6.1 Manual COBUSBPM

Manual de ayuda
© 2015 COBUS Cía. Ltda.

INTRODUCCIÓN
por COBUS Cía. Ltda.
En este documento se describirá información clara y concisa sobre cómo utilizar los diferentes
módulos que conforman COBUS BPM.
Esta herramienta fue creada con el objetivo de apoyar a la gestión de procesos de negocio mediante
la automatización de los mismos, el seguimiento de su flujo y la generación de indicadores de
gestión con el objetivo de que la empresa sea altamente eficiente.
COBUS BPM está compuesto por 9 módulos principales que facilitan la interacción de sus
operadores: administradores, usuarios y técnicos, los mismos que serán descritos a continuación:
PORTAL PROCESOS: Comprende todas las actividades cotidianas que realizan los usuarios, como
por ejemplo: iniciar un nuevo trámite, ejecutar las actividades de un proceso, dar seguimiento a sus
trámites, etc.
BAM (Business Activity Monitoring o Monitoreo del Negocio:) Módulo que tiene como objetivo
analizar la eficiencia de los procesos de la empresa. Proporciona un amplio conjunto de indicadores
de gestión que permiten mejorar la eficiencia de las organizaciones.
AUTOMATIZACION DE PROCESOS: Con esta función, principalmente los técnicos pueden agregar
nuevos procesos en el sistema, mediante la creación de flujogramas, formularios electrónicos, etc.
SISTEMAS EXTERNOS: Posibilita la interacción de otros sistemas informáticos que intervienen en

los procesos con COBUS BPM.
EAI: (ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION:) Permite importar datos provenientes de otras

aplicaciones como usuarios, departamentos, cargos, etc. hacia COBUS BPM.
SISTEMAS TRANSACCIONALES: Opción que crea automáticamente bases de datos que

almacenarán información que los procesos exportarán.
CREACIÓN DE SISTEMAS: Establece la estructura de los sistemas transaccionales, es decir las

tablas, campos y reportes comprendidos en los mismos.
EXTENSIONES: Brinda la oportunidad al administrador de agregar pantallas creadas a la medida en

su aplicativo.
ADMINISTRACION: Módulo que da acceso al administrador para dar mantenimiento al sistema,

mediante funciones como: agregar usuarios, agregar o eliminar cargos, establecer parámetros de
medición, etc.
Se recomienda la utilización de este manual antes y/o durante la operación del sistema ya que lo
guiará paso a paso en el manejo de las funciones del mismo.
Manual de ayuda
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta obra puede ser reproducida de
alguna forma o medio, sea este gráfico, electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia,
grabación, o mediante sistemas de almacenamiento y recuperación - sin el permiso
escrito del editor.
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marcas.
Si bien todas las precauciones se han tomado al elaborar este documento, el editor y el
autor no asumen responsabilidad alguna por errores u omisiones, ni por daños
resultantes del uso de la información contenida en este documento o del uso de los
programas y código fuente que puede acompañarlo. En ningún caso, el editor y el autor
serán responsables de ninguna pérdida de beneficios o cualquier otro daño comercial
causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este documento.
Impreso: mayo 2016 en (Cuenca, Ecuador)

4 Manual de ayuda
Tabla de Contenidos
Módulo I PORTAL PROCESOS 8

1 Trámites
...................................................................................................................................
pendientes 8
Mis trámites ..........................................................................................................................................................
pendientes 8
Mi calendario .......................................................................................................................................................... 12
..........................................................................................................................................................
Trámites pendientes de mis subordinados 18
2 Nuevo
...................................................................................................................................
trámite 20
3 Listado
...................................................................................................................................
de mis trámites 23
4 Procesos
...................................................................................................................................
tramitados 25
Mis procesos ..........................................................................................................................................................
tramitados 25
..........................................................................................................................................................
Procesos tramitados de mis subordinados 27
5 Delegaciones
................................................................................................................................... 29
Delegación ..........................................................................................................................................................
de procesos 29
Delegar mis..........................................................................................................................................................
trámites actuales 32
6 Modificar
...................................................................................................................................
password 34
Módulo II BAM 36
1 Monitoreo
................................................................................................................................... 36
Revisar formulario.......................................................................................................................................................... 36
Búsqueda de ..........................................................................................................................................................
trámites 38
Monitoreo .......................................................................................................................................................... 40
..........................................................................................................................................................
Detalle de actividades 42
Estado de procesos.......................................................................................................................................................... 45
..........................................................................................................................................................
Estado de las actividades 47
Resumen trámites .......................................................................................................................................................... 49
..........................................................................................................................................................
Actividades pendientes por proceso 52
..........................................................................................................................................................
Actividades pendientes por persona 55
..........................................................................................................................................................
Trámites pendientes por actividad 58
..........................................................................................................................................................
Trámites pendientes por usuario 60
..........................................................................................................................................................
Procesos tramitados por responsable 62
2 Analizador
...................................................................................................................................
de procesos 65
Analizador ..........................................................................................................................................................
general 65
..........................................................................................................................................................
Media y desviación estándar por proceso 68
..........................................................................................................................................................
Media y desviación estándar por actividad 70
..........................................................................................................................................................
Media y desviación estándar por persona 72
..........................................................................................................................................................
Estado de los procesos 75
..........................................................................................................................................................
Estado de las actividades 77
3 SIX SIGMA
................................................................................................................................... 79
..........................................................................................................................................................
Duración por proceso por mes 79
..........................................................................................................................................................
Duración por actividad por mes 82
..........................................................................................................................................................
Desviación estándar por proceso por mes 85
..........................................................................................................................................................
Desviación estándar por actividad por mes 87
..........................................................................................................................................................
Desviación estándar por proceso 89
..........................................................................................................................................................
Desviación estándar por actividad 91

Contenidos 5
4 Modificar
...................................................................................................................................
password 93
Módulo III AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS 95

1 Procesos
................................................................................................................................... 95
Mantenimiento ..........................................................................................................................................................
y diseño 95
Importar .........................................................................................................................................................
proceso 98
Exportar.........................................................................................................................................................
proceso 102
Diseñar.........................................................................................................................................................
proceso 104
Grupos .......................................................................................................................................................... 199
2 Formularios
................................................................................................................................... 201
Mantenimiento ..........................................................................................................................................................
y diseño 201
Importar.........................................................................................................................................................
formulario 204
Exportar.........................................................................................................................................................
formulario 207
Diseñar.........................................................................................................................................................
formulario 209
Ayudas .......................................................................................................................................................... 241
Listas .......................................................................................................................................................... 243
3 Código
................................................................................................................................... 247
Funciones .......................................................................................................................................................... 247
Assemblies.......................................................................................................................................................... 250
Jars .......................................................................................................................................................... 254
4 Permisos
................................................................................................................................... 258
Mantenimiento ..........................................................................................................................................................
de usuarios por roles por proceso 258
5 Modificar
...................................................................................................................................
password 261
Módulo IV SISTEMAS EXTERNOS 263

1 Mantenimiento
...................................................................................................................................
de sistemas externos 263
2 Modificar
...................................................................................................................................
password 266
Módulo V EAI 268

1 Cadenas
...................................................................................................................................
de conexión 268
2 Administración
...................................................................................................................................
de conexiones 270
3 Listado
...................................................................................................................................
de EAIS de información empresarial 273
4 EAI -...................................................................................................................................
Reporte de importaciones 277
5 Modificar
...................................................................................................................................
password 278
Módulo VI CREACIÓN SISTEMAS 280

1 Administración
...................................................................................................................................
de sistemas transaccionales 280
2 Estructura
...................................................................................................................................
3 Interfaces
...................................................................................................................................
4 Permisos
...................................................................................................................................
interfaces 299
5 Mantenimiento
...................................................................................................................................
de listas 302
6 Modificar
...................................................................................................................................
password 306
Módulo VII SISTEMAS TRANSACCIONALES 308

1 Sistemas
...................................................................................................................................
transaccionales 308
5
6 Manual de ayuda
Módulo VIII EXTENSIONES 312

1 Listado
...................................................................................................................................
de interfaces personalizadas 312
2 Interfaces
...................................................................................................................................
personalizadas - Ubicaciones 314
3 Interfaces
...................................................................................................................................
personalizadas - Permisos 316
4 Modificar
...................................................................................................................................
password 318
Módulo IX ADMINISTRACIÓN 320

1 Panel
................................................................................................................................... 320
Excepciones .......................................................................................................................................................... 320
Listado .........................................................................................................................................................
de excepciones 320
Calendario.......................................................................................................................................................... 322
.........................................................................................................................................................
Calendario laboral 322
Trámites .......................................................................................................................................................... 326
......................................................................................................................................................... 326
Delegaciones
.........................................................................................................................................................
Responsables por trámite 329
Monitor ......................................................................................................................................................... 331
Parámetros .......................................................................................................................................................... 335
.........................................................................................................................................................
Mantenimiento de parámetros 335
Cargos .......................................................................................................................................................... 339
.........................................................................................................................................................
Mantenimiento de cargos 339
Contraseña.......................................................................................................................................................... 342
Cambio.........................................................................................................................................................
de clave 342
Seguridad .......................................................................................................................................................... 344
Usuarios......................................................................................................................................................... 344
Usuarios.........................................................................................................................................................
por rol 347
......................................................................................................................................................... 351
Autentificaciones
.........................................................................................................................................................
Verificaciones por usuario 353
Reporte.........................................................................................................................................................
de acceso 357
.......................................................................................................................................................... 359
Sistemas externos
Sistemas .........................................................................................................................................................
externos 359
Usuarios.........................................................................................................................................................
externos 362
Espacio en..........................................................................................................................................................
disco 365
......................................................................................................................................................... 365
Liberar espacio
Ubicaciones ..........................................................................................................................................................
geográficas 367
Niveles .........................................................................................................................................................
de ubicación geográfica 367
.........................................................................................................................................................
Ubicaciones geográficas 369
.........................................................................................................................................................
Otras ubicaciones por usuario 372
EAI .......................................................................................................................................................... 375
Cadenas.........................................................................................................................................................
de conexión 375
.........................................................................................................................................................
Administración de conexiones 377
.........................................................................................................................................................
Importación de información empresarial 380
Reporte.........................................................................................................................................................
de importaciones 384
Colas .......................................................................................................................................................... 385
.........................................................................................................................................................
Administración de colas 385

PORTAL PROCESOS
Módulo I
8 Manual de ayuda
1.1 Trámites pendientes

1.1.1 Mis trámites pendientes
Esta función permite ver el listado de sus trámites pendientes.
¿Cómo ingresar a esta opción?
Existen 2 maneras de hacerlo:

a) En el menú principal haga clic en PORTAL PROCESOS y automáticamente se abrirá un listado de
sus trámites pendientes.
b) En el menú princiapl seleccione el módulo PORTAL PROCESOS.

1. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla, escoja PENDIENTES.
2. Haga clic en Mis Trámites Pendientes.
Al ingresar, usted podrá ver en la parte superior filtros de búsqueda que le permitirán encontrar los
trámites que tenga pendientes:

PORTAL PROCESOS 9
¿Cómo buscar un trámite?

1. Ingrese uno o varios campos a la vez:
PROCESO: Proceso al cual pertenece la actividad a buscar.
FORMULARIO: Nombre del formulario correspondiente a la misma.
CREADO POR: Nombre del usuario quien la creó.
DESDE: Seleccione la fecha inicial del período que desea buscar haciendo clic en .
HASTA: Seleccione la fecha final del período que desea buscar haciendo clic en .
TRÁMITE NÚMERO: Número del trámite que desea encontrar.
2. Una vez ingresada la información, dar clic en Buscar.
Después de los filtros de búsqueda está la tabla que detalla toda la información de los trámites:
En donde:
ID: Código que ha sido asignado al trámite.
PRIORIDAD: Nivel de prioridad del trámite; puede ser Alta, Media o Baja.
FECHA DE ENTREGA: Fecha máxima de entrega del trámite.

10 Manual de ayuda
RECIBIDO: Fecha y hora en la que el trámite fue recibido.

PROCESO: Tipo de proceso al que pertenece el trámite.
FORMULARIO: Formulario al que pertenece el trámite.
ACTIVIDAD ACTUAL: Actividad en la que se encuentra el trámite.
CREADO POR: Nombre de usuario quien creó el trámite.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha y hora en la que el trámite fue creado.
SUSPENDIDO: Trámites que se encuentren suspendidos.
Para realizar un trámite:

1. Haga clic en el ID del trámite y se abrirá una ventana con la solicitud del mismo:
2. Ingrese la información y una vez que todos los campos estén completados, usted puede aprobar y
enviar el trámite haciendo clic en .
Para imprimir un formulario:

PORTAL PROCESOS 11
Si desea imprimir el formulario presione .
Para adjuntar un archivo:
Si desea adjuntar un documento que respalde el trabajo realizado, presione preferiblemente antes
antes de enviar la solicitud.
Para guardar un formulario:
Si desea guardar la información ingresada al mismo, haga clic en . Si no ha terminado de llenar

todo el formulario y desea abandonar esta página, guarde la operación y podrá terminarlo cuando usted
lo desee.
Para rechazar un trámite:
1. Si desea rechazar un trámite seleccione y aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Si desea confirmar la operación presione Aceptar, caso contrario haga clic en Cancelar.
Para asignar una prioridad al trámite:

Asigne un nivel de prioridad al trámite, sea ésta alta, media o baja:

12 Manual de ayuda
1.1.2 Mi calendario
Esta función permite ver los trámites pendientes de cada usuario en formato calendario en donde se
especifica, la fecha y hora máxima en la que éstos deben estar finalizados.

1. Ingrese a PORTAL PROCESOS.
2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla escoja PENDIENTES.
3. Seleccione Mi Calendario.
Una vez que haya ingresado, aparecerá un calendario con el detalle de sus trámites pendientes:

PORTAL PROCESOS 13
Para obtener más información de sus trámites pendientes:
1. Haga clic en ícono que se encuentra ubicado junto al trámite pendiente.

2. Aparecerá una ventana que detalla la información del mismo:

14 Manual de ayuda
En donde:
TRÁMITE: Código único que ha sido asignado a cada trámite.
ENTREGA: Fecha y hora máxima en la que el éste debe ser entregado.
RECIBIDO: Fecha y hora en la que el usuario lo recibió.
PROCESO: Nombre del proceso al que el mismo pertenece.
FORMULARIO: Nombre del formulario asignado al trámite.
ACTIVIDAD: La actividad que el usuario debe realizar.
CREADO POR: Nombre del usuario que creó la solitud del trámite.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha y hora de creación de la misma.
3. Presione Cerrar si desea regresar al calendario, o Revisar si va a ejecutarlo.
Para realizar los trámites pendientes que están en Mi Calendario:
1. Haga clic en ícono que se encuentra ubicado junto al trámite pendiente y se abrirá la siguiente
ventana:

PORTAL PROCESOS 15
2. Presione Revisar y se abrirá una interfaz del trámite que debe realizar:
3. Ingrese la información y apruebe el trámite haciendo clic en .

16 Manual de ayuda
.
Si desea adjuntar un documento que respalde el trabajo realizado presione preferiblemente antes de
enviar la solicitud.

lo desee.
Para rechazar un trámite:
1. Si desea rechazar un trámite seleccione y aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Si desea confirmar la operación presione Aceptar, caso contrario haga clic en Cancelar.

Asigne un nivel de prioridad al trámite, sea ésta alta, media o baja:

PORTAL PROCESOS 17

18 Manual de ayuda
1.1.3 Trámites pendientes de mis subordinados

Esta función permite hacer seguimiento a las actividades pendientes de las personas que se encuentran
bajo su cargo, con el objetivo de verificar el cumplimiento de sus labores.

1. Dentro del menú principal haga clic en PORTAL PROCESOS.
2. En el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla escoja PENDIENTES.
3. Seleccione Trámites Pendientes de Mis Subordinados.
Al ingresar, usted podrá ver en la parte superior, filtros de búsqueda que le permitirán encontrar los
trámites que sus subordinados tengan pendientes.

PORTAL PROCESOS 19

PROCESO: Proceso al cual pertenece la actividad a buscar.
FORMULARIO: Nombre del formulario correspondiente a la misma.
SUBORDINADO: Nombre del subordinado responsable de ésta.
TRÁMITE NÚMERO: Número del trámite que desea encontrar.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en Buscar.
Después de los filtros de búsqueda está la tabla que detalla la información de los trámites:
En donde:
ID: Código único de usuario
SUBORDINADO: Nombre de la persona que se encuentra bajo su cargo.
PRIORIDAD: El nivel de prioridad (alta, media o baja) del trámite.
FECHA DE ENTREGA: Fecha y hora límite en la que el subordinado tiene que entregarlo.
RECIBIDO: Fecha y hora en la que fue recibido.
PROCESO: Proceso al que pertenece.
FORMULARIO: Formulario perteneciente al trámite.
ACTIVIDAD ACTUAL: La actividad que el subordinado tiene que realizar.
CREADO POR: Nombre de la persona que creó la solicitud del trámite.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha en la que éste fue creado.
SUSPENDIDO: El sistema le da la opción de suspender o no el trámite pendiente.

20 Manual de ayuda
1.2 Nuevo trámite

Esta función permite al usuario crear un nuevo trámite perteneciente a los procesos a los cuales él tiene
permiso.

2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla seleccione NUEVO TRÁMITE.
Una vez que haya ingresado podrá ver una pantalla que contiene carpetas de los procesos y
subcarpetas con los trámites a los cuales usted tiene acceso:
Para crear un nuevo trámite:

1. Seleccione la carpeta con el proceso y el trámite al cual desea acceder:

PORTAL PROCESOS 21
2. Se abrirá una ventana con la solicitud del trámite:
3. Ingrese toda la información y una vez que haya terminado usted puede enviar el formulario
seleccionando .

22 Manual de ayuda
Si desea adjuntar un documento que respalde el trabajo realizado, presione preferiblemente antes
antes de enviar la solicitud.

lo desee. En este caso va a aparecer en la pantalla inicial de NUEVO TRÁMITE una ventana que indica
que tiene un trámite pendiente de terminar de ingresar:
Asigne un nivel de prioridad al trámite, sea ésta alta, media o baja.

PORTAL PROCESOS 23
1.3 Listado de mis trámites

Utilice esta opción para dar seguimiento a todos los trámites que usted ha realizado.
¿Cómo ingresar a ésta opción?

2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla escoja MIS TRÁMITES.
Una vez que haya ingresado en la parte superior usted podrá encontrar filtros de búsqueda basados en
diferentes parámetros que le facilitará hallar sus trámites:

ESTADO: Dar clic para desplegar el listado de opciones referentes a la situación actual del trámite y
escoger el estado del mismo, sea éste Pendiente, Aprobado o Rechazado.
PROCESO: Se desplegará un listado con los procesos al que pertenece el trámite.
FECHA CREACIÓN DESDE: Haga clic en y escoja la fecha estimada en la que el trámite
pudo haber sido creado.

24 Manual de ayuda
FECHA DE CREACIÓN HASTA: Haga clic en y escoja la fecha máxima en la que considere
que fue creado el trámite.
Posterior a la sección de filtros de búsqueda, usted encontrará un listado detallado de todos los trámites
que ha realizado.
En donde:
ID: Código que ha sido asignado al trámite.

FECHA DE CREACIÓN: Fecha y hora en la que el trámite fue creado.
FINALIZACIÓN: Fecha y hora en la que el trámite concluyó.
LÍMITE DE FINALIZACIÓN: Fecha y hora límite en la que se debe terminar el trámite.
ESTADO: Situación actual en donde se encuentra el trámite.
PROCESO: Tipo de proceso al que pertenece el trámite.
ACTIVIDAD ACTUAL: Actividad en la que se encuentra el trámite.
RESPONSABLES: Usuario que realizó o debe realizar el trámite.
TRÁMITE RECIBIDO: Fecha y hora en la que usted recibió el trámite.
LÍMITE DE APROBACIÓN: Fecha y hora límite en la que el trámite tiene que ser aprobado.
Para dar seguimiento a un trámite:

1. Haga clic en el código de ID del trámite que desea dar seguimiento.
2. Se abrirá una imagen que detalla todas las actividades por las que ya ha transcurrido el trámite.

PORTAL PROCESOS 25
1.4 Procesos tramitados

1.4.1 Mis procesos tramitados
A través de esta opción el usuario tiene la posibilidad de hacer seguimiento a todos los procesos que
ha realizado.

1. Dentro del menú principal haga clic en el módulo PORTAL PROCESOS.
2. Del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja TRAMITADOS.
3. Seleccione Mis Procesos Tramitados.
Una vez que haya ingresado, en la parte superior usted podrá encontrar filtros de búsqueda de los
procesos que usted ha realizado:

26 Manual de ayuda
1. Llene uno o varios campos a la vez:

PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenece la actividad realizada.
FORMULARIO: Nombre del formulario perteneciente a este.
CREADO POR: Nombre del usuario que creó esta actividad.
DESDE: Fecha inicial del período que desea buscar, haciendo clic en .
HASTA: Fecha final del período que desea buscar, haciendo clic en .
2. Haga clic en Buscar.
En la parte inferior se encuentra una tabla con el detalle de todas las actividades realizadas:
En donde:
ID: Código único que se le ha asignado a cada trámite.

REALIZADO: Fecha y hora en la que lo realicé.
LÍMITE DE REALIZACIÓN: Fecha y hora máxima para realizarlo.
LLEGADO: Fecha y hora en la que llegó la solicitud del trámite.
PROCESO: Proceso al que éste pertenece.
FORMULARIO: Nombre del formulario incluido en el trámite.
CREADO POR: Nombre del usuario que creó la actividad.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha y hora en la que el usuario creó la solicitud de realización del trámite.
Permite abrir y ver el formulario.

PORTAL PROCESOS 27
1.4.2 Procesos tramitados de mis subordinados

Esta función permite hacer seguimiento de todas las actividades que hayan realizado las personas que
se encuentran bajo su cargo.

1. Dentro del menú principal haga clic en el módulo PORTAL PROCESOS.
2. En el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla escoja TRAMITADOS.
3. Seleccione Procesos Tramitados de Mis Subordinados.
Al ingresar, usted podrá ver en la parte superior filtros de búsqueda que le permitirán encontrar los
trámites que sus subordinados tengan pendientes:

28 Manual de ayuda

PROCESO: Proceso a buscar.
FORMULARIO: Nombre del formulario correspondiente al mismo.
SUBORDINADO: Nombre del usuario que se encuentra bajo su cargo.
Después de los filtros de búsqueda está la tabla que detalla toda la información de los procesos de sus
subordinados, en donde:
ID: Código único que se le ha asignado a cada trámite.
SUBORDINADO: Nombre del usuario que se encuentra bajo su cargo.
REALIZADO: Fecha en la que se realizó el trámite.
LÍMITE DE REALIZACIÓN: Fecha y hora máxima en la que el subordinado debió haber realizado el
trámite.
LLEGADO: La fecha y hora en que llegó la solicitud del trámite.
PROCESO: El nombre del proceso al que éste pertenece.
FORMULARIO: Formulario que se utilizó con el mismo.
ACTIVIDAD: Actividad o trámite que realizó el subordinado.
CREADO POR: Nombre del usuario que lo creó.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha y hora en la que el usuario creó la solicitud de realización del trámite.

PORTAL PROCESOS 29
1.5 Delegaciones
1.5.1 Delegación de procesos
Esta opción permite al usuario delegar uno de sus procesos determinados a una tercera persona en
ciertos casos particulares.
¿Cómo ingresar a esta opción ?

2. En el menú del lado izquierdo escoja DELEGACIONES.
3. Seleccione Delegación de Procesos.
(También es posible para el administrador ingresar a esta función a través del módulo de
ADMINISTRACIÓN.)
Se desplegará una ventana que en la parte superior contiene filtros de búsqueda basados en distintos
criterios, que permitirán encontrar los procesos que se han delegado:

30 Manual de ayuda
¿Cómo buscar un proceso que ha sido delegado?

PROCESO: Nombre del proceso que ha sido delegado.
DELEGADO: Nombre de la persona a quien el proceso ha sido delegado.
MOTIVO: Razón por la cual éste se delegó.
FECHA: Fecha en la que fue delegado.
USUARIO: Nombre del responsable del proceso.
Para delegar un proceso siendo usuario:
1. Haga clic en y se desplegarán un nuevo registro:
2. Ingrese los siguientes campos:

USUARIO: Automáticamente aparece el nombre del responsable permanente del proceso.
DESDE: Fecha y hora inicial a partir de la cual el proceso va a ser delegado seleccionando . La
hora no es un campo obligatorio, pero puede especificarla .
HASTA: Fecha y hora en la que termina la delegación del proceso, seleccionando . La hora no
es un campo obligatorio pero puede especificarla .

