SISTEMA DE GESTION

Procedimiento General Administrativo de

Mantenimiento
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1. OBJETIVO
 Establecer un procedimiento para llevar el control adecuado de las unidades con las
cuales se trabajará realizando tanto mantenimientos preventivos como correctivos, de
esta manera se tendrá una comunicación efectiva entre el solicitante y la empresa.

2. ALCANCE
 Este procedimiento aplica a todo personal de la empresa, y será conocimiento de
nuestros solicitantes.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

 Según Reglamento Interno de Trabajo.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
DEFINICIONES
 Mantenimiento
Se define el mantenimiento como todas las acciones que tienen como objetivo
preservar un artículo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna
función requerida. Estas acciones incluyen la combinación de las acciones técnicas
y administrativas correspondientes.
 Mantenimiento Preventivo
El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o
instalaciones mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su
buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos
en condiciones de funcionamiento,

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Jefe de Operaciones
Jefe Administración Gerente General

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 Mantenimiento Correctivo
Se denomina mantenimiento correctivo, aquel que corrige los defectos observados
en los equipamientos o instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y
consiste en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos.

 Pre-Inspección
Se denominara Pre-Inspección, a la inspección realizada antes de realizar todo tipo
de trabajo con la finalidad de encontrar aquellas fallas que no fueron reportadas por
el solicitante.

5. RESPONSABILIDADES
Todo personal administrativo de la empresa.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 El solicitante deberá enviar la respectiva Orden de Trabajo, dicho formato será
proporcionado por HISAC. En la Orden de Trabajo se tendrá que detallar los datos de la
empresa solicitante, datos del vehículo al cual se le realizara el mantenimiento,
responsables, fecha en la cual se requiere que se realice el mantenimiento, forma de pago,
entre otros. La Orden de Trabajo deberá ser enviada con 48 horas de anticipación, ya que
de esta manera se solicitarán o se prepararán los insumos necesarios antes de que la
unidad llegue a las instalaciones de HISAS.
6.2 Una vez recepcionada la Orden de Trabajo, se precederá a realizar el requerimiento de
insumos correspondientes a las fallas o tipo de mantenimiento solicitado, esto se dará en
cuanto a las solicitudes internas de trabajo.
6.3 Si además de las fallas especificadas en la Orden de Trabajo, el solicitante indica que
requiere una inspección de la unidad para la detección de otras fallas, se realizara una
Pre-inspección del vehículo, dicha Pre-inspección se realizara entes de efectuar cualquier
tipo de trabajo.
Una vez encontradas las fallas, y plasmadas en el Reporte de Pre-Inspección, dicho
reporte será enviado al solicitante y de igual manera se realizará el Requerimiento de
Insumos correspondiente según el tipo de fallas encontradas.
6.3 Ya contando con los insumos requeridos, se procederá a realizar el tipo de
mantenimiento requerido.

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6.4 La realización del mantenimiento estará acompañado del llenado de los Reportes de
Mantenimientos, en los cuales se detallara cada una de las actividades realizadas al
llevarse a cada los mantenimientos requeridos.

Dichos Reportes de Mantenimiento (copia), serán enviados al solicitante una vez concluidos
los trabajos.
6.5 Una vez concluidos los trabajos, de ser el caso, se entregará al operador de la unidad una
Ficha de Conformidad, en la cual el operador indicara la operatividad y la conformidad de los
trabajos realizados en el equipo.
La Ficha de Conformidad, de igual manera, será entregada al solicitante (copia).
6.6 El operador o vehículo recibirá una Tarjeta de Control de Mantenimiento, en la cual estará
plasmado el Kilometraje y/o Horómetro del mantenimiento actual y el Kilometraje y/o
Horómetro que le correspondería su siguiente mantenimiento.
6.7 Los Repuestos que fueron cambiados, serán entregados al Operador del vehículo, el cual
deberá firmar un Cargo de Entrega de dichos repuestos.
6.7 Una vez concluido el trabajo en general, se procederá a realizar el Informe Final, en el
cual se detallan las actividades realizadas así como también los insumos utilizados en dichas
actividades. Este informe será entregado al solicitante en conjunto con las copias de los
Reportes de Pre-Inspección, Reportes de mantenimientos y a su vez se entregará la Factura
correspondiente.
Dicha Factura será entregada de manera física y escaneada al igual que los reportes de
mantenimiento e Informe Final.

