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Introducción al Caso de Estudio para el Auditor a

Cargo

Introducción a Microcomp Corporation

Antecedentes comerciales

Harrison Fletcher fundó Microcomp Corporation en 1946. El producto

principal vendido por la empresa durante muchos años fue una bomba de
agua inventada por Fletcher y fabricada por la empresa. Debido a la calidad
y el eficaz diseño de las bombas Fletcher, Microcomp Corporation pudo
expandirse desde su humilde inicio hasta llegar a ser un fabricante con tres
fábricas. En la década de 1980, Microcomp, que aún no cotizaba en bolsa,
tenía 300 empleados.
Sin embargo, durante la década de 1980, Microcomp Corporation comenzó
a perder su posición líder en la industria de bombas de agua. Los nuevos
competidores, que ofrecían productos con diseños de avanzada a precios
más bajos, comenzaron a captar los mercados de Microcomp. Con el
propósito de que la empresa siguiera siendo rentable, Fletcher decidió que
Microcomp Corporation necesitaba invertir más en investigación y
desarrollo, diversificar sus líneas de productos y buscar nuevos mercados.
Como resultado de este compromiso, Fletcher dispuso que la empresa
comenzara a cotizar en bolsa a fin de generar un capital adicional. Con el
capital proveniente de la oferta de las acciones, Microcomp Corporation
compró otras empresas que fabricaban otros tipos de componentes y
maquinarias. Algunos de estos componentes y maquinarias son vendidos a
distribuidores, mientras que otros fueron creados especialmente para ser
utilizados con fines industriales, navales y aeroespaciales.

A los fines de lograr una mayor diversificación, durante los últimos quince
años, Microcomp Corporation ha adquirido cuatro empresas subsidiarias.
En la actualidad, dichas subsidiarias son:

Hobart Car Rentals - Hobart es una pequeña agencia de alquiler de

automóviles que opera en cuatro estados del Medio Oeste de EEUU.
Johnson Athletic Equipment - Johnson Athletic es un pequeño fabricante de
equipamientos de fútbol y fútbol americano. En la actualidad, Johnson se
propone tener una mayor participación en el mercado de sus principales
competidores, tanto nacionales como internacionales. Johnson tiene 150
empleados.
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Franklin Laboratories - Franklin ha resultado ser una adquisición excelente

para Microcomp. Proporciona recursos de investigación significativos a la
compañía matriz y también es considerada la empresa líder en
instrumentación para aviones. Franklin tiene aproximadamente 100
empleados.
Robinson Bakeries – La panadería suministra panes y masas a
supermercados ubicados en el Sur de Indiana y en el Norte de Kentucky.
Robinson tiene un total de 60 empleados.

Desde que Fletcher se jubiló en 1990, la empresa ha seguido

expandiéndose. Hoy, Microcomp Corporation posee varias fábricas, emplea
a más de 900 empleados y es considerada una empresa líder en la
fabricación y distribución de varios productos. Su línea de productos actual
incluye compresores, bombas, turbinas, condensadores, filtros, motores
especializados, instrumentos y dispositivos de control. Los principales
clientes de Microcomp Corporation pertenecen al sector naval, de servicios
públicos, empresas petroquímicas, la industria aeroespacial y los mercados
industriales en general. La empresa aún invierte mucho en la investigación
y el desarrollo de productos, y en el uso de procesos de fabricación
eficientes. Cada una de las subsidiarias es dirigida como una entidad
completamente independiente. Cada una de estas empresas es
responsable de gestionar sus propias funciones de soporte y personal. La
gerencia de Microcomp Corporation sólo proporciona una supervisión
mínima. Microcomp Corporation también ha incorporado prácticas de
personal que promueven la lealtad y el compromiso con la firma. De hecho,
más del 80% de los empleados de Microcomp Corporation tienen derecho
al plan de pensiones de la compañía.
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Organigrama corporativo
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División Recursos Humanos

La División Recursos Humanos es responsable de la selección y

contratación de mano de obra, la administración de sueldos, las
negociaciones laborales, la administración de beneficios, los servicios de
capacitación, la administración de beneficios de los empleados, y el
mantenimiento de los legajos de empleados.

