GacetaNo 29772b 20230502 PDF

No.
29772-B Gaceta Oficial Digital, martes 02 de mayo de 2023 1
Año CXXII Panamá, R. de Panamá martes 02 de mayo de 2023 N° 29772-B
CONTENIDO
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Decreto N° 53
(De viernes 28 de abril de 2023)
QUE DESIGNA AL MINISTRO Y VICEMINISTRO DE CULTURA, ENCARGADOS
MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL
Resolución N° DM-136-2023
(De lunes 24 de abril de 2023)
QUE CREA EL DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE LAS AGENCIAS PRIVADAS DE EMPLEO Y LA VERSIÓN

NO.1 DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE ESTA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
Resolución N° DM-137-2023
(De lunes 24 de abril de 2023)
POR LA CUAL SE APRUEBA LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y

DESARROLLO LABORAL.
Gaceta Oficial Digital

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Manual de procedimientos y Página 1 de 44

funciones del Departamento de Versión No. 1
Regulación de las Agencias Privadas Fecha: Abril 2023
de Empleo
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

DE REGULACIÓN DE LAS AGENCIAS PRIVADAS DE EMPLEO
ABRIL 2023


de Empleo

DESPACHO SUPERIOR
DORIS ZAPATA ACEVEDO

Ministra
FERNANDO A. CASTILLERO E.
Viceministro
WINSTON SANCHEZ
Secretario General
JOHANNA GONZALEZ
Directora de Planificación
DEFF BLAISDELL
Subdirector de Planificación
ALFREDO MITRE
Director de Empleo
LAYDA MOJICA
Subdirectora de Empleo
TERESA ZARRAONANDIA
Jefa de Oficina de Asesoría Legal


de Empleo
EQUIPO TÉCNICO
OFICINA DE PLANIFICACIÓN
ASTRID CASTROVERDE
Analista de Planificación
DIRECCIÓN DE EMPLEO
LYANNE OSORIO
Jefa del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo
“CON EL APOYO DE LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS

MIGRACIONES (OIM) Y DE LA OFICINA DE POBLACIÓN, REFUGIADOS Y
MIGRACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ESTADO DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMÉRICA (PRM). SIN EMBARGO, LOS PUNTOS DE VISTA
EXPRESADOS NO REFLEJAN NECESARIAMENTE LAS POLÍTICAS OFICIALES DEL
GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA”


de Empleo
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos y Funciones del Departamento de Regulación de las

Agencias Privadas de Empleo, contiene una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades de esta unidad administrativa, en cumplimiento con el
reglamento de funcionamiento de las Agencias Privadas de Empleo (Decreto No.32 del
15 de abril de 2016), dentro del cual se establece que la Dirección General de Empleo
mantendrá una unidad administrativa que se encargará del registro actualizado de las
agencias de colocación de empleo.
El presente documento contiene la estructura organizativa del Departamento de

Regulación de las Agencias Privadas de Empleo, su administración del recurso humano,
funciones, procedimientos, formularios y anexos para la comprensión de cada una de las
actividades que se realizan en este departamento.
Al establecer el uso del manual de procedimientos y funciones, podemos darle soporte

a la operación para brindar un mejor servicio; permitiendo la facilidad de supervisión,
control, evaluación, medición y mejora de cada ente involucrado en los procesos, ya que
el mismo identifica la responsabilidad y las funciones de las actividades descritas en él.


