VERSIÓN: 0

MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS CÓDIGO: SGI-FT-16

FECHA: 25/09/2018

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
INTERNA EXTERNA

Representante de la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Cuando ingresen a la
Política Ambiental Dirección, Líder Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página X X Página Web del SIG. Universidad o cuando se
Ambiental SGA Web. modifique.

Representante de la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Cuando ingresen a la
Objetivos Dirección, Líder Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página X X Página Web del SIG. Universidad o cuando se
Ambiental SGA Web. modifique.

Campañas, actividades de
Inducción y reinducción del
Programas y metas Líder Gestión Ambiental Servidores públicos y personas capacitación, carteleras, X Página Web del SIG. personal o cuando surjan
que trabajan en su nombre Intranet, Correo electrónico, modificaciones.
Página Web.

Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores públicos En la implementación y

Documentos del SGA del proceso involucrados según el A través de comunicaciones de X Página Web del SIG. cuando haya cambios en el
documento la intranet, comunicaciones documento.
internas y proceso de
capacitación, Página Web.
MATRIZ DE
Líder Gestión Ambiental, Líder IDENTIFICACIÓN DE Cada que se modifiquen o
Requisitos legales y reglamentarios aplicables del proceso Todos los servidores públicos y X X REQUISITOS LEGALES surjan nuevos requisitos.
contratistas involucrados en el A través de comunicaciones y AMBIENTALES.
SGA reuniones internas del Comité.

MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN DE Inducción y reinducción del
Matriz de aspectos e impactos ambientales Líder Gestión Ambiental Servidores públicos y personas X ASPECTOS Y personal o cuando surjan
que trabajan en su nombre VALORACIÓN DE modificaciones.
A través de comunicaciones de IMPACTOS
la intranet y proceso de AMBIENTALES.
capacitación.

Controles operacionales asociados a las PRO-GA-008 Inducción y reinducción del

actividades que se ejecuten en materia Líder Gestión Ambiental Servidores públicos y personas X PROCEDIMIENTO DE personal o cuando surjan
que trabajan en su nombre A través de comunicaciones de CONTROL
ambiental la intranet y proceso de modificaciones.
OPERACIONAL.
capacitación.
PROCEDIMIENTO DE
Profesional de Salud y Servidores públicos y personas PREPARACIÓN Y Inducción y reinducción del
Plan de emergencias Seguridad en el trabajo que trabajan en su nombre A través de comunicaciones de X RESPUESTA ANTE personal / Semestralmente.
la intranet y proceso de EMERGENCIAS.
capacitación.

Reportes de incidentes Cada vez que suceda un

Lecciones aprendidas de incidentes o Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de
emergencias ambientales del proceso que trabajan en su nombre la intranet. X o emergencias incidente o emergencia
ambientales. ambiental.

Representante de la Alta
Desempeño del SGA Dirección, Líder Gestión Alta Dirección de la Universidad Informe. X MATRIZ DE Revisión por la Dirección /
Ambiental INDICADORES. Anual.

Jefe Oficina Planeación, Jefe A todos los procesos Comunicaciones internas, PROGRAMA DE Cuando se establece el
Programa de auditorías oficina Control Interno involucrados, y auditores Cartelera. X AUDITORIAS INTERNAS programa, al inicio del año.
internos

Plan de auditoría interna ambiental Jefe Oficina Control Interno, Líderes de procesos Comunicaciones internas, X PLAN AUDITORIAS Mínimo 8 días antes de cada
Auditor Líder involucrados Cartelera. auditoría programada.
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MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS CÓDIGO: SGI-FT-16
FECHA: 25/09/2018

TIPO
ASPECTO A COMUNICAR EMISOR RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS REGISTRO CUANDO / FRECUENCIA
INTERNA EXTERNA

Líderes de procesos Informe, Comunicaciones INFORME DE LA

Informe de auditoría ambiental Jefe Oficina Control Interno involucrados internas. AUDITORIA INTERNA . Una vez al año.

Máximo 15 días después de

FOR-GC-003 ACCIÓN recibido el informe de
Líderes de procesos Jefe Oficina Control Interno, Registros, Comunicados a CORRECTIVA, auditorías y cada vez que se
Acciones correctivas y preventivas involucrados Líder Gestión Ambiental través de Intranet. X PREVENTIVA Y DE identifique una no
MEJORA. conformidad de tipo
ambiental.

Gestión de quejas y reclamos Cliente, Comunidad, Partes Profesional de Quejas, Carta, Correo electrónico,
X
Servicio de atención al
Cuando aplique.
interesadas Reclamos y Sugerencias Aplicativo PQR página Web. ciudadano.
Líder de Gestión Ambiental,
Gestión de quejas y reclamos Profesional de Quejas, Líderes de procesos Carta, Correo electrónico. X Cartas y correo Cuando aplique.
Reclamos y Sugerencias involucrados electrónico.

Representante de la Alta
INFORME DE REVISION
Cambios que puedan tener impacto en el SGA Dirección, Líder Gestión Todos los procesos Medios institucionales. X POR LA DIRECCION. Cuando aplique.
Ambiental