1 MG.SC. Simon Cuba DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA EI presente diccionario es copia del Diccionario de Terminologia Archivistica que elabord la Direccién de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura del sistema espaiiol de archivos, a las cuales se incrementaron algunos otros términos que se manejan en nuestro pais. GLOSARIO ACCESIBILIDAD. Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, con sujecién a la Rormativa vigente, su estado de conservacién y el contro! archivistico y su estado de conservacién. (V._ tb ACCESO, AUTORIZACION DE CONJSULTA, LEGISLACION ARCHIVISTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCION DE CONSULTA) ACCESO, Tiene acceso a los archivos/facultad de utilizar e| material de un fondo, bajo determinadas normas y condiciones de uso/Acceso a la Informacién, a los archivos y su difusién. Los materiales que se archivan responden originalmente a que puedan ser utilizados por quienes necesitan la informacién ACCESO (1) Derecho de tos ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente. (2) En tratamiento automético de datos, método de utilizacién de una memoria para la entrada y salida datos, en un orden independiente de su posicin en el soporte. (V.tb, ACCESIBILIDAD, AUTORIZACION, DE CONSULTA, LEGISLACION ARCHIVISTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCION DE CONSULTA). ACONDICIONAMIENTO. Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organizacién de un fondo (ordenacién fisica, signatura, sellado, foliacién) y que dan como resultado la formacién de las unidades de_instalacién. (V. CONSERVACION, INSTALACION, ORDENACION FISICA, SELLAR, SIGNATURA TOPOGRAFICA) ACTA. (1) Documento redactado con unas caracteristicas internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realizacién de un acto o la constancia de un hecho, (2) Documento que relata lo tratado y acordado en una reunién de un érgano colegiado, Fedactado y validado por la persona que acta de secretario. (V. tb. DIPLOMATICA). ACTA DE ENTREGA. (V. INGRESO DE FONDOS, PRESTAMO DE DOCUMENTOS, RELACION DE ENTREGA). ACTA DE ELIMINACION. Documento que atestigua las unidades documentales’eliminadas en un expurgo. ‘ ACUMULACION. Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivistito de la produccién de documentos a los que no se les aplica en el momento oportuno la identificacién y la valoracién preceptivas y que, por tanto, constituye una distorsién sustancial del funcionamiento del sistema archivistico. (V. ORGANIZACION) La Fin 2011NG.SC. Stmon Cuba responsable de 1a aplicacion de Ia politica ARCHIVOS. Cron ontal dos programas establecos documentos en un archivo mediante su compra ADMINISTRACION DE archivistica a través de la direccién, ADQUISICION. Procedimiento de ingreso de (V. INGRESO DE FONDOS). tos que formen AGREGACION DE DOCUMENTOS. Acciin de afiadir a Un document sete del misma, produces en una fecha posterior al ingreso de ests er “ srclavas Cieaie igor parte celge capac, U otras, sea imposible Incorporar-los a la unided de Teas sc rt mente dicho expediente se encuentra re cade, se formara una nueva unidad que quedaré perfectare: Oe ede paella mediante les oportunas tablas de concordancias y referencias radas. (V. DESGLOSE). ARCHIVAR. (2) conjunto de operaciones intelectu tratamiento archivistito propias de cada uno de los tipos Ciclo vital de los documentos. (2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrative 0 | judicial, es decir, transferirlo al archivo (“archivese"), [ARCHIVERO. Profesional con titulacién universitaria superior, cuyo Campo de actividad se centre ‘en la direccién, investigacién, programacién y desarrollo de las técnicas adecuadas para e | ’ tratamiento archivistico de los fondos documentales. | les y fisicas que componen las diferentes fases det de archivo, segun la etapa del pectos teéricos y practices (tipologia, organizacién, ARCHIVISTICA. Disciplina que trata de los as; hives y el tratamiento archivistico de sus fondos funcionamiento, planificacién, etc.) de los arc documentales. | ARCHIVO. (1) conjunto orgénico de documentos producides y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fisicas 0 juridicas, publicas y privadas. En funcién del organismo productor, los archivos pueden ser periférica, autonémica, local, judicial, etc. de la Administracin Central, En funcién del 4mbito de su fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc, En funcién de la personalidad juridica de la institucién productora: archivos pUblicos y privades. centrales, intermedio 0 histéricos. “2) Institucién cultural donde se redne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgénices ‘de documentos para la gestion administrativa, la informacién, la investigaciéa y la culure. (3) El Archivo también es et lugar donde se conservan y consultan les conjuntos orgsnicas de ‘Dentro del ciclo vital de los documentos, €5 el que coordina y controls el distintos archivos de gestiin y reine los documentos transferidos por los La Paz Bolivia 2011- MG.SC. Stmon Cuba mismos, una vez finalizado su trémite y cuando su consulta no es constante. En virtud deja | normativa vigente, con cardcter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos | Que superen los 30 afios de antigledad. | (V. ARCHIVO, ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO INTERMEDIO). | | ARCHIVO INTERMEDIO. Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores se hace esporédica y en el que | permanecen hasta su eliminacién o transferencia al archivo histérico, En virtud de la normative — | vigente, can carécter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar =| documentos que superen los cincuenta afios de antigedad). | ARCHIVO HISTORICO. Es aquel al que se ha de transferir desde el archivo intermedio |a ‘documentacién que deba conservarse permanentemente. Por no haber sido objeto de dictamen de eliminacién por parte de la comisién superior calificadora de documentos administrativos, También pueden conservar documentos histéricos recibidos por donacién, deposito, adquisicién, etc. ARCHIVO NACIONAL. Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdiccién abarca todo el territorio nacional. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto orgénico de documentos producidos y/o recibidos en e! ejercicio de sus funciones por las personas fisicas 0 juridicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho puiblico. ARCHIVO PUBLICO. Conjunto orgdnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fisicas 0 juridicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho publico. Desde el punto de vista de la consulta es aquel cuyos fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentacién establecida ASUNTO. Contenido especifico de cada una de las unidades documentales (documentos expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto de caracteristicas homogéneas, en el que estén integrados. (V. tb. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, COMPETENCIA, FUNCION). AUTENTICACION. (Certificacién 0 legalizacién), Proceso mediante el cual se confiere a una copia Valor del testimonio para que pueda sustituir al documento original. Este proceso se realiza mediante la suscripcién de determinadas diligencias, que, segin las distintas formulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen los diferentes tipos de copias: autorizada, certificada, compulsada, legitimada, testimonio, traslado, etc. La autenticacién no presupone la veracidad 0 falsedad del contenido del documento copiado. BALDA. Estante horizontal de un armario o de una estanterié BALDUQUE. Cinta de algodén, roja en origen, empleada en los archives para atar legajos 0 expedientes. CAJA. Unidad de instalacién, generalmente en formato normalizado, realizada en cartén de ph neutro 0 en cualquier otro material que permita la adecuada conservacién de /os documentos. CAMISA. Cubierta en papel doblada para proteccién de documentos o expedientes. CARATULA. Cartén rigido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localizacién. La Paz Bolivia 2011CARPETILLA, Cublerta en cartulina dobleds pare protection © individualizacién de documentos 0 = | expedientes. CARTELA. (1) Parte integrada en la unidad de instalacién que contiene los datos pars su localizaciin. {2) En microflmacién, conjunto de datos técnicos itiles fotografiados a inicio de un rollo de | microfilme. También denominada ficha técnica CATALOGO. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia ‘© objeto especifico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razén de Una afinidad temética cronolégica, paleogréfica 0 formal o por otro criterio subjetive establecido Ge antemano. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). CATALOGACTON. Derivados de significado deducible de catalogar. / El catalogo es ef instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales a las unidades ‘archivisticas de una serie o de un conjunto documental que guarda entre ellas una relaciino | unidad topolégica, temética o institucional. /Consiste en la elaboracién y ordenacién de las tarjetas que se utilizan con la finalidad de localizar con rapidez un expediente. CENSO DE ARCHIVOS. Instrument de control y difusién, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la informacién sobre archivos y fondos documentales que forman ei Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA) CERTIFICACION. (1) Accién por la que se deciara la verdad o la existencia de un hecho y queda refiejada em ef ‘oportuno documento. accién expresada en el apartado anterior. (2) Documento en el que se plasma CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Etzpas por las que sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en el archivo de oficina y pasan por el archivo central y/o intermedio, haste que se eliminan 0 conservan en un archivo histdrico. CLASIFICACION. Operacién intelectual que consiste en el establecimiento de las categories ¥ ‘grupos que reflejan la estructura jerérquica del fondo. Esta operacién se encuentra dentro de | fase de tratamiento archivistico denominade identificacién. COLECCION DOCUMENTAL. (2) Conjunto de documentos reunidos segiin criterios subjetivs (un tema determinado, ‘eriterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura ergsoics DE espeaificas ei estudio y dictamen sobre Wes piazes de "ulitzacdn de los documentos y series documents ‘La Pur Bolivia 2011MG.SC. Simén Cuba Previamente val competencias, "*0°S ¥ cualquier asunto sobre materia archivistita relacionad2 con sus eae Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una aquiens sauce en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de éstos y e! comodatario COMPULSA. Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia con ef original que se coteja, CONSERVACION. Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacién 0 prevencién de posibles dafios fisicas en los documentos, y por otra, la restauracién de estos cuando el dafio se ha producido. CONSERVACION PERMANENTE. Situacién derivada de la fase de valoracién que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados. CONSULTA. Examen directo de la documentacién por parte de los usuarios (investigadores, Administracién, etc.) sin que ello implique necesariamente la autorizacién para que estos reproduzcan y/o divulguen total 0 parcialmente los datos contenidos en los documentos. (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCION DE CONSULTA) CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS. En descripcién, e| control de formas normalizadas de términos, incluyendo nombres (de personas, Geogréficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de accesos, CONTROL DE FONDOS. Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento, comprobacién e inspeccién fisica, administrativa e intelectual de los fondos. (V. DESCRIPCION, IDENTIFICACION, INGRESO DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONTROL, \VALORACION) COPIA. Reproduccién, simultanea a no, del texto de un documento original generalmente definida por su funcién o por su procedimiento de realizacién. (V. AUTENTICACION, LEGALIZACION DE DOCUMENTOS, REPRODUCCION DE DOCUMENTOS). COPIA DE SEGURIDAD. Copia de un documento realizada para conservar la informacién contenida en el original caso de pérdida 0 destruccién de! mismo. (V, ARCHIVO DE SEGURIDAD). CRONOLOGIA. Disciplina que tiene por objeto el estudio cientifico de los elementos del documento que pueden determinar su datacién. (CUADRO DE CLASIFICACION. Instrumento de consulta resultado de la fase de identificacién, que refleja la organizacién de un fondo documental 0 de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominaciones de secciones y series, fechas extremas, etc.) * (V. CLASIFICACION) CUADRO DE ELIMINACION. Relacién de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondientes, cuya propuesta de eliminacién ha sido previamente autorizada, por los Srganos competentes. (V. SELECCION, VALORACION). i La Paz Bolivia 20116 jultante mento fewer y aquellos otros qu CUADRO DE VALORACION Y SELECCION. Instrul ‘onereto en que ha de ‘i tun fondo que precisa los documentos que se deben ‘contervscedimientO a eliminar al final de un periodo determinado especificando realizarse (muestreo , cambio de soporte, etc:)- (V. ELIMINACION, VALORACION). ae ion archivistita CUSTODIA. Responsabilidad juridica que implica por parte dé 10, pee adecuada conservacién de los fondos, cualquiera que sea la titularidat de aportar datos cronolégicos (date 6 DATA. Fecha que aparece en un documento y que puede aPATET te rento, crénica) y/o datos toponimicos (data tépica) sobre la redacci i lancha DAGUERROTIPO. Procedimiento fotogratico en el que el negativo se obtenia sobre une Pls de cobre. /Aparato empleado para esa clase de fotografia. / Fotografia asi obtenide. (V. CRONOLOGIA) DEPARTAMENTO DE CONSERVACION. Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacién, seguimiento y control de las funciones de descripcién. (Vib, DEPARTAMENTO DE DESCRIPCION, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSION). DEPARTAMENTO DE DESCRIPCION. Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacién, seguimiento y control de las funciones de conservacién, {(V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCION, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSION). DEPOSITO. (1) Conjunto de espacios destinados a la conservacién de documentos en una institucién archivistica. (2)Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma juridica en virtud de lo cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin {que ello implique adquisicién de uso, y en su caso, a restituirlos (depésito voluntario). No pueden considerarse como deposito los fondos ingresados por transferencias ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor. (3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histérico Espafiol, el depésito puede ser el resultado de la actuacién de la Administracién competente para garantizar la conservacién y/o consulta de determinados fondos 0 archivos (depésito necesario) DEPURACION. Accién de depurar. Revisién sistematica que con base en los plazos de vencimiento debe efectuarse para separar del archivo de trémite, aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su volumen entorpezcen las labores al congestionarse los m muebles archivadores y que ademas resuelve el problema de espacio para dar cabida a los asuntos nuevos./Final, es la operacion que consiste en sustraer de los archivos de tramite, o de las transferencia y concentracién, los expedientes cuyo término de conservacién a prescrito, a fin de darios de baja definitivamente o pasarios a su conservacién indefinida o histérica segtin el caso. DERECHO A LA INFORMACION. Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estén legalmente sujetos a restriccién de consulta. DESCRIPCION. Fase del tratamiento archivistico destinada a la elaboracién de los instrumentos de informacién para facilitar el conocimient 3 ‘tilled to y consulta de los fondos documentales y coleccionesMG.SC. Simon Cuba 7 DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. Destruccién fisica de unidades © Serie documentales que hayan perdko su valor adminstrativo, probate 0 consitutvo © Gin, Ne Gerechos y que nO hayan desarroliads ise prevea que vayon a desarrliar valores hereof, testa destrucclén 5€ debe realizar por cualquier método que garantce 'a Tmaponibiidad de reconstruccién de los (V. ELIMINACION, CUADRO DE ELIMINACION). imentales al lugar lades fisicas y/o docu icién, DEVOLUCION DE DOCUMENTOS. Reincorporacién de nid que les corresponde en el depdsito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposi préstamo, etc.) DIGITALIZACION, Proceso po! secuencia de cifras que pueden ser manipuladas ps DIFUSION. Funcién archivistita fundamental cuya finalidad es por una parte, promover ¥ tales de los archivos, y por otra, hacer participe @ generalizar la utilizacién de los fondos documen' ; los archivos en ella. Actividades propias de esta funcién ja sociedad del papel que desempefian ‘Son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagdgicos, (V.. tb. DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSION, INSTRUMENTO. REFERENCIA). + el cual una imagen real o analdgica es transformada en una jor un ordenador. DE REFERENCIA, DIPLOMATICA. Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y critica de. tradicién, forma y Rrbeeeon de’ los documentos escritos resultantes de acciones Juridicas Y actividades ‘administrativas, realizadas por personas fisicas o juridicas. DOCUMENTO. Toda expresién en lenguaje natural o convencional y cualauie! fre expresin grafica, sonora o en imagen, recogidas en cualauier tipo de soporte material, incluso los soportes informaticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones. Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas caracteristicas de tipo material y formal. (V. th. ACTA, DIPLOMATICA). DONACION. Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propletario, previa aceptacién por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se Convierte en legado cuando media una manda testamentaria EDADES DE LOS DOCUMENTOS. (V. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS). ELIMINACION. Procedimiento archivistico que consiste en la identificacién de los documentos Gue se van 2 destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoracién. nombre, palabra 0 frase al comienzo de un asiento en un ENCABEZAMIENTO. En descripcién, mo punto de acceso a los documentos descritos. instrumento de descripcion y que sirve cor jal ignifugo que sirve para albergar unidades de ESTANTERIA. Mueble fabricado en materi verticales (estante) y horizontals (baldas). Puede instalacién, formado por elementos de apoyo ser de tipo fijo 0 de tipo mévil. ESTUDIO INSTITUCIONAL. En identificacién, anélisis de la institucién que ha generado el fondo j6n de su estructura orgénica y sus funciones, ‘objeto de estudio, centréndose en La evoluc Informacién que debidamente estructurada podré formar parte de instrumentos de la fase de descripcién. La Paz Bolivia 2011Simon Cup 7 MGS ’ generado orgAnica y n EXPEDTENTE, Uniad documental formada por un igen ni eee ‘wernnalanente por un Auto prOKIMKtOT ef Ma reNOl EXPURGO. (W. SELECCION, ELININACION) to, jedad 0 titularidad SXROLO. traenaetin legal de documentos que aupone despojar do le ene Froucusante, sti maton documenta! 8 wun tule, tanto por acc (venta ‘expovtacion legal, destruceidn, ete,), como por omisién (conservacién deficiente, nientos mecénicos, FACSINIL, Reproduceldn fidedigna de un original generaimente por procedimientos mec que recogen sus agpectos formates (gratia, color, etc,), (Met, COPIA) FECHA, (W. DATA), FECHAS EXTREMAS, Son aquellas que indican el expectionte, independientemente de las fech prueba, nomento de inicio y conclusiones de un de los documentos aportados como antecedente 0 FOLIACION, Operacidn incluida correlativamente todos los folios de (¥. ACONDICIONAMIENTO), en los trabajos de ordenacién que consiste en enumerar cada unidad documental. FONDO. Conjunto de series generadas por cada de uno de los sujetos productores que conforman ‘a estructura de un organismo en el ej jerciclo de sus competencias. FONDO ABIERTO, Aqui! que esti siendo generado por un organismo productor que continéa en el ejercicio de sus comperencias. FONDO CERRADO. Aquél cuyas series han dejado de producirse por desaparicién del organismo y/o las competencias que las generaban, FRACCION DE SERIE. Cada una de las divisiones cronoldgicas de una serie, que resultan del satahlecimiento de plazos concretos de transferencia y ellminacién y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y seleccidn, (V. th. VALORACION). GESTION ADMINISTRATIVA. Conjunto de actuaciones regladas que realizan los érganos de la administracién para ejercer las funciones administrativas comues Y especificas que tienen encomendadas. GESTION DE DOCUMENTOS. (V, TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS), GUIA. Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios ‘Srenlvos, indicando las caracteristcas fundamentales de los mismos: organfonwes que los originan, ‘extrema que comprenden y volumen de la documentacién. Ademas Cu teestRmormaciOn sobre el archivo, su historia y formacién, horarios y servicios w ee ues (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). QUIA DE FUENTES, Instrumento de referencia que describe los fondos relatives a un tema concreto en uno © varios archivos, La Paz Bolivia 20119 no CReTFICACION, Fase del tratamiento archivistico que consiste en is investigacién y ae rematizacién de las Categorias sdminsravesy erences er cums sunterts 8 estrus w. CLASIFICACION, ORDENACION, és DE DOCUMENTOS. Acciin de afladir unidiadies documentales, expedientes © series, al conjunto « motiveds ‘al que pertenecen originariamente, cualquiera que sea \ cause que hays Cuando por razones de espacio, v otras, sea imposible incorporar-las a Ie unidad de inatalacién 0 cus, Petenecy es cecesao mar une muave que quaderé perfecremeres reacts Con vediar ‘oportunas tablas de concordancia y relaciones cruzadas. (V. th. AGREGACION DE DOCUMENTOS, DESGLOSE). i INDICE. Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomésticns, 7 y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos come en instruments Ge referencia y descri (V, INSTRUMENTO DE CONSULTA). INDIZACION. Consiste en describir y caracterizar 2 un documento con le ayude Ge representaciones de conceptos contenidos en dicho documento y su finalidad es le eficacts r lw busqueda de la informacién. INGRESO DE FONDOS. Entrada de documentos en un archivo para su custodia, contra! conservacién, tanto si se realiza por la via regular de transferencia, como la extraordinaria de adquisicién, donacién, depésito, etc. (V. RELACION DE ENTREGA). INSERTAR. Introducir 0 incluir un escrito en otro. Dar cabida @ una ficha descriptive en otras ya ‘ordenadas. / Intercalar, afiadir letras, palabras 0 pasajes en un original. /Incluir una pagina, incluir una llustracién, mapa, recorte dentro de un expediente. INSTALACION. (1) Ubicacién de las unidades de conservacién en el depésito previa organizacién del espacio. (V. ACONDICIONAMIENTO). (2)Conjunto de medios fisicos dispuestos para la adecuada conservaciéa de los documentos. (V. _ ACONDICIONAMIENTO. ORDENACION FISICA). IINSTRUMENTOS DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado © no, que relaciona 0 describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fisico, administrative 0 intelectual de los mismos que permita su adecuada localizacién y eriven los instrumentos, se pueden 4 valoracién) ¢ instrumentos de referencia (fases de descripcidn y difusién). (V. CONTROL DE FONDOS. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION, INSTRUMENTO DE REFERENCIA).Se —~S~C«wG SC. Stem Cuban de tro de la fase | cent Sgon: las gules, Ww jerencia QUE? INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. Instrumento de FORT." serie/s. descripcién, proporciona informacién sobre archivo/s, inventarios, catélogos e indices. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA), fase de difusion, ro de 13 ncia que, dentro 36 2 jos directorios de ere INSTRUMENTO DE DIFUSION. Instrumento de 1 ce sy INSTRUMENTS Dcumentales Oe archivos, como los catélogos de €XPOS Srenivon fos censoa de archivos, etc. x ora en las fases INSTRUMENTO DE REFERENCIA, Instrumento de consulta qUe S€ 80000 detcripcién y los INSTRUMENTErvetén, Son instrumentos de referencia: los Instrumentos instrumentos de difusion. INVENTARIO. Instrumento de referencia que eee las series cocumentales Of ae 8 | (attiscién, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con os indices correspondientes. \ LEGAIO. Unidad de instalacién que contiene documentos atados con balduque, @ veces protegiCa por dos tapas de cartén. LEGALIZACION DE DOCUMENTOS. Accién de dar al documento la forma legal para que pueda surtir todos sus efectos administrativos, juridicos, etc. (V. tb, AUTENTICACION). LEGISLACION ARCHIVISTICA. Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la conservacién, tratamiento archivistico y proteccién juridica de los documentos. (V. SISTEMA ARCHIVISTICO). MANUAL DE NORMAS. Instrumento resultante de las fases de Identificacion y valoracién que reine toda la informacién relativa a los aspectos organicos y funcionales de la/s serie/s documentales, asi como las instrucciones relativas a periodos de transferencia, acceso ¥ eliminacién y/o conservacién permanente. (V. INSTRUMENTO DE CONSTROL). MANUSCRITO. Texto escrito a mano 0, por extensién, dactilografiado. MICROFORMA. Término genérico que designa todo tipo de soporte fotografico (microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir micro imagenes, y que designa también cada uno de los ejemplares realizados. MUESTREO, Técnica de seleccién, segin criterios sistematicos (numéricos, alfabéticos, Sesities) © cualitativos, de una cierta proporcién de documentos en representacién de un junto. NIVEL DE DESCRIPCION. El lugar que ocupa la unidad de descripcién en la jerarquia del fondo. ORDENACION. Operacién archivistica realizada dentro del proceso de organizacién, que consiste en establecer secuencias naturales cronolégicas y/o alfabéticas. Dentro de las categorias y grupos La Paz Bolivia 2011MG Semi Clos archivistice denon natn S* encuentra, por Jo tao, dertre ce 4 te te tratarseen QRDENACTON FISICA. Dentro del acondiconamierto, operaciin que reais vito Gocumentales'y de instalaciin le secuencs estsbieads pore srdenacn eects! ORGANISMO PRODUCTOR. Persona fisica o Juridica, ns , piblica 0 privads, que en ef ejercicio de Sus competencias genera un fondo 0 un conjunto de fondos. ORGANIZACION. Proceso que, mediante las etapas de ciasificaciin y ordenecién, sofica les ‘conclusiones establecidas en la fase de identificacion a la estructura de un fondo ORIGINAL. Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en le mater y forme en ‘que ‘se emitié. La originalidad lleva implicita la autenticidad diplomatica o administrative y @ ‘Butenticidad juridica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autégrafos, heterdgrafos y los originales mittiples. PATRIMONIO DOCUMENTAL. Totalidad de documentos de cusiquier época generados, ‘conservados © reunidos en el ejercicio de su funcién por cualquier organismo 0 entidad Ge carécter piiblico, por las personas juridicas en cuyo capital participe mayortariamente ef Estado o otras entidades publicas y por las privadas, fisicas 0 juridicas, gestoras de servicios piblicas en le relacionado con la gestién de dichos servicios. También los documentos con una antigiedad Superior a los cuarenta afios, generados conservados 0 reunidos en el ejercicio de sus actwiddtes por las entidades y asociaciones de carécter politico, sindical 0 religioso y por lms entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de cardcter privado. Por Ultimo, integran « Patrimonio Documental los documentos con una antigledad superior a los cien afos, generados, ‘conservados 0 reunidos por cualesquiera otras entidades particulares 0 personas fisicas. PLANERO. Muebie destinado a la conservacién horizontal vertical de planes mapas, grabados, arteles 0 de otros documentos de gran formato. (V.tb. ARCHIVADOR) PLANO. Documento cartografico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen © perspectiva. PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACION. Periodo durante el cual se mantiene ep suspense le decision de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrite sus valores primancs, para prevenir la posibilidad de que pueda tener aiguna utilidad administrative. (Vth, VALORACION, ELIMINACION). PLAZO DE RESERVA. Periodo de tiempo durante el cual, segin la normative vigente, documentacién no puede ser consultada publicamente. ~ (V, ACCESIBILIDAD, ACCESO, CONSULTA, RESTRICCION DE CONSULTA). PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA, Periodo, regiede por las normas de procedimento, durante ei cual os valores primarios de una serie documental, de manere semaines o sucesve, esi eer Rae Ame Ot,2 MG-SC. Siméon Cuba un documento denominado acta de devolucién. (V. ACTA DE DEVOLUCION) PREVENCION. Conjunto de procedimientos intelectuales y mecénicos destinados 2 asegurar Ia perdurabilidad de los documentos. (V. th. CONSERVACION) PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Principio fundamental de la archivistica que establece que los documentos producides por una institucién u organisme no deben mezciarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) EI principio de respeto a la estructura establece que la clasificacién interna de un fondo debe responder a la organizacién y competencias de la instituci6n u organismo productor, 8) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organizacién daca al fondo por la institucién u organismo productor, ya que esta debe refiejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. PROCEDENCIA. La organizacién o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizade los documentos en el desempeno de su actividad como persona fisica 0 juridice. REFERENCIA. Funcién archivistice cuye finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleze de los documentos conservados en cada archivo sobre el 0 los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarios y los medios de obtener reproducciones. (V.tb. DIFUSION) REGISTRO. (1) Documento sobre el que se plasma la accién administrative y juridica de control de la expedicién, salida, entrada y circulacién de los documentos. Es un Instrumente de control, Rormalmente en forma de volumen que contiene la inscripcién, generalmente enumereds en orden cronolégico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) 0 de actos administratives ye Teflejados en otros documentos a los que juridicamente el registro puede