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ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD

Aula Virtual

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MÓDULO 4:
ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD
Para iniciar el siguiente módulo debemos comprender a que nos
referimos con los conceptos de Administración, Seguridad y Empresa,
ya que unidos conforman elementos vinculantes que permiten
comprender de mejor forma la Administración de la Seguridad.

Buena
Administración Seguridad Empresa

¿Qué es la Administración?

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y


controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el
propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de
manera eficiente y eficaz.

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Desglosando ésta respuesta en términos sencillos, diremos que la
administración:

1. Es todo un proceso que incluye (en términos generales)


planificación, organización, dirección y control para un
adecuado uso de los recursos de la organización (humanos,
financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la
realización de las actividades de trabajo.

2. Tiene el propósito de lograr los objetivos o metas de la


organización de manera eficiente y eficaz; es decir, lograr los
objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

¿Qué es una empresa?


Una empresa es una unidad económico-social, integrada por
elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de
obtener utilidades a través de su participación en el mercado de
bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos
(trabajo, tierra y capital).

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Las empresas puedan clasificarse según la actividad económica que
desarrollan. Así, nos encontramos con empresas del sector primario
(que obtienen los recursos a partir de la naturaleza, como las
agrícolas, pesqueras o ganaderas), del sector secundario (dedicadas
a la transformación de bienes, como las industriales y de la
construcción) y del sector terciario (empresas que se dedican a la
oferta de servicios o al comercio).

Otra clasificación valida para las empresas es de acuerdo a su


constitución jurídica. Existen empresas individuales (que pertenecen
a una sola persona) y societarias (conformadas por varias personas).
En este último grupo, las sociedades a su vez pueden ser anónimas,
de responsabilidad limitada y de economía social (cooperativas),
entre otras.

Las empresas también pueden ser definidas según la titularidad del


capital. Así, nos encontramos con empresas privadas (su capital está
en mano de particulares), públicas (controladas por el Estado),
mixtas (el capital es compartido por particulares y por el Estado) y
empresas de autogestión (el capital es propiedad de los
trabajadores).

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La administración de empresas, por su parte, es una ciencia social
que se dedica al estudio de la organización de estas entidades,
analizando la forma en que gestionan sus recursos, procesos y los
resultados de sus actividades.

¿Qué es la seguridad?

El término seguridad posee múltiples usos. A grandes rasgos, puede


afirmarse que este concepto que proviene del latín securitas hace
foco en la característica de seguro, es decir, realza la propiedad de
algo donde no se registran peligros, daños ni riesgos. Una cosa
segura es algo firme, cierto e indubitable. La seguridad, por lo tanto,
puede considerarse como una certeza. Existen muchos tipos de
seguridad, tantos como actividades pueda realizar el ser humano. En
este artículo citaremos tan sólo algunos conceptos en los que se
utiliza el término haciendo referencia a un desarrollo seguro de una
determinada actividad.

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¿Para qué sirven las empresas?

Actualmente vivimos en un mundo donde existen todo tipo de


empresas. Hay pequeñas empresas, grandes empresas, gigantes
corporaciones o empresas de amigos. Todas y cada una de ellas
aporta un valor propio a la producción de bienes y servicios dentro
de Chile y el mundo. Cuando compramos mercadería, cuando
lavamos nuestro auto, cuando revisamos nuestro plan de AFP o
cuando simplemente nos trasladamos de un lugar a otro dentro de
la ciudad. Todas estas cosas se componen por empresas. (Productos,
Servicios, Finanzas, Transporte).

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Cada empresa por más pequeña que esta sea, aporta ala economía
de cada país, valiéndose por sus recursos o por asociaciones propias
de las mismas creadas con el fin de generar y mejorar intereses en
común. No sería extraño que dos empresas a las que les va
medianamente bien se unan y creen una empresa a la que le va
bastante bien. Existen ciertos factores que son primordiales a la
hora e evaluar una empresa y repercusión en el mercado:

• Ingresos mensuales/semestrales/anuales
• Cantidad de trabajadores
• Redes de conexiones con otras empresas
• Instalaciones y tasación de las mismas

¿Cómo saber si una empresa es buena o es mala?

