PROYECTO

Polo Tecnológico en Open Source para

Negocio de barrio

Guía de Usuario – Openbravo POS.

Versión 2.0

Santiago, Junio 2011

Introducción.
El presente documento contiene la Guía de Usuario del módulo Openbravo POS, dirigido al usuario final del
sistema, de modo que pueda configurarlo en sencillos pasos para poder utilizarlo sin inconvenientes.

Este manual forma parte de la documentación que se entregará a los usuarios y beneficiarios del Proyecto
09PDTE-6315 que entrega Apoyo al Turismo de Intereses Especiales Bajo la Tecnología de Software Libre,
dirigido a las empresas pertenecientes a las cámaras de turismo de San José de Maipo, de la Provincia
Cordillera, en lo que a Gestión Administrativa y Comercial se refiere.

Cabe destacar que se han considerado, para ser beneficiadas con este proyecto, empresas del area Turismo
con las siguientes especialidades:

• Restaurantes.
• Camping y Picnic.
• Turismo Aventura.
• Hospedajes.

Areas de gestión Administrativa, que fueron cubiertas por el proyecto, son:

• Inventarios
• Remuneraciones
• Gestión de Proveedores
• Gestión de Clientes
• Puntos de Venta.

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Tabla de contenido

I. OpenbravoPOS Guía de Usuario.....................................................................................................................4

Bienvenido..........................................................................................................................................................4
Inicio...................................................................................................................................................................4
Navegación.........................................................................................................................................................4
Preparando el Inventario....................................................................................................................................6
Impuestos.......................................................................................................................................................6
Categorías.......................................................................................................................................................7
Productos.......................................................................................................................................................7
Movimiento de Existencias.............................................................................................................................8
Productos por Almacén..................................................................................................................................9
Ventas...............................................................................................................................................................10
Ventas...........................................................................................................................................................10
Agregar Cliente a la Venta............................................................................................................................13
Movimientos de Caja........................................................................................................................................16
Cerrar Caja....................................................................................................................................................16
Modificar una venta.....................................................................................................................................17
Informes...........................................................................................................................................................19
Cierres de Caja..............................................................................................................................................19
Varios............................................................................................................................................................19
Usuarios............................................................................................................................................................19
Cambiar Clave...............................................................................................................................................20
Usuarios........................................................................................................................................................20
Clientes.............................................................................................................................................................21
Ventas por mesa...............................................................................................................................................23
Reservas...........................................................................................................................................................24
Extras................................................................................................................................................................26

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I. OpenbravoPOS Guía de Usuario.

Bienvenido
El presente documento es un manual de uso para el usuario final de Openbravo POS. Comenzaremos por hacer
una descripción general del producto. Dado que algunos negocios tienen requerimientos pequeños y otros
requerimientos grandes. Comenzaremos por los casos más sencillos e iremos escalando hasta los más complejos.
Aquí estudiaremos Openbravo POS un TPV (Terminal de Punto de Venta) capaz de manejar inventarios y ventas. La
mayoría de los negocios pequeños y medianos pueden funcionar perfectamente con dichas funciones y no requerir
funciones avanzadas como movimientos financieros o inversiones (entre otros).
En el presente documento vamos a guiar el uso del programa (Openbravo POS).

Inicio
Asegúrese de que su equipo de hardware está bien conectado y encienda su computadora. Espere a que se cargue
el sistema operativo y entre a su escritorio virtual. Encontrará un icono marcado como “POS” (point-of-sale o
“punto-de-venta” en inglés). Haga doble-click en el mismo y aparecerá lo siguiente:

Seleccione “Si” y aparecerá la pantalla de acceso:

Seleccione “Administrador” para comenzar a utilizar su sistema. Mas adelante veremos que significan las otras
opciones.

Navegación
Una vez que inició el POS y se registró como Administrador iniciará la pantalla principal de su programa y es la
siguiente:

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La pantalla está dividida en dos grandes zonas: el panel izquierdo para navegación y el panel derecho para
trabajo. El panel izquierdo está dividido en tres partes: Principal, Administración y Sistema. El panel derecho
cambia en función de lo que usted seleccione en su panel izquierdo. En las siguientes páginas vamos a utilizar el
panel izquierdo para navegar. Si nosotros leemos:

“Administración -> Inventario -> Impuestos”

Significa que usted debe navegar hasta la pantalla de Impuestos empezando en su panel izquierdo seleccionando
Inventario dentro de la parte Administración. El panel derecho cambiara para que usted utilice la función que
selecciono. A continuación veremos un ejemplo típico y sencillo: prepararemos nuestro inventario para vender una
manzana. Debe seguir los pasos en orden, pues se asume que aprendió lo mostrado en cada sección.

