Temario Administración General

Instituto Técnico “Santo Domingo” D Administración General
TEMA 1: LA EMPRESA
¿Qué es la empresa?
Una empresa es una unidad económico-social,

integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades
a través de su participación en el mercado de bienes
y servicios. Para esto, hace uso de los factores
productivos (trabajo, tierra y capital)
¿Qué hace la empresa?
Lo que hace una empresa con el fin de lograr sus

objetivos: Mercadotecnia y Ventas, Operaciones
(Producción), Finanzas (incluyendo las Finanzas
corporativas), Contabilidad, Recursos humanos,
Legal (Jurídica)
¿Cómo se define al empresario?
Un empresario es aquella persona que, de forma individual o colectiva, fija los objetivos y toma las
decisiones estratégicas acerca de las metas, los medios, la administración y el control de las empresas y
asume la responsabilidad tanto comercial como legal frente a terceros
¿Cuáles son las clases de empresas que hay?
Tipos de empresa
Tipo de empresa Nº socios Capital

Empresario Individual (Autónomo) 1 No existe mínimo legal
Emprendedor de Responsabilidad Limitada 3 No existe mínimo legal
Comunidad de Bienes Mínimo 2 No existe mínimo legal
Sociedad Civil Mínimo 2 No existe mínimo legal
¿Cuál es la función de la empresa?
Se refiere a las funciones empresariales que están directamente ligadas a la producción de bienes y
servicios de la empresa, como por ejemplo, las funciones productivas, las de manufactura, las de
adaptación y operación, etc., siendo una función primordial ya que es la razón de ser de
la organización.
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PROHIBIDA SU REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL Lic. Carlos Canaviri Tapia
DERECHOS RESERVADOS DE ACUERDO A LEY
¿Cuáles son los fines de la empresa?
Los Fines de la Empresa son la producción de bienes o servicios para satisfacer necesidades de la
sociedad. Es la obtención de un valor agregado para remunerar a los integrantes de la empresa. A unos
en forma de utilidades o dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y prestaciones
¿Cuál es la diferencia entre una empresa y un negocio?
Un negocio es una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero a cambio de ofrecer
beneficios a otros. Si con ese negocio consigues cierta cantidad de ganancias, con estabilidad,
organización y formalidad entonces tendrás una empresa.
¿Qué significa la palabra empresario?
Ser empresario significa tomar acciones humanas, creativas para construir algo de valor a partir de
prácticamente nada. Es la búsqueda insistente de la oportunidad independientemente de los recursos
disponibles o de la carencia de éstos.
¿Cuáles son las funciones básicas de la empresa?
Funciones técnicas: aquellas a través de las cuales se realiza la producción de bienes y servicios.
2. Funciones comerciales: la empresa necesita tanto saber producir eficientemente como comprar y
vender bien. ... Funciones de seguridad: protección de las personas y bienes de la compañía contra
robos, inundaciones, etc.
¿Cuál es la finalidad de la empresa?
Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para remunerar a

los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o dividendos y a otros en forma
de sueldos, salarios y prestaciones
¿Áreas funcionales de la empresa
Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la empresa, ya
que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está
formada por lo menos 5 áreas funcionales básicas (dirección, administración, ventas, producción y
contabilidad y finanzas), pero puede estar formada por muchas más (investigación, recursos humanos,
estrategia, etc)
El número de áreas funcionales en las pequeñas empresas se simplifican y se integran unas dentro de
las otras.
2
PRO
ADMINISTRACI DUC
ON CION
DIRECCIO
N
VENTAS
CONTABILIDAD
Y FINANZAS
 Área de dirección: área imprescindible, considerada la cabeza de la empresa. Lleva el timón

de la empresa, establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está relacionada con el resto de áreas
funcionales, ya que es quien las controla todas las áreas de trabajo que se encuentran en la empresa.
 Área de administración: relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la operación de
negocio en sentido general, desde contrataciones, pagos a personal. Por lo general es el emprendedor o
empresario quien se encarga de esta área funcional. Está relacionada con otras áreas como recursos
humanos.
 Área de ventas: En esta área se plantean las estrategias que la empresa seguirá en el área del
marketing, los mercados donde la empresa opera, los segmentos de mercado, el ciclo de vida de los
productos, diseño de nuevos productos para la ganancia de dinero.
 Área de producción: área donde se llevan a cabo la producción de los bienes que la empresa
comercializará después a los centros, mercados, tiendas de venta.
 Área de contabilidad y finanzas: reglamentario para todas las empresas, ya que es obligatorio
que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los movimientos de dinero, tanto dentro como
fuera de la empresa, que también en algunas veces pueden estar almacenadas en bancos o en una caja
fuerte
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TEMA 2: ORGANIZACIÓN
¿Qué son las organizaciones?
Una organización, es un grupo social

compuesto por personas naturales, tareas y
administraciones que forman una estructura
sistemática de relaciones de interacción,
tendientes a producir bienes, servicios o
normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder
lograr el propósito.
Las organizaciones cuentan con características específicas. El grupo humano, para funcionar, debe
establecer reglas explícitas y claras, aportar un cierto grado de formalidad y presentar conductas
recurrentes. Básicamente, las organizaciones son un orden que se dan en un tiempo, espacio y cultura
determinados. Con su vista en un objetivo concreto, se crean en un punto temporal específico, creando
consecuencias en el ambiente.
Como la gran característica de las organizaciones es el orden, sus miembros se ordenan