Los directores de las diversas funciones de Recursos Humanos responden

directamente al Vicepresidente Sénior de Recursos Humanos, Phillip Bryant.
La Directora de Recursos Humanos, Grace Armstrong, es responsable de
dos gerentes que responden directamente a ella: Joe Billings, Gerente de
Beneficios de Pensiones, y Ed Brown, Gerente de Beneficios de Seguros.

La sección Beneficios de Pensiones de la División Recursos Humanos

administra únicamente los planes de pensiones de los empleados de
Microcomp. El Sr. Billings es responsable de los registros, la parte contable y
el desembolso de beneficios de pensiones.

Cada subsidiaria de Microcomp tiene sus propios planes de pensiones.

Estos planes son administrados por compañías externas. Se decidió
administrar los planes de esta manera a fin de mantener los registros
contables de la compañía lo más simples que fuera posible. Asimismo, los
ejecutivos de Microcomp Corporation llegaron a la conclusión de que la
administración de las futuras ventas de las subsidiarias sería más fácil si se
llevaran registros separados.

La página siguiente presenta la ilustración de la organización de la División

Recursos Humanos.

Grace Armstrong y Joe Billings participarán del caso de estudio. Grace ha

trabajado en la división Recursos Humanos de Microcomp Corporation
desde que terminó su maestría hace quince años. Es una persona muy
respetada en la firma tanto por sus conocimientos como por su nivel de
compromiso con sus pares.

Sin embargo, Joe representa un significativo contraste respecto de Grace.

Ha trabajado en Microcomp Corporation desde que recibió el título de
contador de una universidad local. Su primer trabajo fue en el
departamento de contabilidad. Desafortunadamente, su naturaleza frontal
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y agresiva le ocasionó problemas con el personal de contaduría. Dieciocho

meses atrás, le ofrecieron a Joe el puesto de Gerente de Beneficios de
Pensiones. Los miembros de su nuevo personal poseen experiencia y
buenos conocimientos técnicos. La gerencia sostiene que las
responsabilidades adicionales que implica un puesto gerencial ayudarán a
Joe a ser más eficiente. Hasta la fecha, no se han registrado problemas; sin
embargo, ha habido algunos rumores negativos respecto del estilo de
supervisión de Billings.
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Organización de la División Recursos Humanos

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Departamento de Auditoría

Henry Marshall, Vicepresidente y Director de Auditoría Interna, cuenta con

un equipo de 14 auditores. La estructura del departamento de auditoría se
detalla en la página siguiente. Marshall reporta funcionalmente al Comité
de Auditoría del Consejo de Administración. En cuanto a los asuntos
administrativos, Marshall reporta al Presidente de Microcomp. El personal
de auditoría es responsable de examinar diversos elementos de la
compañía matriz. Además, los directores de auditorías de las subsidiarias
también reportan a través de Marshall.

El personal de auditoría de Microcomp Corporation incluye a dos gerentes

de auditoría: Wally Webster y Jane Roberts. Webster es responsable de las
auditorías de las áreas operativas. Roberts dirige al personal de auditoría a
cargo del procesamiento electrónico de datos (EDP). El departamento
cuenta con dos supervisores y 10 auditores sénior y del plantel.

Una de las supervisoras es Elaine Rooney. Es responsable de auditar las

unidades funcionales de Microcomp que le sean asignadas. También
cumple un rol fundamental para el desarrollo de los auditores sénior y del
plantel en el grupo de auditoría.

Katie McVie y Bob Brown son dos de los diez auditores sénior. Katie ha
presidido muchas auditorías desde que fue promovida a su cargo actual,
hace más de dos años. Bob fue ascendido recientemente y ha estado a
cargo de algunos proyectos de auditoría de poca envergadura.