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Preparando el Inventario
Impuestos
Navegación: Administración -> Inventario -> Impuestos:

Ingrese los datos como se ven en la pantalla para registrar el impuesto al valor agregado (IVA) y márquelo con un
19%. Cuando termine, presione el botón de “Guardar” que es el último de izquierda a derecha, representado por un
disco. Note que su nuevo impuesto se agrega a la lista de la izquierda.

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Categorías
Navegación: Administración -> Inventario -> Categorías:

Ingrese “Frutas” en nombre. Presione el icono de guardar (botón con disco). Se agrega esta categoría a su lista de
categorías. Para borrarla seleccione de la lista y presione el segundo botón de derecha a izquierda “Borrar”.
Agregue de nuevo la categoría si la borró pues es necesaria para los siguientes ejemplos.

Productos
Navegación: Administración -> Inventario -> Productos:

La zona superior de su pantalla de trabajo se usa para buscar productos: por lo pronto sólo nos concentraremos en
la parte inferior para ingresar una manzana con datos ficticios. Dichos datos son:

 Referencia: 0001. (Control interno de su negocio)

 Nombre: Manzana Verde. (El nombre del producto)

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  Código de Barras: 101. (Un número ficticio para demostrar el uso)

 Compra:9. (Costo de este producto por la unidad)

 Venta: 10. (Precio al que usted vende este producto)

 Impuesto: IVA. (Marque los impuestos a cobrar)

 Categoría: Frutas. (Categoría de su producto)

Ingrese a la pestaña “Propiedades” y seleccione la opción “En Catalogo”:

Presione el botón de “Guardar” marcado con un disco. Su nuevo producto aparecerá en la lista a la izquierda.

Movimiento de Existencias
Navegación: Administración -> Inventario -> Movimiento de Existencias:

En esta pantalla modificamos la cantidad de existencias de su nuevo artículo. Presione el botón “Manzana Verde”
dentro de la categoría de “Frutas” para que se actualice la parte superior de su pantalla. (Alternativamente ingrese
“101” en código o “0001” en el campo de referencia, seguido de su tecla “Enter”):

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Ingrese “10” en “Cantidad” y presione el botón de Guardar en la parte superior derecha marcado con un disco. En
este paso simulamos la compra de 10 manzanas. En esta misma pantalla usted puede generar otro tipo de
entradas de productos como devoluciones o traspasos. En secciones posteriores del presente manual se tratarán
procesos avanzados.

Productos por Almacén

Navegación: Administración -> Inventario -> Productos por Almacén:

En esta pantalla ponemos los límites de existencias. Esto le sirve para no comprar de más y/o no quedarse sin
productos. En este ejemplo ponemos como mínimo de existencias 3 y como máximo 11. Presionamos el botón de
“Guardar” en la parte superior derecha.
Con estos pasos termina la preparación de su inventario con un producto único. Si desea agregar más productos,
los pasos son los mismos. Se recomienda que “juegue” con el sistema para que se familiarice. No se preocupe si
ingresa datos falsos o verdaderos: al final del presente manual le diremos como borrar todos los datos para iniciar
con un sistema nuevo una vez que se sienta con la confianza suficiente. Ahora estamos listos para abordar el
proceso de ventas.

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Ventas
Ventas
Navegación: Principal ->Ventas:

Existen varias formas de agregar artículos a su venta:

 Haga click sobre el icono de “Manzana Verde” para agregar una manzana.
 Escriba “101” seguido de “Enter” para agregar una manzana.

 Use el lector de código de barras.

 Use el botón de búsqueda (una lupa) para buscar entre los parámetros.

Para borrar un artículo, seleccione de la lista de los artículos agregados y presione el botón de “Borrar” marcado
con un icono de una “x”. <COMO SE USA PESO/BALANZA?>
Cuando termine de agregar artículos presione el botón “=” para cobrar. Seleccione el tipo de pago (efectivo,
cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione “Aceptar”. En caso de efectivo puede ingresar la cantidad entregada para
que se calcule el cambio. En el presente ejemplo sólo vendimos una manzana.

