No existen mas que dos reglas para escribir: tener algo que decir y decirlo Oscar Wilde (1854-1900)Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia 0 microempresaindice 1 Prefacio. 1.1 Introduccion. - 13 1.2 Ambito del proyecto. a ss 15 1.3 Razones que justifican el tema os 17 1.4 Motivaciones personales 18 1.5 Target del proyecto ss .. es 19 1.6 Objetivos 20 1.7 Estructura del proyecto. 241 2 Los sistemas ERP 2.1. Introduccién. 2.2 Definicin de ERP 28 2.3. Objetivos y consecuencias de implantar un ERP. 31 23.1 Objetivos ei “ 4 23.2 — Consecuencias S a4 2.4 — Caracteristicas comunes a 34 241 Caracteristicas 34 24.2 — Médulos genéricos nt 35 2.5 Arquitectura 36 2.5.1 Perspectiva funcional 36 2.52 Perspectiva técnica 37 26 Historia 40 2.7 Ventajas e inconvenientes de los sistemas ERP = 42 2.71 Ventajas. . 42 27.2 — Inconvenientes - - 43 2.8 — Tipos de sistemas ERP... even AB 2.8.1 — Propietario 46 2.8.2 Opensource - 48 2.8.3 Modalidad SaaS (Ia nueva tendencia) er 51 284 — Comparativa : 53 2.9 Extensiones. 54 2.9.1 Introduccion 54 2.9.2 CRM (Customer Relationship Management) 55 2.9.3 HCM (Human Capital Management) 87Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 2.94 — SCM (Supply Chain Managementent) 2.9.5 — PLM (Product Lifecycle Management) 2.10 Costes de un ERP. 2.10.1 Introducci6n a los costes de un ERP 2.10.2 Costes Principales. 2.40.3 Costes ocultos. 2.11 Introduccién a la problematica de la seleccién de un ERP. 2.12 Sintesis 3 Lamicroempresa. 3.1 Introduccion. 3.2 Situacién y datos de la microempresa 3.3. Microempresa y tecnologia... 3.4 Lamicroempresa y los sistemas ERP 3.5 Sistemas utilizados en la microempresa. 38.1 Contaplus 35.2 Suite gestion Vs ERP 3.6 Sintesis 4 Necesidad de un sistema ERP. 4.1 Introduccién. 4.2 — Estructura. 4.3 Parte 1: Preguntas previas 4.4 Parte 2: Cuestiones a razonar . 4.5 Parte 3: Virtudes y deficiencias del sistema actual 4.6 Parte 4: Procesos actuales y futuros 4.6.1. Introduccién 46.2 M-BPI (Micro Business Process Improvement) 46.3 Qué es el BPMN?. 46.4 — {Qué es la reingenieria de procesos? 46.5 — Metodologia de procesos 4.7 Parte 5: Definicién de requerimientos funcionales............. 4.8 Parte 6: Seleccién de funcionalidades esenciales y criticas 4.9 Sintesis 5 Seleccién de un sistema ERP 5.1 Introduccién. 5.2 Estructura 5.3. Explicacién de los criterios basicos de seleccién 104 101 103 10453.4 532 533 53.4 53.5 53.6 54 55 55.4 Funcionales Técnicos Econémicos ‘Amplitud-localizacién del ERP Estratégicos de la empresa Criterios de proveedor.. Explicacién general de la Metodologia Metodologia de seleccién. Estudio previo: Identificacién del problema. 5.5.2 BUsqueda de soluciones ERP — Altemativas. del problema 5.5.3 Método sencillo 554 Método avanzado 5.5.5 Seleccién de proveedor. 5.6 6 El mercado ERP.... 64 614 612 613 6.2 624 Sintesis EI mercado global del ERP. Introduccion “ Evoluci6n del mercado global ERP Opiniones de los sistemas ERP mds extendidos. EI mercado espafiol del ERP. Introdueci6n 622 — Demanda de soluciones ERP en Espafia... 623 — Andlisis de la oferta 6.2.4 — Estudio sobre el mercado ERP en las PYME 6.2.5 Evolucién del mercado Espafiol 63 64 65 654 652 6.6 661 662 663 66.4 66.5 666 Previsiones para el mercado ERP Conclusiones sobre la situacién del mercado ERP... Plantillas de los ERP actuales para PYME Sistemas Propietario Sistemas Opensource Explicaci6n en profundidad. SAP Business One Microsoft Dynamics NAV. Sage Linea 100 Solmicro Experts. Openbravo. Openxpertya 105 106 107 107 108 108 110 112 112 113 113 17 132 135 139 139 140 144 146 146 147 149 152 153 154 156 187 157 161 164 164 168 174 176 178 183Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 66.7 TinyERP 187 66.8 Abang . 191 6.7 Comparacion de sistemas ERP. os 195 67.1 Tabla comparativa oe 195 6.7.2 Conclusiones sobre el estudio de funcionalidades. sens 222, 6.8 Financiacion para la PYME 7 ol 224 6.9 Sintesis 225 7 Caso real.. 7.1 Aplicacién practica en Inforfest S.L. . 227 7.2 Caracteristicas de la empresa. 227 7.2.1 Informacién de negocio 227 7.2.2 Informacién organizativa 228 7.2.3 Organigrama funcional 228 7.24 Sistemas utiizados en la actualidad 229 7.3. Necesidad de un sistema ERP 230 7.3.1. Parte 1: Preguntas previas. 230 7.3.2 Parte 2: Cuestiones a razonar. 233, 7.3.3 Parte 3: Virludes y deficiencias del sistema actual 237 7.34 Parte 4: Procesos actuales y futuros, 238 7.35 — Parte 5 y Parte 6: Definicin de requerimientos funcionales. 255 7.4 Seleccién de un sistema ERP 257 7.4.1 Fases 1 y2:\dentificacion y Estructuracién de criterios de seleccion ERP.....257 7.42 Solicitar reunién con proveedores. 261 7.43 Fase 3: Hacia la eleccion definitiva 263 7.5 Conclusién aplicacién practica y resultado final 281 8 Planificacién y analisis econémico 8.1 Planificacién inicial de! proyecto 283 82 Planificacién real del proyecto . 285 8.2.1 Planificacién bloques de fundamentos ERP y microempresa. 285 822 Planificacién bloques metodologias necesidad y seleccién 285 82.3 Planificacién reuniones con proveedores. 285 824 Planificacién bloque mercado actual 286 825. Planificacion Aplicacién practica 286 8.3 Anilisis de costes del proyecto .. .. 287 288 8.4 _ Distribucién del trabajo. 9 Conclusiones... 9.1 Conclusiones. 289 109.2 Objetivos cumplidos 291 9.3. Futuras lineas de investigacién 294 9.4 Limitaciones del proyecto . 295 10 Conocimientos adquiridos aplicados al PFC.. 297 14 Agradecimientos .. 299 12 Bibliografia 300 12.1.1 Bibliografia. 300 12.1.2 Enlaces web 303 13 Anexos... ..307 13.1 Anexos de elaboracién propia 307 13.1.1. Anexo 1 — Notacién BPMN (Business Process Modelling Notation) 307 13.1.2 Anexo 2 —Funcionalidades Especificas. 313 13.1.3. Anexo 3 ~ Como obtener el arbol de valores en la metodologia de seleccién.. 325 13.1.4 Anexo 4 ~ Solicitar reunién con los candidatos 330 13.1.5 Anexo 5 - Valoracién alternativas - Primeras reuniones con distribuidores.....331 18.1.6 Anexo 6 ~ Normalizacion de totales 334 13.2. Anexos externos. fears : 336 13.2.1. Anexo 7 - Médulos de los casos en profundidad 336 13.2.2 Anexo 8; Estructura de la metodologia SHERPA 349 13.2.3 Anexo 9: Como selecciona el software una consultora profesional. 351 13.2.4 Estructuras 362 13.2.5 Tablas....... 362 13.2.6 llustraciones 3621 Prefacio 1.1 Introduccion El proyecto Final de Carrera (PFC) que se presenta a continuacién pretende exponer de forma ordenada y metodol6gica todas las herramientas que puedan ser necesarias en la pequefia y microempresa para la seleccién de un Sistema de Informacion’ (Sl) Enterprise Resource Planning? (ERP), El mercado ERP mundial esta caracterizado por un dinamismo y una lucha continua entre las empresas que dominan el mercado. Hay dos circunstancias que abren la posibilidad de que la microempresa pueda plantearse la adopcién de un sistema ERP. Por un lado, el alto grado de adopcién de estos sistemas por parte de las grandes empresas esté muy saturado y las ‘empresas desarrolladoras estén continuamente luchando por entrar en nuevos mercados y quitar cuota a sus competidores. Este hecho ha comportado que existan ya herramientas ‘completas para la PYME a un precio que deberia resultar viable. A esta competitividad, que ha provocado la disminucion de los precios, hay que afadirle la existencia de los primeros sistemas ERP Opensource que se han ganado la confianza de centenares de empresas. ‘Ademas, la flexibilidad de financiacién y las subvenciones tecnolégicas para la adopcién de las Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones® (TIC) en la pequefia empresa han rebajado las barreras de entrada existentes historicamente en este campo. Pero debemos estudiar si hemos llegado al punto en que la microempresa puede permitirse un ERP o si deberd esperar a la saturacién del mercado de las medianas empresas. La pequefia y microempresa espafiola se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologias se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoria de empresas cuenta con una conexién a internet, pocas son las que le sacan todo el partido y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las TIC. Por la gran necesidad de la pequefia empresa espafiola de renovarse tecnolégicamente y el punto de inflexién que ha empezado ya en el mercado de los ERP, creemos que es interesante ue el pequerio empresario pueda disponer de toda la informacion necesaria para entrar en este complejo mundo. Se podré evaluar si realmente existe la necesidad de un nuevo sistema en la empresa y seleccionar aquellos que cuadren con los requerimientos pudiendo entonces tomar una decision con fundamento. El proyecto finaliza con la aplicacién practica en una ‘empresa real de las metodologias elaboradas. * Un sistema de informacién (St) es el sistema de personas, datos y actividades que procesan los datos y la {informacion en una determinada organizacion,incluyendo procesos manuales y autométicos, £ Planificacion de Recursos Empresariaios, * Las tecnoogias de la comunicacién (TIC), se encargan del estudio, desarollo, implementacién, almacenamiento y dstribucién dela informacion mediante Ia utlizacion de hardware y sofware como medio de sistema informatica. 1314 Guia para la seleccién de un ERP en la pequefia 0 microempresa En consecuencia, este es un proyecto que pretende sustituir parcialmente el trabajo de una consultoria, ahorrando un coste econémico importante y por lo tanto aumentando la viabilidad econdmica de implantacién de un sistema ERP. Los apartados de este bloque introductorio son los siguientes: + Ambito del proyecto + Razones que justifican el tema * Motivaciones personales * Target del proyecto © Objetivos © Estructura41.2 Ambito del proyecto El proyecto esta enfocado a pequetias y microempresas. Seguin la definicion de PYME de la comisi6n europea de marzo de 2005, se establecen unos limites para que las empresas puedan obtener ventajas en el acceso a mecanismos de ayudas nacionales y programas europeos a favor de las PYME. Estos limites se apoyan en criterios como el numero de trabajadores, el volumen de negocio y la cuantia del balance general. En el siguiente cuadro se observan estos limites: Numero Trabajadores(*) Volumen de Negocio Balance General | Microempresa <0 Pequefta “Limite: 2 Millones de € | Limite: 2 Millones de € Limite: 10 Millones de € 210y<50 Mediana = 50y<260 | Limite: 50 Millones de € (") Calculados en términos de Unidades de Trabajo Anual (UTA), es decir, nimero de personas ue trabajan en la empresa a tiempo completo durante todo el afio, Los que trabajan menos de un afio serdn considerados como fracciones de UTA Una empresa se considera PYME (Microempresa, Pequefia 0 Mediana) si cumple estos requisitos: + Entra en los limites del nimero de trabajadores. + Entra en uno de estos dos limites: el del Volumen de negocio 0 el del Balance general Segiin esta definicién, el presente proyecto se centrara en microempresas y el sector de las Pequefias empresas que no dispongan de departamento informatico o no tengan experiencia en la seleccién de sistemas de informacion. A partir de este punto se referira a este conjunto de empresas como microempresas y a la persona o grupo de personas encargadas de estudiar la seleccion como decisor. Por oto lado la seleccién se contextualizar en la empresa nacional que desea renovar su sistema de informacién. Las metodologias que se presentan pueden ser