PROCESO: Nombre del proceso que se va a delegar.
DELEGADO: Usuario a quien el proceso fue delegado; el sistema le notificará vía mail esta
información. Seleccione y se desplegará un buscador de usuarios; escójalo presionando

junto al mismo:

PORTAL PROCESOS 31
MOTIVO: Razón por la que el usuario delegó el proceso, por ejemplo vacaciones, enfermedad, etc.
3. Una vez ingresada la información, haga clic en para guardar los cambios que se han realizado
o presione para cancelar la operación.

32 Manual de ayuda
1.5.2 Delegar mis trámites actuales

Esta función permite modificar la responsabilidad de trámites entre usuarios que ya tenían tareas
asignadas, pero que por ciertas circunstancias no las podrán realizar, con el objetivo de evitar que la
ejecución de una actividad se estanque y así el proceso pueda fluir.
¿Cómo ingresar a esta opción ?

2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla seleccione DELEGACIONES.
3. Escoja Delegar Mis Trámites Actuales.
(También es posible para el administrador ingresar a esta opción a través de TRÁMITES dentro del
módulo de ADMINISTRACIÓN)
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar un filtro de búsqueda que le permitirá encontrar un
trámite en particular:

1. Ingrese el número de trámite.

PORTAL PROCESOS 33
En la parte posterior del filtro de búsqueda está la tabla que detalla todos los trámites que a usted le han
sido asignados:
Para modificar el responsable de un trámite:
1. Haga clic en junto al trámite y se habilitará el campo de modificación:
2. Seleccione y se desplegará un buscador que le permitirá seleccionar el usuario a quien usted

va a delegar el trámite:
3. Haga clic en y se guardarán los cambios que ha realizado o presione para cancelarlos.
4. Automáticamente se enviará un mail notificando el cambio.
NOTA: Por cuestiones de auditoría, las modificaciones de responsables de trámites quedan

registradas en el sistema y se pueden revisar en la opción de Detalle de actividades, la misma
que se encuentra del módulo BAM.

34 Manual de ayuda
1.6 Modificar password

Esta función permite al administrador y usuario cambiar su clave si lo consideran necesario.

Dentro de todos los módulos, excepto SISTEMAS TRANSACCIONALES en el menú del lado izquierdo
escoja CLAVE.
Una vez que haya ingresado, usted encontrará una ventana que detalla la información de su clave:
Para cambiar su clave:

NOMBRE USUARIO: Este nombre es predeterminado.
PASSWORD ANTERIOR: Ingrese su clave anterior.
NUEVO PASSWORD: Digite la nueva contraseña que desea registrar.
CONFIRMAR NUEVO PASSWORD: Ingrese otra vez el nuevo password.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en Modificar password y aparecerá un mensaje de
confirmación que le indicará que su password ha sido modificado.

BAM
Módulo II
36 Manual de ayuda
2.1 Monitoreo
2.1.1 Revisar formulario
Esta función permite al administrador realizar una revisión tanto actual como histórica de los formularios
con el objetivo de realizar una auditoría y así conocer la información que se ha modificado y las
personas que han intervenido en el mismo.
¿Cómo Ingresar a esta opción?

1. En el menú principal seleccione el módulo de BAM.
2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja MONITOREO.
3. Haga clic en Revisar formulario.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver un filtro de búsqueda, que le permitirá encontrar los
formularios:

BAM 37
Para buscar un formulario actual:
1. Ingrese el número de TRÁMITE, haga clic en y automáticamente se llenarán los siguientes

campos:
PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenece dicho formulario.
FORMULARIO: Nombre del o los formularios que intervienen en el mismo.
2. Seleccione el formulario que desea buscar, haga clic en y éste aparecerá con
todo su contenido.
Para realizar la revisión histórica del formulario:
1. Ingrese el número del TRÁMITE, haga clic en y automáticamente se llenarán los siguientes
campos:
PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenece dicho formulario.
FORMULARIO: Nombre del o los formularios que intervienen en el mismo.
2. Seleccione la Actividad por la cual transcurrió dicho formulario, haga clic en
y podrá ver cómo estuvo el formulario en dicha actividad.

38 Manual de ayuda
2.1.2 Búsqueda de trámites

Esta función permite buscar un trámite por el contenido de sus formularios en el caso de que no se
conozca el número del mismo.

3. Haga clic en Búsqueda de Trámites.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver la sección de filtros de búsqueda basados en distintos
criterios, que le permitirán encontrar un trámite:

BAM 39

1. Ingrese la información de los siguientes campos:
PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenece el trámite que desea encontrar.
FORMULARIO: Nombre del formulario incluido en el proceso.
CAMPO: Campo perteneciente al formulario.
Permite establecer si buscará entre un campo y / u otro.

VALOR: Valor del campo antes seleccionado.
ESTADO: Estado del trámite a buscar; puede ser Pendiente, Aprobado o Rechazado.
2. Una vez que haya llenado todos los campos haga clic en Buscar y aparecerá una tabla con el detalle
de los trámites relacionados con la búsqueda realizada:
En donde:
ID: Número único de identificación del trámite. Podrá verificar el número de trámite haciendo dando clic
en este número.
FECHA DE CREACIÓN: Fecha en la que éste fue creado.
FINALIZACIÓN: Fecha en la que el mismo finalizó/
LÍMITE DE FINALIZACIÓN: Fecha máxima para finalizarlo.
ESTADO: Estado actual del trámite.
PROCESO: Proceso al cual el trámite pertenece.
ACTIVIDAD ACTUAL: Actividad en la que éste se encuentra.
TRÁMITE RECIBIDO: Fecha en la que el mismo fue recibido.
LÍMITE APROBACIÓN: Fecha máxima para ser aprobado.
ADJUNTOS: Opción que permite revisar los adjuntos que tenga el trámite.

40 Manual de ayuda
2.1.3 Monitoreo
Esta función permite al administrador hacer seguimiento de todos los trámites que están pendientes.

2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja MONITOREO.
3. Haga clic en Monitoreo.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver campos a llenar que le que le permitirán encontrar un
proceso en particular:
¿Cómo hacer seguimiento a un proceso?


BAM 41
DESDE: Fecha inicial del período a buscar, haciendo clic en .
HASTA: Fecha final del período a buscar, haciendo clic en .

PROCESO: Nombre del proceso.
CREADO POR: Persona que lo creó.
UBICACIÓN: Ubicación de la empresa, cuando ésta se encuentra en varias lugares, sea ciudades,
parroquias, provincias, etc.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en y se desplegará una lista con los
trámites:
En donde:
Permite visualizar el formulario respectivo.

N. TRÁMITE: Número único del trámite.
FECHA INICIO: Fecha en la que éste inició.
FECHA MÁXIMO: Fecha máxima de realización del mismo.
CREADO POR: Usuario quien lo creó.
ACTIVIDAD: Actividad en la que se encuentra.
FECHA INICIO ACTIVIDAD: Fecha en la que dicha actividad comenzó.
FECHA MÁXIMA ACTIVIDAD: Fecha máxima en la que dicha actividad debe ser realizada.
Los trámites vencidos estarán marcados con color rojo; el resto con color negro.

42 Manual de ayuda
2.1.4 Detalle de actividades

Detalla cada una de las actividades de un trámite.

1. En el menú principal seleccione el módulo BAM.
2. Dentro del menú del lado izquierdo escoja MONITOREO.
3. Seleccione Detalle de actividades.
Una vez que haya ingresado, usted podrá encontrar un filtro que le permitirá revisar el detalle de
actividades:
¿Cómo revisar el detalle de actividades?

1. Digite el número de trámite en el campo indicado.Si no lo concoce lo puede encontrar dentro de
Búsqueda de Trámites, dentro del módulo del BAM.
2. Haga clic en Generar y se desplegará un gráfico que detalla las actividades del trámite:

BAM 43
Seguido del gráfico está una tabla que en su encabezado indica la información detallada del trámite:
En donde:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Indica el color de las actividades según su estado.
: Indica que la actividad ya se realizó.
: Indica que la actividad es realizada actualmente.
: Indica que la actividad aún no se realiza.

CREADO POR: Nombre de la persona que creó el trámite.
PROCESO: Proceso al que pertenece la actividad.
FECHA INICIO: Fecha y hora de inicio del trámite.
FECHA FIN: Fecha y hora de finalización del mismo.
FECHA MÁXIMA: Fecha máxima en la que éste debe culminar.
ESTADO: Estado actual del trámite.
RESPONSABLES ACTUALES: Personas responsables de realizarlo actualmente.
FORMULARIO ACTUAL: Formulario actual de la actividad; si lo desea ver haga clic en .
En la parte inferior de la tabla se detalla la información de las actividades pertenecientes al trámite

correspondiente:

44 Manual de ayuda
En donde:
ACTIVIDAD: Actividades propias del trámite.
ENVIADO A: Persona a quién se ha enviado la actividad.
MODIFICACIONES: Distintas modificaciones que se han hecho a la actividad.
TRAMITADO POR: Persona que ha tramitado la actividad.
FECHA INICIO: Fecha de inicio de realización de la actividad.
FECHA FIN: Fecha en la que ha finalizado la ejecución de la misma.
FECHA MÁXIMA ACTIVIDAD: Fecha límite para culminarla.
Si desea ver el formulario perteneciente a la actividad correspondiente, haga clic en .

BAM 45
2.1.5 Estado de procesos

Esta interfaz permite al administrador conocer el estado de los procesos en relación al número de
trámites.

1. En el menú principal seleccione el módulo de BAM
3. Haga clic en Estado de los procesos.
(También puede ingresar a través del módulo del BAM, dentro de ANALIZADOR DE PROCESOS)
Una vez que haya ingresado usted encontrará una ventana que le permitirá ingresar información para
generar el reporte del estado de los mismos:
Para generar el reporte de estado de los procesos:


46 Manual de ayuda
UBICACIÓN: En caso de que la empresa tenga locales en distintas ubicaciones geográficas.
FECHA: Fecha que desea buscar, dando clic en .
2. Haga clic en Generar y se desplegarán paneles de control que le indicarán el estado de los
procesos; estos valores se reflejarán en la tabla:
Los paneles mostrarán una alerta en caso de haber excedido el nivel máximo de trámites pendientes
en cada proceso.

BAM 47
2.1.6 Estado de las actividades

Esta función permite al administrador analizar la situación de cada una de las actividades de los
procesos.

2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja MONITOREO.
3. Haga clic en Estado de las actividades.
(También puede ingresar a través del módulo del BAM, dentro de ANALIZADOR DE PROCESOS)
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver campos a llenar que le permitirán generar un reporte
basado en el estado de las actividades:
Para generar el reporte de estado de actividades:

48 Manual de ayuda
FECHA: Fecha en la que se realizó la actividad, haciendo clic en .

PROCESO: Nombre del proceso que abarca la actividad a buscar.
UBICACIÓN: Ubicación de la empresa, cuando ésta se encuentra en varios lugares, sea una
parroquia, provincia etc.
2. Una vez que haya ingresado la información haga clic en Generar y se desplegará un gráfico de las
actividades que le permitirá analizar el estado de la mismas:

BAM 49
2.1.7 Resumen trámites

Esta función permite ver el número de trámites por estado, de un proceso en particular, dentro de un
período determinado.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla, escoja MONITOREO.
3. Haga clic en Resumen Trámites.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver campos a llenar que le permitirán generar el resumen:
Para generar el resumen de los trámites:


50 Manual de ayuda
DESDE: Fecha de inicio del período que desea analizar, haciendo clic en .
HASTA: Fecha final del período que desea analizar, haciendo clic en .
PROCESOS: Nombre del proceso.
UBICACIÓN: Lugar en el que se encuentre el usuario. Dependiendo de la ubicación de la empresa o
de sus sucursales, usted puede escoger entre diferentes niveles como país, provincia, Ciudad, etc.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en y aparecerá un gráfico que resume el
estado de los trámites del proceso señalado:
Esta misma información se puede ver haciendo clic en y se desplegará la siguiente información:

BAM 51

52 Manual de ayuda
2.1.8 Actividades pendientes por proceso

Esta función permite visualizar las actividades pendientes que existen en cada proceso y así identificar
los cuellos de botella con el objetivo de agilizarlas y poder concluir los trámites.

3. Seleccione Actividades pendientes por proceso.
Una vez que haya ingresado usted encontrará la siguiente ventana que le permitirá generar el reporte de
actividades pendientes:
Para generar el reporte de actividades pendientes:

1. Llene los siguientes campos:

BAM 53
FECHA: Fecha del período que desea analizar, haciendo clic en .

PROCESO: Proceso dentro del cual se encuentra la actividad a analizar.
UBICACIÓN: Lugar en el que se encuentra el usuario dependiendo de la ubicación de la empresa o
de sus sucursales, sea esta parroquia, ciudad, provincia o país.
2. Haga clic en Generar y se desplegará un gráfico que detallará el número de trámites pendientes por
cada actividad del proceso seleccionado:
Para conocer el detalle de las actividades pendientes haga clic en :

54 Manual de ayuda

BAM 55
2.1.9 Actividades pendientes por persona

Esta función permite visualizar las actividades pendientes por persona, de esta manera usted sabrá qué
actividades están obstaculizando el flujo de los procesos. Con esta información usted podrá implementar
planes de mejora, pues conocerá la eficiencia con la que cada persona cumple sus tareas.

3. Seleccione Actividades pendientes por persona.
Una vez que haya ingresado usted encontrará la siguiente ventana, en la que podrá generar el reporte de
actividades pendientes por persona:
Para generar el reporte de actividades pendientes por persona:

56 Manual de ayuda
1. Llene los siguientes campos:
FECHA: Seleccione la fecha de la que desea generar el reporte, haciendo clic en .

PROCESO: Proceso dentro del cual se encuentra la actividad.
UBICACIÓN: Parroquia ciudad, provincia o pais en el que se encuentra el usuario dependiendo de la
ubicación de la empresa o de sus sucursales.
2. Haga clic en Generar y se desplegará el siguiente gráfico:
El gráfico detalla el número de trámites pendientes existentes por persona dentro de un proceso
determinado.
Para conocer el detalle de las actividades pendientes haga clic en :

BAM 57

58 Manual de ayuda
2.1.10 Trámites pendientes por actividad

Esta función permite ver el detalle de los trámites pendientes de una determinada actividad y proceso.

3. Haga clic en Trámites pendientes por actividad.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar los trámites
pendientes por actividad:
¿Cómo buscar un trámite pendiente por actividad?

PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenecen los trámites a buscar.
ACTIVIDAD: Nombre de la actividad del proceso seleccionado.
FECHA: Fecha hasta la cual usted desea buscar los trámites que están pendientes, haciendo clic

BAM 59
en .
de sus sucursales usted puede escoger entre diferentes niveles: país, provincia, etc.
2. Haga clic en Buscar y se abrirá una tabla que detalla los trámites pendientes de una actividad en
particular:
En donde:
ID: Identificador único del trámite.
LLEGADO: Fecha en la que éste llegó.
LÍMITE DE REALIZACIÓN: Fecha límite para realizarlo.
Permite abrir el formulario utilizado.

60 Manual de ayuda
2.1.11 Trámites pendientes por usuario

Esta función permite ver el detalle de los trámites pendientes que tienen los usuarios.

3. Haga clic en Trámites pendientes por usuario.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar los trámites
pendientes de las personas:
¿Cómo buscar un trámite pendiente por usuario?

PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenece el trámite pendiente del usuario a buscar.
USUARIO: Nombre del usuario, haciendo clic en y aparecerá un buscador que le permite

BAM 61
encontrar a una persona en particular presionando junto al nombre de la persona:
FECHA: Fecha hasta la cual usted desea buscar los trámites que están pendientes, haciendo clic
en .
2. Haga clic en Buscar y se abrirá una tabla que detalla los trámites pendientes de un usuario en
particular:
En donde:
LLEGADO: Fecha en la que éste llegó.
LÍMITE DE REALIZACIÓN: Fecha límite para realizarlo.
PROCESO: Nombre del proceso al cual pertenecen los trámites pendintes.
ACTIVIDAD: Nombre de la actividad perteneciente al proceso en cuestión.
Para ver el formulario correspondiente.

62 Manual de ayuda
2.1.12 Procesos tramitados por responsable

Esta función permite ver los responsables por proceso con el objetivo de conocer la carga laboral del
mismo.

1. En el menú principal seleccione el módulo del BAM.
3. Escoja Procesos tramitados por responsable.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver en la sección superior filtros de búsqueda basados en
distintos criterios, que le permitirán encontrar un responsable por proceso en particular:
¿Cómo buscar un responsable por proceso?

BAM 63

RESPONSABLE: Persona responsable del proceso, haciendo clic en y le aparecerá un

buscador que le permitirá encontrar a un usuario en particular:

DESDE: Fecha inicial del proceso que desea buscar, haciendo clic en .
HASTA: Fecha final del proceso que desea buscar, haciendo clic en .
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla que detalla toda la información del
proceso:
En donde:
RESPONSABLE: Nombre de la persona responsable del proceso.
REALIZADO: Fecha en la que se lo realizó.
LÍMITE DE REALIZACIÓN: Fecha límite de realización del mismo.
LLEGADO: Fecha y hora de llegada.

64 Manual de ayuda

ACTIVIDAD: Actividad del mismo.
Para ver formulario utilizado en dicho proceso.

BAM 65
2.2 Analizador de procesos

2.2.1 Analizador general
Esta función permite realizar un análisis completo a un proceso determinado.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla, escoja ANALIZADOR.
3. Selecciones Analizados general.
Una vez que haya ingresado, podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar un proceso en
particular del cual usted va a generar un reporte para analizar:
Para generar el reporte de un proceso:

1. Ingrese los siguiente campos:
DESDE: Fecha inicial del período en el que se encuentra el proceso que desea analizar, haciendo

66 Manual de ayuda
clic en .
HASTA: Fecha finaldel período en el que se encuentra el proceso que desea analizar, haciendo clic
en .
PROCESO: Nombre del proceso a estudiar.
2. Haga clic en y se desplegará información junto con gráficos sobre los indicadores
de los procesos basados en parámetros establecidos:
En donde:
CANTIDAD DE TRÁMITES: Cantidad de trámites que han existido.
NÚMERO DE RESPONSABLES: Número de personas por las que las aprobaciones han pasado.
Tiempo promedio del proceso:
Tiempo de las actividades del proceso:

BAM 67
Tiempo promedio de los responsables de cada actividad:

68 Manual de ayuda
2.2.2 Media y desviación estándar por proceso

Esta función permite determinar el tiempo promedio en el que se realiza un proceso, así como también
la desviación estándar de éste.

2. Dentro del menú del lado izqueirdo de la pantalla escoja ANALIZADOR.
3. Haga clic en Media y desviación estándar por proceso.
Una vez que haya ingresado, usted encontrará filtros de búsqueda que le permitirán obtener la media y
desviación estándar por proceso:
Para obtener la media y desviación estándar por proceso:


BAM 69
DESDE: Fecha inicial del período que va a analizar, dando clic en .
HASTA: Fecha final del período a evaluar, dando clic en .

PROCESO: Seleccione el proceso que desea analizar.
parroquia, cantón, provincia o país.
2. Haga clic en Generar y se desplegará el siguiente gràfico que indica el tiempo promedio del
proceso seleccionado:
En donde:
PROCESO: Nombre del proceso analizado.
DURACIÓN MEDIA: Tiempo promedio que toma el proceso.
DESVIACIÓN: Medida que muestra cuán dispersos están todos los datos con relación al promedio
obtenido; mientras menor sea la desviación, más cerca está al promedio.
ALERTA: Tiempos máximos definidos para finalizar el proceso.

70 Manual de ayuda
2.2.3 Media y desviación estándar por actividad

Esta función permite determinar el tiempo promedio en el que se realiza una actividad, así como también
la desviación estándar de ésta.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja ANALIZADOR.
3. Haga clic en Media y desviación estándar por actividad.
desviación estándar por actividad:
¿Cómo obtener la media y desviación estándar por actividad?


BAM 71

PROCESO: Proceso dentro del cual se encuentra la actividad que desea buscar.
2. Haga clic en Generar y se desplegarán los siguientes gráficos que indican el tiempo promedio de
las actividades incluidas en el proceso seleccionado:
En donde:
ACTIVIDAD: Actividad incluida dentro del proceso que desea evaluar.
DURACIÓN MEDIA: Tiempo promedio de la actividad.
DESVIACIÓN: Medida que muestra cuán dispersos están los tiempos en relación al promedio obtenido;
mientras menor sea la desviación, más cerca está al promedio.
ALERTA DURACIÓN: Tiempos máximos definidos para terminar la actividad.

72 Manual de ayuda
2.2.4 Media y desviación estándar por persona

Esta opción permite determinar el tiempo promedio en el que una persona determinada realiza un
proceso así como también la desviación estándar por persona.

3. Seleccione Media y desviación estándar por persona.
desviación estándar por persona:
Para obtener la media y desviación estándar por persona:


BAM 73

PROCESO: Proceso dentro del cual se encuentra la o las personas responsables del mismo:
RESPONSABLE: Nombre de la persona responsable del proceso haciendo clic en y se

desplegará la siguiente ventana que le permitirá buscar a una persona en particular o a todos
quienes realizan este proceso:
2. Haga clic en Generar y se desplegarán los siguientes gráficos que indican el tiempo promedio que
toma a cada persona realizar el proceso seleccionado:
En donde:
RESPONSABLE: Nombre de la persona responsable del proceso.
DURACIÓN PROMEDIO: Tiempo promedio que tarda la persona en realizar el proceso.
DESVIACIÓN: Medida que muestra cuán dispersos están todos los datos con relación al promedio

74 Manual de ayuda
obtenido; mientras menor sea la desviación, más cerca está al promedio.

ALERTA: Tiempos máximos definidos para que la persona finalice el proceso.

BAM 75
2.2.5 Estado de los procesos

Esta interfaz permite al administrador conocer el estado de los procesos en relación al número de
trámites.

1. En el menú principal seleccione el módulo de BAM
3. Haga clic en Estado de los procesos.
(También puede ingresar a través del módulo del BAM, dentro de MONITOREO)
Una vez que haya ingresado usted encontrará una ventana que le permitirá ingresar información para
generar el reporte del estado de los mismos:
Para generar el reporte de estado de los procesos:


76 Manual de ayuda
UBICACIÓN: En caso de que la empresa tenga locales en distintas ubicaciones geográficas.
FECHA: Fecha que desea buscar, dando clic en .
2. Haga clic en Generar y se desplegarán paneles de control que le indicarán el estado de los
procesos; estos valores se reflejarán en la tabla:
Los paneles mostrarán una alerta en caso de haber excedido el nivel máximo de trámites pendientes
en cada proceso.

BAM 77
2.2.6 Estado de las actividades

Esta función permite al administrador analizar la situación de cada una de las actividades de los
procesos.

2. Haga clic en Estado de las actividades.
(También puede ingresar a través del módulo del BAM, dentro de MONITOREO.)
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver campos a llenar que le permitirán generar un reporte
basado en el estado de las actividades:

78 Manual de ayuda
Para generar el reporte de estado de actividades:

FECHA: Fecha en la que se realizó la actividad, haciendo clic en .

PROCESO: Nombre del proceso que abarca la actividad a buscar.
2. Una vez que haya ingresado la información haga clic en Generar y se desplegará un gráfico de las
actividades que le permitirá analizar el estado de la mismas:

BAM 79
2.3 SIX SIGMA

2.3.1 Duración por proceso por mes
Esta función le permite al administrador realizar un análisis de la duración de un determinado proceso
comparando los tiempos de realización entre un mes y otro con el objetivo de conocer si éstos han sido
optimizados.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja SIX SIGMA.
3. Haga clic en Duración por proceso por mes.
Usted encontrará filtros de búsqueda de los procesos basados en distintos criterios:
Para generar el reporte:

DESDE: Fecha inicial del período que desea analizar, dando clic en .

80 Manual de ayuda
HASTA: Fecha final del período a examinar, dando clic en .

PROCESO: Proceso que va a evaluar.
2. Seleccione Generar y se desplegará un gráfico que indica la duración que presentó un proceso
determinado según el período a analizar:
En donde:
Real: Línea de color amarillo que indica el tiempo real en horas en el que el proceso fue realizado.
Máxima: Está representada con color rojo y muestra los puntos máximos.

BAM 81
Media: Línea de color azul que marca el tiempo promedio de duración del proceso calculado en
base al tiempo real y máximo.
Desviación: Recuadro celeste que establece los límites de tiempo permitidos, es decir, todo lo que
está fuera de este recuadro no cumple con los parámetros establecidos ya sea porque el proceso
tardó más o menos de lo que debería.

82 Manual de ayuda
2.3.2 Duración por actividad por mes

Esta opción permite realizar un análisis de duración de las actividades de un proceso determinado
comparando los tiempos de realización de las mismas de un mes a otro, con el objetivo de conocer si
éstas han sido optimizadas.