jerárquicamente, estableciendo normas y reglas, todo apuntado al objetivo previsto. Las organizaciones
crean poder, lo poseen y lo transmiten. No sólo generan trabajo, sino que también generan una cultura
propia. A través de sus símbolos, imágenes y de su prestigio se crea un camino por el cual se inician,
conservan y reproducen conocimientos.
Tipos de organizaciones
Las organizaciones pueden ser con fines de lucro (las empresas), sin fines de lucro (las ONG) o con
meros fines administrativos, de representación, solución o de servicio (los organismos
gubernamentales).
Las ONGs (que significa Organizaciones No Gubernamentales) o también llamadas organizaciones

civiles, son agrupaciones sociales, cuyo fin es cubrir necesidades de la comunidad. Algunos ejemplos
de estas organizaciones son los clubes, los partidos políticos o sindicatos, entre otros.
Con respecto a las ONGs es importante resaltar que existen millones de éstas trabajando por objetivos
referidos al bien social. Su mayor característica es su independencia financiera, siendo así que no
dependen de ningún gobierno; además de que también se caracterizan por la búsqueda incansable de la
igualdad de oportunidades.
Algunos ejemplos de los objetivos de estas organizaciones son:
 Ayudar al medio ambiente
 Impulsar la participación ciudadana
 Investigación científica
 Mejorar las condiciones laborales
 Protección infantil
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 Protección de la tercera edad
 Ayuda comunitaria.
Por otro lado, las organizaciones gubernamentales sí dependen de un gobierno y, de hecho, son
creadas por el mismo. Las que son creadas con fines sociales pueden apuntar a los mismos objetivos
que las ONGs, la diferencia es la financiación económica.
En cuanto a las estructuras de las organizaciones, sólo tenemos dos tipos que diferenciar: por un
lado, las:
 Organizaciones formales, que intentan de manera deliberada establecer un patrón de relaciones

entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo, y por otro lado,
 Organizaciones informales, que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de

los participantes.
¿Qué es una organización sin fines de lucro?
Una organización sin fines de lucro en su variedad más simple es cualquier organización en la cual sus
encargados o las personas que la apoyan no consiguen beneficios económicos.
¿Cuál es la diferencia entre una empresa y una organización?
Las diferencias entre una organización y una empresa, pueden ser pequeñas. Sin embargo, la que más
destaca es que la empresa es una organización económica, con fines lucrativos. En cambio una
organización no tiene necesariamente un fin económico, por lo que un grupo de personas puede ser
considerado una organización.
Cultura organizacional
Se entiende por cultura organizacional al conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes, tradiciones
entre los grupos existentes en todas las organizaciones. El término cultura organizacional es una
expresión muy usada en el contexto empresarial
¿Qué es Misión y visión?

Los conceptos de Misión y Visión refieren de manera general al planteo de objetivos que una persona
o grupo pueden intentar alcanzar. Ambos conceptos son medios para lograr alcanzar un estado que se
considera deseable.
La misión es el motivo o la razón de ser por parte de una organización, una empresa o una institución.
Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo que el grupo o el
individuo está haciendo en un momento dado.
Por ejemplo:
 “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos estatales”.
 “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.
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La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y futuras tal y
como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión
que ya se haya plateado.
Ambos conceptos juegan un papel importante como aspectos psicológicos y organizativos en

cualquier estrategia a largo plazo, sea esta empresarial, política, personal, etc.
Una vez que se tiene un objetivo determinado, ambos conceptos permiten situarse en el presente
(misión) y proyectarse hacia el futuro (visión) desde el plano racional, ya que permite vincular
medios y fines, y también desde el emocional, ya que permite inspirar e incentivar a actuar incluso en
situaciones desfavorables.
Deben formularse conjuntamente, ya que es importante que sean coherentes entre sí, y que prevean
las situaciones que pueden ocurrir dentro del plazo propuesto. No debe olvidarse que ambas son parte
de una estrategia, y sirven al propósito de realizar un mismo objetivo.
TEMA 3: CONCEPTOS DE ADMINISTRACION

Que es la administración
La administración es la ciencia social que tiene por

objeto el estudio de las organizaciones y
la técnica encargada de la planificación,
organización, integración, dirección y control de
los recursos
(humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
del conocimiento, etc.) de una organización, con el
fin de obtener el máximo beneficio posible; este
beneficio puede ser social, económico,
dependiendo de los fines perseguidos por la
organización.
Características de la administración
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el
proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz
y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y
control. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases
de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir
que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en
todos los sistemas políticos existentes.
Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole
distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un
magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie
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de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es
decir, no puede confundirse con otras disciplinas
Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es
único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor
grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se
deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Unidad jerárquica. Todos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos
grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los
organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo,
presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y
métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada
con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropo
logía, ciencia política.
Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades
de la empresa o grupo social
Principios de la administración
La administración se puede resumir en 14 principios o fundamentos básicos
1. División del trabajo: La especialización incrementa la producción al hacer más eficiente al

empleado.
2. Autoridad: Los administradores deben de ser capaces de dar órdenes. La autoridad les da este
derecho. En donde se ejerza la autoridad, surge la responsabilidad.
3. Disciplina: Los empleados deben de obedecer y respetar las reglas que gobiernan la organización.
4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes solo de un superior.
5. Unidad de dirección: Cada grupo de actividades organizacionales que tienen el mismo objetivo
deben de ser dirigidas por un administrador que utiliza un solo plan.
6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: Los intereses de un empleado o

grupo de empleados únicos no deben tener preponderancia sobre los intereses de la organización como
un todo.
7. Remuneración: Los obreros deben de recibir un salario justo por sus servicios.
8. Centralización: Se refiere al grado al cual los subordinados participan en la toma de decisiones. La

cuestión es encontrar el grado óptimo de centralización para cada situación.
9. La cadena de escala: La línea de autoridad desde la dirección más alta, hacia los rangos más bajos
representan la cadena escala. Las comunicaciones preferentemente deben de seguir esta cadena, salvo
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excepciones en las que se provoquen demoras y la comunicación deberá de ser cruzada, informando a
los superiores.
10. Orden: Las personas y los materiales deben estar en el sitio adecuado en el momento preciso.
11. Equidad: Los administradores deben de ser amables y justos con sus subordinados.
12. Estabilidad en la tenencia de personal: Una alta rotación de empleados es ineficiente. La

administración debe proporcionar una ordenada planeación de personal y asegurarse de que se cuente
con reemplazos para cubrir las vacantes.
13. Iniciativa: Aquellos empleados a los que se permite originar y desarrollar planes realizarán altos
niveles de esfuerzo.
14. Espíritu de equipo: El promover espíritu de equipo creará armonía de unidad dentro de la
organización
¿Por qué es importante estudiar Administración?

