TEMA 5. RELACIONES CON LOS PROVEEDORES Objetivo particular Al finalizar este tema el alumno deberé justificar la importancia de las buenas relaciones con los proveedores destacando los beneficios que reportan a la organizacién. Temario detallado 5.1. Las relaciones puiblicas y la relacién con proveedores 5.2. Retroalimentacidn con la empresa proveedor 5.3. La informacién, andlisis de la claridad y veracidad de la misma 5.4. Manejo de informacién histérica (manejo de archivos) Introduccién El comprador fundamentara su actividad en la capacidad para establecer buenas relaciones con los proveedores, por lo que aqui se destaca la importancia de establecer y mantener relaciones lucrativas a largo plazo. 5.1. Las relaciones piblicas y la relacién con proveedores Uno de los elementos clave de la funcién de compras son las relaciones con los proveedores, debemos de recordar que las transacciones que vamos a realizar se facilitaran si mantenemos relaciones cordiales con nuestros proveedores. Algunos conciben al comprador y al proveedor como antagonistas, pero mas bien ambos se complementan uno al otro por que una tersa relacién sera redituable para ambas partes. El comprador debe dar tiempo al proveedor a que se le acerque, no necesita el comprador salir de su lugar de trabajo para estar en contacto con el proveedor. 88Asimismo, debemos de conocer sus fortaleza y debilidades, puesto que éstas pasaran a ser nuestras, por lo que se evaluard tanto a los actuales proveedores como los que se integren a nuestro sistema de compras. No hay que cerrarse las puertas con ningtin proveedor. 5.2. Retroalimentacién con la empresa proveedor En la relacién con el proveedor el manejo de informacién es fundamental, resultando la retroalimentacién de la misma informacién primordial en el manejo de la misma. Por lo tanto, se recomienda que e| Departamento de Compras sea informado por el proveedor del crecimiento o estabilidad de su compafia, de sus proyectos de inversion para expansién, sus nuevas capacidades de produccién, de su posicién financiera, en general de su crecimiento. El proveedor deberé mantener informado a sus clientes (comprador), de las innovaciones tecnolégicas en los materiales, los ahorros que éstas brindan, mejoras en entregas, en facturacién, acceso via fax, grupo de técnicos para capacitacién, garantias sobre productos y sistemas, y porqué son los mejores que la competencia. Las fuentes de informaci : Son las que realizan las unidades de compras de las diferentes organizaciones para recabar o recoger informacién de proveedores y las cuales pueden ser: ® Pablicas: comprenden publicaciones y revistas especializadas en el rea, (catélogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores constituyéndose en fuentes importantes de informacién acerca de proveedores potenciales. 89Privadas: la fuente de informacién privada por excelencia la constituye el Registro de Proveedores, el cual suministra informacién acerca de cudles son y dénde se encuentran ubicadas las fuentes confiables de abastecimiento, tanto regionales, nacionales ¢ internacionales. La selecci6n de fuentes es el proceso de escoger entre una lista de proveedores potenciales y reducirlas a unos pocos. 5.3. La informacién, andlisis de la claridad y veracidad de la misma El archivo de proveedores es una lista de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibird el pedido, asi como del empleado que lleva los pedidos quien anota los datos suplementarios que copia del archivo. También se debe anotar en ese archivo los siguientes datos: giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc. Nota: lo primero que necesito saber de un proveedor, es el nivel de confianza que tiene en el mercado. Una vez considerado el nivel de confiabilidad de los proveedores, es importante delimitar el objetivo, y posteriormente, evaluar a los proveedores sobre lo siguiente: Calidad: indiscutiblemente el primero y mas importante elemento a evaluar sobre la capacidad de un proveedor. Referencias: siempre es bueno trabajar con alguien que ya ha sido previamente evaluado por alguien de nuestra confianza y por lo tanto no partir del absoluto desconocimiento del proveedor. 90B Historial: las evaluaciones previas que le hayamos hecho al proveedor son siempre un elemento a considerar, sobre todo si buscamos que el proveedor mantenga un alto nivel de competencia & Capacidad técnica: es aqui donde la persona o las personas encargadas de! Departamento de Compras, mediante un proceso de estimacién, consideran las condiciones o los métodos utilizados 0 qué clase de tecnologia manejan en el procesamiento de la materia prima, en la elaboracién de los productos requeridos por los compradores ® Capacidad financiera (financiamiento): también es importante conocer con que cantidad de recursos financieros cuenta la empresa, y esto mas que todo es importante para la estabilidad de la inversién hecha por los compradores, es decir si los proveedores estén lo suficientemente estables econémicamente. ® Capacidad de produccién: en esta parte evaltian la produccién en cuanto a calidad, cantidad, tiempo y precio de los suministros pedidos © necesitados por la empresa compradora. @ Capacidad humana: clima laboral y condiciones de los trabajadores. & Potencial de desarrollo: actitud empresarial y perspectiva a futuro. Calificar a un proveedor es determinar de manera real y objetiva, a través de un puntaje expresado en una escala establecida, su potencial tanto en el campo legal, financiero y técnico para suministrar un requerimiento de compra. 