2. Dentro del menú del lado izquierdo escoja SIX SIGMA.
3. Seleccione Duración por actividad por mes.
Una vez que haya ingresado usted encontrará filtros de búsqueda de las actividades basados en
distintos criterios:
Para generar el reporte:

BAM 83

PROCESO: Proceso que abarca la actividad que va a evaluar.
ACTIVIDAD: Actividad a ser estudiada.
2. Seleccione Generar y se desplegará un gráfico que indica la duración que presentó una
determinada actividad según el período a analizar:

84 Manual de ayuda
En donde:
Real: Línea de color amarillo que indica el tiempo real en horas en el que se realizó la actividad. Ej:
en el gráfico se puede ver que en Octubre se realizó la actividad en 8 horas mientras que en
Noviembre en 0, es decir, se lo hizo de manera casi inmediata.
Máxima: Está representada con color rojo y muestra los puntos máximos.
Media: Línea de color azul que marca el tiempo promedio de duración de la actividad.
Desviación: Recuadro celeste que establece los límites de tiempo permitidos, es decir, todo lo que
está fuera de éste, no cumple con los parámetros establecidos ya sea porque la actividad tomó más o
menos tiempo de lo que debería.

BAM 85
2.3.3 Desviación estándar por proceso por mes

Permite realizar un análisis de la desviación estándar de un determinado proceso por mes.

2. Dentro del menú del lado izquierdo escoja SIX SIGMA.
3. Seleccione Desviación estándar por proceso por mes.
Usted encontrará distintos campos que le permitirán crear los reportes mensuales:
Para generar un reporte:

HASTA: Fecha final del período que desea analizar, dando clic en .

86 Manual de ayuda

2. Seleccione Generar.
Aparecerá un gráfico basado en la metodología SIX SIGMA que indica las desviaciones por mes del
proceso y puede variar de acuerdo a la cantidad de trámites:
IMPORTANTE: Lo óptimo es que la desviación estándar reduzca su valor a 0 entre el mes actual y el
mes siguiente. Si la mayor cantidad de trámites están cerca del tiempo promedio la línea se reducirá.

BAM 87
2.3.4 Desviación estándar por actividad por mes

Esta función permite al administrador generar un reporte basado en la metodología SIX SIGMA, que
permitirá analizar las actividades mes a mes

2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla escoja SIX SIGMA.
3. Haga clic en Desviación estándar por actividad por mes.
Una vez que haya ingresado, usted podrá encontrar distintos campos que le permitirán generar un
reporte con el objetivo de analizar las actividades mensualmente:


88 Manual de ayuda
DESDE: Fecha inicial del período que desea analizar, haciendo clic en .

PROCESO: Proceso que abarca la actividad que desea evaluar.
ACTIVIDAD: Actividad de la cual desea generar el reporte..
2. Haga clic en Generar y se desplegará un gráfico con los resultados:
IMPORTANTE: Lo óptimo es que las líneas en el grafico tiendan a estar en 0 ya que esto indica que las
actividades se están cumpliendo dentro del rango de tiempo establecido.

BAM 89
2.3.5 Desviación estándar por proceso

Esta función permite al administrador generar un reporte clave en base a la metodología SIX SIGMA, que
permitirá analizar cada proceso.

3. Seleccione Desviación estándar por proceso.
Una vez que haya ingresado en Desviación estándar por proceso, usted podrá encontrar distintos
campos para crear un reporte:
Para generar reportes:


90 Manual de ayuda
HASTA: Fecha final del período que desea analizar, dando clic en .
UBICACIÓN: En caso de que la empresa tenga varios locales se puede generar el reporte en base a
su ubicación.
2. Seleccione Generar y se desplegará un gráfico de la Campana de Gauss:
IMPORTANTE La altura representa los Tramites y el ancho la Desviación. Lo óptimo es lograr que la
campana sea lo más alta y delgada posible es decir mayor número de trámites con menor desviación.

BAM 91
2.3.6 Desviación estándar por actividad

Esta función permite al administrador generar un reporte clave en base a la metodología SIX SIGMA, que
permitirá analizar cada una de las actividades del proceso.

3. Haga clic en Desviación estándar por actividad.
Una vez que haya ingresado en Desviación estándar por actividad, usted podrá encontrar distintos
campos que le permitirán generar un reporte y poder analizarlo:


92 Manual de ayuda
DESDE: Fecha inicial del período que desea analizar, haciendo clic en .

PROCESO: Proceso que abarca la actividad que desea evaluar.
ACTIVIDAD: Actividad de la cual desea generar el reporte.
2. Seleccione Generar y se desplegará un gráfico de la Campana de Gauss:
IMPORTANTE La altura representa los Tramites y el ancho la Desviación. Lo óptimo es lograr que la
campana sea lo más alta y delgada posible es decir mayor número de trámites con menor desviación.

BAM 93


escoja CLAVE.


AUTOMATIZACIÓN
DE PROCESOS
Módulo III
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS 95
3.1 Procesos
3.1.1 Mantenimiento y diseño
Esta opción permite crear y automatizar nuevos procesos dentro del sistema.

Se lo puede hacer a través de dos maneras:
a) Dentro del menú principal seleccione el módulo AUTOMATIZACIÓN PROCESOS y de manera

predeterminada aparece una ventana con el LISTADO DE PROCESOS.
b) Dentro del menú principal seleccione el módulo AUTOMATIZACIÓN PROCESOS y en el lado

izquierdo de la pantalla escoja PROCESOS.
Haga clic en Mantenimiento y diseño.
Al ingresar encontrará el LISTADO DE PROCESOS:

96 Manual de ayuda
Para agregar un nuevo proceso:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla.

2. Ingrese la siguiente información:
NOMBRE PROCESO: Nombre del proceso que va a crear.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción del mismo.
TIPO: Tipo de diseño del proceso; éstos pueden ser:
Flujo de actividades: Usted puede diseñar un conjunto de actividades secuenciales desde que
el proceso inicia hasta que finaliza, a manera de flujo y a través del motor de flujos de COBUS
BPM, éstas fluyen y se ejecutan.
Máquina de estados: Con esta opción el BPM únicamente registra el estado de las
actividades en base a los tiempos de ejecución de éstas. Esta información llega a COBUS BPM
a través de otros sistemas informáticos, con el objetivo de generar indicadores.
CANTIDAD ALERTA: Es el número máximo de trámites que un usuario puede tener pendientes; si
este límite se excede, el sistema enviará alertas para notificar que no se está cumpliendo con los
parámetros establecidos.
GRUPO: Agrupación a la que pertenece el nuevo proceso.
3. Una vez ingresada la información en el nuevo registro, haga clic en para guardar la operación,
caso contrario presione .
4. Si agregó el proceso, seleccione para llamar al diseñador de procesos y con éste realizar el
flujograma.
Para modificar un proceso:

1. Haga clic en y modifique los campos que requiera.
2. Actualice el cambio presionando o cancele la operación seleccionando
Nota: Cabe recalcar que el campo TIPO no se puede modificar; a éste únicamente se lo
establece al momento de crear el proceso.
Para eliminar el registro de un proceso:
1. Haga clic en y aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Presione Aceptar si está seguro de eliminarlo o Cancelar si no lo desea hacer.
Para exportar un proceso:
Haga clic en para exportar un proceso de la versión de desarrollo a la de producción.
Para importar un proceso:
Haga clic en para importar un proceso.

98 Manual de ayuda
3.1.1.1 Importar proceso
Esta función permite importar procesos cuando se trabaja en varios ambientes.

1. En el menú principal seleccione el módulo de AUTOMATIZACIÓN PROCESOS.
2. En el menú del lado izquierdo escoja PROCESOS.
3. Haga clic en Mantenimiento y diseño.
Una vez que haya ingresado podrá ver el LISTADO DE PROCESOS:
Para importar procesos:

1. Haga clic en junto al proceso que desea importar y aparecerá la siguiente ventana:
2. Presione Seleccionar archivo y se abrirá una ventana que le permitirá escoger el archivo a
importar. Una vez que lo haya encontrado haga clic en Abrir:
3. Presione y se desplegará el siguiente cuadro:

100 Manual de ayuda
En donde:
PROCESO: Indica el nombre de éste tanto en el sistema anterior como en el sistema al cual se lo
está importando.
FORMULARIOS:
NOMBRE: Nombre del formulario a enlazar.
ENLAZAR: Acción a realizar.
FORMULARIO: Nombre del formulario al que se enlazará; por default carga el formulario con el
mismo nombre pero se puede dar el caso que desee enlazarlo a uno distinto.
SUBPROCESOS: Procesos pequeños contenidos en un proceso principal, en caso de haberlos.
NOMBRE: Nombre del proceso a enlazar.
ENLAZAR: Acción a realizar.
SUBPROCESO: Nombre del o los subprocesos que se enlazarán al proceso principal.
FUNCIONES:
NOMBRE: Nombre de la función contenida en el proceso.
ACCIÓN: Acción a tomar con la misma; en el caso de existir una versión de la función se debe
especificar si desea conservar la anterior o reemplazarla.
REFERENCIAS WEB: Indica la URL si el proceso usa servicios web.
REMPLAZAR POR: Indica la URL de los servicios web a reemplazar que hacen referencia al
proceso.

4. Una vez que ha llenado los campos haga clic en .

102 Manual de ayuda
3.1.1.2 Exportar proceso
Cuando se trabaja en varios ambientes esta interfaz permite exportar procesos entre éstos.

1. En el menú principal seleccione el módulo AUTOMATIZACIÓN PROCESOS.
2. En el menú del lado izquierdo, escoja la opción PROCESOS.
Una vez que haya ingresado se abrirá una ventana con el LISTADO DE PROCESOS:
¿Cómo exportar procesos?
1. Haga clic en el ícono del proceso que desee exportar y aparecerá la siguiente ventana:

2. Digite el nombre del archivo a exportar y presione Exportar. Según el navegador que utilice, se
desplegará la siguiente información:
Si el navegador es CHROME, el archivo generado se descargará automáticamente

En caso de utilizar Internet Explorer haga clic en Guardar en la siguiente ventana:
Si navega con Mozilla Firefox, haga clic en Guardar archivo y luego Aceptar dentro de la
siguiente ventana:

104 Manual de ayuda
3.1.1.3 Diseñar proceso
A continuación se va especificar el Mantenimiento y Diseño de los procesos, estas son tareas

complejas y dinámicas, principalmente porque permiten diseñar los diversos procesos del negocio o
empresa, se considera como una herramienta que permite el diseño gráfico del proceso mediante el uso
de actividades predefinidas en el sistema y la personalización de sus distintas propiedades.
Los procesos pueden ser definidos mediante la utilización de un conjunto de símbolos básicos. Para
llevar a cabo la interpretación y modificación se puede agregar símbolos más detallados que permitan
que el proceso sea interpretado por el motor de ejecución. Además se puede realizar diversos diseños
de gráficos solicitados por los usuarios ya que en esta herramienta se encuentra todo tipo de
implementación de bucles de repetición de actividad y bifurcaciones en el proceso.
El Diseñador de Procesos permite crear el flujo de los procesos en el sistema, así también da el
respectivo mantenimiento de los mismos. Este proporciona el uso de mecanismos de almacenaje de
los elementos que deba gestionar, la posibilidad de realizar cambios sobre los elementos almacenados,
el registro histórico de las acciones realizadas con cada elemento o conjunto de elementos.
Para la asignación de las actividades a los respectivos usuarios, se hace uso de la información que
COBUS BPM puede importar de fuentes externas, como son datos de usuarios, cargos, departamentos
o jefes.
Objetivo del Proceso

El Diseño de Procesos básicamente permite el soporte del diseño de procesos con actividades tanto
secuenciales, como actividades que se realizan en paralelo. Permite realizar los requerimientos
necesarios que la empresa solicite, de acuerdo a los procesos con los que cuente la organización.
Es también necesario tener una documentación detallada de cada actividad organizacional. COBUS
BPM impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la documentación.
Apoyándose en herramientas de software de modelado de procesos este punto puede ser alcanzado
eficientemente.
La orientación al proceso es un enfoque más real para el modelado de situaciones organizacionales.
Una organización está regulada por procesos, y son estos lo que hacen que la organización tenga vida.
Dependiendo de cómo estos están implementados, esta vida podrá ser más corta o larga.

1. En el menú principal seleccione el módulo de AUTOMATIZACION PROCESOS.

2. Dentro de este panel escoja la opción PROCESOS
Una vez que haya ingresado a PROCESOS, usted podrá ver lo siguiente:
3. Haga clic en Mantenimiento y diseño
Una vez que haya ingresado usted podrá ver el LISTADO DE PROCESOS:
En donde:

106 Manual de ayuda
NOMBRE DE PROCESO: Nombre del proceso, el mismo que depende de la información registrada en el
mismo.
DESCRIPCIÓN FORMULARIO: Descripción general de las características de éste.
Para diseñar un proceso
Haga clic en sobre el campo requerido e ingresará a la siguiente ventana que le permitirá realizar el
diseño del proceso:
SECCIONES DEL DISEÑADOR:
Secciones de un diseñador
El diseñador tiene 3 secciones principales:
1. SECCIÓN SUPERIOR: Botones de acciones generales.

GUARDAR: Guarda los cambios realizados en el proceso, es equivalente a Ctrl + S.
DESHACER: Deshace los cambios realizados, ya sea un error cometido o alguna acción no
deseada, es equivalente a Ctrl + Z.

REHACER: Revierte los cambios realizados, es equivalente a Ctrl + Y.
COPIAR: Copia los controles seleccionado. Ctrl + C.
PEGAR: Pegar lo copiado, es equivalente a Ctrl + V.
VISTA PRELIMINAR: Permite observar cómo quedará el formulario.
FORMATO XPDL: Este botón le permite exportar procesos es decir crea un archivo
con formato XPDL, también sirve para importar, es decir permite cargar desde un archivo con
formato XPDL para cargar al sistema.
XPDL es un estándar internacional para intercambio de diagramas de procesos entre herramientas

BPM es decir entre herramientas que diseñan procesos. Se puede diseñar en cualquier herramienta
BPM que permita exportar en formato XPDL, de tal manera que se pueda importar en COBUSBPM.
También se puede exportar un proceso de diseñado en COBUSBPM con formato XPDL e importar a
otra herramienta de diagramación de procesos.
SIMULACIÓN: Cuando se diagrama procesos, este botón permite entrar en modo

simulación, mismo que permite visualizar el comportamiento del proceso. Es necesario dar clic para
abrir los botones que posee la simulación. No me permite agregar nada, todo está en modo de
simulación.
PLAY: Crea una animación, donde se ve cómo van fluyendo los trámites (bolitas) dentro del
proceso. Una vez que finaliza la animación se visualizan los resultados.
Una vez que da clic en el botón de PLAY se visualizan los siguientes botones
El proceso se pone en simulación, es decir no permite agregar ni mover, ya que todo está en modo
de simulación:
DETENER MODO SIMULACION: Se abre y se cierra el modo de simulación.
PAUSA: Se pausa la animación.
RESULTADOS: Permite visualizar directamente los resultados de la simulación, sin animación.

108 Manual de ayuda
DETENER: Detiene la simulación.
ABRIR: Para abrir los parámetros de simulación.
GUARDAR: Guarda parámetros de simulación.
PROPIEDADES DE LA SIMULACION: Muestra las propiedades de la simulación:

NODOS DE INICIO: Haga clic en , permite seleccionar el nodo de inicio en caso de que se
posea varios nodos de inicio. Permite seleccionar desde que nodo va arrancar y su probabilidad.
En caso de que existan más nodos se podría ir agregando y colocando la probabilidad.
NÚMERO DE INSTANCIAS: Permite ingresar directamente el número de instancias y cuantos

110 Manual de ayuda
tramites van a fluir en la simulación.
RECURSOS: Haga clic en permite especificar recursos
Permite agregar nuevos recursos, donde se especificará el nombre del recurso a ser creado, en
donde añade un nuevo registro, este registro se inserta en blanco y para poder guardarlo se
deben llenar el campo recuros y confirmar el ingreso haciendo clic en Aceptar. Una vez asignado el
recurso el sistema va a controlar que un mismo recuros no este haciendo dos cosa al mismo
tiempo.
TIEMPO INSTANCIAS: Es el tiempo de instancia que se crea un trámite hasta que sale la
siguiente. Se puede colocar tiempo y desviaciones. Haga clic en . Ingresa el tiempo y la

desviación y confirmar el ingreso haciendo clic en Aceptar:

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES: Las propiedades se visualizan dependiendo del tipo de

control, es decir no todas poseen las mismas propiedades y varían según el control.
COSTO: Ingrese el valor del costo por instancia, para que la simulación de costos.
DURACIÓN: Haga clic en . Ingresa el tiempo y desviación del trámite. Esta duración define el
tiempo que va a demorar la actividad

112 Manual de ayuda
RECURSO TAREA: Haga clic en permite especificar el recurso que va a ser la actividad. Varios
recursos pueden hacer, y se va definiendo probabilidades que le toque a cada recurso. De esta
manera se va armando escenarios para la simulación.
SALIDA: Haga clic en , permite ver en la simulación cuanta probabilidad hay que se vaya a una
u otra actividad. El gateway puede tener varias salidas.

3. SECCION IZQUIERDA: Paleta de herramientas.

Está conformado por una serie de controles definidos por el estándar BPMN 2.0 que van a ser utilizados
en el Diseño del proceso; cada uno de ellos desempeñan diversas funciones detalladas a continuación:
PROPIEDADES DE LA TAREA

114 Manual de ayuda
Descripción: Escriba todo lo que hace el proceso de tal manera que nos sirve para documentar el
proceso.
Diseño:
Inicio predeterminado: Sirve para indicar en que nodo va arrancar por defecto el proceso, el nodo
que va apuntar ese trámite en caso de que existan varios nodos.
Indicadores:
Cantidad Alerta: Es para los indicadores, aquí se debe definir el número máximo de trámites
pendientes del proceso.
Duración: Es el tiempo máximo que debería durar un trámite.
Implementación:
Campos proceso: Haga clic en y se visualiza la siguiente pantalla:

Permite crear variables dentro del proceso para ciertos controles y que retornen variables, para ir
asignando valores y luego irlos aplicando en condiciones. Las condiciones permiten que el trámite vaya
por un lado u otro.
CAMPO: Es el nombre que se le da a la variable.

TIPO: Es el tipo de dato que puede ser: String, Int32, Double, DateTime.
Formato trámite: Permite poner una expresión con la cual se va crear el trámite.
Haga clic en y se visualiza la siguiente pantalla:

116 Manual de ayuda
CAMPOS POR FORMULARIO: Selecciona de la lista que se despliega.

FUNCIONES: Seleccionar la función
EXPRESIÓN: Permite poner una expresión con la cual se va a crear el trámite.
A través de la expresión se va a definir el formato que va a tener el identificador del trámite para un
proceso en específico.
4. TAREA:
Es utilizada cuando el trabajo en el proceso no es descompuesto en más detalle. Es ejecutada por
una persona y/o una aplicación.

Descripción: Escriba una breve descripción de la tarea, de esta manera quedará documentado lo
que hace la tarea.
Icono: Haga clic en y se despliega la siguiente ventana.

118 Manual de ayuda
Se encuentra una galería de imágenes.

Diseño
Icono: Haga clic en , por lo general se usan cuando se desea que vayan imágenes más
descriptivas en el caso de una actividad o un evento; es decir permite cambiar la imagen que tiene
el control.
Implementación
Ciclo: Haga clic en . Se visualiza la siguiente ventana:

CICLO: Sirve para indicar que dicha actividad se va repetir varias veces. Hay tres opciones:
Ciclo Estándar: se repite hasta que se cumpla una condición de finalización. La condición de
finalización se puede poner en una expresión o puede venir del resultado de Web service.
En caso de seleccionar Expre
Multi Instancias Secuencial.
Multi Instancias Paralelo.
TIPO CICLO: Permite seleccionar en base al ciclo seleccionado.
ORIGEN TIPO: Puede ser expresión o puede venir del resultado del web service.
VALOR: En caso de seleccionar haga clic en , se visualiza la siguiente ventana.
CAMPOS POR FORMULARIO: Selecciona de la lista que se despliega.

FUNCIONES: Seleccionar la función
EXPRESIÓN: Permite poner una expresión con la cual se va a crear el trámite.

120 Manual de ayuda
A través de la expresión se va a definir el formato que va a tener el identificador del trámite para un
proceso en específico.
En caso de seleccionar WebSrv haga clic en , se visualiza la siguiente ventana.
En esta pantalla se debe indicar cuál es el servicio web.
5. TAREA USUARIO:
Es una tarea típica en un flujo donde interviene un humano para su ejecución y presenta información
para la ejecución de la tarea. Es asistida por una aplicación que está administrando una lista de
tareas.

Descripción: Escriba una breve descripción de la tarea, de esta manera quedará documentado lo que
hace la tarea en el proceso.
Diseño
Icono: Haga clic en , por lo general se usan cuando se desea que vayan imágenes más
descriptivas; es decir permite cambiar la imagen que tiene el control.

122 Manual de ayuda
Se encuentra una galería de imágenes, para la respectiva selección.
Indicadores
Alertas Timers: Haga clic en . Se visualiza la siguiente ventana:

Permite definir alertas, es decir envía la alerta al usuario que tiene la actividad pendiente. Se puede
seleccionar el tiempo en:
PORCENTAJE: Tiempo definido de la duración de la tarea.
DÍAS: Cada cuantos días se va enviar la alerta.
HORAS: Son horas laborables
Las notificaciones puedes ser por: E-MAILS o SMS.
Una vez seleccionados los campos haga clic en para pasar los valores ingresados, clic en
Cant. Alertas: Es el número máximo de trámites que deberían estar pendientes en la actividad,
esto es para los indicadores cuando se sacan los reportes.
Duración: Es el tiempo máximo para la tarea y es el que se utiliza para las alertas, este tiempo
de duración se lo puede definir en: segundos, minutos, horas, días, semanas, meses o años
Implementación
Ámbito: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana

124 Manual de ayuda
Es para definir cómo va a participar el usuario, puede ser con un formulario interno o externo al
sistema::
Interno: tiene que indicar con que formulario va a participar, para esto se despliega la lista de
formularios.
Formulario: Haga clic en , este botón despliega el diseñador de formulario, de esta

manera permite hacer que el formulario se comporte de diferente manera en las distintas
actividades.
Enlace Datos: Haga clic en , permite enlazar datos de un formulario con otro. Se pueden
enlazar varios formularios.
Solo lectura: En caso de seleccionar decimo que no se va a poder modificar en ese paso o
actividad, es decir los datos van a ser solo visibles
Negar: Negar si el usuario puede rechazar o no el trámite.
Externo: El sistema va pedir un identificador, mismo que va interactuar con un sistema externo
Identificador: Este va ser conocido por ambas aplicaciones o sistemas. Este campo es el
único obligatorio.
Path formulario: Es a través de una expresión
Web service: Permite traer los datos que se ha realizado en ese aplicativo eterno. Y
colocar en el formulario del sistema.
Responsable: Haga clic en , se visualiza la siguiente pantalla:

Permite indicar que persona va realizar dicha actividad.

Tipo de envío: Seleccionar al usuario que va a realiza la actividad o un listado de usuarios.
Usuario: Haga clic en y se despliega a siguiente pantalla
Permite seleccionar una búsqueda
Para seleccionar clic en .
Usuarios: Haga clic en y se despliega la siguiente pantalla.

126 Manual de ayuda
Permite indicar una lista de usuarios que pueden realizar la actividad. A todos los
seleccionados les va llegar el trámite y el primero que pueda hacer lo realiza y
desaparece de la bandeja de trámites pendientes
Cargo: El momento que el sistema va revisar quienes poseen el cargo seleccionado para
asignar y envía
Cargos: Permite seleccionar un listado de cargos y envía a todos los que poseen dicho cargo.
Campo: Haga clic en y se despliega la siguiente pantalla.
Una vez seleccionado el formulario, seleccionar el campo que es el que indica el id del
formulario. El envío puede ser a un campo del formulario.
Web Service: Puede ser que el envío venga a través de un web service, mismo que va a
devolver el id del usuario al que hay que enviar el trámite.
Haga clic en , se visualiza a siguiente pantalla:

Ingrese el URL y seleccione el método.

Balanceo de Carga: EL sistema va elegir el usuario que menos trámites pendientes posea y
solo va enviar a ese. Si se deja sin marcar se envía a todos y el primero que entra lo realiza.
6. TAREA SERVICIO:
Es una tarea que utiliza algún tipo de servicio, puede ser a través de un web service o una aplicación
automatizada.

128 Manual de ayuda
Implementación
Tipo: Haga clic en . Se visualiza la siguiente ventana:
Tipo:
Indicar el tipo de servicio. A continuación se visualizan los diferentes tipos, cabe recalcar que según la
opción que sea seleccionada se habilitan diferentes propiedades.
Aplicación: Haga clic en , se visualiza la siguiente ventana:

Seleccionar el path al aplicativo, mismo que es colocado en una expresión. Además seleccionar los
campos del formulario y sus funciones.
Mail: Una vez seleccionada esta opción se visualiza la siguiente ventana:
Permite definir a quien va ser enviado el mail, titulo y mensaje.
o Para: Haga clic en , permite definir a quien va ser enviado el mail,

130 Manual de ayuda
Seleccionar el nombre a quien va ser enviado el mail, haga clic en el botón para que se visualice
en la sección seleccionados.
EMAIL: Se puede colocar directamente el mail al que desea enviar.
EXPRESIÓN: Perite ingresar una expresión o un servicio web.
o Título: Ingresar el texto del título de mail.
o Mensaje: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.
Permite agregar texto con el formato deseado, además permite agregar los campos del
formulario.

