Instrucción de trabajo

Procedimiento Solicitud de Presupuesto para Proyecto,

Viáticos y Cajas chicas

Procedimiento para de solicitudes Presupuesto para Proyecto, Viáticos y Cajas

chicas

ALCANCE

Este procedimiento define los pasos que se deben realizar para solicitar Procedimiento para
de solicitudes Presupuesto para Proyecto, Viáticos y Cajas chicas para su posterior
rendición, debido a los trabajos que realizan los colaboradores en los diferentes sitios
ubicados en el Perú.

Item Estado Responsable Función Fecha Firma

Fernando
1 Elaborado Auditor 01/05/2022
Durand

Nataly Jefatura
2 Revisado 01/05/2022
Campos Contable

Carmen
3 Revisado Finanzas 01/05/2022
Martinez

Jefatura de
4 Aprobado Eymi Malqui Administración 01/05/2022
de Finanzas
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Procedimiento Solicitud de Presupuesto para Proyecto,
Viáticos y Cajas chicas

1. Solicitud de Anticipo

123 S.A.C. entregará anticipos Presupuesto para Proyecto, Viáticos y Cajas chicas al
solicitante, una vez este ha obtenido la autorización del xxxxxx - Jefatura de Administración de
Finanzas, coordinará posteriormente el desembolso con nuestra área de finanzas

Los fondos serán variables y dependen de la cantidad de días de estadía en la localidad del sitio
y movilizaciones que tengan que realizar los responsables y/o encargados del proyecto.

Los fondos asignados deberán emplearse para cubrir exclusivamente lo solicitado, queda
prohibida su utilización para cualquier otro concepto, de ser el caso deben ser solicitados
directamente a nuestra área Jefatura de Administración de Finanzas con previa anticipación.

En el caso de que en el sitio se requieran otros tipos de gastos menores, deberán estar
previamente incluidos y detallados en la rendición.

El solicitante deberá llenar el formulario (ANEXO 01 - Solicitud de Presupuesto – Viáticos – Caja

Chica) y entregarlo a Jefatura de Administración de Finanzas para su aprobación.

Al solicitar este dinero me comprometo a liquidar, el total valor requerido, que se me deposito;
caso contrario acepto, que se me descontara de mi sueldo del mes siguiente o de mi liquidación
de haberes, en el caso de que saliere de la empresa.

NORMAS GENERALES

o Entrega del Anticipo. - La constitución del Fondo Fijo para Caja Chica, se
aprobará anualmente por la Jefatura de Administración de Finanzas, en la cual se
establecerá: la persona a la que se asigna el fondo y el responsable de la
administración, el monto total del fondo por Fuente de Financiamiento que
corresponda; el monto máximo para cada adquisición y; los procedimientos y
plazos para la adecuada rendición de cuentas.

o Habilitaciones y Rendiciones. - Las habilitaciones para el Fondo Fijo de Caja

Chica y se efectuarán mediante cheque emitido y girado a la orden de la persona
responsable o acreditación en una cuenta especial creada para tal fin. Para el
trámite de los reembolsos deberá de haberse rendido cuenta documentada de por
lo menos la penúltima habilitación.

o Control. - El Fondo Fijo para Caja Chica, debe ser objeto de arqueos diarios por
parte del Encargado de su Manejo, de arqueos por lo menos mensuales por parte
del área de Contabilidad.

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Contabilidad deberá llenar el formulario (ANEXO 02 - Arqueo de Caja) y entregarlo Jefatura de

Administración de Finanzas

2. Entrega de los Anticipos

El solicitante le entregará a Finanzas el formulario impreso correctamente llenado y con las firmas
correspondientes de Jefatura de Administración de Finanzas.

La Presupuesto para Proyecto, Viáticos y Cajas chicas debera de ser sustentado y/o
entregadas a contabilidad para su validadación y posteriormente a finanzas:

a). Si el solicitante tiene más de 03 anticipos pendientes por rendir a la fecha de la siguiente
solicitud en curso, esta última no se hará efectiva.

b). Si el solicitante se encuentra fuera de Lima y le sea imposible enviar la(s) rendición(es)
pendientes, se evaluará la entrega del anticipo.

Con el visto bueno de Contabilidad, Finanzas hará la transferencia única y exclusivamente a

nombre del solicitante, el cual desde ese momento será responsable de la rendición del anticipo
entregado.

3. Rendición de Viáticos

La forma de rendir por nuestro colaborador y/o solicitante:

Deberá llenar la Rendición de Gastos el mismo que está compuesto por los siguientes formatos:

◼ Planilla de Rendición de alimentación.

◼ Planilla por Gastos sin comprobantes de pago
◼ Planilla Otros Gastos Menores.