Cuando el Sr. Marshall termina el plan de auditoría y éste es aprobado por

el comité de auditoría, asigna las auditorías a sus gerentes de auditorías.
Luego, los gerentes dividen las auditorías entre sus supervisores. Los
cronogramas de auditorías suelen sufrir modificaciones por diversas
razones, como cambios operativos, la disponibilidad del personal y pedidos
especiales. Sin embargo, el departamento es responsable de completar los
proyectos según lo establecido en el cronograma.

Por ejemplo, Elaine intenta asignar las tareas de las que está a cargo a Katie
McVie o Bob Brown, basándose en su experiencia y disponibilidad. Elaine
debate los diferentes planes de auditoría, los objetivos tentativos de la
auditoría y el personal asignado al auditor principal. El Auditor a Cargo (AIC,
por sus siglas en inglés) es responsable de completar la investigación
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preliminar, desarrollar el alcance y los objetivos finales de la auditoría,

supervisar y controlar el trabajo realizado por los miembros del equipo, y
confeccionar el informe de auditoría.

A continuación se detalla una descripción de los miembros del personal con

los que trabajaremos:

Elaine Rooney, Supervisora de Auditoría, trabaja en Microcomp Corporation

desde su graduación de la universidad hace seis años. Elaine es Auditora a
Cargo/Auditora Interna Certificada (AIC/ CIA) y ha ascendido en la
organización, mostrándose siempre dispuesta a compartir sus
conocimientos con el resto del personal. Elaine tiene varios atributos que
hacen que sea una supervisora eficiente: posee las capacidades técnicas
necesarias; es organizada y planifica sus tareas adecuadamente; es muy
comprensiva con la gente, y sus capacidades comunicativas son ejemplares.
Es muy probable que pronto sea ascendida al puesto de gerente de
auditoría o a otro puesto dentro de la empresa.
Katie McVie es auditora sénior de Microcomp. Ha trabajado en la empresa
durante más de tres años y es probable que sea la sucesora de Elaine en
caso de que ésta última sea ascendida. Katie también es AIC, y, dada su
experiencia, se le suelen asignar las tareas más difíciles y complejas. Katie
también es una comunicadora eficiente y es muy querida por el personal de
auditoría.

Bob Brown fue ascendido a una posición sénior hace tres meses. Bob
comenzó a trabajar en Microcomp Corporation hace dos años después de
terminar sus estudios universitarios. Antes de retomar sus estudios
universitarios, tuvo varios trabajos de rutina. Bob realizó trabajos de medio
tiempo para pagar sus estudios y se siente muy orgulloso de sus logros. Sin
embargo, Bob tiene poca experiencia en tareas de supervisión de
profesionales. Casi todas las técnicas de supervisión que ha aprendido son
las empleadas por los jefes para los que trabajó anteriormente durante su
carrera. Como resultado, Bob debe adquirir nuevas capacidades de
supervisión y gestión de proyectos para llegar a ser un AIC exitoso.

Debbie Meadows es auditora con un año de experiencia. Participó de un

programa de pasantías de State University, donde se graduó. La pasantía
fue diseñada para enfatizar los principios y los conceptos utilizados por los
auditores internos. Consecuentemente, Debbie está más avanzada que la
mayoría de los auditores de su mismo nivel.
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Ralph Holt es auditor en la compañía. Ralph trabaja en Microcomp

Corporation desde hace tres meses, después de trabajar durante un año
para una consultora de gestión local, Thompson and Pate. En su trabajo
anterior, Ralph estuvo en contacto con muchas clases de organizaciones
diferentes, pero no tiene experiencia en auditorías. Ralph obtuvo su título
de grado en gestión e informática de Braxton University
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Estructura del Departamento de Auditoría Interna

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Tarea Asignada a Bob Brown

Bob Brown pasaba frente a la oficina de Elaine Rooney. Elaine lo llamó:

-- Bob, ¿puedo hablar contigo un minuto?

