SENA IN @B_mnwsrem ve. masAso cRCUAR No: 15-2-2023-000214 15-9305 25/01/2023 10:13:15 a, m. Tunje, PARA: COORDINADORES DE FORMACIGN, COORDINADORES ACADEMICOS, INSTRUCTORES Y APRENDICES SENA DEL CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL. ASUNTO: ORIENTACIONES CONVOCATORIA I-2023 APOYOS DE SOSTENIMIENTO REGULAR. De acuerdo con los principios de la administracién piiblica de planeacién y ejecucién de recursos "La funcién ‘administrativa esté al servicio de los itereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de ‘igualded, moratidd, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante fo descentralizacién, Ja delegacién y la desconcentracién de funciones.” (Articulo 209 de la Constitucién Politica de Colombia)". En aplicacién de dicho precepto, la Direccién de Formacién Profesional emite las siguientes orientaciones nnecesarias para la oportuna y efectiva ejecucién de las actividades y fases relacionadas con la adjudicacién de ‘Apoyos en el marco de la convocatorla|-2023 , para beneficio de los aprendices matriculados en programas de formacién laboral y tecnolégica de la modalidad presencial, virtual y a distancia; previo cumplimiento de las condiciones y los requisitos sefialados en la Resolucién 169 de 2022. Como primera medida, se hace énfasis en que el subdirector del Centro de Formacién, como ordenador del sto, es la persona responsable de hacer un acompafiamiento y seguimiento permanente en la gestion de la actividades de los apoyos de sostenimiento regular, par lo cual debe cumplir con las siguientes acciones: ~ Designar una persona responsable para la gestién de las fases y actividades de apoyos de sostenimiento regular = Requerir a los Coordinaciones Académicos del Centro, difundir con sus instructores, que los aprendices que se encuentran en estado “induccién” o que no tengan ruta de aprendizaje asociada, ‘no podran postularse para acceder alos apoyos de sostenimiento, porque el aplicativo lo inhabiltara = Garantizar la confiabilidad, oportunidad y transparencia de los procesos, para las publicaciones de los reportes asociados que correspondan a las actividades y fases de la gestién de los apoyos de sostenimiento reguler. + Realizar permanentemente el acompatiamiento y seguimiento a la asignacién de los cupos y ejecucién del presupuesto ~ _Bfectuar seguimiento a las reuniones de socialigacién con los aprendices para la divulgacién de los derechos, deberes, obligaciones y compromisos, como benefciarios de estos apoyos. = Velar por el cumplimiento oportuno de los desembolsos de los aprendices beneficiados. Regional Boyacé/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500 @©even @SENACOmunica GoF-008 v.07SENA BB mmisrenio vet trasaso TA Solicitar las depuraciones de los aprendices para liberarlos de las bases de datos, con el fin de habilitarlos, siempre y cuando no hayan sido beneficiarios en una vigencia anterior. ~ Solicitaradicién o traslado de recursos con base al procedimiento establecido. Buscar estrategias, alternativas y propuestas con el equipo de trabajo para promover de manera ‘ptima la ejecucién de los recursos asignados. + Participar de las reuniones, mesas de trabajo y socializaciones convocadas por la Direccién de Formacién profesional De acuerdo con lo anterior, se debe tener en cuenta el cumplimiento de las fases y actividades en el marco de la convocatoria Cronograma de Actividades para la ejecucién de la Convocatoria 2023 Apoyo Regular. En el anexo cuadro 1, se establece el cronograma de la convocatoria I-2023. Las fechas acé definidas son de obligatorio cumplimiento, razén por la cual, los subdirectores, como ordenadores del gasto en la Gestién de los Apoyos de Sostenimiento del Centro de Formacién, serén los responsables de hacerles un estricto seguimiento para lograr la asignacién de los cupos y la ejecucién recursos, evitando posibles acciones disciptinarias. Normatividad y Procedimientos Para el desarrollo de la convocatoria, se debe seguir lo establecido en el Sistema Integrado de Gestién y ‘Autocontrol GFPI-007 - Procedimiento Apoyos de Sostenimiento, guia de apoyos socioeconémicos, manual GFPI-M- 002 de usuarios de apoyos de sostenimiento regular publicados en la plataforma “Compromiso”, teniendo