Curso SAP ERP

Clase 4: Finanzas, parte 2 de 2.

Relator: Diego Méndez

1
 Agenda

• Componentes del módulo FI

• Gestión de pagos
• Contabilidad de Activos fijos (FI-AA)
• Gestión presupuestaria (FI-FM)
• Gestión de viajes (FI-TV)
• Ledger especial (FI-SL)

2
Recordatorio
• Libro mayor (FI-GL)
• Acreedores (FI-AP)
• Deudores (FI-AR)
• Contabilidad bancaria (FI-BL)

3
Gestión de pagos
Esta función se ocupa para crear un registro cada vez que la empresa
emita un pago, ya sea a un cliente, proveedor o cuenta.
Se puede crear un documento de pagos efectuados a través de los
siguientes medios de pago:
• Caja
• Cheque
• Tarjeta de crédito
• Transferencia bancaria

4
Activos fijos (FI-AA)
• El componente de Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se utiliza para
gestionar y supervisar activos fijos con el Sistema R/3 de SAP. En la
Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del
libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los
movimientos relacionados con activos fijos.

5
• Como resultado de la integración en el Sistema R/3, la Contabilidad
de activos fijos (FI-AA) transfiere directamente datos a otros
componentes del Sistema R/3 y desde otros componentes del mismo.

6
7
El componente de Contabilidad de activos fijos consta de las partes
siguientes:
• Contabilidad de activos fijos tradicional
• Procesamiento de activos fijos arrendados
• Preparativos para la consolidación
• Sistema de información

8
Gestión Presupuestaria (FI-FM)
• Las funciones de este componente ayudan a crear presupuestos. La
Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos
y gastos para áreas de responsabilidad individuales, controlar los
futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto
disponible y prevenir excesos en el presupuesto.

9
• La Gestión presupuestaria está plenamente integrada con otros
componentes en el Sistema R/3. Las necesidades específicas de la
empresa determinan el componente que se utiliza en cada caso. Una
necesidad básica para utilizar la Gestión presupuestaria es la
integración con el componente Contabilidad principal (FI-GL).
• La integración con la Gestión de materiales significa que se puede,
por ejemplo, reproducir y supervisar las operaciones de
aprovisionamiento de principio a fin.

10
Características de la gestión presupuestaria
• La Gestión presupuestaria permite controlar en todo momento y con
precisión:
• Los ingresos y gastos, así como las operaciones relevantes para los
fondos de la empresa.
• El presupuesto, con las siguientes preguntas en mente:
• ¿Qué recursos recibirán las áreas de responsabilidad?
• ¿De dónde vienen estos fondos (origen de fondos)?
• ¿Para qué se utilizan los fondos? (Utilización de fondos)
• El equilibrio financiero de la empresa, a través de la comparación de
los valores reales y del comprometido con el presupuesto actual.
11
Unidad organizativa

12
Posición presupuestaria
• Las posiciones presupuestarias representan la clasificación funcional
de una empresa dentro del área de una sociedad FM.
• Las posiciones presupuestarias clasifican las operaciones
presupuestarias y comerciales que afectan a la liquidez en ingresos,
gastos y las posiciones de saldo. Se puede asignar un presupuesto de
áreas de responsabilidad concretas (centros gestores) a las posiciones
presupuestarias.

13
Estructura
• Jerarquía de posiciones presupuestarias
Las posiciones presupuestarias de la Gestión presupuestaria se disponen en
jerarquías. Se puede crear más de una jerarquía para cada sociedad FM.
Ejemplo: Una jerarquía para los ingresos y otra para los gastos. Sin embargo,
también se pueden establecer diferentes jerarquías para los gastos. Ejemplo:
Una jerarquía para los costes de personal y otra para la adquisición de
equipo.
Existen dos tipos de posiciones presupuestarias:
• Posiciones de imputación (= nivel más bajo de la jerarquía)
Se pueden contabilizar y presupuestar estas posiciones.
• Posiciones de integración (= nodos de jerarquía)

