Técnicas Control

El control compara el desempeño real con los estándares y objetivos organizacionales

esperados

Las técnicas de control brindan el tipo y la cantidad de información necesaria para medir y supervisar el desempeño.

Para garantizar obtener una información útil, las empresas utilizan reportes estandarizados, como los informes
financieros, de estado y de proyectos. Sin embargo, cada área dentro de una organización utiliza sus propias
técnicas de control específicas.

Técnicas de Control
Lic. Silvana Garay Valdiviezo
 CONTROL

Es un proceso que se realiza para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas

formas de usar el “control”:

• Control como función coercitiva y restrictiva

• Control como verificación
• Control como comparación con algún estándar de referencia
• Control como función administrativa
• Constituye la cuarta etapa del proceso administrativo

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 ETAPAS DEL SISTEMA DE CONTROL:

• Establecimiento de Estándares:
Un estándar es una unidad de medida que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual
se efectúa el control.
• Medición de resultados
• Corrección
• Retroalimentación

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 FACTORES DEL CONTROL

• F. cuantitativos:
Cantidad
Tiempo
Costo

• F. cualitativos:
Calidad

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 CONTROLES MÁS UTILIZADOS:

• Cantidad Tiempo Costo Calidad

• Presupuestos Estudios de tiempos
• Estimaciones Fechas límite
• Pruebas psicológicas
• Productos terminados

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 ÁREAS DEL CONTROL:

• Control de producción
• Control de calidad
• Control de inventarios.
• Control de compras.
• Selección adecuada de los proveedores,
• Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante,
• Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material,
• Determinación del punto de pedido y reorden,
• Comprobación de precios.

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 ÁREAS DEL CONTROL:

• Control de mercadotecnia.
• Control de ventas:
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control.
• Control de finanzas
• Control de recursos humanos:
Lo que se busca es evaluar la efectividad en la implementación y ejecución de todos los programas
de persona y el cumplimiento de sus objetivos
• Control de retroalimentación

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 TÉCNICAS DE CONTROL:

Son todos los procedimientos o métodos

usados una organización para controlar o
supervisar un proceso automatizado o
actividad humana.

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 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Son todos aquellos medios a través de los cuales el administrador reúne datos e informes relativos al
funcionamiento de todas las actividades de la empresa.

Lo importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de

contabilidad, de oportunidad y el del objetivo, con la finalidad de que realmente se obtengan beneficios.

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 PRESUPUESTO:

Es la formulación de planes para un determinado periodo futuro en términos numéricos.

La reducción de los planes a números, hace que el administrador vea que capital necesita, para quien, donde y
que costo, ingreso o unidades de insumos, materia prima o productos serán incluidos en sus planes.

los presupuestos se realizan para las diferentes operaciones que se deben realizar en una organización.

Ayuda a establecer la coordinación e interdependencia entre varios departamentos.

El presupuesto debe ser flexible para que más tarde se puedan hacer fácilmente los cambios necesarios en el
mismo, de acuerdo con los requerimientos del entorno prevaleciente

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 PRESUPUESTO:

Tipos de presupuestos

• Presupuesto de ventas: es una declaración de lo que una organización espera vender en términos de
cantidad y de valor.

• Presupuesto de producción: es una declaración de lo que una organización planea producir en el período
presupuestado. Se hace a partir del presupuesto de ventas.

• Presupuesto de materiales: es una declaración de la cantidad estimada y el costo de los materiales

necesarios para la producción.

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 PRESUPUESTO:

Tipos de presupuestos

• Presupuesto de caja: son las entradas y salidas de efectivo pronosticadas para el período presupuestado.
Corresponde al flujo de caja proyectado.

• Presupuesto de capital: es el gasto estimado en los principales activos a largo plazo, como una nueva
fábrica o un equipo importante.

• Presupuesto de investigación y desarrollo: son los gastos estimados para el desarrollo o refinamiento de
productos y procesos.

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 CONTABILIDAD DE RESPONSABILIDAD:

Es un sistema de contabilidad en el que la participación general de las diferentes secciones, divisiones y

departamentos de una organización se configura como “centros de responsabilidad”.

Tipos de centros de responsabilidad:

• Centro de costos

Es el departamento de una organización cuyo gerente es responsable del costo incurrido en el

centro, pero no de los ingresos.