de Empleo
ÍNDICE
I. CONCEPTOS ...................................................................................................................................... 6
II. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL ......................................................................................... 7
a. Objetivo del manual ....................................................................................................................... 7
b. Base legal......................................................................................................................................... 7
c. Uso del manual ............................................................................................................................... 8
d. Responsabilidad .............................................................................................................................. 8
e. Cobertura del manual .................................................................................................................... 8
III. CONTROLES INTERNOS............................................................................................................... 9
a. Estructura organizativa ................................................................................................................... 9
b. Objetivo del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo ................ 9
c. Funciones del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo ........... 10
d. Funciones administrativas del personal ..................................................................................... 11
e. PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 16
1. Procedimiento de atención de consultas a usuarios sobre las Agencias Privadas de
Empleo ................................................................................................................................................... 16
2. Procedimiento para tramitar licencias para las agencias privadas de empleo de mar y
tierra ....................................................................................................................................................... 18
3. Procedimiento para renovar las licencias para las agencias privadas de empleo de mar y
tierra ....................................................................................................................................................... 23
4. Procedimiento de revisión de informes bimensuales de las Agencias Privadas de Empleo
27
5. Procedimiento de atención de las denuncias vinculadas a las Agencias Privadas de
Empleo ................................................................................................................................................... 29
6. Procedimiento de cancelación de licencias de las Agencias privadas de Empleo. ............. 31
f. FORMULARIOS ................................................................................................................................. 35
g. ANEXOS............................................................................................................................................. 38


de Empleo
I. CONCEPTOS
1. Agencias o Empresas privadas de Empleo: son aquellas entidades privadas que

realizan actividades de recopilación, suministro de datos, colocación laboral,
asesoría en materia de personal y actividades relacionadas, que tenga como
objetivo proporcionar a los solicitantes o buscadores de empleo, una plaza de
trabajo digna, según los requerimientos de las empresas.
2. Denuncia: es una declaración que se realiza ante una autoridad sobre un hecho
que puede constituir delito. Es la comunicación, ya sea oral o por escrito, de un
suceso acontecido que se consideraría una infracción según las tipologías
criminales.
3. Pacto: acuerdo entre personas o entidades, en el que se define el compromiso y

la obligación de cumplir alguna cosa en específico.
4. Recurso Procesal: es el medio establecido en la Ley para obtener la modificación,

o invalidación de una resolución judicial, ya sea del mismo juez o tribunal que la
dicto o de otro de superior jerarquía. (Glosario OIM, 2019.)
5. Trata de personas: captación, transporte, traslado, acogida o recepción de

personas, recurriendo a la amenaza o al uso de la fuerza u otras formas de
coacción, al rapto, al fraude, al engaño, al abuso de poder o de una situación de
vulnerabilidad o a la concesión o recepción de pagos o beneficios para obtener
el consentimiento de una persona que tenga autoridad sobre otra, con fines de
explotación. Esa explotación incluye, como mínimo, la explotación de la
prostitución ajena u otras formas de explotación sexual, los trabajos o servicios
forzados, la esclavitud o las prácticas análogas a la esclavitud, la servidumbre o la
extracción de órganos. (Glosario OIM, 2019.)
6. OIM: Organización Internacional para las Migraciones.
7. MITRADEL: Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral.
8. OIT: Organización Internacional del Trabajo.


de Empleo
9. C118: Convenio 118.
10. APE: Agencias Privadas de Empleo.
11. MICI: Ministerio de Comercio e Industrias.
II. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
a. Objetivo del manual
Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al

comprender de forma ordenada, secuencial y detallada de las operaciones técnicas y
administrativas realizadas por el Departamento de Regulación de las Agencias
Privadas de Empleo, cuidando que éstas atiendan a la misión del Ministerio.
b. Base legal
 Constitución Política de la República de Panamá, 1972.
 Decreto de Gabinete No. 249 de 16 de julio de 1970, “Por el cual se dicta la

Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social”. (Gaceta Oficial No.
16665 de 27 de julio de 1970).
 Decreto de Gabinete No. 252 de 30 de diciembre de 1971, “Por el cual se

aprueba el Código de Trabajo” (Gaceta Oficial No. 17040 de 18 de febrero
de 1972).
 Decreto Ejecutivo No. 17 de 18 de abril de 1994, “Por el cual se aprueba el

Reglamento Orgánico del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social”. (Gaceta
Oficial No. 22536 de 16 de mayo de 1994).