utiizadas por microempresas de cualquier parte del mundo, mientras, el mercado objetivo de sistemas ERP se centraré en soluciones que puedan actuar en el mercado espaffol. El proyecto engloba todo lo que se debe tener en cuenta de cara a la seleccion de un sistema ERP. Se centra en todas las tareas que se deben realizar antes de la implantacién del nuevo sistema, comenzando por comprobar si existe una necesidad de cambio, determinando cuales 1616 Gulia para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa son los procesos criticos*, analizando los requerimientos funcionales... hasta realizar una metodologia para seleccionar el ERP y el proveedor adecuado segiin las caracteristicas de la empresa. ‘Los procesos ciiticos son el conjunto de tareas que se realiza en una empresa y que forman la base del negocio de sta, Se ratara posteriormente,Prefacio Razones que justifican el tema El decisor precisa de una herramienta lo més auto contenida posible, realmente metodologica, ‘completa y entendible, pero sobretodo util para ser usada en un caso real. Al estar el proyecto enfocado a la microempresa, caracterizada por unos ingresos limitados, y al ser tan costoso contratar una consultoria para realizar la seleccién del ERP, creemos que Una herramienta como esta es necesaria La oferta de ERP, es abundante en el mercado, y cada uno posee ciertas fortalezas que pueden tener mayor © menor peso, segiin las necesidades particulares de cada empresa y sector, La microempresa necesita herramientas que le ayuden a disminuir costes de evaluacion y seleccién, y que transformen este proceso en un mecanismo transparente y al alcance de ‘cualquier nivel tecnico En los siguientes puntos se muestran otras razones que justifican la eleccion del tema objeto + Se desconocen los sistemas ERP en la microempresa. ‘+ Se desconoce el estado actual de! mercado. + Existe poca informacion objetiva de! mercado. + Existe mucha informacion comercial no comparable, + Existen muy pocas comparaciones funcionales entre diversos ERP. + No se sabe cémo proceder en una seleccién, suelen ganar los comentarios comerciales ‘cuando deberian ser los tecnicos y funcionales. * Muchas de las necesidades de la microempresa son las mismas que tienen las grandes empresas. * Los costes de consultoria son elevados. La intencién es la de reducir al maximo el trabajo del proveedor. + Comprobacién de la madurez del mercado ERP para una microempresa,18 Gula para la seleccion de un ERP en la pequefia 0 microempresa 1.4 Motivaciones personal La idea de enfocar el proyecto de final de carrera al mundo de los ERP se creé alrededor de ‘mayo de 2007. La empresa en la cual trabajo, comenzaba a tener una problematica. El sistema de informacién base utlizado en la empresa no satisfacia los requerimientos. La necesidad sobre cambiar el sistema de informacién era patente. En el mercado, comenzaban a sonar los ERP, un software de gestion integrado para gestionar toda la empresa. Ademas, con la aparicién de los ERP opensource, por los que no se debia pagar licencia y el cédigo era abierto, las perspectivas se mostraban interesantes. La idea era implantar un ERP con los recursos internos de la empresa, Existia un ERP opensource con buenos argumentos a priori ara ser implantado: Openxpertya, Se realizaron algunas pruebas funcionales, pero la poca documentacién existente para desarrolladores hacia entender que no seria facil la implantacién. Se contacté con los desarrolladores, para intentar obtener documentacion técnica. Openxpertya comentaba que no existia dicha documentacion, y me offecieron realizar lun médulo para mejorar las localizaciones de idioma y la traduccién al catalan como proyecto de final de carrera. De esta forma aprenderia internamente sobre el sistema, pudiendo intentar la implantacién posteriormente. Asi, se matriculé el proyecto de final de carrera con esa intencién. Durante el verano de 2007 se comenz6 a trabajar en el proyecto, contactando por telefono y via mail con los desarrolladores. El trabajo se realizaba a un ritmo muy lento debido a la poca informacion y ayuda que recibia por parte de Openxpertya. De esta forma se decidi6 cambiar y realizar junto a otro compariero con los mismos intereses un proyecto orientado a ERP. En la convergencia de los dos proyectos, entendiamos que la implantacién o el desarrollo de un nuevo sistema ERP, no era buena idea, ya que comportaria un tiempo indeterminado ara su realizacién. La mejor opcién era crear una guia que orientara a seleccionar un ERP. Entendimos que el mejor enfoque que podiamos llevar a cabo era hacia la pequefia o microempresa, puesto que eran estas las que no se podian permitir una consultorla Unicamente para seleccionar el software. De esta forma comenzé el proyecto. Otras motivaciones: ‘+ Interés por las herramientas de gestion de la empresa ‘+ Inquietud por conocer la coyuntura del mercado y perspectivas futuras, + Entender los procesos, documentos, funcionalidades, etc.; que utliza y necesita una empresa para su trabajo diario.Prefacio ‘get del proyecto Este proyecto esta pensado para que sea usado por la microempresa, Puede resultar muy util ara aquellas que estén pensando implantar un nuevo ERP, o que se encuentren en una fase temprana de decisién de! cambio. También puede resultar interesante para las empresas que ya disponen de un sistema ERP que no funciona de forma éptima, existiendo asi una posible necesidad de renovacién El proyecto va dirigido a un amplio sector de lectores, tales como: + Pequefios empresarios, gerentes, directives de microempresas. ‘+ Responsables de desarrollo o sistemas de informacion ‘+ Profesores del sector informatico y de empresa ‘+ Profesionales de asesoria, auditoria y consultoria de empresa ‘+ Cualquier persona implicada en la seleccion/implantacion de un ERP. 1920 Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa L.6 Objetivos Este PFC pretende ofrecer conocimientos y metodologias para dar una garantia en la decision de necesidad del cambio y seleccion de un sistema ERP en la microempresa. Se guiard al decisor paso por paso hasta el punto de haber seleccionado un sistema ERP y una empresa distribuidora con la que previamente habremos mantenido una o més reuniones. AAI no existir aun sistemas ERP para la microempresa, y estar enfocados todos los sistemas ERP tratados a la PYME, veremos cuan factible puede llegar a ser para una microempresa incorporar un sistema de este tipo a través de la aplicacion practica de la metodologia propuesta Los objetivos son: ‘* Dar una vision global de los sistemas ERP. * Que se pueda, de forma metédica, conocer la necesidad de un ERP. ‘+ Proponer una metodologia formal para la seleccién de un ERP. * Hacer un estudio del mercado de los sistemas ERP enfocados a la PYME, creando plantillas y profundizando en aquellos més relevantes en el mercado actual, + Mejorar el conocimiento de los procesos internos de negocio optimizéndolos para trabajar de forma mas eficiente. ‘+ Sistematizar un modelo de seleccién bajo un software de toma de decisiones, + Hacer una aplicacion practica en una empresa real,Prefacio 41.7 Estructura del proyecto El proyecto se estructura en 3 partes: Estructura 1: Descripcién general del proyecto La descripcién de los bloques es la siguiente: Bloque | Prefacio: En este bloque de introduccién se han comentado aspectos importantes y titles para comprender integramente el proyecto desarrollado. Bloque |I Los sistemas ERP: Se profundiza en los sistemas ERP explicando qué son exactamente, sus ventajas e inconvenientes, objetivos, caracteristicas, y todo lo necesario para tener el concepto ERP asentado. Bloque III La microempresa: Explicacion de la situacién y datos de la microempresa, nivel de desarrollo tecnologico y sistemas utilizados. Bloque IV Necesidad de un sistema ERP: En este bloque se abordan las cuestiones sobre necesidad de un ERP. Ademés se definen los procesos de negocio actuales y futuros. Finalmente se definen los requerimientos funcionales.22 Gula para la seleccion de un ERP en la pequefia 0 microempresa Bloque V Seleccién de un sistema ERP: Se realiza un proceso de seleccion mediante una metodologia de desarrollo propio donde se abordan todos los puntos y criterios indispensables para la seleccién de un sistema ERP. Bloque VI Estudio del mercado ERP: Se realiza un estudio del mercado actual. Se explican fas soluciones ERP existentes en el mercado, profundizando en los 8 sistemas mas importantes del mercado nacional. Se realiza una amplia comparacién funcional entre ellos. Bloque Vil Aplicacién practica: Se realiza una aplicacién préctica de toda la metodologia desarrollada, desde la necesidad de implantar un ERP, hasta la seleccién del ERP. Estas tareas se realizan en una microempresa real. De esta forma se puede observar la utlidad y ‘adaptacién de la metodologia propuesta y como ésta ayuda a la eleccién del ERP. ‘Segun el perfil del decisor se recomienda que empiece a tratar el proyecto por los siguientes Puntos: * Las personas o empresas sin conocimiento de ERP o con un conocimiento bajo: Se recomienda comenzar por los bloques Il y Ill, para comprender todo lo relacionado a sistemas ERP y la microempresa * Las empresas con ERP implantado: Este tipo de lector ya tiene conocimientos sobre sistemas ERP, por lo que puede ir directamente al bloque IV "Necesidad de un sistema ERP" + Empresas con clara necesidad de un ERP: Lectores que tienen claro que necesitan este tipo de sistema global para implantar en su empresa, pueden comenzar por el cuarto apartado (procesos actuales y futuros) del bloque IV, punto donde se empiezan a realizar uestiones que serén utiizadas en el bloque de seleccién * Personas con interés sobre el mercado actual del ERP. Estos lectores pueden pasar directamente al bloque VI para obtener una vision global del mercado ERP.Prefacio ‘A continuacién mostramos la estructura detallada de! proyecto, mostrando los apartados mas relevantes de cada bloque: Estructura 2: Descripcién dotallada del proyectoParte |: FUNDAMENTOS2 Los sistemas ERP 2.1 Introduccién Las tendencias del mercado actual y futuro obligan a las empresas a ser cada vez mas competitivas. Toda empresa que desee competi en el mercado actual debe considerar la informacion como uno de los activos mas importantes. Por esta razén, es necesario que la empresa disponga de los Sistemas de Informacion adecuados para suministrar rapida y eficientemente la informacion. En la mayoria de casos, las empresas distribuyen todos sus sistemas de informacién en varias aplicaciones, con la ineficiencia y repeticién de datos que ‘esto comporta. Por ello, una opcién adecuada puede ser la adquisicién de un sistema ERP. En el presente bloque se explican los conceptos fundamentales para la posterior seleccion de los sistemas ERP. Para cumplir su objetivo este capitulo ha sido estructurado en diez puntos: + Definicién de ERP ‘+ Objetivos y consecuencias de implantar un ERP + Caracteristicas comunes + Arquitectura + Historia + Ventajas e inconvenientes + Tipos de sistemas ERP + Extensiones + Costes de un ERP + Introduccién a la problematica de seleccién de un ERP Palabras clave: Definicion, caracteristicas, arquitectura, extensiones, software propietario, software opensource, costes, seleccién de ERP. a728 Gula para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa Definicién de ERP El gran