14
Registro maestro de posiciones
presupuestarias
• El registro maestro de posiciones presupuestarias contiene
informaciones importantes, como:
• Nombre y descripción de la posición presupuestaria
• Posición presupuestaria superior
• Parámetros de control importantes
- Operación financiera
- Tipo de posición

15
• Para actualizar datos contables de otros sistemas en la Gestión
presupuestaria, siempre se debe especificar una posición de
imputación completa de la Gestión presupuestaria (centro gestor,
posición presupuestaria y, en caso necesario, fondos) en la operación
contable. Se puede actualizar el trabajo de entrada manual al mínimo
utilizando el enlace a los datos básicos. El sistema deriva la
imputación FM del enlace.
Enlace entre elementos de datos básicos en la Gestión presupuestaria
Enlace entre elementos de datos básicos en otros componentes

16
Centro gestor
• Unidad organizativa en una sociedad FM que representa la estructura
de una empresa (áreas de responsabilidad, departamentos,
proyectos) de forma jerárquica.
• Se puede asignar el presupuesto a centros gestores en Gestión
presupuestaria. El presupuesto se utiliza como la contabilización para
los centros gestores con los valores reales y del comprometido.

17
Jerarquía de centros gestores

18
Fondo
• Saldo de medios financieros proporcionado para un propósito
concreto por un patrocinador y gestionado de forma independiente.
• Los fondos se utilizan para representar subvención de terceros.
Representan fondos limitados por la disponibilidad en el tiempo o la
función y destinados a cubrir gastos específicos.

19
Gestión de status
• En el Sistema R/3 la gestión de status se utiliza para controlar las operaciones
comerciales. Esto se realiza mediante la asignación a un objeto de uno o más
status. En la Gestión presupuestaria, las operaciones comerciales se controlan
mediante la asignación de uno o varios status a un objeto de datos maestros
(centro gestor, posición financiera, fondo). Un status puede permitir o no una
operación comercial, o puede no tener ningún efecto sobre la misma. El sistema
distingue entre los status del sistema y los status de usuario.
• Status de sistema y de usuario
Todas las operaciones comerciales están predefinidas en el Sistema SAP y
agrupadas en tres status de sistema.
• Creado
• Liberado
• Cerrado

20
Presupuestación y control de disponibilidad
Este componente soporta con sus funciones del sistema el proceso de
creación de presupuesto y la supervisión de los recursos disponibles.
• Presupuestación
Se asigna el presupuesto según un perfil de presupuesto definido y varias
versiones del presupuesto. Puede asignar presupuestos globales o anuales.
Sólo se podrán asignar presupuestos globales si se está utilizando un fondo.
Con las funciones de este componente, se puede asignar un presupuesto
siguiendo el principio descendente o el principio ascendente
Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones
mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados.

21
Control de disponibilidad
• Dentro de la estructura de ejecución de presupuesto se puede reclamar los
fondos asignados para gastos previstos mediante las contabilizaciones de
Documento presupuestario en los otros sistemas de la Gestión
presupuestaria, que se refieren a este documento presupuestario,
establecen obligaciones (comprometidos tales como un pedido) y los datos
reales (por ejemplo, a través de facturas y pagos). Estas formas de uso del
presupuesto se conocen colectivamente como fondos asignados.
• La gestión presupuestaria puede utilizar el sistema de información para
comparar el uso del presupuesto y los fondos disponibles en este
momento. Además del resumen de fondos del sistema de información, que
actúa como un control de disponibilidad "pasivo", el componente incluye
un control de disponibilidad "activo" cuyas funciones previenen excesos de
presupuesto.
22
Control del control de disponibilidad
• Este proceso permite una supervisión detallada de los recursos
disponibles. El control de disponibilidad activo puede evitar que se
produzca una asignación de fondos tan pronto se realicen.
• Cuando se introducen operaciones determinadas, como por ejemplo
pedidos o reservas de fondos, el sistema verifica si el presupuesto
disponible o liberado todavía es suficiente. Esta verificación se basa
en el perfil del presupuesto actual. La verificación tiene en cuenta los
límites de tolerancia del control de disponibilidad parametrizados en
el Customizing. Estos límites de tolerancia se pueden restringir a
operaciones determinadas.