En Chile nos enfrentamos a la difícil decisión de consumir un


producto en una u otra parte, por lo que las empresas utilizan
diversos métodos para acercar a sus clientes a consumir en sus
instalaciones.

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¿Cuántas veces hemos visto en letreros de las avenidas que componen
las ciudades “20% de descuento” o “Por la compra de 1 te llevas el 2
gratis” o más comúnmente “Solo por hoy”? Son estas frases las que nos
hacen inclinarnos por una empresa u otra, pero aún así no sabemos si
estas empresas son éticas o no. Para saber un poco más debemos
preguntarnos:

¿Qué es la ética empresarial?

Sara Barajas, especialista en finanzas personales y quien ha escrito


este articulo en la revista Forbes nos lo explica bajo su perspectiva
experta:

“Uno de los temas que cada día resulta indispensable resaltar en las
empresas, es el de la ética empresarial, entendiéndose como tal, al
conjunto de principios y normas bajo las cuales se rigen las
actividades que desempeña una empresa. Permítanme referirme a
este valioso concepto, como la conciencia que ayuda a distinguir
entre los actos que son honestos o no y que generan
responsabilidades y beneficios para todos los involucrados con éste
ente empresarial.

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¿Cuándo o cómo ostentamos esa conciencia? Por ejemplo al producir
o comercializar un bien o servicio de alta calidad que satisfaga una
necesidad en el mercado, y sin pretender obtener ganancias
exorbitantes. Esto nos coloca frente a nuestros clientes, proveedores
y empleados como una empresa responsable y justa...en una
empresa ¡ética!

Otro ejemplo podría ser dar un trato digno a los empleados, a través
de escuchar sus ideas, necesidades e inquietudes, invitándolos a ser
productivos y ofrecerles la mejor remuneración posible asociada a
su productividad y a la situación financiera de la empresa.
Recordemos la Regla de Oro “trata a los demás como quieras que te
traten a ti”.

Un último ejemplo que quisiera mencionarles, es presentar la


información financiera mostrando los resultados reales por la
gestión realizada. Esto brinda la oportunidad de tomar
oportunamente las decisiones que fueren necesarias para todos los
usuarios de dicha información.

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Podríamos conceptualizar la ética empresarial como un activo intangible
que producirá beneficios económicos y sociales en el futuro y por largo
plazo para todos los que participan en y alrededor de la empresa.

El costo de no tener este activo puede ser alto, podemos perder el


esfuerzo de toda una vida, perder nuestro patrimonio y el de nuestra
familia, así como perjudicar al de las familias para las cuales representa
una fuente de ingresos y desarrollo profesional.

Una empresa sin ética empresarial, es decir, sin principios y normas de


comportamiento, está condenada, tarde o temprano, al fracaso y
posteriormente a desaparecer, no sin antes provocarnos fuertes dolores
de cabeza y problemas financieros que no podamos resolver.

¿Estaré exagerando?

Aunque suene muy romántico quiero concretar en éste último párrafo lo


que para mí significa: La ética empresarial es el alma de la empresa, lo
que la inspira a ser creativa, que guía sus actos y provoca el deseo de ser
reconocida y anhelada por inversionistas, empleados y clientes”

Ahora que comprendemos de mejor forma que es una empresa, la


seguridad, la administración y la ética, podemos avanzar y comenzar a
preguntarnos:

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¿Cuál es la finalidad de una empresa?

Tener una buena imagen empresarial, la cual acerque a los


consumidores de sus productos a sus instalaciones, obteniendo un
buen margen de rentabilidad a corto o mediano plazo, beneficiando
a la comunidad y a sus trabajadores, para de este modo instaurar su
marca en el tiempo, de manera transversal y longitudinal a la vez

¿Cuáles son los principales recursos de las empresas?

Existen diversos tipos de recursos en una empresa, y la idea es


aprovecharlos todos, pero para eso debemos tener claridad de que
un Supervisor de Seguridad no podrá controlar cada uno de ellos,
pero si podrá ayudar a tomar decisiones que los potencien de buena
manera.