SMS: Una vez seleccionada esta opción se visualiza la siguiente ventana:
Permite deinir a quien va ser enviado el SMS,Para y Mensaje.
o Para: Haga clic en , permite definir a quien va ser enviado el SMS.
EMAIL – NÚMERO CELULAR: Permite ingresar directamente un número de celular al que

va ser enviado el SMS.
EXPRESIÓN: Permite ingresar una expresión o un servicio web.
IMPRESIÓN: Una vez seleccionada esta opción se visualiza la siguiente ventana:

132 Manual de ayuda
Indicar el formulario que va servir como plantilla para la impresión.
o Formulario: Haga clic en , se visualiza la pantalla del diseñador de formulario, mismo que
permite hacer cambios en el formulario
o Enlace Datos: Permite enlazar datos.
Aquí se realiza el enlace de datos entre el formulario de impresión con el formulario del proceso. Para
seleccionar el formulario haga clic en y seleccione el formulario.
Web Service: Definir el url que va a proveer ese servicio.

Ingrese el URL y seleccione el método.
7. TAREA RECIBIR MENSAJE:

Es una tarea simple que está diseñada para esperar un mensaje a un cliente externo.

134 Manual de ayuda
Indicadores
Alertas Timer: Permite ingresar tiempos y en base a esos enviar alertas. Esta propiedad la puede
encontrar dentro de “propiedades comunes”
Implementación
Responsable: Es la persona a la que se le va a cargar el tiempo de una actividad en espera. Esta
propiedad la puede encontrar dentro de “propiedades comunes”
Tipo: Es para indicar como viene el mensaje que se está esperando, estos tipos pueden ser: mail,
SMS, sericeWeb.
Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.

Para las tres opciones existe la propiedad identificador. Una vez ingresado el identificador se visualiza
en la parte inferior un ejemplo del formato que se va enviar o consumir, ya se dé: mail, SMS o
serviceWeb.
8. TAREA ENVIAR MENSAJE:

Es una tarea que está diseñada para enviar un mensaje a un participante externo.

136 Manual de ayuda
Implementación
Tipo: Permite seleccionar como va ser el envío del mensaje. Haga clic en y se visualiza la
siguiente ventana.
Valor: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso de la expresión.

Definir la expresión que se va encargar de ejecutar el envío del mensaje
Código: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso del código, permite
llamar métodos de librerías para encargarse de enviar el mensaje.

138 Manual de ayuda
Mail: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana
Para: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana que permite la selección del usuario.
Seleccionar el nombre del usuario y haga clic en para que el usuario seleccionado
pase a dicha lista.
Título: Ingresa el título del mail.
Mensaje: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana

Permite dar formato al mensaje.
SMS: Una vez seleccionado el tipo se visualiza la siguiente ventana:
Para: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana que permite la selección del usuario.

140 Manual de ayuda
pase a dicha lista.
Además permite el ingreso directo del número de celular

WebService: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana
Valor: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana
Ingreso del URL del servicio web y definir un método.
Retorno: Es para que el resultado del web service guarde en una variable del proceso.
9. TAREA SCRIPT:
Esta tarea es ejecutada por el motor de flujos de BPM, es realizada automáticamente.

142 Manual de ayuda
Implementación
Tipo: Permite definir cómo va ser el tipo de script que se va a ejecutar. Haga clic en y se
visualiza la siguiente ventana.
o Valor: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso de la expresión.

Defina el path a la aplicación que va a ejecutar el script.
o Código: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso del código.
Una vez que se coloca la expresión, se va a ejecutar el código que se ingrese en la

144 Manual de ayuda
misma, ya que es dicho campo se debe ingresar el código a ejecutarse.
o Mail: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana
El script que se desea ejecutar es para el envío de un mail.
Para: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana que permite la selección del
usuario, ya sea usuario del sistema o directamente un mail.
pase a dicha lista.

Se puede incluir campos del formulario y dar formato al mensaje.
o SMS: Una vez seleccionado el tipo se visualiza la siguiente ventana:
Tarea de script que permite enviar un SMS.
usuario.

146 Manual de ayuda
pase a dicha lista.
Además permite el ingreso directo del número de celular o de una expresión
Definir un texto de envío en el SMS que debe tener máximo 150 caracteres que es lo

que soportan los SMS
o Impresión: Una vez seleccionado este tipo de script se visualiza la siguiente ventana
Permite
Formulario: Seleccionar el formulario, en caso de requerir cambios en el formulario
haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para la edición del formulario.
Cualquier cambio que se haga al formulario se va a reflejar solo en esa actividad ya que
el formulario en cada actividad puede comportarse de diferente forma.
Enlace de Datos: Es para enlazar los datos entre formularios. Haga clic en el botón.
y se visualiza la siguiente ventana.

148 Manual de ayuda
Campos de formulario: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana
Seleccione la fuente y el campo del formulario
Ingresar una Constante: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana
Puede llenar un valor constante en el formulario.
Cabe recalcar que un script puede estar embebido en una aplicación, código o para un envío de mail,
SMS o impresión.
10.TAREA MANUAL:
Es una tarea que es realizada sin el conocimiento del motor de procesos de alguna aplicación,
simplemente es para especificar que se hace algo y que lo que se realiza no se va a indicar o a decir al

motor de procesos que se realizó no, es para casos que son actividades independientes que no
necesitan conocimientos. Cuando el BPMN llega el motor de flujos a una tarea manual va a continuar y
a ejecutar la siguiente tarea, es decir no se va a detener y el BPMN pasa a la siguiente tarea.
Las propiedades están descritas en “Propiedades Comunes”
11.TAREA REGLA NEGOCIO:

Esta tarea provee un mecanismo a la máquina de procesos para definir varias entradas, hacer unos
cálculos internamente en el motor de reglas y devolver una salida.
En COBUS BPMN esto puede ser de varias formas, mismas que se visualizan en las propiedades.

150 Manual de ayuda
Implementación
Tipo: Permite ver como se ejecuta la regla del negocio, misma que puede ser embebida dentro de
código, aplicación, entre otros. Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.

Defina el path a la aplicación, misma que es un string que va a ejecutar el script.
o Código: Tiene que definir una expresión. Y va a devolver el resultado de la regla de negocio.
Valor: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso del código.

152 Manual de ayuda
Esta expresión va a devolver un valor y asignamos a un campo del retorno del proceso.
Retorno: Recibe el valor que retorna de la expresión ingresada en el valor.

o Regla del negocio: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana:
Se crea en el motor de reglas, se visualizan todas las reglas de negocio para la selección posterior.
o Web Service: Una vez seleccionado el tipo se visualiza la siguiente ventana:
La regla del negocio va embebida en el web service, y se debe especificar cual es el web service que
tiene la regla de negcio.
Valor: Haga clic en , y se visualiza la siguiente ventana
Ingrese el URL, ponga el servicio web y escoja un método que va a devolver un valor que lo asigna al
campo del proceso al igual que en los otros casos.
12. TAREA SUBPROCESO:

Es aquella que oculta detalles del proceso dentro de un subproceso, va a tener tareas inmersas que
no se necesita mostrar como parte del dibujo principal. O se requiere agrupar en un subproceso

154 Manual de ayuda
porque están intimante relacionadas, además el sistema da indicadores por el subproceso; cuando
se necesita indicadores de nivel superior también es importante agrupar actividades, además sirve
para reutilizar en varios subprocesos.
Diseño
Inicio: Indica en que tarea va arrancar el proceso. No siempre se arranca en el inicio, se puede
arrancar en una tarea intermedia.
Implementación

Enlace Datos: Haga clic en permite enlazar con distintos formularios en caso de tener un
subproceso, se puede enlazar formularios del subproceso con campos de formularios del
proceso que sean distintos.
En caso de no existir formularios se visualiza el siguiente mensaje
Instancia: se puede decir si es que un subproceso va a ejecutar como una misma o nueva
instancia.
Misma: En caso de escoger la misma instancia no va a saltar a la siguiente activad del

proceso si no va a ejecutar cada una de las actividades que estén dentro del subproceso
como si fueran actividades del proceso padre.
Nueva: Puede crear una nueva instancia en ese trámite.
13. EVENTO:
Son algo que sucede durante el curso de un proceso, afectan el flujo del proceso y usualmente
tienen una causa “disparador” y un resultado “impacto”.
Son círculos que se describen a continuación:
Inicio: Posee una línea delgada, como se visualiza en la siguiente imagen.
Intermedio: Posee dos líneas, como se visualiza en la siguiente imagen.

156 Manual de ayuda
Fin: Posee una línea gruesa, como se visualiza en la siguiente imagen.
En el BPMN se arrastran los eventos y automáticamente se colocan las líneas, dependiendo si posee
entradas o salidas.
14. EVENTO TEMPORIZADOR:

Es un evento que está esperando un disparador que tiene que ver con el tiempo. Esperar un tiempo
determinado o una calendarización planificada.
PROPIEDADES DEL EVENTO
Implementación
Temporizador: Espera algo relacionado con el tiempo. Haga clic en y se visualiza la

siguiente ventana.

o Tipo Espera: Seleccione el tipo de espera:

Tiempo: cuanto va a esperar luego de que llega el traite a una actividad.
Calendarización: Se tiene un listado y una administración. Haga clic en y se

visualiza la siguiente ventana:
Para indicar cuantas veces se va ejecutar, puede ser por día, por mes o por
fecha, haga clic en y se visualiza la siguiente ventana:
Por día: Seleccionar el horario y los días de la semana.

158 Manual de ayuda
Por mes: Seleccione los dias del mes, el mes, las horas
Por fecha: Seleccione la fecha y hora.

15. EVENTO ENLACE:

Los nodos de enlace como su nombre lo dice permiten enlazar actividades entre el proceso para
tener un dibujo más limpio. Esto es para que no se sobre monten líneas, es decir para que no se
creen fechas entre los nodos.
En caso de que sea un nodo de fin se visualizan las siguientes propiedades:

160 Manual de ayuda
Diseño
Enlace: Se visualiza únicamente en los nodos de fin. Se debe especificar con que otro nodo de
inicio se va enlazar.
16. EVENTO SEÑAL:

Nodo de señal puede servir de dos formas:
Atrapa: está a la espera de una señal.
Dispara: una señal para que sea atrapada por otros procesos.

Implementación
Señal: Haga clic en , se visualiza la siguiente pantalla:

o Dispara: Indique que señal está disparando y se va a visualizar la “ADMINISTRACIÓN DE
SAÑELES” esperando.
o Atrapa: va estar esperando la señal y se visualizan otras propiedades como: duración,

cantidad, alerta, ver en: “Propiedades Comunes”.

162 Manual de ayuda
17. EVENTO CONDICIÓN:

Funciona como en espera, es decir espera que una condición se cumpla para continuar
Implementación
Tipo: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.
o Espera Condición Código: Haga clic en , se visualiza la siguiente ventana

Ingrese la expresión que va devolver un valor booleano, para indicar cuando se cumpla
esa expresión y ahí va a continuar.
o Espera Condición Web Service: Seleccione el tipo y se visualiza la siguiente ventana:
Haga clic en , se visualiza la siguiente ventana para el ingreso de los datos:

164 Manual de ayuda
Indicar el web service que va evaluar esa condición. Al igual que la “Espera Condición
Código” nos va a devolver un valor booleano para continuar con el trámite.
18. EVENTO PARALELO:

Se utiliza para esperar varios eventos, no se necesita que solo se cumpla una condición, un evento
o un mensaje, si no que todos los eventos se cumplan para continuar. Es decir si no se cumplen
todos los eventos no pueden continuar el trámite.

Ver en “propiedades comunes”.
Implementación
Eventos: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.

166 Manual de ayuda
Una vez seleccionado el evento se visualizan diferentes propiedades, dependiendo la selección del
“Tipo Evento”
o Condición: Se visualiza la siguiente ventana
o Mensaje: Se visualiza la siguiente ventana:

o Señal: Se visualiza la siguiente ventana:
o Temporizador: Se visualiza la siguiente ventana:
19. EVENTO MENSAJE:

Este evento puede funcionar de dos formas: Tipo atrapa y Tipo dispara.

168 Manual de ayuda
Implementación
Tipo Atrapa: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.

Para las tres opciones existe la propiedad identificador. Una vez ingresado el identificador se
visualiza en la parte inferior un ejemplo del formato que se va enviar o consumir, ya se dé: mail,
SMS o Web Service.
Tipo Dispara: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.

170 Manual de ayuda
o Código: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso del código,
permite llamar métodos de librerías para encargarse de enviar el mensaje.

usuario.
pase a dicha lista.

172 Manual de ayuda
usuario.

pase a dicha lista.

174 Manual de ayuda
o Web Service: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana
20. EVENTO COMPENSACIÓN:

Este evento se produce fuera de la norma de flujo del proceso y se basa en un evento intermedio de
compensación, mismo que se activa a través del fracaso de una transacción. En sí permite reversar
algo.

Diseño
Compensación: Indique que compensación está esperando.
En el caso de que este ha tachado a una tarea, va ejecutarse cuando se reverse esa tarea.

176 Manual de ayuda
Para las tres opciones existe la propiedad identificador. Una vez ingresado el identificador se
visualiza en la parte inferior un ejemplo del formato que se va enviar o consumir, ya se dé: mail,
SMS o Web Service.
Tipo Dispara: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana.
o Código: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana para el ingreso del código,
permite llamar métodos de librerías para encargarse de enviar el mensaje.

usuario.

178 Manual de ayuda
pase a dicha lista.

usuario.
pase a dicha lista.

180 Manual de ayuda
o Web Service: Una vez seleccionado este tipo se visualiza la siguiente ventana

21. EVENTO ESCALAR:

Este evento funciona dentro de subprocesos, cuando pasa alguna circunstancia especial, dispara el
evento, es capturado por el subproceso y continua con las actividades que están luego del escalar.

182 Manual de ayuda
A tachado: Si va a capturar todos los eventos en escalar o solo uno específico, dependiendo del
proceso que este enlazado se van a listar los eventos del escalar que tenga ese proceso
Detiene: si ya escalo ya no continúa con el resto de actividades del subproceso, si no sale solo por una
rama.
Falso: se pone una línea punteada que significa “not interrupting” ese proceso y va a
continuar con dos instancias
22. EVENTO ERROR:

Este evento es para la captura y lanzamiento de errores conocidos con nombre. Una vez que se
lanza el evento de error adjunto al sub-proceso, se habilita un flujo de excepción que notificara a
la persona idónea sobre el surgimiento del error para que esta ejecute las acciones necesarias.
Cuando hay un proceso donde se dispara un error es capturado por el sub proceso, puede capturar
todos los errores o errores específicos.
Si se produce un error en las tareas no se detiene el trámite, si no sale por el nodo de error.

23. EVENTO TERMINAR:

Este evento es para finalizar inmediatamente un trámite, es decir se finaliza la instancia que llega y
el resto de instancias finalizando el trámite en su totalidad.

184 Manual de ayuda
24. EVENTO CANCELAR:

Es usado en sub-procesos transaccionales, se diagrama a los límites del sub-proceso transaccional
indicando un flujo alternativo que se realizaría cuando el subproceso transaccional es cancelado. En
conclusión este evento es utilizado para terminar un trámite, la diferencia es que finaliza con estado
de rechazado.

25. GATEWAY:
Es usado para controlar como los trámites se bifurcan y se unen dentro de un proceso, es capaz de
generar instancias adicionales o de unir varias instancias,
Puede tener varias tipos de comportamientos: Inclusivos, exclusivo, complejo, unión, bifurcación.
Si un Gateway no se define el tipo se lo toma como exclusivo, es decir va a salir por una sola rama de
salida y en caso de ser de unión solo va esperar que llegue un trámite y va a continuar.
PROPIEDADES DEL GATEWAY

186 Manual de ayuda
Diseño
Marca: Si es que esta señalado con el check, se visualiza la marca del exclusivo, de la
siguiente manera:
Implementación
Condición: Haga click en y se visualiza la siguiente ventana:
Perite indicar la condición que va ejecutarse en una rama de salida, para ver si sale o no por esa
rama.

o Default: Si ninguna de las condiciones siguientes es verdadero, va salir por dicha rama.
o Expresión: se evalúa una expresión que va devolver una expresión de tipo booleano; es
decir si es verdadero va a dicho nodo, caso contrario no va a ese nodo.
o WebService: va devolver un valor booleanos y va indicar si va o no ha dicho nodo.
Para el exclusivo, si una de las condiciones es verdadera ya no ejecuta el resto de condiciones ya que
puede salir solo por una rama. Si hay varias entradas el exclusivo no genera una propiedad adicional,
únicamente llega a una instancia y la ejecuta, no espera varias instancias.
Cuando tiene varios nodos de entrada solo toma el primero y continúa
26. GATEWAY PARALELO:

Se usa cuando dos o más trámites se empiezan a llevar a cabo concurrentemente. Se utiliza para que
el trámite se bifurque por varias instancias, va a crear “N” instancias, es decir se utiliza cuando se quiere
varias actividades en paralelo

188 Manual de ayuda
27. GATEWAY INCLUSIVO:

Cuando va a bifurcar puede hacerlo en una o más instancias, no necesariamente todas, depende de
las condiciones. Va depender de la propiedad condición para saber por dónde se va.
Implementación
Condición: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana:

Perite indicar la condición que va ejecutarse en una rama de salida, para ver si sale o no por esa
rama.
o Expresión: se evalúa una expresión que va devolver una expresión de tipo booleano; que va
indicar si sale o no por esa rama.
o WebService: va devolver un valor booleano y va indicar si va o no ha dicho nodo.
Inclusivo, puede tener varias salidas, evalúa todas y va salir por todas las que devuelvan true.
Depende de cuantas instancias se estén ejecutando y va esperar todas las instancias que se estén
ejecutando.
28. GATEWAY COMPLEJO:

Puede bifurcar por una o más ramas el trámite, esto dependerá de la propiedad condición. A diferencia
del inclusivo es la definición de la unión.

190 Manual de ayuda
Implementación
Condición Unión: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana:
o Nodo: indica de qué nodo se va esperar.

o Operadores: Seleccione entre &&, ||.
o Expresión: Ingrese la expresión.
La unión se define a través de una expresión
Condición: Haga clic en y se visualiza la siguiente ventana:

Perite indicar la condición que va ejecutarse en una rama de salida.

o Expresión: se evalúa una expresión que va devolver una expresión de tipo booleano; que va
indicar si sale o no por esa rama.
o WebService: va devolver un valor booleano y va indicar si va o no ha dicho nodo.
Se evalúan y si devuelve true sale por dicha rama. Además se evalúan todas y puede salir el trámite por
varias o por todas las ramas.
29. GATEWAY BASADO EN EVENTO:

Permite esperar varios eventos, cuando atrape un evento va a continuar. En caso de que sea una
unión únicamente espera una y continúa.

192 Manual de ayuda
30. GATEWAY BASADO EN EVENTO PARALELO:

Este evento se dispara después del Gateway y está esperando atrapar todos para continuar
Unión: Espera todas las instancias para continuar.

31. OBJETO DATOS:

Un Dato de Tipo Objeto representa información que fluye a través del proceso tales como:
documentos, correos electrónicos, formularios, servicio web.
Es únicamente para el diseño de proceso.
PROPIEDADES DEL OBJETO

194 Manual de ayuda
NOTA:
Permite hacer apuntes y enlazarlos a objetos.
PROPIEDADES DE LA NOTA

ALMACÉN DE DATOS:
Un Almacén es un lugar donde el proceso puede leer o escribir datos, por ejemplo, una base de datos.
La información en un almacén persiste más allá de la vida de la instancia del proceso. Es algo
explicativo.
PROPIEDADES DEL ALMACÉN DE DATOS

196 Manual de ayuda
GRUPO:
Se utiliza para agrupar un conjunto de actividades, ya sea para efectos de documentación o análisis, no
afecta la secuencia del flujo.
PROPIEDADES DE GRUPO

Ver en “propiedades comunes”
32. POOL - LANES:

Son los elementos gráficos utilizados para organizar las actividades del proceso en diferentes
categorías visuales que representan áreas funcionales, roles o responsabilidades.
Dentro de los Canales se encuentran:
POOL
o Actúa como contenedor de un proceso.

o El nombre del pool puede ser el del proceso o el del participante.
o Representa un Participante Entidad o Role.
o Siempre existe al menos uno, así no se diagrame.
LANES
o Subdivisiones del Pool.

o Representan los diferentes participantes al interior de una organización.

198 Manual de ayuda
Sirven para visualizar de una manera más amigable el proceso.
33. SECCIÓN MENSAJES:

Se encuentra en la parte inferior del diseñador, misma en la que se van a visualizar todos los
mensajes; cuando se grabe un proceso exitosamente o si están faltando propiedades por definir.
Visualiza todos los mensajes que el usuario que está diseñando necesite saber, de tal manera que
pueda diseñar con facilidad el proceso.

3.1.2 Grupos
Esta función permite tener agrupados los procesos con el objetivo de contar con una mayor organización
dentro del portal procesos.

1. Haga clic en el módulo de AUTOMATIZACIÓN PROCESOS.
2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla, seleccione PROCESOS.
3. Escoja Grupos.
Una vez que haya ingresado, usted encontrará el listado de los grupos de los procesos:
En donde:

200 Manual de ayuda
NOMBRE: Nombre del grupo de procesos.

Para crear un nuevo grupo de procesos:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla en el que puede ingresar el
NOMBRE y la DESCRIPCIÓN del nuevo grupo de procesos que desea agregar.
2. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos haciendo clic en o cancelarlos,
presionando .
Para editar un grupo de procesos existente:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice la operación haciendo clic en o cancélela
seleccionando .
Para eliminar un grupo de procesos:

3.2 Formularios
3.2.1 Mantenimiento y diseño
Esta opción permite ver, ingresar, editar o eliminar formularios en el sistema.
1. Seleccione el módulo AUTOMATIZACIÓN PROCESOS.
2. Dentro del menú del lado izquierdo escoja FORMULARIOS.
Al ingresar, usted encontrará un listado con todos los formularios existentes dentro del sistema:
Para ingresar un nuevo formulario:

202 Manual de ayuda

2. Ingrese los campos necesarios:
NOMBRE FORMULARIO: Nombre del formulario que va a crear
DESCRIPCIÓN FORMULARIO: Descripción del mismo.
3. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos haciendo clic en o cancelar la
operación presionando .
Para editar un formulario:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos necesarios; una vez finalizada la edición puede actualizarla haciendo clic en
o cancelarla presionando .
Para eliminar un formulario:
2. Presione Aceptar si está seguro, caso contrario Cancelar.
Para llamar al Diseñador de Formularios:
Haga clic en con el fin de diseñar el formulario.
Para Exportar Formularios:
Haga clic en para exportar un formulario.

Para Importar Formularios:
Haga clic en para importar un formulario.

204 Manual de ayuda
3.2.1.1 Importar formulario
Esta función permite importar formularios cuando se trabaja en varios ambientes.

2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja FORMULARIOS.
Una vez que haya ingresado podrá ver el LISTADO DE FORMULARIOS:
¿Cómo Importar formularios?
1. Haga clic en junto al formulario que desea importar y podrá ver la siguiente ventana:

2. Presione Seleccionar archivo y se abrirá una ventana que le permitirá escoger el archivo a
importar. Una vez que lo haya encontrado haga clic en Abrir:
3. Haga clic en y se desplegará el siguiente cuadro:

206 Manual de ayuda
En donde:
FORMULARIO: Indica los nombres de éstos tanto en el sistema anterior como en el sistema al cual
se lo está importando.
IMAGENES:
NOMBRE: Nombre de la imagen en caso de que el formulario anterior la tuviera.
ACCIÓN: Acción a tomar con la misma, sea que se la va a actualizar, o agregar una en caso
de no existir u omitir para no realizar ninguna acción.
FUNCIONES:
NOMBRE: Nombre de la función que se va a importar.
ACCIÓN: Acción a tomar con la misma, sea que se la va a actualizar, o agregar una en
caso de no existir u omitir para no realizar ninguna acción.
LISTAS PREDEFINIDAS:
NOMBRE: Nombre de las listas preestablecidas a importar en caso de existir.
ACCIÓN: Acción a tomar con las mismas, sea que se las va a actualizar, o agregar en caso
de no existir u omitir para no realizar ninguna acción.
REFERENCIAS WEB: Indica la URL si el formulario usa servicios web.
REEMPLAZAR POR: Indica la URL de los servicios web a reemplazar en caso de ser una versión
anterior según sea el caso.
4. Una vez que ha llenado los campos haga clic en .

