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La PYME saludable parte 1: el esqueleto o la estructura organizacional Como en cualquier cuerpo humano, las organizaciones necesitan de un esqueleto para

no derrumbarse. Qu tan saludable est el esqueleto de tu empresa? La respuesta podra estar a un clic de distancia.

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Enviar[X] Cerrar De acuerdo a la Organizacin Mundial de la Salud, la salud se define como el estado de completo bienestar fsico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades. Tambin se define como el nivel de eficiencia funcional o metablica de un organismo tanto a nivel micro (celular) como macro (social). En cuanto a la forma fsica, es la capacidad que tiene el cuerpo para realizar cualquier tipo de ejercicio donde muestra que tiene resistencia, fuerza, agilidad, habilidad, subordinacin, coordinacin y flexibilidad.

En los organismos vivos todo empieza con las clulas que se agrupan para formar tejidos, que a su vez se agrupan para formar rganos, que a su vez forman aparatos y estos aparatos se encargan del sustento de las funciones vitales. En las empresas existe una jerarqua muy parecida.

As los organismos vivos y las empresas son verdaderamente similares y es precisamente en los tiempos de crisis en donde se nota la fortaleza de los mismos. Existe tambin la seleccin natural que es una ley natural que nos explica que slo los organismos ms fuertes y adaptados sobreviven, lo que nos lleva a pensar: aplicar tambin al medio empresarial? Qu tan aptas est mi empresa para sobrevivir en medios adversos?

El esqueleto de tu empresa El esqueleto, en el cuerpo humano, tiene varias funciones: como sostn mecnico (manteniendo la forma del cuerpo), mantenimiento postural (nos permite mantenernos erguidos sobre dos extremidades), soporte dinmico (marcha, locomocin y movimientos corporales), contencin y proteccin (protege los rganos delicados), etctera.

De manera similar, en las empresas la estructura organizacional juega la funcin de esqueleto. Pero, a que nos referimos con estructura organizacional? Existen mltiples definiciones e interpretaciones, sin embargo, en todas existen dos caractersticas en comn: divisin del trabajo y logro de objetivos.

Generalmente todas las empresas empiezan siendo el fruto del arduo trabajo de un emprendedor, que tiene una idea que le genera ciertos grados de pasin y que ve en la realizacin de esta una fuente de sustento. Eventualmente la empresa empieza a crecer y, si sobrevive a las primeras crisis, el empresario comienza a contratar ms personal, a adquirir ms maquinaria, a ampliar su local, a abrir nuevas sucursales etctera. Entonces surge la necesidad de administrar, de hacer a travs de otros, de empezar a delegar atribuciones, de dividir el trabajo a fin de alcanzar los objetivos trazados. Este es entonces el punto crucial para todas las empresas; es un punto de inflexin, en donde la empresa crece y se desarrolla o simplemente falla y perece.

Esto es entonces la estructura organizacional, es la forma que le permite a la empresa realizar su misin, operar da a da, adaptarse a los cambios del entorno y reaccionar a las situaciones que se le presentan.

Diagnosticando a mi empresa Existen algunos puntos que nos permiten conocer el estado de la estructura organizacional de una empresa, y que nos permiten emitir un diagnostico:

1.Divisin del trabajo. Se trata de conocer las labores que son realizadas en el negocio, si son suficientes, si pueden ser realizadas en el tiempo que dura la jornada laboral, si estn repartidas equitativamente. Debemos evitar criterios

subjetivos, es decir, ver a las tareas sin pensar en las personas que las realizan, ms bien debemos ver a las tareas como tareas, tomando valores promedio (tiempo, esfuerzo, etc.) como referencia para conocer su tiempo de realizacin.

2.Procedimientos. Un procedimiento no es ms que la expresin de la forma en que se realizan las cosas. Esta expresin debemos compararla con la forma en la que deberan de realizarse. Existen niveles en los procedimientos, que de acuerdo a su extensin, agrupan a diferentes reas administrativas y puestos de la empresa. Existen tambin mtodos de control para los procedimientos, generalmente a travs de los formatos o en las ltimas dcadas, los sistemas de informacin. Los procedimientos deben ser lo suficientemente detallados para poder conocer exactamente que est pasando en cada punto del proceso, pero sin exagerar como para que se vuelvan imposibles de realizar, ni tan poco definidos que dejen lagunas de decisin.