1. Los recursos materiales: Son todos aquellos con los que cuenta la
empresa de manera tangible o intangible y que ayuda a concretar
sus productos y servicios por los medios que ellos estimen
convenientes.

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2. Los recursos financieros: Son todos aquellos relacionados con
finanzas o activos, los cuales permiten moverse dentro del mundo
empresarial, invirtiendo y ganando adeptos mediante la compra de
productos que aporten a generar crecimiento interno y externo en la
comunidad

3. Los recursos humanos: Son todos aquellos trabajadores y


personas que se relacionan directamente con la organización para
su beneficio, por lo que debemos tratarlos de la mejor manera
posible. Piensa que sin ellos, las empresas no funcionarían en
absoluto.

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Ahora que conocemos más acerca de los recursos humanos de las
empresas, podemos comenzar a ver los procesos de Administración
de la misma.

¿En que consiste el proceso de Administración?

El proceso de administrar una empresa, es generar cambios


relevantes e importantes, que sean permanentes en el tiempo y que
logren desarrollar elementos beneficios para la misma, manteniendo
la ética empresarial y velando por dejar una marca. La organización
y la planificación son parte fundamental del proceso, ya que
mediante estos recursos lograremos generar una optimización
dentro de la organización.

Planificar Organizar Cargos de trabajo Dirigir Controlar Ser eficiente Lograr las
metas Cumplir Objetivos Desarrollar

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Como pauta básica debemos comprender la línea secuencial del
proceso, el cual se manifiesta de la siguiente manera: Primero se
Planifica, posteriormente se Organiza y/o se Dirige. Finalmente se
Controla, maneja y Lidera.

Cuando se planifica se organiza y se dirige. La


organización de contenidos en base a la
planificación ayuda a controlar y manejar equipos
de trabajo y recursos. Por otra parte la
Planificación se encarga de dirigir, lo que permite
liderar el equipo hacia donde queremos llegar,
fortaleciendo competencias y habilidades,
mejorando lo bueno y eliminando lo malo.

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Definición Conceptual

Concepto Definición

Al planificar, fijamos metas y obje4vos dentro de la empresa, lo que nos permite


generar resultados óp4mos dentro de las mismas. Sin contar con una
Planificación
planificación adecuada, la empresa se verá trabajando sobre la marcha, lo que no
es beneficioso para los resultados finales de la organización en si.
Al organizar, y en base a la planificación, logramos iden4ficar tareas y obje4vos
para que las personas logren aplicarse en las tareas que se le han asignado. Esta
Organizar
organización debe aplicarse tanto en las personas o recursos humanos como en
los recursos financieros, estableciendo una clara dirección.
Al dirigir, logramos que los recursos humanos, las finanzas y la organización
Dirigir avance hacia las metas fijadas de la forma que la empresa lo dispone, lo que
permite que la empresa en general logre fijarse una meta clara y precisa.
El control ayuda a mantener las cosas ordenadas y tranquilas, ya que si no, las
personas y los recursos de la empresa podrían tomar direcciones que a la larga
Controlar podrían ser contraproducentes

El manejar equipos de trabajo establece prioridades a las cuales los miembros de


la organización deben apegarse. El manejar correctamente los recursos
Manejar
financieros ayuda a mantener la empresa de buena manera, sin entrar en gastos
excesivos que podrían ser perjudiciales

El liderar equipos es fundamental, ya que siempre se necesita un líder. Como


parte del proceso de liderazgo aparece el apoyar a los trabajadores, resolviendo
Liderar dudas y ayudando a op4mizar los procesos, lo cual aumenta su autoes4ma y
también aporta a cumplir en los 4empos y plazos establecidos.

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Funciones básicas de la Administración desde un
concepto generalizado:

PLANEACION: Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se

va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, políticas y

procedimientos.

OBJETIVO: Es la razón de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.

LOS PROGRAMAS: Son los planes que se deben realizar en un tiempo

determinado para lograr el objetivo propuesto.

LAS POLÍTICAS: Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las

actividades para alcanzar el objetivo.

LOS PROCEDIMIENTOS: Son las guías o formas de acción que nos dicen de que

forma se deben realizar las actividades.