Es importante estudiar Administración porque la sociedad actual está integrada por diferentes
organizaciones e instituciones especializadas que nos brindan los bienes y servicios que necesitamos
para vivir.
En la realidad de hoy, las organizaciones se han transformado en poderosas fuerzas sociales que
ejercen un poder significativo en la sociedad y modelan la vida del hombre, convirtiendo al ser humano
en un ser organizacional. Por eso podemos decir que la sociedad actual es una sociedad organizacional.
Eficacia y eficiencia
En términos administrativos, algunos conceptos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de
la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad son: eficiencia, eficacia y productividad.
Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.
Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto
clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.
Productividad: Se trata de la relación producto-insumo en un período específico con el
adecuado control de la calidad. Puede expresarse con la siguiente ecuación:
Producción = Productividad / Insumo
La productividad puede medirse en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la
de alguno en particular; genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de
obra.
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TEMA 4: EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Qué es Proceso administrativo:
Un proceso administrativo es una serie o una
secuencia de actos regidos por un conjunto de
reglas, políticas y/o actividades establecidas en
una empresa u organización, con la finalidad
de potenciar la eficiencia, consistencia y
contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y
materiales.
Etapas del proceso administrativo
Las etapas del proceso administrativo son

conocidas con las siglas PODC de Planificación, Organización, Dirección y Control. Estas cuatro fases
son cíclicas y repetidas por cada objetivo establecido por la empresa u organización. Generalmente,
estas etapas son divididas en dos grandes fases:
 Fase mecánica: Planificación (qué hacer) y Organización (cómo hacer)
 Fase dinámica: Dirección (cómo se está haciendo) y Control (cómo se hizo)
Funciones del proceso administrativo
Las funciones del proceso administrativo son las mismas que las etapas del proceso administrativo:
planificación, organización, dirección y control. Se diferencian de las etapas administrativas porque
son consideradas funciones gerenciales, por lo tanto, son aplicadas a los objetivos generales de la
empresa u organización.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos futuros y

el control de los recursos en forma sistemática y ordenada.
Es imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso administrativo se aplique de
forma efectiva y simple, y en línea con los objetivos de la empresa u organización. Para mantener la
eficiencia del sistema y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso administrativo debe evitar
caer en redundancias de información.
En qué consiste el proceso administrativo?
El proceso administrativo es un flujo continuo de actividades que se realizan de una manera

establecida para aprovechar los recursos de una empresa u organización con la finalidad de
alcanzarse los objetivos empresariales comunes.
Estos recursos son de toda índole, materiales e inmateriales, todos aquellos necesarios para que una
organización funcione.
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El proceso administrativo existe y es necesario para prevenir situaciones indeseadas en el futuro de la

organización y controlar la eficiencia y la eficacia de los recursos.
Aunque existen políticas, reglas y normas dentro del proceso administrativo estas deben ser lo
suficientemente flexibles para cambiar cada vez que sea necesario. Es por eso que este proceso
cumple con unas características.
Características del proceso administrativo.
Existen algunos aspectos y rasgos que definen y caracterizan el proceso administrativo.
Es un proceso universal
El proceso administrativo tiene un marcado carácter social; es decir puede darse en cualquier momento
y en cualquier lugar donde se encuentre un grupo de personas que persigan un fin común. La
naturaleza de estas organizaciones es independiente del proceso; pueden tratarse de organizaciones
públicas o privadas, con o sin fines de lucro. Esta es una de las principales características del proceso
administrativo, porque a partir de ella es de la que surgen el resto de cualidades que permiten
identificar a este proceso como algo insólito y especial.
2. Es un proceso versátil
El proceso administrativo no puede entenderse desde una sola disciplina; para su comprensión se
sirve de muchas áreas como las administrativas, la psicología, la sociología, la ingeniería y muchas
otras. En su esencia las integra a todas y se complementa de las distintas disciplinas, para generar un
sistema único y transversal al conocimiento del ser humano y sus capacidades.
3. Es un proceso ordenado
El proceso administrativo se da por etapas comenzando siempre por la planificación; siguiendo la