integrador del cuerpo humano es el cerebro. Del mismo modo una empresa puede tener un integrador de informacion: un sistema capaz de ordenar todo el conjunto de areas que sumando su funcionamiento, al igual que los sistemas vitales del ser humano, mantienen con Vida a la empresa de la cual forman parte. Los sistemas ERP son sistemas de gestién de informacién que integran y automatizan muchas de las practicas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa. Estos sistemas integran bajo el mismo paraguas todo el software que necesita una empresa para el correcto funcionamiento de su sistema de negocio. Se pretende que ‘la informacion esté disponible para todo el mundo todo el tiempo". Para ello, los sistemas ERP ™antienen todas las operaciones y procesos de la empresa bajo una misma base de datos compartida. Los ERP permiten a las empresas evaluar, controlar y gestionar mas facilmente su negocio en todos los ambitos. A su vez, permiten aglizar los diferentes tipos de trabajo de cada usuario, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y permitiendo el aumento de la Ccomunicacién entre todas las areas que integran la empresa. También son conocidos como sistemas integrales de empresa o sistemas integrados de gestion. Los ERP tienen entre sus objetivos principales el satisfacer las diferentes necesidades de informacion de la empresa para conseguir que los gestores empresariales dispongan de un soporte para tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos, Los ERP se consideran software integrado en contraposicién con el software a medida diseftado para un cliente en particular. Esto significa que cuando se adquiere un ERP, se obtiene una version estandar de! producto final, el cual no esta disefiado para la empresa Concreta que lo compra. Por tanto, se deben realizar modificaciones y parametrizaciones® para adaptarlo, aunque también debe existir una adaptacion de la empresa a ese ERP. Un aspecto importante a entender cuando se plantea la adquisicion de un ERP es que éstos no pueden ser usados simplemente instalando el programa desde un CD en la empresa. Se precisaran los servicios de una empresa distribuidora 0 equipo de profesionales para que realicen la implantacién. El tiempo requerido para esta tarea varia segun el sistema, los 'Médulos implementados, el tamatio de la empresa y las necesidades concretas. Para que un sistema sea considerado de tipo ERP debe cumplir necesariamente tres caracteristicas: ser integrales, modulares y adaptables. Mas adelante, en el apartado 2.4 de caracteristicas comunes, definiremos estos términos, A continuacion se citan distintas definiciones de ERP segin el autor: * La parametrizacién es el valor aftadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.Los sistemas ERP “Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integracion ‘sin costuras’ de toda la informacion que fluye a través de la compafia: informacion financiera y contable, informacion de recursos humanos, informacién de la cadena de abastecimiento e informacion de clientes”. Davenport (2007) (Referencia [11}) “EI sistema ERP automatiza las actividades corporativas nucleares — tales como, manufactura, recursos humanos, finanzas y gestion de la cadena de abastecimiento - incorporando las mejores practicas para la rapida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo". Holland y Light (1999) (Referencia [32)) “Los sistemas ERP estén compuestos de varios médulos — tales como, recursos humanos, ventas, finanzas y produccién — que posibiltan la integracién de datos a través de procesos de negocios incrustados. Estos paquetes de software pueden ser configurados para responder a las especificas necesidades de cada organizacién.” “Estos sistemas proporcionan modelos de referencia 0 las plantillas de proceso que afirman incorporar las mejores practicas actuales para apoyar a los procesos de negocio de la organizacién’. Esteves y Pastor (1999) (Referencia [33)) “Los sistemas ERP son paquetes de sistemas de informacion configurables que integran informacion y procesos basados en informacién, dentro y entre las areas funcionales de una organizacion’. Kumar y Van Hillsgersberg (2000) (Referencia [34]) “Un sistema es un paquete de software comercial que posibilita la integracién de datos transaccionales y de los procesos de negocio a través de una organizacion”. “Baséndose en sistemas financieros y de manufactura los ERP pueden, eventuaimente, permitir la integracion de las cadenas de suministros entre organizaciones." Markus et al. (2000) (Referencia [35]) Los sistemas ERP son extensas soluciones empaquetadas de software que integran los procesos de la organizacién a través de informacién compartida y flujos datos.” “El software ERP integra informacién y procesos de gestion, tales como las finanzas, manufactura, distribucion y los recursos humanos, con el fin de permitir la gestién integral de recursos en una empresa’. Shanks y Seddon (2000) (Referencia [37)) “Un ERP es una paquete de software integrado de uso empresarial’. "En el ERP todas las funciones necesarias del negocio, tales como finanzas, manufactura, recursos humanos, distribucién y érdenes, se integran firmemente en un solo sistema con una base de datos compartida’. Lee y Lee (2000) (Referencia [38)) “Los sistemas ERP son sistemas basados en computadores disefiados para procesar las transacciones de una organizacién y facilitar la integracion en tiempo real de la planificacién, produccién, y respuesta al cliente”. O'Leary (2001) (Referencia [39]) 2930 Guia para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa “Un ERP es un sistema de software empaquetado de negocios que permite a una compania ‘manelar el uso eficiente y eficaz de los recursos (materiales, humanos, financieros, etc.) Proporcionando una total y integrada solucién para las necesidades de procesamiento de informacién de la organizacién’. Nah et al, (2001) (Referencia (43]) “Los sistemas ERP son sistemas de informacion que integran los procesos claves del negocio de forma tal que la informacion pueda fluir iibremente entre las diferentes partes de la firma, mejorando con ello la coordinacién, la eficiencia y el proceso de toma de decisiones". Laudon y Laudon (2004) (Referencia [12)) “Los sistemas ERP se pueden definir como la puesta en practica de los médulos del software estandar para los procesos del negocio nucleares, generalmente, combinados con modificaciones particulares para lograr una diferenciacion competitiva’. Skok y Legge (2002) (Referencia [41}) “Método para la efectiva planificacion y control de todos los recursos necesarios para tomar, Producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compafia de ‘manufactura, distribucién o servicios’. Rashid M.A. et al (2002) (Referencia [14]) “Un ERP es una extensa solucién comercial de software empaquetado compuesto de varios médulos configurables que integran, firmemente y en un solo sistema las. actividades empresariales nucleares - finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena del abastecimiento, gestion de clientes - a través de la automatizacion de flujos de informacion y el uso de una base de datos compartida. Incorporando en este proceso de integracién las Mejores practicas para facilitar la rapida toma de decisiones, las reducciones de costes y el mayor control directive, logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales." Ramirez, P. (2004) ~ Fusién de definiciones. (Referencia [42})Los sistemas ERP 2.3 Objetivos y consecuencias de implantar un ERP 23.1 Objetives Una empresa que decide implantar un ERP, esté realizando un cambio estratégico en el futuro de la misma. En este planteamiento, se visualizan cuatro obj vos estratégicos: + Mejora de la productividad, + Mejora de la calidad, ‘+ Mejora del servicio al cliente. + Reduccién de costes. Objetivos generales: + Optimizacion de procesos empresariales. + Ayuda ala toma de decisiones, ejecucion mas répida y con mas probabilidades de éxito, + Acceso a toda la informacién de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). * Compartir informacién entre todos los componentes de la organizacién de forma que se automaticen los procesos + Convergencia de las distintas bases de datos usadas por el sistema integrandolas en una sola * _Eliminacién de datos y operaciones innecesarias (0 redundantes). ‘+ Reduccién de tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento de la productividad, 3.2 Consecuencias Si se consiguen estos objetivos podemos obtener consecuencias en forma de beneficio para la organizacion ‘Shanks y Seddon (2002)° realizaron un trabajo que presentaba un modelo de dimensiones de los beneficios de los sistemas ERP. Debido a la relevancia de este estudio, que queda reflejado en las citas de muchos otros autores en referencia a este trabajo (Esteve y Pastor, 2001’; Stefanou, 2001°; Murphy y Simon, 2002°), sintetizaremos a continuacién estas dimensiones. Shanks y Seddon propusieron cinco dimensiones de beneficios: operacional, gestion, estratégica, infraestructura de tecnologias de informacion, y organizacionat & Referencia [371 * Referencia [33] ferencia [38] * Referencia [44] 3432 Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 3.2.1 Dimensién of Las actividades operacionales involucran los procesos diarios de adquisicién y consumo de Fecursos. Como estas actividades se repiten peribdicamente, la automatizacién de ellas a través de tecnologia de informacién permite mejorar en forma dramatica estos procesos. Proponen cinco subdimensiones de esta dimensién en relacién a los sistemas ERP: 1) reduccion de coste; 2) reduccién del tiempo de ciclo; 3) mejoras en la productividad; 4) mejora de la calidad; y 5) mejora del servicio al cliente. 23.2.2 Dime Las actividades de gestion involucran la distribucién y control de los recursos de la empresa. Los sistemas ERP proporcionan un conjunto de beneficios para estas actividades, asociados tanto a la centralizacién de toda la informacién en una sola base de datos como a sus caracteristicas de registro en tiempo real de las transacciones del negocio. Para esta dimension se proponen tres beneficios: 1) mejoras en la gestion de recursos; 2) mejoras en la toma de decisiones y en la planificacién; y 3) mejoras en el control del rendimiento, Las tecnologias de informacion en complemento con otros recursos pueden ser fuente de ventajas competitivas. Para esta dimensién se proponen seis beneficios: 1) apoyo al crecimiento de la empresa; 2) apoyo a las alianzas entre empresas; 3) construccién de innovaciones de negocio; 4) construcci6n de un liderazgo en coste; 5) generacién de diferenciacion de producto; y 6) construccién de enlaces externos (con clientes y proveedores). Los sistemas ERP no se asocian directamente con inversién en infraestructura de tecnologias de informacion, como pueden ser las redes de telecomunicaciones y los servidores centrales, sin embargo, esta tecnologia provee una infraestructura consistente en una arquitectura de aplicaciones estandar e integrada. Esta mejora en infraestructura se ve reflejada en los siguientes beneficios: 1) construccién de flexibilidad de negocio tanto actual como para futuros cambios; 2) reduccién de los costes de tecnologias de informacion; y 3) incremento de capacidades de la infraestructura de tecnologias de informacion, Los beneficios organizacionales surgen del uso de un sistema ERP en términos de focalizacién, aprendizaje y ejecucién de las estrategias seleccionadas por la organizacién. Se proponen cuatro beneficios: 1) cambios en los patrones de trabajo; 2) faciltar el aprendizajeLos sistemas ERP organizacional; 3) enriquecimiento del puesto de trabajo; 4) construccién de una visién compartida 3334 Gula para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa 2.4 Caracteristicas comunes 244 Caracteristic Existen caracteristicas que distinguen a un sistema ERP del software empresarial de gestion Uusado historicamente por la microempresa Las tres caracteristicas esenciales de un sistema ERP son: * Integridad: Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de la compafia bajo la Optica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre es decir, ue el resultado de un proceso es punto de inicio de! siguiente. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido esto representa que se crea una orden de venta que desencadena el Proceso de produccién, de control de inventarios, de planificacién de distribucién del Producto, de cobro, y sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que controlan todos los procesos mencionados, la informacién se duplica y crece el margen de contaminacién en ésta, Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demas, por lo que la informacion no se manipula y se encuentra protegida. + Modularidad: Los ERP se convierten en una herramienta que puede instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Segun se precisen de unas u otras funcionalidades concretas se determinaran los médulos necesarios. Por ejemplo, si una microempresa tiene la contabilidad externalizada no necesitaré un médulo de contabilidad en su ERP. © Adaptabi ogra por medio de la configuracién o parametrizacion de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno, idad: Los ERP pueden adaptarse a Ia idiosincrasia de cada empresa. Esto se Otras caracteristicas propias de los sistemas ERP son: + Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la empresa. * Tener un papel clave en la medicién de resultados de la empresa al disponer de toda la informacion de todas las transacciones de la empresa, + Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolucién de los acontecimientos Sucedidos en la empresa u organizacion * Dar soporte a las funciones basicas del negocio 0 actividad. * El sistema debe responder en caso que se produzcan cambios significativos en los procesos y en las necesidades de informacién de la empresa + Debe permitir recoger la informacién de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios,Los sistemas ERP + Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situacién particular de cada empresa. En algunos casos, incluso se offece al usuario final la utilizacién del cédigo fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida de cada empresa. * Deben tener la capacidad y facilidad para ser utiizados por diferentes usuarios de diferentes areas funcionales. * Debe soportar el sistema de informacién dando todo el apoyo necesario para que éste funcione y sea eficaz. * El sistema ERP debe basarse en una Unica base de datos que permita integridad, consistencia e integracién de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes médulos. interconectados y actualizados. 2.4.2. Mdulos genéricos Los médulos de un sistema ERP varian dependiendo de las caracteristicas de la empresa, pues son muy diferentes los requerimientos en organizaciones en las que, por ejemplo, su principal negocio es la produccién, la distribucién o bien los servicios. Algunos de los médulos mas comunes son: ‘© Gestion Financiera ‘+ Gestion de Ventas + Gestion de Compras ‘+ Gestion de la Distribucién y Logistica + Gestion y planificacion de la Produccion + Gestion de Proyectos © Gestion de Recursos Humanos 36Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia 0 microempresa 2.5 Arquitectura En este apartado se presentan los elementos que componen la arquitectura de un sistema ERP. 2.8.1 Perspectiva funcional Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP estan disefiados de forma modular. Cada uno de estos médulos 0 aplicaciones, tiene una funcién especifica, Cada organizacién determina que médulos necesita utilizar al momento de implantar el ERP. Sistema ERP Trabajadores y administradores, back-office Representantes de ventas y oer Ear on ommoomm Software as a Service 51Gulia para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa Las caracteristicas principales del software SaaS, segin IDC*: + Es software donde el acceso es via red. No necesariamente se da por medio de navegadores Web, la logica de negocio reside en la localidad central del proveedor, * Las actividades son administradas en lugares centrales y no en la oficina del cliente. + La distribucién de la aplicacién tiene el modelo de uno a muchos es decir, se realiza un producto y e mismo fo usan varios clientes. 3 Ventajas ERP de me + Elcliente no necesariamente debe tener un area especializada para soportar el sistema, Por lo que baja sus costes y su riesgo de inversion. ‘+ La responsabilidad de la operacién recae en la empresa IT. Esto significa que la garantia de disponibilidad de la aplicacion y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compatiia proveedora del software. + La empresa IT no desatiende al cliente, El servicio y atencién continua del proveedor al cliente es necesaria para que este ultimo siga pagando el servicio, + La empresa IT provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicacién. Si una empresa IT quiere dar opciones SaaS en su cartera de productos debe offecer accesos seguros para que no se infilren datos privados en la red publica, 2.8.3.4 Inconvenientes ERP de me + La persona usuaria no tiene acceso directo a sus contenidos, ya que estén guardados en tun lugar remoto, con la pérdida de privacidad, control y seguridad que ello supone, ya que la compatfiia TI podria consuttarlos. * El usuario no tiene acceso al programa, por lo cual no puede hacer modificaciones (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios que tenga con la compaiia Tl, + Alestar el servicio y el programa dependientes de la misma empresa no permite a la Usuaria migrar a otro servicio utiizando el mismo programa (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios con la compania de Tl) Seguin Forrester Research”, los sistemas SaaS tienden a popularizarse antes en las equefias organizaciones debido a un coste de entrada bajo. Las grandes corporaciones en la actualidad estan comenzando a interesarse en estos sistemas principalmente para aplicaciones Lun proveedor global de inteigencia de mercado, serviles de asesoria y eventos para los mercados de {egcnologias de a informacion, telecomunicaciones y tecnologia de consumo, * Forrester Research es una compafia de informacion sobre el Meroado y la tecnologia independiente que provee @ sus clientes con noticias sobre el impacto de la tecnolagia en los negocios J los consumidoresLos sistemas ERP de recursos humanos, seguidas de aplicaciones ERP y CRM. Esto difiere de los datos ‘obtenidos en 2006 donde los empresarios de medianas y grandes organizaciones eran reacios a adoptar un sistema de este tipo como CRM 0 ERP ya que segtin se comenta les aportaba inseguridad. La tendencia esta teniendo un éxito considerable en Estados Unidos. Europa esta comenzando ‘a despertar en ese aspecto, y las compattias desarrolladoras estan estudiando la posibilidad de crear su version SaaS. Se comenta ya que el software acabard regaldndose, estando el beneficio de las empresas implantadoras Unicamente en los servicios. 2.8.3.6 Ejemplos Algunos de los ERP SaaS que estan teniendo mas éxito son. © Netsuite + Salesforce * Business by design (creado por SAP) = Intact © Workday = GSinnovate La mayoria de ellos s6lo funcionan en Norteamérica. 2.8.4 Comparativa En la siguiente tabla hemos calificado comparativamente el comportamiento de estas posibles soluciones ante diferentes aspectos a tener en cuenta de cara a la decision de un posible sistema ~ Software Propietario | Software Libre | SaaS Coste de adquisicion Malo Medio Rapidez de despliogue | Medio __ Bueno Coste de mantenimiento | Medio/Malo Bueno Capacidad Personalizacién Medio iz Malo Como podemos observar, el software propietario es claramente perdedor en cuestion de precios, tiene un tiempo de despliegue normal, un coste de mantenimiento medio 0 malo y algo limitada la capacidad de personalizacién. El software libre destaca en los aspectos de coste e independencia para el personalizar la aplicacién. Por su lado, el software como servicio se ‘comporta también bien en los costes y desde luego en la despreocupacion de la empresa Fespecto a cualquier aspecto técnico que se relacione con él. El inconveniente es que la ccapacidad de personalizacion de un SaaS es practicamente nula64 Guia para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa 2.9 Extensiones Después de haber explicado los fundamentos del mundo de los ERP entramos a tocar las extensiones de éstos, los cuales empezaron historicamente siendo sistemas independientes y han acabado incorporandose a los ERP como extensiones. Analizaremos las extensiones CRM, HCM, SCM, S&P y PLM; que son las extensiones existentes segun (AMR Research, 2007)": Product Lifecycle Management ‘Supply Chain Management Human Capital Management ‘Customer Resource Management Enterprise Resource Management Mustracién 5: Extensiones de los ERP. laboracidn propia basado en datos (AMR Research, 2007) 2.9.4 Introduccion Los ERP pueden tener funcionalidades adicionales que den un valor afiadido a la funcionalidad completa. A continuacién explicamos brevemente cada una de las aplicaciones para posteriormente entrar en mayor detalle. CRM (Customer Relationship Management) 0 administraci6n basada en la relacién con los clientes es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de informacién posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y asi poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atencién Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada en los clientes, pero también a los sistemas informaticos que dan soporte a esta estrategia. HCM (Human Capital Management) o gestion del Capital Humano es el proceso de gestionar la ® AMIR research: compari independiente de expertos, negocio con las nuevas tecnolagias. Referencia{10] nlnvestigacion de la nterseccién entre los proceses deLos sistemas ERP fuerza de trabajo con la intencién de automatizar al maximo el departamento de Recursos Humanos pudiendo llevar un mayor control de nuestros empleados, como el rendimiento, el plan laboral o los incentivos. SCM (Supply chain management) o administracion de la cadena de suministro es el proceso de planear, implementar, y controlar las operaciones de la cadena de suministro tan ficientemente como sea posible. En el contexto de un ERP puede ser muy util. Por ejemplo, odriamos hacer que cada vez que un producto de los que suministramos, tenga un cierto valor de stock, se marque a stock bajo minimos. Automaticamente mediante SCM se haria una Peticion de pedido de ese producto al proveedor habitual y en las cantidades habituales para ese producto. PLM (Product Lifecycle Management) 0 gestién de la vida del producto es un médulo que Puede resultar muy itil para empresas manufactureras al automatizar y poner en contacto las Personas y documentos relacionadas con el desarrollo de un producto en concreto. Intenta controlar todo el proceso, desde la introduccién al mercado hasta su lanzamiento y posterior evolucién. 