de Empleo
 Ley No. 18 de 27 de mayo de 1999, “Por la cual se aprueba el Convenio sobre

las agencias de empleo privadas, 1997 (NUM. 181), adoptado por la
conferencia general de la organización internacional del trabajo (OIT), el 19 de
junio de 1997. (Gaceta Oficial No. 23820 de 17 de junio de 1999).
 Decreto Ejecutivo No. 32 de 15 de abril de 2016 que reglamenta el

funcionamiento de las Agencias Privadas de Colocación, derogando el
Decreto Ejecutivo N° 105 de 26 de diciembre de 1995. (Gaceta Oficial No.
28014-A del 20 de abril de 2016).
c. Uso del manual

Este documento será un instrumento de orientación al personal que labora en el
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo de la Dirección
de Empleo, estableciendo un conjunto de normas y procedimientos para regular
el proceso de ejecución de la labor y responsabilidad del departamento.
d. Responsabilidad
Es responsabilidad de la Dirección de Empleo a través del Departamento de
Regulación de las Agencias Privadas de Empleo, la ejecución de este manual cuya
función principal es otorgar la autorización temporal para operar de las Agencias
Privadas de Colocación.
e. Cobertura del manual

El Manual de Procedimientos y Funciones del Departamento de Regulación de las
Agencias Privadas de Empleo tiene cobertura en todas las dependencias del
Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral a nivel nacional, lo cual proporciona un
control general en el cumplimiento de las normas establecidas.


de Empleo
III. CONTROLES INTERNOS
a. Estructura organizativa
El Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo está

constituido dentro de la Estructura Organizativa de la Institución, como una unidad
administrativa establecida dentro de la Dirección de Empleo, cuya estructura
determina sus funciones y lo sitúa en el nivel operativo de la entidad.
b. Objetivo del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas

de Empleo
Orientar y regular el ejercicio de las Agencias Privadas de Empleo, según las

disposiciones legales vigentes, con el propósito de garantizar el reclutamiento
ético y evitar que se vulneren los derechos laborales de los trabajadores y
trabajadoras.


de Empleo
c. Funciones del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas

de Empleo
 Atender a las Agencias Privadas de Empleo que soliciten información y

deseen obtener una licencia.
 Atender las quejas presentadas sobre las Agencias Privadas de Empleo que
estén operando sin una licencia expedida por el Ministerio de Trabajo y
Desarrollo Laboral.
 Regular el funcionamiento de las Agencias Privadas de Empleo, en base a las

normas vigentes.
 Fiscalizar la entrega de los informes bimensuales de todas las personas

listadas o contratadas.
 Revisar los informes bimensuales que entregan las Agencias Privadas de

Colocación.
 Confeccionar el listado de las Agencias Privadas de Colocación a

inspeccionar, para supervisar que cumplan con las normas vigentes, en
coordinación con la Dirección de Inspección.
 Resolver el recurso de reconsideración presentado por una Agencia Privada

de Colocación con respecto al trámite de licencias negadas.
 Ofrecer capacitaciones a empresas y a buscadores de empleo sobre el rol de

las Agencias Privadas de Empleo, a fin de prevenir el manejo irregular de la
información de los buscadores de empleo, prevenir la trata de personas y
promover la contratación ética, formal y equitativa.
 Mantener cuadros estadísticos actualizados para llevar un registro de las

acciones realizadas por el departamento.


de Empleo
 Realizar reportes unificados de acciones de agencias privadas de colocación

que permitan conocer la cantidad de inserciones laborales gestionadas por
agencias, tipos de empleos, salarios, actividades económicas, ocupaciones y
otros datos estadísticos relacionados a la empleabilidad, los cuales serán
entregados a la Dirección de Planificación para el análisis estadístico.
 Realizar otras funciones que competen al ámbito de su responsabilidad y que

le sean asignadas por su Superior Jerárquico.
d. Funciones administrativas del personal
El personal que requiere esta unidad administrativa para ejercer sus funciones deben
cumplir con los siguientes perfiles: Jefe (a) de Departamento, secretaria (o) y analista, los
cuales tendrán las siguientes funciones:
Jefe (a) del Departamento: Coordinar las actividades relacionadas a la supervisión y