organización; continuando con la dirección y terminando con el control. Cada una de las etapas del
proceso administrativo tiene sus propias funciones y de su correcta aplicación depende el éxito del
proceso.
De ahí, que al principio de todo resulte fundamental poder establecer un plan de negocio específico,
4. Es un proceso jerárquico
Existe una línea constante de subordinación donde la autoridad debe respetarse para alcanzar el fin
de la manera más eficaz. Las autoridades deben tener visión, conocimiento y ética para guiar de
manera eficaz a su equipo.
En este sentido, el liderazgo empresarial es clave para poder desarrollar y construir una relación
profesional estable entre los distintos miembros de la jerarquía del negocio, a través de la motivación y
el crecimiento personal.
5. En el proceso se debe sistematizar el conocimiento
La observación y la crítica durante todo el proceso deben hacerse constantemente, de manera que cada
vez sea más eficiente. Todo conocimiento adquirido debe ser sistematizado de esta manera se
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asegura el ciclo del proceso de manera sostenible y sustentable. Esto estimula una mentalidad de
innovación constante.
Por desgracia, éste es uno de los problemas más importantes al que se enfrentan los autónomos y las
pequeñas empresas que lejos de apostar por la profesionalización prefieren optar por improvisar de
forma continua sobre los procesos del negocio. Este comportamiento se traduce a la larga en problemas
de traspaso de conocimiento y aprendizaje.
Qué es un administrador?
Un administrador es una persona que obtiene resultados a través de otras personas. Un administrador es
el responsable de llevar a cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Más
específicamente, un administrador desempeña ciertas funciones básicas para que la organización se
encamine hacia la consecución de dichas metas.
Un administrador es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula, planifica, lidera,
negocia, motiva y toma decisiones, entre muchas otras actividades, dentro de una organización, un
área, rama, unidad o departamento de la misma, con el propósito de conseguir que se cumplan ciertos
objetivos.
Esta definición se basa en lo que hace un administrador, así que puede ser complementada si se conoce
más acerca de las tareas del administrador específicamente, como se puede ver a continuación.
¿Qué hace un administrador?
De acuerdo con la teoría académica establecida, la labor del administrador se podría sintetizar en las
funciones que componen el proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.
El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de

actividades en una institución, maneja óptimamente los recursos materiales, humanos financieros y
tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos que la institución
previamente se ha fijado.
El trabajo del administrador consiste en dirigir los recursos y esfuerzos de la organización hacia las
oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente significativos. Suena trillado y lo
es. Pero, cada análisis de asignación efectiva de recursos y esfuerzos que he visto o hecho, en diversos
negocios, mostró claramente que la mayor parte del tiempo, el trabajo, la atención y el dinero va
primero a los “problemas” en lugar de a las oportunidades, y, en segundo lugar, a las áreas donde
incluso desempeños extraordinariamente exitosos tendrán un impacto mínimo en los resultados.
Mintzberg (1975, pp. 4-8) identificó 10 roles a través de los cuales describe el trabajo del
administrador, la actividad del administrador mientras ejecuta estos roles se encuentra entre la
reflexión (piensa, evalúa, analiza) y la acción (participa, asigna, decide), relacionándose con los demás,
al interior y hacia afuera de la organización, la unidad de negocio, el área o el departamento, según su
nivel. Dichos roles se integran en 3 categorías: interpersonales, informativos y decisorios.
a. Roles interpersonales.
Son tres los roles del administrador que surgen directamente de la autoridad formal e involucran
relaciones interpersonales básicas:
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1. El administrador como cabeza visible de la organización. Como cabeza de una unidad

organizativa, todo administrador debe realizar algunas funciones ceremoniales. El presidente da la
bienvenida a los dignatarios de turismo. El capataz asiste a la boda de un operario. El gerente de ventas
almuerza con un cliente importante. Estos deberes pueden ser a veces rutinarios, no implican toma de
decisiones importantes ni una comunicación demasiado formal. Sin embargo, son importantes para el
buen funcionamiento de una organización y no pueden ser ignorados.
2. El administrador como líder. Los administradores son responsables del trabajo de la gente de
su unidad. Sus acciones en este sentido constituyen el papel de líder. Algunas de estas medidas
implican liderazgo directo, por ejemplo, en la mayoría de las organizaciones los gerentes son
normalmente responsables de la contratación y la formación de su propio personal. Además, está el
ejercicio indirecto de la función de líder. Por ejemplo, cada gerente debe motivar y alentar a los
empleados, la conciliación de alguna manera sus necesidades individuales con las metas de la
organización.
3. El administrador como enlace. En este rol el administrador hace contactos fuera de la cadena
vertical de mando. Los directivos pasan tanto tiempo con sus compañeros y otras personas fuera de sus
unidades como lo hacen con sus propios subordinados y muy poco tiempo con sus propios superiores.
b. Roles informativos.
Procesar información es una parte clave del trabajo del administrador, actuando como receptor,
aglutinador y/o transmisor.
1. El administrador como receptor de información. El administrador, como monitor, está

analizando constantemente el entorno para obtener información, esto se da en gran parte como
resultado de su red de contactos personales. Una buena parte de la información que el gerente acumula
en este rol le llega en forma verbal, a menudo como chisme, rumor o especulación.
2. El administrador como difusor de información. En el papel de divulgador, el administrador

distribuye información privilegiada directamente a los subordinados, quienes de otra manera no
tendrían acceso a ella. Cuando los subordinados no tienen la posibilidad de contactarse fácilmente entre
ellos, el gerente sirve como puente entre ellos.
3. El administrador como portavoz. En el papel de vocero, el administrador envía información

al exterior de la organización. Un presidente hace un discurso para presionar por una causa
organizacional, un supervisor sugiere a un proveedor una modificación de un producto o de las
condiciones de entrega.
c. Roles decisorios.
La toma de decisiones es intrínseca a la labor del administrador, los restantes cuatro roles giran en
torno a ella.
1. El administrador como emprendedor. Como empresario busca mejorar su unidad (o la

organización como un todo), para adaptarla a las condiciones cambiantes del entorno. Esto se da a
través del desarrollo de nuevos productos, nuevas formas de realizar procesos claves, reorganizaciones
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de un departamento o reestructuraciones corporativas, fusiones o adquisiciones y campañas de

relaciones públicas, entre otras.
2. El administrador como controlador de perturbaciones. Los problemas, las crisis, son

