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PLAN DE REORGANIZACIN DE LA FUERZA DE VENTAS DISPLAYS LTDA. U.S.C.

rea de Gerencia de Ventas Santiago de Cali, 6 de Mayo de 2002 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA Displays Ltda es una empresa constituida en Santiago de Cali el 3 de Junio de 1986, que se estableci como creadora y comercializadora de todo tipo de avisos y exhibidores para empresas e interesados y de todos los tipos, tanto de materiales, como de diseos, formas y dimensiones. Ha trabajadado ampliamente en el sector de Santiago de Cali, aunque desde hace tiempo se considera comercializadora a nivel nacional; aunque este paso lo ha dado tmidamente y no tiene una fuerte prescencia en ventas en otras partes fuera de su rea de operacin. Precisamente con la presentacin de este trabajo, se busca planear la manera como Displays Ltda. Puede entrar de lleno en el mercado nacional, por medio del establecimiento de una fuerza de ventas en todo el territorio Colombiano; primero de una manera sensata pero agresiva a la vez, y dependiendo de los logros obtenidos por el departamento de ventas, se puede pensar en fortalecer el mercado nacional o incluso abrirse al mercado internacional. Cabe aclarar que el plan no es de expandir el mercado, pues en teora ya estaba cubierto y el mercado ya existe. El propsito es expandir la fuerza de ventas a territorios sin explotar para tener un cubrimiento total. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Displays ofrece diseo, fabricacin y comercializacin de toda clase de exhibidores en distintas formas y materiales, dentro de los cuales se encuentran: AFICHES E IMPRESOS: Ofrecen distintas modalidades de afiches en materiales no convencionales, como Madera, Aluminio, Lmina, Vidrio, Cuero y Frmica. EXHIBIDORES PLSTICOS: Todo tipo de exhibidores, en formatos rectangulares para avisos, informacin, sealadores, etc. Muy tiles en empresas y lugares con muchas oficinas y locales, pues son prcticos, duraderos, atractivos y resistentes. Tambin son adecuados para avisos de gran formato y por eso los exhibidores vienen en varios tamaos rectangulares o de la forma y dimensiones que prefiera el cliente. EXHIBIDORES DE CARTN: La modalidad ms econmica. til cuando el presupuesto es bajo y no es imprescindible un exhibidor resistente. EXHIBIDOR DE TUBO Y ALAMBRE: Novedosos y atractivos diseos que aprovechan al mximo el tubo y el alambre. Para informacin vistosa y atractiva. EXHIBIDORES DE PLATINA: Elegancia y distincin para comunicar. Usados muy comunmente para resaltar entre exhibidores contiguos y oficinas gerenciales.

FERIAS Y EVENTOS ESPECIALES: Todo tipo de exhibidores para demarcar zonas, informar reas, o brindar informacin til y solidaria. MERCADO OBJETIVO El mercado de Displays abarca todo tipo de empresas, desde las PYMES hasta las grandes empresas, pues hay un tipo de producto para cada una de ellas; desde los modelos ms econmicos hasta los de mejor presentacin y duracin sobresaliente. El mercado abarca todo tipo de empresas, clubes, entidades y dems instituciones comerciales que quieran mantener su imagen corporativa en todos los lugares de su establecimiento, por medio de cosas tan aparentemente triviales como la seal de Recepcin, pero que engalanan cualquier habitacin. Pensando en las necesidades de las empresas, no solamente son piezas de material para grabar nombres, sino que tambin por medio de estas piezas se puede comunicar publicidad; sobre todo para las microempresas donde por medio de nuestros exhibidores y Displayss pueden grabar su nombre y colocarlo en la fachada. Por todos estos factores, el grupo objetivo de Displays abarca todo el territorio nacional en el mbito comercial. OBJETIVOS DEL PLAN Objetivo General Por medio de este plan de expansin de la fuerza de ventas se busca incrementar la prescencia de la empresa a nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho ms amplio y solidificar la empresa como de carcter nacional. Objetivos Especficos Redisear la organizacin de las ventas para que sea ms efectiva y acorde con la ampliacin de la fuerza de ventas, y adems reorganizar elementos que se venan trabajando mal. Crear mecanismos efectivos dentro de la organizacin de las ventas que garantize que la incursin en el territorio nacional sea un xito. Incrementar la prescencia de Displays en el mbito nacional: pasar de ser una empresa regional a abarcar todo el mercado colombiano Crecer el margen de utilidades con el que se vena trabajando ESTRATEGIAS COMERCIALES Las estrategias comerciales y de mercadeo incluyen la utilizacin de medios masivos no tradicionales para la promocin de sus productos. De esta manera se tiene un aviso en el Directorio Telefnico, una Pgina en Internet, mas los avisos publicitarios por el departamento de diseo, y por supuesto el Departamento de Ventas, por los conocidos vendedores puerta a puerta. El Area de ventas actual comprende el Departamento de diseo y los vendedores; el primero se encarga de todo el material promocional grfico, as como el mismo diseo de los exhibidores y los vendedores se encargan de llevar el catlogo de productos a la gran parte de las empresas para ofecerles una solucin gil a la sealizacin de la empresa, o dependiendo del caso, material promocional por medio de exhibidores. La propuesta de ampliacin de ventas incluye una completa reorganizacin interna, explicada en pginas posteriores, y que permita cubrir el mercado de manera total la estrategia a seguir, para complementar la fuerza promocional es un ejrcito de vendedores seleccionados y previamente capacitados para ofrecer el catlogo de productos a los posibles interesados que forman parte del grupo objetivo. 2