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Como se dijo anteriormente para agregar productos a la venta existe más de una forma, por ejemplo si queremos
agregar 5 manzanas a nuestra venta haremos lo siguiente, “click” sobre el icono de “manzana” y como en este caso
queremos agregar 5 manzanas haremos click 5 veces sobre el icono “manzana”, así se agregaran las 5 manzanas a
la venta sin ningún problema se verá así

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Otra forma más practica en la cual se agrupa la cantidad de productos vendidos seria de la siguiente forma, hacer
click sobre el icono “manzana”, luego en el lado derecho del software esta el teclado numérico, en este teclado
numérico presionar sobre el signo más (+) según la cantidad de productos que incluiremos en la venta en este caso
agregaremos 4 productos, haciendo esto los productos se agruparan dependiendo de su nombre.

Finalmente si se quiere restar un producto a los 4 que ya están agregados, nuevamente vamos al panel en donde
están los números y esta vez hacemos click al botón menos (-), así eliminaremos un producto de la venta, si se
quiere eliminar dos simplemente se hace click dos veces sobre el botón (-), así sucesivamente dependiendo de
cuando productos se quieran eliminar de la venta.

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Agregar Cliente a la Venta

Agregaremos un cliente a la venta esto puede ser antes al principio de la venta, durante la venta, o al final de ella,
para hacerlo seguiremos los siguientes pasos. Posicionados aun en Navegación: Principal ->Ventas. Primero vamos
a buscar el icono de clientes que se simboliza de la siguiente forma ->

Una vez que este icono ha sido ubicado le haremos click se abrirá la siguiente ventana “Lista de Clientes”

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Ya estando en la ventana Lista de Clientes tenemos dos formas para buscar al cliente al cual queremos asociar a la
venta, la primera más rápida y fácil pero menos específica es dar un click sobre el botón “ejecutar filtro”, así
aparecerán todos los clientes que tenemos registrados, ubicamos el que queremos asociar a la venta y le damos a
aceptar, en la imagen se muestra como aparecerían los clientes, en este caso tenemos dos clientes registrados que
serian el cliente “juan” y nuestro cliente “bravo”, nosotros seleccionamos bravo y le damos a aceptar, de esa forma
el cliente “bravo” quedara asociado a la venta que estamos realizando.

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La segunda forma de asociar clientes a la venta, es de la siguiente forma, llenar los campos CIF/NIF, clave de
búsqueda y nombre (datos agregados cuando el cliente es registrado), luego de llenar los campos con los datos del
cliente a buscar, le damos al botón “ejecutar filtro”, este método de buscar al cliente es un poco más largo pero es
más especifico que el anterior ya que solo nos muestra el cliente que necesitamos asociar a la venta.

El botón “restaurar” limpia la lista de clientes que aparecen después de la búsqueda.

Ya estando agregado el cliente en la venta, se puede seguir normalmente agregando productos eliminando etc.,
Recordar que el cliente puede ser agregado a la venta en su principio, durante la venta y al final.

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Movimientos de Caja
Navegación: Principal ->Movimientos de Caja

Vamos a suponer que usted necesita retirar un peso de su caja de dinero: llene los datos como se ven en la imagen
y presione el botón de guardar. Para reponer ese peso use esta misma pantalla pero en “Razón” seleccione
“(Entrada) Efectivo”. Utilizando el botón de “Calendario” enseguida del campo “Fecha” usted puede indicar el
tiempo exacto en que se realizó la transacción. En ese ejemplo retiramos un peso pero NO LO REGRESAMOS (ver
siguiente ejemplo).

Cerrar Caja
Navegación: Principal -> Cerrar Caja

En esta pantalla usted ve los movimientos totales del día. Aquí usted debe comparar la cantidad de efectivo
reportada con la existente. Al final del día presione el botón “Cerrar Caja” en la parte inferior.

Modificar una venta

Navegación: Principal -> Editar Ventas
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Aparecerá la siguiente ventana, luego presione el botón Buscar , aparecerá la siguiente pantalla :

Ingrese el numero del recibo correspondiente el cual va a modificar, en este caso modificaremos el recibo Nº 2
También puede buscar por fecha de inicio, término, por cliente, etc. Presione el botón Ejecutar Filtro y aparecerá la
comanda del recibo que busco.

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Mostrara el detalle de la comanda. Puede elegir que hacer en la barra de navegación , puede Editar o Devolver
productos.