tramitación de las licencias de las Agencias Privadas de Empleo.
 Planificar, dirigir y programar las actividades y tareas del personal bajo su

supervisión directa.
 Ejecutar personalmente las tareas indelegables previstas en el puesto y aquellas

afines al mismo según lo disponga la Dirección de Empleo.
 Controlar y evaluar el desempeño, del avance de las actividades, el logro de

resultados, el uso de los recursos y el presupuesto de la unidad organizativa a su
cargo.
 Supervisar que los usuarios que requieran información sobre las Agencias Privadas
de Empleo, reciban una atención eficiente y de calidad.
 Supervisar que la información suministrada por las Agencias Privadas de Empleo,

sean integrados a la informes estadísticos del departamento.


de Empleo
 Supervisar los trámites de emisión de las licencias de las Agencias Privadas de

Empleo, así como sus renovaciones.
 Contactar con el sector empresarial marítimo y de tierra, referente a denuncias

recibidas por irregularidades, las cuales serán canalizadas a la Dirección de
Inspección.
 Coordinar y planificar en conjunto con la Dirección de Inspección el

acompañamiento de las inspecciones a las Agencias Privadas de Empleo.
 Desarrollar, presentar informes y síntesis sobre los resultados de actividades

realizadas por el departamento a la Dirección de Empleo y la Dirección de
Planificación.
 Elaborar propuestas de reorganización de métodos y procesos de trabajo que se

realizan en la unidad bajo su responsabilidad.
 Formular recomendaciones necesarias, según las normas y procedimientos

vigentes.
 Ser el apoyo técnico de la Dirección de Empleo en las Comisiones Nacionales

contra la Trata de Personas y de Refugiados.
 Realizar otras funciones que competen al ámbito de su responsabilidad y que le

sean asignadas por su Superior Jerárquico.
Secretaria (o): Realiza trabajos secretariales de responsabilidad y confidencialidad

vinculadas a la atención directa de una jefatura a nivel de departamento.


de Empleo
Dentro de sus funciones están:
 Programar las tareas en función de las prioridades y volumen de trabajo que se le

asignen.
 Redactar notas, memos, certificaciones, circulares y otros documentos de trabajo

que se le asignen.
 Revisar la correspondencia y documentos que se reciben en el departamento para

revisión y firma del superior.
 Atender llamadas telefónicas del departamento.
 Mantener en orden y actualizado el archivo general y confidencial del

departamento según lineamientos generales.
 Atender y suministrar información a funcionarios y usuarios que soliciten

orientación referente a las Agencias Privadas de Empleo.
 Atender y recibir las denuncias que lleguen al departamento y canalizar al

superior.
 Tramitar las acciones del personal ante la unidad administrativa correspondiente,

como viáticos, permisos, vacaciones, entre otros.
 Registrar las reuniones, citas y compromisos de su superior.
 Solicitar materiales y útiles de oficina llevando un control de los mismos.
 Controlar la disponibilidad y estado de los recursos asignados al puesto que

ocupa.


de Empleo

Analista: Realiza el análisis relacionado con los informes y trámites de licencias

concernientes a las Agencias Privadas de Empleo.
Dentro de sus funciones están:
 Recibir y examinar las solicitudes de Licencias de Agencias Privadas de Empleo,

que cumplan con los requisitos establecidos en las normas vigentes.
 Redactar resoluciones de aprobación o negación de las solicitudes de Licencia de

Agencia Privada de Empleo.
 Confeccionar las Licencias de Agencias Privadas de Empleo aprobadas por