POLTICAS DE DISTRIBUCIN Teniendo la sede principal en Santiago de Cali, y funcionando en ese mismo lugar la planta de produccin, el cubrimiento de distribucin puede incrementar los costos, especialmente en zonas tan distantes como el pacfico; es por eso que durante la etapa de introduccin en estos mercados, una vez hechos los pedidos se contratar una empesa transportadora por Outsourcing que por medio de un convenio no incremente mucho los costos de distribucin. El convenio debe ser con una sola empresa que opere a nivel nacional y adems el contrato debe ser provisional; en caso de tener xito se puede pensar en abrir una planta en el norte, o en caso de no tener el xito esperado, poder terminar el contrato rpidamente. La empresa contratada tendr la exclusividad de distribucin y por medio de consideraciones en el contrato debe cumplir con estndares de puntualidad, cumplimiento y cuidado en la distribucin de los productos. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Organigrama Este es el actual modelo organizacional de Displays Ltda:

Como se puede notar, el rea de ventas juega un papel importante dentro de la estructura de la empresa, pues tiene su propio departamento para su funcionamiento; el problema radica en que de el se desprende la asesora del departamento de diseo a modo de Staff, y solo sus subordinados son los vendedores directamente. Esto hace concluir que no existe la suficiente fuerza de ventas para un departamento de ventas organizado; es por eso que pensamos que un organigrama ms eficiente sera como el siguiente:

Ntese que no solo cambiamos el rea de ventas, sino que tambin se pueden corregir otros factores de la misma empresa, jerarquizando las tres principales reas por demartamentos pero haciendo mayor nfasis en lo ms importante: las ventas, como podemos apreciar ms ampliamente en el siguiente cuadro:

Este es el departamento de ventas desarrollado; que implica subdividirlo a al vez en 3 Direcciones, una para cada zona del Pas donde existen clientes: Norte para el Atlntico Colombiano, Centro para la Regin Andina y sur para la regin Pacfica y el sur Colombiano. A su vez, en cada zona existen supervisores de acuerdo al tipo de cliente: Empresas Grandes y MiPYMES. De esta manera se da un cubrimiento total y casi personalizado a todo el grupo objetivo. A raiz de este organigrama planteado surgen otras inquietudes; como porque se escogi este modelo y no uno por lnea de productos, como por ejemplo Exhibidores de Plstico (los de mayor demanda) y otros exhibidores. Pues no consideramos este la mejor opcin por: Los tipos de clientes son distintos: como el grupo objetivo es tan amplio y no se puede ni se debe cerrar, una gran empresa no va a requerrir los mismos servicios o la misma forma de ventas que una Microempresa; la demanda es diferente, as como el tipo de cliente. Es inoperativo, pues se restringira al cliente a comprar solo exhibidores plsticos por ejemplo, y si quisiera adems otro tipo de exhibidor debe llamar y negociar con otro vendedor: es incmodo para el cliente y puede generar un ambiente hostil en el grupo de vendedores. Por esas razones consideramos ms pertinente primero Segmentar el mercado por zonas geogrficas: es evidente la pluriculturalidad que reina en las regiones del pas y por eso no es lo mismo venderle a un costeo que a un valluno. Este principio tambin es aplicable para empresas y por lo tanto cada zona debe operar casi con autonoma a la hora de vender. En segunda instancia, an dentro de la misma zona, y por la amplitud del mercado, el tipo de cliente tambin se debe sectorizar, es por eso que cada zona cuenta con un supervisor por tipo de empresa que recluta a sus vendedores ms aptos y pertinentes.