2.9.2 CRM (Customer Relationship Management) 2.9.2.1 Introduce EI modelo de gestion Customer Relationship Management (CRM), supone la capacidad para aprovechar aquella informacién clave de nuestros clientes obtenida a través de las distintas reas de la empresa (ventas, marketing y servicios), disponiendo de forma centralizada de una Vision completa y detallada del cliente que puede optimizar la toma de decisiones. Las aplicaciones CRM tienen por lo tanto el objetivo de gestionar todas las formas en que la empresa trata con sus actuales y potenciales clientes. (Laudon & Laudon, 2004)?” 2.9.2.2 Objetivos * Obtener conocimiento sobre los clientes, abriendo la oportunidad para evaluar sus necesidades, valoraciones y costos a través del ciclo de vida del negocio. Mejorar la forma de entender al cliente, y por tanto, mejorar sus decisiones de inversién. (Rashid, Hossain, & Patrick, 2002)" ‘+ Construir y mantener relaciones duraderas con los clientes puesto que se convierte en uno de los aspectos més criticos para la salud de cualquier negocio. + Conseguir técnicas de marketing One-to-One. (Dans, 2001)” ‘+ Intentar resolver el problema de informacién esencial sobre el cliente en distintos lugares estancos de la compatiia, sin la posibilidad de ser compartida ni consolidada 2 Roferencia2 ® Roterenial 4] * Reterenia27]56 Guia para la seleccién de un ERP en la pequefia 0 microempresa Integrar la informacion al consolidar en un solo sistema a los miltiples canales de ‘comunicaciones entre cliente y empresa, Proveer herramientas de andlisis para responder preguntas como: ;Cuall es el valor de un cliente particular durante toda su vida para la empresa?, ,Quiénes son los clientes mas fieles?, .Quiénes son los clientes mas rentables?, .Qué hacen estos clientes rentables cuando quieren comprar? (Kalakota & Robinson, 2001)" Provocar un incremento de los ingresos, la captacion de nuevos clientes, un mayor nivel de satisfaccion y fidelidad de éstos hacia la empresa, al mismo tiempo que se conseguir importantes mejoras en la productividad empresarial Las funciones encontradas en los paquetes CRM tipicos son marketing, ventas, servicio y apoyo al cliente, La funcion ventas incorpora las areas de ventas telefonicas, ventas por Web, ventas de campo y ventas por menor. Marketing incorpora datos para campafias, contenido y analisis de datos. Por ultimo, la funcién servicio incorpora servicio al cliente, central de atencién de llamadas, autoservicio de datos via Web para clientes, gestion de datos para el servicio de campo y gestion de datos por radio. (Laudon & Laudon, 2004)" Las compafiias proveedoras de sistemas ERP comerciales han incorporado rapidamente dentro de su oferta este tipo de funciones, ya sea desarrollando soluciones propias, o adquiriendo compafias que tentan un producto CRM exitoso y luego integrando dicho producto a su sistema ERP. (Rashid, Hossain, & Patrick, 2002)°? Ventas: Es el médulo disefiado para coordinar las ventas a través de todos sus canales, ‘aumentar su eficacia, y alinear las actividades comerciales con los objetivos de la empresa Marketing: Conjunto de aplicaciones que offece a los profesionales del marketing las herramientas de gestion, ejecucién, analiticas y de seguimiento de campafas diseftadas para asegurar de forma cuantificable el retorno de la inversion en Marketing gracias a una gestion de los ciclos de interaccién con clientes. Con ello se puede aumentar el alcance de Marketing mediante una ejecucién multicanal integrada y coherente, e impactar de forma efectiva al cliente gracias al Marketing "One-to-One" Servicio: Atencion personalizada, incremento de la satisfaccion del cliente y de la eficacia del agente que le presta el servicio mediante la interacci6n muiticanal, y la optimizacién de los margenes en base a un empleo eficaz de los recursos disponibles. EI Centro de Interaccion (Call Center), aporta la tecnologia necesaria para integrar sus bases de datos con el sistema de comunicacin telefénica. » Referenci21] » Referencialt2} » Referencialt 4]Los sistemas ERP 2.9.3 HCM (Human Capital Management) 2.9.3.1 Introduce! Con Ia importancia de! capital humano en las organizaciones es importante tener en cuenta cuantos mas detalles mejor. Odjetivos Alinear la fuerza de trabajo con los objetivos de la organizacion, Identificar trabajadores con talento y retenerlos. Linkar cada trabajador con programas de compensacién determinados dado su rendimiento planificando incentivos a largo plazo. Determinar futuras promociones. Reducir costes de administracion de personal. ‘Aumentar la satisfaccién del empleado. Mejorar la toma de decision y gestionar el capital humano de una forma mas efectiva. Ofrecer al departamento de RRHH herramientas para tener una vision de la fuerza de trabajo en tiempo real. 2.9.3.3 Médulos + Gestisn del ciclo de vida del empleado © Gestién de contratacion y candidatos © Gestién de la formacién en la empresa © Gestién del rendimiento © Gestion de la remuneracién ‘+ Gestion de transacciones de personal © Administracion de empleados © Gestion organizativa © Gestién de empleados delegados al extranjero © Gestion de beneficios © Gestion de tiempos y de asistencia © Caloulo de la némina global + Prestacién de servicios de HCM © Autoservicios del equipo directivo © Autoservicios del empleado © Centro de interaccién con el empleado ‘© Canales de prestacién de servicios alternativos ‘+ Asignaci6n de personal © Planificacion de recursos para proyectos © Gestion de recursos y programas58 Guia para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa © Personal del centro de atencién telefonica ‘+ Analisis del personal © Planificacién y alineacién estratégicas © Planificacién y simulacion de costes © Planificacién de la organizacion *M (Supply Chain Managementent) Las aplicaciones SCM involucran la gestion de las actividades de compra, fabricacion y movimientos de un producto, Estas aplicaciones integran los requerimientos logisticos de Proveedores, distribuidores, y clientes en un proceso cohesive para reducir el tiempo, los esfuerzos redundantes, y los costos de inventario. (Laudon & Laudon, 2004) + Optimizar todos los procesos de la cadena de suministro, por lo que mejora la forma en ‘que las empresas encuentran las materias primas necesarias para realizar un producto 0 servicio, fabricar este producto o servicio y entregario a sus clientes, Siendo mas concretos: compras, gestion de pedidos, produccién, gestion del ciclo de vida del producto, ‘mantenimiento, logistica, y ejecucién y planificacién de la cadena de suministro. * Adoptar las mejores practicas comerciales y de la industria, aprovechando al maximo la informacion para una mejora continua 9.4.3 Médulos ‘+ Cadena de suministro: Permite a la organizacién tomar mejores decisiones y optimizar el flujo de materiales, efectivo, e informacion a través de su canal de suministro. Las compatias pueden disefiar y ejecutar desde un plan unificado; reducir los costes de inventario; mejorar las previsiones de demanda; responder correctamente ante acontecimientos imprevistos; y hacer entregas precisas a bajo coste. La solucién de Planificacion SCM no sélo proporciona visiblidad e informacion en tiempo real sino que también ofrece colaboracién a lo largo de toda la cadena de suministro. + Compras: Un conjunto de aplicaciones diseftadas para gestionar las posibles complicaciones relacionadas con el proceso de compra. La solucién de compra permite a las organizaciones dirigir la consecucién de las operaciones, requisites de la empresa, colaboracién con proveedores, abastecimiento estratégico continuo e inteligencia de compras. > Referencial12]Los sistemas ERP ‘+ Produccién: Optimiza la capacidad de produccién, desde la materia prima hasta el producto final. Disefiado para soportar procesos de fabricacién especificos, Las soluciones de Oracle para produccién estan continuamente actualizandose, alcanzando procesos mejorados, costes de operacion inferiores y asegurando del cumplimiento de la normativa reguladora + Logistica: Controla la total ejecucién del proceso — desde la gestion del almacén hasta el transporte y vuelta al almacén, Esto optimiza el flujo de materiales a través del canal de ‘suministro con una continua gestion y compensacin de los costes de servicio, Permitiendote diferenciar los productos y servicios adecuandolos a las expectativas de los consumidores, + Ejecucién de Pedidos: Proporciona la flexibilidad necesaria para gestionar cualquier Proceso de ejecucién de érdenes y pedidos, asegurando que la mercancia coincide con las peticiones de los clientes y siendo una plataforma de colaboracién para todos los Socios. Acelera el procesos desde que se hace el pedido hasta que se cobra, mejorando la «eficacia de los procesos y controlando el cumplimiento de costes ‘+ Mantenimiento: Estas aplicaciones proporcionan planes de mantenimiento proactivos ejecucién para instalaciones, flotas, plantas industriales y aviones. Una gestidn efectiva y activa genera mejores margenes de operacién , incrementa la vida de los activos y segura un alto grado de seguridad y confiabilidad, Gestion de vida del producto: Ayuda a las empresas a dirigir de forma eficiente los procesos de innovacién — de comienzo a fin y todas las fases clave entre ellos. Las organizaciones pueden ‘maximizar el valor adquirido de cada producto, a lo largo del ciclo de vida del mismo, gracias a luna colaboracién segura entre partners negociadores, proyectos integrados e informacion del producto, y un buen analisis que nos permita mejorar el proceso de toma de decisiones. (Existe una nueva api -aciOn que exclusivamente se dedica a esto), 2.9.5 PLM (Produ ifecycle Management) 2.9.5.1. El ciclo de vida de los productos se compone de tres procesos principales y entrelazados definicién de productos; su produccién; y soporte de las operaciones. El PLM coordina y ‘comunica entre los tres ciclos de vida a través de toda la empresa asegurando que el producto llegara al mercado cumpliendo con los requisitos de disefio, funcionalidad y calidad bajo las regulaciones ambientales procurando que llegue al mercado en el mejor momento. + Reducir el tiempo y coste de salida al mercado a través de la ingenieria colaborativa y la gestion de proyectos, + Responder a las necesidades del mercado con el producto adecuado. 