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TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 DATOS GENERALES TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA .

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional: Competencia: Actividad de Aprendizaje:

Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin: Aplica rigurosamente las normas de cortesa en todos los eventos de comunicacin.

Duracin de la evaluacin: 1 HORAS Nombre del Aprendiz(a) en formacin: _JULIETH PAOLA CELIS MARTNEZ . ___________________________________________ No. de ficha: _______40913________________________________________________________ Centro de formacin: _________________________________________________________ Regional: ___________________________________________________________________ Nombre del Formador (a): ______________________________________________________ 1. Elabore un cuadro comparativo en la produccin manual y la produccin automatizada de documentos teniendo en cuenta los siguientes parmetros: SOPORTE DOCUMENTAL CREACIN DISEO NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION AUTORIZACIN DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTOS VARIABLES MNIMAS DE DESCRIPCIN ASIGNACIN DE FECHA RADICACIN FIRMA . 2. Empiece a elaborar el portafolio de evidencias digital del tema denominado los archivos electrnicos, para ello aplique la siguiente tabla de retencin documental. CODIGO 010100 010101 010200 SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de evidencias archivos electrnicos CERTIFICACIONES AG AC AH E D S CT

ANGIE CAAMAO

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1 1 1

X X

CUADRO COMPARATIVO Produccin manual creacin


Este esquema, en el proceso de produccin del documento, debe permitir

Produccin automatizada
Para la creacin automatizada se tuvieron en cuenta dos aspectos primordiales como: El anlisis del flujo de informacin

Diseo

Normalizacin de produccin

Autorizacin de produccin de documentos

Variables mnimas de descripcin

validaciones para los datos bsicos diplomtica documental En este punto se deber hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin que nos dar a conocer la informacin. Y normalizacin del diseo del documental. se produce el documento tomando en cuenta como requisito primordial la secuencia y orden que deben llevar cada dependencia para la organizacin documental El sistema deber establecer la posibilidad de crear y manejar expedientes a nivel de cada dependencia, para dar distribucin a un lugar determinado de la empresa En el procedimiento manual se destacan algunos elementos o variables que hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son, datos de contexto e informacin de contenido que tiene en si cada variacin de documento Para la produccin manual se registra la

para ver cmo se afecta y que hay que tener en cuenta, en el momento de automatizar. El diseo que observamos en este proceso, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que dan una mejor organizacin y descripcin de los documentos Como iniciativa de cada dependencia se debe tener la posibilidad de crear en el sistema, la versin borrador y la versin definitiva del documento. Se deber registrar y fijar unas palabras claves dentro de esta, una descripcin general del contenido y la ubicacin fsica en el caso de documentos fsicos. El sistema debe efectuar el derecho de acceso a crear el documento conforme a lo dispuesto en el mapa documental.

Radicacin

Para llevar un proceso coherente, que pueda

informacin de contexto se pasa a los datos de contenido. En cuando a estos es importante registrar cual ser la finalidad del documento para as saber qu es lo que se quiere trasmitir en cada uno

cumplir con los requisitos que se exigen para llegar a tener una produccin til y eficaz, se radica el documento en el cual se deber trascribir el contexto del contenido en la base de datos. Es un documento firmado digitalmente por una persona o e n t i d a d denominada Autoridad Certificadora. el documento contiene el nombre de un sujeto y su llave pblica

firma

Existe una diferencia sutil pero muy importante entre el concepto de autenticidad que nos da la certificacin y la verificacin de un documento. Es el tipo de firma que se requiere en cada uno de los documentos