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Necesidad de la Planificación:

La necesidad de la planificación en una empresa aparece


principalmente por tres razones:

1. Para obligar a pensar en el futuro .Se planifica para que todas las
personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan
anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los
problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

2. Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las


personas sean consientes de qué es lo que se espera de ellas y así
puedan cumplir con las funciones asignadas.

3. Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado


una planificación, los riesgos de pérdidas se aumentan y lo más
seguro es que la empresa fracase.

Esto no significa" que la planificación es la fórmula para que una


empresa nunca fracase, simplemente significa que una empresa que
planea sus- actividades tiene más probabilidades de triunfar. En la
empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya
que mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al
realizarse irán en beneficio de los socios.

Además en la Asamblea General los afiliados mediante su participación


solicitarán; a sus directivos programas y ejecuciones muy concretas que
deben ser tenidas en cuenta durante la planificación.

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Organización:

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de


autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una
empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR: Existen dos razones fundamentales por


las cuales es conveniente organizar:

1.Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizar las una sola
persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.

2. Para aprovechar los beneficios que trae la división del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Esta herramienta nos da a conocer qué


debe hacer cada persona, cada departamento u organismo,
describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las
atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que
trabajan a su cargo. La organización en la Cooperativa debe ser
permanente ya que es la única forma en que los socios podrán
conocer la marcha de la Empresa mediante la utilización de las
herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen
rápida, fácilmente comprensible y fiel de la situación de la sociedad.

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Dirección

Esta fase del proceso de administración, hace referencia a la forma


como se imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la
empresa y se explica qué es lo que debe hacerse.

Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de


quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las
características de una buena instrucción, la cual debe ser:

Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo


inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en
cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad
necesaria para cumplirla satisfactoriamente.

Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la


cantidad y calidad de la actividad a ejecutar. (Ejemplo: seleccionar
una producción o compra de papa, papa de primera, de segunda y de
tercera)

Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la


recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la
instrucción debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar
lo que éste quiere que se le diga.

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Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros
organismos, debe tener las características antes anotadas, lo cual
permitirá no solo una mayor eficiencia en la administración, sino
también una correcta información a los afiliados.

Coordinación

En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea que


haya una estrecha armonía entre los funcionarios de la empresa y
las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del
trabajo no tenga ningún obstáculo. Coordinar es armonizar todos los
actos y esfuerzos. Esta coordinación se puede obtener a través de
consultas de unas personas a otras, con participación democrática
caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos
de trabajo uniforme.

Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los
empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular.

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Control

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son


iguales o parecidos a los planes presentados, y permite básicamente
avisar en forma oportuna si algo está fallando y además si resulta
eficaz en el uso de los recursos También podemos decir que el
control consiste en la medición y corrección de la ejecución con
base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo
planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

• Establecimiento de patrones de comparación en puntos estratégicos.

• Medición de lo realizado.

• Comparación de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.

• Corrección de las fallas encontradas.

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10 rasgos básicos de un Gerente o Supervisor
1. Actitud optimista: Las organizaciones desean un gerente

que va a enfrentar cada proyecto y cada día de trabajo con una


actitud optimista. Un gerente que llegará sonriente y que expresará
buenos sentimientos acerca del trabajo que está realizando junto
con su equipo. Esto ayudará a mantener la moral elevada en la
empresa lo cual lleva a tener empleados satisfechos, bajas tasas de
rotación de personal, mayores índices de productividad y
crecimiento del negocio.

2. Confiabilidad: Cuando se trata de realizar las cosas, las

empresas querrán tener un gerente con el que pueda contar. Un


gerente confiable es alguien que siempre se presenta a trabajar a
tiempo, no afloja en el trabajo y puede contarse con él para
permanecer a altas horas si las necesidades de la oficina lo
requieren. Una persona a la que si la empresa requiere pedirle algo
simplemente haya que pedírselo, teniendo la seguridad de que
cumplirá con su cometido.