3.2.1.2 Exportar formulario
Cuando se trabaja en varios ambientes esta interfaz permite exportar formularios entre éstos.

2. Dentro de panel del lado izquierdo escoja FORMULARIOS.
3. A continuación seleccione la opción Mantenimiento y diseño.
Una vez que haya ingresado visualizará la siguiente ventana:
¿Cómo exportar formularios?
1. Haga clic en junto al formulario que desee exportar y va a aparecer la siguiente ventana:

208 Manual de ayuda
2. Digite el nombre del archivo y presione Exportar. Según el navegador que utilice, se desplegará la
siguiente información:
Si el navegador utilizado es Google Chrome el archivo generado se descargará

automáticamente.
En caso de usar Internet Explorer dar clic en Guardar cuando salga el siguiente aviso:
Si navega con Mozilla Firefox, escoja Guardar archivo y luego hacer clic en Aceptar al
desplegarse la siguiente ventana:

3.2.1.3 Diseñar formulario
Su propósito fundamental, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de

información administrativa.
Es parte fundamental del sistema ya que permite la implementación de Formularios sobre los cuales se
basan las actividades a modelarse mediante el Diseñador de Procesos. Estos van a representar la
interfaz frente a los usuarios finales y va a manejar gran parte el negocio del proceso implementado.
El Diseñador personaliza los colores, fondos, tipografías, alineaciones y textos para que se integren
naturalmente al sitio web.
Los formularios actúan como plantillas para nueva información y también son usados para consultar y
mostrar información existente. En la mayoría de aplicaciones, el formulario es la parte de la interfaz que
permite que el usuario pueda introducir datos.
Un preciso diseño del mismo es fundamental ya que una mala concepción de éste puede convertirlo en
una barrera para la interacción e inducir al usuario a cometer errores potenciando la frustración en el
desempeño de su tarea.

2. Dentro del panel del lado izquierdo de la pantalla escoja FORMULARIOS.
Una vez que haya ingresado usted podrá ver el LISTADO DE FORMULARIOS:

210 Manual de ayuda
En donde:
NOMBRE FORMULARIO: Nombre del formulario, el mismo que depende de la información que
registrada en el mismo.
DESCRIPCIÓN FORMULARIO: Descripción general de las características de éste.
Para editar un formulario:
1. Haga clic en sobre el registro que desea modificar.
2. Realice los cambios necesarios y seleccione para guardarlos o para cancelar.
Para eliminar un formulario:
1. Haga clic en sobre el formulario a eliminar y aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Presione Aceptar para confirmar la operación o Cancelar para regresar a la página anterior.
Para agregar nuevo formulario:

2. Ingrese la información requerida y seleccione para guardar o para cancelar.
3. Si agregó un nuevo formulario, haga clic en para diseñarlo.
Para diseñar un formulario:
Haga clic en sobre el campo requerido e ingresará a la siguiente ventana que le permitirá realizar el
diseño:
SECCIONES DEL DISEÑADOR:

El diseñador tiene 5 secciones principales:
1. BORDE SUPERIOR: Botones de acciones generales.

212 Manual de ayuda
GUARDAR: Guarda los cambios realizados en el diseño.
DESHACER: Deshace algún error cometido o alguna acción no deseada.
REHACER: Revierte el comando deshacer.
COPIAR: Copia o duplica una imagen o texto de un lado a otro.
PEGAR: Pegar una imagen o texto copiado de otro lugar o documento en un nuevo destino.
VISTA PRELIMINAR: Permite observar cómo quedará el formulario.
2. BORDE IZQUIERDO: Herramientas.

Está conformado por una serie de controles que van a ser utilizados en el Diseño de los
Formularios; cada uno de ellos desempeñan diversas funciones detalladas a continuación:
En donde:

Etiqueta: Elemento de las interfaces gráficas donde se muestra un texto

usado generalmente para identificar otros elementos, sin embargo también puede ser utilizado para
presentar resultados de fórmulas o Webservices. Estos elementos no tienen ningún tipo de
interacción con el usuario.
Propiedades de Etiqueta: Existen propiedades propias de este control detalladas a
continuación:
Alineación: Indica la alineación del texto de control, sea derecha, centro o izquierda.
Borde: Especifica el ancho de borde del control.
Color Borde: Detalla el color de borde del control.
Texto: Especifica el texto del control. En esta propiedad se presentan dos opciones

214 Manual de ayuda
adicionales:
Agrega expresión: Determinará el texto de la etiqueta. En la misma se pueden incluir

valores de los controles del formulario, funciones o métodos de los Assemblies agregados a
la aplicación:
Agrega Servicio Web: Indicará que el texto de la etiqueta se va a llenar con el resultado
de un WebService. Se muestra una ventana emergente donde se indica la dirección URL del
servicio web, seleccione el MÉTODO correspondiente e indique la forma en la que cada
parámetro se va a cargar; para guardar seleccione Aceptar. Puede quitar el Servicio Web de
la propiedad presionando Eliminar Ref:

Texto: Elemento típico en las interfaces gráficas, que permiten insertar
texto, mostrar datos, los mismos que pueden ser cambiados o modificados de acuerdo a las
necesidades que se requieran.
Propiedades de texto:
Clave: Si la propiedad es verdadera el texto del control será mostrado con caracteres
especiales tipo clave.

216 Manual de ayuda
Multilínea: Cumple funciones semejantes al control “Texto” ya que se
ingresan datos, la diferencia es que se pueden agregar varias líneas en el mismo.

Propiedades de Multilínea:
Check: Control utilizado para indicar valores de Verdadero o Falso.

Propiedades de Check:

Selección: Permite seleccionar entre varias opciones el valor que

corresponda. Es un elemento en las interfaces gráficas que aprueba elegir sólo una opción de un
conjunto predefinido de opciones. Junto a cada valor de opción suele existir una etiqueta que
describe la misma.
Propiedades de Selección:

218 Manual de ayuda
Campo Texto: Determina el campo del origen de datos que será asignado al texto del control.
Campo Valor: Establece el campo del origen de datos que será asignado al valor del control.
Dirección: Fija la manera en la que se desplegarán los ítems, sea ésta horizontal o vertical.
Lista: Lista predefinida de valores presentados a continuación:
Agregar Ítems: Permite agregar nuevos ítems a la lista, donde se especificará el texto y
valor del ítem a ser creado, en donde añade un nuevo registro, el cual se localiza
temporalmente al pie de la tabla. Este registro se inserta en blanco y para poder guardarlo se
deben llenar los campos correspondientes y confirmar el ingreso haciendo clic en Aceptar:

Permite llenar la lista del control selección con el resultado de un webservice que deberá
ser de tipo colección como por ejemplo DataSet, Array, etc. Se muestra una ventana
emergente, donde debe indicar la dirección URL de un Web Service, el MÉTODO
correspondiente y la manera en la que se cargará cada parámetro; para guardar
seleccione Aceptar, caso contrario Cancelar. Eliminar Ref. permite eliminar el Servicio
Web de la propiedad:
Crea Expresiones: Llena la lista del control selección con el resultado de una expresión
que deberá ser una colección como DataSet, DataTable, Array, etc. En la expresión se
pueden utilizar los valores de los controles del formulario o funciones mediante las Listas
Campos Del Formulario y Funciones respectivamente. Luego de ingresar la expresión se
debe Probar para verificar que la misma no tenga errores y posteriormente pulsar Aceptar.
Cancela elimina los cambios realizados y Quitar Exp. elimina la expresión de la propiedad:

220 Manual de ayuda
Tipo Texto: Especifica el tipo de datos asociado al texto que se muestra en el control.
Tipo Valor: Indica el tipo de datos que se asociará al valor del control, identificado por ‘id’ +
nombre del control.
Desplegable: Permite seleccionar una opción de una lista, mostrando

sus ítems mediante un cuadro que se despliega al momento de interactuar con el control.
Propiedades de Desplegable:

Campo Texto: Determina el campo del origen de datos que será asignado al texto del control.
Campo Valor: Establece el campo del origen de datos que será asignado al valor del control.
Dirección: Fija la manera en la que se desplegarán los ítems, sea ésta horizontal o vertical.
Lista: Lista predefinida de valores presentados a continuación:
Agregar Ítems: Permite agregar nuevos ítems a la lista, donde se especificará el texto y
valor del ítem a ser creado, en donde añade un nuevo registro, el cual se localiza
temporalmente al pie de la tabla. Este registro se inserta en blanco y para poder guardarlo se
deben llenar los campos correspondientes y confirmar el ingreso haciendo clic en Aceptar:

222 Manual de ayuda
Permite llenar la lista del control selección con el resultado de un webservice que deberá
ser de tipo colección como por ejemplo DataSet, Array, etc. Se muestra una ventana
emergente, donde debe indicar la dirección URL de un Web Service, el MÉTODO
correspondiente y la manera en la que se cargará cada parámetro; para guardar seleccione
Aceptar, caso contrario Cancelar. Eliminar Ref. permite eliminar el Servicio Web de la
propiedad:
Crea Expresiones: Llena la lista del control selección con el resultado de una expresión
que deberá ser una colección como DataSet, DataTable, Array, etc. En la expresión se
pueden utilizar los valores de los controles del formulario o funciones mediante las Listas
Campos Del Formulario y Funciones respectivamente. Luego de ingresar la expresión se
debe Probar para verificar que la misma no tenga errores y posteriormente pulsar Aceptar.
Cancela elimina los cambios realizados y Quitar Exp. elimina la expresión de la propiedad:

Tipo Texto: Especifica el tipo de datos asociado al texto que se muestra en el control.
Tipo Valor: Indica el tipo de datos que se asociará al valor del control, identificado por
‘id’ + nombre del control.
Botón: En interfaces gráficas de usuario, los botones permiten al usuario
ejecutar un evento como una búsqueda, realizar una tarea, interactuar con un cuadro de diálogo,
etc. En general los botones tienen una descripción en el centro que resume la acción. Un botón se
elige haciendo clic sobre el mismo, o presionando Enter si está seleccionado.
Propiedades de Botón:

224 Manual de ayuda
Click: Especifica las sentencias que se ejecutarán al pulsar el botón y tiene las siguientes
opciones:
Crea Expresiones: Permite indicar la expresión que se ejecutará. En ésta se pueden

utilizar los valores de los controles del formulario o funciones mediante las Listas Campos
Del Formulario y Funciones respectivamente, así también los MÉTODOS de los
assemblies agregados a la aplicación. Luego de ingresar la expresión se debe Probar para
verificar que la misma no tenga errores y posteriormente pulsar el botón Aceptar. Cancelar
no realiza los cambios realizados y Quitar Exp elimina la expresión de la propiedad:

Crea Expresiones: Mediante el resultado de la expresión se indicará si dicho botón

está habilitado o no. En la expresión se pueden utilizar los valores de los controles del
formulario o funciones mediante las Listas Campos Del Formulario y Funciones
respectivamente. Luego de ingresar la expresión se deberá probar para verificar que la
misma no tenga errores y posteriormente se debe pulsar Aceptar. Al Cancelar no se
puede aplicar los cambios realizados y al pulsar Quitar Exp. se elimina la expresión de la
propiedad.
Texto: Especifica el texto del control.
Tabla Datos: La tabla de datos actúa como una grilla de detalle, donde
se pueden ingresar tantos datos como desee. Se utilizan en páginas Web y documentos de texto.
Propiedades DE Tabla Datos:

226 Manual de ayuda
Cellpadding: Indica el espacio entre los controles dentro de una celda y el borde.
Cellspacing: Especifica el espacio que existe entre los bordes del control.
Collapse: Muestra si los bordes del control se unen o no.
CssClass Cab: Aplica un estilo a la cabecera de la tabla de datos, obtenido de la hoja de estilos
de la aplicación.

CssClass Detalle: Utiliza un estilo al detalle del control, obtenido de la hoja de estilos de la
aplicación.
Filas: Número de filas por página del control tabla de datos, si esta propiedad está vacía no se
paginará la grilla.
Filtros: Busca registros y selecciona controles del formulario para filtrar registros de la grilla.
Hay varias secciones:
Campo Tabla: Permite seleccionar el campo de la lista de campos de la tabla de datos que
se utilizará para filtrar la información.
Operador: Se utiliza para seleccionar la acción que se aplicará en el filtro:

228 Manual de ayuda
Fondo Cabecera: Muestra el color de fondo de la cabecera del control:
Fondo Detalle: Especifica el color de fondo del detalle del control.

Fondo Selección: Detalla el color de fondo de la primera columna de la tabla de datos.
Oculta Col. 1: Indica si la primera columna de la tabla de datos, donde se encuentran las
casillas de selección y las opciones para agregar más registros, estará visible en tiempo de
ejecución:
Tabla HTML: Permite organizar la información dentro de un formulario.

Las tablas se utilizan también para crear secciones dentro de éste que permitan aplicar alguna
acción a varios controles, como por ejemplo se pueden ocultar todos los controles que están dentro
de una celda.
Propiedades de Tabla HTML:

Cellpadding: Indica el espacio entre los controles dentro de una celda y el borde.
Cellspacing: Especifica el espacio que existe entre los bordes del control.
Collapse: Muestra si los bordes del control se unen o no.
Columnas: Se refiere al número de columnas del control tabla HTML.
Filas: Indica el número de filas del control tabla HTML.
Imagen: Permite mostrar imágenes cargadas en el sistema, la imagen

puede escogerse de forma estática o dinámica mediante una Fórmula o expresión.
Propiedades de Imagen:

230 Manual de ayuda
Galería de Imágenes: Esta opción permite agregar una imagen al formulario.
Crear Expresiones: Se debe ingresar la expresión que devolverá el nombre de la imagen

que se va a mostrar. Esta opción se encuentra ubicada en las opciones de imágenes.
Texto Alt: Especifica el texto alternativo.
HERRAMIENTAS ESPECIALES:
Solicitante-Texto: Utilizado para que el formulario muestre

automáticamente el nombre de usuario que creó el trámite.
Solicitante-Desplegable: Se cargará con la lista de los usuarios de la

aplicación donde aparecerá seleccionado por default el usuario que creó el trámite.
Id. Solicitante: El Id del Solicitante del trámite, actúa como texto, donde
la información no puede ser editada.
F. Creación: Contiene la fecha de creación del trámite, el cual no puede

ser modificado.
Usuarios: Lista desplegable donde se visualizan todos los nombres de los

usuarios.

Departamentos: Lista donde se visualizan todos los nombres de los

departamentos cargados en la aplicación.
Id Trámite: Identificador del trámite, este valor se cargará a partir de la

segunda actividad del proceso debido a que en el ingreso todavía no se crea el trámite hasta que el
mismo sea enviado.
Es PostBack: Actúa como un Check el mismo que no puede modificarse,

en tiempo de ejecución identifica si una recarga de la página corresponde a la primera vez que se
abrió el formulario o una recarga desatada de forma dinámica en algún control o por el usuario.
3. PARTE CENTRAL: Área donde se diseñará el formulario arrastrando controles de la barra de

herramientas:

232 Manual de ayuda
4. BORDE SUPERIOR DERECHO: Propiedades.

Muestra las propiedades de cada uno de los controles de la barra de herramientas. Éstas varían
según el control y se despliegan cuando éste es seleccionado:

PROPIEDADES COMUNES: Existen propiedades comunes para todos los controles, las mismas
que se detallan a continuación: Alto (Todas las herramientas): Posición “Y” en pixeles.
Altura (Todas las herramientas): Altura en pixeles.
Ancho (Todas las herramientas): Ancho en pixeles.
Auto Postback (Check, Selección, Desplegable): Determina si se realiza un post back cuando se
modifica el valor del control.
CssClass (Todos a excepción de Imagen): Aplica un estilo al control, obtenido de la hoja de estilos
de la aplicación.
Fondo (Todos a excepción de Imagen y Tabla HTML): Especifica el color de fondo del control.
Formato (Excepto Imagen): Aplica un formato mediante una ventana auxiliar. Al entrar en la

234 Manual de ayuda
propiedad formato se muestra varias opciones de selección tales como: Fuente, tamaño, color,
estos se escogerán de acuerdo a las necesidades requeridas, para guardar cambios se seleccione
Aceptar, caso contrario Cancelar para salir sin guardar cambios:
ID (Todas las herramientas): Texto identificador del control en el formulario.

Izquierda (Todas las herramientas): Posición “X” en pixeles.
Obligatorio (Texto, Multilínea, Selección): Determina si el valor del control es obligatorio.
Tipo (Excepto Imagen, Tabla de Datos, Tabla HTML, Check): Tipo de datos que tendrá.
Visible (Todas las herramientas): Determina si el control estará visible en el formulario.

Pide la expresión de tipo Boolean que determinará si el control está o no visible en el

formulario. En la expresión se pueden utilizar los valores de los controles del formulario o funciones
mediante las listas Campos Del Formulario y Funciones respectivamente. Luego de ingresar la
Expresión debe Probar para verificar que la misma no tenga errores y posteriormente pulsar
Aceptar. La opción de Cancelar elimina los cambios realizados y Quitar Exp. elimina la expresión
de la propiedad:
Validación (Excepto Imagen, Tabla de Datos, Tabla HTML, Botón): Especifica una expresión
que valida el ingreso de datos en el control. La expresión deberá devolver el valor TRUE, caso
contrario no se permitirá enviar el formulario y se desplegará un mensaje:

236 Manual de ayuda
El campo mensaje error determina el texto que se muestra cuando la expresión devuelve el valor
“falso:”
Recalcular en Act (Excepto Etiqueta, Botón, Tabla HTML, Imagen): Indica si el valor inicial se
vuelve a calcular en cada actividad. Si tiene el valor falso solamente se calcula en el primer paso del
flujo, caso contrario se recalcula en todos los pasos.

Recalcular en PostBack (Excepto Etiqueta, Botón, Tabla HTML, Imagen): Indica si el valor inicial
se vuelve a calcular en cada PostBack. Si tiene el valor falso solamente se calcula cuando se abre
el formulario, caso contrario se recalcula en cada PostBack.
Solo Lectura (Excepto Etiqueta, Botón, Tabla HTML, Imagen): Determina si el control está en
modo de solo lectura en el formulario.
Existe una expresión que indica y modifica el campo de “Solo lectura” : Aquí se visualiza una
pantalla, donde se pide la expresión de tipo boolean que determinará si el control aparecerá como
solo lectura en el formulario. En la expresión se pueden utilizar los valores de los controles del
formulario o funciones mediante las listas campos del formulario y funciones respectivamente.
Luego de ingresar la expresión se debe Probar para verificar que la misma no tenga errores y
posteriormente pulsar Aceptar. Cancela elimina los cambios realizados y Quitar Exp. elimina la
expresión de la propiedad:

238 Manual de ayuda
Valor inicial (Excepto Etiqueta, Botón, Tabla HTML, Imagen): Especifica el texto inicial del control.
Éste podría ser modificado por el usuario; si el control posee la propiedad Recalcular en Act en
Verdadero el valor del control será nuevamente evaluado en la actividad y reemplazará al valor que
modificó el usuario, si el control posee la propiedad Recalcular en Postback en Verdadero el valor
será nuevamente calculado en cada Postback que se realice; si las dos propiedades antes
mencionadas tienen el valor falso el valor modificado por el usuario nunca será reemplazado. En
esta propiedad se presentan dos opciones:
Al seleccionar el icono, se visualiza una pantalla, donde se pide la expresión de tipo String
que determinará el valor inicial del control. En la expresión se pueden utilizar los valores de los
controles del formulario o funciones mediante las Listas Campos Del Formulario y Funciones
respectivamente. Luego de ingresar la expresión se debe Probar para verificar que la misma no

tenga errores y posteriormente pulsar Aceptar. Cancelar elimina los cambios realizados y
Quitar Exp. elimina la expresión de la propiedad:
Permite especificar que el valor inicial sea llenado mediante el resultado de un WebService;
se indica la dirección URL, el MÉTODO correspondiente, y la manera en la que cada parámetro
se cargará; para guardar seleccione Aceptar, caso contrario Cancelar. Eliminar Ref. permite
eliminar el Servicio Web de la propiedad:

240 Manual de ayuda
Zindex (Todas las herramientas): Posición en la estructura de capas de diseño del formulario.
5. PARTE INFERIOR: Mensajes

Permite mostrar cualquier tipo de mensaje al usuario final como confirmación de almacenamiento
exitoso del formulario, errores durante el proceso de guaradr, etc:

3.2.2 Ayudas
Esta función permite crear ayudas que van a guiar al usuario mientras llena un formulario. Éstas darán
una explicación funcional de los campos que se encuentran dentro de los mismos.
¿Cómo acceder a esta opción?

1. Dentro del menú principal seleccione el módulo AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS.
2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla, escoja FORMULARIOS.
3. Haga clic en Ayudas.
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar una lista con las ayudas que se han creado para los
formularios:
Para crear una ayuda:
1. Seleccione y se desplegará un nuevo registro en la parte inferior del listado.
2. Haga clic en y se abrirá una ventana con un editor HTML, donde usted puede ingresar toda la
información necesaria de la ayuda:

242 Manual de ayuda
3. Una vez ingresada la información, haga clic en Guardar.
Para editar una ayuda:
1. Haga clic en y se abrirá un editor HTML:
2. Una vez que haya modificado la información haga clic en Guardar.

3.2.3 Listas
Las listas son un conjunto de texto y valor que se utilizan en los combos de los formularios y de los
sistemas que se necesiten crear con el fin de facilitar el diseño de los mismos.

1. Dentro del menú principal, haga clic en AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS.
2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla, seleccione FORMULARIOS.
3. Escoja Listas.
(También es posible ingresar a través de LISTAS dentro del módulo de CREACIÓN DE SISTEMAS.)
Una vez que haya ingresado, usted encontrará las especificaciones de las listas que se han registrado
en el sistema:

244 Manual de ayuda
En donde:
LISTAS: Despliega todas las listas registradas en el sistema.
TIPO VALOR: Permite definir el tipo de valor de la misma y puede ser:
TIPO TEXTO: Permite definir el tipo de texto de la misma y puede ser:
Para crear una nueva lista:
1. Haga clic en .
2. Aparecerá una ventana que le permitirá asignar un nombre a la lista así como también establecer el
tipo de valor y de texto según corresponda:

3. Si no desea continuar con la operación, haga clic en Cancelar, caso contrario seleccione Guardar,
y se desplegará la siguiente ventana donde puede crear los registros de su lista:
4. Ingrese la especificación tanto del valor como del texto e indique si desea que este registro esté
visible o no, dentro del combo del formulario o del sistema.
5. Una vez que haya ingresado la información, haga clic en para guardar la información o presione
para cancelar la operación.
Para agregar un nuevo registro a una lista:
1. Haga clic en y se abrirá un nuevo campo en la parte inferior de la tabla, que le permitirá
establecer las especificaciones tanto del VALOR como del TEXTO.
Para editar el registro de una lista:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice la operación haciendo clic en o presione para
cancelarla.
Para eliminar un registro de una lista:

246 Manual de ayuda
3. Presione Aceptar si está seguro de eliminar o Cancelar si no lo desea hacer.
Para eliminar una lista:
1. Haga clic en y aparecerá un mensaje de conformación:
2. Si está seguro de eliminar el registro haga clic en Aceptar, caso contrario Cancelar.

3.3 Código
3.3.1 Funciones
Muestra el listado de funciones que se han creado en el sistema para distintas validaciones que existen
y que se aplicarán a los formularios, el objetivo es tener la programación bien estructurada y fácilmente
administrable por el desarrollador de software,
Nota: Las validaciones también se las puede realizar en assemblies o jars, pero es recomendable el uso
de funciones cuando se desea un código fácil de administrar o modificar.

2. Dentro del panel del lado izquierdo de la pantalla escoja CÓDIGO.
3. Haga clic en Funciones.
Una vez que haya ingresado, en la parte superior podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán
encontrar una función en particular:

248 Manual de ayuda
¿Cómo buscar una función?

NOMBRE: Nombre de la función.
CONTENIDO: Código de programación que contiene la función.
2. Una vez que haya ingresado la información, haga clic en Buscar.
Seguido encontrará el listado que detalla las funciones:
En donde:
TIPO: Tipo de valor que devuelve la función.
NOMBRE: Nombre de la función.
CONTENIDO: Código de programación que contiene la función.
Para ingresar una nueva función:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla así como también las
siguientes secciones:

En donde:
PARÁMETROS: Son variables que recibirá una función.
RELACIONES CON OTRAS FUNCIONES: Indica si la función tiene relación con otras funciones.
2. Ingrese el TIPO, NOMBRE y CONTENIDO de la función; el código de programación tiene que estar
en C#.
3. Ingrese los PARÁMETROS necesarios; para ello haga clic en , ingrese ÍNDICE, NOMBRE y
TIPO de dato. Haga clic en para guardar la información o presione para cancelar.
4. En caso de que la función haga referencia a OTRAS FUNCIONES, haga clic en y escoja la
relación a una función. Haga clic en para guardar la información o presione para cancelar.
5. Una vez ingresados los datos requeridos seleccione para guardar la operación o presione
para cancelar.
Para editar una función:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información y haga clic en para guardar la operación o presione para

cancelar.
Para eliminar una función:
1. Haga clic en sobre la función a eliminar y aparecerá un mensaje de conformación:
2. Seleccione Aceptar para confirmar la operación o Cancelar para regresar a la página anterior.

