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Librería y Papelería El Salvador
Librería y Papelería El Salvador
PRESENTADA POR:
JOSÉ ÁNGEL VIDES CASTILLO
NANCY IVONNE HERNÁNDEZ FUENTES
YANIRA ANTONIA CORTEZ MOLINA
1. Marco Conceptual
1.1 Introducción 5
1.2 Objetivos 7
2.1.1. Inventarios 26
2
2.1.4.3. Condiciones del ambiente 43
2.1.5.2.2 Entrevista 56
2.1.5.2.3 Encuesta 75
2.1.6. Formulación teórico metodológica de lo investigado 93
2.1.7. Desarrollo y definición teórica (posterior a Contraposición de
Autores) 94
2.1.8. Consideraciones 95
2.1.8.1. Introducción 95
2.1.8.2. Objetivos 96
3
3.3 Especificación de la técnica para el análisis de los datos 123
Bibliografía 128
Anexo 130
4
CAPÍTULO I
1.1. INTRODUCCIÓN
Los inventarios nacen juntamente con la humanidad; y que hoy se conocen
como todos los elementos que intervienen en el proceso de producción de
bienes y servicios; es por ello que se debe realizar una buena administración,
con el propósito de mantener una buena relación en las actividades que llevan a
cabo las organizaciones.
A partir de la revolución industrial nace la Distribución en Planta, que es el
proceso de ordenación física de los elementos, que constituyen un sistema
productivo capaz de alcanzar los objetivos de la forma más adecuada y eficiente
posible. En la actualidad todas las organizaciones están dispuestas a
implementar sistemas, tanto administrativos como estructurales para enfrentar
con éxito los retos generados por las nuevas tecnologías y la globalización, para
entrar en un entorno dinámico de ideas positivas y negativas que puedan o no
afectar directamente su funcionamiento por los movimientos en la economía de
un sector y de la competencia misma.
2
1.2. OBJETIVOS
3
1.3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
Administración de Inventarios
En los albores de la humanidad solo existían las tribus, que eran pequeños
grupos consistentes en unas pocas familias. Donde algunas eran nómadas, es
decir, iban por grandes áreas buscando su sustento y otras se establecieron en
forma sedentaria, a la orilla de arroyos o ríos, con el fin de obtener agua para
utilizarla en la agricultura, las primeras tribus fueron autosuficientes por que
comían lo que producían y se hilaban sus propias telas con las que se hacían su
ropas; y ellos mismos curtían pieles y hacían su calzado; pero con el correr del
tiempo aumentaron sus necesidades tales como: contar con armas para la
cacería y para la defensa, por lo que comenzó a hacerse un intercambio
(trueque) de mercaderías fue así como evolucionó el comercio; también, este fue
efecto de la evolución de otras como el lenguaje, la aritmética, las leyes, el
transporte, etc. Para conocer el nacimiento del comercio es necesario destacar
las diferentes edades:
4
comercial y financiera de los países industrializados sobre los sub.-
desarrollados.
1
Verónica Yesenia Ramos Martínez, Luisa Guadalupe Rivera Flores, Norma Carolina Cruz
Mercadillo (2007), “Propuesta de un Sistema de Administración de Inventarios en la Mediana
Empresa del Sector Comercio”, municipio de San Salvador con base a las NIC; 2. UPED. El
Salvador.
5
- Es de reconocer que el desarrollo social y económico solo pueden
producirse por medio de una buena administración.
6
los lineamientos antes mencionados en la Administración de Inventarios.2 En
donde conoceremos su historia partiendo del libro de Génesis en el capítulo
41:15:36 relata la interpretación que hizo José hijo de Israel, del sueño que tuvo
el Faraón de Egipto, dijo el Faraón a José: en mi sueño me parecía que estaba
en la orilla del río; y que del río subían siete vacas gordas y hermosas; y que
otras siete vacas flacas y feas subían después. Y las vacas flacas devoraban a
las siete vacas gordas. José respondió al faraón: He aquí que vienen siete años
de gran abundancia en Egipto. Y tras ellos seguirán siete años de hambre; y
toda abundancia será olvidada en Egipto y el hambre consumirá la tierra;…Haga
esto Faraón: Junten toda la provisión de estos buenos años que vienen y recojan
el trigo bajo la mano del Faraón para mantenimiento de las ciudades; y
guárdenlo. Y este aquella provisión en depósito para el país, para los siete años
de hambre que habrá en Egipto; y el país no perecerá de hambre.
2
Koontz, Harold y Heinz Weihrich (1998), ”Administración; una Perspectiva Global”(11 edición)
Mc Gran- Hill, México
3
Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El
Salvador.
7
Control de Inventarios en las Librerías Salvadoreñas”. Donde llegaron a la
conclusión que las librerías, realizan los procedimientos de manejo y control de
inventario según la experiencia, basándose solamente en los conocimientos
empíricos y no poseen ningún manual o procedimiento que explique cada uno de
los pasos que se realizan para la toma física y registro. Además, concluían que
de la totalidad de librerías entrevistadas la mayoría de ellas realizan procesos
manuales y que solamente una minoría posee un sistema de control
completamente computarizado, incluyendo el proceso de facturación, donde se
debe tener una actualización del mismo en una forma automática. En este
estudio, se puede conocer la necesidad que existe en las empresas, de tener un
sistema capaz de solucionar los problemas de registro y control de mercadería.
Fue hasta el 2003, que se realizó un trabajo de grado por: Alberto Iraheta
Gutiérrez, César Eduardo Valle Pino, Erwin Roberto Medina Salazar, donde se
“Desarrolló un software para el Control de Inventarios de productos elaborados
en la Escuela Nacional de Agronomía” Roberto Quiñónez (E.N.A), para optar al
título de Ingeniero en Sistemas y Computación en la Universidad Tecnológica.
8
Módulo de requisición: elaborar requisición de productos e insumos a la bodega
general.
Módulo de mantenimiento: Permitirá la actualización del catálogo de productos,
usuarios del sistema, y parámetros generales, el cual servirá de soporte para la
introducción al sistema de nuevos usuarios. Manual de instalación, el manual de
procedimientos y políticas del Sistema de Control de Inventarios, cumpliendo así
con las normas de control interno de la Corte de Cuentas de la República de El
Salvador. Se propondrá un plan de implantación con la finalidad de que la
institución logre los beneficios del sistema desarrollado, poniéndolo en marcha.
Al implementar nuevas herramientas que faciliten la realización de las
actividades, se tendrá eficiencia en el manejo de los productos, así el beneficio
será, tanto para los que reciben el servicio como para la empresa. Para el 2005,
se realizó una investigación por: Jiménez Pérez, Carlos Joaquín, Urbina Iraheta,
Elsy Noemy, el cual consistió en un “Diseño de un Sistema de Administración de
Inventario para la bodega de mercancías en abandono de la Dirección General
de la Renta de aduanas del Ministerio de Hacienda”, para optar al grado de
Licenciatura en Administración de Empresas, en la UES.
En donde explica que el propósito de este; consistía en equilibrar los objetivos
de cada área funcional de la organización y manejar los niveles de inventario,
con base a los intereses de la empresa como un todo. Utilizaron la metodología,
de encuestas dirigidas al personal administrativo y operativo del departamento
de subastas, encargados de administración de la bodega de mercancías, cuya
herramienta fue el cuestionario, complementando con entrevistas personales a
los administradores de aduanas, permitiendo con ello el conocimiento y
evaluación de la problemática existente en la bodega. En esta investigación,
llegaron a la conclusión que el personal del departamento de subasta, no cuenta
con un manual de inventario que le guíe a la realización de sus actividades y el
manual de procedimientos existente está obsoleto, ya que la información
contenida no es completa. Además constataron que el registro se procesa de
forma manual en una hoja de Excel, que consiste en detallar los ingresos y
egresos de mercancías para generar un listado, que en la actualidad no cumple
9
con las necesidades que surgen, debido al crecimiento de operaciones de la
bodega. Por otra parte, la ubicación física de la bodega carece de un orden ya
que las mercancías son almacenadas en el piso, y no son clasificadas, son
movilizadas manualmente. Causando pérdidas por deterioro, volviéndose un
gasto para esta institución. Para el 2007, se habla de los Sistemas de
Administración de Inventarios continuo y periódico, además técnicas como: lote
económico de pedido y sistema ABC, que son los más comunes en el medio, al
igual que las diferentes métodos de conteo físico como son: PEPS, UEPS, costo
promedio ponderado y costo unitario, con el que se busca lograr minimizar los
costos y maximizar utilidades, teniendo un mejor control de la rotación de los
inventarios, con la realización de compras justo a tiempo y la aplicación de
sistemas computarizados4.Las investigaciones anteriores están enfocadas a la
Administración de Inventarios, al igual que el presente estudio, en donde se
pretende conocer el registro y control de mercadería, porque se consideran una
parte muy importante de los activos totales de las empresas. Para la aplicación
de un Sistema de Administración de Inventarios, siempre se debe tomar como
base las instalaciones, buscando realizar una adecuada, Distribución en
Planta, que es el proceso de selección, ordenación y ubicación de todos los
elementos necesarios para conformar un sistema productivo, con el objetivo de:
minimizar tiempos muertos de manejo, transporte y operación, optimización del
espacio, mano de obra, mantener flexibilidad de operación, facilitar el
mantenimiento y estimular el ánimo del empleado. Para conocer más de su
historia se dice que, la ordenación de las áreas de trabajo se ha desarrollado,
desde hace muchos años. Las primeras distribuciones las desarrollaba el
hombre que llevaba a cabo el trabajo, o el arquitecto que proyectaba el edificio.5
Con la llegada de la revolución industrial, surge la necesidad de crear espacios
adecuados para el desarrollo de actividades productivas. Esto trae como
4
Horngren/Harrison/Robinsón,(1997) “Contabilidad”, Tercera edición, Capítulo 9, Prentice Hall
Hispanoamérica, México.
5
Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava edición,
editorial Irvin Mc Graw Hill, México.
10
consecuencia la creación de toda una especialidad profesional enfocada al
diseño de instalaciones especiales que funcionalmente proveen todos los
elementos necesarios para la ejecución de los procesos.
Los primeros procesos productivos de gran escala fueron desarrollados dentro
del campo agrícola, sin embargo no requería de instalaciones especializadas
para su ejecución en esa época. Para el siglo XIX, la primera industria que
enfoco el problema de instalaciones orientadas a un proceso definido y
específico fue la extracción de minerías. Pero, la tecnología es sin duda uno de
los principales factores a considerar, la maquinaria y equipo requerido para los
procesos productivos son parte de la estrategia del diseño y desarrollo de la
Distribución en Planta, para la extracción de metales en esa época. Donde
nacieron cuatro teorías clásicas, que fueron postuladas por: Johann Heinrich
Von Thune (1783-1850) planteo la teoría del (uso de la tierra); que tenia como
objetivo, maximizar la rentabilidad por unidad de área, el modelo fue:
Rentabilidad=cantidad. (Precio-costo-flete*distancia), consideraciones lineales
en el costo del transporte, en la producción de un solo producto en un mercado
centralizado. Esta teoría es necesaria cuando se tiene muy poco espacio, por lo
cual debe ser bien utilizado.
A demás la teoría de (localización industrial) de Alfred Weber (1868-1958), que
tomo como objetivo, la minimización de costos de transporte, utilizando el
modelo gráfico unidimensional (una fuente un mercado) en distancias de
transportes, que se esperaba lograr en una localización óptima en fuentes de
materia prima comprada con su desplazamiento al mercado receptor, demanda
fija y centrada haciendo consideraciones lineales en costo de transporte,
principios de agregado y pérdidas de peso. El traslado de mercadería es un
factor que se debe tomar en cuenta, por la relación de las actividades, en un
proceso de producción de bienes y servicios.
Otra teoría fue la de Walter Chris Taller (1893-1969), que era el (lugar central),
considerando como objetivo optimización entre las distancias de centros de
población y la proporción de habitantes en cada una de ellas. Orientada
principalmente al mercadeo. El modelo utilizado fue; distancia (1) = distancia (2)\
11
(1+Raíz cuadrada de (Población (1) \ Población (2), consideraciones de
población distribuida uniformemente en superficies planas, y se tomo como
referencia el poder de compra de la población. Este autor, dice, que una buena
Distribución siempre debe estar enfocado en la demanda.
Años después la teoría de la (competencia en espacio) de Harold Hotelling
(1895-1973), con el objetivo, de la optimización en espacios de competitividad,
basándose en el modelo: Localización= mercado * precio \ transporte consumo
homogéneo, para que se cumpla esta teoría se tienen que tomar al menos dos
compañías,6 y de esta forma se puede conocer los avances en Distribución en
Planta, para 1970, se realizó un estudio por: Cuellar Arévalo Carlos Francisco,
llamado ”Proyecto para Redistribución de Equipo en Planta” ,para optar al título
de, Ingeniero Industrial, UES, El Salvador. En donde se describen: los principios,
objetivos, tipos y los factores que intervienen en los procedimientos para el
establecimiento del mismo, en la investigación se dieron a conocer las
desventajas en la distribución existente de la empresa en estudio, según la
observación, el producto terminado no pasa directamente a la bodega, se
acumula al final de las líneas de ensamble. Esto hace más complicaciones para
el supervisor del control de producción y además ocasiona grandes problemas
en el transporte, las condiciones de trabajo para los operarios no son las
ideales, por tanto, ocupan envases averiados para sentarse y mesas de trabajo
no convenientes, por otra parte la distancia de las máquinas que se necesitan en
el proceso están a una distancia larga, esto hace que los tiempos de los
procesos aumenten. Para el 1991, se hizo un estudio en la empresa, la
Greenwich Suppy Company, el cual consistía en el ordenamiento de los
diferentes departamentos de producción para reducir los movimiento de las
cargas, además se aplicó el modelo de computo GRAFT (Técnicas de
Asignación Relativo de Instalaciones asistida por Computadoras)7, Por otra
parte, en el 2009, se hizo una investigación por: Linares Varela, Laura Ileana;
6
http:aut,gustavoleon.com.me/unidad%20Iintroduccion.pdf
7
Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las (peraciones “
(Cuarta edición)(capítulo 7) Editorial Prentice Hall, México.
12
Mendoza Díaz, Patricia Lorena; Menjívar Alvarado, Alba Yossibeth. El cual
consistía en una” Propuesta de Distribución en Planta para la mejora continúa
de procesos en las medianas empresas dedicadas a la industria de la
confección”, para optar al título de Licenciatura en Administración de Empresas
de la Universidad de El Salvador. El cual hacía énfasis en lo importante de una
Distribución en Planta, ya que para ellos proporciona condiciones de trabajo
aceptable y permite la operación más económica; además, debe mantener las
condiciones óptimas de seguridad y bienestar para los trabajadores. En esta
investigacion llegaron a la conclusión que al realizar el análisis de los factores
que influyen en la Distribución en Planta, se afirma que dichos factores sirven
para minimizar los costos de producción y elevar la productividad de la empresa,
en el estudio de campo, se comprobó que la empresa no cumple con la mayoría
de principios y objetivos requeridos, por lo tanto, no proporciona condiciones de
trabajo aceptables y bienestar para los trabajadores, por otra parte en el análisis
de las encuestas realizadas a los empleados se manifestó su insatisfacción con
el espacio físico donde realizan las actividades.
13
Es así que las organizaciones realizan los cambios pertinentes para la obtención
de beneficios, resolviendo los problemas que se le presentan, a través de la
innovación continua. El autor Abraham Perdomo Moreno, en el libro
“Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y Justo a Tiempo”,
describe varios elementos para la Administración de Inventarios: el plan de la
organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos
terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal
de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de
compra o después de transformar.8 De acuerdo a la actividad económica de toda
empresa podría adoptar cambios en el Sistema de Administración de Inventarios
que le permita, de manera eficiente y a bajo costo, determinar con facilidad la
existencia y control de la mercadería. Así mismo, dependiendo de la cantidad y
diferencia o variedad de los productos, deberá de realizar o diseñar sus espacios
disponibles para mantener un orden y la clasificación de los mismos.
Este estudio servirá como una base bibliográfica para los diferentes lectores,
tanto de la Universidad Pedagógica de El Salvador como personas que estén
interesadas en el conocimiento de Administración de Inventarios y el efecto que
causa en la Distribución en Planta. Al igual que reducirá las construcciones de
instalaciones innecesarias, que solo contaminan y deforestan al medio ambiente.
De acuerdo con la pre-observación realizada se considera importante en
empresas como Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V., el contar con un
Sistema de Administración de Inventarios por:
• Ordenamiento, fácil, rápida identificación y ubicación de los diferentes
productos optimizando así el tiempo de despacho de los clientes de la
empresa.
8
Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y
Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A de C.V, México.
14
• Optimizar el espacio de las instalaciones de la bodega y de la empresa
con una adecuada distribución de los productos dentro de la misma.
15
Inventarios, además de la duplicidad de funciones o procedimientos, por lo que
la responsabilidad del control real de las existencias se diluye entre todo el
recurso humano, que desempeña actividades similares, las que afectan el
funcionamiento, por que no cuenta con procedimientos de compra idóneo,
provocando pedidos innecesarios, donde incurren en altos costos. Además, al
momento de entrada de mercadería importada intervienen dos socios, el
contador y la encargada de compras, se demora el proceso de asignación de
precios, por diferencias personales y falta de comunicación entre los
involucrados.
El proceso de control de inventarios real se hace en base al sistema de tarjetas
de kardex, el cual no es actualizado día a día sino hasta cuando hay compra de
mercadería, y no todos los productos existentes en la empresa están
controlados.
El proceso de las compras realizadas para abastecer la bodega no permite
identificar cual producto entro primero y cual por último, lo que hace diferencia a
la hora de los precios de venta en la mercadería valorándolos con el mismo o
diferentes precios.
Los bodegueros en ocasiones bajan la mercadería de bodega a la sala de
ventas sin revisión por parte del personal de compras para determinar las salidas
contra las existencias controladas por kardex.
No existe un control de pérdidas por deterioro de la mercadería que sale con
averías o que es robada de las existencias, lo cual hace que fluctúe o no se
conozca con certeza el valor contable de las mismas en un momento
determinado.
La situación problemática, a estudiar es que se desconoce ¿Cuál es el
Sistema de Administración de Inventarios y su efecto en la Distribución en Planta
de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.?
16
1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES
1.6.1 Alcances
Para la elaboración de este documento “Sistema de Administración de
Inventarios para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería
Aranda, S.A. DE C.V. San Salvador 2009”. Es necesario, contemplar los
antecedentes, luego buscar y analizar diferentes autores, de los cuales se
observan a continuación los puntos de vista de cada uno.
Administración de Inventarios
Roger G. Schroeder, (México, 1988), se refiere a la Administración de
Inventarios como una responsabilidad básica del área de operaciones debido
que afectan en forma importante los requerimientos de capital, los costos y el
servicio que presta al cliente. Al mismo tiempo menciona los tipos de inventario
tales como: materias primas, productos en proceso y artículos terminados.
Dentro de su teoría habla sobre los problemas de decisión en la Gestión de
Inventarios de los cuales se mencionan; qué artículos mantener en el inventario,
cuándo pedir, cuánto se debe ordenar y qué tipo de control debe usar. Por tanto
hace relación a los costos existente: costos de los artículos, de ordenar, por
almacenamiento y por faltantes.
También, el autor consideró dos técnicas: Lote Económico de Pedidos y ABC.
Además mencionó el Sistema de Revisión Periódico y Continuo, para realizar
mejores pronósticos y prestar un mejor nivel de servicio, habla de los tipos de
sistemas de control: sistema de un solo dispositivo, sistema de dos dispositivos,
sistemas de archivo de tarjetas, sistema computarizado. A diferencia, R.W.
Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes: La primera
es que los inventarios comprenden un importante segmento de los activos
totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes, tercero, los
cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la empresa.
Además plantea los métodos de costeo: PEPS, UEPS, Costo Promedio.
También se enfoca en las operaciones de temporada; en cuanto a Rigoberto
Huezo Álvarez (El Salvador, 2001) hace un profundo análisis de la relación de la
17
Administración de Inventarios y la demanda, para, Charles T. Horngren, Gerge
Ferter, Srikant M. Datar. (2007) expone su base, en los beneficios que trae al
realizar las compras en base a la demanda, a esto le llamó sistema justo a
tiempo con el cual se logrará maximizar las utilidades y reducir los costos.
Distribución en Planta
Para conocer más a profundidad que es Distribución en Planta, después de
saber que su importancia esta en el arreglo físico de los elementos que
intervienen en el proceso de producción, se deben citar algunos autores.
Joseph G. Monks (México, 1991), lo describe, como el arreglo de las
instalaciones de producción de bienes y servicios, soporte, servicio al cliente.
Las distribuciones pueden ser inversiones costosas, por que afectan el manejo
de materiales, la utilización de equipo, los niveles de inventarios o almacén, la
productividad del trabajador e inclusive, la comunicación del grupo y la moral de
los empleados. Cualquier cambio significativo que se haga en las operaciones
(producto, proceso nuevo, cambio en la mezcla de productos), puede ser
necesario que se revise la distribución existente y el tiempo de ésta es en gran
parte determinado por los siguientes factores: tipo de producto, tipo de proceso,
volumen de producción. También menciona los tipos básicos que son: de
producto, por proceso y componente fijo y a la vez siempre se deben evitar los
cuellos de botella.
Otro enfoque es el de Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice
que siempre se debe planear la Distribución en Planta, para el equilibrio
productivo de la maquinaria, empleados y materiales, esto se hace en la
actualidad de manera opcional empleando paquetes de software para determinar
relaciones de costo total, (movimiento y almacenamiento), con operaciones
intermitentes y continuas, esto depende de la estandarización en la producción y
se representan en modelos básicos como gráfico o esquemático, dependiendo
de la naturaleza y los principios. Otro aporte es el de, Chase Aquilano, Jacobs,
(2000), que habla de la distribución por tecnología de grupo TG, al igual que
por servicio al detalle y la técnica CRAFT para una mejor planeación sistemática
18
de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble. A diferencia, Mark M
Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) dice que la
decisiones siempre deben estar orientadas a largo plazo, tomando en cuenta la
capacidad de la planta, tiempo de ciclo, el costo y la demanda que genera el
bien o servicio.
1.6.2 Limitaciones
Administración de Inventarios
Para identificar los aportes en cuanto a Administración de Inventarios y
reconocer lo significativo y las limitaciones generadas en los diferentes años
citaremos a Roger G. Schroeder, dice que es una parte correspondiente a
operaciones, donde se aplican técnicas, métodos, sistemas y toma de
decisiones para la gestión de los inventarios, sin embargo no hablo sobre el
aporte de R.W. Johnson R.W Melicher, que plantea la importancia tanto en las
empresas como en el mercado, que generan la necesidad de realizar controles
idóneos y analizar las operaciones por temporadas, pero este autor no menciona
la parte retomada por Rigoberto Huezo Álvarez, en el cual dice que se deben
conocer las ventas y la participación en el mercado, para mantener una buena
rotación de los inventarios. Otro enfoque fue el de T. Horngren, Gerge Ferter,
Srikant M. Datar, que habla de la demanda y el análisis que se debe realizar
para las compras en el momento que sea solicitado y su entrega oportuna (justo
a tiempo), el cual no fue considerado por el autor Rigoberto Huezo Álvarez.
Distribución en Planta
Para el arreglo físico de las instalaciones se consideran autores como Joseph G.
Monks, donde menciona la integración y relación de las actividades que son de
importancia, considerando espacios, tiempos coordinados para no generar
demoras al momento de realizar cambios, este autor no tomo la perspectiva de
Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert , el cual consideró que en una empresa se
deben tomar los avances tecnológicos siempre y cuando sean de beneficio, y se
deben aplicar según el giro económico dentro de las operaciones. Pero no
19
concluyó el estudio hasta años mas tarde Chase Aquilano, Jacobs, escribió su
aporte basado en que los arreglos no se hacen espontáneamente, ya que se
debe planificar y conocer que tan factible es realizar un ordenamiento,
verificando la relación costo beneficio, pero no se enfoco en la teoría de Mark M
Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase, donde hablaron que las
distribuciones deben ser funcionales y estables para que tenga credibilidad en
cuanto a servicio, tanto interno como externo.
Para que una empresa pueda satisfacer la demanda según la base de mercadeo
es necesario comprar suficiente mercadería, por otro lado finanzas dice que solo
se busque cubrir la demanda para no incurrir en inversiones innecesarias, pero
muchos autores creen que siempre es necesario un inventario de seguridad,
siendo utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por
demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un
9
Américo Alexis Serrano Ramírez,(2003) “Administración I y II”(primera edición) editorial UCA, El
Salvador.
10
Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (Octava
edición), Editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.
20
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de
servicio, en la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la
entrega, de manera que siempre las empresas deben ser previsoras al momento
de realizar un pedido en donde se detalla la cantidad de la mercancía que se
necesita y descripción de la misma y así evitar hacer re pedidos volver a
realizarlo, pero tampoco se debe tener mucha mercadería en almacenamiento,
o disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), todo esto ayudará
a no tener obsolescencia, para no contribuir a la pérdida del valor que tiene un
bien o propiedad, por motivos intrínsecos (tecnológicos o funcionales), o
externos (económicos), distintos al uso o deterioro físico.11 De esta forma pueda
mantener la calidad y el prestigio de ser una empresa que siempre da un servicio
con valor agregado.
12
Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las
Operaciones” (cuarta edición) (capítulo 7) editorial Prentice Hall México.
21
y cuanto dinero van a gastar. Aún que algunas de estas características se ven
influenciadas por el diseño del edificio y el entorno del servicio que también se
refiere a la disposición espacial, funcionalidad y a los símbolos y signos en el
recorrido13 al realizar una distribución física siempre se le debe dar mayor
prioridad al recurso humano buscando que se pueda desempeñar
eficientemente.
13
Drovetta Guadagnini, (2001) “Diccionario de Administración y Ciencias a fines”, Limusa, S.A de
C.V., México DF.
22
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1.1. Inventarios
Desde los tiempos inmemorables los egipcios y demás pueblos de la
antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para
ser utilizados en los tiempos de sequía o calamidades es así como surge o nace
el problema de los inventarios como una forma de hacerle frente a los periodos
de escasez. Que le aseguran la subsistencia de la vida y el desarrollo de las
actividades normales, esta forma de almacenamiento de todos los bienes y de
alimentos necesarios motivó la existencia de los inventarios.
1
Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El
Salvador.
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un período determinado.2
1. Minimización de la inversión
2
Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (octava edición)
editorial Irvin Mc Graw-Hill, México.
3
Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y
Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A. de C.V., México.
2
contar con inventarios para asegurar la venta. La empresa procura minimizar el
inventario porque su mantenimiento es costoso.
2. Afrontando la demanda
Importancia
En general, se centra en cuatro aspectos básicos:
4
Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El
Salvador.
3
2.1.2.2. Técnicas de Administración de Inventarios
El Sistema ABC
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos:
A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo
"B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud
de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de
productos que solo requieren de una pequeña inversión.
5
Chase Aquilano, Jacobs, (2000), “Administración de Producción y Operación “, (octava edición)
editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.
4
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto.
5
-Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a
sus necesidades.
Inventario de Seguridad
Planeamiento
6
Compra u Obtención
Recepción
Almacenaje
7
Control interno
Embarques
Contabilidad
Con respecto al control contable sobre los costos de los inventarios, a medida
que los materiales se mueven a través de los procesos, producción y venta. Es
decir la Administración del Inventario se refiere a la determinación de la cantidad
de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las
órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los
inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.6
6
Horngren/Harrison/Robinsón, (1997), “Contabilidad”, Tercera edición, capítulo 9, Prentice Hall
Hispanoamérica, México.
8
2.1.2.5. Costos de Inventarios
Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Que son
aquellos relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los
flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento
(transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros
casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será
necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la
inversión.
En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos
serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de
mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de
stocks, en este caso cuentan con un componente fundamental los costos
financieros de las existencias.
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las
existencias que se clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de
pedidos y gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En
9
general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué
no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los
pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de
transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos táctica o
explicita en el precio de adquisición.
Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio
durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el
periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina
de la manera siguiente: dividiendo el costo de las mercancías disponibles para la
venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.
10
Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar
un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la
unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos
unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo
PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros que salen al
costo de las mercancías vendidas. El inventario final se basa en los costos de
las compras más recientes.
Sistema periódico
7
Roger G. Schroeder, (1998), “Administración de Operaciones”, Capítulo 13, Tipografía Barsa
S.A., México.
11
El Sistema de Inventario periódico no necesita mantener un saldo actualizado de
las mercancías en existencias. Siempre que se compran mercancías para
revenderse se hace un cargo a la cuenta compra. Las cuentas devoluciones y
bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras y fletes en que incurre
al transportar mercancías. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para
determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se
aplica sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada
vez que se efectué una venta, sino recién al fin del periodo. 8.
8
Gerardo Guardo Cantu (2002), “Contabilidad Financiera”, (tercera edición) (Pág. 155) Editorial,
McGraw-Hillaha México.
9
Roger G. Schroeder, (1988),”Administración de Operaciones”, capítulo 13, Tipografía Barsa
S.A, México.
12
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no
importando cual sistema se utilice.
13
resultado de las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes
inventariados así como la descripción detallada de las características de los
bienes que permiten individualizarlos e identificarlos plenamente.
“Todo sujeto pasivo que obtenga ingresos gravables de la manufacturación o
elaboración, transformación, ganadería, producción, extracción, adquisición o
enajenación de materias primas, mercancías, productos o frutos naturales, o
cualquiera otros bienes, nacionales o extranjeros de los cuales mantenga
normalmente existencias al final de ejercicio, esta obligado a practicar inventario
físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo”.10
Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y
agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria
dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se
toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el
precio unitario neto de IVA, y el valor total de las unidades. Deben expresarse
las referencias del libro de “costos”, de “retaceos”, o de “compras locales” de
donde se ha tomado el precio correspondiente. El detalle elaborado deberá
constar en acta que contenga los requisitos referidos y que será firmado por el
sujeto pasivo, su representante o apoderado y el contador del mismo, la cual
servirá como soporte del comprobante y registro contable, asimismo deberá
registrarse un resumen del inventario practicado en el libro de estados
financieros legalizado o en el libro en el que asientan las compras, ventas y
gastos, cuando se trate comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal.
El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el
efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencia al principio
y al final de cada ejercicio o periodo impositivo. Por medio de:
10
Luís Vásquez López, (2002),”Código Tributario”, (Pág. 47), Editorial, Imprenta Offset
Cuscatlán, El Salvador.
14
Art. 143.- El valor para efectos tributarios de los bienes se consignara en el
inventario, utilizando cualquiera de los siguientes métodos a opción de
contribuyente, siempre que técnicamente fuere apropiado al negocio de que se
trate, aplicando en forma constante y de fácil fiscalización:
Costo de adquisición: O sea el valor principal aumentado en todos los gastos
necesarios hasta que los géneros estén en el dominio del comprador, tales como
fletes, seguros, derechos de importación y todos los desembolsos que
técnicamente son imputados al costo de las mercancías;
a) Costo según última compra: Es decir, que si se hubieran hecho compras
de un mismo artículo en distintas fechas y a distintos precios, la
existencia total de estos bienes se consignará con el costo que hallan
tenido la última vez que se compraron;
c) Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de
cada uno de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del
promedio ponderado del costo de las unidades en existencia al principio
de un periodo y el costo de las unidades compradas o producidas durante
el periodo. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al
ser recibido cada compra, embarque o lote de unidades producidas,
dependiendo de las circunstancias de la actividad que desarrolla el sujeto
pasivo;
d) Primera Entradas Primeras Salidas: bajo este método se asume que las
unidades del inventario que fueron compradas o producidas son vendidas
primero, respetando el orden de ingreso a la contabilidad de acuerdo a la
fecha de la operación, consecuentemente el valor de las unidades en
existencia del inventario final del periodo corresponde a las que fueron
compradas o producidas más recientemente;
15
El método de valuación adoptado podrá ser impugnado por la administración
tributaria, al ejercer sus facultades de fiscalización, por considerar que no se
ajuste a la realidad de las operaciones del sujeto pasivo, adoptando en dicho
caso el método que considere más adecuado a la naturaleza del negocio. 11
11
Ídem
12
Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava
edición, editorial Irvin Mc Graw Hill. México.
13
Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las
Operaciones” cuarta edición, capítulo 7, editorial Prentice Hall, México.
16
Interés Social: Con el que persigue darle seguridad al trabajador y
satisfacer al cliente.
Una buena Distribución en Planta debe cumplir con seis principios, los que se
listan a continuación:
Principio de la Integración en conjunto. La mejor distribución es la que
integra las actividades auxiliares, así como cualquier otro factor, de modo
que resulte el compromiso mejor entre todas las partes.
14
Monografias.com
17
Los problemas que se pueden tener al realizar una Distribución en Planta son
cuatro, estos son:
Proyecto de una planta totalmente nueva. Aquí se trata de ordenar todos
los medios de producción e instalación para que trabajen como conjunto
integrado.
18
ancho de los pasillos porque esta es una función directa del trafico esperado o
deseado.15
19
Distribución por producción en cadena, en línea o por producto. Se adoptan
cuando se fabrica o almacena un producto estandarizado, por lo común en gran
volumen. Cada una de las unidades en producción requiere de la misma
secuencia de operaciones de principio a fin en la Distribución de Planta
orientada al producto, los centros de trabajo y los equipos respectivos quedan,
por tanto, alineados idealmente para ofrecer una secuencia de operaciones
especializada que habrá de originar la fabricación progresiva del producto. Cada
centro de trabajo puede proporcionar una parte sumamente especializada de la
secuencia total de elaboración.
CONTRAPOSICIÓN DE AUTORES
16
Ídem
20
Existen muchos autores que se han dedicado a escribir acerca de
Administración de Inventarios y Distribución en Planta a nivel general. En esta
oportunidad se ha considerado la postura de ocho autores:
Administración de Inventarios
Roger G. Schroeder, (México, 1988), es una de las funciones más importantes
de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad
de recursos de capital y que afectan la entrega de productos al cliente, donde
tiene gran impacto sobre las funciones de finanzas y mercadeo. Por otra parte el
autor, R.W. Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes:
La primera es que los inventarios comprenden un importante segmento de los
activos totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes,
tercero, los cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la
empresa. Además Abraham Perdomo Moreno (México, 2003), es el plan de la
organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos
terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal
de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de
compra o después de transformar. Para los autores, Charles T. Horngren, Gerge
Ferter, Srikant M. Datar. (2007), es la planeación, organización y actividades de
control enfocadas al flujo de inventario hacia dentro y hacia fuera.
Distribución en Planta.
Joseph G. Monks (México, 1991), es el arreglo de las instalaciones de
producción de bienes y servicios, soporte y servicio al cliente, además Everet E.
Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice que siempre se debe planear la
distribución en planta para el equilibrio productivo de la maquinaria, empleados
y materiales, para Chase Aquilano, Jacobs, (2000), es la planeación sistemática
de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble, por medio de
tecnología de grupo TG, por otra parte los autores Mark M Davis, Nicholas J.
Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) opinan que es el flujo continuo de
21
materiales, o desarrollo de un modelo de desplazamiento de clientes y
trabajadores en una organización de servicio.
Según los autores estudiados se puede definir las categorías como:
(Administración de Inventario, Distribución en Planta) , es el conjunto de
elementos relacionados que buscan mejorar la liquidez y calidad de los servicios,
ya que se consideran la base financiera para las organizaciones, mejorando así
la relación de todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería
adecuándola a la distribución física de la planta de acuerdo al tamaño y giro de
la empresa, contando con la mejor relación de los elementos que intervienen en
la producción de bienes y servicios.
22
diagrama de recorrido, diagrama de actividades relacionados con el fin de
estudiar la Distribución en Planta actual.
Lo expuesto anteriormente será de gran utilidad para poder hacer
comparaciones con las diferentes fuentes consultas.
Para la investigación se utilizó el método bibliográfico y documental, la cual está
respaldada por libros, diccionarios, consultas a documentos relacionados con el
contenido de la investigación, seguido de las entrevistas realizadas a la socia,
para verificar el Control de los Inventarios, por ser ellos los involucrados en el
proceso.
Además se aplicó un cuestionario previamente elaborado, dirigido al personal de
los diferentes departamentos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.,
haciendo un total de treinta y cinco personas, esta muestra se determinó de
acuerdo al Método Estadístico de Gildaberto Bonilla.
n= Z2 P Q N
(N-1) E2+Z2 P Q
Donde:
n=Tamaño de la muestra
Z= Valor de la variable tipificada
P= Probabilidad de éxito
Q= Probabilidad de fracaso
E= Error máximo permitido
N= Población.
Sustituyendo datos de la investigación:
Z= 1.65
P= 0.5
Q= 0.5
E= 10%
N= 69 empleados
Sustituyendo formula:
n= (1.65)2*0.5*0.5*69__________
23
(69-1) (10%)2 (1.65)2 * 0.5*0.5
n= 46.96
1.36
n= 35 empleados
El objetivo de la aplicación de este instrumento fue obtener la información
conveniente que permita, mejorar el control de los inventarios. El cuestionario
elaborado para recopilar la investigación consta de 26 preguntas, las cuales
están orientadas a explorar la situación actual de la Librería y Papelería Aranda
S.A. de C.V., departamento de San Salvador, relacionada con la Administración
de Inventario y su efecto en la Distribución en Planta, por lo que permitió hacer
un diagnostico que servirá de base para la elaboración de consideraciones
oportunas.
2.1.5.1 MONOGRAFÍA
I. Identificación geográfica espacial.
1. Departamento: San Salvador
2. Municipio: San Salvador
3. Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
4. Razón Social: Aranda S.A. de C.V.
5. Años de labor de la empresa:76 años
6. Clasificación de la empresa: Gran contribuyente.
1. Mapa de ubicación.
24
2. Descripción general de espacios físicos: Área total= 32.40cm de lago, 9
mts de ancho (entrada) 12.60mts (final)
3. Infraestructura básica:
La construcción del inmueble es de material mixto
4. Antecedentes históricos
25
LISTA DE PRODUCTOS
DEPARTAMENTOS
Plumas y
Cuadernos Papelería bolígrafos Arte
Acuarela Agendas Bolígrafos Caballetes
Agujas
capoteras Almohadillas Calculadoras Cromos
Borradores Astas p/papel CDS Estiletes
Colores Cajas de seguridad Contómetros Huevera
Compás Cintas p/ maquina Credenciales Lamina
Masa p/
Crayolas Cintas scotch Diskette esculpir
Escuadras y
Cuadernos Engrapadoras reglas T Óleo
Diamantina Fastener Lápices graduados Pinceles
Est. De
geometría Fechadores Minas p/bolígrafos Pintura de dedo
Papel especial Poster
Flautas Grapas p/tarjeta educativo
Silueta de
Bollos de lana Hojas carta Plantilla madera
Organizadores/
Lápiz escritorio Porta CD Tempera
Libretas Perforadores Portaminas Trípode
Palanca Utensilios
p/perforar Resmas de papel Rapidograf p/esculpir
Papeles
Pizarras Saca grapa extendidos Yeso pastes
Plastilina Art. De escritorio Papeleras Libros de texto
Plumones Archivadores Pliegos de cartón Diccionarios
Pliegos de Libro de
Reglas Aros cartulina superación
Sacapuntas Bolsa Manila Pliegos de papel Libros de texto
Libros de
Silicón Bolsas globos Rompecabezas cuentos
Libros
Talonarios Bomba p/globos p/colorear
Yeso Cartapacios Obras
Libros
contabilidad Esferas durapac Postales
Libros de
contabilidad Fólder
Guillotinas
Maquetas para
armar
Mochilas
Ojitos movibles
Paletas de colores
Pastas
26
c) Población meta: centros escolares nacionales y privados, centros de
desarrollo infantil, iglesias, empresas, asociaciones, trabajadores, etc.
2. Procesos administrativos
Se realizan empíricamente.
Socios:
Autorizan documentaciones de compras internas, externas, legales,
contrataciones de personal.
Negociación con proveedores y compras de mercadería internacional
27
Gerente general:
Autoriza salidas de efectivo
Hace cortes de caja.
Trámites aduanales y monitoreo de la mercadería del exterior.
Autoriza documentos, firma cheques, control de horas de trabajo de
planilla.
Departamento de compras:
Realiza las cotizaciones de productos locales
Negocia con los proveedores locales
Negocia los préstamos o compra de productos
Recibe e inspecciona la mercadería contra orden de compras
Refuerzo en las compras internacionales
Actualiza la lista de precios
Actualiza los créditos de los empleados
Registra las existencias para luego realizar las compras
Hace inventario de productos
Elabora kardex
Departamento de créditos:
Se encarga del análisis y recuperación de los créditos.
28
Revisa los créditos fiscales ya cobrados.
Revisa el despacho de mercadería a domicilio.
Call center:
Hacen cotizaciones de los clientes
Reciben pedidos y Facturan
Registran las ventas al crédito de los empleados
Revisan existencia de productos
Registra las compras internas (para uso de la misma empresa).
Departamento de administración:
Maneja la contabilidad
Elaboran la planilla
Gestiona la Compra de bolígrafos
Emite cheques
Se encarga de importaciones (transporte, aduana, entre otros)
Elaboran los retaceos.(refleja la cantidad de mercadería y el costo de la
misma)
Encargado de bodega:
Compara facturas contra pedidos extranjeros.
Realiza control de calidad, reporte de faltantes y sobrantes de productos
del extranjero.
29
- Cuenta con un extinguidor para toda la empresa.
- Posee una planta generadora de energía, Aire acondicionado en el área
de ventas y ventiladores en las bodegas.
- Tienen una cisterna.
5. Análisis del personal:
a) Número de empleados: 69
b) Clasificación por género: Masculino 16 Femenino 53
c) Rangos de edades Masculino
-menos de 18 a 25: 4 empleados
-de 26 a 35: 4 empleados
-de 36 a 45: 5 empleados
-de 46 a 55:___________
-más de 56 años: 3 empleados
30
2.1.5.2 Instrumentos utilizados
2.1.5.2.2 Entrevista
Objetivo: Diagnosticar el Sistema actual de Administración de Inventarios y su
efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V.
Bajo estas circunstancias ¿Apoyaría usted -¿Usted conoce, el tiempo por actividad y
el desarrollo de un sistema de este tipo? quien la realiza?
31
ociosa o procesos innecesario?
32
Proceso de compra del exterior
Personal involucrado:
Administración (3 socios): compras
Compras (1): recibe mercadería
Bodega (3): almacenan mercadería, de pendiendo de la magnitud del pedido se
involucran (3 motoristas), a veces contratan personal externo para dicha actividad.
33
almacenadora de acuerdo al país de
procedencia al que se le solicito el pedido
así será su fecha de despacho y la manera
por la que vendrá, llámese esta terrestre o
marítimo (son las más utilizadas).
Luego de un tiempo prudencial (de 2 o 3
semanas) el proveedor o ellos (la librería),
piden información acerca de la fecha de
despacho y llegada de la mercadería.
Además se solicita toda la documentación 12 días
8
necesaria que ampara la mercadería
(facturas originales, Tratados de Libre
Comercio si los hay, certificados de origen y
listas de empaque) por Courier.
34
almacenadora hacia la librería, en donde se
recibe. De acuerdo a toda la documentación
recibida, se efectúa el retaceo, que encierra
un conjunto de costos; transporte, seguro,
flete, consolidación y otros.
A la suma de los gastos y costos entre la
cantidad del producto y precio, da como
resultado los costos que trabajan y gracias a
los cuales tienen la venta, toda la gama de
productos.
57 días, 4 horas, 5
Total
minutos.
35
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS DEL EXTERIOR
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Inicio
1
Recibe Recibe
Elabora pedido Recibe pedido
mercaderia mercaderia
Recibe
mercaderia y
comfirma
Envia factura
Envia pedido Fin
proforma
Envia documentos
y mercaderia a la
libreria
Recibe factura
proforma
Recibe factura
proforma
modificada
Revisa factura
No
proforma esta bien
Firma factura,
sella y envia
Recibe factura
proforma y envia
mercaderia
36
CURSOGRAMA ANALÍTICO COMPRAS LOCALES
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad Resumen
Actual Propuesta Economía
Operación 8
Transporte 4
Proceso: Compras Demora D 0
Inspección 0
Actual Almacenamiento 0
Unidades partícipes: Distancia (mts): 22 mts
Administración, Compras, Tiempo (horas-hombre) 5 hrs, 35
Bodega min. 30
seg.
Costo:
37
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS LOCALES
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Despacha
Entrega existencia Envia pedido
mercadería
Fin
Recibe pedido
autorizado
Recibe orden de
compra
El proveedor
tiene Si
mercaderia
Autoriza orden de
compra
No No cotiza
Envía orden de
Cotiza dos o tres
compra
veces
Realza orden de
compra y envia
Recibe orden de
compra autorizada
y envia
38
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA
Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales
LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad Resumen
Actual Propuesta Economía
Operación 5
Transporte 0
Proceso: Demora D 0
Recepción/Bodega Inspección 1
Actual Almacenamiento 1
Unidades partícipes: Distancia (mts):
Compras Bodega Tiempo (horas-hombre) 1hota, 30
min, 30
seg
Costo: --- ---
39
DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Registra
Recibe y revisa
mercadería en
mercadería
kardex
Introduce la
mercadería al Almacena
montacarga mercadería
Elabora quedan
Fin
Entrega de
quedan
Recibe quedan
40
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS
Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería
LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA
Diagrama Nº___Hoja:_1_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad Resumen
Actual Propuesta Economía
Operación 8 8 0
Transporte 5 5 0
Proceso: Ventas Demora D 0 0 0
Inspección 1 1 0
Actual/Propuesto Almacenamiento 0 0 0
Unidades partícipes: Caja, Distancia (mts): 62.5 mts 44.5 mts 18 mts
Dependiente, Paquetes, Tiempo (horas-hombre) 41 min. 33 min, 7 min. 59
Entrega de mercadería 1seg. seg.
Costo: ---- --- --- ---
41
DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTAS
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Entrega de
Cliente Paquetes Dependiente Bodega Cajero
mercaderia
Muestra el
Entrega de
Recibe producto
Inicio 3 4 mercaderia
paquetes
Lleva producto a
Cobra factura
dependiente
Deposita paquetes 2
Entrega factura
Cantidad
Pasa donde la
solicitada de Si 5
dependiente
mercaderia
Son bastantes
No
1
Son pocas Solicita a bodega
Recibe
2
mercaderia
Factura producto
Recibe factura
Envia factura
Pasa a caja a
cancelar
Recibe factura
cobrada
Pasa a retirar
mercaderia
Recibe
mercaderia y
solicita paquete
Entrega paquete
Recibe
mercaderia
Fin
42
Distribución y diagrama de recorrido de la mercadería general.
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
43
Diagrama de relación de proximidad de las diferentes áreas/cliente en la
sala de ventas
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
1 Cliente
A
2 Paquetes 1
A
U 2
A
5
3 Dependiente U 3
A
O
6 U
8
4 Caja E 7
X 9
10
5 Entrega de Mercadería
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
44
N° Motivos (porque)
45
Distribución en planta del segundo nivel
46
Distribución en planta del tercer nivel
47
Diagrama de relación de proximidad de actividades ( departamentos) para
la Administración de Inventarios.
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
1 Administración
A
2 Compras X
A
X
5
3 Recepción E
U
A 6 E
8
4 Bodega 7
X
E 9
10
5 Ventas
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
48
N° Motivos (porque)
4 Revisa documentación
7 Notifica precios
49
2.1.5.2.3 Encuesta
Tema:
Sistema de Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en
Planta en la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. San Salvador, 2009.
Estimado Sr., (a) o (Srta.).
Con todo respeto solicitamos su valiosa colaboración de responder el presente
cuestionario. El cual tiene como propósito obtener información necesaria para
conocer el Sistema de Administración de Inventario y su efecto en Distribución
en Planta de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Indicaciones:
A continuación se le presentan una serie de interrogantes las cuales contienen
varias alternativas, donde usted deberá seleccionar la respuesta que ha su
criterio considere conveniente.
1-¿En que área se desempeña usted?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otras ________________
2-¿Quién o quiénes son los responsable del control de los inventarios en
la empresa?
a) Administración
b) compras
c) Bodeguero
d) Otros _______
3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en la
empresa?
50
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
4-¿Cada cuánto tiempo compra mercadería la empresa?
a) A diario
b) Semanal
c) Mensual
d) Trimestral
e) Cada 6 meses
f) Más de 6 meses
5-¿Considera usted que se debe revisar previamente la cantidad de
existencia de mercadería antes de realizar las compras?
SI______ NO______ POR QUE
6-Al momento de realizar la compra de mercadería ¿Qué considera usted
que se debe tomar como base?
a) El historial de ventas
b) Los presupuestos
c) Otros ____________
7-¿Quién aprueba las compras de mercadería?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
8-¿Tiene la empresa un área para recibir la mercadería?
SI_____ NO_____
51
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
10-¿Quién es el encargado de ordenar la mercadería existente y entrante?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de la
mercadería?
SI_____ NO_____ POR QUE
12-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en las
bodegas?
SI_____ NO______ POR QUE
13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en la
sala de venta para ser registrada y contabilizada?
SI _____ NO_____POR QUE
14-¿De que forma considera usted que seria mejor el ordenamiento de la
mercadería?
a) En forma alfabética
b) Por vida útil
c) Por rotación
d) Por marca
e) Otros ________________
15-¿Conoce usted los factores que afectan el control y registro de la
mercadería?
a) Espacio
b) La iluminación
c) las instalaciones
52
d) Las condiciones del ambiente
e) Otros ______________
16-¿Quién es el encargado de asignar los precios de los productos?
a) Administración
b) Ventas
c) Compras
d) Bodega.
e) Otros _____________
17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios?
a) Los retaceos
b) precio sugerido por el proveedor
c) precio de mercado
d) otros ______________
18-¿Cuáles son los documentos que se utilizan para solicitar la mercadería
de la sala de venta a bodega?
a) Nota de requisición de materiales
b) por correo electrónico
c) otros ______________
19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de mercadería?
a) Primeras que entran son las primeras en salir
b) Últimas que Entran son las Primeras en Salir
c) Sumando los costos de las existencias y promediando
d) Tomando como base el costo por unidad
20-¿Cómo se registra y controla la mercadería en la empresa?
a) Tarjetas de control (KARDEX)
b) Sistema computarizado
c) Técnica ABC
d) Lote Económico de Pedido
e) Otros _______________
21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico?
a) A diario
53
b) Al mes
c) Cada 6 meses
d) Cada año
e) Cuando sea necesario
22-¿Se comparan las existencias físicas con el registro de la mercadería?
SI_____ NO_____ POR QUE
23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?
SI _____ NO _____ POR QUE
24-¿Cuál es la política para los excedentes y faltantes de mercadería?
a) se considera un gasto
b) se cobra o atribuye la responsabilidad al encargado de la mercadería
c) otras _______________
25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?
SI_____ NO_____ POR QUE
26-¿Considera usted que un nuevo sistema de control de inventarios
ayudaría al ordenamiento físico?
SI_____ NO_____POR QUE
54
Tabulación y análisis de información
Dato
5 s
7 Administración
12 % %
% Ventas
7
% Compras
Bodega
69 Otros
%
28% Datos
Administración
Compras
56% Bodeguero
12% Otro
4%
55
3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en
la empresa?
Datos
2% 4% Administración
17%
2% Ventas
Compras
Bodega
75% Otro
10% Datos
A diario
16%
41% Semanal
Mensual
6% Trimestral
Cada 6 meses
14% Más 6 mese
13%
56
5-¿Considera usted que se debe revisar previamente la cantidad de
existencia de mercadería antes de realizar las compras?
0%
Datos
Si
No
100%
10%
Datos
Historial de Ventas
19%
Los Presupuestos
Otros
71%
Análisis: se conoció por parte de los empleados, que para realizar las compras,
se analiza las ventas (71%) del periodo, también manifestaron en la entrevista
previa, que no todos los productos están registrado en el historial de las ventas,
es por ello que no tienen conocimiento de la existencia real de mercadería.
57
7-¿Quién aprueba las compras de mercadería?
Datos
12% Administración
2%
12% Ventas
Compras
2%
Bodega
72%
Otro
19%
Datos
Si
No
81%
58
9-¿Quién es el encargado de recibir la mercadería?
Datos
2% 2% Administración
28%
Ventas
Compras
46%
Bodega
22%
Otros
Datos
2% 2% 9% Administración
1%
Ventas
Compras
Bodega
86% Otro
59
11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de
la mercadería?
31%
Datos
Si
No
69%
Análisis: los empleados expresaron (69%), que si existe una política, no obstante
un 31% contradice la respuesta, porque se basan; en ubicar y almacenar según
el criterio de los encargados de bodega, de acuerdo a la entrevista previa se
puede decir que no existen políticas escritas.
39%
Datos
Si
No
61%
60
13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en
la sala de venta para ser registrada y contabilizada?
30%
Datos
Si
No
70%
Análisis: de las respuestas obtenidas por los empleados de la librería, dicen que
si (70%) están ordenada, y un 30% no está de acuerdo con esta afirmación, ya
que según la observación previa, en más de un lugar existe el mismo producto.
haciendo difícil el conteo físico y la venta del producto.
Datos
En forma alfabética
10% 2%
17%
Por vida útil
Por rotación
17%
Por marca
54%
Otros
Análisis: según respuesta por parte de los empleados consultados, dice que
seria mejor un ordenamiento por marca, porque así se realiza el conteo físico de
la mercadería existente, esta afirmación contradice las preguntas anteriores, en
donde, expresan que si existe un orden de la mercadería.
61
15-¿Conoce ústed los factores que afectan el control y registro de la
mercadería?
Datos
Espacio
8%
16% La iluminación
46%
Las instalaciones
14% Las
condiciones del ambiente
16% Otros
Datos
2% 7% Administración
18% Ventas
Compras
2%
Bodega
71%
Otros
Análisis: los encargados de asignar los precios según lo escrito por los
empleados es administración, por que consideran que solo ellos pueden asignar
los precios.
62
17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios?
Datos
9%
Retaceos
13%
Precio
sugerido por el proveedor
13% Precio de mercado
65%
Otros
Análisis: según el criterio de los empleados los retaceos, son los que se toman
como base, para asignar los precios de la mercadería, siendo ellos los que
reflejan los costos y gasto, coincidiendo con la entrevista previa.
Datos
29%
Nota de
requisicion de materiales
Por correo
electronica
3%
68% Otros
63
19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de
mercadería?
Datos
Primeras que
entran son las primeras en
15% salir
5% Ultimas que
entran son las primeras en
8% salir
Sumando los
costos de las existencias
72% y promediando
Tomando
como base el costo por
unidad
Análisis: la repuesta obtenida por los empleados fue el: PEPS (72%), en vista
que es el permitido por la ley, aunque algunas veces existen anomalías en el
proceso de entradas y salidas de mercadería según la entrevista previa realiza a
a gerencia.
Datos
6% Tajetas de
1%
3%3% control ( kardex)
Sistema
computarizado
Tecnica ABC
87%
Otros
64
21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico?
Datos
2% A diario
16%
Al mes
Cada 6 meses
21%
59%
Cada año
2%
Cuando sea necesario
17%
Datos
Si
No
83%
65
23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?
27%
Datos
Si
No
73%
Datos
Se considera
un gasto
40% 37%
Se cobra o atribuye la
responsabilidad al
encargado de la
mercaderia
23% Otras
Análisis: se conoció por parte de los empleados de la librería que si existe una
política para los excedentes y faltantes, aunque la aplican empíricamente.
66
25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?
14%
Datos
Si
No
86%
17%
Datos
Si
No
83%
67
Por otra parte, las preguntas 11, 12 y 13 contradicen la pregunta anterior (26)
por que según los encuestados y entrevistados la librería tiene un buen
funcionamiento en cuanto a las políticas y orden de la mercadería.
68
-La disposición de los productos existentes en el edificio de la empresa, reflejan
la falta de conocimientos elementales, de principios y sistemas para la
Distribución en Planta de los elementos pesados, los cuales en Librería Aranda,
están colocados en pisos superiores, que se encuentran dañadas, tiene grietas,
humedad, etc., al igual que existe una mala distribución de la áreas que
intervienen en el proceso de venta, por que el cliente tiene que pasar por toda la
sala para poder recibir la mercadería y no cuenta con el espacio adecuado, que
permita el flujo idóneo de la mercadería. Además la iluminación en las bodegas
es un factor que limita, realizar un mejor conteo físico de la mercadería.
69
2.1.8 CONSIDERACIONES
2.1.8.1. Introducción
El mejoramiento del Control de los Inventarios en las empresas siempre tiene
como objetivo principal, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad
sobre la base que le otorga las facultades de un adecuado funcionamiento, por
la cual se establecen políticas, funciones y procedimientos que ayuden a mejorar
la administración y mantener el orden de los departamentos involucrados.
En la Administración de los Inventarios algunos empresarios se dejan llevar por
un criterio, que a veces funciona perfectamente, pero otras veces los lleva a
cometer grandes errores en la administración de los mismo, existen actividades
que no se deben omitir tales como la selección, el tamaño, el control, las
compras y el almacenaje de los productos, al igual que la fuerza de trabajo ya
que permite al administrador diseñar el trabajo, medir el trabajo y controlar el
funcionamiento integral de la empresa .
70
2.1.8.2. Objetivos
2.1.8.3. Justificación.
71
pedidos, utilizar documentos de control interno como: nota de requisición de
productos, incluir todos los productos en kardex.
Funciones
72
Buscar y adquirir al mejor precio, la mercadería y de calidad, el producto
controlado, dentro del mayor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad
adquisitiva y con cumplimiento honesto.
Determinar los proveedores con los que la empresa negociará y en que políticas
o condiciones se hará la compra.
Objetivos Generales
Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que ofrezcan
un financiamiento adecuado.
Objetivos Específicos
Establecer las normas y políticas para realizar las compras, de acuerdo con las
condiciones y necesidades de la librería.
Políticas administrativas
73
-Implementar un método adecuado y actualizado, en formato digital, para realizar
valuaciones de los inventarios (Costo Promedio), por línea de producto, de
manera que este acorde a los porcentajes de ganancia que la librería planifique.
-Los productos de alto valor serán adquiridos con los proveedores con los que se
haya convenido otorgar crédito a la librería, a un plazo no menor de 30 días.
-No recibir mercadería que no esta facturada excepto los envíos parciales que
deberán acompañarse de su nota de remisión respectiva.
74
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE COMPRAS
75
DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRA
Compras
Encargado de
Bodega Gerencia Proveedor
compras
Hoja de
Inicio requerimientos Recibe solicitud
Envía copia
Elabora hoja de
requerimiento
Recibe cotización
y envia
1
copia
Hoja de
requerimiento
1
recibe cotizacion
y evalúa
Envia de
requerimiento
Aprueba No
Si
Se rechaza
copia
copia
Recibe nota de
Elabora nota de
pedido y elabora
pedido y envia
C.C.F
Envia C.C.F o
nota de remisión
Recibe nota de
remisión
Fin
76
2.1.8.4.2 Departamento de bodega
Las bodegas son aquellas donde se almacenan los diferentes tipos de productos
que sirven para satisfacer la demanda, donde las condiciones del ambiente
serán los adecuados.
- Entregar los artículos almacenados con mayor agilidad para las dependientes.
Objetivos Generales
Objetivos Específicos
Funciones
77
Emitir reportes de los movimientos de los artículos o nulos y proponer medidas
necesarios para dejar de adquirirlo.
Políticas.
-El departamento de bodega debe recibir una copia de pedidos que realiza el
departamento de compras con el fin de que éste genere con anticipación los
tiempos de entrega, cantidades y especificaciones del artículo a recibir.
-El horario para recepción de artículos debe ser de las 8:30 a.m. a 12:00 m y de
2:00 p.m. a 5:00 p.m.
-La bodega debe asegurarse que la mercadería cumpla con la calidad requerida
por la empresa.
-Los inventarios físicos deben realizarse preferiblemente cada seis meses para
conciliar existencias físicas con valores en el sistema.
78
-La bodega esta obligada a llevar un registro de cada uno de los artículos,
señalando descripción de artículos y su código respectivo.
-Para la aceptación del ingreso de la mercadería devuelta por los clientes, estos
deberán presentar por escrito una autorización del departamento de ventas.
-La bodega debe tener un equipo de seguridad para evitar accidentes y notificar
a la gerencia de la carencia u obsolescencia del equipo.
79
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA
80
DIAGRAMA DE FLUJO DE BODEGA
Inicio i
Recibe C.C F.
Fin del procesode
devolución
Compara con
orden de compra
Elabora
comfirmacion de
devolución
No Coinciden Si
Recibe
mercadería
Recibe
confirmacion de
devolución
Entrega factura
original
Envia devolución
Alma
cena
los
produ
1 ctos
Archiva doc.
Fin
81
Salida de productos de la bodega.
Personal involucrado: dependiente (1) elabora nota de 3 personas
requisición, bodega (1) descarga y envía mercadería al
área de entrega de mercadería(1)
Numero Actividad Tiempo
1 Inicio
2 El departamento de venta elabora factura o C.C.F. 5 minutos
3 El cliente recibe factura o C.C.F 5 segundos
4 ¿Existe el producto demandado en sala de venta?
5 Si. El cliente recibe la mercadería. 2 minutos
6 No. Extienden nota de requisición de mercadería a 3 minutos
bodega, firmada por el encargado de la sala de
ventas
7 Identifica el producto requerido por el cliente y 10 minutos
descarga del inventario.
8 Envía la mercadería a la sala de venta. 5 minutos
9 Entregan la mercadería al cliente. 2 minutos
10 Fin del proceso
Total 27 minutos, 30 segundos
DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MERCADERÍA DE BODEGA
Recibe nota de
requision
Inicio
1
Indentifca el
producto solicitado
y descarga del
inventarios Recibe
mercadería
Elabora factura o
C.C.F.
Envia mercadería
Fin
Existe el
No
producto
Elabora nota de
Si requision
Toma o recibe la
mercadería
Entrega
mercaderia
82
2.1.8.4.3 Departamentos de ventas
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la
existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de
intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con los
artículos que se venden.
Objetivo general
Lograr un alto nivel de especialización y profesionalismo en la comercialización
de los productos, contribuyendo así al incremento de las utilidades de la
empresa.
Objetivos específicos
-Establecer funciones y políticas de ventas de acuerdo a las condiciones de la
empresa.
-Mejorar el recorrido del cliente por las diferentes áreas involucradas en la venta
de mercadería.
Funciones
-Formular normas comerciales, planear, organizar, controlar, coordinar, valorar la
actuación de los vendedores, señalar estrategias en las ventas y elaborar los
programas.
-Mostrar los pasos que deberán seguir para el mejor desarrollo de las
actividades establecidas en el departamento y el mejor orden de la mercadería
eficiente atención al derechohabiente,
83
Políticas administrativas
-Si se realiza una venta a un contribuyente, para emitir el CCF debe presentar
tarjeta de contribuyente, de lo contrario no se extenderá.
84
-La empresa no debe responsabilizarse por malos tratos, mal uso o daños
ocasionados por el transporte, por parte del cliente sobre la mercadería.
85
CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS
Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería
LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA
Diagrama Nº___Hoja:_111_ Inicia en: Termina en: Fecha:22/04/2010
Objeto: Actividad Resumen
Actual Propuesta Economía
Operación 8 8 0
Transporte 5 5 0
Proceso: Ventas Demora D 0 0 0
Inspección 1 1 0
Actual/Propuesto Almacenamiento 0 0 0
Unidades partícipes: Caja, Distancia (mts): 62.5 mts 44.5 mts 18 mts
Dependiente, Paquetes, Tiempo (horas-hombre) 41 min. 33 min, 7 min. 59
Entrega de mercadería 1seg. seg.
Costo: ---- --- --- ---
86
DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTA
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Entrega de
Cliente Paquetes Dependiente Bodega cajero
mercaderia
Muestra el
Entrega de
Recibe producto
Inicio 3 4 mercaderia
paquetes
Lleva producto a
Cobra factura
dependiente
Deposita paquetes 2
Entrega factura
Cantidad
Pasa donde la
solicitada de Si 5
dependiente
mercaderia
Son bastantes
No
1
Son pocas Solicita a bodega
Recibe
2
mercaderia
Factura producto
Recibe factura
Envia factura
Pasa a caja a
cancelar
Recibe factura
cobrada
Pasa a retirar
mercaderia
Recibe
mercaderia y
solicita paquete
Entrega paquete
Recibe
mercaderia
Fin
87
Distribución y diagrama de recorrido por las diferentes áreas de la Librería
y Papelería Aranda, S.A. de C.V. (consideración)
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
Nota: dos cuadros es un metro, se han simplificado algunas actividades por que
las realiza el mismo departamento y con el fin de mejorar la plantilla, y el
recorrido. (Ver. Pag. 100, 104,111)
88
Carta de relación de actividades entre los departamentos
Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.
89
CÓDIGO RELACIÓN DE PROXIMIDAD
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
90
29 No ofrece productos por teléfono.
30 Revisa y cobra facturas que extiende el dep. de arte.
31 No otorga créditos ni cobros.
32 La minoría de productos son complementarios.
33 No revisa mercadería, solo se encarga de facturar.
34 Recibe facturas.
35 Se complementan los artículos.
36 Ofrece productos de cultura general.(diversidad de cromos).
37 Sugiere a cliente comprar material para utilizar la pintura.
38 Son pocos los productos que se relacionan.
39 Usualmente no se consideran complementarios los productos.
40 Para tener mayor control de los productos.
41 Es necesario tener una comunicación en relación a los pedidos.
42 Provee mercadería requerida por call center.
43 No realiza movimientos de efectivo.
44 Almacena productos, no negocia las condiciones de pago del cliente.
45 Aunque provee el producto al dep. Directamente, pero no lo oferta.
46 Se encarga de bajar la mercadería, no de entregarla directamente al
cliente.
47 Se encarga de bajar y almacenar productos, no de entregar facturas
a las dependientes.
48 No ofrece productos
49 Almacena productos, paquetes almacena artículos de los clientes.
50 Existe comunicación con respecto a la venta.
51 Negocia con proveedores, no maneja efectivo.
52 No negocia con clientes.
53 No ofrece productos.
54 No se involucra en el proceso de entrega de mercadería.
55 Negocia con los diferentes proveedores, no entrega Comprobantes
de Créditos Fiscales y facturas a dependientes.
56 No realiza actividades de ventas de productos.
57 No almacena pertenencias de clientes.
58 No maneja efectivo, solo realiza negociaciones vía teléfono.
59 Se comunican vía teléfono, acerca de las condiciones de pago de las
ventas que se efectuaron.
60 No tienen un contacto directo con el cliente.
61 Tiene comunicación a la hora de vender la mercadería.
62 Recibe facturas para la venta de productos.
63 Tiene contacto directo solo con los documentos necesarios para la
venta, no con productos y clientes.
64 Existe una estrecha relación con el cliente, a pesar de no tener
contacto directo con este, en cambio en paquetes es solo un
momento la vinculación.
65 Manejan efectivo, pero solo caja se relaciona directamente con
clientes de contado.
91
66 Se encarga de cobrar, no de ofrecer productos.
67 Después de cobrar el siguiente paso es entregar mercadería.
68 No distribuye facturas a los dependientes, solo cobra.
69 Cobra mercadería vendida por los diferentes departamentos.
70 Cobra mercadería, para agilizar la salida del cliente.
71 No oferta productos.
72 No realiza comparación de mercadería con factura vendida.
73 No realiza la función de entregar facturas a los dependientes.
74 No ofrece productos a los clientes.
75 No almacena pertenencias de los clientes.
76 Lleva mercadería para ser entregada a los clientes.
77 Ofrece productos, no entrega facturas a las dependientes.
78 La minoría de productos, son complementos.
79 Son complemento, para suplir una lista escolar.
80 Se complementan los productos si el cliente lo desea.
81 No entrega facturas si no mercadería, Pero recibe facturas.
82 Solo revisa y contabiliza la factura ya cobradas y al crédito.
83 Recibe en su área mercadería ya facturada y lista para revisar y
entregar al cliente.
84 Su ubicación busca agilizar el flujo de cliente/mercadería.
85 Entrega comprobantes C.C.F. y facturas para realizar la venta.
86 No almacena las pertenencias de los clientes.
87 No se relacionan lo productos, pero son de gran valor monetario.
88 Algunos de los productos se complementan.
89 No hay productos complementarios.
90 Clientes utilizan plumas y lapiceros para trabajos de Arquitectura.
91 No ofrece productos.
92 No son complementarios los productos
93 Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.
94 No son complementarios los productos
95 0frece los productos, no cuida pertenencias de los clientes
96 En ocasiones son complemento.
97 Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.
92
Diagrama de relación de cercanía actual entre las departamentos
A Absolutamente necesario
E Especialmente importante
I Importante
O Importancia ordinaria
U No importante
X Indeseable
93
diagrama de relación de actividades con el cual se redujeron los tiempos,
distancias y se muestra la cercania entre los diferentes departamentos.
De la aplicación de estas consideraciones de Administración de Inventarios,
dependerá el orden físico de la planta y la utilidad en la planificación de las
actividades de la empresa, la cual decidirá si las incluye en sus planes o no,
tomando en cuenta que solo son consideraciones al Sistema de Administración
de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta.
94
-Cuentan con políticas, funciones y -Diseñar políticas, funciones y
procedimientos de compra, procedimientos de compra,
almacenamiento y venta empíricos, por recepción/bodega (apilamiento, ubicación
que hasta recursos humanos realiza la por marca, reservas según capacidad de
función de compra. bodegas.)
-Almacenan la mercadería en un ambiente - Mejorar las condiciones del ambiente de
inadecuado. (Existen grietas, humedad, acuerdo a la necesidad, la ubicación y
mala iluminación en las bodegas, la espacio, sin obstáculos, tiempo, distancia
temperatura para los productos no es la en las bodegas y en las áreas
idónea al igual que para los empleados), el involucradas en recorrido del cliente y la
recorrido del cliente no es el adecuado, mercadería
por que la ubicación de las áreas
involucradas en la venta, están
demasiadas dispersas
-Realizan procedimiento de salida de Diseñar el proceso de salida de
mercadería empírico de la bodega a la mercadería, de la bodega a la sala de
sala de venta en donde no poseen un ventas, por medio de una nota de
documento de registro interno. (nota de requisición, donde se detalle el producto
requisición) solicitado y autorizada por el encargado de
ventas.
-Tienen tres cajas de las cuales solo dos Se recomienda la eliminación de una caja,
son las que permanecen activas, según la considerando que no se utiliza sino hasta
observación previa, existe un espacio que en temporada escolar y este espacio
se puede aprovechar en exhibir utilizarlo para colocar más productos, por
mercadería. lo que también se sugiere tener un cajero
de intermedio para cubrir la hora de
almuerzo, de los dos cajeros.
95
la gerencia de la librería 2010.
96
CAPÍTULO III
3. MARCO OPERATIVO
3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN
Al inicio del trabajo, se estableció que el sujeto de investigación sería Sistema
Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta, a medida
que el estudio se ha venido desarrollando con las diferentes etapas de
investigación, se han conocido diversos trabajos de grado que aportaron mejoras
al sujeto, partiendo de lo anterior, se analizaron los diferentes puntos de vistas
de los autores bibliográficos, en donde se elaboró una revisión exhaustiva que
fundamentara teóricamente la investigación, por lo que se formulo la siguiente
definición: es el conjunto de elementos relacionados que buscan mejorar la
liquidez y calidad de los servicios (productos), mejorando así la interacción de
todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería, ya que se
consideran la base financiera para las organizaciones, adecuándola a la
Distribución física de la Planta de acuerdo al tamaño y giro de la empresa,
contando con la mejor relación de los elementos que intervienen en la
producción de bienes y servicios. A la vez se realizó la investigación de campo,
donde se obtuvo información por parte de los empleados y una socia, de la
empresa en estudio, el cual amplió el conocimiento del sujeto, por medio del
diagnóstico realizado para la elaboración de las consideraciones pertinentes,
que servirán de ayuda para la solución de las problemáticas encontradas,
orientadas al sujeto en estudio, obteniendo como resultado la nueva definición
creada por el equipo de investigación en donde se expresa de la siguiente
manera: conjunto de elementos que interactúan, en base a la adquisición,
almacenaje y comercialización de los productos terminados, con el propósito de
satisfacer a los clientes, estableciendo el arreglo físico de los elementos que
intervienen en el proceso de gestionar la mercadería, en relación al espacio y
ubicación disponible, logrando una mejor identificación de los productos.
2
3.4 CRONOGRAMA
Agosto/Sep
Actividades: Investigación Documental / Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo
tiembre
Investigación de Campo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.0 Investigación documental
2.1 Introducción
2.3 Justificación
3
3.1 Fundamentación teórico-metodológica
3.8
4.4 Cronograma
4.5 Recursos
4
3.5 RECURSOS
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se utilizó una serie de
recursos para la obtención y ordenamiento de la información, las cuales son:
recursos humanos tales como: una socia y empleados de la Librería y Papelería
Aranda, S.A de C.V, equipo de investigación, asesor de tesis, también se utilizó
recursos documentales entre los que se tienen, organigrama, kardex, entre
otros, además se utilizaron recursos bibliográficos como: libros, tesis, revistas,
folletos.
5
A la vez se determinaron las definiciones propias en relación al tema de
investigación. Además se establecieron algunas consideraciones para mejorar
el Control de los Inventarios y el Orden Físico, para la aplicación de las mismas
en base a sus requerimientos.
Marco operativo
Esta parte contiene la descripción de los sujetos que se investigan para luego
establecer cuales son algunos de los problemas que aquejan a la librería en lo
referente a lo administrativo y disposición física de las instalaciones, además se
presentan las técnicas utilizadas en el proceso de investigación, luego se
elaboró el cronograma de actividades donde se plasma el tiempo que se llevó a
cabo cada una de las acciones realizadas en el desarrollo de la tesis y a la vez
se describen los recursos utilizados.
6
BIBLIOGRAFÍA
7
-R.W Johnson R.W Melicher, (1995), “Administración Financiera”, cuarta
reimpresión capítulo 8, página 207.Compañía Editorial Continental S.A de C.V,
México.
8
2
3
4
2
3
4