• Centro de ingresos

Es el departamento que es responsable de generar ingresos

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 Tipos de centros de responsabilidad:

• Centro de ganancias

Es un departamento cuyo gerente es responsable tanto de los costos como de los ingresos. Son
evaluados por el beneficio que aportan a la organización.

• Centro de inversiones

Es responsable de las ganancias, así como de las inversiones realizadas en forma de activos.

son evaluados en función de la rentabilidad obtenida

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 AUDITORIAS DE CONTABILIDAD:

Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados
financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales.

tipos de auditorías:

• Auditorías externas:

Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados
financieros de la organización.

La auditoría es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o
por contadores contratados al efecto.

La auditoría externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido y

los estados financieros están terminados.

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 AUDITORIAS DE CONTABILIDAD:

tipos de auditorías:

• Auditorías internas:

Son realizadas por colaboradores de la empresa.

Su objetivo es asegurarse de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de

que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar
los estados financieros.

A los directivos les sirve para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control.

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 AUDITORIA FINANCIERA:

Es la inspección periódica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente
preparados y estén correctos, además ayuda al control general de la empresa.

Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables aprobadas forma una base
confiable para los propósitos de un buen control general

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 AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Es la comparación continua entre la planeación, organización, ejecución y control administrativo de una empresa

Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una organización que tenga suficientemente tiempo
funcionando. Esto ayuda a establecer un patrón de su comportamiento

Los beneficios:

• revisión de las nuevas políticas y prácticas

• Identificación de áreas débiles dentro de la organización
• Mejor comunicación
• Mide el grado de efectividad de los controles administrativos actuales
• La auditoría administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento personal.

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 AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Los resultados de una auditoría se informan en un reporte de auditoría en el cual se colocan los
resultados y las recomendaciones de manera objetiva.
.

La auditoría certifica lo que la empresa ha hecho por sí misma para sus clientes

Factores a evaluar:
• Atributos de estabilidad financiera
• Eficiencia de la producción
• Efectividad en las ventas
• Desarrollo del personal
• Aumento de utilidades
• Relaciones públicas

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 REPORTES – INFORMES:

Son todos aquellos que facilitan el proceso de control

Lo que se obtiene de estos informes y su comparación con otros reportes, otorgan mayor conocimiento sobre la
situación de la empresa, lo cual ayuda al gerente a tomar mejores decisiones

Se clasifican en:

• Informes de control
• Reportes de información

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 REPORTES – INFORMES:

Requisitos para diseñar un informe:

• Unidad del tema

• Claridad y concisión
• Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
• Equilibrio entre la uniformada y la variedad
• Frecuencia de los reportes

Evaluación de la información

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 INFORMES ESTADÍSTICOS:

Es el análisis general de informes y datos, que se utilizan en forma de promedios, porcentajes, indicadores,
correlaciones, etc. En diferentes aspectos.

Es útil cuando se presenta en distintas formas, como cuadros, gráficos, tablas, etc

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 OBSERVACIÓN PERSONAL:

Esta técnica permite a un gerente recopilar información de primera mano sobre el desempeño de los
colaboradores.

Crea una presión psicológica en los colaboradores para que se desempeñen de la mejor manera y así
consigan alcanzar de manera eficiente sus objetivos

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 GRÁFICAS Y DIAGRAMAS:

ANÁLISIS DE PUNTO DE EQUILIBRIO:

• Se utiliza para estudiar la relación entre costos, volumen y ganancias. Determina el marco general de
ganancias y pérdidas probables para diferentes niveles de actividad al analizar la posición general.

• Se le conoce así a la situación en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de
la misma

• Su objetivo es contar con datos precisos, relacionados al total de costos fijos y variables más convenientes
para la organización, para maximizar las utilidades a través de las ventas planificadas.

• Una empresa puede controlar su costo variable y también puede determinar el nivel de actividad en el que
puede obtener su objetivo de ganancias.

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 COMPONENTES Y FORMA DE CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO:

• Costos fijos: aquellos que siempre están presentes, independientemente del nivel de producción.

• Precio de venta unitario: el precio en el que es vendida cada unidad.

• Costo variable unitario: aquel que varía según el nivel de producción, por unidad producida. Está
relacionado con las materias primas y la mano de obra directa.

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 Punto de equilibrio (en cantidad – unidades)

PE= COSTO FIJO

PV.U – CV.U

Punto de equilibrio (en unidades monetarias)

PE= COSTO FIJO

1 - CV.U

PV.U

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 MÉTODOS DEL GRÁFICO:

En el método gráfico se trazan las líneas de costos totales e ingresos totales para obtener su punto de
intersección, que es el punto de equilibrio.