en cuenta Ia normatividad vigente. Es importante precisar que, en caso de modificacién de fechas, canales, medios de entrega, entre otros ‘aspectos; la solicitud debe ser sustentada técnica yjuridicemente por el Subdirector del Centro de Formacién ‘como ordenador de gasto, y estar asociada a un plan de mejoramiento que impida que esta situacin se repita como parte del ejercicio de autocontrol, estableciendo los hallazgos que deban gestionarse desde el Centro de Formacién en la plataforma “Compromiso”, por los incumplimientos en los procedimientos, teniendo en cuenta que los apoyos socioeconémicos son un tema sensible que afecta a los aprendices ¢ impacta la ejecucién presupuestal ignacién Presupuestal a asignacién presupuestal se realiza teniendo en cuenta los cupos otorgads a cada Centro de Formacién para el cubrimiento de la convocatoria, esta asignacién se hace mediante resolucién presupuestal del afio 2023 y garantiza el presupuesto para hacer los desembolsos de los apoyos de sostenimiento por los meses programados para cada aprendiz adjudicado, segin cronograma establecido es fundamental tener en cuenta ue, los apoyos socloeconémicos regular de la dependencia presupuestal 44 tiene una fuente de recursos y destinacién especifica, por lo que no se puede hacer uso diferente para el que estd establecido. Finalmente, los centros de formacién deben tomar las medidas necesatias para garantizar el desembolso ‘oportuno de los apoyos de sostenimiento y cumplir con las fechas establecidas para tal fin Depuractén de Ia informacin de los Aorendices Regional Boyaca/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500, Oeyven @senAcomuntes Go-r-008 v.07® SENA aX @_msreno ver nasrvo la Direccién de Formacién Profesional solicité al equipo de soporte de la Oficina de Sistemas, hacer la depuracién masiva de los Aprendices en estados “No priorizados", “No adjudicados” y “No entregé documentacién’”, Nose pueden depurar aprendices en estado “Finalizado”, por lo que se sugiere verificar los estados de los aprendices al momento de hacer la solictud mencionada anteriormente. Es importante que los Centros verifiquen que los Aprendices no tengan desembolsos 0 registro de la informacion pendiente, ya que esto restringe realizar la depuracién. Si el Centro de Formacién, adicionalmente requlere depurar aprendices, se debe hacer la solicitud mediante correo electr6nico por parte del subdirector a le Coordinacién del Grupo de Bienestar al Aprendiz y Atencién al Egresado, con antelacion de diez (10) dias ala fecha dela inscripcion Divulgacién de la Convocatoria Los Centros de Formacién deben garantizar la divulgacién de la convocatoria os Aprendices oportunamente, por los diferentes medios que sean de mayor accesiblidad y alto impacto, de acuerdo con las caracteristicas de ellos y del Centro de Formacién, en coordinacién con el equipo de comunicaciones de la Regional, con el fin de recibir la informacién del apoyo socioeconémicoy vgilar de manera permanente el numero de inscritos, con el objetivo de generar estrategias para aumentar su participacién. Inscripeién de los aprendices aspirantes a la convocatori Podrén ser beneficiarios de apoyos de sostenimiento regular, los aprendices que se encuentren matriculados fen un programa de formacién laboral o formacién tecnolégica de los siguientes niveles: Operario ~ OP Auxiliar - AU, Técnico Laboral TL - PT - Tecnélogos -TG, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos de la normatividad vigente e inscribirse por el aplicativo dispuesto por la entidad. La persona encargada de la gestién de los apoyos socioeconémicos debe calificar y priorizar a todos los aprendices inscritos en los diferentes estados de priorizacién (cumple, con puntaje de priorizacién; cumple, sin puntaje de priorizacién; no cumple con los requisites; no entregé documentacién), en el sistema dispuesto ppor la entidad, en les fechas establecidas para la convocatoria y con base a los criterios de prioridad establecidos en la guia de apoyos socioeconémicos GFPI-G-007. Adjudicacién de los aprendices beneficiarios ‘Adjudicar alos aprendices beneficiarios por medio de resolucién, con el fin de otorgar el derecho al Aprendiz del apoyo socioeconémico