factores que deben ser tenidos en cuenta y deben saberse manejar. En este rol el administrador busca
hacer que los retos y problemas que enfrenta la organización o su área, sean tomados de la mejor
manera por su equipo y que las transiciones sean tan positivas como puedan serlo.
3. El administrador como asignador de recursos. En este rol decidirá quién recibirá qué, en
términos de recursos, humanos, financieros y de cualquier otro tipo, incluyendo su propio tiempo.
4. El administrador como negociador. Sea que trate de conseguir un nuevo cliente, un nuevo
empleado o intente terminar un contrato con un proveedor, el administrador siempre estará negociando
en la búsqueda por lo mejor para su unidad, su departamento, su sucursal o la organización entera.
Perfil del administrador: habilidades y competencias
1. Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos

necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción, experiencia y
educación.
2. Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el discernimiento para trabajar con personas,

comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
3. Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la

organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta
habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total y no
apenas de acuerdo con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato.
4. Habilidad política. Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base de poder y
establecer los contactos correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser
mejores para conseguir recursos que aquellos que no las poseen. También obtienen evaluaciones más
altas y logran más ascensos.
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TEMA 5: LA PLANEACION
¿Cuál es la definición de planeación?
Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es
imprescindible determinar los resultados que pretende
alcanzar el grupo social, así como las condiciones
futuras y los elementos necesarios para que éste
funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través
de la planeación.
Por estas razones es que la planeación precede a las

demás etapas del proceso administrativo, ya que planear
implica hacer la elección de las decisiones más
adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para
determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos
resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el
proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y
decidir cuál de ellas es la mejor
¿Cuál es la importancia de la planeación?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser
súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.
 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los
recursos.
 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y
mejorar las cosas.
 Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas

o empirismo.
 Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
 Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
 Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

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 Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales
operará la empresa.
 Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos

rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
 Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
¿Cuáles son las características de la planeación?
Las características más importantes de la planeación se muestran en el siguiente esquema:
La planeación es un proceso permanente y continúo: no se agota en ningún plan de acción, si no que

se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la planeación es más una actitud de
mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción.
La planeación está siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla ligada a la previsión,
aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeación es una relación entre tareas por
cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito
en el concepto de planeación. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeación debe
preocuparse por el futuro.
La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para l futuro, la

planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. En cierto sentido, la planeación
limita las alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación
infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas.
La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planeación

constituye un curso de acción escogida entre varias alternativas de caminos potenciales. Cuando se
selecciona un curso de acción que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que
fueron rechazadas por algún motivo o razón. Aunque el curso de acción seleccionado puede tener
duración corto, mediano o largo plazo y amplitud desde la empresa como totalidad hasta determinada
unidad de trabajo- muy variable, su elección debe estar siempre en función de las consecuencias
futuras y de las posibilidades de ejecución y realización.
La planeación es sistémica: la planeación debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo
conforman; debe abarcar la organización como totalidad (si la planeación se elaboró en el nivel
organizacional) o una unidad como totalidad (si se elaboró en el nivel de ejecución). Esto significa que
la planeación debe tener en cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad para la cual se
elaboró, sin omitir las relaciones externas e internas.
La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de
otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeación se proyecta hacia el futuro, debe ser
suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. La
planeación debe ser iterativa, pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en
función de los eventos e inesperados que ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de
la unidad.
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La planeación es una técnica cíclica: la planeación se convierte en realidad a medida que se ejecuta.
A medida que va ejecutándose, la plantación permite condiciones de evaluación y medición para
establecer nueva plantación con información perspectivas más seguras y correctas. Así mismo, reduce
la incertidumbre y aumenta la información.
La planeación es una función administrativa que interactúa con las demás: está estrechamente
ligada a las demás funciones – organización, dirección y control -, sobre las que influye y de las que
recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
La planeación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de

varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de
los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los
distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeación permite esa
coordinación e integración.
La planeación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con
anticipación y debidamente programados para el futuro
¿Cuáles son las ventajas de la planeación?
 Requiere actividades con orden y propósito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los
esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la
utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.
 Señala la necesidad de cambios futuros:
La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para
posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a
estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.
 Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":
Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que
afectan a la acción que desea emprender.
 Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la
terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.
 Ayuda al gerente a obtener status:
La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al

gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.
16
El tiempo y la planeación.
El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse implica decidir cuándo
y dentro de qué límites de tiempo deben efectuarse las actividades. El curso completo de acción puede
determinarse por la necesidad de llevar a cabo un trabajo en un plazo definido. Al hablar de tiempo en
la planeación, tampoco debemos olvidar que ésta se divide en a corto, mediano y largo plazo. La
diferencia entre ellas es la siguiente:
 La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
 La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
 La planeación a largo plazo es de más de tres años.
La planeación efectiva a largo plazo no es un trabajo fácil. El desafío está en lograr una relación
factible entre el producto y el plan de mercadeo, y en expresarlo en términos económicos, de tal
manera que las decisiones puedan ser hechas con una visión hacia el futuro, satisfaciendo los objetivos
financieros. Normalmente, en el proceso de planeación, los objetivos financieros deben transmitirse de
arriba hacia abajo. En este proceso podemos distinguir los siguientes pasos fundamentales:
La compañía debe definir sus metas y sus objetivos básicos, debe existir un análisis detallado de los
puntos fuertes y las debilidades de la empresa, debe existir, asimismo, un análisis detallado de los
puntos fuertes y las debilidades de la competencia, el medio ambiente en el que trabaja la compañía
debe ser analizado; es importante, también, considerar a la población, la situación política, el potencial
económico, la mano de obra, etc., el plan debe ser lo bastante extenso como para cubrir todas las fases
de la actividad de la empresa e interrelacionarlas entre sí.
El plan debe ser desarrollado hasta el detalle mínimo, para que sirva como patrón de muestra en la
toma de decisiones en todas las áreas directivas, y por ultimo deben tomarse medidas para permitir
revisiones periódicas del plan y ponerlo al día según la situación de la empresa frente a cambios y
fluctuaciones económicas.
Como se ve, la planeación es un proceso continuo consistente en muchos pasos individuales que
conducen a decisiones saber: que hacer, cuándo, quién lo hará y la mejor forma de hacerlo. Este
proceso debe ser dinámico y de acuerdo con el funcionamiento de la compañía y los cambios externos,
de tal forma que los planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados.
La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien
que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque es
una de las actividades más arduas y complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es
ningún pecado, pero si lo es contentarse con hacerla menos que bien.
¿Cuáles son los tipos de planes?