Es el punto en donde los costos totales igualan a los ingresos totales.

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 Solución:

PE = 35 unidades
PE = 700 soles INGRESO POR VENTAS

CF = 350 PE
COSTOS TOTALES

CF

GANANCIAS

PÉRDIDAS

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 TIPS PARA ALCANZAR EL P.E.

• Aumenta los precios de tus productos actuales

• Reduce tus costos generales

• Implementa un plan de marketing eficaz

Hay que tener en cuenta que si bien un análisis del punto de equilibrio puede ser útil, no es una
ciencia exacta, especialmente si la empresa vende una variedad de productos. En este caso, es
mejor usar un costo promedio al calcular el análisis del punto de equilibrio o combinar los resultados
con otras herramientas, como el balance general.

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 CONCLUSIONES DEL P.E.:

• Es una herramienta de gestión empresarial que facilita la toma de

decisiones.

• Permite medir la capacidad de ventas y márgenes de utilidad y pérdida.

• Permite corregir el comportamiento de los costos totales (costos fijos y costos

variables).

• Permite efectuar correcciones al precio de venta de los productos

• Permite determinar muy rápidamente la rentabilidad aproximada de cada

línea de productos

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 GRÁFICA DE GANTT:

Henry I. Gantt, inventó los Diagramas de Gantt , los cuales consisten en representar cada
actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en
meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su
simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.

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 MÉTODOS CUANTITATIVOS:

PERT (TÉCNICA DE REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS):

Se utilizan para calcular el tiempo total esperado necesario para completar un proyecto.

Permiten identificar las actividades de cuello de botella que tienen un efecto crítico en la fecha de
finalización del proyecto.

Se utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en particular en proyectos de construcción.

Esta técnica capacita a los administradores para saber que tendrán problemas en áreas como
costos o entregas a tiempo, a menos que tomen una acción inmediata

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 LA TÉCNICA PERT:

• No realiza la planeación, pero si la impone.

• No hace que el control sea automático

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 LA TÉCNICA CPM - (CRITICAL PATH METHOD: MÉTODO DE LA RUTA CRÍTICA):

• Fue creado por las compañías Dupont De Niemours, y Remington Rand

• Buscaban un procedimiento que les permitiera resolver problemas típicos de programación.

• Llegaron al resultado de redes de actividades, como en el caso del PERT, por lo que la primera fase del CPM
(critical path method: método de la ruta crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque
trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas

• La técnica CPM introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto,

Técnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de
fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo
costo posible.

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 RETORNO DE LA INVERSIÓN (ROI):

Nos ayuda a determinar si el capital invertido en el negocio se ha utilizado de manera efectiva o no para generar
un rendimiento razonable.

El ROI actúa como un dispositivo de control eficaz para medir el desempeño general de una organización, o de
sus departamentos o divisiones individuales. También ayuda a los gerentes departamentales a descubrir los
problemas que afectan negativamente el ROI.

Retorno de la inversión = (Ingreso neto - Inversión total / Inversión total) x 100

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 Ejemplo

La empresa XYZ ha realizado una inversión de 1000 soles en un nuevo proyecto y ha obtenido 3000 soles

Retorno de la inversión = (Ingreso neto - Inversión total / Inversión total) x 100

ROI = ((3000-1000) / 1000 ) 100 = 200 %

Si tengo un Retorno de la Inversión negativo significa que estoy perdiendo dinero; si es muy cercano a cero
puede significar que la inversión no es muy atractiva.

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 ANÁLISIS DE INDICADORES

Es una técnica utilizada para analizar los estados financieros de una empresa comercial mediante el cálculo de
diferentes indicadores.

• Indicadores de liquidez

Se calculan para conocer la posición financiera a corto plazo del negocio y su capacidad para pagar
pasivos a corto plazo.

• Indicadores de solvencia

Se calculan para conocer la solvencia a largo plazo del negocio y su capacidad para pagar las deudas a
largo plazo.

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 ANÁLISIS DE INDICADORES

• Indicadores de rentabilidad

Ayudan a analizar la posición de rentabilidad de un negocio

• Indicadores de rotación

Ayudan a saber si los recursos se utilizan efectivamente para aumentar la eficiencia de las operaciones de
negocios.

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