3.1 En el caso del solicitante sea personal nuestro:

- Rendición de Viáticos: se otorgará por concepto de viático la suma total de S/. 130.00
(ciento treinta con 00/100 soles) por cada día que permanezca de viaje, por concepto
de alimentación, alojamiento y movilidad.

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- Rendición de Otros Gastos Menores: tiene que estar claramente especificado en la

solicitud de anticipo y posteriormente confirmado y aprobado por Jefatura de
Administración de Finanzas.

3.2 En el caso del solicitante sea un Tercero:

- Rendición de Viáticos: se otorgará por concepto de viático la suma total de S/. 130.00
(ciento treinta con 00/100 soles) por cada día que permanezca de viaje, por concepto
de alimentación, alojamiento y movilidad.

- Rendición de Otros Gastos Menores: tiene que estar claramente especificado en la

solicitud de anticipo y posteriormente confirmado y aprobado por Jefatura de
Administración de Finanzas.

3.3 Sustento de Rendición:

Por lo consiguiente los gastos diarios por viáticos es de S/ 130.00 (Ciento treinta con 00/100
soles) Rendición de Viáticos

● Solicitar comprobante de pago por la adquisición de los bienes y/o servicios adquiridos,
el cual deberá de detalla los datos correctos de la empresa, es decir:

- Razón social de la empresa:

- RUC:
- Dirección:
- Detalle de la adquisición de la compra y/o servicios
- No colocar el concepto consumo en los comprobantes de pago
- Indicar el importe del comprobante de pago en letras, número y la moneda.
- No realizar alteraciones al comprobante de pago después de su emisión.
- Planilla de movilidad debe de ser llenado todos los campos
- Centro de Costo
- Proyecto
- Área

Los reembolsos de gastos que no cumplen con los requerimientos descritos en el presente
procedimiento serán rechazados inmediatamente, con el debido ajuste del reporte de liquidación
de gastos.

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El solicitante deberá llenar el formulario (ANEXO 03 – Rendición de Gastos) y entregarlo a

Jefatura de Administración de Finanzas para su aprobación

4. Rendición de Caja Chica

La forma de rendir por nuestro colaborador y/o solicitante:

El reembolso de gastos para la Caja Chica/menor será diligenciado en el siguiente formato:

El solicitante deberá llenar el formulario (ANEXO 04 – Rendiciones de Caja Chica) y entregarlo

a Jefatura de Administración de Finanzas para su aprobación

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4.1 Prohibiciones y Restricciones en el Proceso

Está prohibido entregar más de 1 anticipo y pago de Reembolsos de Caja Chica/menor, sin que
el funcionario responsable haya legalizado los reembolsos anteriores.

- No serán rembolsadas las propinas, este gasto no es necesario, no es aceptado como

gasto por la legislación tributaria y se considera personal (lo asume quien lo paga).
- Rendir bebidas alcohólicas o energéticas
- Efectuar compras de activo fijo mediante rendiciones de cuenta

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- Las Facturas o Boletas de Cenas de Negocio deben indicar (Gastos de

representación):

Nombre de todos los participantes e invitados.

Empresa a la cual pertenecen los participantes.
Negocio que se está evaluando (lo más específico posible).
En el caso de ser un negocio vigente indicar persona a cargo.

- No realizar compras o gastos por Caja Chica mayores a S/.700.00 soles (previa
coordinación con contabilidad)

- Al solicitar los comprobantes deberán de exigir facturas, ticket y Boleto de viaje, caso
contrario que el local comercial no esté autorizado por sunat a emitir dichos
comprobantes, se solicitara boleta de venta, (no serán válidas la boleta de venta cuyo
número de RUC comiencen con 20 y/o se indique dos direcciones; esto conforme a
las últimas modificaciones legales)

- No se aceptarán gastos sin comprobante de pago.

- Al solicitar el Viatico y Caja Chica el trabajador se compromete a liquidar con los

comprobantes de pago el total del valor requerido, dentro de los cinco días calendario
posteriores a la fecha del depósito. Para el personal que se encuentre en provincia
tendrá hasta 10 días calendario después de recibido el dinero. En caso el trabajador
no realice su rendición y presentación de sustentos en el tiempo indicado; se
procederá a retener toda entrega de dinero que este solicite y a fin de mes se
comunicará a RRHH para que realice el descuento correspondiente de su
remuneración y en caso de que el trabajado cese, el descuento será aplicado de su
liquidación de beneficios sociales.

- A su cargo. Si pasado 15 días desde la fecha de desvinculación no se liquidan los

importes; se procederá a descontar los importes pendientes de sustentar de su
Liquidación de Beneficios Sociales.

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