En el caso de presionar editar puede ingresar nuevos productos, como también agregar más o quitar productos de
los que ya estaban ingresados

Al oprimir Devolver tiene la opción de Devolver un producto, devolver todos los productos de un producto o
devolver Todos los productos

Al elegir lo que devolverá, presione el botón igual “=” , después podrá elegir la forma de pago …Efectivo, Cheque,
Vale o tarjeta , luego presione Aceptar si esta seguro o cancelar según lo estime.

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Informes
Ya vimos cómo manejar su inventario, vender sus productos y manipular la caja de efectivo. Ahora recuperaremos
información de su negocio. Solo hemos vendido una manzana por lo que los datos pueden parecer poco relevantes
pero conforme use el programa serán muy útiles para tomar decisiones.

Cierres de Caja
Navegación: Principal -> Cierres de Caja -> (Botón) Ejecutar Informe:

Este es un informe típico. En la parte superior de la pantalla encontrará dos fechas (no se muestran en la imagen).
Con el paso del tiempo tendrá varios cierres de caja y tal vez quiera ver reportes de cierto rango de días.
Experimente varios cierres de caja con varias ventas, varios productos, retiros y reposiciones de efectivo. No se
preocupe por registrar en su sistema datos falsos: al final del presente documento le diremos como limpiar su
sistema para reiniciarlo de cero. A continuación le damos una lista de los informes que puede generar.

Varios
Utilice lo aprendido en ejemplos anteriores con las siguientes navegaciones:

Navegación: Administración ->Inventario:

 Catálogo (catálogo general)

 Diario de existencias (diferencia entre entradas y salidas de productos)

 Productos (productos general)

 Existencias bajo mínimos (ver cuales productos están bajo el mínimo)

 Existencias (unidades contra limites)

 Almacenes (unidadesporalmacén)

Navegación: Administración ->Ventas:

 Caja por vendedor (más adelante verá como tener varios usuarios)
 Ventas de productos (detecte ganancias por producto)

 Impuestos (reporte de impuestos)

 Gráfico de ventas (gráfica general de ventas)

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Usuarios
Probablemente usted quiera repartir responsabilidades entre sus empleados. En esta parte veremos como permitir
que varias personas usen el sistema pero que solo tengan acceso a lo que usted permita.

Cambiar Clave
Navegación: Sistema -> Cambiar Clave:

Aparecerá un teclado donde debe ingresar su clave antigua. Como esta es la primera vez que usa el sistema sólo
presione “Aceptar”. Ahora ingrese un número que será su clave. En este ejemplo usaremos “999”. Cuando termine
de ingresar su clave, presione “Aceptar”. Por seguridad se le pedirá que ingrese nuevamente su clave. Ingrese su
número y presione “Aceptar”. La siguiente vez que use su sistema como Administrador se le pedirá este número
para evitar fugas y/o destrucción de información.

Usuarios
Navegación: Mantenimiento ->Usuarios:

Existen cuatro niveles de uso. De inicio el sistema cuenta con 4 usuarios. Seleccione y borre de la lista (el botón
con una “x” roja) los usuarios “Manager”, “Employee” y “Guest”. Ahora presione el botón de “Nuevo” (marcado con
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un “*” amarillo). Ingrese “Pedro” en “Nombre” , seleccione “Employee” como Rol y marque “Visible”. Presione
“Clave de Acceso” y de una clave a Pedro como en el ejemplo anterior. Presione el botón de “Guardar”. La siguiente
vez que ingrese a su sistema verá los cambios de usuarios. Vea que Pedro sólo puede tener acceso a vender.
Experimente con los roles y registre los empleados necesarios.

Clientes
Navegación: Administración-> Clientes

Aparecerá una ventana en la cual se ingresaran los datos del cliente a registrar, en este caso lo llenaremos con
datos ficticios, los campos CIF/NIF ,CLAVE DE BUSQUEDA,NOMBRE, son importantes para cuando quisiéramos
sacar algún informe del cliente, con la ayuda de esos datos podremos hacer una búsqueda más rápida y efectiva.
En el campo tarjeta pinchamos sobre el lápiz que está en el costado derecho y como lo dice su nombre sirve para
asignarle un número de tarjeta al cliente, luego pasaremos al siguiente campo que sería deuda máxima, aquí le
asignaremos el total máximo que puede deber el cliente, en este caso el cliente “open” tiene un tope de deuda que
alcanzaría los 100.000, en palabras más simples es el cupo que se le asigna al cliente.