59Guia para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa + Integrar la gestion de documentos y materiales dentro de la empresa y con nuestros. partners automatizando procesos. (SAP Solution Bief, 2002) ‘+ Reducir costes de mantenimiento, + Aumentar la calidad del producto. ‘+ Mejorar la disponibilidad del equipo y rendimiento de la planta. (SAP Club, 2002)°° + Reducir los ciclos de productos. + Aumentar la satisfaccion del cliente. ‘+ Gestion de ciclo de vida de activos: se ocupa de las tareas de mantenimiento, tanto Preventivo como cortectivo, de todos los bienes y activos de la planta. Incluye gestion de equipos y ubicaciones técnicas, gestion de érdenes de trabajo, gestion de mantenimiento preventivo y gestion de descargos. + Gestion de Programas y Proyectos: recoge funcionalidad para efectuar una gestion estratégica del portfolio de programas (productos) y, posteriormente, un control operativo y econémico de los distintos proyectos que se realicen dentro de! programa escogido. Cuenta con aplicaciones para la gestién de proyectos, gestion de la rentabilidad en el ciclo de vida, y gestion estratégica de programas, * Colaboracién durante el ciclo: con herramientas que nos permite colaborar en todas las fases del ciclo de vida, desde el disefio inicial hasta el mantenimiento del. activo. Disponemos de herramientas para efectuar colaboracién en entoros competitivos o colaborativos y de modo online y offline. * Gestion de la Calidad: resulta vital que los productos que diseflamos cuenten con la calidad que nuestros clientes esperan. Esta area permite elaborar productos con calidad, ya que desde las fases iniciales de ingenieria y disefio, ya podemos tener en cuenta los requerimientos de calidad, que durante las fases logisticas podran ser controtados. Cuenta con aplicaciones para las areas de ingenieria de calidad, control de calidad, mejora continua e, incluso, colaboracién también en el ambito de calidad + Medio ambiente, seguridad e higiene: todos aquellos aspectos relacionados con la revencién, la calidad y el medio ambiente al alcance de su mano. % Reterencia(25) * Referencia{ 19)Los sistemas ERP 2.10 Costes de un ERP 2.10.4. Introduccién a los costes de un ERP El coste de un ERP suele ser uno de los factores mds importantes en la determinacion de la decision de muchas empresas, sobre todo cuando hablamos de empresas de baja capitalizacion. Creemos que no deberia darse tanta importancia a este factor dada la coyuntura actual de facilidad de crédito y posibles subvenciones. Aunque lo que deberia ser realmente importante es que el sistema cubra correctamente tanto las necesidades técnicas como las funcionales, es innegable que el coste es y seguira siendo un factor decisivo. En este apartado se explican los costes principales de un ERP segiin su tipo para luego ver un listado de costes ocultos relacionados con éstos. 2.10.2 ck tes Principales 2.10.2.1 Infraestructura Técnica Los avances en infraestructura técnica estén haciendo viables proyectos que en el pasado Tepresentaban un coste demasiado elevado. El precio del hardware se ha abaratado y las tecnologias que eran factibles antiguamente en grandes corporaciones son hoy en dia incluso aplicables a la pequefia empresa. Hay que ir con cuidado en no caer en el error de realizar un mal dimensionamiento técnico pues podria echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantacion del sistema ERP. Costes asociados: hardware, red, comunicaciones, andlisis de las necesidades, reasignaciones y reutlizaciones, peticién y seguimiento de ofertas con proveedores, coste de comunicaciones coste de seguridad, contratos de mantenimiento, 2.10.2.2 Software Los costes de! Software son marcados por los fabricantes estando intimamente ligados a los Proveedores de servicios. Mucha gente del sector piensa que en el futuro el coste de las licencias seré nulo siendo los beneficios de las empresas distribuidoras los servicios proporcionados. Costes asociados: médulos propios del software, actualizacién fencia, eleccién del software, costes de 2.10.2.3. Servicios Un proyecto de implantacién se realiza por un equipo de trabajo formado por personal de la compafia distribuidora. En los costes de servicios se engloban costes de consultoria, 6162 ara la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa incorporados en la primera fase de estudio previo. Costes de personalizaciones, incluyendo la Feprogramacion o adaptacion del sistema a una forma de trabajar concreta determinada por la empresa cliente. Los costes de implantacién son aquellos surgidos desde el momento en que se empieza a instalar el sistema hasta el correcto funcionamiento de este. Posteriormente surgen los costes de formacion, enfocados a dar los conocimientos minimos a los usuarios finales del sistema para evitar una pérdida de productividad y posibles errores durante las primeras semanas de contacto con el sistema. Una vez se ha hecho la formacién, en caso de haberia requerido, aparecen los costes de mantenimiento, costes que suelen englobar tanto un soporte telefonico que incluyen un determinado ntimero de horas de un técnico en caso de requerirlo y actualizaciones del sistema en futuras versiones, Estas actualizaciones pueden, en algunos casos, ser realizadas directamente por el cliente aunque la empresa distribuidora suele Fecomendar hacer implantacion de la actualizacion, coste que no estard incluido en el mantenimiento. En caso de haber realizado personalizaciones existen probabilidades de que las actualizaciones las machaquen por lo que es recomendable que sea la empresa distribuidora la encargada de realizar la tarea de seleccionar las partes a moditicar. Puesto que historicamente el precio de los servicios ha sido un coste habitualmente variable al alza las empresas distribuidoras de ERP tienen en la actualidad la tendencia a crear Presupuestos cerrados para sus clientes para evitar desconfianzas. Es necesario que en estos casos la empresa cliente se esfuerce en determinar con mucho detalle todas las funcionalidades y particularidades que necesitaré pues cualquier cambio no reflejado en el documento del proyecto tendra un coste aftadido. Costes asociados: servicios de consultarla y organizacion, nuevos desarrollos, implantacién, formacién y mantenimiento, ete. ‘Seguin IBDOS, distribuidor de Microsoft Dynamics, los costes anteriores se distribuirian de la siguiente forma: Distribucién de costes Infraestructura Grafica 1: Distribucion de costes ERP. Elaboracidn propia a partir de los datos de IBDOSLos sistemas ERP ‘Segtin AMR Research, los costes, centrandonos en el tipo de servicio se distribuirian de la siguiente forma Costes ERP por tipo de servicio Ores Subacicions, nesting Sass Mantenimiento. ‘“ “ dad Implementacién, consutoria,desa rrollo.a media 30% Licencias 32% Grafico 4: Costes ERP por tipo de servicio. Elaboracién propia a partir de datos de (AMR Research, 2007) 2.40.3. Costes ocultos En muchos casos se acusa a las empresas distribuidoras de tener costes ocultos que no se ven hasta el momento de realizar la implantacién. Aunque esto varia segun el tipo de empresa, se concuerda que los costes usualmente olvidados 0 no estimados son © Capacitacién/Formaci6: Los trabajadores deben aprender todo un nuevo conjunto de procesos y no sélo una simple nueva interfaz de software, © Integras ny prueba: Integracién de la conexién entre el sistema ERP con otras aplicaciones de software empresarral. + Migracién de datos de registros de clientes y empresas entre otros, considerando que muchos datos suelen mostrarse como corruptos al efectuar su transferencia, * Analisis de los datos: Los datos del ERP, generalmente, tienen que estar cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy dificil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la actualizacién diaria al fin del dia. * Consultoria: Para evitar que la planificacién falle, la solucién en grandes empresas es ccontratar una consultora que lidere el equipo en el proceso de implantacién del ERP. * Sustitucién: Mantener el personal especializado en la empresa cuesta mucho dinero. ‘+ Depresién post ERP: Algunas empresas, ya sea por no estar habituadas a las nuevas funcionalidades del ERP, por no conseguir cambiar sus antiguos métodos de trabajo, o por no tener la nocién de los logros provenientes del ERP, acaban abandonando el proyecto de implantacion antes de ser finalizado.64 Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa Son éstos los costes que mas hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente 0 se les suele dar la suficiente importancia. Aun siendo algunos costes indirectos es importante ser consciente de todos ellos para evitar futuras sorpresas.Los sistemas ERP 2.11 Introduccién a la problemética de la seleccién de un ERP El proceso de seleccién de un ERP es un proceso complejo que implica las siguientes situaciones: a) Se debe disponer de personal b) Tiempo para reuniones y la toma de decisiones ©) Es necesario un dominio tecnolégico como las tecnologias de la informacion alrededor de los sistemas ERP 4d) Se debe estar preparado para el costo 0 Ia inversién inicial en capital humano €) Se debe minimizar el impacto de los procesos del nuevo sistema. f) Requiere una fuerte inversion a largo plazo Es imprescindible (a) La participacion de personas en diversos centros de responsabilidad organizacionales (departamentos, procesos, proyectos); y, (b) al tiempo que se consume en reuniones y toma de decisiones, con la consiguiente inversi6n y uso de recursos humanos. Si a ello se affade un (c) dominio tecnolégico especializado, como lo son las tecnologias de la informacion alrededor de los sistemas ERP y los propios sistemas ERP, (d) el costo o la inversion inicial en capital humano se ve incrementado. Este incremento se debe al esfuerzo: (e) que supone minimizar el riesgo 0 la criticidad del proceso y su impacto en las operaciones y gestion de la empresa; y, (f) que significa la inversion futura en implantacién y mantenimiento de los complejos sistemas informaticos resultantes. La seleccién de un ERP es un proceso de aprendizaje. E| proceso de seleccién de ERP es un proceso de aprendizaje y conocimiento de la propia organizacion. El aprendizaje en este caso proviene, no tanto por aprender sobre una determinada tecnologia, como son los ERP, sino de aprender en términos organizacionales a seleccionar software y aprender a reconocer de mejor Manera en qué medida las innovaciones tecnolégicas permiten resolver cuestiones no previstas. Ademas, el propio proceso implica la necesidad de aprender sobre el funcionamiento ‘eal de partida de la propia organizacién, y sobre el funcionamiento futuro deseado. La seleccién de ERP es un proceso social. El proceso de cambio social en el ambito organizacional comienza a gestarse en el propio proceso de seleccion del ERP conforme la estructura organizacional y de negocio, presente ylo deseada, comienza a encontrar referentes de soporte mas 0 menos automatizado en los diversos médulos del ERP. Con esto, las Personas, como sistemas cognitivos ven nuevas posibilidades y, como sistemas humanos, ‘comienzan a concebirse como artefactos 0 piezas organizacionales engranados dentro de una ‘nueva tecnologia llamada ERP. Todo lo anterior convierte al proceso de seleccién de un ERP fen un proceso socio-técnico singular y particular dentro del cual deben negociarse continuamente los deseos humanos con las posibilidades tecnolégicas y las necesidades de ‘empresaGuia para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 12 Sintesis En este bloque hemos aprendido los fundamentos de los sistemas ERP. Se ha comenzado definiendo con exactitud que es un sistema ERP, cuya definicién mas sencilla es la citada por Tadjer"®, que define un sistema ERP como una base de datos, una aplicacién y una interfaz unificada que cruzan toda la empresa. Es un tipo de software ulilizado Por todos los departamentos de la empresa, que ayuda a trabajar de una forma mas eficaz, evitando una duplicidad de datos y tareas por parte de los usuarios. A su vez, ayuda a tener una visién completa de la organizacién, ya que todos los procesos de la