23
• El control de disponibilidad siempre está activo, a no ser que se
desactive para ejercicios particulares.
• Con el objeto de que la función de control resulte eficaz, se deben
definir límites de tolerancia en el Customizing de la Gestión
presupuestaria ya que el control de disponibilidad realiza sus
verificaciones a partir de estos límites. Se pueden definir desviaciones
relativas y absolutas como límites de tolerancia de valores de
presupuesto para combinaciones de perfil de presupuesto/grupo de
operaciones/acciones. Según el perfil del presupuesto, también se
pueden definir límites de tolerancia para centros gestores, posiciones
presupuestarias o fondos individuales.

24
Proceso
• Contabilización con imputación
Las verificaciones del control de disponibilidad empiezan cuando se
efectúa una contabilización en el sistema que implica una Imputación
en la Gestión presupuestaria. El sistema primero verifica si el control
de disponibilidad se ha desactivado para el ejercicio introducido en la
contabilización. Si se ha desactivado, el control de disponibilidad no
verifica la contabilización.
• Determinación del elemento con presupuesto
Si el control de disponibilidad está activado, primero determina el
elemento con presupuesto, en caso de que se trabaje con objetos de
presupuesto. El procedimiento utilizado difiere en función de si está
trabajando o no con Objetos de presupuesto.
25
• Determinación del perfil de presupuesto válido
Si se ha introducido una imputación con un fondo, el sistema primero
verifica que haya un perfil de presupuesto en el fondo. Si no existe
ningún perfil en el fondo, el sistema determinará el perfil del
presupuesto a partir de la asignación en la sociedad FM efectuada en
el Customizing.
• Cálculo del presupuesto disponible por parametrizaciones del perfil
del presupuesto
En el perfil del presupuesto, se puede estipular si el control de
disponibilidad ejecuta sus verificaciones a partir del presupuesto
global, el presupuesto anual, el presupuesto global liberado o el
presupuesto anual liberado.
26
• Verificación de los límites de tolerancia
• Primero, el sistema verifica si se ha definido un límite de tolerancia específico
para la imputación determinada. Si se ha definido, el sistema utiliza el perfil de
presupuesto asignado a la tolerancia específica para verificar los límites de
tolerancia. Si no se ha definido ninguna tolerancia específica, el sistema realiza la
verificación utilizando los límites de tolerancia de un perfil de presupuesto
determinado con anterioridad.
• El sistema primero verifica si se ha definido alguna tolerancia para la operación
de la contabilización (por ejemplo: reserva de recursos). Si se ha definido una
tolerancia, se utilizará para esta operación. Si no se ha definido, el sistema
verificará si existe un límite de tolerancia definido que sirva para todas las
operaciones.
Si no se encuentra ningún límite de tolerancia, se permite la contabilización. En
caso contrario, el sistema calcula si se sobrepasará el límite de tolerancia.

27
• Determinación de la entrada de status
Si el status es "Sin control de disponibilidad", se permite la
contabilización.
• Acción de acuerdo con los límites de tolerancia

28
Registro de datos de comprometido y datos
reales
• La Gestión presupuestaria (FI-
FM) utiliza datos de varios
componentes de aplicación del
Sistema SAP, sobre todo Gestión
financiera (FI), Gestión de
materiales (MM) y Recursos
humanos (HR), para reproducir
ciertos procesos empresariales.

29
Gestión de viajes
• La Gestión de viajes SAP acompaña a todos los procesos que
participan en la tramitación de los viajes. Ofrece funciones integradas
del sistema y las enlaza con los procesos de liquidación, de impuestos
y de pago. La gestión de viajes comprende la solicitud, la planificación
y la reserva de viajes, así como la liquidación de gastos de
desplazamiento y la transferencia de los resultados de dicha
liquidación a otras áreas de funciones empresariales. La integración
de la Gestión de viajes SAP garantiza los beneficios de sinergia que
aumentan la eficacia y disminuyen los costes por procesos.

30
Subcomponentes de la Gestión de viajes SAP
• Según las necesidades individuales y la estructura organizativa de la
empresa, se pueden combinar flexiblemente las tres áreas siguientes
de la Gestión de viajes SAP:
• Solicitud de viaje
• Planificación de viajes
• Gastos de desplazamiento

31
Integración
• A causa de la integración con el Cálculo de nómina y con la Gestión
financiera, los datos de la Planificación de viajes y de la Liquidación de
gastos de desplazamiento se pueden transferir a estos componentes
para objetos precisos a medida que se vayan produciendo.
• Otra ventaja de la Gestión de viajes SAP es la integración de los tres
subcomponentes Solicitud de viaje, Planificación de viajes y Gastos de
desplazamiento. Así, por ejemplo, los tres objetos utilizan los mismos
datos maestros de personal.

32
33
Proceso global de gestión de viajes

34
Ledgers especiales (FI-SL)
• En el componente de aplicación Ledgers especiales puede definir
ledgers para la gestión de informes. Puede mantener estos ledgers
opcionales como ledgers de libro mayor o libros auxiliares con
diversos objetos de imputación.
• Ledgers especiales permite la gestión de informes en varios niveles
utilizando los valores de los diversos componentes de aplicación. Los
módulos de Ledgers especiales le permiten obtener información,
combinarla y crear totales.

35
36
Ventajas ledgers especiales
• Estructuras de bases de datos flexibles con campos adicionales
Puede crear sus propias tablas de base de datos y definir dimensiones no
estándar (como el área de valoración) que cumplan sus necesidades
empresariales. De este modo, es posible combinar y totalizar la información
para cada combinación de imputación en el grado de detalle deseado.
• Obtención de datos selectiva
El flujo de datos es flexible en Ledgers especiales. Con la asignación de
transacciones a combinaciones específicas de sociedad/ledger y sociedad
GL/ledger, se puede decidir cuáles son los ledgers que deben actualizarse
con los datos creados. Introduciendo criterios de selección de ledger es
posible restringir la cantidad de ledgers que se actualizan.

37
• Asientos de rectificación
En Ledgers especiales, se puede realizar contabilizaciones de corrección y
asientos de rectificación.
Planes de cuentas de referencia
Puede utilizar varios planes de cuentas en Ledgers especiales (planes de
cuentas de operación, de grupo y específicos de país).
• Ejercicio alternativo con distintas variantes de ejercicio
En Ledgers especiales, se pueden definir los propios períodos contables. Las
definiciones del período contable determinan el calendario fiscal, que define
el ejercicio y los períodos contables del mismo.
La definición de los propios períodos contables permite crear informes
semanales o mensuales.

38
• Modificaciones específicas para la creación de datos
Si desea asegurarse de que Ledgers especiales reciba únicamente datos
válidos, puede utilizar validaciones y sustituciones para verificar y sustituir
datos en el momento de su introducción.
• Partidas individuales totalizadas de otras aplicaciones
La extensa selección de funciones de Ledgers especiales permite totalizar,
modificar, repartir o distribuir datos plan y reales de aplicaciones SAP y
externas.
• Gestión de informes SAP
Ledgers especiales permite evaluar datos de varias aplicaciones SAP y de
varias unidades organizativas y realizar un informe sobre esta información.

39
Curso SAP ERP
Clase 4: Finanzas, parte 2 de 2.

Relator: Diego Méndez

40