Más abajo en la ficha contacto, llenaremos todos los campos con los datos personales del cliente, lo mismo para la
ficha dirección y notas, cuando tengamos todo esto listo damos clic al botón guardar así como hemos hecho con
todo lo aprendido anteriormente, así nos quedara finalmente.

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A la izquierda aparecerá un listado con los nombres de los clientes ya ingresados, al pinchar sobre el nombre en
este caso es open, aparecerán todos los datos de este así los visualizaremos y editaremos de la misma forma como
los ingresamos, por ejemplo nos equivocamos y queremos cambiar el nombre del usuario “open” a “bravo”,
buscamos al cliente “open” en la lista de la izquierda, una vez encontrado lo pinchamos y como ya sabemos todos
sus datos aparecerán en los campos de la derecha, buscamos el campo nombre en el cual aparecerá “open ” , y lo
cambiamos a “bravo”, por ultimo pinchamos el botón guardar y listo el nombre a sido actualizado correctamente.

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Ventas por mesa

Para que aparezca este formato de venta, hay que dirigirse a la barra de navegación

Navegación -> Sistema -> Caja Registradora -> Recibos -> Restaurant

Con este formato de venta se pueden realizar ventar por mesas o bien hacer reservar a clientes, para así mantener
un orden en las ventas.

Para realizar una venta solo hay que presionar una mesa y aparecerá la típica ventana de venta.

Básicamente hacer una venta tiene el mismo procedimiento explicado anteriormente.

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Como ven en la imagen en la parte superior izquierda aparece el numero de la mesa , en este caso la mesa 1,
también aparecen nuevos botones que nos permitirán volver a la pagina inicial y realizar otra venta.

La mesa quedara ocupada hasta que la venta se efectué totalmente o también puede eliminar el registro de la
venta presionando el botón con la “X” roja.

Reservas
En la ventana principal presione “Reservas” y aparecerá la siguiente pantalla.

Como se puede ver en la pantalla en la parte superior izquierda aparece un calendario, en él puede seleccionar la
fecha de la reserva, junto al calendario aparece un reloj que está programado en horas, lo cual significa que las
reservas duraran una hora de espera, el reloj de más abajo es para seleccionar minutos, puede avanzar o disminuir
de 15 minutos o de 1 minuto como muestra la imagen.

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Ingrese los datos como aparece en la pantalla, en este caso realizamos una reserva el día 15 de septiembre a las
01:20 PM, es obligación ingresar un nombre a la reserva, puede pinchar en botón de clientes para ver los registro
de clientes que existen o escribir el nombre en el caso que no sea cliente, luego de llenar todos datos presione el
botón guardar y la reserva aparecerá al lado izquierdo.

Ya cuando la reserva sea solicitada solo selecciona la reserva del lado izquierdo y presiona el botón “Recibir” y
otórguele una mesa vacía. Con ese paso ya está listo para realizar la venta.

Y si quiere volver a las ventas simples:

Navegación: Sistema -> Configuración -> Caja Registradora -> Recibos -> Simple

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Extras
Sólo falta que conozca algunas partes extra de su sistema. Si ha completado exitosamente los ejemplos anteriores
no debe tener problemas.

Navegación: Principal -> Editar Ventas: Le permite editar una venta ANTES de que cierre la caja. Presione el
número de recibo y “Enter”. Podrá editar, devolver o imprimir esa venta. Recuerde que sólo puede editar ANTES de
cerrar la caja.

Navegación: Administración ->Mantenimiento:

 Almacenes: Dar de alta puntos de almacenamiento como bodegas o lotes.

 Plantas: Dar de alta zonas de servicio (en caso de giro de servicio).

 Mesas: Dar de alta puntos de servicio (en caso de giro de servicio).

 Recursos: Datos técnicos del sistema.

 Roles: Crear nuevos permisos para usuarios.

 Openbravo ERP: Funciones para el ERP.

Navegación: Administración -> Inventario -> Gestión: Le permite mover productos de un almacén a otro, comprar,
vender, devoluciones, etc.

Navegación: Sistema:

 Configuración: Datos técnicos del sistema.

 Impresora: Ejemplo de impresión.

 Salir: Salirdelsistema.

Puede asignar fotos a sus productos y empleados usando las funciones de imagen. Consulte su manual de cámara
digital para ver como descargar a su sistema las fotos. Para BORRAR TODOS LOS DATOS: (@home)#rm -f
librepos*.

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