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FORMATO GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIN/EL JUEGO DE ROLES/EL ESTUDIO DE CASO

F08-9309-009/01-09-09 Versin 1
Modelo de Mejora Proceso: Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento: Desarrollo Curricular
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1.

TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA . Organizacin de documentos Produccin de documentos electrnicos

Competencia: Actividad de Aprendizaje:

Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin: Aplica rigurosamente las normas de cortesa en todos los eventos de comunicacin. Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Nombre del Aprendiz(a) en formacin: Dailerson Andrs Reina Carrillo Gabriel Alfonso Salcedo Carvajal No. de ficha: __________40913_____________________________________________________ Centro de formacin: __Centro de turisticos_______________________________________________________ servicios empresariales y

Regional: ______________Santander_____________________________________________________ Nombre del Formador (a): ___________Marta Patricia Ariza Rodriguez___________________________________________

1. Elabore un cuadro comparativo en la produccin manual y la produccin automatizada de documentos teniendo en cuenta los siguientes parmetros:SOPORTE DOCUMENTAL CREACIN DISEO NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION AUTORIZACIN DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTOS VARIABLES MNIMAS DE DESCRIPCIN ASIGNACIN DE FECHA RADICACIN FIRMA . 2. Empiece a elaborar el portafolio de evidencias digital del tema denominado los archivos electrnicos, para ello aplique la siguiente tabla de retencin documental. SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de evidencias archivos electrnicos CERTIFICACIONES 1 1 X AG AC AH E D S CT

CODIGO 010100

010101

010200

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ITEMS

PRODUCCION MANUAL

PRODUCCION AUTOMATIZADA

CREACION Se tiene la creacin, diseo y produccin de documentos, la normalizacin de la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos. El proceso de produccin de documentos del sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos.

DISEO Documento autntico es su integridad. En documentos tradicionales como un contrato o un cheque, si se aprecian modificaciones o tachones, dichos documentos son prcticamente invalidados. El documento electrnico, donde por errores de transmisin, fallas en el medio de almacenaje, o donde intencionadamente se modifica el contenido original del documento, ste pierde su integridad y, por tanto, su autenticidad

NORMALIZACION DE LA PRODUCCION lanormalizacion produccin doc umental en trm inos de la identificacin de qui en l os produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos

tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin docum ental a travs de un m dulo de adm inistracin) y u n m en de opciones para la identificacin y descripcin de documentos

AUTORIZACION DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

En el proceso manual la autentificacin es una firma escrita que se lleva a cabo en un recibido o en una entrega directa esa firma siempre podr ser vlida solo en ese documento

El proceso de autenticacin consiste en que, mediante un programa de cmputo, se alimentan d o c u m e n t o f i r m a d o y l a llave pblica del supuesto firmante; el programa indica si e s autntico o no es autntico

VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION

hay q ue ten er en cuenta en l a etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los m e t a d a t o s . P o r ejemplo en los datos de contexto se puede tener en c u e n t a l o s d e t i p o documental com o dependencia, as como el funciona rio qu e produce el docum ento.

hay que tener en cuenta en l a etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los m e t a d a t o s . P o r ejemplo en los datos de context o se puede tener en cuenta los de t i p o docum ental com o dependencia, as com o el funcionario que produce el docum ento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte

ASIGNACION DE FECHAS

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RADICACION FIRMA

En el sistem a tradicional de escrito firm ado autgrafam ente tambin e xiste el problem a de aut ent icar une s c r i t o , n o n i c a m e n t e e n el contexto de autenticar la firma autgrafa, sino adem s , autenticar la capacidad del sujeto para comprometerse al contenido del mismo.