PROCEDIMIENTO TRAMITES LEGALES DE ARMAMENTO

Fecha Emisión Fecha Revisión Versión

P-OP-02
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I. PROPÓSITO

Tener un procedimiento que nos permita contar con los permisos legales con que debe funcionar la empresa para
brindar un servicio de calidad a nuestros clientes.

II. ALCANCE

 El responsable a hacer cumplir este procedimiento será el área de Operaciones.

III. PROCEDIMIENTO

A) RENOVACIÓN DE PERMISOS INDIVIDUALES DE PORTAR ARMAS

 Verificar nuevas normas, procedimientos y documentos que el departamento responsable debe cumplir de
acuerdo a las leyes vigentes.
 Recibir por parte de rastrillo el registro de tenencia general de Armas R-OP-13 con el estado de los
permisos individuales de portar armas ya que estos tiene validez por dos años por ende el proceso para su
renovación es la siguiente:
 Verificar con anterioridad (60 o 90 días) la fecha de caducidad de dichos documentos.
 Revisar en los reportes periódicos que realizan el supervisor general que no exista novedades respecto a
la pérdida o sustracción del documento y la ubicación exacta del arma.
 En caso de perdida del permiso es necesario poner la denuncia.
 Recopilar los permisos originales para poder iniciar dicho trámite
 Con 30 días de antelación a la fecha de caducidad, se debe ingresar una carpeta con los siguientes
documentos:

 De acuerdo a la Solicitud que se encuentre en vigencia de acuerdo a las leyes actuales, (Ministerio
de Gobierno y Policía, Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, Unidad Técnica de Control de
Armas Policía Nacional).

 Una vez que la carpeta este totalmente saneada, esta listo para la impresión de los permisos
individuales renovados.
 Se debe sacar copias a color de los nuevos permisos para tener de respaldo.
 Se debe sacar las respectivas IMPRONTAS, para tener un respaldo.
 Enviar lista de nuevos permisos a Rastrillo. Ingreso de Armas R-OP-11.

B) COMPRA E INCREMENTO DE ARMAS

 Una vez adjudicado los puestos de trabajo, Operaciones confirmará a la Gerente Administrativa para la
adquisición de nuevas armas.
 Recibir el contrato de Compra de las Armas por parte de Compras.
 Contactar al fabricante o comerciante de armas y pedir los documentos necesarios para verificar que este
autorizado legalmente por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas
o Copias del Permiso del Fabricante. (ACTUALIZADO).
o Copia del Permiso del Comerciante. (ACTUALIZADO).
 Solicitar las facturas originales.
 Ingresar una carpeta con los siguiente documentos:
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 De acuerdo a la Solicitud que se encuentre en vigencia de acuerdo a las leyes actuales.

 Una vez que la carpeta este totalmente saneada, esta listo para la impresión de los permisos individuales
 Se debe sacar copias a color de los nuevos permisos para tener de respaldo
 Una vez obtenidos los permisos individuales de las armas nuevas se procede al retiro de las mismas en
coordinación con el Fabricante o comerciante.
 Realizar el ingreso a Bodega.
 Se debe sacar las Improntas de las nuevas armas para tener como respaldo.
 Enviar lista de nuevos permisos a Rastrillo. Ingreso de Armas R-OP-11.

C) RENOVACIÓN DE LA TENENCIA GENERAL DE ARMAS

La Tenencia General de Armas, tiene validez por un año, por ende es necesario renovar con 30 días de
anticipación a la fecha de caducidad, para lo cual es necesario:

 Verificar con anterioridad ( 60 o 90 días) la fecha de caducidad

 Revisar en los reportes periódicos que realizan los supervisores que no exista novedades respecto a la
pérdida o sustracción de las armas en las diferentes provincias donde se presta el servicio registro pares.
 En caso de robo de las armas es necesario poner la denuncia. en la Fiscalía
 En 48 horas el representante Legal debe acudir a reconocer firma y rubrica para poder legalizar las
denuncias.
 Recopilar las copias de todos los permisos para poder iniciar dicho trámite
 Solicitar al Cuerpo de Bomberos se haga una inspección de las instalaciones a fin de obtener el permiso
de funcionamiento.
 Coordinar con Bodega la adquisición o recarga de extintores si fuese el caso..
 Coordinar con el Inspector de los Bomberos designado para la realización de la inspección de las
instalaciones.
 Una vez aprobada la inspección en 48 horas hay que cancelar el valor de la especie del permiso de
Funcionamiento.
 Con 30 días de antelación a la fecha de caducidad de la Tenencia General, se debe ingresar una carpeta
con los siguientes documentos:

 De acuerdo a la Solicitud que se encuentre en vigencia de acuerdo a las leyes actuales

 Una vez que se haya completado con todos los requisitos, la carpeta pasa para el visto
bueno y emisión de la credencial actualizada de la Tenencia General de Armas
 Se pasará una inspección física por parte del personal de Control de Armas del Comando Conjunto en las
instalaciones de la compañía, donde se presentará toda la documentación necesaria, las armas de forma
física, instalaciones del Rastrillo y Alarmas.
 El representante Legal de la empresa tiene que acercarse a firmar documentos y a fotografiarse para la
credencial.
 Se debe sacar copias a color del documento y enviar a las diferentes provincias, para que tengan de
respaldo ante las entidades de control militar y policial.(si se tiene sucursales en las provincias)
 Entregar el Documento Original a la Gerente Administrativa, para su respectivo archivo.

D) OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS

La empresa de manera frecuente esta participando en diferentes licitaciones, a fin de obtener nuevos contratos de
prestación de servicios, para lo cual el cliente solicita el mentado documento a fin de verificar si la empresa esta
legalmente autorizada para dicha actividad, documento que tiene validez por 30 días, por lo que es necesario
renovar mensualmente, (si lo necesita), para lo cual es necesario:
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 Solicitar mediante oficio, la emisión del Certificado a las diferentes entidades de control como son:
 Policía Nacional ( COSP)
 Dirección de Logística del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas

 Adjuntar copias de la invitación a licitar

 Indicar en que provincias va licitar
 Cancelar el valor de emisión del certificado
 Una vez que el encargado ( Inspector) revisa la carpeta, comunica que la empresa esta al día en la
documentación y procede a la elaboración del certificado
 En 48 horas pasa para la firma del Jefe Departamental y la respectiva emisión del documento.
 Antes de entregar el certificado original a Gerencia se procede a sacar copias del documento para tener
de respaldo.

E) PRESENTAR EL REPORTE SEMESTRAL A LAS ENTIDADES DE CONTROL DE ARMAS

En cumplimiento a la Ley de Seguridad, es necesario que las empresas legalmente constituidas de Seguridad
presente semestralmente el reporte de novedades a las entidades de control, para lo cual es necesario adjuntar:

 Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos, para completar la documentación que se requiere
para dicho reporte, como es:
 Listado del Personal Administrativo y Operativo.
 Lugares en las cuales la empresa proporcionan servicio
 Novedades de altas y bajas del personal
 Listado de Clientes, haciendo constar direcciones y teléfonos actualizadas
 Listado general de armas
 Novedades existentes en cuanto se refiere a perdida o roba de armas
 Adjuntar documentos de empresa actualizados.
 Cualquier otro documento que sea necesario o incrementado por parte de las autoridades
Competentes.
 Presentar en una carpeta y en disco magnético con su receptivo oficio firmado por el representante legal
de la empresa
 Los reportes serán enviados en el mes de Julio y en el mes de Diciembre.
 Estar en permanente contacto con los inspectores a fin de aclarar cualquier tipo de inquietud que tenga la
empresa.
 El reporte semestral es uno de los requisitos indispensables que debe cumplir la empresa, ya que eso
facilita le emisión de los Certificados para participar el las diferentes licitaciones
 Tener un respaldo de dicho reporte a fin de presentar en cualquier momento en que las entidades de
Control lo requieran.