7. ANEXOS
Anexo N°1: Orden de Trabajo
Anexo N°2: Reporte Pre-Inspección
Anexo N°3: Requerimiento de Insumos
Anexo N°4: Reporte de Mantenimiento
Anexo N°5: Ficha de Conformidad
Anexo N°6: Tarjeta de Control de Mantenimiento
Anexo N°7: Cargo de Entrega

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ANEXO N°1 – ORDEN DE TRABAJO

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ORDEN N°:
ORDEN DE TRABAJO
FECHA:

DATOS DEL SOLICITANTE

ENCARGADO: SOLICITADO POR:

EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:

DATOS DEL VEHICULO

TIPO DE VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR:

MARCA: MANTENIMIENTO ANTERIOR MANTENIMIENTO ACTUAL

PLACA: FECHA: FECHA:

SERIE: KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:

MODELO: HOROMETRO: HOROMETRO:

La pre s e nte OR D E N D E T R A B A J O , e s e s pe c ific a m e nte lle na da po r e l s o lic ita nte , e n la c ua l de ta lla ra n a que lla s a c tivida de s de ma nte nim ie nto ta nto pre ve ntivo c o m o
c o rre c tivo que re quie ra la unida d c o rre s po ndie nte , e n ba s e a e s ta O R D E N D E T R A B A J O , s e re a liza rá n lo s tra ba jo s .

TIPO DE MANTENIMIENTO REQUERIDO PREVENTIVO CORRECTIVO

ACTIVIDADES REQUERIDAS

FALLAS DE SISTEMA Y/O COMPONENTES CAUSA DE FALLA

FIRMA DE RESPONSABLE FIRMA DE SOLICITANTE

ANEXO N°2 – REPORTE PRE-INSPECCIÓN

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REPORTE N°:
REPORTE PRE-INSPECCIÓN
FECHA:

DATOS DEL SOLICITANTE

ENCARGADO: SOLICITADO POR:
EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:

DATOS DEL VEHICULO

TIPO DE VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR:
MARCA: MANTENIMIENTO ANTERIOR MANTENIMIENTO ACTUAL
PLACA: FECHA: FECHA:
SERIE: KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
MODELO: HOROMETRO: HOROMETRO:

El pre s e nte R E P O R T E P R E - IN S P E C C Ó N , s e rá re a liza do s e gún e re que rim ie nto de l s o lic ita nte .

FALLAS DE SISTEAM Y/O COMPONENTES ENCONTRADOS MP MC

CAUSA O MOTIVO DE FALLAS

FIRMA DE RESPONSABLE FIRMA DE JEFE DE OPERACIONES

ANEXO N°3 – REQUERIMIENTO DE INSUMOS

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REQUERIMIENTO DE INSUMOS PARA REQUERIMIENTO N°

MANTENIMIENTO FECHA EMISIÓN

DATOS DEL SOLICITANTE

SEGÚN ORDEN DE TRABAJO N°: SOLICITADO POR:
EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:

DATOS DEL VEHICULO

VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR
MARCA: MANTENIMIENTO ANTERIOR MANTENIMIENTO ACTUAL
PLACA: FECHA: FECHA:
SERIE: KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
MODELO: HOROMETRO: HOROMETRO:
SEGÚN REPORTES DE PRE - INSPECCIÓN N°:
El pres e nte R E Q UE R IM IE N T O D E IN S UM OS P A R A M A N T E N IM IE N T O , s e ge ne ra rá e n ba s e a la O R D E N D E T R A B A J O re cibida po r parte del
s o lic ita nte ya s ea pa ra la re a lizac ió n de M a nte nim iento P reve ntivo o C o rre c tivo , a s i c o m o ta m bie n e n bas e a l R E P O R T E D E P R E - IN S P E C C IÓ N re liza da
po r HISAC .