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3. Habilidades de resolución de problemas: Al

desempeñarse como un intermediario entre la empresa y la gente, el


gerente será el eslabón entre los empleados de niveles de base y
los de nivel superior , también servirá como mediador de disputas
entre empleados de los niveles inferiores. Con objeto de
desempeñar bien este papel, el gerente que se contrate tendrá que
ser capaz de manejar conflictos en el lugar de trabajo. Tendrá que
tener la capacidad de detectar los problemas cuando se están
formando y ahí de detenerlos así como poder negociar para resolver
conflictos más grandes que sí llegan a presentarse.

4. Integridad y confiabilidad: Al momento de contratar un

gerente las empresas preferirán una persona con un perfil de


integridad y honestidad, en la que puedan confiar. Claro que es
difícil identificar esto en una entrevista pero haciendo las preguntas
correctas, el entrevistador puede tener una percepción de la
integridad básica de la persona. Al contratar a alguien confiable, la
empresa reducirá el estrés de poner al mando del negocio a la
persona equivocada.

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5. Excelentes habilidades de servicio a clientes: No

importa el tipo de negocio en que esté, contar con un gerente que


sea excelente tratando con clientes será de mucha ayuda. En
realidad esta faceta puede que no ocupe un porcentaje muy alto de
las tareas diarias de un gerente, ya que esas obligaciones recaen en
otros empleados, sin embargo, cuando se presenten problemas con
clientes, es el gerente el que tiene el potencial de resolver la
situación o de agravarla. Se necesita contratar un gerente que sea
capaz de satisfacer hasta los clientes más exigentes de manera que
se les pueda retener y el negocio pueda seguir creciendo.

6. Motivación personal: la persona que usted contrate para el


puesto tendrá que ser capaz de desempeñar el trabajo sin la
necesidad de que se le vigile constantemente. Este individuo
necesita ser capaz de entender los objetivos básicos del negocio y
estructurar sus propias estrategias para alcanzar dichos objetivos.
Debe ser una persona capaz de aportar todo lo que tiene en cada
día de su labor, sin tener la estrecha supervisión de un jefe.

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7. Trabajar en equipo: El gerente deberá ser alguien que se

comprometa a trabajar en equipo con el fin de mejorar el negocio.


Esto quiere decir que el gerente no solamente está en el negocio
con la finalidad egoísta de progresar. Más bien, estará interesado en
hacer crecer el negocio por que será en su beneficio y en el de las
demás personas que colaboran en la empresa. Un gerente es un
intermediario que tiene que trabajar tanto con directivos en un nivel
superior como con trabajadores en los niveles más modestos,
entonces es muy importante que esta persona sea un verdadero
trabajador en equipo.

8. Conocimientos de la industria: El gerente deberá ser

alguien capaz de responder a las peguntas que le hagan los clientes


y miembros del staff. Esto significa que deberá tener un
conocimiento preciso de lo que está hablando. Aunque se puede dar
entrenamiento de una industria específica a alguien que es un buen
gerente, la persona ideal para el puesto será alguien que ya cuenta
con conocimientos avanzados o experiencia específica en esa
industria.

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9. Habilidad para mantener la calma: El rol de ser

gerente puede ser una pesada responsabilidad. Mucho estrés rodea


diariamente las tareas propias de la administración. Numerosos
problemas se presentan a lo largo de una jornada de trabajo y el
gerente es responsable de atenderlos de manera adecuada. Las
organizaciones preferirán contratar a alguien que sea capaz de
mantenerse calmado la mayoría de las veces. Un gerente tranquilo
mantendrá el ambiente de la oficina tranquilo lo cual llevará a un
incremento en la productividad y un mejor ambiente de trabajo. Esto
definitivamente hará crecer su negocio.

10. Habilidades de liderazgo: Mas allá de todas las

cualidades que las empresas quieren identificar en un gerente,


tienen que ser evidentes sus habilidades de liderazgo. El candidato
idóneo tiene que confiar en sus propias habilidades para dirigir al
equipo de trabajo. Necesita tener facilidad para hablar en público,
poder delegar tareas de una manera apropiada y ser alguien de
quien los trabajadores se sientan cómodos al recibir órdenes. Si las
empresas ven todas estas características en alguien durante una
entrevista, saben que es una apuesta segura el suponer que esa
persona será un buen gerente para su negocio.

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