250 Manual de ayuda
3.3.2 Assemblies
Permite incluir librerías que tienen métodos que se los puede utilizar en la programación de formularios,
de procesos o de los sistemas que vaya creando. Esta interfaz permite aumentar programación al
momento de automatizar procesos.

2. Dentro del panel del lado izquierdo de la pantalla escoja CÓDIGO.
3. A continuación haga clic en Assemblies.
Una vez que haya ingresado usted podrá visualizar en la parte superior filtros de búsqueda que le
permitirán encontrar un Assembly en particular:
En la parte inferior de la tabla se encuentra un listado con los archivos existentes:

¿Cómo buscar un Assembly?

NOMBRE: Nombre del archivo a buscar.
DESCRIPCIÓN: Descripción del mismo.
2. Una vez ingresada la información, dar clic en Buscar y se desplegará una ventana con el resultado
de la búsqueda.
Para ingresar un nuevo Assembly:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla:
2. Presione Seleccionar archivo y se abrirá una ventana que le va a permitir escoger la ruta del
archivo que desea abrir:

252 Manual de ayuda
3. Seleccionar el archivo y haga clic en Abrir.

4. Ingrese la descripción del Assembly.
5. Presione para guardar la información o para cancelar.
El sistema se encarga de copiar estos archivos en la dirección correspondiente.
Para eliminar un Assembly:
1. Haga clic en sobre el Assembly que desea eliminar y se desplegará un mensaje de

confirmación:

2. Haga clic en Aceptar para confirmar la operación o Cancelar si no desea eliminarlo.
Para Editar un Assembly:
1. Haga clic en sobre el Assembly que desee editar.
2. Realice los cambios necesarios y presione para guardar la información o para cancelar.

254 Manual de ayuda
3.3.3 Jars
Permite incluir librerías que tienen métodos para la programación que se necesite en los formularios, en
el diseñador de procesos o también en la creación de sistemas. Esta interfaz permite aumentar
programación al momento de automatizar procesos.

2. Dentro del menú del lado izquierdo escoja CÓDIGO.
3. Haga clic en Jars.
Una vez que haya ingresado usted podrá visualizar en la parte superior filtros de búsqueda que le
permitirán encontrar un archivo Jars en particular:
En la parte inferior de la tabla se encuentra un listado con los archivos existentes:

¿Cómo buscar un archivo Jars?

ARCHIVO: Nombre del archivo .jar a buscar.
DESCRIPCIÓN: Descripción del mismo.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en Buscar y se desplegará una ventana con el resultado
de la búsqueda.
Para ingresar un nuevo archivo Jars:
2. Haga clic en Seleccionar Archivo y se abrirá una ventana que le va a permitir escoger la ruta del
archivo que desea abrir:

256 Manual de ayuda
3. Seleccione el archivo a subir y presione Abrir.

4. Ingrese descripción del mismo.
5. Presione para guardar la información o para cancelar.
Para eliminar un archivo Jars:
1. Haga clic en sobre el archivo a eliminar.

2. Se desplegará una ventana de confirmación:
3. Haga clic en Aceptar para confirmar la operación o Cancelar si no desea eliminarlo.

Para editar un archivo Jars:
1. Haga clic en sobre el archivo que desee editar.
2. Realice los cambios necesarios y presione para guardar la información o para cancelar.

258 Manual de ayuda
3.4 Permisos
3.4.1 Mantenimiento de usuarios por roles por proceso
Esta función permite especificar qué usuarios pueden arrancar un proceso determinado o ver los
indicadores del mismo.
1. En el menú principal seleccione AUTOMATIZACIÓN PROCESOS.
2. Dentro del menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, elija PERMISOS.
Una vez que haya ingresado usted podrá ver en la parte superior filtros de búsqueda que le permitirán
encontrar usuarios a quienes se les ha asignado un proceso:
¿Cómo buscar un usuario a quien se le ha asignado un proceso?

PROCESO: El proceso al cual está asignado un usuario.
ROL: Rol dado al usuario en relación a la ejecución del proceso; éste puede ser:
Inicializar Proceso: El usuario podrá iniciar los trámites del proceso que le hayan sido

asignados.
Dueño de Proceso: El usuario puede administrar el proceso que se le ha asignado; es decir,
puede modificar el flujograma, formulario, etc.
Monitoreo de Proceso: El usuario podrá dar seguimiento a los indicadores del proceso.
2. Una vez ingresada la información, haga clic en .
En la parte posterior podrá encontrar una tabla que detalla los procesos que han sido asignados a los
usuarios:
Para asignar un proceso a un usuario:
2. Seleccione y se abrirá una ventana que le permitirá buscar un usuario en particular o a todos los
usuarios:

260 Manual de ayuda
3. Escoja el usuario haciendo clic en .

4. Elija el PROCESO y el ROL que desea asignar al usuario.
5. Una vez ingresada la información, actualice la operación presionando o para cancelar.
Para modificar el proceso asignado a un usuario:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice haciendo clic en o para cancelar.
Para eliminar un proceso asignado:



escoja CLAVE.


SISTEMAS
EXTERNOS
Módulo IV
SISTEMAS EXTERNOS 263
4.1 Mantenimiento de sistemas externos

Esta función permite a COBUS BPM interactuar con sistemas externos como sistemas contables,
recursos humanos, etc. y lo hace mediante webservices publicados por el BPM.

1. En el menú principal seleccione el módulo SISTEMAS EXTERNOS.
2. Escoja Sistemas Externos.
(También es posible ingresar a través del módulo de ADMINISTRACIÓN.)
Una vez que haya ingresado, usted podrá encontrar en la sección superior filtros de búsqueda que le
permitirá encontrar el detalle de los sistemas externos que interactúan con COBUS BPM:
¿Cómo buscar un sistema externo?

1. Ingrese uno o dos campos a la vez:
NOMBRE: Nombre del sistema externo.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción del sistema .

264 Manual de ayuda
En la parte inferior de se encuentra la tabla que se detalla la información del o los sistemas externos:
En donde:
ID SISTEMA EXTERNO: Nombre de identificación del sistema externo.
NOMBRES: Nombre del sistema externo.
DESCRIPCIÓN: Una breve descripción del sistema externo.
Para ingresar un nuevo sistema externo:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla en donde puede ingresar la
información del nuevo sistema externo.
2. Una vez que haya ingresado los datos puede actualizar la operación haciendo clic en o
cancelarla presionando .
Para editar un sistema externo:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos requeridos; actualice la operación seleccionando o cancélela presionando
Para eliminar un sistema externo:
1. Haga clic en y aparecerá unmensaje de confirmación:

SISTEMAS EXTERNOS 265
2. Presione Aceptar si desea elminar o Cancelar para no hacerlo.

266 Manual de ayuda


escoja CLAVE.


EAI
Módulo V
268 Manual de ayuda
5.1 Cadenas de conexión

Esta opción permite crear cadenas de conexión a varias bases de datos para poder importar información
de otros sistemas informáticos e integrarla al nuestro. El sistema incluye cadenas previamente
cargadas.

1. En el menú principal seleccione el módulo de EAI.
2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja Cadenas de conexión.
(También es posible ingresar a travésl módulo de ADMINISTRACIÓN.)
Una vez que haya ingresado a usted podrá visualizar la siguiente tabla:
En donde:
PROVEEDOR: Se refiere a los nombres de las distintas bases de datos.
TIPO DE CONEXIÓN: Tipo de conexión según la base de datos.
CADENA DE CONEXION: Información de la cadena de conexión que incluye: nombre de servidor,
nombre de la base de datos, login y password.

EAI 269
Para ingresar una nueva Cadena de Conexión:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla en el que puede ingresar los
datos de una nueva conexión.
2. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos presionando o cancelar
mediante .
Para editar una Cadena de Conexión:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos necesarios y actualice la operación presionando o cancélela con .
Para eliminar una Cadena de Conexión:
2. Presione Aceptar si desea elminar el registro o caso contrario seleccione Cancelar.

270 Manual de ayuda
5.2 Administración de conexiones

Esta opción le permite instanciar una cadena de conexión que se ha definido para las diferentes bases
de datos y conectarse a la misma.

2. Escoja la opción CONEXIONES.
Dentro de ADMINISTRACIÓN DE CONEXIONES, usted podrá encontrar la siguiente información:
En donde:
NOMBRE: Nombre de la base de datos.
CADENA DE CONEXIÓN: La cadena de conexión que debe haber sido creada anteriormente.
Para ingresar una conexión:
1. Haga clic en y se desplegará la siguiente tabla para crear la nueva conexión; la imagen puede

EAI 271
variar según la base elegida:
2. Ingresar los datos para la conexión:

NOMBRE DE CONEXIÓN: Nombres de la conexión.
PROVEEDOR: Seleccionar un proveedor de la lista de las cadenas de conexión que se encuentran
ingresadas al sistema.
NOMBRE SERVIDOR: Nombre del servidor.
LOGIN: Nombre con el que se va a acceder.
CLAVE: Contraseña para ingresar.
BASE DE DATOS: Le permite buscar y asignar la ubicación de la base de datos.
DETALLES: Visualiza el detalle de la cadena de conexión:

272 Manual de ayuda
PROBAR: Permite comprobar si se estableció la conexión a la base de datos.

ACEPTAR: Acepta la conexión.
CANCELAR: Cancela la conexión.
Para editar la Cadena de Conexión:
1. Haga clic en .
Para eliminar una conexión:
1. Haga clic en y se elimina automáticamente la Cadena de Conexión.

EAI 273
5.3 Listado de EAIS de información empresarial

Esta opción del sistema permite importar información desde otras aplicaciones. Para realizar este
procedimiento es indispensable haber asignado previamente cadenas de conexión y realizar la
administración de las mismas. Una vez que ya se tiene la conexión con nuestro sistema es posible
indicar cómo se va a importar la información, es decir la procedencia de los datos, el lugar en el que se
los va a cargar, etc. Al ser una opción que permite interactuar con otras aplicaciones utiliza la
Integración de Aplicaciones Empresariales conocida también como EAI por sus siglas en inglés.

1. En el menú principal seleccione el módulo EAI.
2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja IMPORTACIÓN.
Al ingresar se desplegará una tabla con el detalle de los EAIS que se han creado:

274 Manual de ayuda
En donde:
NOMBREEAI: Nombre del EAI.
CONEXIÓN: Nombre de la conexión utilizada para la importación.
CALENDARIZACIÓN: Hora y día de entrega.
Para editar una conexión:
1. Haga clic en y se va a desplegar un gráfico informativo sobre la forma en la que se va a
realizar la importación de esa conexión en particular, es decir explica la forma en la que el EAI
trabaja en COBUS BPM:
En la parte inferior del gráfico están los campos a modificar:

EAI 275
En donde:
NOMBRE EAI: Nombre de EAI.
CONEXIÓN: Conexión que previamente se estableció en la Administración de conexiones.
CONSULTAS A BASES DE DATOS EXTERNAS:
SQLSELECT: Con el que va a venir la información de la base de datos externa
NOMBRE TABLA TEMPORAL: Nombre de la tabla temporal en la que va a guardar los datos.
STORE PROCEDURES PARA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN: Procedure (principio de
procedimiento en un archivo de programa).
CALENDARIZACIÓN: Especifica el día y hora de la entrega.
Para definir una calendarización:
1. Haga clic en .
2. Se desplegará la siguiente pantalla que le permitirá señalar la hora, tipo y día de la semana:

276 Manual de ayuda
3. Una vez modificados los datos presione Aceptar si está de acuerdo, o cancele la operación
seleccionando Cancelar.
Para eliminar un registro de información:

EAI 277
5.4 EAI - Reporte de importaciones

Como su nombre lo indica esta opción permite ver un reporte de las importaciones que se hayan
calendarizado y que se cargan de otras aplicaciones. Para generar este reporte es indispensable haber
realizado previamente cadenas de conexión, administración de las mismas y haber importado la
información empresarial. El reporte se puede actualizar según las necesidades.

2. Dentro del panel del lado izquierdo escoja REPORTE.
Una vez que haya ingresado usted podrá ver el reporte:
En donde:
FECHA: Fecha de ejecución de la importación.
RESUMEN: Informa si la importación fue exitosa o fallida. En este último caso se mostrará el mensaje
de error.
ESTADO: Estado de la importación que puede ser Ok o Fallida.
CALENDARIZACIÓN: Nombre de la importación previamente definido.

278 Manual de ayuda


escoja CLAVE.


CREACIÓN
SISTEMAS
Módulo VI
280 Manual de ayuda
6.1 Administración de sistemas transaccionales

Esta función permite crear, modificar o eliminar sistemas transaccionales.

1. En el menú principal seleccione el módulo de CREACIÓN SISTEMAS.
2. Dentro del menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, escoja SISTEMAS.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver en la parte superior filtros de búsqueda que le permitirán
encontrar sistemas transaccionales registrados:
¿Cómo buscar un sistema transaccional?

NOMBRE: Nombre de la interfaz.
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla en donde se detalla toda la
información del sistema transaccional:

CREACIÓN SISTEMAS 281
En donde:
NOMBRES: Nombres del sistema.
ICONO: Imagen representativa de éste.
ESTRUCTURA: Estructura de tablas propia de casa sistema transaccional.
Para agregar un nuevo sistema:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla en el que puede ingresar la
información:
2. Ingrese el NOMBRE y DESCRIPCIÓN.

3. Para asignar un ícono, presione Seleccionar archivo y se abrirá una ventana que le permitirá
buscar la imagen a insertar.
4. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos haciendo clic en o cancelarlos
mediante .
Para modificar un sistema:
1. Haga clic en y modifique los datos que requiera.
2. Si necesita llamar a la estructura del sistema, haga clic en .
3. Una vez que haya terminado, actualice la operación haciendo clic en o cancélela

282 Manual de ayuda
seleccionando .
Para eliminar un sistema:

6.2 Estructura de sistemas transaccionales

Esta opción permite definir la estructura que va a tener el sistema transaccional, definición de tablas y
de campos. La estructura del sistema viene a ser las tablas donde se definen campos y
comportamientos de cada uno de los mismos.

Existen 2 maneras de acceder a esta función:
a) En el menú principal seleccione el módulo de CREACIÓN SISTEMAS.
Del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja ESTRUCTURA.
b) En el menú principal seleccione el módulo de CREACIÓN SISTEMAS.
Dentro del menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, escoja SISTEMAS.
Ingresará a la siguiente pantalla y presione :

284 Manual de ayuda
Una vez que haya ingresado, en la parte superior podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán
encontrar las estructuras de un sistema en particular:
¿Cómo buscar la estructura de un sistema transaccional?

SISTEMA: Nombre del sistema transaccional.
NOMBRE: Nombre de la estructura de éste.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción de la estructura.
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla que detalla la información de la
estructura de un sistema transaccional en particular:
En donde:
NOMBRES: Nombre de la estructura.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción de la misma.

Para editar una tabla o estructura:
1. Haga clic en y se habilitará únicamente el campo DESCRIPCIÓN.
2. Para editar los campos de la tabla, presione y llegará a la pantalla CAMPOS DE

ESTRUCTURA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES, en donde podrá realizar los cambios
necesarios.
3. Una vez que haya modificado la información, actualice haciendo clic en o cancele la operación
seleccionando .
Para eliminar una tabla o estructura:
1. Seleccione y aparecerá un mensaje de confirmación:
Para ingresar una nueva tabla o estructura:
datos.
2. Una vez ingresado el NOMBRE y la DESCRIPCIÓN puede actualizar haciendo clic en o
cancelar la operación presionando . Si guardó la información, aparecerá en la última

columna de la tabla; opción que le permitirá agregar campos a la estructura.
Para agregar campos a la tabla o estructura:
1. Seleccione y llegará a la pantalla CAMPOS DE ESTRUCTURA DE SISTEMAS

286 Manual de ayuda
TRANSACCIONALES.
En la parte superior podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar campos registrados
buscándolos mediante el ingreso del NOMBRE o de la DESCRIPCIÓN:
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla se detalla toda la información de
los campos de la tabla:
En donde:
: Llaves primarias y foráneas.

NOMBRE: Nombre del campo que va a tener dentro de la base de datos.
TIPO: Se refiere al tipo de dato almacenado en el campo.
: Suben y bajan el campo a la posicion deseada.

2. Haga clic en y se desplegará la siguiente pantalla:
En donde:
NOMBRE: Nombres del campo.
DESCRIPCIÓN: Descripción más detallada del nombre.
CONTROL: Es el comportamiento del campo en las interfaces; puede ser: etiqueta, cuadro de
texto, multilinea, check, selección o desplegable. Dependiendo del tipo de control y del tipo de
dato que escoja, se habilitarán diferentes opciones:
TIPO: El tipo de dato que almacena el campo; entre ellos están: cadena, entero, doble, fecha o
usuario.
LARGO: Largo máximo del cuadro de texto.
VALOR: Asigna un valor que puede venir:
Por default.
Como resultado de alguna expresión. Para esto, presione: y se abrirá una ventana que

288 Manual de ayuda
le permitirá ingresar la expresión en C#:
Como resultado de un web service. Para ello presione y aparecerá la siguiente ventana:
De un texto fijo, es decir no se establece un valor por default.

DATOS se habilitará al definir Selección o Desplegable con el fin de contar con la lista de datos
de un sistema transaccional determinado o definir una lista que se crea en el sistema:

En donde:
SISTEMA: Nombre del sistema.
TABLA: Nombre de la tabla.
VARIANTES:
Al dar clic en esta opción, se abrirá la siguinete ventana, que le permitirá escoger la lista:
Al abrirlo aparecerá una ventana que le permitirá agrgar items:
Permitirá que el desplegable venga como resultado de una expresión:

290 Manual de ayuda
Permitirá que el desplegable venga como resultado de un webservice:
VALIDACIÓN: Validación de los campos, haciendo clic en y aparecerá la siguiente ventana:

OBLIGATORIO: Indica si el campo es obligatorio o no.
NOTA: El intérprete del sistema transaccional es el que va a tomar los campos definidos.
3. Una vez que haya definido el campo que va a agregar a la estructura haga clic en Aceptar para
guardar la información o en Canelar para no hacerlo y regresará a la pantalla CAMPOS DE
ESTRUCTURA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES, en donde podrá:
Agregar llaves primarias:
Haga clic en dentro del campo en el cual desea agregar la llave, seleccione y se
agregará automáticamente la llave primaria; ésta aparecerá en la tabla, como se muestra a
continuación:
Agregar llaves foráneas:
1. Haga clic en dentro del campo en el cual desea agregar la llave, seleccione y se
desplegará la siguiente pantalla:

292 Manual de ayuda
2. Seleccione la referencia entre las dos tablas y haga clic en Aceptar.
Eliminar llaves primarias o foráneas:
1. Haga clic en dentro del campo en el cual desea agregar la llave, seleccione y se
desplegará la siguiente pantalla:

2. Una vez que haya señalado la llave primaria seleccione Eliminar y aparecerá un mensaje de
confirmación:
3. Presione Aceptar si está seguro de eliminarla o Cancelar si no lo desea hacer.

294 Manual de ayuda
6.3 Interfaces de sistemas transaccionales

Esta opción permite crear interfaces para administrar las tablas o estructura de los sistemas
transaccionales creadas previamente.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla, escoja INTERFACES.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar la tabla a la
cual se le va a definir una interfaz o también las interfaces registradas:
¿Cómo buscar una tabla o interfaz?

SISTEMA: Nombre del sistema transaccional.
TABLA: Nombre de la tabla.
NOMBRE: Nombre de la interfaz.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción de la interfaz.

En la parte posterior está la tabla que detalla toda la información de la interfaz:
En donde:
NOMBRES: Nombres de la interfaz.
DESCRIPCIÓN: Descripción de la misma.
EDICIÓN GRILLA: Opción que le pemitirá editar en la misma grilla, caso contrario el registro aparecerá
en otra pantalla.
TIPO: Tipo de la interfaz; puede ser: Editable o Vista.
Para editar una interfaz:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice haciendo clic en o cancele la operación
seleccionando .
Para eliminar una interfaz:
2. Presione Aceptar si está seguro de eliminarla o Cancelar si no lo desea hacer.
Para ingresar una nueva interfaz:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla

296 Manual de ayuda
3. Si creó la interfaz aparecerá al final de la función que le permitirá definir el comportamiento de

campos en las interfaces.
Para definir el comportamiento de campos en las interfaces:
1. Seleccione y entrará a la pantalla COMPORTAMIENTO DE CAMPOS EN LAS INTERFACES,

en donde en la parte superior podrá buscar un campo registrado mediante el ingreso del NOMBRE o
DESCRIPCIÓN del mismo:
En la parte posterior está la tabla en donde se detalla toda la información de los campos:
En donde:
CAMPO: Nombredel campo.
VISIBLE: Opción que permite que el campo esté visible o no en la interfaz.
SOLO LECTURA: Opción que permite definir si al campo se lo puede editar o es sólo lectura.
FILTRO: Opción que permite establecer si el campo aparece o no en la sección de los filtros de
bpusqueda.
DATOS FILTRO: Opción que permite definir el comportamiento de los campos dentro de los filtros.
2. Ingrese los campos necesarios.

3. Haga clic en Datos Filtro y llegará a la pantalla DATOS FILTRO:
4. Establezca el ORIGEN DATOS, es decir de dónde se van a cargar los datos; este puede provenir de
un:
SISTEMA: De la tabla de un sistema transaccional:
VARIANTES:
Listas
Items
Del resultado de una expresión . Al hacer clic en este ícono, se desplegará la siguiente
ventana, en la cual se debe ingresar el código de la expresión C# o llamadas FUNCIÓN,
ASSEMBLY o JAR:

298 Manual de ayuda
De un web service y aparecerá la siguiente ventana:
Si no establece el origen de los datos, se desplegará un cuadro de texto.
Si el campo es una FECHA, ENTERO o DOBLE, el intérprete del sistema transaccional asigna
automáticamente dos campos: DESDE – HASTA para poder filtrar por rangos.
En el caso de las cadenas, el intérprete del sistema transaccional asignará 1 campo que le permitirá
especificar el contenido que éste debe tener.

6.4 Permisos interfaces

Esta opción permite otorgar permisos de acceso a interfaces a los usuarios.

2. Dentro del menú del lado izquierdo de la pantalla escoja PERMISOS.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver el detalle de los permisos que han sido asignados a los
usuario:
Para otorgar permisos de acceso por interfaz a un usuario:

SISTEMA: Nombre del sistema al cual pertenece la interfaz que desea permitir acceso.
TABLA: Nombre de la tabla del sistema transaccional
INTERFAZ: Interfaz de la tabla. Recuerde que una tabla puede tener varias interfaces.

300 Manual de ayuda
3. Haga clic en y aparecerá un buscador de usuarios:
4. Para seleccionar al usuario, haga clic en .
mediante .
NOTA: Recuerde que al momento de guardar los cambios, el usuario agregado tendrá permiso
para ingresar a las interfaces asignadas.
Para editar un permiso otorgado:
1. Haga clic en y modifique los datos que requiera.
2. Una vez que haya terminado, actualice la operación presionando o cancélela seleccionando
Para eliminar un permiso otorgado:


302 Manual de ayuda
6.5 Mantenimiento de listas

Las listas son un conjunto de texto y valor que se utilizan en los combos de los formularios y de los
sistemas que se necesiten crear con el fin de facilitar el diseño de los mismos.

1. Dentro del menú principal haga clic en CREACIÓN SISTEMAS.
2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla, seleccione LISTAS.
(También es posible ingresar a través de FORMULARIOS dentro del módulo de AUTOMATIZACIÓN DE

PROCESOS.)
Una vez que haya ingresado, usted encontrará el detalle de las listas que se han registrado en el
sistema:
En donde:

LISTAS: Despliega todas las listas que hemos registrado en el sistema.

TIPO VALOR: Permite definir el tipo de valor de la misma y puede ser:
TIPO TEXTO: Permite definir el tipo de texto de la misma y puede ser:
Para crear una nueva lista:
1. Haga clic en .
2. Aparecerá una ventana que le permitirá asignar un nombre a la lista así como también establecer el
tipo de valor y de texto según corresponda:
3. Si no desea continuar con la operación, haga clic en Cancelar, caso contrario seleccione Guardar,
y se desplegará la siguiente ventana donde puede crear los registros de su lista:
5. Una vez que haya ingresado la información, haga clic en o cancele mediante .