Propósitos o misiones:
Cada tipo de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa) propósitos o
misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad
les asigna. El propósito de un negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y
servicios. El propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación
de un sistema de carreteras estatales.
17
Objetivos:
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el
punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de
personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un
departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de
metas pueden ser completamente diferentes.
Estrategias
Durante años el ejército usó la palabra "estrategias" para designar los grandes planes que se hacen a
la luz de lo que se cree que un adversario podría hacer o no. Aunque el término "estrategias" todavía
tiene usualmente una con notación competitiva, los gerentes lo usan cada vez más para señalar áreas
amplias de la operación de una empresa.
Tres definiciones denotan los usos más comunes del término estrategias:
- Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales.
- El programa de objetivos de una organización y sus cambia los recursos usados para lograr
estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos y
- La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de

cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr estas metas.
Políticas
Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos
generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son
"declaraciones"; a menudo tan sólo se deducen de las acciones de los gerentes.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la
decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento.
Procedimientos
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras.
Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben
realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Reglas
Las reglas describen la acción o no acción requerida y específica, y no permiten discreción. En general,
constituyen el tipo más sencillo de plan.
18
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea,
pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción;
normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos.
Presupuestos
Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede

denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le
denomina a veces "plan de utilidades". Puede expresarse en términos financieros o en términos de
horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina o cualquier otro término numéricamente
mensurable. Puede referirse a operaciones, como en el presupuesto de gastos; puede reflejar gastos
de capital, como en él presupuesto de gastos de capital; o puede mostrar flujo de efectivo, como en el
presupuesto de efectivo.
TEMA 6: LA ORGANIZACIÓN
La organización nació de la necesidad humana
de cooperar. Los hombres se han visto
obligados a cooperar para obtener sus fines
personales, por razón de sus limitaciones
físicas, biológicas, sociológicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta

cooperación puede ser más productiva o
menos costosa si se dispone de
una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier

organización funciona. Se ha dicho incluso
que es conveniente mantener cierto grado de
impresión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar
para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que
sus funciones se relacionan unas con otras.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para
todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en
esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
¿Cuál es la definición de la organización?
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la
división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y
19
herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los
deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.
El proceso de la organización
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los
principios científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la
necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el
mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el
proceso de organizar son:
- Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales
de la organización.
- Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o

funciones a realizar por la institución.
- Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las
diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
- Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
- Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las
funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
¿Cuál es la importancia de la organización?
 Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).

 Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el
mínimo de esfuerzo.
 Evita lentitud e ineficiencia.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.
 La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.
Organización informal
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en
la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales
que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas

situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada; la que está en el papel.
20
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización,

de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Principios básicos de la organización
Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional.
1. Del objetivo:
Todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y
propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los
objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a
lograr los objetivos.
2. Especialización:
El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola
actividad. El trabajo se llevará a cabo más fácilmente si se subdivide en actividades claramente
relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo,
mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía:
La necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para
lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida,
desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una
jerarquía.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad:
Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder al grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un
trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le
puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los
resultados.
5. Unidad de mando:
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe
asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar más de un superior porque si el
empleado recibe órdenes de más de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga
de responsabilidad.
6. Difusión:
Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse
por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad
y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
21
7. Amplitud o tramo de control:
Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de
manera que éste pueda realizar sus funciones con eficiencia. Un gerente no debe ejercer autoridad
directa a más de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no esté sobrecargado y pueda, en
determinado momento, desatender funciones de mayor importancia.
8. Coordinación:
Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe
buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.
9. Continuidad:
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente

División del trabajo
Se llama división del trabajo, a la separación de las operaciones productoras. Observando esta división
cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una
fábrica se alcanza un resultado común por la reunión de sus esfuerzos.
En la práctica es hoy día tan importante su aplicación que sólo con ella y por ella puede haber grande y
buena producción; pudiéndose también añadir que la división del trabajo camina al compás de la
civilización del mundo, pues cuanto más adelantada es una sociedad, más divide el trabajo y más
separa las ocupaciones, porque con ello consigue mayor aumento de fuerza productiva y mejor
satisface las necesidades de la producción.
Se atribuyen, sin embargo, a la división del trabajo, ventajas y desventajas.

Ventajas de la división del trabajo
- Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia.
- Que no pierde tiempo en pasar de una operación a otra, cambiando de sitio, postura o
herramienta.
- Que a fuerza de repetir siempre la misma operación, consigue facilidad para descubrir
procedimientos más rápidos, sencillos e ingeniosos.
Desventajas de la división del trabajo
- Que entorpece el espíritu del hombre al sujetarle a practicar siempre la misma operación, que
es muchas veces mecánica.
- Que hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempeñar
por completo ese oficio.
- Que hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer más que una
parte del producto, no es fácil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido.
22
- Que los trabajos llegan a convertirse en monótonos, por su sencillez, igualdad y repetición
constante.
- Que aumenta demasiado la producción y puede con ello dar lugar a que se presenten
las crisis industriales.
¿Qué es la cultura de la organización?
Es un sistema de significados e ideas que comparten los integrantes de una organización y que
determina en buena medida como se comportan entre ellos y con la gente de afuera. Representa
una percepción común de los miembros que influye en su conducta. En toda organización
hay valores, símbolos, ritos, mitos y usos que han evolucionado con el tiempo. Estos valores y
experiencias determinan en gran parte lo que perciben los empleados, y cómo reaccionan a su mundo.
Cuando enfrentan problemas o dificultades, la cultura de la organización (el modo como hacemos las
cosas") influye en lo que pueden hacer y en su manera de conceptuar, definir, analizar y resolver los
problemas.
Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas
las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Esté permite conocer la
ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc. que conforman la
institución. El organigrama describe gratificante la división del trabajo que se establecerá y la relación
que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de
supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución
Elaboración de organigramas
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus

áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos
que la componen
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen
formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de
consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de
gran utilidad, son:
El organigrama nos muestra:

- La división de funciones
- Los niveles jerárquicos
- Las líneas de autoridad y responsabilidad
- Los canales formales de comunicación
- La naturaleza lineal o staff de departamento. Esto suele indicarse, ya sea por distintos
colores, el grueso de las líneas de comunicación, y la más común es marcando la autoridad lineal con
línea llena y la de staff con línea punteada.
- Los jefes de cada grupo de empleados, etc.
23
PIRAMIDE DE MASLOW
24
TEMA 7: EL CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuáles la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos
Que es el control?
Función encaminada a verificar mediante la medición o comprobación el cumplimiento de los
objetivos establecidos en los planes y en consecuencia tomar las medidas correctivas que
correspondan.
Objetivo del control
El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y
evitar su repetición.
El proceso de control
El proceso de control implica tres pasos.

1. Establecimiento de estándares o normas:
El primer paso del proceso de control es establecer estándares o normas. Las normas son criterios
de desempeño.
- Los planes son el punto de referencia para la creación de controles por parte de los
administradores.
- Cuando hablamos de planes nos estamos refiriendo a objetivos, políticas, programas,

procedimientos, presupuestos etc.).
- Pero debido a que los planes varían, en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad y
- Dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer
normas especiales. Existen muchos tipos de normas como las metas y objetivos verificables.
2. Medición del desempeño.

- Idealmente la medición del desempeño debería realizarse con fundamento en la previsión, a fin
de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones
apropiadas.
- Pero no siempre es posible efectuarlo debido a la complejidad de las actividades.

- Por ejemplo, controlar el trabajo del vicepresidente de finanzas de una empresa no es fácil, ya
que en su caso el desarrollo de normas precisas es complejo.
- Comúnmente las mediciones aplicables al superior son vagas.
- Para medir el desempeño los administradores con frecuencia utilizan cuatro fuentes de
información que son la observación personal, informes estadísticos, los informes orales y los
25
informes escritos.
Observación personal
- Ofrece un conocimiento profundo y de primera mano de la actividad real. Es decir que obtenemos
una información que no es filtrada por otros.
- Permite detectar omisiones, expresiones faciales y tonos de voz que pueden ser omitidos por
otras fuentes.
- Puede dar lugar a prejuicios de percepción: Lo que un administrador observa, otro podría no
observarlo.
- También requiere de una buena cantidad de tiempo.
- Este método sufre de obstrucciones ya que los empleados podrían interpretar la observación
abierta como una muestra de falta de confianza en ellos.
Informes estadísticos
- Este instrumento de medición no está limitado a los resultados de la computadora.
- También incluye gráficas e información numérica de tal forma que los administradores pueden
utilizarla para evaluar el desempeño.
- Los datos estadísticos son fáciles de visualizar y eficaces para mostrar relaciones.
- Ofrecen información limitada sobre una actividad, ya que informan sólo sobre algunas áreas
clave y suelen ignorar otros factores importantes.
Informes orales
- Sus ventajas y desventajas para medir el desempeño son semejantes a la observación personal.
A través de conferencias, reuniones, conversaciones de persona a persona o por llamadas

telefónicas.
- Aunque la información puede ser filtrada, es rápida, facilita la retroalimentación y permite la

expresión del lenguaje y el tono de voz, así como las propias palabras, para transmitir el significado.
- A través de este método, gracias a los avances tecnológicos, se puede documentar la

información para referencias posteriores por medio de grabaciones.
Informes escritos
- De por sí proporcionan una referencia.
- Esta formalidad también suele significar una mayor comprensión y concisión que la que se
encuentra en informes orales.
- Es de elaboración más lenta. Ya que requiere más tiempo.

26
La mayoría de los controles se dirigen a una de estas áreas: información, operaciones, finanzas o
personal. Por ejemplo, debido a que los administradores dirigen las actividades de otros, se pueden
medir criterios como la satisfacción de los empleados o la rotación de personal así como los índices de
ausentismo.
La mayoría de los administradores tienen presupuesto para sus áreas de responsabilidad establecido en
costos económicos. Mantener los costos dentro del presupuesto es por tanto una medida de
control muy común.
Un administrador de producción en una planta manufacturera podría utilizar medidas de la cantidad de
unidades producidas por día, por hora laboral, los desperdicios por unidad de producción, o porcentaje
de rechazos de los consumidores.
Los administradores de mercadotecnia suelen utilizar medidas como el porcentaje del mercado
capturado, el promedio del valor del dólar por venta o la cantidad de visitas a clientes por vendedor.
El desempeño de algunas actividades es difícil de medir en términos cuantificables. Por ejemplo es

más difícil medir el desempeño de una investigación química o un maestro de escuela elemental que
de una persona que vende seguros de vida.
El administrador necesita determinar con qué valor contribuye una persona, departamento o unidad a
la organización y luego esta contribución se convierte en estándares. Los administradores determinan
la variación entre el desempeño real y los estándares mediante un proceso llamado comparación. La
comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar.
En toda actividad se espera alguna variación en el desempeño por lo que se tiene que determinar el
rango de variación (parámetros de variación aceptables entre el desempeño real y el estándar). Las
desviaciones que superan este rango se vuelven importantes y reciben atención del administrador.
3. Corrección de desviaciones
El tercer paso en el proceso de control es tomar la acción administrativa. Los administradores