de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma. Es importante resaltar que el Aprendiz adquiere el derecho una vez que se perfecciona el acto administrativo y hasta que incurra en tuna causal de cancelacién o hasta el fin de la formacién y finaizacion de la vigencia. Realizar los trémites administrativos para la asignacién y digitalizacién de la resolucién, con base al cronograma de actividades y avalado por el subdirector del Centro de Formacién. Realizar reunién de socialzacién y notifcacién de los aprendices beneficiarios del apoyo, brindando la Informacién pertinente de las condiciones, compromisos, obligaciones y deberes, como beneficiarios del apoyo. Regional Boyacé/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. ~ PBX 57 601 5461500 ©even @SENAComuntes Go-F-008 v.07nego Se noe Registrar las novedades con el fin de mantener actualizada la informacién de los aprendices, tales como: ‘cambio de documento de identidad, fin de formacién, suscripcién de contrato de aprendizaje, registro de ‘cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc. ‘Asi mismo, la cancelacién y/o aplazamiento, deben registrarse de manera oportuna en el aplicativo, porque afectan el reporte para pagos de dicha mes. Gestién ytramite del desembolso Gestionar los trémites para el desembolso a los aprendices beneficiarios de manera oportuna teniendo en cuenta lo siguiente: ~ Generar el reporte de desembolso mensual con los aprendices beneficiarios = _Tramitar los desembolsos ante el Grupo de Apoyo Administrativo y Financiero o area encargada para los pagos, correspondientes en las fechas establecidas. = Expedirla resolucién de pagos. ~ _ Prenotificar a los aprendices beneficiarios de los desembolsos, con oportunidad de tiempo. = Notificacién a los aprendices del desembolso, para su conacimiento y fines pertinentes, + Efectuar el desembolso a los aprendices a las cuentas bancarias cumpliendo con las fechas establecidas en el cronograma. = Registrar los desembolsos efectuados en las fechas estipuladas en el cronograma, @ fin de tener control ytransparencia de los recursos asignados. Roemplazos de la convocatoria: Para esta fase, es necesario que los Centros de Formacién reemplacen mensualmente los cupos que fueron cancelados en el mes anterior y/o cupos nuevos asignados, con el fin de asegurar la ejecucién de los recursos, conforme a la lista de elegibles de la convocatoria emitida, con el propésito de mantener la ejecucién presupuestal del Centro. Por tanto, se debe adjudicar por reemplazo el mismo niimero de cupos que estén cancelados (disponibles), aplicando los criterios de desempate, cuando haya lugar. ‘Seguimiento a la adjudicacién y Ejecucién Presupuestal Con el objetivo de adjudicar los Apoyos Regular y ejecutar el presupuesto de manera controlada, la Direccién dde Formacién Profesional realizar un seguimiento menswal 2 los Centras de Formacién por medio de la herramienta disponible para tal fin, por lo tanto, los Centros de Formacién deben disponer de la informacion de los cupos y el presupuesto asignado para la validacién de dicha informacion, acorde con las directrices brindadas. Incidentes técnicos en el aplicativo En caso de presentardificultad relacionada con la disponibilidad de las funciones del aplicativo, el Centro de Formacién deberé informar mediante correo electrénico a la Coordinacién de Bienestar al Aprendiz, adjuntando evidencias del incidente presentado para ser validado ante la oficina de Sistemas. Por ningiin ‘motivo se deben adelantar actividades por fuera del sistema dispuesto por la entidad, debiendo ser informada ‘oportunamente para realizar la gestion respectiva ante la oficina de sistemas, Regional Boyaca/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500, Geych @SENAComunies co-F008 v.07sexo Doce El Centro de Formacién debe conservar los soportes y registros de informacién de las actuaciones adelantadas en el archivo documental del Centro, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y para alimentar el aplicativo de gestién de los apoyos, cuando se requiera sitos de la Poblacién Podrén ser beneficiarios de apoyos de sostenimiento los aprendices que ‘cumplan con los siguientes requisites: 1. Encontrarse matriculado en un programa de formacién laboral o formacién tecnolégica de modalidad presencil, vital o a distancia. 