fsico segn cronograma estimado (Tempranas y Tardas) general y por reas de trabajo Curva de Ruta Critica

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 12 de 33

tem 15

Contenido del PDT

Curva de Costos Histograma estimado de mano de obra por clasificacin de recursos 16 principales y segn cronograma 17 Histograma estimado de equipos (maquinarias, gras, equipos principales) Cuadros de Control de Seguimiento (C2) segn los niveles de programacin 18 definidos Tabla 2. Contenido del PDT

Para cada una de las fases del proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) EL CONTRATISTA realizar una presentacin gerencial a ECOPETROL S.A. y la INTERVENTORIA del contenido del programa detallado de trabajo este deber contener:
tem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Contenido Estructura de la divisin del trabajo (WBS) Diagrama de Hitos Relevantes Diagrama de Barras Actividades y microactividades Secuencia Lgica Diagrama PERT Restricciones y su justificacin Recursos (Personal, maquinaria y materiales) Calendarios y su criterio de definicin Atributos (cdigos de actividad ) y su criterio de definicin Curvas de trabajo y costos programado Ruta Critica y Estrategia de Ejecucin

12 Sistema de Gestin de Riesgos para tiempo y costos Tabla 3. Contenido de las Presentaciones

7.4.1 Programa Detallado de Trabajo de Ingeniera. Programa Detallado de Trabajo de la Ingeniera, orientado a la planificacin y control de esta Fase, permite definir en forma detallada el total de documentos y planos requeridos. As como la cantidad de horas hombre para su elaboracin y el clculo de porcentajes de avance alcanzados, debe estar desarrollado hasta el nivel VII de la WBS o el nivel que se estime necesario hasta identificar los paquetes de trabajo. 7.4.2 Programa Detallado de Trabajo de Compra. Programa Detallado de Trabajo de las compras de los equipos y materiales debe estar elaborado hasta el nivel VII de la WBS, hasta el nivel de disciplinas, que especifique origen de bienes y servicios, la emisin de requisiciones, colocaciones a los proveedores, tiempos de fabricacin, transporte

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 13 de 33

internacional, anlisis de transportabilidad de quipos de grandes dimensiones. Recepcin en sitio, separando la compra extranjera de la nacional. Tambin se debe indicar las fechas de inspecciones en sitio y de entregas parciales en caso de requerirse, se debe incluir layouts para ver el avance de las compras por frente de trabajo. Se indicaran claramente aquellos equipos con largo plazo de entrega, cuya compra fue iniciada por ECOPETROL S.A.; as como las duraciones de los procesos inherentes a la compra. 7.4.3 Programa Detallado de Trabajo de Construccin, Entrega de Sistemas, Arranque y Desmantelamientos. Programa detallado de trabajo de la construccin (Obra civil, mecnica, elctrica, electrnica, pre-parada, parada y pos parada etc.), de cada una de las actividades principales contempladas en los paquetes de construccin desarrolladas al ltimo nivel de detalle, tomando como referencia la WBS. Programa Detallado de Trabajo de Liquidacin y Cierre del contrato. Programa detallado de trabajo donde esta contenido las actividades de liquidacin y cierre del contrato. 7.5. Definicin de las Actividades Cada paquete de trabajo dentro de la WBS se descompone en las actividades del cronograma necesarias para producir los productos entregables. Con base en la WBS y el diccionario de la WBS para cada paquete de trabajo, EL CONTRATISTA identificar las actividades especficas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto. CONTRATISTA planificar e incorporar en el programa detallado de trabajo del proyecto las actividades especficas de Aseguramiento y Control de Calidad, HSE, Logstica, Mitigacin de Riesgos. El PDT deber tener como mnimo las siguientes cantidades de actividades segn sea el caso
Tamao Proyectos MUS - 2008 # de Actividades de Ingeniera # de Actividades de Compras # de Actividades de Construccin Tabla 5. Cantidades de actividades
<2 5 A 10 25 A 50 50 A 100 100 A 500 > 500

