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Sistema de Gestin de la Calidad

SOCIEDAD DE LA INFORMACIN La sociedad de la informacin sustituyo la sociedad industrial o pos industrial en una nueva sociedad donde la informacin pas a ser la materia prima del proceso de desarrollo. Esta sociedad presenta caractersticas tales como: - Los dueos del poder son los medios de comunicacin. - La revolucin tecnolgica liderada por la aparicin del Internet, que propicio el acceso a la informacin en tiempo real y creo condiciones para la multiplicacin infinita de contenidos de la informacin que facilitan el proceso de enseanza y aprendizaje, pero al mismo tiempo creo los excluidos digitalmente o lo que mejor se conoce como la brecha digital. - El proceso de globalizacin con el fin de unir las fronteras y la organizacin de los bloque econmicos, as la economa y la sociedad se hicieron mas competitivos. Todos estos acontecimientos estn relacionados o interconectados, la revolucin tecnolgica propici el surgimiento de la sociedad de la informacin, la globalizacin se vale de la revolucin tecnolgica y de la sociedad de la informacin para implantar y ampliar una economa globalizada Las empresas presionadas por la competitividad acaban convirtindose en centro de produccin de investigacin y de saber; mientras ms avanzada sea la pirmide tecnolgica, mas productora de saber se hace la empresa. En este contexto acadmico y empresarial surgen nuevas profesiones y nuevos especialistas, tales como el especialista en DRM (gerente de derechos digitales), ERM (gerente de derechos electrnicos). Son nuevas profesiones nacidas de las diferentes fases que la informacin va tomando en su forma electrnica. Abordan problemas relacionados desde la proteccin de los archivos digitales, hasta la responsabilidad por asegurar la confiabilidad de la informacin dentro y Fuera de la empresa. No puede haber una sociedad de informacin sin cultura de la informacin, actualmente hoy en da estar bien informado es esencial para ejercer los derechos ciudadanos y teniendo en cuenta que uno de los determinantes del atraso de la sociedad contempornea es no tener acceso a la informacin. La llamada sociedad de la informacin solo existir cuando incluya la cultura correspondiente. La aparicin de la era de la informacin en las ltimas dcadas del siglo XX, hizo muchas de las asunciones fundamentales de la competencia de la era industrial se volvieran obsoletas. Las compaas ya no podan obtener una ventaja competitiva sostenible nicamente mediante la rpida aplicacin de las nuevas tecnologas a los bienes fsicos y llevando a cabo una excelente gestin de los activos y pasivos financieros. El impacto de la era de la informacin es aun mas revolucionario en las empresas de servicio que en las empresas fabricantes. Muchas organizaciones de servicio, especialmente las de transporte, comunicaciones, finanzas y hospitales, han existido durante dcadas en un entorno confortable y no competitivo. Alguno reguladores gubernamentales protegan a estas empresas de unos competidores potencialmente mas eficientes e innovadores y fijaban los precios a un nivel que proporcionaba una rentabilidad adecuada en sus inversiones. En la sociedad de la informacin las empresas funcionan con unos procesos integrados que cruzan las funciones tradicionales ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Es el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y espontneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.
BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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La tecnologa ha modificado enormemente, durante los ltimo aos la forma como se almacena, genera, accede y usa la informacin, lo cual no solo ha trado como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base emprica, caracterizada cada vez ms por la creciente clientela de informacin en soportes electrnicos. En el campo archivstico conceptos como el de gestin de documentos se incorporaron a las bases tericas tradicionales de la disciplina archivstica, otorgndole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores y especialistas en planeacin organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentacin corriente o en trmite (es decir archivo en gestin), lo cual abri un espectro de posibilidades para los archivistas frente a la planeacin de la documentacin en una organizacin. En el campo de la informacin empresarial, desde hace menos de 10 aos se ha venido suscitando un inters por el estudio de la informacin en todas sus vertientes, que unido al desarrollo del concepto de empresa y de organizacin segn Drucker, y junto con el desarrollo acelerado de las tecnologas de la Informacin (TI) se fue estructurando en una subdisciplina denominada Gestin de Informacin (GI); paralelamente, con la aparicin y evolucin de los sistemas de informacin (SI) se fue creando un nuevo escenario en el cual la organizacin, en su concepto ms amplio, y los sistemas de informacin no pueden separarse. En esta evolucin se paso de manejar casi exclusivamente documentos (textos) impresos unilineales, que caracteriz la formacin de los archivos tal como los conocemos hoy, al texto multilineal, caracterizado por el hipertexto, en donde las organizaciones manejan informacin multimedia y multilineal; esta circunstancia ha llevado a que en algunos pases se hable de organizaciones hipertextuales, el cual considera a la organizacin1 como un sistema de informacin constituido por numerosos ncleos y depsitos de informacin interconectados entre s. Esta nueva concepcin implica una dinmica en la cual la informacin circula sin ningn tipo de reglas preconcebidas, es decir que los flujos de informacin