2. Pertenecer a estratos uno (1) o dos (2). 3. No tener vinculo laboral, contrato de aprendizaje, patrocinio 0 précticas que le representen ingresos econémicos. 4. No tener 0 haber tenido condicionamiento de matricula durante los tres (3} meses anteriores @ la fecha de adjudicacion 5. No ser beneficiario de apoyos otorgados por el Programa JOvenes en Accién, 6. No ser ni haber sido beneficiario de apoyos de sostenimiento regular FIC en otro programa de formacién, 7. Realizar su inscripcién a la convocatoria de apoyos de sostenimiento, en las fechas establecidas. 8. Encontrase registrado en el sistema de Gestién Académico Administrativo de la entidad como “En formacién’ 9. No ser benefciario de apoyo de alimentacién temporal o de racin alimentaria entregado por el SENA. Deberes de los aprendices beneficiarios A partir del momento en que los aprendices resulten adjudicados con el Apoyo de Sostenimiento el Centro de Formacién deberd solictar al aprendiz suscribir acta de compromiso donde acepta cumplir los siguientes deberes: = Entregar durante los primeros 15 dias calendario luego de la adjudicacién, la certificacién bancaria actualizada con los datos para desembolso. = Sien el transcurso de la adjudicacién del apoyo, el aprendiz presenta alguna novedad que modifique la informacion de la certificacién bancaria inicial, deberd reportar esta novedad para que sea ‘ctualizada oportunamente, = Cumplircon las actividades de su proceso formativo manteniendo buen desempefio académico. No ser sancionado, = Informar por escrito al subdirector de Centro su decisi6n de renunciar voluntariamente al apoyo de sostenimiento, cuando asi suceda, = _Informar oportunamente si deja de cumplicon alguno de los requisitos de inscripcién para recibir el apoyo de sostenimient. + Participar minimo en un taller mensual que se programe en el marco de la ejecucién del plan de accién de bienestar al aprendiz 0 adelantar durante el periodo en que es beneficirioen su apayo de sosterimiento (1) un plan de actividades con el Centro de Formacién que pod ser adelantado en las siguientes éreas, planes y/o proyectos Apoyo al programa de integracion ena educacién media - Apoyo a Plan de Bienestar de Aprendices Apoyo ales proyectos de emprendimiento. Regional Boyaca/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500 Oeyven @FENAComunten 60-008 v.07SENA e MINISTERIO DEL TRABAJO IW + Apoyo a los proyectos de formacién-produccién. Apoyo a programas de formacién virtual Apoyo para el alistamiento y desarrollo de competenclas Worldkil Apoyo areas adminstativas. Apoyo a proyectos de responsabilidad socal que adelante el Centra de Formac, sostenimiento £1 apoyo de sosteimiento regular, asignado a un aprendl, se puede dar por terminado de manera anticpads, si enste resolucinen firme, luego de adelantar el debido proceso, y que sustente al menos una dels siguientes causas: Por comprobarse flsedad en la documentacién entregade, Cuando se superen los tres (3) meses continuos de suspensién o aplazamiento sin haber superado las causales {que llevaron ala suspensién del apoyo. + Cuando el aprendiz se retice voluntariamente del programa de formacién 0 cancele su matricula, = Siel Centro evidencia que e! aprendiz ha tenido un cambio de los requlsttos de inscripcién de la resolucién de _apoyos de sostenimiento regular vigente. = Cuando el aprendi renuncie voluntariamente al apoyo. = Muerte del aprend Cordialmente, Subdirector (E) de Centro [Anoxo:1.Cuado e actividades menses. 2.Cupos asignados por Centro. Proyec: Mara Cristina Lopes Nita Carg:Lier Blenestar al prendt 1 evisb: Marco Herd Lu Rojas - Cargo: Coordinador de Formacn Proeson Matera ‘Anexo Cuadro 1 - CRONOGRAMA CONVOCATORIA -2023 APOYOS DE Regional Boyaca/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-28, Tunja. - PBX 87 601 5461500 O@eyvonh @FEnAcomuntes co-F-008 v.07@ SENA TIN @B_mnwsren v6. masaso SOSTENIMIENTO REGULAR Y ACTIVIDADES, TRAMITES MENSUALES PARA LA EJECUCION DE CUPOS Y RECURSOS acionde Asignacién de Cupos] Direccinde | 4 4s enero qe | 12 de 16 enero yy Recursos de Apoyos de Formacién pe ie de Sostenimiento. Profesional 2023 Publicar, divulgar y dar a conocer 