39 46 131

140 164 467

300 350 1000

456 532 1521

697 813 2322

1064 1241 3545

7.5.1 Pasos (Steps) de las Actividades

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 14 de 33

Para el clculo de progreso fsico, las actividades que lo requieran debern desagregarse en microactividades (Steps) utilizando la opcin prevista en Primavera P6. Las Microactividades (Steps) debern incluirse con cada entrega del PDT para cada fase del Proyecto. EL CONTRATISTA asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance fsico), a su vez al completar un porcentaje del paso especfico se estar completando una parte de la actividad. Ejemplo de un Steps para una actividad
Activity Name Placa Piso 2do Nivel Original Duration 12 Activity % Complete 41,40% Step Weight Percent Complete 80,00% 56,00% 20,00%

Steps Colocacin de Hierro Formaleta Fundicin Desencofrado Tabla 4. Ejemplo de Steps

Step Weight 0,3 0,15 0,45 0,1

7.6. Secuencia lgica de las Actividades El CONTRATISTA establecer la secuencia lgica de las actividades, identificando y documentando las relaciones lgicas entre las actividades del cronograma. Las actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lgica con relaciones de precedencia adecuadas, as como tambin adelantos y retrasos, para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y factible. Todas las actividades del PDT tendrn una relacin lgica entre s a excepcin del hito de inicio y fin del proyecto. 7.7. Restricciones EL CONTRATISTA tendr en cuenta que la asignacin de restricciones a las actividades solamente sea dada cuando todas las dems posibilidades de lgica hayan sido analizadas previamente y no exista ms opcin. Este atributo deber contar con la debida justificacin.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 15 de 33

7.8. Recursos de la Actividades EL CONTRATISTA estimar para las diferentes fases del proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) cules son los recursos (personas, equipos y/o material) y qu cantidad de cada recurso se utilizar, y cundo estar disponible cada recurso para cada actividad del cronograma de un paquete de trabajo para realizar las actividades del proyecto. Para ello EL CONTRATISTA tendr en cuenta la lista de actividades, atributos de las actividades, disponibilidad de recursos, calendarios de recursos. Una vez estimados los recursos para las actividades de los planes detallados de cada una de las fases del proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) El CONTRATISTA presentar organizado por WBS la cantidad estimada de horas hombre y horas maquinaria e histogramas de los recursos (personas, equipos) estos se presentarn en un formato elaborado por El CONTRATISTA donde se muestre semanal y mensualmente la cantidad de recurso de personal (directos e indirectos) y la cantidad de recursos de maquinarias y equipos, todos los histogramas de recursos debern estar nivelados. Siempre se debe presentar la informacin de los recursos relacionada con las actividades para las cuales sern utilizados, clasificado por WBS, a efectos de evaluar si la densidad de mano de obra por rea en un momento especifico, es aceptable para el espacio fsico en cuestin. Para el recurso de personal (Directo e Indirecto) EL CONTRATISTA debe: Presentar por semanas las Horas Hombre programadas de las actividades para cada una de las fases y as obtener el total de Horas Hombre a consumir por estas en cada periodo de tiempo, adicionalmente se debe separar por cada rea de trabajo (Foster, Central del norte, Balance, UOP II). Elaborar los histogramas de recursos semanales programados, para cada una de las fases y el global de la obra, este debe ilustrar el flujo de ingreso y retiro tanto del personal directo como el indirecto. Relacin de los histogramas de recursos indicando su escalafn salarial y su valor Para el recurso de herramientas, equipos, vehculos, etc. EL CONTRATISTA debe: Elaborar los histogramas de recursos semanales programados, para cada una de las fases y el global de la obra. este debe ilustrar el flujo de ingreso y retiro de herramientas, equipos, vehculos, etc.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 16 de 33

Para la creacin de los recursos en el Primavera Project Planner P6 EL CONTRATISTA tendr en cuenta la siguiente estructura: Cada EPC tendr asignado un campo inicial as:
EPC Energa y Vapor Agua Aire Tabla 6. Cdigos de Recurso (Campo Inicial) Campo inicial asignado 1 2 3

El recurso humano del EPC inicia con la letra A y el recurso maquinaria del EPC con la letra B, as:
Cdigo ASOLD AMETA AAYUD AMECA AELEC AINST AANDA BGR80 BGR120 BCBAJA Soldador Metalmecnico Ayudante Mecnico Electricista Instrumentista Andamiero Gra de 80 TN Gra de 120 TN Cama Baja Descripcin