sustituir. (REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GRAFICO DE DEPOSITOS). (2) Oficina en la que se realiza generalmente la accién de registrar y es designada con el 9.mismo nombre. REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS. Instrumento de contro! que contiene los asientes de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo. (REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS ¥/0 DOCUMENTOS). REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTO. Instrumento de contro! que contiene los asientos de las bajas temporales o'definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. de salidas ‘préstamos y exposiciones. Stn, REGISTRO ‘GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS).un MG.SC. Simon Cuba REGISTRO decade re ck PE INARTEO. tnstrumento de contro! que relaciona correlaivamente et contenido (V. REGISTRO GRAFICO DE Dty eee ‘de un depdsito de archivo RELACION DI eutortnectén. HE RLIMINACTON, Lista de documentos propuestos para su eliminaciin previa (V, SELECCION, VALORACION), Jocumentales, que $€ ENTREGA, Lista de tne races lagicns de tas series dF trecafioren y que earn las fracciones cronoldgicas de los 5 : pala a estas en sus traslados reglamentarios, (WV. INGRESO DE FONDOS, TRANSFERENCIA) REPERTORIO DE SERIES, Instrumento de control que Puede servir como Instrumente de referencia, y permite conocer Ia distribucién en el depdsito de cada una de las fracciones cronoligicas de una serie documental, su volumen fecha de ingreso, fecha de salida, etc (V. PRACCION DE SERIE, INSTRUMENTO DE CONTROL). REPRODUCCION DE DOCUMENTOS. Conjunto de procedimientos de copia 9 microcople realizados mediante cualquier tecnologia y en distintos soportes, RESTAURACION. Conjunto de procedimientos técnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones bésicas como e! lavado, oreo, secador blanqueo, nebullzacién, alisado, etc., hasta aquéllas més complejas que exigen la utilizacién de equipamiento especifico (reintegracién, laminacién, furigacién, etc: (V, tb, CONSERVACION) RESTRICCION DE CONSULTA. Limitacién temporal del derecho de acceso 2 los documentos establecida por las disposiciones legales parea garantizar la reserva de determinados datos cuya Gifusién puede afectar a la intimidad 0 el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguacidn de los delitos, la propiedad intelectual, etc: (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA), SALIDA DE FONDOS, Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia 0 eliminacién causan baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tenia la responsabilidad de su custodia, control y conservacién. (V. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS ¥/O DOCUMENTOS). SECCION DE ARCHIVO, Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificacién de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo 0 a un conjunto de fondos. SECCION DE FONDO. La subdivisién organico/funcional del fondo que se refiere @ una o varias series que corresponden @ subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerdrquica compleja, cada Subgrupo puede tener tantos sub grupos subordinados como sena neceserios, para reflejar los niveles SELECCION. Operacién intelectual y material de localizacién de las fracciones de series que han de ser eliminados 0 conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracién. (V._ ELIMINACION, PRESCRIPCION, VALOR ARCHIVISTICO, VALOR | HISORICO, | VALOR INFORMATIVO, VALOR JURIDICO, VALOR LEGAL, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). ‘SELLO. En el sentido general del término, es una impronta obtenida sobre un soporte mediante la ‘de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona fisica ‘© moral con el fin de testimoniar la voluntad de Intervencién del que sella. Suele designar a la La Paz Bolivia 20114 MG.SC. Simon Cuba Impresa sobre una makeie® IPTES® Sobre cera u otra materia blanda, por oposicién 2 la bule Por extensién, la palabra puede designar también la matriz de donde se saca esta impronta. SERTE. Conjunto de documentos producides por un syjeto productor en el desarrollo de una ee? actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento. (V. tb. FONDO, FRACCION SE SERIE). SERIE ABIERTA. Aquella que es generada por un sujeto productor que continéa en el ejercicio de sus actividades administrativas. SERIES COMPLEMENTARIAS. Son aquellas que, respondiendo a trémites administratives diferentes, contribu . , yen todas a la realizacién de un mismo objetivo, resultando asi una informacién complementaria SERIES PARALELAS. Son aquellas que materializn actividades dentro de les funciones administrativas comunes (gestién econémica, gestién ce personal, etc.) y que en consecuenci, S00 producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoracién, seran objeto de estudio global debido a su homogeneidad informative. (V.tb. SERIES COMPLEMENTARIAS). SIGILOGRAFIA. Disciplina histérica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus @spectos. Describe matrices e improntas y hace su estudio crtico, desde el punto de vista histérico, cronolégico, artistico, técnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modes de