Mientras Bob ingresaba a su oficina, Elaine continuó:

-- Pasaste en el momento perfecto, estaba a punto de llamarte.

-- ¿Qué sucedió? -- preguntó Bob sorprendido.

-- Acabo de volver de la oficina del Sr. Marshall. Tiene un pedido especial del
que quiere que nos encarguemos-- continuó Elaine.

Bob comenzaba a mostrarse curioso.

--¿Qué clase de pedido?

Elaine le entregó un memo. Al mirarlo, Bob se puso nervioso.

-- ¿Qué? ¿Quiere que hagamos una auditoría en el Departamento de

Pensiones ahora? Pensé que esto estaba programado para este año pero
más adelante. ¿Cuál es el apuro? -- le preguntó a Elaine.

-- Vayamos al salón de descanso a tomar un café y te lo explicaré-- propuso

Elaine.

Camino al salón de descanso, Elaine le dijo a Bob:

-- Un miembro de nuestro comité de auditoría, J.P. Smith, leyó un artículo

que le preocupó. En la reunión del comité de auditoría del jueves pasado, el
Sr. Smith solicitó que se llevara a cabo una auditoría del Departamento de
Pensiones. También preguntó si podía completarse para la próxima reunión
del comité de auditorías. -- Elaine continuó --Aquí tienes una copia del
memo de Smith y del artículo. Entonces, como puedes ver, tenemos que
posponer algunas de nuestras otras tareas.

--Elaine, nunca antes hemos realizado este tipo de auditoría y no sé nada

sobre pensiones. Además, sabes que no tengo demasiada experiencia
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como auditor a cargo. No creo estar a la altura de este trabajo—protestó

Bob.

--Tanto Henry como Wally me pidieron que te asignara esta tarea a ti –

agregó Elaine e insistió: -- Están seguros de que estás a la altura. ¡Confía un
poco en ti mismo!

-- Está bien, tu ganas-- se rindió Bob. --¿Hay alguna persona del equipo que
pueda ayudarnos con la auditoría?

Elaine pensó un minuto mientras se servía una taza de café.

--Bueno, veamos. Después de discutir esto con Katie (la otra auditora
sénior), ella indicó que podría liberar a una persona para que realice la
auditoría. Además, dijo que quizás disponga de algunos días de la semana
que viene para ayudarte ella misma. -- Elaine continuó: --Tras echar un
vistazo a nuestro cronograma actual, parece que Debbie Meadows y Ralph
Holt pueden ayudarte. Ambos estarán disponibles por dos semanas desde
mañana a la mañana.

Bob casi se atraganta con su café.

-- Elaine, nunca antes se ha realizado esta auditoría. Estoy seguro de que

Debbie hará un buen trabajo, tiene la experiencia suficiente. Pero Ralph ha
trabajado aquí pocos meses ¿Qué sabe él sobre auditorías?

Estas últimas palabras de Bob irritaron visiblemente a Elaine, quien sin

embargo intentó ponerse en su lugar.

-- Mira, sé que esta no será una tarea fácil. Pero tanto Debbie como Ralph
son personas brillantes. Además, son los únicos que están disponibles en
este momento y el tiempo es crucial. -- Elaine luego agregó: -- Tendrás que
supervisar a Ralph de cerca, especialmente en lo que respecta a sus Papeles
de trabajo. Sin embargo, estoy segura de que realizará un buen trabajo.

Bob reflexionó un momento y acotó:

--Tienes razón, Elaine, todos tenemos que aprender en algún momento.

Mientras los dos tomaban café, Katie McVie se unió a la conversación.

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--Felicitaciones, Bob-- expresó Katie. --Tengo entendido que serás el Auditor

a Cargo del proyecto de pensiones de Marshall. Buena Suerte.

--Gracias --respondió Bob. --Por cierto, ¿qué pueden aportarme ustedes

sobre las pensiones?

Tanto Katie como Elaine negaron con la cabeza.