BMLIFT Manlift Tabla 7. Cdigos de Recurso (Recurso humano A, Recurso Maquinaria B)

EL CONTRATISTA crear adicionalmente a los de la tabla anterior los recursos necesarios, utilizando la estructura aqu mencionada. Ejemplo de recursos creados. 1ASOLD: Corresponde al EPC Energa y Vapor, es un recurso humano y es un soldador. 1BMLIFT: Corresponde al EPC Energa y Vapor, es un recurso maquinaria y es un equipo manlift. 7.9. Duracin de las Actividades El CONTRATISTA con base en el alcance de los trabajos para cada actividad del cronograma, los tipos de recursos necesarios, las cantidades de recursos estimadas y los calendarios de recursos con su disponibilidad, con el apoyo de la persona o grupo del equipo del proyecto que est ms familiarizado con la

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 17 de 33

naturaleza del contenido del trabajo de la actividad del cronograma especfica, estimar para las diferentes fases del proyecto (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) la duracin de las actividades del cronograma. El proceso estimacin de la Duracin de las Actividades requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario para completar la actividad del cronograma, que se estime la cantidad prevista de recursos a ser aplicados para completar la actividad del cronograma y que se determine la cantidad de perodos laborables necesarios para completar la actividad del cronograma. EL CONTRTISTA podr utilizar los calendarios del Proyecto presentados en la tabla a continuacin, de igual manera EL CONTRTISTA podr crear calendarios adicionales en su planificacin y donde la unidad de tiempo a ser utilizada sern das.
# de Calendario Nombre 1 2 Das Hbiles Das Calendario Descripcin Trabajo de Lunes a Viernes Trabajo de Lunes a Domingo

Tabla 8. Calendarios del Proyecto

7.10. Atributos de las actividades EL CONTRATISTA asignar los atributos para cada actividad del programa detallado de trabajo que incluyen el identificador de la actividad, los cdigos de la actividad, la descripcin de la actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las relaciones lgicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las fechas impuestas, las restricciones y las asunciones. Los atributos de la actividad tambin pueden incluir a la persona responsable de la ejecucin del trabajo, la zona geogrfica o el lugar donde se debe realizar el trabajo y el tipo de actividad del cronograma, tal como nivel de esfuerzo, esfuerzo discreto y esfuerzo prorrateado. Para la elaboracin del Programa Detallado de Trabajo EL CONTRTISTA tomar como base la siguiente estructura: 7.10.1 Cdigo de la actividad (Activity Id) Primavera Project Planner 6.0 para la identificacin de una actividad permite un mximo de 10 campos, EL CONTRATISTA identificar su contrato en la tabla a continuacin, tomar y asignara a las actividades creadas el cdigo correspondiente, esto para la posicin 1 y 2
Contrato EPC 1 (Energa y Vapor) Valor del cdigo posicin 1 y 2 P1 Valor del cdigo posicin 3 hasta 10 Se incluyen segn criterio del CONTRATISTA

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 18 de 33

Contrato EPC 2 (Agua) EPC 3 (Aire)

Valor del cdigo posicin 1 y 2 P2 P3

Valor del cdigo posicin 3 hasta 10 Se incluyen segn criterio del CONTRATISTA Se incluyen segn criterio del CONTRATISTA

Tabla 9. Cdigo de la actividad (Activity Id)

7.10.2 Cdigo de la actividad (Activity Codes) Para dar agilidad al proceso de anlisis del programa, crear filtros, entre otros, EL CONTRATISTA aplicar como mnimo y sin limitarse a ello la siguiente estructura para los cdigos de las actividades (activity codes)
Proy Proyecto

PMSI Plan Maestro de Servicios Industriales Tabla 10. Cdigo de la actividad (Proyecto) Serv E&V Agua Agua Servicio Energa y Vapor

Aire Aire Tabla 11. Cdigo de la actividad (Servicio) rea Fost Cnor Ubal Nurc Ssil Mira Bote Foster Central del Norte Balance Nurc San Silvestre Casa bombas Miramar Bote del Rio rea

U290 U2900 Tabla 12. Cdigo de la actividad (rea)

EL CONTRATISTA incluir el nombre de las reas en las cuales realizar trabajos.