pueden elegir entre tres cursos de acción, no hacer nada, corregir el desempeño real o revisar el
estándar.
- Si el origen de la variación ha sido un desempeño deficiente, el administrador querrá tomar una

acción correctiva. Por ejemplo, cambios en la estrategia, en la estructura, prácticas de compensación o
programas de capacitación, el nuevo diseño de puestos y la sustitución del personal.
- Un administrador que decide corregir el desempeño real tiene que tomar otra decisión, se debe
tomar una acción correctiva inmediata o básica
Tomando una acción correctiva inmediata corrige los problemas en seguida y regresa el
desempeño a su rumbo, mientras que tomando la acción correctiva básica analizan las
desviaciones y cuando los beneficios lo justifican, toman el tiempo para corregir de manera
permanente las variaciones significativas entre el desempeño del estándar y el desempeño real.
En este caso se analiza la pregunta de cómo y por qué se ha desviado el desempeño para luego
corregir el origen de la desviación.
Generalmente los administradores justifican que no disponen del tiempo para tomar la acción
27
correctiva básica de manera que efectúan la otra. Las normas deben reflejar los diversos puestos de
una estructura organizacional.
Si el desempeño se mide en correspondencia con ellas, es más fácil corregir las desviaciones. En la
asignación de labores individuales o grupales, los administradores deben saber dónde exactamente
aplicar medidas correctivas.
Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes o modificando sus metas. O
bien pueden corregirlas echando mano de personal adicional, mediante una mejor selección y
capacitación de sus subordinados o recurriendo a la medida más extrema de reintegración de personal,
el despido. También pueden corregir desviaciones por medio de una mejor dirección, explicaciones
más detalladas de las funciones o técnicas de liderazgo más eficaces.
Requisitos para controles eficaces
Todos los administradores desean disponer de un sistema de control adecuado y eficaz que les permita
cerciorarse de que las cosas ocurren conforme a lo planeado. Aunque el proceso básico y los
fundamentos del control son universales, el sistema real requiere de un diseño especial. Si en verdad
se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida; es decir que deben responder
con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual con todo lo que implica
su personalidad y a las necesidades de eficiencia y eficacia.
28

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Instituto Técnico “Santo Domingo” D Administración General

Una empresa es una unidad económico-social,

Lo que hace una empresa con el fin de lograr sus

¿Cómo se define al empresario?

¿Cuáles son las clases de empresas que hay?

Tipo de empresa Nº socios Capital

¿Cuál es la función de la empresa?

¿Cuáles son los fines de la empresa?

¿Cuál es la diferencia entre una empresa y un negocio?

¿Qué significa la palabra empresario?

¿Cuáles son las funciones básicas de la empresa?

¿Cuál es la finalidad de la empresa?

Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para remunerar a

¿Áreas funcionales de la empresa

 Área de dirección: área imprescindible, considerada la cabeza de la empresa. Lleva el timón

Una organización, es un grupo social

Como la gran característica de las organizaciones es el orden, sus miembros se ordenan

Las ONGs (que significa Organizaciones No Gubernamentales) o también llamadas organizaciones

Algunos ejemplos de los objetivos de estas organizaciones son:

 Ayudar al medio ambiente

 Impulsar la participación ciudadana

 Mejorar las condiciones laborales

 Protección de la tercera edad

 Organizaciones formales, que intentan de manera deliberada establecer un patrón de relaciones

 Organizaciones informales, que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de

¿Qué es una organización sin fines de lucro?

¿Cuál es la diferencia entre una empresa y una organización?

¿Qué es Misión y visión?

 “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos estatales”.

 “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.

Ambos conceptos juegan un papel importante como aspectos psicológicos y organizativos en

TEMA 3: CONCEPTOS DE ADMINISTRACION

La administración es la ciencia social que tiene por

1. División del trabajo: La especialización incrementa la producción al hacer más eficiente al

4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes solo de un superior.

6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: Los intereses de un empleado o

8. Centralización: Se refiere al grado al cual los subordinados participan en la toma de decisiones. La

12. Estabilidad en la tenencia de personal: Una alta rotación de empleados es ineficiente. La

¿Por qué es importante estudiar Administración?

TEMA 4: EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son

 Fase mecánica: Planificación (qué hacer) y Organización (cómo hacer)

 Fase dinámica: Dirección (cómo se está haciendo) y Control (cómo se hizo)

Funciones del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos futuros y

En qué consiste el proceso administrativo?

El proceso administrativo es un flujo continuo de actividades que se realizan de una manera

El proceso administrativo existe y es necesario para prevenir situaciones indeseadas en el futuro de la

Características del proceso administrativo.

Existen algunos aspectos y rasgos que definen y caracterizan el proceso administrativo.

El proceso administrativo se da por etapas comenzando siempre por la planificación; siguiendo la

5. En el proceso se debe sistematizar el conocimiento

¿Qué hace un administrador?

El administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de

1. El administrador como cabeza visible de la organización. Como cabeza de una unidad

1. El administrador como receptor de información. El administrador, como monitor, está

2. El administrador como difusor de información. En el papel de divulgador, el administrador

3. El administrador como portavoz. En el papel de vocero, el administrador envía información

1. El administrador como emprendedor. Como empresario busca mejorar su unidad (o la

de un departamento o reestructuraciones corporativas, fusiones o adquisiciones y campañas de

2. El administrador como controlador de perturbaciones. Los problemas, las crisis, son

Perfil del administrador: habilidades y competencias

1. Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos