Presidencia del Consejo Ejecutivo

Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

Secretaria Técnica - Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

PLAN DE ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS JURISDICCIONALES
Y ADMINISTRATIVOS DEL PODER
JUDICIAL – 2023
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DOCUMENTO INTERNO CODIGO

PLAN Versión: 01

Eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del Poder Página: 7 de
Judicial

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Nombre

Comisión Nacional de Presidente del Consejo

Cargo Archivos del Poder Ejecutivo del Poder
Judicial Judicial

1. OBJETIVO

1.1. El Objetivo principal del Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial 2023, es ejecutar
acciones y procedimientos de eliminación de documentos custodiados en los
Archivos Desconcentrados (ex archivos centrales) de las Cortes Superiores de
Justicia del país, Corte Suprema de Justicia de la República, OCMA, Gerencia
General, Consejo Ejecutivo y Procuraduría del Poder Judicial, de tal forma que
se garantice la eliminación de documentos innecesarios de los repositorios
judiciales que requieren descongestionarse inmediatamente. Asimismo, permitirá
continuar en el Poder Judicial:

1.1.1. Descongestionar la sobrecarga existente en los repositorios de los Archivos

Desconcentrados de las Cortes Superiores de Justicia del país, Corte
Suprema de la República; los Archivos de OCMA, Gerencia General, Consejo
Ejecutivo y Procuraduría del Poder Judicial; lo cual será posible gracias a la
minuciosa identificación, selección y clasificación de documentos
jurisdiccionales y administrativos según los criterios jurídicos valorativos
descritos en el presente Plan y Directiva N° 016 – 2022 – CE - PJ.

1.1.2. Conocer la cantidad de acervo documentario eliminado, la cantidad de folios

y metros lineales eliminados, evidenciándose un diagnóstico real cualitativo y
cuantitativo; lo que permitirá efectuar un nuevo diagnóstico real a nivel
Nacional.

2. ALCANCE

2.1. El presente Plan se efectuará en todas las Cortes Superiores de Justicia del
país, Corte Suprema de Justicia de la República, OCMA, Gerencia General,
Consejo Ejecutivo y Procuraduría del Poder Judicial, quienes están obligadas a
cumplir lo dispuesto en el presente Plan de eliminación de documentos
jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial 2023.
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3. BASE NORMATIVA

3.1. La base normativa del Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial 2023 son:

3.1.1. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N°

001-2018-AGN/DAI denominada “Norma para la eliminación de
documentos de archivos del sector público”.

3.1.2. Resolución Administrativa N° 142– 2022 – CE – PJ, que aprueba los

criterios jurídicos valorativos.

3.1.3. Resolución Administrativa N° 407 – 2022 – CE – PJ, que aprueba la

Directiva N° 023-2022-CE-PJ, denominada “Organización de los archivos
jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial” – versión 02.

3.1.4. Resolución Administrativa N° 000316 – 2022 – CE – PJ que aprueba la

Directiva N° 016 – 2022 – CE – PJ denominada “Eliminación de
Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial”

4. DEFINICIONES

4.1. El Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos

existentes en los archivos del Poder Judicial ha identificado las definiciones
necesarias para la aplicación, comprensión y análisis del documento. Ordenadas
alfabéticamente, las mismas que son:

4.1.1. Archivo: Es el conjunto de documentos conservados por cualquier

técnica, en cualquier medio actualmente conocido o recientemente
desarrollado.
4.1.2. Archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el original.
4.1.3. Atribución o facultad: Capacidad para señalar el poder o facultad de
decisión respecto a determinadas materias, conferida expresamente por
Ley.
4.1.4. Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la más alta
autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de
formulación del Programa de Control de Documentos, de eliminación de
documentos y transferencia documental en su distrito judicial.
4.1.5. Documento. - Cualquier medio que lleve en la información registrada y
que puede ser tratado como una unidad.
4.1.6. Documento de archivo. -Información creada o recibida, conservada
como información y prueba, por una organización o un individuo en el
desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
4.1.7. Eliminación de documentos: Procedimiento archivístico que consiste en
la destrucción física de series documentales, autorizado expresamente
por el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.
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4.1.8. Expediente Judicial: Conjunto de documentos correspondientes a un

determinado proceso judicial.
4.1.9. Expediente administrativo: Conjunto de documentos que sirven como
base para que un órgano administrativo se pronuncie sobre un derecho
de petición del administrado o alguna controversia administrativa
mediante una resolución y debe estar conformado por todos los
documentos relevantes que ayuden a la institución a resolver un asunto
4.1.10. Funciones: Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde
realizar a la entidad, y demás niveles organizacionales, para alcanzar sus
objetivos.
4.1.11. Gestión de documentos de archivo. -área de gestión responsable de un
control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento,
el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos
para incorporar y mantener en forma de documentos la información y
prueba de las actividades y operaciones de la organización.
4.1.12. Inventario de eliminación de documentos: Lista ordenada que contiene
las series documentadas que pertenecen al Poder Judicial y que son
propuestas a eliminar.
4.1.13. Legajo Administrativo: documentos que son generados por las áreas
administrativas y jurisdiccionales del Poder Judicial que son destinados a
organizar o hacer funcionar sus actividades o servicios
4.1.14. Muestra Documental: Son documentos representativos seleccionados
por serie documental para la verificación y dictamen del Comité Evaluador
de Documentos (CEO) y la Comisión Técnica de Archivos (CTA). Serán
digitalizados por su valor informativo. Al concluir la eliminación serán
incluidos en lo autorizado a eliminar.
4.1.15. Órgano de Administración de Archivos: Es el responsable de
planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación
y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y
periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en
coordinación con el Archivo General de la Nación. Conocido comúnmente
como Archivo Central.
4.1.16. Organigrama: Representación gráfica de la organización de una entidad
o dependencia en la cual se muestran las distintas unidades de
organización y sus relaciones jerárquicas.
4.1.17. Plan de Trabajo: Es un instrumento de planificación ordenado y
sistematizado de modo que pueda tenerse una visión del trabajo a
realizar, con objetivos, metas, actividades, responsables y cronograma
debidamente establecidos.
4.1.18. Plan de Eliminación: Instrumento de Gestión Archivística para ejecutar
el Procedimiento de Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y
Administrativos del Poder Judicial
4.1.19. Periodo/Plazo de retención: Límite de tiempo establecido en años, en
que los documentos permanecen en cada archivo (gestión, periférico o
central). Se toma en cuenta el año fiscal vigente.
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4.1.20. Programa de Control de Documentos: Es un documento de gestión

archivística que establece las series documentales que produce una
entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número
de años que deben conservarse y los períodos I plazos de retención en
cada archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su
eliminación.
4.1.21. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen
características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y
que, por consiguiente, son archivados, usados, transferidos y pueden ser
eliminados como unidad.
4.1.22. Soporte físico: Medio de almacenamiento de información, entre los
cuales se encuentra el papel, medio electrónico (documento electrónico).
audiovisual (audios y videos), entre otros.

5. ACTIVIDADES POR DESARROLLAR

5.1. El Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos

existentes en los archivos del Poder Judicial 2022 desarrollará actividades en
base a los siguientes principios:

5.1.1. Principio de Legalidad I Autorización

La eliminación de documentos se realizará cuando el expediente

administrativo haya perdido completamente su valor y utilidad
administrativa, de acuerdo a la norma vigente.

5.1.2. Principio de Irreversibilidad

La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que

garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización de
los documentos, así como la recuperación de cualquier información
contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea respetuoso
con el medio ambiente, así como, en la medida de lo posible, el resultado
pueda ser reciclado.

5.1.3. Principio de Seguridad y Confidencialidad

Los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial

deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que garantice la
preservación de su información hasta el momento de su destrucción y la
imposibilidad de recomposición, tanto de la información como de los
soportes.

5.1.4. Principio de Oportunidad

La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que

ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es también
importante que no se conserven los documentos más tiempo de lo
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necesario. La eliminación es una actividad programada por las entidades

del sector público, en caso existan motivos para conservar los
documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el
Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos motivos
para su posterior modificación.

5.1.5. Principio de Actuación documentada

El proceso de eliminación debe siempre documentarse, de esta forma los

inventarios, informes, actas de sesión, copias de correos electrónicos
solicitando información adicional u autorizaciones, oficios y registros son
prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento.

5.2. La validación de metas para desarrollar el Plan de eliminación de documentos

jurisdiccionales y administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial
estará a cargo de la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial. Para ello,
la Subcomisión Distrital de Archivos o quien haga a sus veces dicha función
deberá verificar el cumplimiento de las metas y de las proyecciones y/o metas
internas señaladas por los responsables de archivos es acorde a su realidad
institucional o si se han excedido en su proyección, ello dará inicio a un proceso
de eliminación real; las acciones concretas serían las siguientes:

5.2.1. Establecer canales de coordinación, identificando previamente a los

funcionarios (internos y/o externos) aliados para el éxito del Plan de
Eliminación (Presidente de Corte, Administrador, Gerente General,
Administrador, Jefe de Asesoría Legal, Jefe de Servicios Judiciales,
Responsable de Archivo, Gerencia de Informática, CONAPJ, Consejo
Ejecutivo del Poder Judicial, Archivo General de la Nación, entre otros).
5.2.2. Corroborar y/o validar la cantidad de espacio disponible que existe en el
repositorio donde se aplicará el proceso completo de eliminación.
5.2.3. Identificar, seleccionar, clasificar, corroborar y/o validar minuciosamente
los documentos administrativos y jurisdiccionales que se eliminarán en su
repositorio y que estarán considerados en las series documentales.
5.2.4. Identificar, seleccionar, clasificar, corroborar y/o validar minuciosamente
los documentos administrativos y jurisdiccionales que no se eliminarán y
que no se hubieren considerado en las series documentales.
5.2.5. Identificar, seleccionar, clasificar, corroborar y/o validar minuciosamente
los documentos administrativos y jurisdiccionales que tienen pendiente de
realizar el inventario de eliminación de documentos.
5.2.6. Garantizar el cumplimiento de las metas señaladas en el presente Plan.

5.3. El equipo humano del Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial, en lo posible debe
ubicarse en un ambiente y/o espacio físico adecuado que cuente con las
condiciones de implementación tecnológica y logística (muebles, PC, equipos
digitalización, etc.) excepcionalmente el equipo humano podrá laborar fuera del
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archivo desconcentrado, así como muy excepcionalmente podrá realizar labores

operativas en repositorios de sub sedes.

5.4. El grupo humano del Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial, en estrecha
coordinación con el responsable de Archivo y la Subcomisión Distrital de
Archivos deben fijar metas diarias, semanales y mensuales para el logro del
objetivo final; de esta forma también se podrá monitorear tanto de la instancia
nacional como local de forma objetiva el avance y eficiencia de la eliminación
debida en el periodo establecido.

5.5. Las metas programadas para el presente año, se define de la siguiente manera:

5.5.1. Las Cortes Superiores de Justicia a nivel nacional, la Corte Suprema

de Justicia de la República, OCMA, Gerencia General, Consejo
Ejecutivo y Procuraduría deberán solicitar la autorización de la
eliminación de documentos, para el año 2023 la cantidad de 250
metros lineales; de las cuales en el primer semestre deberán solicitar
la eliminación de 100 metros lineales y en el segundo semestre la
cantidad de 150 metros lineales, teniendo en cuenta el cronograma de
actividades precisados en el ANEXO 06 del presente plan.

5.6. El Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos

existentes en los archivos del Poder Judicial, nos deja el reto de entregar
significativos avances y/o metas de gran impacto; de allí que la Subcomisión
Distrital de Archivos, Comité Evaluador de Documentos, deben priorizar aquellas
metas que:

5.6.1. Permitan despejar espacios físicos saturados (documentos en el Piso).

5.6.2. Permitan despejar espacios en anaqueles del archivo (eliminación de
documentos).
5.6.3. Permitan disminuir los repositorios alquilados o aquellos en cesión de
uso.
5.6.4. Efectuar el registro de expedientes y/o series documentales eliminados
que permita sincerar la información y mantener la base de datos
actualizada.
5.6.5. Muy excepcionalmente el equipo de descarga realizará otras labores
operativas que no generen impacto relevante relacionado al Plan de
eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos existentes
en los archivos del Poder Judicial.
5.6.6. Según la carga en cada actividad de impacto, distribuir los recursos
humanos (identificación, selección y ordenamiento de documentos a
eliminar, elaboración de series documentales e inventario de eliminación.)

5.7. La Subcomisión Distrital de Archivos (Presidente de Corte o a quien designe,

Administrador/Gerente, Jefe de la Unidad de Servicios Judiciales y el
Responsable de Archivo) deberá aprobar el diseño de trabajo y homologar los
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procedimientos que regirán en su jurisdicción para el presente Plan y ser base

para los siguientes años (guías metodológicas).

5.8. El Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos

existentes en los archivos del Poder Judicial, desarrollará un procedimiento de
eliminación de documentos, que se rige por el principio de legalidad del
procedimiento administrativo general, es único e implica responsabilidad
funcional y administrativa; asimismo, deberá ser conducido por el Órgano de
Administración de Archivos o el que asuma la función en la entidad. En ese
sentido, el procedimiento del “Plan de eliminación de documentos
jurisdiccionales y administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial”
debe cumplir con las siguientes etapas:

5.8.1. ETAPA PRELIMINAR

5.8.1.1. Las Cortes Superiores de Justicia, Corte Suprema de la

República, OCMA, Gerencia General, Procuraduría y el
Consejo ejecutivo del Poder Judicial deberán conformar su
Comité Evaluador de Documentos (CED) para que supervisen
la identificación, selección, clasificación y ordenamiento de los
documentos administrativos y jurisdiccionales a eliminar,
validen las series documentales, inventario de eliminación de
documentos y realicen las acciones pertinentes ante el Archivo
General de la Nación o Archivo Regional a fin obtener la
autorización respectiva. Asimismo, el CED sesionará de
manera permanente y las veces que sea necesario para que
tomen acuerdos por unanimidad lo cual será plasmado
mediante acta.1

Dicho Comité de Evaluación Distrital debe estar conformado

por:

- Titular o representante de la máxima autoridad (presidente)

- Asesor Legal (miembro)
- Funcionarios responsables de los documentos a evaluar
(miembro)
- Responsable del Archivo Desconcentrado (secretario
técnico).

5.8.1.2. Responsable del Archivo Desconcentrado deberá elaborar su

Plan Anual de Trabajo en la cual deberá incluir el proceso de
eliminación de documentos y su cronograma de ejecución.

5.8.1.3. Responsable del Archivo Desconcentrado deberá solicitar la

aprobación de su Plan Anual de Trabajo y su cronograma de
1
De conformidad con el numeral 8.2 literal a) de la resolución jefatural N° 242-2018-AGN/J.
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actividades ante su Corte donde incluya el plan de eliminación y

debe remitirla a la Comisión Nacional de Archivos del Poder
Judicial.

5.8.1.4. La Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial o el

Responsable del Archivo Desconcentrado deberá presenta su
Plan Anual de Trabajo y su cronograma de actividades
debidamente aprobado ante el Archivo General de la Nación o
Archivo Regional según Corresponda hasta el último día hábil
del mes de febrero.2

5.8.2. ETAPA INTERMEDIA

Una vez que las Cortes Superiores de Justicia, Corte Suprema, Consejo
Ejecutivo, Gerencia General, OCMA y Procuraduría del Poder Judicial
hayan conformado sus Comité Evaluador de Documentos y hayan
aprobado el Plan Anual de Trabajo de su área de archivos:

5.8.2.1. Los Responsables del Archivo Desconcentrado junto a sus

colaboradores y demás personal bajo su administración deberán
identificar y seleccionar cuidadosamente los documentos
administrativos y jurisdiccionales que cumplen con los requisitos
de eliminación; teniendo los criterios jurídicos valorativos descritos
en el presente plan.

5.8.2.2. Los Responsables del Archivo Desconcentrado deberán distribuir

su personal asignado para el plan de eliminación para desarrollar
los Inventario de Eliminación de Documentos Administrativos y
Jurisdiccionales que han sido identificados y seleccionados
previamente. Asimismo, ordenarán los documentos propuestos a
eliminar y los ubicarán en un lugar donde tenga las medidas
mínimas de seguridad, accesibilidad y salubridad que permitan
una correcta conservación.

a) Los Responsables del Archivo Desconcentrado, el personal

del plan de eliminación deberán ordenar los documentos
propuestos a eliminar y los ubicarán en un lugar donde tenga
las medidas mínimas de seguridad, accesibilidad y
salubridad; teniendo en cuenta los metros lineales.

b) Los Responsables del Archivo Desconcentrado consignarán

el total de metros lineales, cantidad de documentos, y
realizará un inventario interno como base de datos para la
institución. El Archivo Desconcentrado es responsable de la
custodia temporal de los documentos durante el
procedimiento de autorización.

2
De conformidad con el numeral 8.2 literal b) de la resolución jefatural N° 242-2018-AGN/J.
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5.8.2.3. Los Responsables del Archivo Desconcentrado deberán solicitar

al Comité Evaluador de Documentos que valide las Series
Documentales y el Inventario de Documentos a Eliminar.

5.8.2.4. El Comité Evaluador de Documentos sesionará, emitirá opinión

favorable mediante acta. El voto tiene que ser unánime.

5.8.2.5. El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la

autorización para la eliminación de los documentos al Archivo
General de la Nación o Archivo Regional, según corresponda.

Para ello, deberá presentar el expediente de eliminación que

deberá contener los documentos que se señalan en el siguiente
orden:3

• Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la

Nación, solicitando la autorización de eliminación de
documentos.
• Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión del Comité
Evaluador de Documentos. (Ver anexo 1).
• Un (01) Inventario de eliminación. (Ver anexo 2)
• Una (01) muestra representativa de cada serie documental,
rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD o
CD no regrabable. Las muestras documentales en soporte
físico no son consideradas necesarias para la autorización
correspondiente.

5.8.2.6. Ante cualquier observación realizada por el Archivo General de la

Nación o el Archivo Regional. El Comité Evaluador de
Documentos deberá subsanar dichas observaciones en un plazo
máximo de 10 días hábiles de notificada.4

5.8.2.7. Durante la visita que efectúe el Archivo General de la Nación o

Archivo Regional, deberán estar presentes los miembros de la
Sub Comisión Distrital de Archivos, Comité Evaluador de
Documentos, Representante de la Comisión Nacional de
Archivos.

5.8.2.8. Al concluir la visita de verificación, ambas partes consignarán el

total de metros lineales y suscribirán el acta en señal de
conformidad. El responsable del archivo central de la entidad es
responsable de la custodia temporal de los documentos durante
el procedimiento de autorización.

3
De conformidad con el numeral 8.2 literal c) de la resolución jefatural N° 242-2018-AGN/J.
4
De conformidad con el numeral 8.4 literal d) de la resolución jefatural N° 242-2018-AGN/J.
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5.8.3. ETAPA DE AUTORIZACIÓN

5.8.3.1. El CED, responsable del Archivo Desconcentrado y la

Subcomisión Distrital de Archivos son los encargados de realizar
el seguimiento permanente de la solicitud de autorización de
eliminación de documentos.

5.8.3.2. La Dirección de Archivo Intermedio del AGN o archivo Regional

será el responsable de derivar el expediente a la Comisión
Técnica de Archivos del Archivo General de la Nación o Archivo
Regional para la opinión respectiva.

5.8.3.3. En caso que la Comisión Técnica de Archivos del Archivo

General de la Nación o Archivo Regional, contemple opinión
favorable sólo en algunas series documentales, notificará a la
entidad solicitante la obligación de separar los documentos
autorizados para su posterior medición.

5.8.3.4. Con la opinión favorable refrendada en acta de sesión, el Archivo

General de la Nación o Archivo Regional emitirá y notificará la
resolución de autorización correspondiente.

5.8.4. ETAPA DE EJECUCIÓN

5.8.4.1. Notificada la Resolución del AGN o AR que autoriza la

eliminación de documentos, la Gerencia de Administración
Distrital de cada Corte Superior, Corte Suprema de la República,
Procuraduría, Gerencia General y Consejo Ejecutivo del Poder
Judicial, solicitarán inmediatamente al Archivo Regional o
Archivo General de la Nación el recojo de los documentos
declarados innecesarios.