Tequ SE CO DR FE TU VA Secador Compresor Tambor Filtros Tubera Vlvulas Tipo de Equipo

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 19 de 33

Tequ ET EL IS Elctrico

Tipo de Equipo Sub Estacin Elctrica Instrumento

IN Intercambiador Tabla 13. Cdigo de la actividad (Tipo de Equipo)

EL CONTRATISTA incluir los tipos de equipos en los cuales realizar trabajos.


Equi C910 C911 C2984 C910 C911 C2984 Equipo

Tabla 14. Cdigo de la actividad (Equipo)

EL CONTRATISTA incluir el nombre de los equipos en los cuales realizar trabajos.


Resp Ing HSE Ingeniera HSE Responsable

QAQC QA/QC Tabla 15. Cdigo de la actividad (Responsable)

EL CONTRATISTA incluir el nombre de los responsables de cada actividad del PDT.


Fase Inge Comp Cons Ingeniera Compras Construccin Fase

Liqu Liquidacin Tabla 16. Cdigo de la actividad (Fase)

7.11. Ruta Crtica Es la extraccin de las actividades que estn en la ruta crtica de los programas detallados de trabajo de cada una de las fases (Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin), El CONTRATISTA debe reflejar todas aquellas actividades cuya holgura es menor o igual a 10 das.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 20 de 33

El CONTRATISTA Identificar las rutas criticas de cada una de las reas de trabajo (Balance, Foster, Central del Norte, etc.) 7.12. Sistema de informacin de la Refinera (RIS) El CONTRATISTA planificar y programar en el formato RIS las actividades a ejecutar durante cada semana en las diferentes plantas en operacin, este se debe entregar a la INTERVENTORA el da jueves a las 2:00 p.m. de cada semana Ver Anexo A4.

8. PROGRAMACIN Una vez elaborado el cronograma del proyecto (Programa Detallado de Trabajo de Ingeniera, Compras, Construccin, Montaje, Puesta en Servicio, Desmantelamientos y Actividades de Liquidacin) EL CONTRATISTA presentar a ECOPETROL S.A. y/o LA INTERVENTORA para las diferentes fases del proyecto los siguientes productos entregables para su revisin y/o conformidad. 8.1. Plan de Sub-Contratacin En este plan se debe especificar el alcance de los contratos con todas las caractersticas descritas en los numerales de este documento. 8.2. Plan de actividades de seguridad, higiene y ambiente Este plan contiene las actividades de HSE incluidas en Programa Detallado de Trabajo. 8.3. Plan de actividades de aseguramiento y control de calidad Este plan contiene las actividades de aseguramiento y control de calidad incluida en Programa Detallado de Trabajo. 8.4. Curvas de Progreso Fsico (Tempranas y Tardas) Las curvas de Progreso Fsico programadas, compatibles con cronograma de ejecucin, indican los porcentajes de avance a alcanzar en los diferentes periodos de tiempo en que se ejecutan las actividades. Para su elaboracin, EL CONTRATISTA debe: Calcular los pesos relativos de los niveles requeridos, de acuerdo a las bases de seguimiento y control de la obra. Distribuir el avance de cada actividad de 0% a 100% de acuerdo al nmero de periodos que se disponga en el cronograma de ejecucin. Obtener los valores de progreso fsico programado en semanas, sumando los avances ponderados de las actividades para cada periodo de tiempo por cada elemento de la WBS Con el resultado de la sumarizacin de los avances ponderados, se procede a graficar la curva de progreso fsico, la cual debe cumplir con las caractersticas de curva S.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 21 de 33

