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FORMATO GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIN/EL JUEGO DE ROLES/EL ESTUDIO DE CASO

F08-9309-009/01-09-09 Versin 1
Proceso: Ejecucin de la Formacin Profesional Procedimiento: Desarrollo Curricular

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TALLER 2 .PLAN DE GESTION DOCUMENTAL DOCUMENTOS ELECTRONICOS PARTE 1 1. DATOS GENERALES

Programa de Formacin: Proyecto de la Formacin Profesional: Competencia: Actividad de Aprendizaje: Evidencia de Desempeo: Se evaluara en clase a cada aprendiz el trabajo. Criterios de Evaluacin:

TN ASISTENCIA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL


CREACION Y FORTALECIMIENTO DE GRUPOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA GESTION ADMINISTRATIVA
.ORGANIZACION

DE DOCUMENTOS

PRODUCIR DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Duracin de la evaluacin: 1 HORAS

Aplica rigurosamente las normas de cortesa en todos los eventos de comunicacin.

Nombre del Aprendiz(a) en formacin: ________LESLY

IVON SUAREZ GUTIERREZ ___________________________________

No. de ficha: ___________________40913____________________________________________ Centro de formacin: ________CENTRO

DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS_________________________________________________

Regional: _______________________SANTANDER____________________________________________

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Nombre del Formador (a): ______________________MARTHA

PATRICIA ARIZA RODRIGUEZ________________________________

1. Elabore un cuadro comparativo en la produccin manual y la produccin automatizada de documentos teniendo en cuenta los siguientes parmetros: SOPORTE DOCUMENTAL CREACIN DISEO NORMALIZACIN DE LA PRODUCCION AUTORIZACIN DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTOS VARIABLES MNIMAS DE DESCRIPCIN ASIGNACIN DE FECHA RADICACIN FIRMA. 2. Empiece a elaborar el portafolio de evidencias digital del tema denominado los archivos electrnicos, para ello aplique la siguiente tabla de retencin documental. SERIE PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Portafolio de evidencias archivos electrnicos 1 1 X AG AC AH E D S CT

CODIGO 010100

010101

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010200

CERTIFICACIONES

ITEMS

PRODUCCION TRADICIONAL

PRODUCCION AUTOMATICA

SOPORTE DOCUMENTAL

En un documento electrnico, donde por errores de transmisin, fallas en el medio de almacenaje, o donde intencionadamente se modifica el contenido original del documento, ste pierde su integridad y, por tanto, su autenticidad

Sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos.

CREACION

La produccin manual de documentos se tiene la El anlisis del flujo de informacin para ver como se afecta y creacin,d i s e o y p r o d u c c i n d e d o c u m e n t o s , l a n o r que hay que tener en cuenta, en el momento de automatizar. m a l i z a c i n d e l a p r o d u c c i n d o c u m e n t a l e n trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos tipologas, directrices Adicionalmente al diseo de documentos tradicionales requiere competencia para el manejo del ordenador as como de

DISEO

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programas que se utilicen.


NORMALIZACION DE LA PRODUCCION

Dado que todos los actos de la administracin dan lugar a la produccin de documentos, es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comit de Archivo presente propuestas sobre la normalizacin de los tipos documentales, estructura y diseo de los mismos, nmero de copias, identificacin de trmites o copias innecesarias en la gestin, para efectos de normalizar y unificar criterios en la produccin documental, permitiendo optimizar los recursos y agilizar la gestin administrativa. Si el Certificado es autntico y confiamos en la AC, entonces, podemos confiar en que el sujeto identificado en el Certificado Digital posee la llave pblica que se seala en dicho Certificado.

realizar operaciones comerciales est siendo reemplazado por mtodos electrnicos resulta de suma importancia contar no slo con la tecnologa, sino con un marco legal que norme la validez de los documentos electrnicos.

AUTORIZACION DE PRODUCCION DOCUMENTOS

El Certificado Digital es un documento firmado digitalmente por una persona o entidad denominada Autoridad Certificadora, dicho documento establece una liga entre un sujeto y su llave pblica. Es decir, el Certificado Digital es un documento firmado por la Autoridad Certificadora (AC), el documento contiene el nombre de un sujeto y su llave pblica se debe tener la posibilidad de crear en el s i s t e m a , l a v e r s i n b o r r a d o r y l a versin definitiva del documento, se debe decir cuntos folios y/o anexos, el remitente, si se e n v a f u e r a d e l a e n t i d a d , se es interno, a que dependencia se enva, en

VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION

En el documento se hace una descripcin detallada de variables mnimas en el momento de la produccin, donde el sistema deber efectuar validaciones sobre el derecho de acceso ac r e a r e l d o c u m e n t o y c a r a c t e r s t i c a s a d m i t i d i t

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a s c o n f o r m e a l o d i s p u e s t o e n e l m a p a documenta l y los privilegios de usuario.


ASIGNACION DE FECHA

q u e f o r m a t o s e reproduce, soporte o motivo por el cual se hace la reproduccin asignar la fecha y nmero de radicacin, tipo de reproduccin y en este momento se concluye su produccin

Por ejemplo en los datos de contexto se puede t e n e r e n c u e n t a l o s d e t i p o documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte Por ltimo el sistema debe radicar el documento y una vez que se registra la informacin de contexto se pasa a los datos de contenido. En cuando a estos es importante registrar cual s e r l a f i n a l i d a d d e l d o c u m e n t o , a s como fijar unas palabras clave dentro de esta, una descripcin general del contenido y la ubicacin fsica

RADICACCION

igualmente, el sistema deber establecer la posibilidad de crear y manejar expedientes a nivel de cada dependencia, de acuerdo con las series documentales.