5.8.4.2. En el caso de que el Archivo General de la Nación o Archivo

Regional no recojan los documentos declarados innecesarios en
un plazo no mayor de 45 días hábiles. Las Cortes Superiores de
Justicia, Corte Suprema de Justicia de la República, Gerencia
General y Procuraduría del Poder Judicial deberán ejecutar la
eliminación de documentos.

5.8.4.3. La Sub Comisión Distrital de Archivos y el Comité Evaluador de

Documentos deberán supervisar el cumplimiento de ejecución y
dar cuenta a la Comisión Nacional de Archivos del Poder
Judicial.

5.9. Con la finalidad de evidenciar un diagnóstico real cualitativo y cuantitativo

del Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y administrativos
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existentes en los archivos del Poder Judicial, la Comisión Nacional de

Archivos elevará al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial un informe
donde se detallarán la siguiente información:

5.9.1. Cantidad de acervo documentario eliminado.

5.9.2. Cantidad de metros lineal eliminado.
5.9.3. Porcentaje de disminución de la sobrecarga en los repositorios de
los archivos centrales donde se desarrolló en Plan de Eliminación.
5.9.4. Otros resultados de la Comisión Nacional de Archivos deseen
incluir.

5.10. Para la ejecución del presente Plan se utilizarán todos los criterios
jurídicos valorativos descritos en la Resolución Administrativa N° 00142 –
2022 CE – PJ y Resolución Administrativa N° 000316 – 2022 – CE – PJ.

5.11. Adicionalmente, se utilizará el siguiente criterio jurídico valorativo:

5.11.1.1. Se podrán eliminar los expedientes judiciales que

hayan sido declarados improcedentes mediante
documento, que tengan más de 5 años de antigüedad
y/o estén ubicados en el archivo desconcentrado.

5.12. Ante vacíos, lagunas y/o controversias que pudieran surgir en la

ejecución del presente Plan, se aplica supletoriamente la Directiva N° 016
– 2022 – CE – PJ y en última instancia se solicita opinión a la CONAPJ.
6. RECURSOS NECESARIOS

6.1. Para desarrollar exitosamente el plan de eliminación de documentos

jurisdiccionales y administrativos existentes en los archivos del Poder Judicial,
se contará con el personal de planta que actualmente cada Corte Superior de
Justicia tiene en su archivo desconcentrado; aunado a ello, se dispondrá al
Personal del Plan de Descarga asignados inicialmente mediante resoluciones
administrativas N° 305 – 2021 – CE - PJ y 310 – 2021 – CE – PJ y que
posteriormente fueron designados mediante Resolución Administrativa N° 456 –
2022 – CE – PJ y Resolución Administrativa N° 464 – 2022 – CE – PJ.

6.2. Sin perjuicio de lo establecido en líneas precedentes, es necesario que se

gestione transporte, estadía y alimentación para el personal de la CONAPJ con
la finalidad de que pueda trasladarse a las Cortes Superiores de Justicia a nivel
nacional y brinde capacitación y asesoramiento técnico de manera presencial al
personal de archivos sobre la elaboración de las series documentales, formatos
de inventario de eliminación de documentos y sobre las etapas del proceso de
eliminación.
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7. COSTOS

7.1. El presente Plan de eliminación de documentos jurisdiccionales y

administrativos existentes en los archivos del del Poder no genera costos.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE RESPONSABLE/
VERSION ACTUALIZACION PROCESO
ACTUALIZACION CARGO

9. ANEXOS

- ACTA DE SESION DE COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS (ANEXO 01)

- INVENTARIOS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS (ANEXO 02)
- DEVOLUCION D EXPEDIENTES POR INCONSISTENCIAS (ANEXO 03)
- ACTA DE VERIFICACION DE DOCUMENTOS PROPUESTOS A ELIMINAR
(ANEXO 04)
- INFORME DE VERIFICACION A PRESENTAR POR EL PERSONAL
ACREDITADO POR EL ARCHIVO INTERMEDIO DEL AGN (ANEXO 5)
- CRONOGRAMA (ANEXO 06)
- IMÁGENES DE DOCUMENTOS CON PERDIDA DE CONTENIDO (ANEXO 07)
- FLUJOGRAMA DE GANTT (ANEXO 08)
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ANEXO 06