7 los términos y condiciones dela Centros de Desde enero | aenero 27 de convocatoria mediante circular | Formacién 19 de 2023, 2023 cemitida por el Centro de Formacién segtin calendario académico. Inseripcién de los aprendices @ través de SOFIA PLUS. Wot: Durante afose de nsocon| Apendies | 03066 | Febrero sade se debe reforzar la divulgacién de la convocatoria, oe Centro de Enero30de | Febrero 13de an Formacién 2024 2024 validacién piaramente, at | Diaiamente, al Publicar resultados de ; 3 | Finalizar el dia, Centrode | finalizar el dia, 2 aprendices inscritos en el hasta Formacién | partirde febrero Centro de Formacién febrero 13 de de 2023, 2023 Generacién de reporte y publicacién| Centro de 14 febrero de 15 febrero de listado final de aprendices inscritos | Formacién 2023 2023 Entrega de documentacién a mene elie | 15¥ebrerode soporte e ; is 2023 ia inscripcién Calficacion Priorizacin de los aprendices a través de SOFIA Centro de Febrero lade | febrero 28 de PLUS ~ Constitucién Formacién 2023 2023 Lista de elegibles Publicacién de lista de etegibles. | CeM*4® | rarz91 de 2023. | marzo 3 de 2023 Formacién | Regional Boyaca/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500 @©eoyvei Go-F-008 v.07@ SENA TIA BD wmeteno oe: reasavo Ajustes de puntajes de priorizacién y calificacién segin Centro de marzo 1de 2024 | marzo 3 de 2024 ‘observaciones de aprendices y/o | Formacién alts de Cerro de Formacn. Adjuc idn de cupos de Apoyo de Centro de marzo 3de marzo 15 de ‘sostenimiento en SOFIA PLUS Formacién 2023 2023 Generacién Reporte de aprendices | Gestor Apoyos achueas yResoliion ela de mao def ames Convocatoria desde Sofia Plus Sostenimiento Subdirector : ; an |. conto Firmay faded dela Resolucién | 46 comacién- | marzo3de mamaria adjudicacién cupos Convocatoria |. Responsable: de a 2023) Apoyo de Sostenimiento Adjudicacién de reemplazos del nove de sostenimieto en SOFIA PLUS de novedades presentadas durante la marzo 3de marzo 17 de adjudicacién de los cupos de la 2024 2024 Convoeatoria 2023 en el médvlo de acjudeacen. Alencién yDitalzaion de | resolucién de los aprendices judi a Centrode = | marzo 3de marzo 17 de adjudicados ea ueaea Formacién 2025 2025 Son PLUS Notificacién de la Resolucién de adjudicacién y encuentro con los 5 faprendces(cocaizacn delos | Centode | Apart delafechade compromisos y obligaciones como oe See eae beneficiario). Regional Boyacé/Centro de Gestién Admi istrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja, - PBX 57 601 5461500 Coven @SENAComuntes Go-F-008 v.07SENA IN Encargado Apoyos Reporte de novedades y registro de de a chentasbaneaasen SOFA PLUS. | sosteniminto | DES echa de ajucacion del Centro de Formacién Descarga del reporte para desembolso mensual desde SOFIA PLUS (médulo: Encargado reporte para desembolso mensual) | Apoyos eniodeestetonlormeates | sostenierto | ¥stes(3 armeroscisdel mes criterios del Centro de | dde desembolso al grupo de apoyo | Formacién ‘administrativo Financiero del Centro de Formacién. Encargado Desembolso correspondiente almes| _Apoyos | (vencido)- aprendices Convocatoria de Maximo al dia 15 calendario de cada | b Sostenimiento mes 2023 del Centro de | Formacién Reporte del resultado de los Encargado desembolsos (Efectivos—Rechazos) | Apoyos al de ‘Maximo al dia 18 calendario de cada encargado de apoyos de Sostenimiento mes sostenimiento del Centro de en el Centro de Formacién Formacién Registro de los resultados de Encargado) desembolso del mes en SOFIA pLus | Pe¥OS (Médulo: Registro de Informacién de Desembolsos) Sostenimiento del Centro de Del dia 15 al 25 de cada mes Formacién Erie soem viatae les Centrode | 1 a1 13 de cada mes durante la vigencia novedades registradas en la FSemecder a Convocatoria |- 2023 Regional Boyacé/Centro de Gestién Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500 ©6y¥ven @senacomuntes Go--008 v.07SENA BP mnistento ve. trasaso TA ‘Anexo Cuadro 2 - CUPOS Y RECURSOS POR CENTRO DE FORMACION CONVOCATORIA |-2023 CENTRO DE GESTION ‘ADMINISTRATIVAY FORTALECIMIENTO $ 303,050,000 EMPRESARIAL Regional Boyaca/Centro de Gestion Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Direccién Calle 19 12-29, Tunja. - PBX 57 601 5461500 ©6¥ei @SENACOmunies Go-F.008 v.07