-- Me temo que no mucho -- respondió Elaine. -- Sin embargo, encontré

algunos libros que podrían ayudarte. Te los daré cuando regresemos a la
oficina. -- Elaine continuó: -- Ya llamé al Vicepresidente sénior, Bryant, y a la
Directora, Grace Armstrong. Les dije que irías esta semana a buscar
información sobre antecedentes. Perdón por no poder ayudarte más, pero
eso es todo lo que sé por ahora.

Al regresar a la oficina, Elaine le entregó la información a Bob y le deseó

buena suerte.

Bob intentó sonreír.

-- Sí, creo que realmente la necesitaré. Comenzaré de inmediato. Quiero

poder entregarle a Debbie y a Ralph algunos antecedentes cuando nos
reunamos para hablar sobre la auditoría.
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Artículo en la revista Board Member’s Report

Memorándum de Microcomp Corporation

FECHA: 22/1/XX
ASUNTO: Artículo en la revista Board Member’s Report
DE: J. P. Smith
PARA: Comité de Auditoría

Recientemente, leí un artículo en la publicación Board Member’s Report.

Describía una situación que me preocupa pueda estar pasando en
Microcomp. En esta instancia, una empleada contable robó más de US$ 1,1
millones del fondo de pensiones de una compañía. La malversación sólo
pudo ser detectada gracias a la consulta de otra empleada administrativa
sobre un endoso inusual. Considero que este es un asunto serio, que
nuestra compañía debe revisar. De haberse implementado los controles
apropiados, no creo que esto hubiera sucedido.

Comprendo que nuestro departamento de auditoría tiene un cronograma

completo de auditorías planificadas para el año en curso. Sin embargo,
debido al número de empleados que tienen derecho a nuestros planes de
pensiones y al valor monetario asociado con nuestro fondo, creo que este
asunto es importante para nuestros empleados y jubilados. ¿Acaso podrá el
equipo de auditoría completar una auditoría de las pensiones
suministradas por Microcomp Corporation a fin de garantizar la
implementación de controles adecuados? Debido a la importancia que tiene
este plan, a nosotros también se nos deberán comunicar los resultados de
la auditoría en nuestra próxima reunión, en dos meses.

Se adjunta una copia del artículo para que sea analizado.

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The Board Member’s Report

La revista oficial de la Asociación de Miembros de Consejo de

Administración de los Estados Unidos

Administrativa de Pensiones hace estragos en el Consejo de Administración:

roban más de US$ 1,1 millones de Mega

TAMPA, FLORIDA – Tras una serie de acontecimientos inusuales, las

autoridades locales arrestaron a una empleada de confianza de Mega
Corporation por malversación de fondos de pensiones.

La presidenta de la compañía, Shannon Ashley, confirmó que Marlene

Dinkle fue arrestada en la sede central de la firma ubicada en el centro de
Tampa. Ashley indicó que la pérdida total de la empresa fue de US$
1.130.000.

La policía indicó que Dinkle, quien es abuela, y además es empleada de

Mega desde hace diecinueve años, habría robado el dinero a lo largo de un
período de varios años.

En caso de ser declarada culpable, la Sra. Dinkle podría pasar 10 años en

prisión y recibir una multa de US$ 10.000. Incluso se le podría llegar a exigir
que indemnice al plan de pensiones.

En una entrevista con el Presidente del Consejo de Administración, Stanley

Steamers, este indicó que los empleados afiliados al plan serán protegidos
de la pérdida. La empresa rembolsará al fondo de pensiones el dinero
supuestamente robado por Dinkle.

Sin embargo, ya se ha iniciado por lo menos un juicio en el asunto. Un

grupo que representa a los empleados de Mega presentó una demanda por
daños contra la Dirección y el Consejo de Administración, en la Corte del
Condado de Hillsborough. Los documentos presentados afirman que hubo
negligencia por parte de los miembros del Consejo de Administración y de
la Dirección por haber permitido condiciones que podían poner el fondo
bajo un riesgo significativo.