misma pasaran por el ERP, convirtiéndose en el contenedor del activo mas importante que existe hoy en dia: la informacion, Se han visto las tres caracteristicas imprescindibles que debe soportar un ERP, como son la integridad, Ja modularidad y la adaptabilidad. En términos de arquitectura, se ha tratado la forma en que los sistemas ERP utilizan una arquitectura cliente/servidor para su operativa, y una base de datos relacional unificando todos los datos de la aplicacién. Se ha proseguido con la historia de los sistemas ERP, viendo que su sucedéneo era la Planificacién de materiales necesarios para la produccién (MRP, Material Requirement Planning), sobre la década de los setenta, Esta herramienta evolucioné hacia la integridad total de negocio ya a principios de la década de los noventa, En relacion a los tipos de sistemas, hemos podido diferenciarlos segin sean sistemas propietario u opensource, Los ERP propietario offecen una buena funcionalidad pero a un Coste por licencia pesado y que puede llegar a representar la mitad del coste total de un proyecto. Los sistemas opensource exhiben una buena funcionalidad y ya en la actualidad suelen disponer de una compafiia que da respaldo al proyecto, obteniendo de esta forma, una confianza mayor por parte de los clientes. Brevemente se comenta la existencia de una nueva tendencia llamada SaaS (Software as a Service) en la que se paga por el servicio de forma ‘mensual, aunque en Europa no esta todavia muy extendida. Hemos comprendido como el ERP es la base en la que se sustentan otros médulos mayores en forma de extensiones que aumentan su funcionalidad como PLM, SCM, HCM y CRM. Para finalizar, hemos conocido los costes que van asociados a la adquisicién de un ERP: infraestructura técnica, software y servicios; siendo este ultimo el mas costoso en condiciones normales. Por otro lado se han citado aquellos costes ocultos que aparecen en la adquisicion de un sistema ERP, y que deben tenerse muy en cuenta, pues suelen estar presentes en todas las implantaciones de este tipo * Referencia [31]La microempresa 3 La microempresa 3.1 Introduccién Espafia, en su carrera por alcanzar las primeras posiciones dentro de Europa ha hecho un esfuerzo tecnolégico importante a Io largo de las ultimas dos décadas, aunque si lo ‘comparamos con la media del resto de paises de la UE-15, éste no llega al 50%. El tejido empresarial espafiol esta mayoritariamente constituido por microempresas, llegando al 93,04%, La PYME, que ademas de la microempresa, engloba a la pequefia y mediana empresa, representa el 99.87% de las 3,165,619 empresas que conforman el censo. Los sistemas de informacion constituyen un elemento esencial para la competitividad de las empresas. El aprovechamiento del potencial de este tipo de tecnologias es un factor clave ya que las empresas desean cada vez ser mas competitivas, minimizando costes para maximizar Sus beneficios, y eso es precisamente lo que prometen los ERP. Se debe advertir de la existencia de los ERP en el segmento empresarial de la microempresa, donde los sistemas mas utilizados han sido, y en muchos casos siguen siendo, herramientas sin integracién entre ellas. En un futuro muy cercano, atin siendo ya factible la posibilidad de implantar un ERP, existiran en el mercado sistemas especificos para la microempresa. En un mercado cada vez mas competitive es crucial renovarse para no morir. Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas de software de gestién integral sigue siendo el de convencer a las empresas realmente pequefias de que necesitan los programas que venden. Los apartados que encontraremos en este bloque son los siguientes: ‘* Situacién y datos de la microempresa © Microempresa y tecnologia * La microempresa y los sistemas ERP * Sistemas utilizados en la microempresa Palabras clave: Microempresa, PYME, desarrollo, tecnologia, I+D. er68 Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 3.2. Situacién y datos de la microempresa Existen infinidad de empresas con tipos de negocio muy distintos. Este proyecto se centra en la microempresa, entendiendo éstas seguin el Ambito marcado en el apartado 1.2 en el cual se expone de forma més detallada nuestra consideracion de microempresa, que incluye la parte de la pequefta sin departamento informatica. En la siguiente figura podemos observarlo graficamente (en color intenso nuestro ambito de proyecto): n 6: Clasificacién de Emprosas por nimoro de empleados En el mundo globalizado en el que vivimos, los sistemas de informacién constituyen un elemento esencial para la competitividad de las microempresas. Sin informacién, es dificil tomar buenas decisiones empresariales. Nunca como hoy, es valida la idea de que informacion es poder y nunca como hoy el flujo de informacion es tan grande que es facil perderse. Su buen manejo es tan esencial como la capacidad de acceso a la misma. La importancia de la microempresa en la economia espafiola es fundamental, asalariando mas del 50% de la poblacién espaftola cuando la media europea no llega al 40% y representando mas del 94% de las empresas existentes en el pals. Sigue entonces el tejido empresarial espafiol estando mayoritariamente constituido por pequefias unidades de produccién, algo que 5 comun en los paises mediterraneos. Por este motivo las microempresas tienen una importantisima contribucién al valor affadido total y por lo tanto al crecimiento de la economia, ‘Segun el Directorio Central de Empresas (DIRCE)"”, a 1 de enero del afio 2006 habia en Espafia 3.161.480 PYME (empresas comprendidas entre 0 y 249 asalariados). Es decir, el 99,87 por ciento de las 3.165.619, empresas que conforman el censo, excluida la agricultura y la pesca. La mayoria de las PYME ejercen la actividad en el sector de los servicios. Se dedican principalmente a las actividades inmobilarias, a la hosteleria y al comercio al por menor de * Referencial 46)La microempresa alimentos y bebidas, Aunque en los tltimos afios el mayor crecimiento se esta produciendo en. el sector de la construccién Desde 1995, primer afio en que el Instituto Nacional de Estadistica (INE) publica el Directorio Central de Empresas, el crecimiento del total de empresas se ha elevado a 864,187, lo que supone un incremento acumulado superior al 32% en el periodo 1995-2006, siendo los limos. atios de la serie los de mayor crecimiento proporcional Entre el 1 de enero de 2004 y el 1 de enero de 2006 la creacién neta de pequefias y medianas empresas ha sido de 223.277, lo que ha significado un aumento cercano al 7,6%. De estas ‘empresas, 105.210 se han creado entre el 1 de enero 2005 y el 1 de enero 2006, lo que supone un incremento cercano al 3,5%, algo inferior al 4,0% del afio anterior. EI tamafio de las empresas es apreciablemente distinto segiin los sectores econémicos. La ‘mayor, proporcién de empresas grandes se concentra en la industria, donde su distribucién ‘agrupa mas del 26 por ciento de las empresas que emplean a 250 o mas asalariados. Por el contrario, Ia mayor proporcion de empresas pequefias se situa en los sectores de resto de servicios y comercio. En la distribucién por tamafio de asalariados, el mayor peso porcentual lo soportan las empresas sin asalariados, que suponen algo mas del 51% del total de empresas. Aunque la evolucién de este tipo de empresa, dentro del conjunto, es descendente, ya que desde el 1 de enero de 1995, al 1 de enero de 2006, han pasado de representar el 68% al mencionado 51%, De este retroceso se estan beneficiando las empresas pequefias (10 a 49 asalariades) que, de ‘suponer un 4,5% en 1995, han pasado a representar el 5,1% en 2008. Este transvase de las empresas sin asalariados a las pequefias empresas contribuye a una mayor convergencia con el tamafio medio de las PYME de la Union Europea. Seguin la Ciasificaci6n Nacional de Actividades Econémicas (CNAE-93), en enero de 2006, la mayor concentracién sectorial de las PYME se produce en el comercio al por menor, seguido de otras actividades empresariales y de la construccién. En tomo al 8,9% de las empresas se encuentran en el sector de la hosteleria. Segiin datos DIRCE, los ingresos de las PYME se concentraban mayoritariamente en el tramo de menos de 2 millones de euros (97,5% de las empresas). Casi un 2% ingresaron entre 2 y 10 millones. Las que tuvieron ingresos comprendidos entre 10 y 60 millones se acercaron al 0,38% y sélo el 0,09% ingresaron mas de 50 millones de euros en el ultimo ao, * Referenca(47] 6970 Gula para la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa sin | enema | Peauetes | Mosinee | evme | crass ] 7a, starindos | *™b"e roa” | “sos” | Oo | asoymas ssizo02 | 2ersasr | 292 | 20700 | arora | as0 | 105010 soos | saa 58 ors ont ox 100 llustracién 7: Empresas espafiolas segiin estrato de asalariados y porcentaje del total (INE , 2006) Industria Construceién Comercio _| Resto de Servicios Total 2a1.0a4 448.810 833,319 1.641.556 3.105.619 7.64 14.18 26,32 51,86 100 ustracién 8: Distribucién sectorial de las empresas espafiolas y porcentaje det total (INE , 2006) Persona | Sociedad | Sociedad Sociedad [tras formas| ay fisica anénima | timitada cooperativa | juridicas* szer779 | 120587 | 916906 25714 32.119 | 3.060.400 58,47 369 3027 3,19 0.80 4st 100 llustracién 9: Distribucién de las PYME espafiolas segtin la condicién juridica y porcentaje (INE , 2008)La microempresa 3.3. Microempresa y tecnologia Espatia ha tenido historicamente dificultad en conseguir que sus empresas dispongan del desarrollo tecnolégico de los paises mas desarrollados de la UE. Esto ha sido un factor importante que ha llevado a la determinaci6n que el valor affadido por persona ocupada y la productividad estan por debajo de la media de la UE-15, siendo este uno de los principales problemas que tienen las PYME espafiolas, (Delgado & Myro, 2006)” Si se quiere competir en un mercado globalizado resulta imprescindible incrementar el cconocimiento y la tecnologia de la empresa mediante proyectos de desarrollo e innovacién para lograr mantener la competitividad a medio y largo plazo. Es importante que en la economia de un pais donde las microempresas son las que més aportan, no estén poco desarrolladas tecnolégicamente, como es el caso de Esparia. Creemos que es importante que se incorporen mecanismos que puedan mejorar su gestin y eficiencia como son los sistemas ERP. Las innovaciones tecnolégicas son un elemento clave para el aumento de la productividad de los factores de las economias modernas. Ello permite obtener notables mejoras tanto de @ficiencia econémica como de bienestar de sus habitantes. Espafia se ha caracterizado histéricamente por estar por debajo de los promedios europeos, hasta ser el aspecto mas preocupante de su econor Existen dos ambitos de estudio en la relacién economia-tecnologia. Aquella que se pregunta como afecta al crecimiento de las economias la introduccién de! cambio tecnolégico, y la que estudia cuales son las condiciones de los mercados que favorecen la introduccién de innovaciones tecnologicas por parte de las empresas que compiten en ellos. Después de cambios en la metodologia para medir la relacion economia-tecnologia, se puede afirmar que la tecnologia es el factor clave de la competencia macro y microeconémica, Existen diversos indicadores para medir la innovacién tecnolégica de un pais, las mas utiizadas son las estadisticas de I4D, los