Resolución.
 Resolver consultas escritas y reconsideraciones presentadas por los usuarios.
 Realizar visitas a los solicitantes de Licencias de Agencias Privadas de Empleo y a

las agencias que ya estén operando para verificar que cumplan con lo establecido
en las normas vigentes, en conjunto con la Dirección de Inspección.
 Mantener un registro de las actividades que se realizan en el departamento.
 Recibir y atender los informes de las Agencias Privadas de Empleo, como lo

establecen las normas vigentes.
 Realizar investigaciones referentes a las Agencias Privadas de Empleo referente a

las ofertas y demandas del mercado laboral, según instrucciones recibidas.


de Empleo
 Realizar sondeos para reunir información sobre las tendencias futuras del mercado
laboral.
 Presentar informes técnicos de las actividades realizadas, según lineamientos

generales e instrucciones recibidas.
 Mantener un archivo de los expedientes de las Agencias Privadas de Empleo.
 Guardar confidencialidad de las actividades que realiza en el departamento.
 Elaborar propuestas de reorganización de los métodos y procesos de trabajo que

se realizan en el puesto que ocupa.
 Controlar la disponibilidad y el estado de los recursos asignados al puesto que

ocupa.
 Programar los requerimientos de uso de recursos, materiales asignados al puesto

que ocupa.
 Asistir a reuniones de carácter técnico, según instrucciones recibidas.
 Brindar capacitaciones a usuarios y buscadores de empleo sobre el rol de las

Agencias de Empleo y los procedimientos determinados para la regulación de las
empresas.



de Empleo
e. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento de atención de consultas a usuarios sobre las Agencias

Privadas de Empleo
Objetivo: Absolver las consultas de los usuarios en la temática relacionada a las Agencias
Privadas de Empleo, como por ejemplo: requisitos para la emisión de las licencias,
registro de licencia, renovaciones, responsabilidad, entre otras.
1.1. Descripción del procedimiento
Usuario
 Se dirige y realiza consulta al Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo o ingresa a enlace digital destinado para enviar una consulta.
 Completa el Formulario No.1 de “Consultas Relacionadas con las Agencias

Privadas de Empleo”.
Nota: El formulario No.1 tiene variaciones dependiendo de si el usuario es persona

natural o una empresa.
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo

Analista
 Revisa consulta indicada por el usuario en el Formulario No. 1 de “Consultas

Relacionadas con las Agencias Privadas de Empleo”
 Brinda información al usuario.


de Empleo
1.2. Diagrama de Procedimiento


de Empleo
2. Procedimiento para tramitar licencias para las agencias privadas de

empleo de mar y tierra
Objetivo: Establecer procedimiento para la emisión de licencias para las agencias

privadas de empleo, de mar y de tierra, atendiendo al artículo No. 2 del Decreto Ejecutivo
No. 32 de 15 de abril de 2016, el cual indica que “El Ministerio de Trabajo y Desarrollo
Laboral, mediante resolución motivada, será la entidad encargada privativamente de
otorgar, suspender, denegar o cancelar la autorización temporal para operar las
Agencias Privadas de Empleo”.
Usuario (Representante legal de la empresa, apoderado o persona autorizada)
 Recopila documentación con los requisitos para la solicitud de la licencia (Anexo

No.1).
 Presenta documentación en el Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo y solicita una licencia nueva.
Nota: La presentación de documentos se podrá realizar de forma presencial o en las

plataformas digitales que destine el Ministerio.

Secretaria (o):
 Recibe la solicitud y la documentación verificando que se encuentre acorde a los

requisitos establecidos. En caso de ausencia de algún requisito, se le indica al
usuario la necesidad de subsanar para posteriormente volver a presentar.


de Empleo
 Registra datos de la empresa solicitante en formato digital destinado a llevar

control de las empresas que soliciten nueva licencia.
 Recibe y sella de recibido la solicitud del usuario y arma el expediente para la

revisión del jefe (a) del Departamento.

Jefe (a)
 Recibe el expediente y asigna equitativamente a los analistas.
 Lleva un control de los expedientes asignados a cada analista.