F) OBTENCIÓN DEL PERMISO DE FUNCIONAMIENTO DEL CUERPO DE BOMBEROS

Es uno de los requisitos indispensables para poder renovar la Tenencia General de Armas de la empresa, la
misma que tiene validez de 1 año, para lo cual es necesario adjuntar:

 Con anterioridad a dicho trámite, verificar la vigencia de las fechas de caducidad de los extintores
 Coordinar el respectivo mantenimiento o recarga de los extintores
 Coordinar con el departamento Técnico para la revisión de las instalaciones eléctricas que estén en
buen estado
 Verificar que la empresa tenga señalización en casos de emergencia
 Adquirir el respectivo formulario en la Matriz del Cuerpo de Bomberos
 Llenar dicho formulario y graficar el croquis exacto de la ubicación de la empresa, señalando
dirección y teléfono
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 Ingresar por ventanilla dicha solicitud

 Coordinar con el inspector del Cuerpo de Bomberos, para que realice la inspección física de las
instalaciones (de 3 a 8 días hábiles).
 Una vez que se haya pasado exitosamente la inspección, se espera el informe final del inspector
encargado
 Para la emisión del Permiso de Funcionamiento, es necesario presentar una copia de la Patente
Municipal actualizada.
 Sacar copias de respaldo y entregar al Asistente de Gerencia el documento original, para su archivo.

G) OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE SUCURSALES

Debido a la expansión a nivel nacional es necesario obtener la autorización de sucursal por parte del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armas, para lo cual es necesario lo siguiente:

 Coordinar con el supervisor para la ubicación estratégica de la oficina

 Legalizar todos los documentos como:
 Contrato de arrendamiento
 Pago de Patente Municipal
 Pago de impuestos en el SRI
 Y demás documentos de Ley
 Instalar seguridades tanto internas como externas en la oficina
 Instalar en un lugar estratégico el rastrillo, el mismo que debe cumplir algunos estándares de
Departamento del Logística del Comando Conjunto:
 Sus paredes tienen que se metálicas o de hormigón armado
 Tiene que ser de 1.50 cm. en cuadro
 Debe tener varios compartimientos, tanto para revólveres, escopetas y municiones.
 Mediante oficio solicitar al Departamento de Logística del CC FF AA la apertura de la sucursal,
para lo cual es necesario adjuntar:
 Copia a color de la Tenencia General de Armas
 Certificado de Funcionamiento del Cuerpo de Bomberos, de la provincia respetiva
 Registro del Funcionamiento del Municipio
 Nomina del personal: administrativo y operativo
 Listado de las armas que prestaran servicio en dicha provincia
 Copias del contrato de clientes o su respectiva certificación
 Cancelación de gastos administrativos

 Una vez que la Gerente Administrativa, revise dicho requerimiento designará a las personas que sean
necesarias para realizar la respetiva inspección.

 Coordinar y trasladar al personal de inspectores hasta la respetiva provincia y proceder con la

inspección, los mismos que exigen:
 Documentos legales de la empresa
 Toma de fotografías del las instalaciones y rastrillo
 Inspección física de las armas
 Coordinar con los inspectores para la elaboración de un informe favorable
 Dicho informe pasa para el visto bueno del jefe de Logística del CC FF AA, quien autoriza o rechaza la
misma
 Autorización definitiva de la Apertura de Sucursal
 Se saca copias a color y se entrega en la empresa el documento original
 Se envía copias de la misma a la provincia respectiva
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 Se pone a conocimiento de las demás entidades de control, mediante oficio la apertura de la nueva
sucursal.

H) VERIFICACIÓN DE ASUNTOS LEGALES DE LA EMPRESA

Concurrir de manera frecuente a los juzgados a verificar lo siguiente:

 Revisar en los archivos de los juzgados las causas legales que se estén tramitando en contra de la
empresa
 Revisar la causas legales en contra de las principales autoridades de la empresa
 Comunicar inmediatamente de dichos procesos, para que el abogado de la empresa pueda resolverlos
 De igual manera es necesario acudir hasta la Fiscalía o Policía Judicial a fin de poder averiguar
sobre algún asunto pendiente legal que tenga la empresa (robo armas)
 Comunicar por escrito las diligencias que se lleva a cabo al Gerente General.

IV. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Control del estado de Trámite de Carpetas R-OP-22

Tenencia de Armas R-OP-13
Ingreso de Armas R-OP-11

Área emisora Revisó: Aprobó:

Gestión de Calidad Gerente General Gerente General