no dependen en si de una estructura rgida (vertical horizontal - vertical), sino de las caractersticas propias del sistema administrativo - social en la cual se genera, recibe y procesa la informacin. Lo anterior se puede explicar de una mejor forma al comparar la formacin de un archivo tradicional cuya base documental es el papel, con expedientes, series, subseries, secciones y fondos que pueden ordenarse de acuerdo con principios universalmente aceptados, con un archivo hipertextual en el cual es difcil no solo aplicar los principios archivsticos primigenios sino determinar el lmite en el cual comienza o termina un documento que a su vez tiene hipervnculos con otros documentos. En este contexto, resulta preciso analizar las implicaciones que tienen las nuevas tecnologas de la informacin pero particularmente la ofimtica y las computadoras personales y los sistemas de informacin con el advenimiento de un nuevo modelo de administracin de archivos radicalmente distinto al que hoy se conoce. EL DOCUMENTO ELECTRONICO. Antes de abordar la definicin de documento electrnico es preciso sentar las bases del concepto de documento en su acepcin ms convencional. En efecto, la palabra Documento proviene de la voz griega docere (instruir), de la cual se deriva la palabra documentum que significa con lo que alguien se instruye, y que ms adelante paso a ser con lo que alguien se informa. De acuerdo con el Grupo de estudios en Comercio Electrnico, Internet, Telecomunicaciones e Informtica de la Universidad de los Andes, todo documento tiene un doble carcter: representativo y declarativo; el primero que hace que un documento no sea necesariamente un escrito y el segundo que se refiere a actos autnticos o escritos privados con firma2. En complemento a lo anterior, Gaete Gonzlez3en su obra instrumento pblico electrnico establece como una de las caractersticas del documento el que este sujeto a una materialidad que puede adoptar diversas formas y una funcin en relacin al objeto al que esta destinado. Para Javier Browm el documento se puede definir desde el plano semntico, sintctico y pragmtico, en tanto se hable de la realidad material del documento, los tipos de documentos y los autores y usuarios del mismo.
BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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De otro lado, el documento electrnico tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentacin. El contenido se refiere a la informacin, la estructura se relaciona con la forma como se organizan los datos, el contexto con otros datos o informacin asociada y la presentacin como la apariencia del documento una vez ha sido recuperado. Todos estos elementos le dan significacin el documento electrnico y lo diferencian de un simple registro electrnico (conservada en un equipo o un medio de almacenamiento fsico) o una base de datos. Un documento electrnico se puede definir como aquel contenido integrado en un archivo informtico mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrnicos, pticos y permite una representacin material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, polticas, etc., de una organizacin o una persona natural. EXPEDIENTE TRADICIONAL Y EXPEDIENTE ELECTRONICO En general puede decirse que un expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto o trmite de la administracin. Las caractersticas bsicas de un expediente son: 1. Responde a un tramite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimiento previamente establecidos 2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para resolver dicho trmite 3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trmites 4. Tiene un principio y fin claramente determinados 5. Existen un vnculo indeleble de unin entre cada uno de los documentos que lo conforman 6. Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos 7. Los expedientes forman series documentales En cuanto al expediente informtico, el expediente electrnico es la sucesin ordenada de documentos registrados por va informtica, tendientes a la formacin de una voluntad administrativa en un asunto determinado. Aunque en esencia pude decirse que en esta definicin se presentan al menos cuatro de los elementos del expediente tradicional como son: formato, ordenacin, contenido y medio o instrumento de creacin; existen tambin dificultades que la teora archivstica an no ha resuelto como las que se derivan por ejemplo de la ordenacin de los documentos y de los expedientes, la cual solo es posible por la va informtica si bien no por la va fsica. PROBLEMTICA DOCUMENTAL EMERGENTE El documento electrnico requiere un anlisis mas detenido, el cual debe ir ms all de su estructura jurdica, que dicho sea de paso ha sido la que mayor atencin ha recibido en los ltimos 5 aos, principalmente para darle soporte a la estructura judicial y legal que Tanto interesa a muchos pases en diferentes partes del mundo. Entre los principales problemas que se desprenden de la introduccin en las empresas del computador personal, se pueden sealar: Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones . Ausencia de polticas documentales frente al manejo del documento electrnico. Concepcin minimalista del documento electrnico, representada en la falta de polticas archivsticas para su manejo. Ausencia de estndares documentales y altos costos del control. Prdida de informacin. Desactualizacin tecnolgica rpida, obsolescencia y dbil o nula compatibilidad entre sistemas de gestin electrnica de documentos de diferentes marcas y casas de desarrollo de software. Problemas para la preservacin de la informacin. Dificultad para aplicar los conceptos archivsticos tradicionales: orden original, Procedencia.
BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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TALLER 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Como afecto la sociedad de la informacin a la sociedad industrial. Elabore un glosario con los trminos tcnicos contenidos en este documento. Que implicaciones tiene para las empresas el uso de los hipertextos. Que significa que un documento tenga carcter representativo y declarativo. Explique los componentes de un documento electrnico. En que se diferencia un documento electrnico y un registro electrnico. Elabore un cuadro comparativo entre el expediente tradicional y el expediente electrnico. Ordene segn el orden de importancia que usted considere cuales son los problemas ms importantes de los documentos electrnicos. 9. Que implicaciones tendra aplicar un plan de gestin documental a los documentos electrnico? Produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final. Solucin 1-Lo que afecto a la sociedad industrial fue porque hubo un cambio o remplazo del poder, como las maquinas o el acceso que tenan las industrias ms grandes a su manipulacin, Lo ms imprtate era tener una sociedad de informacin para que esto fuese ms fcil para las empresas. 2Revolucin industrial: Fue un periodo histrico que paso a ser la materia prima del proceso de desarrollo cada da. Gestin documental: normas tcnicas y prcticas usadas Archivos y elementos electrnicos: Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato y puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algn otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto etc. Problemtica de documentacin emergente: esta va ms all de su estructura jurdica, que dicho sea de paso ha sido la que mayor atencin recibido Manejo de documentos: es el implemento de aquellos de una forma segura y adecuada. Software: es el equipamiento lgico o soporte lgico de una computadora digital; comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas. Campo archivstico: es en el medio que se mueven todo tipo de documentos que es manejado por una persona con esas capacidades. Desactualizacin tecnolgica: es cuando una persona deja de moverse o de saber novedades que cada dia mejoran y se pierde de toda esa informacin o actualizacon tecnolgica. Administracin de archivos: es una aplicacin informtica que provee acceso a archivos y facilita el realizar operaciones con ellos, como copiar, mover o eliminar archivos donde el usuario lo quiera ubicar. DRM: gerente de derechos digitales ERM :gerente de derechos electrnicos
BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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3- Esto implica un contenido menos estricto para como un sistema de informacin constituido por numerosos ncleos y depsitos de informacin interconectados entre si. 4- carcter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrnico o informtico, se tendr jurdicamente equivalentemente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios fsicos. 5-Los componentes del documento electrnico pueden residir en diferentes partes como: Contenido, estructura, contexto. 6- en que el documento electrnico va con firma y no es modificable y el registro electrnico si se puede modificar ya que este no contiene firmas ni nada. 7Expediente tradicional como son formato, ordenacin, contenido y medio o instrumento de creacin; existen tambin dificultades que la teora archivstica an no ha resuelto como las que se derivan por ejemplo de la ordenacin de los documentos y de los expedientes, la cual solo es posible por la va informtica si bien no por la va fsica. Expediente electrnico es la sucesin ordenada de documentos registrados por va informtica, tendientes a la formacin de una voluntad administrativa en un asunto determinado.

8-Problemas para la preservacin de la informacin. - Prdida de informacin -Dificultad para aplicar los conceptos archivsticos tradicionales: orden original, Procedencia -Desactualizacin tecnolgica rpida, obsolescencia y dbil o nula compatibilidad entre sistemas de gestin electrnica de documentos de diferentes marcas y casas de desarrollo de software. 9Implicaria mucho trabajo por que el archivo electrnico tendra que hacer todo el trabajo, pero hay un beneficio que los archivos cada vez se superan y es mas fcil el modo de laborar los documentos.

BIBLIOGRAFIA:ADMINISTRACION Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRONICOS, Carlos Alberto Zapata. Profesor de las especializaciones de Redes de Informacin Documental y Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana. Docente en el rea de archivos y bibliotecas de la Universidad de la Salle y de la Universidad del Quindo (Colombia) LOS DOCUMENTOS Y LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS, Memorias del decimocuarto Seminario del Sistema Nacional de Archivos

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