datos de patentes y las encuestas de innovacién de la OCDE*. Ya desde la Revolucién Industrial Espafia ha ido desfasada respecto al resto de paises, desde 1 principio fue un pais muy dependiente de la tecnologia exterior y los afios posteriores a la ‘guerra civil no hicieron sino empeorar gravemente la situacion dejando en un estado muy débil a la ciencia y tecnologia propias. Hay que afiadir que el entorno no favorecia para nada a la solucién de este grave problema pues a ello contribuian el aislamiento internacional, la primacia de los elementos ideolégicos y el exilio de destacados profesores e investigadores. La & Reterencia [40] Organizacion para la Cooperacién y et Desarrollo Econémica (OCDE), es una organizacién de cooperacién Intermacionai, compuesta por 30 Estados, cuyo objetivo es coordina sus poliicas econdmicas y sociales,72 ara la seleccion de un ERP en la pequefia o microempresa cconsecuencia de todo esto fue una industrializacion sobre la base de una tecnologia importada Con la unica restriccién de la disponibilidad de suficientes divisas para adquirrla, En el 1960 empez6 una etapa de aceleracion del crecimiento industrial y en consecuencia de demanda de recursos tecnolégicos, no obstante seguia siendo muy dependiente de la tecnologia exterior. Hubo que esperar a los afos posteriores a la instauracién de la democracia para que se sucedieran cambios significativos en este terreno. La concienciacién del problema que tenia Espafia llev6 a crear el Centro para el Desarrollo Tecnolégico e Industrial (CDTI), la ley de reforma universitaria, la Ley general de fomento de la actividad cientifica y el desarrollo tecnolégio y los Planes Nacionales de I+. El gasto en |+D en Espafia pas6 de ser extremadamente bajo en 1980 al 0,5% del PIB en 1985 (debido a la reformas antes mencionadas) al 0,9% en 1990, Después de una etapa de estancamiento, volvié a crecer en fechas recientes hasta superar la barrera del 1%, Aunque se aprecia el esfuerzo tecnolégico en la tltimas dos décadas, éste no llega al 50% de la media europea, En este mismo periodo los paises nérdicos han duplicado la cifra del 1,5 al 3%, es decir, tres veces mas de lo que invierte Espatia. Los dos paises mas parecidos (|rlanda e Italia) se sitdan también por delante aunque recientemente se advierte un acercamiento, debido sobre todo al estancamiento del gasto en la economia italiana, Se puede decir que en estas ultimas dos décadas nos hemos acercado un poco a los promedios europeos, pero Espafia sigue estando entre las economias que presentan una posicién mas desfavorable, siendo las importaciones en el mbito tecnolégico casi 10 veces ‘superiores a las exportaciones durante la década de 1990. El capital riesgo apenas alcanza la ‘mitad de los niveles europeos y la actividad patentadora es la séptima parte de la Unién Europea y un 10% de la de EEUU. (Delgado & Myro, 2006)*" © Referencia (40)La microempresa 4 La microempresa y los sistemas ERP El correcto uso del potencial de las tecnologias de la informacion se esta convirtiendo en un factor clave para la empresa. Las empresas desean cada vez ser mas competiivas minimizando costes y maximizando beneficios y eso es precisamente lo que prometen los sistemas ERP. La microempresa no ha sido tomada en cuenta por parte de las empresas desarrolladoras de sistemas ERP. La razon ha sido el elevadisimo coste de este tipo de sistemas que creaba una barrera infranqueable para empresas de menor capitalizacién. Se han dado cuenta finalmente las corporaciones de la importancia de éstas, y al reducir los costes se han promovido los ERP ‘@ medida gracias a la modularizacién. Hay que tener en cuenta grandes alternativas para hacer frente a los altos costes de los ERP propietarios, como es el SaaS o Software Bajo Demanda con el que la microempresa puede liberarse de la infraestructura necesaria para soportar un ERP. Creemos que estamos viviendo un punto de inflexién en el que el dindmico mercado de los ERP se esta adaptando a la demanda de las empresas mas pequefias. Es muy importante que Seamos capaces de convencer a la pequefia empresa de la importancia de renovarse tecnolégicamente, de los beneficios que pueden aportarles los sistemas ERP, y como pueden éstos ayudarles en su gestidn y toma de decisiones. Este tipo de empresas cobran una importancia estratégica en nuestro desarrollo econémico, ero el hecho que tan solo un 50% sobrepase la corta esperanza de vida de 4 afios es sefial de que algo no marcha bien, y desde nuestro punto de vista, uno de los factores de peso es el tecnolégico, Los principales motivos que rigen la demanda de soluciones ERP para la PYME segin Penteo ICT Analyst son: Soluciones integradas antes que aplicaciones independientes. Las compafiias usuarias estén deshaciéndose de los multiples software que tenian adoptados hasta el momento para pasar a concentrar el maximo de sus actividades en un sistema centralizado que se rija por los conceptos de integracién y de dato unico, Polivalencia (completitud) de la solucién frente a especializacin. El problema para una PYME radica en la mayoria de las ocasiones en su limitada capacidad de inversién, por lo que no pueden plantearse adquirir soluciones diferentes para cada necesidad sino que persiguen soluciones lo mas completas posible { Definido en et anterior bloque de fundamentos, apartado tips de ERP. “ Anaiista independiente del mercado TIC en Espafia. Referencia [16] 7374 Guia para la seleccién de un ERP en la pequefta o microempresa Usabilidad: fa opinion del cliente interno (usuario de la aplicaci6n) prevalece. El verdadero juez ue emite su veredicto final sobre el éxito 0 el fracaso en la decisién tomada al seleccionar la herramienta es el usuario de la aplicacién. Cuanto mas cémodo se encuentre trabajando con la solucion y mas facil le resulte operar en ella, mejor valoracién emitira sobre la misma. La venta interna de la herramienta entre este colectivo antes de abordar el proyecto de implantacién es critica para facilitar su puesta en marcha y para acelerar su adopcion. La escasez de recursos obliga a abordar Proyectos de corta duracién. La capacidad finita de los recursos que posee una Pyme hace muy dif il poder desviar su actividad hacia el Proyecto de implantacion durante periodos de tiempo prolongados, La duracién media estimada de un Proyecto de implantacién de una solucién ERP condiciona también pues la eleccién de un Paquete de software u otro. Cercanfa del proveedor hacia el cliente y atencién personalizada. El posicionamiento de mercado de los fabricantes y de los partners implantadores de una solucién, son también elementos que las empresas usuarias consideran a la hora de seleccionar el software a adquirir. Las Pyme se encuentran mucho mas confortables trabajando con un fabricante 0 partner que sea flexible, que entienda y comprenda bien su problemética y que, en defintiva, se muestre lo mas cercano posible a su posicién. Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas de software de gestién sigue siendo el de convencer a las empresas realmente pequefias de que necesitan los programas que venden, Y muchas de las pequefias empresas atin conservan la idea de que las grandes del software tan solo estan interesadas en tener como clientes a grandes corporaciones con un enorme nivel de complejidad. (Negocios.com, 2007)** “ Referencia45}La microempresa 3.5. Sistemas s en la microempresa En la microempresa actual se suelen utilizar herramientas totalmente desvinculadas entre ellas Para cubrir las necesidades concretas del negocio. Algunas gestionan su negocio con heramientas como Excel, que mediante una serie de macros pueden modelizar casi la {otalidad de una microempresa, Otras con un gestor de correo, por ejemplo Outlook, mantienen tuna enorme base de datos de contactos y clientes, sin que se pueda compartir esa informacion ccon los demas usuarios de la empresa. Por otra parte, existen suites de gestion habitualmente compuestas de programas 0 médulos de facturacién y contabilidad que son muy populares debido a su reducido precio, como Contaplus 0 Facturaplus. 3.5.1 Contaplus ‘SP ContaPlus es el programa de software de gestion mas usado en Espafia, con mas de 600.000 licencias. La primera versién fue desarroliada a finales de 1985 por el Grupo SP (conocido desde el 2003 como Sage SP). En 1990, cuando se concretaba el texto de ley que reformaria el Plan General de Contabilidad de 1973, tuvo una gran acogida en el mercado espatiol gracias a una buena politica de distribucion, y a su relacion calidadiprecio. 3.5.2 Suite gestion Vs ERP Las suites de gestion son aquellas basadas en miltiples aplicaciones independientes 0 modulares, que duplican la informacién (atin cuando la enlazan automaticamente) 0 no la centralizan en una unica base de datos. Por esta razén no pueden considerarse ERP. Las suites de gestion estén habitualmente compuestas de programas o médulos de facturacion y contabilidad, mientras que un ERP puro deberia incluir todas aquellas funcionalidades que una ‘empresa pueda necesitar (gestion de proyectos, gestion de campatias, comercio electronico, produccién por fases, trazabilidad, gestion de la calidad, gestion de cajas descentralizadas 0 centralizadas (TPV), pasarelas de pago electrénico, gestion de la cadena de abastecimiento, logistica, etc.) integradas y enlazadas entre si. No basta con tener algunas de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, aiin cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras. 7576 Gula para la seleccién de un ERP en la pequefia o microempresa 3.6 Sintesis En este bloque hemos estudiado la microempresa, tratando su situacién y su relacién con la tecnologia y los sistemas ERP. En el apartado de situacion y datos de la microempresa se ha visto que la microempresa en la ‘economia espafiola representa un porcentaje muy alto de empresas, rozando un 94%, y asalariando a la mitad de la poblacién. De estos datos se desprende la gran importancia que representan para el PIB espatiol El valor affadido y la productividad por persona ocupada son menores que la media de la UE- 15, provocado por el menor desarrollo tecnolégico histérico del pais y convirtiéndose en uno de los principales problemas de la PYME espafola. Se deberian realizar innovaciones tecnoldgicas para paliar este desfase, no obstante vemos como el gasto en I+D en Espafia sigue siendo bajo, representando una tercera parte de la inversion de los paises nérdicos AN tratar la microempresa y los sistemas ERP hemos visto como las grandes corporaciones desarrolladoras se estan fijando en empresas de pequefias dimensiones. La importancia estratégica de la microempresa acabara, con el tiempo, creando una demanda de este tipo de sistemas que la oferta se apresurara a cubrir. Muchas microempresas desconocen atin los sistemas ERP 0 siguen anclados en la idea de que éstos estén Unicamente dirigidos a la gran empresa. Este desconocimiento es uno de los principales retos de las empresas proveedoras, convencer a las empresas realmente pequeftas de que necesitan justamente lo que ellos pueden ofertarles, Hemos tratado brevemente los sistemas utiizados por la microempresa, donde el sistema de SP ContaPlus sigue siendo el mas usado cuando no lo son las hojas de caloulo Excel. Existen también las suites de gestion, que incorporan distintas aplicaciones pero no de una forma integrada.