aposicién Y naturaleza diplomatica y juridica, asi como sus métodes de conservacién. SIGLA. Abreviatura por suspensién que consiste en representar una palabra © grupo de palabras Por sus iniciales. STGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracién correlative por la que se localizen todas las unidades de instalacién de un depésito. SISTEMA ARCHIVISTICO. Conjunto de normas e instituciones seguimiento, coordinacién e inspeccién de los programas para la conservacién, tratamiento y difusién del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivistico los archivos, los servicios archivisticos, la administracién de archivos, la legislacién archivistica y el personal. que participan en la direccién, SOPORTE. Material fisico en el que se registra la informacién (papel, pergamino, discos magnéticos, peliculas fotogréficas, etc. (V. DOCUMENTO). Papiro, cintas y ‘SUJETO PRODUCTOR. Cada una de las unidades que conforman la estructura de un Organism de la administracién o persona fisica o juridica que en el desarrollo de sus actividades generen series documentales. TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservacién desplazada de su colocacién habitual, en el que deben constar la signatura, el destino y la fecha de salida. TECNICO EN ARCHIVOS. (V. AYUDANTE DE ARCHIVOS). TEJUELO. Etiqueta adherida a la unidad de instalacién donde se indica su signatura y cualquier otro que facilite su acondicionamiento y localizacién. La Paz Bolivia 2011Competencia concreta, regulada por une norma de procedinvento y eye ‘formative y soporte son homogéneos (Ej, €! expedient persona) (W. OXPEOIENTE, FONDO, SERIE) TRANSFERENCIA, Procedimiento habitus! de ingreso de fondos en un archive mesiiante wasiade Ge las fracciones de series documenteles, una ver que estas han cumplido # plas de ermanencia Mado por las normas establecidas en la valoraciin para cade une de las etapan dat 0 vita! de los documentos ;ONDOS (¥. ACTA DE ENTREGA, CUSTODIA, REGISTRO GENERAL DE ENTRAGA DE Fi wo DOCUMENTOS, RELACION DE ENTREGA), TRATAMIENTO ARCHIVISTICO. Conjunto de operaciones realtzadas en cada une die (as fates que componen e! proceso de contro! intelectual y fisico de los fondos a lo largo det ciclo wal de fos documentos. (W. TDENTIFICACION, DESCRIPCION, VALORACION). TRATAMIENTO AUTOMATICO DE DATOS. Operaciones informéticas ejecutadas con equips mectinicos © electrénicos que permiten la répida utilizacién de grandes cantidades de Informacion | para agilizar la gestién y tratamiento de los archivos. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Conjunto de procedinentor ‘operaciones técnicas que, basados en el estudio y andilisis de la produccién, tramitaciin, utilizacién e informacién contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminacién y/o conservacién permanente, y accesibilidad de las series documentales. UNIDAD DE CONSERVACION. Cualquiera de las agrupaciones de las unidades documentales homogéneas destinadas 2 su colocacién en los depdsitos (caja, carpeta, legajo, libro, etc.). Dede ccontar eon una signatura univocs. UNIDAD DOCUMENTAL. Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituide por un solo documento © por varios que formen un expediente. UNIDAD DE CONSERVACION. (V. CAJA, CARPETA, LEGAJO, UNIDAD DE INSTALACION). UNIDAD DE INSTALACION. Agrupacién de unidades documentales homogéneas destinadas: @plocacién en los depdsitos (caja, carpeta, legajo, ‘t.), Debe contar con una signagure undvecs. VALIDACION. Accién de dotar un documento ae crete da i fore y signee neceneeing pare Gee VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la ediminstracion bid le sucede como testimonio de sun procevimientesy ectidades ene La Paz Bolivia 20116 MG.SC. Simon Cuba VALOR FISCAL. Aquel es orn cert co centinonto’ cal Cumpirniento ge obluecees tovertas (V. tb, VALOR PRIMARIO), VALOR HISTORICO. Aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia. (V. CONSERVACION PERMANENTE, VALOR SECUNDARIO). VALOR INFORMATIVO, Aquel que sirve de referencia para la elaboracién 0 reconstruccién de cualquier actividad de la administracién y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva, (. VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). VALOR INTRINSECO. Valor propio de un documento que depende de factores como su contenido, las circunstancias de su produccién, la presencia 0 no de signatura/s, sello/s, etc. VALOR JURIDICO. Aque! del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comin, (V. VALOR PRIMARIO). VALOR LEGAL. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley. (. VALOR PRIMARIO). VALOR PERMANENTE. (V. VALOR HISTORICO, VALOR JURIDICO, VALOR ARCHIVISTICO). VALOR PRIMARIO. Aque! que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha Producido por la institucién de caracter fiscal, judicial, juridico- administrativo, etc. VALOR SECUNDARIO. Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad de! documento, tales como el valor hist6rico e informativo. VALORACION. Fase del tratamiento archivistico que consiste en analizar y determinar los valores. primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y eliminacién, total 0 parcial. ~