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2023

ETAPA 1:

ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

Elaboración, aprobación del Plan Anual de
X
Trabajo
remitir del Plan Anual de Trabajo y el
X
cronograma de eliminación del AGN o AR.
Identificación de las series documentales X X X X X
Selección, clasificación y reubicación de los
documentos propuestos a eliminar (por X X X X X
paquetes)
Desarrollo del inventario de eliminación de
X X X
documentos
Presentación de la Solicitud de Eliminación
X X
ante el AGN o Archivo Regional
Seguimiento de trámite de la solicitud de
X X X
autorización

ETAPA 2:

ACTIVIDADES JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICEIMBRE

Elaboración, aprobación del Plan
X
Anual de Trabajo
remitir del Plan Anual de Trabajo y el
cronograma de eliminación del AGN X
o AR.
Identificación de las series
X X X X X
documentales
Selección, clasificación y
reubicación de los documentos X X X X X
propuestos a eliminar (por paquetes)
Desarrollo del inventario de
X X X
eliminación de documentos
Presentación de la Solicitud de
Eliminación ante el AGN o Archivo X X
Regional
Seguimiento de trámite de la
X X X
solicitud de autorización
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ANEXO 07

DOCUMENTOS CON PERDIDA DE CONTENIDO

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ANEXO 08
FLUJOGRAMA DE GANTT
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JEFATURA DE DIRECCION DE ARCHIVO COMISION

RESPONSABLE DE ARCHIVO COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS PRESIDENTE DE CORTE
AGN INTERMEDIO TECNICA

inicio

Elabora propuesta
de eliminación

Adjunta:
• Serie documental Revisa, evalúa,
• Tabla de retención supervisa y
• Inventario de documentos valida
a eliminar.

Toma conocimiento
Toma
Subsana no si Solicita Toma conocimiento y
conocimiento
y evalúa la solicitud
Aprueban autorización de
observaciones eliminación al visto bueno
AGN

Nota: en este proceso las

series documentales deben
estar aprobadas por la corte
 Presidencia del Consejo Ejecutivo
Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial
Secretaria Técnica - Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial
RESPONSABLE DE PRESIDENTE DE JEFATURA DIRECCION DE ARCHIVO COMISION
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
ARCHIVO CORTE DE AGN INTERMEDIO TECNICA

evalúa la solicitud del CED

Toma Realiza
si visita al
conocimiento y Realiza no
observaciones. archivo
subsana central
observaciones

Consignan el
total de metros Toma
lineales y conocimiento
suscriben un acta
en señal de
conformidad

A
 Presidencia del Consejo Ejecutivo
Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial
Secretaria Técnica - Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

RESPONSABLE DE PRESIDENTE DE JEFATURA DE DIRECCION DE ARCHIVO COMISION

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
ARCHIVO CORTE AGN INTERMEDIO TECNICA

Emite
dictamen

Toma
conocimiento y
dispone las
acciones
Toma Toma necesarias para EMITE
conocimiento conocimiento garantizar el RESOLUCION
si Opinión
Favorable.
cumplimiento JEFATURAL
de la
Resolución que
autoriza la
eliminación de no
documentos

Fin

A
 Presidencia del Consejo Ejecutivo
Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial
Secretaria Técnica - Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

PRESIDENTE DE DIRECCION DE ARCHIVO COMISION

RESPONSABLE DE ARCHIVO COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS JEFATURA DE AGN
CORTE INTERMEDIO TECNICA

Seleccionar, identificar
documentos y custodiar

• Validar metas
• Coordinar con aliados
• Verificar series

• Prioriza metas de impacto

• Gestiona recursos humanos,
logísticos

Prepara metros lineales y un

ambiente adecuado para el Plan Supervisa y suscribe actas
de cada proceso Ejecuta el proceso de
de eliminación
eliminación