1Calidad Referencias Historial ¥ _ | evaluar Capacidad | —C proveenor Capacidad técnica financiera evalu | a a ¥ Capacidad de Capacidad Potencial de produccién humana desarrollo Figura 5.1 Caracteristicas de un buen proveedor. Caracteristicas de un buen proveedor: c) a See Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus compradores. Deben saber qué es lo tiltimo en el mercado y qué es lo que les gusta a las personas tanto naturales como juridicas. Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad Deben tratar de cumplir lo mas répidamente con los compromisos adquiridos con los compradores. Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas. Toma iniciativa para sugerir modos mas adecuadbs a la clientela. Notifica con anticipacién los cambios latentes en el mercado que pueden afectar las operaciones del comprador. Brindan asesoria técnica y de cualquier otra indole que necesite el comprador. 92Todo proveedor que tenga la intencién de participar con nuestra organizacién debe proporcionar informacién que nos permita conocer mas a detalle su capacidad, razén por la que es muy recomendable hacer participe a los proveedores de nuestro interés de establecer un sistema de evaluacién formal, considerando que el principal beneficiado sea aquel proveedor que se comprometa a mejorar en la medida en que es requerido por nosotros. Resulta paraddjico, pero la experiencia lo demuestra, cuando existe una evaluacién permanente se fortalece el compromiso. Una de las primeras aspiraciones que debe tener un comprador es cuando la relacién actual con un proveedor resulta satisfactoria 0 no, esta relacién es muy compleja, y por lo tanto diferentes personas dentro de la organizacién compradora pueden tener percepciones diferentes de ella, En la forma més sencilla, con un nuevo proveedor, justamente después que se le ha asignado una pequefia orden, pero que atin no la ha enviado, puede consistir solamente en la apreciacién del acuerdo recién logrado y la impresién répida del comprador del representante de ventas. Para un antiguo proveedor la percepcién de las necesidades importantes se debe basar en el desempefio anterior y el actual, las relaciones personales con diversos integrantes del personal de ambas organizaciones y las expectativas futuras. 5.4, Manejo de informacién histérica (manejo de archivos) Si tomamos en cuenta la necesidad de contar con una pronta respuesta por parte de los proveedores, es necesario establecer un directorio o control de proveedores, el cual consiste en la base de datos que nos permiten ademas de contactarlos en forma inmediata, conocer sus actuaciones anteriores, 93capacidades y potencia, la carpeta de cada proveedor se integra por: 1. curriculum por empresa muestra de informacién complementaria que sea necesaria datos indispensables de la empresa proveedora (dichos elementos indican el potencial de la empresa proveedora reas funcionales (encargados) almacén direccién general ubicacién de plantas, equipo de reaparto politica de ventas plan de capacitacién estados financieros ana eowmrnoaarn sos procesos productivos Se busca que la informacién proporcionada por el proveedor sea honesta y veridica. Manejo de archivos Toda la informacién de cada uno de los proveedores y las transacciones que hemos realizado con ellos debe archivarse en forma ordenada. Probablemente el archivo mas dificil en un Departamento de Compras es el de los catdlogos de proveedores, folletos y la correspondencia con los proveedores no clasificados. No existe un formato estandar para catdlogos y folletos, ya que viene en diversos tamafios y espesor, para que sean de algun valor, deben archivarse y registrarse en un indice, a fin de que al necesitarse se disponga facilmente de ellos. El tiempo adecuado para descartar catélogos y folletos es responsabilidad del Departamento de Compras, por lo que habrd de definirse y eliminar la informacién 94obsoleta en el momento que ya no tengan ningun valor, puesto que el espacio para el archivo es costoso y no debera utilizarse para catalogos y folletos inittiles, ademas de que ocupan espacio y al mezclarse con los actualizados solo dificultan més la localizacién del catalogo 0 folleto apropiado, cuando se requieran Los folletos pueden archivarse en un félder tamafio carta con base en una mercancia 0 articulo, pues por regia general se editan sobre dicha base. Los folders habran de rotularse con el nombre de la mercancia o el articulo y todos los folletos de una misma mercancia 0 articulos se archivaran en un folder dispuesto para ese articulo 0 mercancia en particular. Bibliografia del tema 5 Academia de Operaciones de la Facultad de Contaduria y Administracién, UNAM, Compras y Abastecimientos, coedicién FCA UNAM y el Instituto Mexicano de Contadores Publicos, 2003, 306 p. Baily, P.J.H. Administraciin de Compras y Abastecimientos’, Ed. Compajiia Editorial Continental, S.A. de C.V., 1991, 421 p. Leenders, Michael R; Fearon, Harold, England, Wilbur B., Administracién de Compras y Materiales, Continental, 2° Edicién, México, 1992, 770 p, Actividades de aprendizaje A5.1. Desarrolla un andlisis donde se destaque la importancia de las relaciones con los proveedores. A.5.2. Sefiala las principales acepciones que recibe la funcién de compras en las organizaciones mexicanas. A5.3. Desarrolla la estructura organizacional de una empresa comercial. 95