Elaborar por separado las curvas de progreso fsico (Tempranas y Tardas) para las diferentes fases de ingeniera, compras construccin, arranque y puesta en servicio, as como para las diferentes instalaciones, paquete de trabajos y el global de la obra segn la WBS. Es importante mencionar que a partir del segundo reporte, EL CONTRATISTA debe acompaar esta curva planificada con la real y la de pronstico a completacin. 8.5. Sistema de Gestin de Riesgos Para la elaboracin del Programa Detallado de Trabajo el CONTRATISTA incluir actividades para el Control y Mitigacin de Riesgos, a su vez aplicar los conceptos de Gestin de los Riesgos de Proyectos, referenciados en la gua de los fundamentos de la direccin de proyectos del PMBOK tercera edicin, esto para aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto, como aspectos importantes tendr en cuenta: Evaluacin de de riesgos: Determinar los riegos, causas y sus posibles impactos Anlisis de Riesgo: evaluar las incertidumbres y analizar probabilsticamente la posibilidad del logro de los objetivos de costo tiempo de la obra, para lo cual el CONTRATISTA utilizar alguna herramienta software diseados para tal fin, estos anlisis sern evaluados con el concurso multidisciplinario (operaciones, procesos, consultora, contratistas). Mitigacin de Riegos: Identificar los pasos que reducen la probabilidad de que los riegos ocurran. EL CONTRATISTA no solo incluir dentro del anlisis de riesgos Costo y Tiempo la Ruta Critica, si no que deber tener en cuenta otros riesgos potenciales. La estructura del informe se presenta en el Anexo A.5.2 y deber incluir el plan de Acciones Mitigantes de riesgos. Este informe har parte del Manual de Planificacin y control del contrato. 8.6. Plan de construccin a cuatro semanas El CONTRATISTA elaborara el Plan cuatro Semanas que permita observar detalladamente actividades atrasadas y planificar sus correctivos, realizar preparativos oportunos para el inicio de otras actividades. 8.7. Programa de logstica y alistamiento El CONTRATISTA deber definir las actividades que se requieren para apoyar los recursos y actividades durante las diferentes fases de la obra (Ingeniera, compras

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 22 de 33

y construccin). Las actividades que se deben considerar en el Programa de logstica incluyen pero, no est limitado a los siguientes: Facilidades Temporales Logstica de Baos Comedores Sistemas de comunicacin Radios (para todo el personal con responsabilidad supervisora, incluyendo capataces) Telfonos Sealizacin Barreras Luces de advertencia Comidas Manejo de desperdicios Combustible para los equipos Iluminacin y energa elctrica Agua potable Plan de combate de incendios y evacuacin, incluyendo su implantacin Trileres de reuniones y oficinas Central de herramientas Movilizacin Pases de entrada y salida de equipos y herramienta. Facilidades de entrega de materiales Banco de prueba y calibracin en sitio Plantas elctricas

9. SEGUIMIENTO Y CONTROL El Proceso de Seguimiento y Control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto. EL CONTRATISTA formalizar la aceptacin de los productos entregables terminados del proyecto. EL CONTRATISTA recoger, medir y difundir a los interesados informacin sobre el estado del proyecto, rendimiento, tendencias con respecto al alcance, recursos, costos, HSE y calidad, adems del seguimiento de los riegos para asegurar que se identifique los riegos de forma temprana, informar su estado y garantizar que se ejecuten los planes de riesgos apropiados.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 23 de 33

9.1.

Valor ganado

EL CONTRATISTA realizar anlisis de valor ganado al Proyecto, todo el anlisis se har peridicamente cada semana, mensual y al final de cada fase El CONTRATISTA ECP utilizar los conceptos de valor ganado expuestos en la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Tercera Edicin (PMBOK). 9.2. Periodicidad y sistema de informacin de reportes de resultados EL CONTRATISTA tendr en cuenta la tabla que se muestra a continuacin donde se refleja los informes mnimos requeridos para el control de las actividades de la obra o contrato. As mismo en la tabla se indica el anexo donde se ha incluido ejemplos y/o Formatos de los mismos.
Actividad Descripcin Manual de planificacin y control del contrato Informe de anlisis Riesgo Costo Tiempo de tem Periodicidad Una emisin con cada fase del proyecto Una emisin con cada fase del proyecto y luego junto con el informe mensual del contrato Mensual los das 30 Anexo

7.4

A.2

8.6

A.4.2

Informes de Planificacin y Control

Informe Mensual de Contrato (Corte los das 25)

9.2

A.4.1

Informe Final de Contrato

9.2

Una emisin a la culminacin del contrato

A.4.3

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 24 de 33

Actividad

Descripcin Reporte de Control de Productos, incluye la actualizacin del PDT (Corte los das Domingo) Histograma de Recursos (Corte los das Domingo)

tem

Periodicidad

Anexo

9.2

Semanal, a entregar los das Lunes Semanal, a entregar los das Lunes Semanal, a entregar los das Lunes Semanal los das jueves a las 2:00 p.m