Steamers niega toda clase de negligencia por parte de Mega y anticipó que
la demanda será desestimada.
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Memorándum del Vicepresidente y Director de Auditoría Interna

Memorándum de Microcomp Corporation

FECHA: 25/1/XX
ASUNTO: Auditoría de pensiones
DE: Henry Marshall
PARA: Wally Webster

En la reunión del comité de auditoría de la semana pasada, uno de nuestros

directores, J.P. Smith, expresó su inquietud por los controles que
actualmente existen en los planes de pensiones de Microcomp. Comenzó a
intranquilizarse tras leer un artículo en la revista Board Member’s Report.
Una empleada contable de una importante empresa malversó una gran
cantidad de dinero de un fondo de pensiones al cual tenía acceso. El fraude
se perpetró a lo largo de un período de varios años. A causa de este
artículo, Smith está preocupado respecto de la calidad de los controles
vigentes sobre los planes de pensiones administrados por Microcomp.

En mi opinión, la auditoría debería concentrarse únicamente en aquellos

planes de pensiones que auto-administra Microcomp. Por favor,
asegúrense de que Elaine ponga a su equipo a trabajar en este proyecto.
Dejemos que su equipo de trabajo determine los objetivos específicos y el
alcance de la auditoría. Por favor, manténganme informado acerca de los
avances y de todo problema que encuentren.
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cc: Elaine Rooney

Memorándum de Elaine Rooney

Memorándum de Microcomp Corporation

FECHA: 27/1/XX
ASUNTO: Información sobre la Administración de Beneficios
DE: Elaine Rooney
PARA: Bob Brown

A continuación presento algunas anotaciones personales que preparé para

ti, las cuales representan mis conocimientos sobre el área de pensiones y
algunos de los participantes principales. Tres administradores y tres
empleados administrativos administran y procesan los beneficios de las
pensiones. Aquí hay información sobre las personas que he conocido.
Espero que te ayude, Bob.

John Jackson: Jackson es el administrativo responsable de revisar las

decisiones que First Bank, el Fiduciario del Plan, toma respecto de las
inversiones. También es responsable de garantizar que el departamento de
contabilidad tenga la información apropiada para incluirla en los estados
contables de la compañía. Otra tarea que tiene a su cargo es preparar y
presentar los informes requeridos por el gobierno. Un administrativo de
pensiones asiste a Jackson con estas tareas.

Patrick Wilson: Wilson es responsable de la administración de los pagos de

los planes de pensiones de la oficina local. Wilson es quien tiene que
controlar que los pagos sean correctos, que se hagan en el tiempo
estipulado y que se paguen a la persona correcta. Frank Sellers fue
designado para conciliar las cuentas bancarias del fondo de pensiones y
también para conciliar los pagos en el Archivo Maestro en forma mensual.
Wilson es responsable de revisar la labor de Seller a fin de garantizar la
precisión de los registros. Wilson renvía a John Jackson los datos financieros
y los registros necesarios para la confección de los informes requeridos por
el gobierno, para que éste los procese.

Mabel Simmons: Simmons es responsable de todos los registros

concernientes a los planes de pensiones de la oficina local, con excepción
de los registros de pagos. Tal como se mencionó anteriormente, Wilson es
responsable de estos últimos. Otro administrativo, Tim Poste, es
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responsable de incluir a los participantes del plan de pensiones en el

Archivo Maestro y de actualizar los registros de dicho archivo. También es
responsabilidad de Poste conciliar el Archivo Maestro con el Archivo de
Desembolsos. Simmons es responsable de monitorear el trabajo de Poste a
fin de garantizar que los registros de pensiones sean precisos y estén
completos.

Billings me ha dicho que los registros de pensiones son confidenciales. Los

únicos que tienen acceso a ellos son los administradores, los empleados
administrativos, el Gerente de Beneficios de Pensiones, el Director de
Recursos Humanos, el Vicepresidente Sénior de Recursos Humanos y él.