EL MEMORANDUM

Un memorándum es un mensaje escrito que se usa para comunicar algo de manera

interna en una empresa.
Se trata de un anuncio breve que sirve para recordar una actividad o un tema en
específico a los empleados.
 Normalmente está dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la
compañía. 
Hay muchos tipos de formatos de memorándum, sin embargo, el objetivo es transmitir
información de la manera más rápida y efectiva posible.

PARTES DE UN MEMORANDUM

1. Fecha y lugar de emisión.

2. Destinatario o destinatarios.

3. Tema del cual trata.

4. Mensaje.

5. Firma o sello de validez.

 Fecha y lugar de emisión

La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y

forma. 

2. Destinatario o destinatarios 

En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en específico, ya

sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello es importante indicar a
quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 

3. Tema del cual trata 

Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.

4. Mensaje 

Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la intención

es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
 5. Firma o sello de validez 

Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea a

través de una firma o sello que identifique a tu compañía. 

Aunque los elementos que te acabamos de mencionar pueden variar dependiendo

de la compañía y el formato, si es la primera vez que escribes un memo, es
conveniente que utilices una plantilla de memorándum. Con ella podrás facilitar el
proceso de escritura de tu memorándum empresarial o de negocios.

Beneficios del memorándum

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente.

2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa.

3. Agiliza peticiones o solicitudes.

 Asegura que la comunicación interna sea eficiente

Una comunicación eficiente requiere redacción clara, ya que de esto dependerá que
la información sea transmitida de manera correcta. Una de las principales
características de este documento es que se solicita el registro de quien lo envía y
de quien lo recibe. Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada
a todas las partes involucradas en una misma empresa. 
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa

Los memorandos suelen utilizarse para hacer del conocimiento del receptor cierta
información nueva o cambios en la compañía.

3. Agiliza peticiones o solicitudes

También puede incluir otros temas, como realizar una solicitud o recomendar una
acción de manera concisa; se trata de un documento administrativo y oficial que
contiene información interna de la empresa.

Para que un memorándum sea eficaz en tu comunicación interna es necesario que

cumpla con las siguientes características:
 Cuándo usar un memorándum
Si bien es cierto que desde la introducción del correo electrónico se ha reducido el
uso de los memorandos, muchas empresas los siguen utilizando de manera digital
para destacar aspectos importantes que se necesitan comunicar entre oficinas y a
personas específicas. Su finalidad es que los empleados cuenten con información
oficial de la empresa que facilita la toma de decisiones.

Para reconocer cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico,

deberás valorar la información que necesitas comunicar: si se trata de una
propuesta detallada, un informe importante, una recomendación seria, una política
nueva o una reunión extraordinaria importante. Una vez que hayas detectado el
propósito de tu memorándum, es momento de redactarlo.

En cuanto al formato en que lo realices, es conveniente que recuerdes que el uso

de dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental para varias
tareas laborales, por eso te recomendamos que hagas el memorándum en un
formato que las personas puedan descargar fácilmente. Además, asegúrate de que
acceder a él sea un proceso sencillo, incluso desde un smartphone, y que quienes
lo consulten no tengan la necesidad de buscarlo en la bandeja de entrada de su
correo electrónico. 

Debido a lo anterior, un PDF podría ser el mejor formato, ya que puedes agregarlo
como archivo adjunto y les permitirá a los lectores conservar el documento en sus
dispositivos. Claro que serán las circunstancias las que determinen cuál de todos
los diferentes tipos de formato y diseño de memorándum requieres. Por último,
asegúrate de que la información escrita sea breve y concisa.

Tipos de memorándum
1. Informativo.

2. De aclaración.

3. Social.

4. De directiva.

5. De respuesta.

6. De estado.
. Informativo

Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor

cantidad de personas posible un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a
la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión
extraordinaria.

Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe dejar
espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar que contiene los
datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.

2. De aclaración

Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o

que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre
una política, un memorándum de aclaración puede ser la solución que disipará
cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión tendrá que compartirse después
de que un memorando informativo hizo su primera ronda. Así que también es una
segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que quede constancia
de la corrección o precisión que hayan sido necesarias.

3. Social

Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es

anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo de
premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa
con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o
acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial, como
cumpleaños.

4. De directiva

Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida
a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se
nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o cuando se desea
recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de
este tipo es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a su
puesto de trabajo. O también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es
momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un
reembolso de viáticos.

5. De respuesta

Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser que se
trate del seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los
contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de
fuerza mayor.
6. De estado

A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita que se

haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta
para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto
a las personas que están a cargo de puestos de supervisión, y a llevar un registro
de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender mejor el
avance y lo que falta por hacer.

¿Quieres ver cómo lucen algunos de estos memos? Los siguientes ejemplos te
permitirán entender mejor la información que necesitas incluir y cómo redactarlos,
para que sean tan claros y eficientes como las demás actividades en tu empresa.