9.2

Ingeniera Reporte de Tendencias y/o Desviaciones (Corte los das Domingo) Formato RIS 9.2

7.12

A.3

Procura

Ver Gua de compras del proyecto Reporte de Control de Actividades, incluye la actualizacin del PDT (Corte los das Domingo) Histograma de Recursos (Corte los das Domingo) Reporte de Tendencias y/o Desviaciones (Corte los das Domingo)

Anexo 26 Vol. 2 de los DPS

9.2

Semanal, a entregar los das Lunes Semanal, a entregar los das Lunes Semanal, a entregar los das Lunes Mensual junto al informe del Contrato Semanal los das jueves a las 2:00 p.m.

9.2

9.2

Plan de Construccin a Construccin cuatro semanas

9.2

Formato RIS

7.12

A.3

En Parada de Planta Informe Diario de la Parada, incluye la actualizacin del PDT Prximas 24 Horas 9.2 Diario

9.2

Diario en Reunin Prximas 24 Horas

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 25 de 33

Actividad

Descripcin Plan de Pre-comisionado, Comisionado y Arranque

tem

Periodicidad Semanal (a solicitud de ECP y/o LA INTERVENTORIA ) Semanal (a solicitud de ECP y/o LA INTERVENTORIA )

Anexo

Arranque

9.2

Cierre y Liquidacin

Plan de Cierre y Liquidacin

9.2

Tabla 18. Periodicidad y sistema de informacin de reportes de resultados

Nota: Todos los documentos de construccin deben ser suministrados por Zona (rea) y por todo el complejo 9.3. Control Integrado de Cambios EL CONTRATISTA controlar los factores que puedan producir cambios, con el fin de asegurar que esos cambios sean convenientes, determinar si se ha producido un cambio y as gestionar los cambios aprobados, este proceso se debe realizar a lo largo de todo el proyecto, desde su inicio hasta su cierre. 9.4. Seguimiento y Control de Riesgos El CONTRATISTA realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisin de los riesgos residuales, identificacin de nuevos riesgos, ejecucin de planes de respuesta a los riesgos y evaluacin de su efectividad durante todo el proceso del proyecto. 9.5. Control de Costos El CONTRATISTA alimentar el PDT con los costos de los recursos para cada actividad, de igual manera se deber incluir los costos estimados y reales de las compras. Al igual que la curva de progreso fsico, a partir del segundo reporte, EL CONTRATISTA debe acompaar esta curva planificada con la real y la de pronstico a completacin.

10. BIBLIOGRAFIA Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos Tercera Edicin (PMBOK). Norma NTC ISO 9001 Versin 2000. Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 26 de 33

A.1 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) DEL PMSI.

(EDT)

WORK

Para la elaboracin de la WBS el contratista deber tener en cuenta lo siguiente: Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y suficiente.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 27 de 33

A.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE PLANIFICACION Y CONTROL Debe contener los siguientes puntos (cuando aplique, segn tipo de contrato) Objetivo Alcance Organigrama Metodologa de planificacin o Premisas o WBS o De la planificacin: Cronograma general del contrato. Cronograma Detallado de Ingeniera. Cronograma Detallado de Compras. Cronograma Detallado de Construccin, Entrega de Sistemas y Arranque. Plan de Sub contratacin. Cronograma de actividades Crticas Detalladas. Plan definitivo de ingreso y salida Equipos y Maquinarias. Cuadro de actividades/ Recursos / Rendimiento Detallado. Plan especifico de Seguridad, Higiene y Ambiente. Plan de Aplicacin de Mejores Prcticas. Plan de construccin en Pre-Parada: a 4 semanas. Plan de construccin en Parada: Diario y semanal. Planificacin y control de la Parada. Programa de Trabajo de talleres internos y externos. Programa de ingreso y salida de personal. Plan de logstica. o Del Progreso: Curvas de Progreso Fsico: Por Fases: Ingeniera Compras Construccin Arranque y puesta en marcha. De cada Instalacin De cada paquete de construccin. Global Curvas de costos: (Idntico a las curvas de progreso fsico), las curvas deben estar soportadas por su correspondiente reporte resumen de control. o Histograma de recursos o Lista de procedimientos aplicados 5. Sistemas de programacin utilizados 6. Control de obra 1. 2. 3. 4.