3.Puestos. Es el rol que cada persona realizara en la empresa. Aqu lo primero es saber cual es la funcin del puesto, que hace, como contribuye a la consecucin del objetivo de la empresa. Una vez mas, debemos de evitar caer en la trampa de pensar en los puestos en funcin de las personas aunque sabemos que, dependiendo de la naturaleza del puesto, habr personas que lo desempeen mejor que otras y disear los puestos de tal forma que puedan ser desempeados fcilmente por el personal seleccionado para l.

4.Organigrama. Esta es la representacin grafica de la organizacin, y de cmo fluye la comunicacin dentro de ella, y de las relaciones que existen entre las diversas reas y puestos. Generalmente se encuentra guardado en algn cajn polvoso, o detrs de la puerta que siempre esta abierta, o con nombres de personas que dejaron la organizacin hace aos En lo personal concibo al organigrama como la fotografa en rayos X del cuerpo entero. Viendo el organigrama de una empresa se puede tener una idea certera de lo que esta pasando en ella.

5.Manuales Administrativos. Por ltimo, los manuales administrativos, que no son ms que el medio de fijacin de todos los puntos anteriores. Desgraciadamente en muchas empresas no existen, en otras existen pero son nicamente adornos. La realidad es que en las empresas ms grandes y competitivas del mundo son atesorados y consultados frecuentemente por los colaboradores ya que en la mayora de los casos, contienen las formas en las que se debe proceder ante cualquier situacin comn. Y a tu PYME? Cmo le va? Para saber ubicar a nuestra PYME en este contexto, contestemos algunas preguntas:

1.Todas las personas que colaboran en mi empresa conocen perfectamente bien cul es su misin (para que existimos), cul es su visin (a donde quiero llegar) y cules son sus objetivos a corto, mediano y largo plazo?

2.Conocen mis colaboradores en qu funciones se divide el trabajo y qu se realiza en cada etapa del proceso?

3.Conocen cada uno de los integrantes de mi empresa cul es su funcin y cmo se relaciona con las funciones de los dems?

4.Conocen cuntos departamentos existen en la empresa?

5.Existen manuales en mi empresa? se les da uso?

6.En que consiste la capacitacin y la induccin para los colaboradores nuevos?

7.Pago horas extras?

Los diagnsticos deben ir basados en los sntomas y en la observacin. A manera de ejemplo, y para que cada uno pueda realizar el diagnostico en su empresa, dej la pregunta 7, que al parecer no se relaciona con las dems, pues su forma es distinta: Pago horas extras? Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa y si esto es recurrente, me temo que est sucediendo alguna de las siguientes dos cosas (o ambas): la carga de trabajo es demasiada y la estructura que tengo

actualmente no puede responder a ella o el trabajo esta siendo realizado de forma ineficiente y toma ms tiempo del que debiera.

Por ltimo y en mi opinin personal, debo mencionar cual es un buen ejemplo de una estructura organizacional eficiente: las fuerzas armadas. Debido a sus estructura jerrquica, a la forma en que se pueden distribuir e imponer las tareas y la forma en que puede responsabilizarse a cada elemento, las fuerzas armadas se han distinguido desde los tiempos de los espartanos como una de las ms eficientes en el logro de sus objetivos. Mucho de esto recae en la disciplina. Sobra decir que muchos avances en el campo de la administracin surgieron de la teora militar.

Finalmente te invito a reflexionar objetivamente sobre la estructura de tu PYME. Est preparada para afrontar los cambios y situaciones que se presentan da a da? Sin duda, hoy es el mejor momento para corregir esta estructura. Fausto Bauelos Es Licenciado en Administracin de Empresas egresado de la Universidad la Salle y ha colaborado con compaas como Costco y Disney entre otras. Actualmente se desempea como empresario en el rea inmobiliaria y brinda asesora administrativa a diversas organizaciones y empresas.