Por ltimo, el departamento de ventas puede parecer que funciona de una manera limitada y sus direcciones y supervisiones pueden parecer tambin insufucientes; hay que tener en cuenta que Displays Ltda, aunque no es una empresa pequea, tampoco puede abarrotar el mercado de un solo golpe; por eso y por las razones anteriormente expuestas, llegamos a la conclusin de que este puede ser el organigrama ms eficiente para las necesidades de la empresa. Responsabilidad y Funciones JUNTA DIRECTIVA Funciones: Tomar las decisiones ms relevantes de la empresa; fijar sus objetivos, proyecciones y expectativas, y hacer un seguimiento de la productividad de la misma. Deben ser Accionistas mayoritarios o representantes de los accionistas minoritarios de la empresa, con autoridad tica y profesional para tomar decisiones. GERENCIA GENERAL Gerente General Funciones: Representante legal de la empresa; supervisa y dirige el trabajo general. Toma decisiones de carcter medio y forma parte pasiva de la junta directiva, a excepcin de que sea miembro de la misma. DEPARTAMENTO DE VENTAS Gerente de Ventas Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Nacional; supervisar y recibir informes de las tres zonas del pas a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el mnimo de volumen de ventas establecido por ao y para ello debe adems disear mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcanze de la cuota. DIRECCIN POR ZONAS Directores de Ventas Norte, Centro y Sur Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Regional de cada una de sus zonas. Supervisar y recibir informes de su zona y envirselas al Gerente de Ventas en un informe trimestral para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre, adems de solucionar problemas de rango medio. Es su responsabilidad adems generar ideas y mecanismos para incrementar las ventas y/o motivar a los vendedores. Si llegase a descubrir un mecanismo que funcione, debe pedir autorizacin al Gerente de Ventas para ponerlo a prueba, y de dar efecto, comunicrselo a sus colegas de las otras zonas. Es responsable tambin de que el volumen de ventas de su zona se cumpla. SUPERVISIN Supervisores Funciones y Responsabilidades: Acatar las rdenes e ideas de su jefe para el incremento de la productividad. Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la cuota y la comisin de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores estrella. En caso de encontrar cualquiera de los dos, debe notificarlo a su superior para su posterior solucin o motivacin del vendedor. Debe adems, desarrollar planes y promociones para el segmento a su cargo, de forma que se adapten de la mejor manera posible. 7

Planificacion de Actividades Para un correcto funcionamiento y el incremento de la fuerza motivacional del vendedor, la gerencia de ventas ha desarrollado unas actividades, encaminadas a motivar al personal y aumentar las comisiones de venta. De esta manera se proyectan metas fijas y posibles de cumplir. En primer lugar, y coincidiendo dias despus del reporte trimestral, se organizar una reunin de vendedores; con el fin de resaltar logros individuales por mayor comisin de ventas, noticias y una reunin general de integracin con todos los vendedores de la zona. Para realizar una mayor integracin, anualmente se realizar una reunin a nivel nacional con todos los vendedores. Condiciones Econmicas. Estas reuniones buscan motivar al personal, de manera que se sienta parte de la empresa y sientan que sus logros son reconocidos. Entre otras actividades, estn las charlas de capacitacin, programadas semestralmente para actualizar a los vendedores y supervisores en el amplio tema de las ventas. En estas reuniones se contarn con conferencistas reconocidos en el gremio y con grandes cosas que ensear. Condiciones Econmicas La Gerencia de Ventas ha ideado unas condiciones econmicas favorables para el vendedor, con miras a que se adapte fcilmente al nuevo modelo gerencial de ventas propuesto; de esta manera se espera que se incremente su productividad, y por secula seculorum, las ventas. En primer lugar, y segn los resultados de la investigacin de mercados, que determine el numero de clientes potenciales, y el nmero de clientes que se espera impactar, se determinar el nmero de vendedores para cada zona y su comisin, que en principios ser una cuota fcil de cumplir, considerando que por primera vez se est incursionando realmente y con paso firme en todo el mercado nacional. Adems las comisiones sern justas y habr estmulos econmicos y reconocimentos personales a los vendedores que logren superar a un nivel determinado las ventas, y un premio adicional si mantienen ese volumen de ventas creciente en un periodo de por lo menos tres meses. Se les notificar de todas estas ventajas, adems de las posibilidades de ascenso meritorio que facilitar la empresa, por experiencia y por logros obtenidos. Todo esto encaminado a manetener unos niveles de pertenencia y contento amplios en la fuerza de ventas, para que salgan motivados a conseguir nuevos clientes.