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 28 de 33

o Bases de control: Hitos del proyecto Pesos Ponderados Avances Ponderados o Herramientas para seguimiento o Sistema de informacin o Lista de procedimientos aplicados o Lisa de Productos de Ingeniera Codificados o Anlisis de valor Ganado 7. Informe Anlisis de Riesgos (A.4.2) 8. Anexos

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 29 de 33

A.3 FORMATO RIS

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 30 de 33

A.4 CONTENIDO DE INFORMES DEL CONTRATO A.4.1 INFOMRE MENSUAL DEL CONTRATO El informe mensual, por lo menos debe contener, pero sin limitarse a lo siguiente y aplique: Introduccin Resumen y Estado de la obra o Avance Fsico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Aspectos Resaltantes o reas de atencin Especial o Cronogramas sumarios de trabajo ejecutado vs planificado o Horas Hombre y Productividad o Curvas de Avance Fsico o Anlisis de Valor ganado (A.4.2) o Anlisis Riesgos Estado de la Ingeniera o Avance Fsico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de planos y documentos, segn listado aprobado por el EPC o Horas Hombre y productividad o Actividades a realizar para el prximo periodo o reas de atencin o Anlisis de Valor ganado (A.4.2) o Anlisis Riesgos Estado de la Procura o Avance Fsico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisicin y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el prximo periodo o reas de atencin o Anlisis de Valor ganado (A.4.2) o Anlisis Riesgos Estado de la Construccin o Avance Fsico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisicin y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el prximo periodo o reas de atencin o Anlisis de Valor ganado (A.4.2) o Anlisis Riesgos Arranque y puesta en servicio o Avance Fsico Programado vs. Real en el periodo y acumulado o Actividades realizadas en el periodo o Estado de la requisicin y compra de equipos y materiales o Actividades a realizar para el prximo periodo

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 31 de 33

o reas de atencin o Anlisis de Valor ganado o Anlisis Riesgos (A.4.2) Anexos: o Como anexo a cada INFORME MENSUAL se debe incluir como mnimo los siguientes: Diagrama de Hitos Programado vs. Ejecutado Diagrama de barras Programado vs. Ejecutado, se debe visualizar el tiempo remanente y total float Curvas de progreso Fsico Real vs. Planificada visualizando las Tempranas, tardas y la pronostico a completacin Reporte de anlisis de Desviaciones en Progreso Fsico y tendencias Ruta Critica situacin actual y plan de accin Histograma de Recursos Cuadros de control de seguimiento (C2) segn lo niveles de programacin

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 32 de 33

A.4.2 INFORME DE ANALISIS DE RIESGOS COSTOS Y TIEMPO - Alcance - Identificacin de las causas y evaluaciones de riesgos potenciales de costo y tiempo - Resultados del anlisis de riesgos de costo y tiempo - Plan de mitigacin - Costos asociados al plan de mitigacin - Recomendaciones - Anexos

ECOPETROL S.A. PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PARA CONTRATISTAS

Versin: 01 Fecha divulgacin:

VIT-DPY-P011

Pgina 33 de 33

A.4.3 INFORME FINAL DEL CONTRATO Debe presentar los aspectos ms importantes que marcaron el desarrollo del contrato, as como las razones de las desviaciones de las premisas y sus consecuencias frente a la conclusin del mismo, con el siguiente contenido: I.- Objetivo II.- Resumen Ejecutivo III.- Resumen Histrico Plan Maestro vs. Real Plan detallado original vs. Real, cuadros de control de seguimiento Curvas de Progreso Fsico por rea (Plan vs. Real) Histograma de recursos Planificado vs. Real Resumen Histrico III.- Cuadro de cierre de cantidades (Aumentos/Disminuciones) IV.- ndices Estadsticos (Desviaciones y Tendencias) VI. Situaciones Crticas VII. Lecciones Aprendidas VIII. Conclusiones y Recomendaciones