CANTIDAD SERIE MARCA DESCRIPCIÓN

V°B° DE REQUERIMIENTO

JEFE DE OPERACIONES RECEPCIONADO POR

ANEXO N°4 – REPORTE DE MANTENIMIENTO

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REPORTE N°
REPORTE DE MANTENIMIENTO
FECHA EMISIÓN

DATOS DEL SOLICITANTE

SEGÚN ORDEN DE TRABAJO N°: SOLICITADO POR:
EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:

DATOS DEL VEHICULO

FECHA DE INGRESO: HORA: FECHA DE SALIDA: HORA:
TIPO DE VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR:
MARCA: MANTENIMIENTO ANTERIOR MANTENIMIENTO ACTUAL
PLACA: FECHA: FECHA:
SERIE: KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
MODELO: HOROMETRO: HOROMETRO:

SEGÚN REPORTES DE PRE - INSPECCIÓN N°:

El pres e nte R E P O R T E D E M A N T E N IM IE N T O , s e gene ra rá e n ba s e a la OR D E N D E T R A B A J O rec ibida po r parte de l s o lic ita nte ya s e a para la re a liza c ió n de
Ma nte nimie nto P re ve ntivo , C o rre c tivo o e n ba s e a la s fa lla s e nc o ntra da s e n la P R E - IN S P E C C IÓ N a uto riza da s po r e l s o lic ita nte .
FALLA DE SISTEMA Y/O OTROS CAUSA O MOTIVO DE FALLA

MP / MC DESCRIPCIÓN DE TRABAJO REALIZADO

RESPONSABLE REPUESTO / MATERIAL MARCA CÓDICO / SERIE CANTIDAD UNIDAD

NOMBRE DE
MECANICOS
JEFE DE OPERACIONES OPERADOR / CONDUCTOR

ANEXO N°5 – FICHA DE CONFORMIDAD

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FICHA N°
FICHA DE CONFORMIDAD
FECHA EMISIÓN

DATOS DEL SOLICITANTE

SEGÚN ORDEN DE TRABAJO N°: SOLICITADO POR:
EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:

DATOS DEL VEHICULO

FECHA DE INGRESO: HORA: FECHA DE SALIDA: HORA:
TIPO DE VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR:
MARCA: MANTENIMIENTO ANTERIOR MANTENIMIENTO ACTUAL
PLACA: FECHA: FECHA:
SERIE: KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
MODELO: HOROMETRO: HOROMETRO:

SEGÚN REPORTES DE PRE - INSPECCIÓN N°:

La pre s e nte F IC H A D E C O N F O R M ID A D , s erá lle na da a l s e r c o ncluido s lo s tra ba jo s re aliza do s , e s ta fic ha s e rá lle na DA e xclus iva m e nte po r e l o pe ra do r
de l ve hículo e n bas e a la o rden de Tra bajo co rres po ndiente o a l R e po rte de P re -ins pe c c ió n.

CONFORMIDAD DE TRABAJOS REALIZADOS

REQUERIMIENTO SUBSANADOS SI NO
El equipo en gerenal se encuentra operativo.
Se le realizarón todos los trabajos solicitados.
Comprobo que cada parte del equipo funcione de manera correcta.
Quedo algun trabajo pendiente por realizar.
El equipo presenta fallas que no fueron requeridas en la Orden de Trabajo.

OPERADOR / CONDUCTOR JEFE DE OPERACIONES

ANEXO N°5 – TARJETA DE CONTROL DE MANTENIMIENTO

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TARJETA DE CONTROL DE MANTENIMIENTO

EMPRESA:
OPERADOR :
TIPO DE VEHICULO:
MARCA:
PLACA:
SERIE:
MODELO:
REALIZACIÓN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
FECHA: FECHA:
KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
HOROMETRO: HOROMETRO:
FECHA: FECHA:
KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
HOROMETRO: HOROMETRO:
FECHA: FECHA:
KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
HOROMETRO: HOROMETRO:
FECHA: FECHA:
KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
HOROMETRO: HOROMETRO:
FECHA: FECHA:
KILOMETRAJE: KILOMETRAJE:
HOROMETRO: HOROMETRO:

ANEXO N°6– CARGO DE ENTREGA

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CARGO N°
CARGO DE ENTERGA
FECHA EMISIÓN

DATOS DEL SOLICITANTE

RESPONSABLE: SOLICITADO POR:
EMPRESA: C. COSTO: AREA / PROYECTO:
DATOS DEL VEHICULO
TIPO DE VEHICULO: OPERADOR / CONDUCTOR:
MARCA: PLACA: SERIE: MODELO:

El pre s e nte C A R GO D E E N T R E GA , s e rá lle na do c o n lo s re s pe c tivo re pue s to s que fue ro n c a mbia do s s e gún lo s re que rim ie nto s c o rre s po ndie nte s .

CANTIDAD SERIE MARCA DESCRIPCIÓN

ENTREGADO POR: RECEPCIONADO POR:

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