304 Manual de ayuda
Para agregar un nuevo registro a una lista:
1. Haga clic en y se abrirá un nuevo campo en la parte inferior de la tabla, que le permitirá
establecer las especificaciones tanto del VALOR como del TEXTO.
Para editar el registro de una lista:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice presionando o cancele mediante .
Para eliminar un registro de una lista:
Para eliminar una lista:

2. Si está seguro de eliminar el registro haga clic en Aceptar, caso contrario Cancelar.

306 Manual de ayuda


escoja CLAVE.


SISTEMAS
TRANSACCIONALES
Módulo VII
308 Manual de ayuda
7.1 Sistemas transaccionales

Esta opción que es propia de COBUS BPM, permite crear estructuras de manejo de datos para los
procesos que no cuenten con un sistema transaccional.

1. En el menú principal seleccione el módulo de SISTEMAS TRANSACCIONALES.
2. Una vez que haya ingresado podrá ver los sistemas transaccionales que han sido creados, en este
caso Viáticos; haga clic en éste.
3. Se visualizarán las interfaces del sistema, en este caso Administración de viajes.
Una vez que haya ingresado, podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar un registro en
particular:

SISTEMAS TRANSACCIONALES 309
Para este caso, ¿cómo buscar un registro de viaje?

DESTINO: Nombre del lugar de destino.
EMPLEADO: Nombre del empleado que viajó.
FECHA DESDE: Fecha de inicio el período de búsqueda, haciendo clic .
FECHA HASTA: Fecha final del período a buscar, haciendo clic en .
2. Una vez ingresada la información, haga clic en Buscar y aparecerá la tabla que detalla todos los
registros:
En donde:
ID: Es un identificador único.
EMPLEADO: Nombre del empleado.
FECHA: Fecha del viaje.
Para ingresar un nuevo registro:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro al final de la tabla en el que puede ingresar la
información.
2. Una vez que haya completado los campos puede actualizar la operación haciendo clic en o

310 Manual de ayuda
Para editar un registro:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera y actualice presionando o cancele la operación
seleccionando .
Para eliminar un registro:

EXTENSIONES
Módulo VIII
312 Manual de ayuda
8.1 Listado de interfaces personalizadas

Permite al programador crear pantallas personalizadas y agregarlas al sistema. Estas interfaces deben
haber sido publicadas en un servidor web para obtener un URL.

Haga clic en el módulo EXTENSIONES.
Una vez que haya ingresado usted podrá ver el listado de interfaces personalizadas que han sido
creadas anteriormente con cualquier herramienta de programación y que fueron publicadas en un
servidor web:
Para agregar una interfaz al sistema:

2. Ingrese la información.
NOMBRE: El nombre de la nueva interfaz.
ÍCONO: Puede establecer si escogerá un ícono de la librería que tiene el sistema o una imagen.
Para escoger un ícono haga clic en .

Para seleccionar una imagen presione Choose File.
URL: Debe ingresar el URL del servidor web donde se encuentre publicada la interfaz.
3. Una vez ingresada la información, puede dar clic en aceptar o cancele mediante .
Para editar el registro de una interfaz:
1. Haga clic en .

EXTENSIONES 313
2. Modifique los datos que requiera y actualice haciendo clic en o cancele los cambios mediante
Para eliminar una interfaz:
2. Presione Aceptar si está seguro de eliminar o Cancelar si no lo quiere hacer.
NOTA: Debe especificar la ubicación de la interfaz haciendo clic en , así como también
definir qué usuarios tienen acceso a la misma seleccionando .

314 Manual de ayuda
8.2 Interfaces personalizadas - Ubicaciones

Esta función permite asignar una ubicación a las extensiones o interfaces personalizadas que han sido
agregadas en el sistema.

Existen dos formas de hacerlo:
a) Ingrese al menú principal, escoja el módulo de EXTENSIONES.
Automáticamente aparecerá el listado de interfaces personalizadas:
Seleccione y llegará a la pantalla que le permitirá asignar una ubicación a las interfaces.
b) Dentro del menú principal escoja el módulo de EXTENSIONES.
En el menú ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, elija UBICACIONES.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver la pantalla que le permitirá asignar una ubicación a las
interfaces.

EXTENSIONES 315
Para asignar una ubicación a las interfaces personalizadas:

1. Seleccione la INTERFAZ a la que desea asignar una ubicación dentro del sistema.
2. Haga clic en y se habilitará un campo que le permitirá seleccionar el lugar o menú donde desea
ubicar a la interfaz.
3. Una vez que haya escogido la ubicación puede guardar presionando o cancelar mediante .
NOTA: Luego de haber asignado una ubicación a una interfaz, es importante verificar la
misma dentro del sistema.
Para editar la ubicación de una interfaz:
1. Seleccione .
2. Modifique la ubicación y actualice presionando o cancele mediante .
Para eliminar la ubicación de una interfaz:
2. Presione Aceptar si está seguro de hacerlo o Cancelar si no lo desea hacer.

316 Manual de ayuda
8.3 Interfaces personalizadas - Permisos

Con esta función usted puede otorgar permisos a los usuarios para que accedan a las interfaces
personalizadas.

Existen dos maneras de hacerlo:
a) Dentro del menú principal seleccione el módulo de EXTENSIONES.
Aparecerá el listado de interfaces personalizadas previamente creadas:
Haga clic en y llegará a la pantalla que le permitirá otorgar permisos a las interfaces.
b) Dentro del menú principal escoja el módulo de EXTENSIONES.
En el menú del lado izquierdo de la pantalla, elija PERMISOS.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver el listado de interfaces personalizadas:

EXTENSIONES 317
Otorgar permisos a las interfaces personalizadas:

1. Escoja la interfaz.
2. Haga clic en y se habilitará un campo en la parte inferior del listado.

PROCESO: Nombre del proceso al que pertenece la interfaz.
ROL: Rol que desempeñan los usuarios que pueden acceder a la interfaz
4. Una vez ingresada la información puede guardarla presionando o cancelar mediante .
NOTA: Todos los usuarios que tengan el ROL seleccionado dentro del proceso escogido podrán
tener acceso a la interfaz personalizada.
Para editar permisos otorgados a una interfaz:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información que desee cambiar y para guardarla presione o cancele mediante .
Para eliminar el permiso otorgado a una interfaz:

318 Manual de ayuda


escoja CLAVE.


ADMINISTRACIÓN
Módulo IX
320 Manual de ayuda
9.1 Panel
9.1.1 Excepciones
9.1.1.1 Listado de excepciones
Esta función permite al administrador ver una lista de errores, también llamados excepciones y son
ocasionados durante la ejecución del sistema o módulo por algún fallo interno o externo.

1. En el menú principal seleccione el módulo de ADMINISTRACIÓN.
2. Escoja Listado de excepciones.
Una vez que esté dentro de LISTADO DE EXCEPCIONES, usted podrá encontrar en la sección superior
filtros de búsqueda basados en distintos criterios que le permitirán encontrar un error:
¿Cómo buscar un error o excepción?

DESCRIPCIÓN: Descripción del error o la excepción que va a buscar.
STACK TRACE: Información técnica del problema.
FECHA INICIAL: Fecha inicial en la que se produjo el error, dando clic en .
FECHA FINAL: Fecha final en la que se produjo el error, dando clic en .

ADMINISTRACIÓN 321
En la parte inferior de la sección de filtros de búsqueda se encuentra la tabla en la que se detalla toda la
información de los errores o excepciones:
En donde:
DESCRIPCIÓN: Descripción del error o la excepción que va a buscar.
STACK TRACE: Información técnica del problema.
FECHA – HORA indica el momento en el que se produjo el error.

322 Manual de ayuda
9.1.2 Calendario
9.1.2.1 Calendario laboral
El calendario laboral permite determinar el tiempo preciso que toma la realización de cada actividad,
tomando en cuenta los días y horas laborables de la empresa.
¿Cómo acceder a ésta opción?

1. En el menú principal escoja el módulo de ADMINISTRACIÓN.
2. Seleccione Calendario Laboral.
Una vez que haya ingresado, usted podrá encontrar un calendario, y las opciones que le ayudarán a
establecer las horas y días laborables de la empresa:

ADMINISTRACIÓN 323
Para establecer días laborables predeterminados:
1. Seleccione Definir días laborables predeterminados y encontrará un listado con los días de la
semana. De forma predeterminada están seleccionados de lunes a viernes:
2. Para agregar o eliminar un día, seleccione y se habilitará el día seleccionado para poder
modificarlo.
3. Una vez que haya establecido los días haga clic en para guardar, o cancele mediante .
4. Presione Volver a calendario. Al regresar notará que los días laborables se han marcado en color
blanco y los días no laborables con color gris.
Para establecer horas laborables predeterminadas:
1. Seleccione Definir horas laborables predeterminadas y encontrará una ventana que muestra la
jornada laboral dividida en matutina y vespertina.
2. Para modificar el horario predeterminado presione y se habilitará el horario seleccionado:

324 Manual de ayuda
3. Establezca el horario. Si está de acuerdo con la elección seleccione para guardar, caso
contrario cancele mediante .

4. Luego de haber definido el horario haga clic en Volver al calendario.
Para establecer días festivos:

Seleccione el día que desea establecer como festivo y luego haga clic en Día no laborable.
En el calendario se marcará este día con un color diferente.
Para establecer días laborables con horario personalizado:

1. Seleccione el día que desea personalizar el horario y luego haga clic en Definir horario de trabajo
para éste día, y aparecerá la siguiente ventana:
1. Para realizar la modificación, haga clic en y se habilitará el horario seleccionado:
2. Una vez que haya establecido el horario, presione para guardar, caso contrario cancele
mediante .
3. Seleccione Volver al calendario y usted podrá notar que los días que tienen horario personalizado
se marcarán con otro color.

ADMINISTRACIÓN 325
2. Presione Aceptar si está seguro de eliminar el registro o presione Cancelar si no lo está.

326 Manual de ayuda
9.1.3 Trámites
9.1.3.1 Delegaciones
Esta opción permite al administrador delegar un proceso determinado a una tercera persona en ciertos
casos particulares.

1. Dentro del menú principal haga clic en ADMINISTRACIÓN:
2. Seleccione Delegaciones.
(También es posible para un usuario ingresar a esta función a través de DELEGACIONES dentro del
PORTAL PROCESOS.)
Se desplegará una ventana que en la parte superior contiene filtros de búsqueda basados en distintos
criterios, que permitirán encontrar los procesos que se han delegado:
¿Cómo buscar un proceso que ha sido delegado?

PROCESO: Nombre del proceso que ha sido delegado.
DELEGADO: Nombre de la persona a quien el proceso ha sido delegado.
MOTIVO: Razón por la cual éste se delegó.
FECHA: Fecha en la que fue delegado.

ADMINISTRACIÓN 327
Para delegar un proceso siendo usuario:
1. Haga clic en y se desplegarán un nuevo registro:

USUARIO: Automáticamente aparece el nombre del responsable permanente del proceso.
DESDE: Fecha y hora inicial a partir de la cual el proceso va a ser delegado seleccionando . La
hora no es un campo obligatorio, pero puede especificarla .
HASTA: Fecha y hora en la que termina la delegación del proceso, seleccionando . La hora no
es un campo obligatorio pero puede especificarla .

PROCESO: Nombre del proceso que se va a delegar.
DELEGADO: Usuario a quien el proceso fue delegado; el sistema le notificará vía mail esta
información. Seleccione y se desplegará un buscador de usuarios; escójalo presionando

junto al mismo:
MOTIVO: Razón por la que el usuario delegó el proceso, por ejemplo vacaciones, enfermedad, etc.

328 Manual de ayuda
3. Una vez ingresada la información, haga clic en para guardar los cambios que se han realizado
o presione para cancelar la operación.

ADMINISTRACIÓN 329
9.1.3.2 Responsables por trámite
Esta función permite modificar la responsabilidad de trámites entre usuarios que ya tenían tareas
asignadas, pero que por ciertas circunstancias no las podrán realizar, con el objetivo de evitar que la
ejecución de una actividad se estanque y así el proceso pueda fluir.

1. Dentro del menú principal haga clic en ADMINISTRACIÓN.
2. Seleccione Responsables por trámite.
(También es posible para el usuario ingresar a esta función a través de DELEGACIONES en el módulo
de PORTAL PROCESOS.)
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar un filtro de búsqueda que le permitirá encontrar un
trámite en particular:

1. Ingrese el número de trámite.
En la parte posterior del filtro de búsqueda está la tabla que detalla todos los trámites que a usted le han
sido asignados:

330 Manual de ayuda
Para modificar el responsable de un trámite:
1. Haga clic en junto al trámite y se habilitará el campo de modificación:
2. Seleccione y se desplegará un buscador que le permitirá seleccionar el usuario a quien usted

va a delegar el trámite:
3. Haga clic en y se guardarán los cambios que ha realizado o presione para cancelarlos.
4. Automáticamente se enviará un mail notificando el cambio.
NOTA: Por cuestiones de auditoría, las modificaciones de responsables de trámites quedan

registradas en el sistema y se pueden revisar en la opción de Detalle de actividades, la misma
que se encuentra del módulo BAM.

ADMINISTRACIÓN 331
9.1.3.3 Monitor
Esta función permite al administrador hacer seguimiento a los trámites pero con el objetivo de tomar una
acción sobre éstos: arrancarlo, pausarlo, terminarlo o regresar a un paso anterior del trámite.

2. Escoja Monitor.
permitirán encontrar a un trámite en particular:

PROCESOS: Nombre del proceso.
ESTADO: Estado de éstos; puede ser: creado, pendiente o suspendido
TRÁMITE: Nombre del trámite o actividad perteneciente a un proceso.
DESDE: Fecha inicial del período a buscar, haciendo clic en .
HASTA: Fecha final del período a buscar, haciendo clic en .
2. Una vez ingresada la información, seleccione Buscar.

332 Manual de ayuda
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla que detalla la información del
trámite:
En donde:
VERSIÓN: Versión del mismo.
TRÁMITE: Número del trámite.
FECHA INICIO: Fecha en la que el trámite inició.
ESTADO: Estado en el que se encuentra el trámite.
MOTIVO SUSPENSIÓN: Detalle de suspensión en caso de que el trámite haya sido suspendido.
Para arrancar un trámite:
Haga clic en para arrancar únicamente un trámite que esté pausado, sea que está suspensión fue
manual o como resultado de un error en el transcurso de la ejecución del proceso
Para pausar un trámite:
2. Si está seguro de hacerlo, presione Aceptar y el proceso quedará suspendido manualmente, caso
contrario seleccione Cancelar.

ADMINISTRACIÓN 333
Para finalizar un trámite:
1. Con el objetivo de terminar el trámite, haga clic en tomando en cuenta que ya no se puede
arrancarlo nuevamente, ni regresar a ejecutarlo; aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Si está seguro de hacerlo, presione Aceptar, caso contrario Cancelar.
Para reversar un trámite:
1. Con el objetivo de regresar a un paso previo del trámite, haga clic en y podrá ver en la parte
superior la tabla que detalla todos los pasos por los cuales ha fluido un trámite:
En donde:
ACTIVIDAD: Nombre de la actividad
TIPO: Tipo de actividad
INICIO: Fecha en la que inició el paso.
FIN: Fecha en la que finalizó el paso.
ESTADO: Estado en el que se encuentra.
En la parte infeior puede observar el detalle de cuándo fluyó a cada uno de los pasos y el tipo de
actividad:

334 Manual de ayuda
En donde:
FECHA: Fecha en la que fluyó por cada unos de los paso.
ACTIVIDAD: Nombre de la actividad.
TIPO: Tipo de la misma.
2. Haga clic en y aparecerá un mensaje de confirmación.
3. Si no está seguro de hacerlo, presione Cancelar, caso contrario, Aceptar; aparecerá el siguiente
mensaje:

ADMINISTRACIÓN 335
9.1.4 Parámetros
9.1.4.1 Mantenimiento de parámetros
Esta función permite al administrador definir ciertos valores constantes al instalar el sistema.

2. Escoja la opción Mantenimiento de parámetros.
Al ingresar usted podrá ver una tabla que detalla todos los parámetros de configuración del sistema:
En donde:
NOMBRE: Nombres de los distintos parámetros:
Animación: Indica si los reportes generados incluyen o no animación flash como predeterminadas.
Banner: Es la imagen del banner superior que se va a utilizar en el sistema. Éste debe tener una
dimensión de 2000px por 95px y debe estar localizado en la carpeta Imágenes.
DetenerEnErrorMail: Establece si se detiene o no el trámite cuando hay un error en el envío del
mail.
ExcepcionesFormulario: Indica si se va o no a manejar las excepciones producidas en el

336 Manual de ayuda
formulario para registrarlas o enviarlas por mail al administrador.

FirmaElectronica: Define si se visualiza o no el botón de firma electrónica en la administración de
archivos adjuntos.
FromMail: Correo electrónico del remitente.
GSMportname: Revela el puerto del modem GSM a utilizar.
LargoAdjuntos: Es el tamaño máximo de los archivos adjuntos en KB, en donde 0 es ilimitado.
MailDominio: Especifica el dominio del usuario al momento de conectarse al servidor de SMTP,
siempre y cuando MailRequiereAutentificacion esté activado.
MailEnviarErroresAAdministradores: Establece si se enviará o no reportes de errores al
administrador, vía correo electrónico.
MailEnviarErroresADuenosProcesos: Confirma o no el envío de reportes de errores al dueño del
proceso vía correo electrónico.
MailNombreUsuario: Indica el nombre de usuario a utilizar para conectarse al servidor de SMTP,
siempre y cuando MailRequiereAutentificacion esté activo, es decir tenga valor 1.
MailPasswod: Muestra la contraseña a utilizar por el usuario al conectarse al servidor de SMTP,
únicamente si MailRequiereAutentificacion ha sido activado.
MailRequiereAutentificacion: Afirma o no si el servidor de SMTP requiere autentificación.
MailUsarSSL: Especifica si el servidor SMTP necesita usar certificados de seguridad SSL.
MailValidarCertDig: Determina si se necesita validación del certificado digital.
ManejoPrioridades: Establece la utilización o no de prioridades en el sistema.
Plantilla: Detalla las posibles combinaciones de colores que se podrían utilizar en el sistema. Los
valores van del 1 al 21:

ADMINISTRACIÓN 337
PuertoMail: Indica el puerto a usar por el servidor de SMTP para enviar correos electrónicos.
Cuando el valor es 0 toma el puerto por default.
ReiniciarSuspendidos: Reinicia o no automáticamente cada media hora los trámites suspendidos
o creados.
ServidorMail: Especifica el tipo de servidor de SMTP que se utiliza para enviar los mails.
TipoPrioridades: Valora el manejo de prioridades, en donde 1 se refiere a prioridades de 3 niveles:
alta, normal y baja, y 2 hace referencia a prioridades de 5 niveles: 1,2,3,4 y 5.
UsuarioExterno: Indica el identificador del usuario externo que participa en los trámites mediante la
dirección URL directa.
VALOR: Valor de los parámetros:

1 = Sí.
0 = No.
En otros casos se especifica el valor en cada descripción.
TIPO: Tipo de valor, por ejemplo cadena, entero, etc.

338 Manual de ayuda
DESCRIPCIÓN: Detalle de parámetro.
Se puede ordenar las columnas por NOMBRE, VALOR, TIPO o DESCRIPCIÓN, haciendo clic en el
encabezado de cada columna.
No es posible ingresar nuevos registros ni eliminar los existentes ya que éstos son fijos; únicamente se
puede editar los valores.
Para editar el valor de un parámetro:
1. Seleccione en la fila del parámetro a modificar.

2. Cambie el valor según corresponda.
3. Actualice haciendo clic en o cancele mediante .

ADMINISTRACIÓN 339
9.1.5 Cargos
9.1.5.1 Mantenimiento de cargos
Esta función permite asignar actividades a un cargo específico, así como también un cargo a un usuario
en particular. Esta opción es de gran utilidad cuando existe rotación del personal dentro de una
empresa.

2. Escoja Mantenimiento de Cargos.
Al ingresar, se desplegará una tabla con el detalle de cada cargo y su respectivo ID:

340 Manual de ayuda
En donde:
ID: se refiere a la identificación del cargo.
NOMBRE: Nombre del mismo.
Para agregar un nuevo cargo:
2. Ingrese la información y haga clic en para confirmar o presione para cancelar.
Para editar un cargo:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información y presione para aceptar los cambios realizados, caso contrario
seleccione para cancelarlos.
Para eliminar un cargo
2. Haga clic en Aceptar si está seguro de eliminar el registro, caso contrario presione Cancelar.
Para asignar un usuario a un cargo:
1. Haga clic en junto al cargo al cual desea asignar un usuario y aparecerá la siguiente ventana:

ADMINISTRACIÓN 341
2. Haga clic en y aparecerá un nuevo registro.
3. Presione y se abrirá una ventana de búsqueda de usuarios:
4. Seleccionar Buscar y se desplegará un listado de todas las personas entre las cuales puede
seleccionar el usuario al que desea asignar al cargo:
5. Después de haber elegido un usuario haga clic en para aceptar o presione para cancelar la
operación.

342 Manual de ayuda
9.1.6 Contraseña
9.1.6.1 Cambio de clave

1. En el menú principal seleccione ADMINISTRACIÓN.
2. Escoja Cambio de clave.
Una vez que haya ingresado, usted encontrará una ventana que detalla la información de su clave.


ADMINISTRACIÓN 343

344 Manual de ayuda
9.1.7 Seguridad
9.1.7.1 Usuarios
Esta función permite al administrador buscar, ingresar, modificar información y eliminar usuarios dentro
del sistema.

2. Dentro de este panel escoja la opción Usuarios.
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar en la sección superior filtros de búsqueda basados
en distintos criterios, que permitirán encontrar a un usuario:
¿Cómo buscar un usuario?

NOMBRE: Nombre de la persona que va a buscar.
APELLIDO: Apellido del usuario que desea encontrar.
USUARIO: Nombre del usuario con el que ingresa al sistema.
MAIL: Dirección de correo electrónico registrada del usuario.
ESTADO: Pude buscar usuarios según su estado actual en la empresa, sea éste: Activo o
Inactivo.
Ver Bitácora de Accesos:

ADMINISTRACIÓN 345
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda está la tabla en donde se detalla toda la
información del o los usuarios, en donde:
ID USUARIO: Se refiere al identificador único que tiene cada persona.
APELLIDOS: Apellidos de los usuarios.
NOMBRES: Nombres de cada usuario.
MAIL: Dirección de correo electrónico registrada del usuario.
USUARIO: Nombre con el que cada persona ingresa al sistema.
PASSWORD: Contraseña con la que se ingresa al sistema.
ESTADO: Situación actual de cada empleado en la empresa. Éste puede ser: Activo o Inactivo.
SMS TIPO: Se refiere a forma en la que se enviarán alertas al usuario. Se lo puede hacer mediante:
Mail o GSM Modem (mensaje de texto.)
SMS DATO: Se refiere a la dirección de correo electrónico o al número al que se enviará la alerta.
UBICACIÓN: Lugar en el que se encuentre el usuario. Dependiendo de la ubicación de la empresa o de
sus sucursales usted puede escoger entre diferentes niveles: País, Provincia, Ciudad y Parroquia.
Para ingresar un nuevo usuario:
datos de un nuevo usuario.
Para editar un usuario:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos que requiera. Actualice con un clic en o cancele la operación
seleccionando .
Para eliminar un Usuario:

346 Manual de ayuda
2. Presione OK si está seguro de eliminar o Cancel si no lo desea hacer.

ADMINISTRACIÓN 347
9.1.7.2 Usuarios por rol
Esta opción le permite al administrador definir los roles generales del sistema. Es decir, qué personas
van a tener permiso para administrar el sistema, para crear sistemas o para administrar extensiones.
1. Dentro del menú principal ingrese al módulo de ADMINISTRACIÓN.
2. Seleccione Usuarios por rol.
Una vez que haya ingresado encontrará filtros de búsqueda que le permitirán encontrar roles que han
sido asignados a usuarios:
¿Cómo buscar a un usuario?

USUARIO: Nombre de usuario con el que ingresa al sistema.
ROL: Tipo de usuario que ingresa al sistema
2. Una vez ingresada la información haga clic en Buscar.
En la parte posterior encontrará el listado de usuarios a quienes roles han sido asignados:

348 Manual de ayuda
Para asignar un rol a un usuario:

1. Escoja el rol que desea asignar:
2. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro en la parte inferior de la tabla:
3. Presione y aparecerá una ventana de búsqueda de usuarios:
4. Seleccione al usuario presionando .

ADMINISTRACIÓN 349
5. Actualice el registro con o cancélelo haciendo clic en .
Para eliminar un usuario:
1. Presione junto al nombre del usuario y aparecerá un mensaje de confirmación:
2. Haga clic en OK si está seguro de hacerlo, caso contrario Cancel.
Tenga en cuenta que:

El rol de administrador es el rol de más alta jerarquía, le permite tener acceso al módulo de
ADMINISTRACIÓN que se encuentra en el menú principal y a todo el sistema.
El rol de creación de sistemas permite ingresar al módulo de CREACIÓN SISTEMAS que se encuentra
en el menú principal.
El rol de administrador de extensiones permite ingresar al módulo de EXTENSIONES que se encuentra

en la pantalla de inicio.
La persona no podrá acceder a los módulos mencionados a menos que tenga el rol indicado o el rol de

350 Manual de ayuda
administrador que le permite acceder a todo el sistema.

ADMINISTRACIÓN 351
9.1.7.3 Autentificaciones
Esta función permite al administrador indicar las opciones con las que un usuario podrá ingresar al
sistema.

2. Dentro de este panel escoja la opción Autentificaciones.
Usted encontrará 3 maneras de configuración para asignar al usuario:
¿Cómo configurar Autentificaciones?
1. Escoger una o más opciones a la vez.

Usuarios de Windows: Permite utilizar los usuarios propios de Windows y mediante módulos (por
ejemplo: Active Directory) obtener las credenciales del S.O Windows.
Usuarios del BPM: Permite usar credenciales propias del sistema BPM.
SOA: Permite usar otro tipo de autentificación que funciona con servicios web y nos indica si hay un
usuario válido o no. Esta opción requiere de configuración adicional de parámetros.
2. Haga clic en Aceptar
3. Si escogió SOA se desplegará una ventana de opciones en la parte inferior:

352 Manual de ayuda
4. Llene los siguientes campos en caso de ser requeridos:

URL: Dirección del servicio web a usar.
USUARIO: Usuario del servicio web.
PASSWORD: Contraseña del servicio web.
MÉTODOS: Despliega los métodos del servicio web.
5. Una vez realizada la configuración, haga clic en Aceptar.

ADMINISTRACIÓN 353
9.1.7.4 Verificaciones por usuario
Esta función permite registrar la huella digital de los usuarios con el objetivo de contar con mayor
seguridad al momento de realizar trámites críticos.

2. Dentro de este panel escoja la opción Verificaciones por usuario.
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar en la sección superior un filtro de búsqueda que le
permitirá encontrar usuarios:
¿Cómo buscar un usuario?

1. Ingrese uno o los dos campos a la vez:
VERIFICACIÓN: Tipo de verificación, en este caso Huella Digital.
USUARIO: Nombre del usuario que se desea encontrar.
En la parte inferior se encuentra la tabla que detalla la información de los usuarios y registrados:

354 Manual de ayuda
En donde:
USUARIO: Nombre del usuario registrado.
VERIFICACIÓN: Tipo de verificación, en este caso, Huella Digital.
Para ingresar un nuevo usuario:
2. Seleccione y le aparecerá una ventana de búsqueda de usuarios:
3. Presione Buscar y se desplegará un listado con los nombres de los usuarios:

ADMINISTRACIÓN 355
4. Seleccionar al usuario presionando .

5. Dentro de la columna de VERIFICACIÓN, escoger Huella Digital.
6. Para actualizar este nuevo usuario haga clic en o cancele esta operación presionando .
7. Una vez que la información del usuario esté actualizada, seleccione y aparecerá una
ventana que le va a solicitar que ingrese la huella dactilar para su respectiva validación.
Nota: Es importante recalcar que la empresa debe contar con hardware instalado para poder
acceder a esta función.
Para editar un usuario:
1. Haga clic en .
2. Si desea cambiar de usuario, seleccione .
3. Una vez que la información requerida ha sido modificada, actualice el cambio haciendo clic en
o cancele la operación seleccionando .
Para eliminar un usuario:

356 Manual de ayuda
2. Presione Aceptar si está seguro de eliminar o Cancelar para anular la operación.

ADMINISTRACIÓN 357
9.1.7.5 Reporte de acceso
Con esta función es posible revisar todos los accesos al sistema. De esta manera usted puede conocer
el usuario, la fecha y el tipo de acceso con el que se ha ingresado al mismo por motivos de seguridad y
control.

1. En el menú principal seleccione el módulo ADMINISTRACIÓN.
2. Escoja la opción Reporte de acceso.
Una vez que haya ingresado, usted encontrará en la sección superior filtros de búsqueda basados en
distintos criterios que le permitirán encontrar los reportes de acceso:
¿Cómo buscar reportes de acceso?

LOGIN: Identificación del usuario para acceder al sistema.
IP: Identificador del dispositivo.
TIPO DE ACCESO: Este puede ser: Satisfactorio, Fallido o Todos.
DESDE: Indica la fecha a partir de la cual desea generar el reporte; haga clic en .
HASTA: Fecha límite para generar el reporte; haga clic en .

358 Manual de ayuda
2. Una vez ingresada la información, seleccione Buscar y se desplegará la información solicitada.
En la parte inferior de la sección filtros de búsqueda usted encontrará la tabla que detalla toda la
información sobre los accesos al sistema:
En donde:
LOGIN: Se refiere al identificador que posee cada usuario para ingresar al sistema.
USUARIO: Nombre del usuario.
IP: Identificador del dispositivo que utilizó el usuario al acceder.
TIPO DE ACCESO: Estos pueden ser Satisfactorio o Fallido.
FECHA: Indica la fecha y hora en la que se accedió al sistema.
A esta tabla se la puede ordenar por LOGIN, USUARIO, IP, ACCESO o por FECHA según sea la
necesidad, haciendo clic en el encabezado de cada columna.

ADMINISTRACIÓN 359
9.1.8 Sistemas externos

9.1.8.1 Sistemas externos
Esta función permite a COBUS BPM interactuar con sistemas externos como sistemas contables,
recursos humanos, etc. y lo hace mediante webservices publicados por el BPM.

2. Escoja Sistemas Externos.
(También es posible ingresar a través del módulo de SISTEMAS EXTERNOS.)
permitirá encontrar el detalle de los sistemas externos que interactúan con COBUS BPM.
¿Cómo buscar un sistema externo?

NOMBRE: Nombre del sistema externo.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción del sistema .

360 Manual de ayuda
En la parte inferior se encuentra la tabla que se detalla la información del o los sistemas externos:
En donde:
ID SISTEMA EXTERNO: Nombre de identificación del sistema externo.
NOMBRES: Nombre del sistema externo.
DESCRIPCIÓN: Una breve descripción del sistema externo.
Para ingresar un nuevo sistema externo:
información del nuevo sistema externo.
2. Una vez que haya ingresado los datos puede actualizar la operación haciendo clic en o
Para editar un Sistema Externo:
1. Haga clic en .
2. Modifique los datos requeridos; actualice la operación haciendo clic en o cancélela
seleccionando .
Para eliminar un Sistema Externo:

ADMINISTRACIÓN 361
2. Presione Aceptar si desea elminar o Cancelar para no hacerlo.

362 Manual de ayuda
9.1.8.2 Usuarios externos
Esta función permite realizar un mapeo entre los usuarios externos y los de COBUS BPM porque no
siempre los dos sistemas van a tener el mismo ID de usuarios, con el objetivo de conocer al usuario que
está realizando cierta actividad.

2. Dentro de este panel escoja Usuarios Externos.
Una vez que haya ingresado, en la sección superior usted podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán
encontrar los nombres de los sistemas externos y el ID tanto de estos sistemas como el de COBUS
BPM:

SISTEMA EXTERNO: Nombre del sistema externo.
USUARIO SISTEMA EXTERNO: Nombre del usuario del sistema externo.
USUARIO BPM: Nombre del usuario registrado en COBUS BPM; haga clic en y se desplegará

ADMINISTRACIÓN 363
un buscador de usuarios. Escójalo seleccionando :
En la parte posterior de la sección filtros de búsqueda se encuentra la tabla que detalla la información:
Para agregar nuevo registro:
información:
2. Una vez ingresados los datos puede actualizar la operación presionando o cancelarla
seleccionando .
Para editar un registro:
1. Haga clic en .

364 Manual de ayuda
2. Modifique los datos requeridos; actualice la operación presionando o cancélela seleccionando
2. Presione Aceptar si desea eliminar o Cancelar para no hacerlo.

ADMINISTRACIÓN 365
9.1.9 Espacio en disco

9.1.9.1 Liberar espacio
Esta función permite al administrador borrar archivos adjuntos que se han ido duplicando en el
transcurso de las distintas actividades de un determinado proceso con el objetivo de liberar espacio en
el disco.

2. Escoja la opción Liberar espacio.
Una vez que haya ingresado podrá ver la siguiente información:
¿Cómo liberar espacio?

Desde: Fecha inicial de creación de archivos adjuntos que desee eliminar, haciendo clic en .
Hasta: Fecha final de creación de archivos adjuntos que desee eliminar, haciendo clic en .
2. Presione Calcular espacio a liberar si desea ver el espacio a liberar antes de hacerlo.
3. Escoja Liberar espacio y aparecerá un mensaje de confirmación:

366 Manual de ayuda
4. Haga clic en Aceptar para confirmar la operación o Cancelar si no lo desea hacer.
NOTA:
Se eliminarán únicamente los archivos adjuntos de las actividades previas al último paso y se guardará
la última versión de éstos, ya que al terminar el trámite, todos los documentos estarán agrupados en
esta etapa final.

ADMINISTRACIÓN 367
9.1.10 Ubicaciones geográficas

9.1.10.1 Niveles de ubicación geográfica
Esta función permite establecer varios niveles de ubicación geográfica en los que se pueden encontrar
los usuarios del sistema cuando la empresa tiene diferentes localizaciones.

1. Dentro del menú principal seleccione el módulo de ADMINISTRACIÓN.
2. Seleccione Niveles de ubicación geográfica.
Una vez que haya ingresado, usted podrá encontrar una tabla con los niveles registrados:
En donde:
NOMBRE: Nombre del nivel de ubicación geográfica, ejemplo: país, provincia, cantón, etc.
Para agregar un nivel de ubicación geográfica:
1. Haga clic en y aparecerá un nuevo registro al final de la tabla.
2. Ingrese la información y actualícela seleccionando o cancele la operación presionando .

368 Manual de ayuda
Para editar un nivel de ubicación geográfica:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información y actualícela seleccionando o cancele la operación presionando

.
Para eliminar un nivel de ubicación geográfica:
2. Si está seguro de hacerlo presione OK, caso contrario Cancel.

ADMINISTRACIÓN 369
9.1.10.2 Ubicaciones geográficas
Esta opción permite especificar el nombre de las ubicaciones geográficas una vez que se hayan
establecido los niveles de las mismas.

1. En el menú principal selecione el módulo de ADMINISTRACIÓN.
2. Escoja Ubicaciones geográficas.
NOTA: Es importante mencionar que antes de asignar una ubicación geográfica previamente
se debe especificar los niveles de las mismas.
Una vez que haya ingresado, usted podrá ver filtros de búsqueda que le permitirán encontrar ubicaciones
geográficas registradas:
¿Cómo buscar una ubicación geográfica?

UBICACIÓN PADRE: Demarcación geográfica inmediata a la que pertenece la ubicación.
a) Haga clic en y se abrirá la siguiente ventana:

370 Manual de ayuda
b) Escoja la ubicación y presione Aceptar.
NOMBRE UBICACIÓN: Nombre específico de un nivel de ubicación.
En la parte inferior se encuentra una tabla que detalla la información de las ubicaciones geográficas
registradas:
En donde:
ID: Código único de la ubicación geográfica.
NOMBRE: Nombre específico de la misma.
DESCRIPCIÓN: Breve descripción de ésta.
NIVEL: Nombre del nivel de la ubicación.
PADRE: Demarcación geográfica inmediata a la que ésta pertenece.
Para agregar una ubicación geográfica:
1. Haga clic en y se abrirá un nuevo registro en la parte inferior de la tabla.

ADMINISTRACIÓN 371
2. Ingrese la información y una vez que haya terminado puede actualizar los datos seleccionando
o cancele la operación presionando .
Para editar una ubicación geográfica:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información deseada y presione para guardarla o cancele la operación
presionando .
Para eliminar una ubicación geográfica:
1. Haga clic en y aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:
2. Si está seguro de eliminar el registro, haga clic en Aceptar, caso contrario presione Cancelar.

372 Manual de ayuda
9.1.10.3 Otras ubicaciones por usuario
Esta función permite asignar usuarios a las distintas ubicaciones a la cuales ellos tienen acceso.

2. Escoja Otras ubicaciones por usuario.
NOTA: Para asignar una ubicación a un usuario, primero se debe establecer los niveles y
especificar las ubicaciones geográficas.
Una vez que haya ingresado usted podrá encontrar en la parte superior filtros de búsqueda que le
permitirán encontrar un usuario o ubicación en particular:
¿Cómo buscar una ubicación por usuario?

USUARIO: Nombre del usuario que desea encontrar.
UBICACIÓN: Ubicación geográfica a buscar.
En la parte posterior encontrará una tabla que detalla los usuarios con sus respectivas ubicaciones

ADMINISTRACIÓN 373
geográficas:
Para asignar una ubicación geográfica a un usuario:
1. Haga clic en y se desplegará un nuevo registro de usuario al final de la tabla:
2. Seleccione y se abrirá un buscador que le permitirá encontrar un usuario en particular o todos
los usuarios registrados; escójalo y haga clic en .
3. Presione para escoger la ubicación y se abrirá la siguiente ventana:

374 Manual de ayuda
4. Seleccione la ubicación que desee asignar al usuario. Si necesita regresar a un nivel anterior,
presione .
5. Haga clic en Aceptar.
6. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos haciendo clic en o cancele la
operación presionando .
Para editar una ubicación geográfica por usuario:
1. Haga clic en .
2. Modifique la información y presione para aceptar los cambios o cancélelos mediante .
Para eliminar una ubicación geográfica por usuario:
2. Si está seguro de eliminar el registro, haga clic en Aceptar, caso contrario presione Cancelar.

ADMINISTRACIÓN 375
9.1.11 EAI
9.1.11.1 Cadenas de conexión
Esta opción permite crear cadenas de conexión a varias bases de datos para poder importar información
de otros sistemas informáticos e integrarla al nuestro. El sistema incluye cadenas previamente
cargadas.

2. Dentro de este panel escoja la opción Cadenas de conexión.
(También se puede ingresasr a través del módulo de EAI.)
Una vez que haya ingresado a usted podrá visualizar la siguiente tabla:
En donde:
PROVEEDOR: Se refiere a los nombres de las distintas bases de datos.
TIPO DE CONEXIÓN: Tipo de conexión según la base de datos.
CADENA DE CONEXION: Información de la cadena de conexión que incluye: nombre de servidor,

376 Manual de ayuda
nombre de la base de datos, login y password.
Para ingresar una nueva Cadena de Conexión:
datos de una nueva conexión.
2. Una vez ingresada la información puede actualizar los datos presionando o cancelar mediante
Para editar una Cadena de Conexión:
1. Haga clic en .
Para eliminar una Cadena de Conexión:
2. Presione Aceptar si desea elminar el registro o caso contrario seleccione Cancelar.

ADMINISTRACIÓN 377
9.1.11.2 Administración de conexiones
Esta opción le permite instanciar una cadena de conexión que se ha definido para las diferentes bases
de datos y conectarse a la misma.

2. Escoja la opción Administración de conexiones.
(También es posible ingresar a través del módulo de EAI.)
Dentro de ADMINISTRACIÓN DE CONEXIONES, usted podrá encontrar la siguiente información:
En donde:
NOMBRE: Nombre de la base de datos.
CADENA DE CONEXIÓN: La cadena de conexión que debe haber sido creada anteriormente.
Para ingresar una conexión:
1. Haga clic en y se desplegará la siguiente tabla para crear la nueva conexión; la imagen puede
variar según la base elegida:

378 Manual de ayuda
2. Ingresar los datos para la conexión:

NOMBRE DE CONEXIÓN: Nombres de la conexión.
PROVEEDOR: Seleccionar un proveedor de la lista de las cadenas de conexión que se encuentran
ingresadas al sistema.
NOMBRE SERVIDOR: Nombre del servidor.
LOGIN: Nombre con el que se va a acceder.
CLAVE: Contraseña para ingresar.
BASE DE DATOS: Le permite buscar y asignar la ubicación de la base de datos.
DETALLES: Visualiza el detalle de la cadena de conexión:
PROBAR: Permite comprobar si se estableció la conexión a la base de datos.

ADMINISTRACIÓN 379
ACEPTAR: Acepta la conexión.

CANCELAR: Cancela la conexión.
Para editar la Cadena de Conexión:
1. Haga clic en .
Para eliminar una conexión:
1. Haga clic en y se elimina automáticamente la Cadena de Conexión.

380 Manual de ayuda
9.1.11.3 Importación de información empresarial
Esta opción del sistema permite importar información desde otras aplicaciones. Para realizar este
procedimiento es indispensable haber asignado previamente cadenas de conexión y realizar la
administración de las mismas. Una vez que ya se tiene la conexión con nuestro sistema es posible
indicar cómo se va a importar la información, es decir la procedencia de los datos, el lugar en el que se
los va a cargar, etc. Al ser una opción que permite interactuar con otras aplicaciones utiliza la
Integración de Aplicaciones Empresariales conocida también como EAI por sus siglas en inglés.

1. En el menú principal seleccione el módulo ADMINISTRACIÓN.
2. Dentro de este panel escoja la opción Importación de información empresarial.
(También es `posible ingresar a través del módulo de EAI.)
Al ingresar se desplegará una tabla con el detalle de los EAIS que se han creado:
En donde:

ADMINISTRACIÓN 381
NOMBREEAI: Nombre del EAI.

CONEXIÓN: Nombre de la conexión utilizada para la importación.
CALENDARIZACIÓN: Hora y día de entrega.
Para editar una conexión:
1. Haga clic en y se va a desplegar un gráfico informativo sobre la forma en la que se va a
realizar la importación de esa conexión en particular, es decir explica la forma en la que el EAI
trabaja en COBUS BPM:
En la parte inferior del gráfico están los campos a modificar:

382 Manual de ayuda
En donde:
NOMBRE EAI: Nombre de EAI.
CONEXIÓN: Conexión que previamente se estableció en la Administración de conexiones.
CONSULTAS A BASES DE DATOS EXTERNAS:
SQLSELECT: Con el que va a venir la información de la base de datos externa
NOMBRE TABLA TEMPORAL: Nombre de la tabla temporal en la que va a guardar los datos.
STORE PROCEDURES PARA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN: Procedure (principio de
procedimiento en un archivo de programa).
CALENDARIZACIÓN: Especifica el día y hora de la entrega.
Para definir una calendarización:
1. Haga clic en .
2. Se desplegará la siguiente pantalla que le permitirá señalar la hora, tipo y día de la semana:

ADMINISTRACIÓN 383
3. Una vez modificados los datos presione Aceptar si está de acuerdo, o cancele la operación
seleccionando Cancelar.
Para eliminar un registro de información:

384 Manual de ayuda
9.1.11.4 Reporte de importaciones
Como su nombre lo indica esta opción permite ver un reporte de las importaciones que se hayan
calendarizado y que se cargan de otras aplicaciones. Para generar este reporte es indispensable haber
realizado previamente cadenas de conexión, administración de las mismas y haber importado la
información empresarial. El reporte se puede actualizar según las necesidades.

2. Dentro del panel escoja la opción Reporte de importaciones.
(También es posible ingresar a través del módulo de EAI.)
Una vez que haya ingresado es posible ver la siguiente tabla:
En donde:
FECHA: Fecha de ejecución de la importación.
RESUMEN: Informa si la importación fue exitosa o fallida. En este último caso se mostrará el mensaje
de error.
ESTADO: Estado de la importación que puede ser Ok o Fallida.
CALENDARIZACIÓN: Nombre de la importación previamente definido.

ADMINISTRACIÓN 385
9.1.12 Colas
9.1.12.1 Administración de colas
Es una función única de COBUS BPM que consiste en indicar a los usuarios qué trámite debe realizar
primero, es decir, la ejecución de éstos no quede a criterio de la persona.
Con esta opción es posible aplicar la Teoría de las Restricciones (TOC,) la misma que consiste en
priorizar la realización de trámites en base a los cuellos de botella para poder realizar un proceso
eficientemente.
2. Escoja Configuración.
Una vez que haya ingresado a Configuración, usted encontrará en la parte superior campos que le
permitirán establecer el número y la opción de visualización de las tareas habilitadas:
Seguido está el CÁLCULO - PESO POR PARÁMETRO. En esta sección el sistema va a calcular la
prioridad con la que el usuario debe atender a cada tarea asignada, mediante una fórmula que consiste
en dar peso a los diferentes parámetros de calificación:

386 Manual de ayuda
¿Cómo realizar la administración de colas?
1. Haga clic en para habilitar la función, caso contrario las tareas se

realizarán a criterio total del usuario y no bajo una prioridad previamente establecida.
2. MÁXIMO DE TAREAS A HABILITAR: Establezca un número límite de tareas habilitadas al usuario;
mientras él no finalice con éstas, no podrá continuar con las siguientes asignadas.
3. ESTADO TRÁMITES NO HABILITADOS: Escoja la opción que le permitirá visualizar u ocultar
todos los trámites pendientes.
Oculto: El usuario únicamente podrá visualizar las tareas por realizar que estén habilitadas.
Visible: Aparecerán todos los trámites, sean éstos hábiles o no, tomando en cuenta que el
usuario no podrá trabajar con los que no estén habilitados mientras no finalice con las tareas
activas.
4. Establezca y coloque el peso de los siguientes parámetros de calificación; mientras más alto sea el
valor, mayor importancia se le da a la variable. Cabe recalcar que se puede valorar sólo un campo o
combinar varios a la vez, según el criterio del administrador:
FECHA LLEGADA: Fecha en la que el trámite llegó.
FECHA MÁXIMA: Fecha máxima en la que la tarea debe terminar.
CUELLOS DE BOTELLA (TOC): La Teoría de las Restricciones (TOC) indica que los trámites que
el usuario debe realizar tienen que estar relacionados con los cuellos de botella, es decir, si existe
un proceso que está estancado con varios trámites, al ser cuellos de botella (TOC) mi parámetro
principal, los trámites que se van a habilitar son los que no van a ir al cuello de botella. TOC
establece que una persona debe realizar una tarea a la vez, para ello es recomendable poner 1 en
MÁXIMO DE TAREAS A HABILITAR.
PRIORIDAD: Nivel de importancia que cada trámite tiene.
5. Una vez ingresada la información, haga clic en Aceptar.

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SISTEMAS EXTERNOS: Posibilita la interacción de otros sistemas informáticos que intervienen en

EAI: (ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION:) Permite importar datos provenientes de otras

SISTEMAS TRANSACCIONALES: Opción que crea automáticamente bases de datos que

CREACIÓN DE SISTEMAS: Establece la estructura de los sistemas transaccionales, es decir las

EXTENSIONES: Brinda la oportunidad al administrador de agregar pantallas creadas a la medida en

ADMINISTRACION: Módulo que da acceso al administrador para dar mantenimiento al sistema,

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Los productos que se mencionan en este documento son marcas comerciales

Impreso: mayo 2016 en (Cuenca, Ecuador)

Módulo I PORTAL PROCESOS 8

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Módulo III AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS 95

Módulo IV SISTEMAS EXTERNOS 263

Módulo V EAI 268

Módulo VI CREACIÓN SISTEMAS 280

Módulo VII SISTEMAS TRANSACCIONALES 308

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Módulo VIII EXTENSIONES 312

Módulo IX ADMINISTRACIÓN 320

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1.1 Trámites pendientes

¿Cómo ingresar a esta opción?

Existen 2 maneras de hacerlo:

b) En el menú princiapl seleccione el módulo PORTAL PROCESOS.

2. Haga clic en Mis Trámites Pendientes.

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¿Cómo buscar un trámite?

2. Una vez ingresada la información, dar clic en Buscar.

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RECIBIDO: Fecha y hora en la que el trámite fue recibido.

Para realizar un trámite:

enviar el trámite haciendo clic en .

Para imprimir un formulario:

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Si desea imprimir el formulario presione .

Para adjuntar un archivo:

Para guardar un formulario:

Si desea guardar la información ingresada al mismo, haga clic en . Si no ha terminado de llenar

Para rechazar un trámite:

1. Si desea rechazar un trámite seleccione y aparecerá un mensaje de confirmación:

Para asignar una prioridad al trámite:

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¿Cómo ingresar a esta opción?

2. En el menú del lado izquierdo de la pantalla escoja PENDIENTES.

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Para obtener más información de sus trámites pendientes:

1. Haga clic en ícono que se encuentra ubicado junto al trámite pendiente.

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3. Presione Cerrar si desea regresar al calendario, o Revisar si va a ejecutarlo.

Para realizar los trámites pendientes que están en Mi Calendario:

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3. Ingrese la información y apruebe el trámite haciendo clic en .

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Para imprimir un formulario:

Si desea imprimir el formulario presione .

Para guardar un formulario:

Si desea guardar la información ingresada al mismo, haga clic en . Si no ha terminado de llenar

Para rechazar un trámite:

1. Si desea rechazar un trámite seleccione y aparecerá un mensaje de confirmación:

Para asignar una prioridad al trámite:

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