Analista
 Recibe el expediente y verifica que cumple con los requisitos legales para la
obtención de la licencia.
 Determina si cumple con los requisitos para obtener la licencia. En caso de

cumplir, se procede a solicitar número de licencia al Jefe de Departamento y
confecciona licencia.
 Confecciona resolución (sin asignar número y fecha de resolución).
 Entrega licencia, resolución y expediente al jefe del Departamento para su

validación.
Nota: En caso de que la solicitud sea negada se debe realizar una Resolución indicando
esta decisión; sin embargo, no se emitirá la licencia.


de Empleo

Jefe (a)
 Recibe la licencia, resolución y expediente, el cual verifica si se encuentran

correctas las actuaciones realizadas por el analista. En caso correcto entrega
documentación a la secretaria (a) para que se continúe con el trámite
correspondiente, en caso contrario regresa al analista.

Secretaria (o)
 Por medio de hoja de tramite entrega a la Dirección de Empleo la licencia,

resolución y expediente.
Dirección de Empleo
Director (a) de empleo o subdirector (ra) de empleo
Verifica la licencia, resolución y el expediente. En caso de encontrarse correcta la

documentación procede a firmar únicamente la resolución.
Despacho Superior
Ministra (o) o Viceministro (a)
 Verifica la licencia, resolución y el expediente. En caso de encontrarse correcta

la documentación procede a firmar la resolución y la licencia.
 Retorna el expediente al Departamento de Regulación de Agencias Privadas de

Empleo de la Dirección de Empleo.


de Empleo
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo (colocación)

Secretaria (o)
 Recibe documentación firmada.
 Coloca número y fecha de resolución según la secuencia de los controles

internos.
 Procede a realizar la notificación a la empresa.
Nota: De existir algún error de forma o fondo en la resolución o licencia, en cualquier

etapa del proceso de firmas, deberá ser retornado el expediente completo al
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo (colocación) para la
debida subsanación o modificación.
Este trámite tendrá una duración máxima de 30 días hábiles.


de Empleo


de Empleo
3. Procedimiento para renovar las licencias para las agencias privadas de

empleo de mar y tierra
Objetivo: Establecer procedimiento para la renovación de licencias para las agencias

privadas de empleo, de mar y de tierra.
 Recopila la documentación con los requisitos para la solicitud de la licencia (Anexo

No.1).
 Presenta la documentación en el Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo y solicita una renovación de licencia.
Nota: La presentación de documentos se podrá realizar de forma presencial o en las

plataformas digitales que destine el Ministerio.

Secretaria (o)
 Recibe la solicitud y la documentación verificando que se encuentre acorde a los

requisitos establecidos. En caso de ausencia de algún requisito, se le indica al
usuario la necesidad de subsanar para posteriormente volver a presentar.
 Registra datos de la empresa solicitante en formato digital destinado a llevar el

control de las empresas que soliciten renovaciones.
 Sella de recibido la solicitud del usuario, ubica el expediente de la empresa donde

se emitió la licencia por primera vez y anexa la nueva solicitud al expediente para
la revisión del jefe (a) del Departamento.


de Empleo
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo (colocación)

Jefe (a)
 Recibe el expediente y asigna equitativamente a los analistas.
 Lleva un control de los expedientes asignados a cada analista.

Analista
 Recibe el expediente y verifica que cumple con los requisitos legales para la
renovación de la licencia.
 Determina si la renovación será aprobada o negada. En caso de ser aprobada,

procede a confeccionar la licencia (tendrá el mismo número de la licencia
emitida por primera vez).
 Confecciona resolución (sin asignar número y fecha de resolución).
 Entrega licencia, resolución y expediente al jefe del Departamento para su

validación.
Nota: En caso de que la solicitud sea negada se debe realizar una resolución indicando
esta decisión; sin embargo, no se emitirá la licencia.

Jefe (a)
 Recibe la licencia, la resolución y el expediente, el cual verifica si se encuentran

correctas las actuaciones realizadas por el analista. En caso correcto entrega
documentación a la secretaria (o) para que se continúe con el trámite
correspondiente, en caso contrario regresa al analista.


de Empleo

Secretaria (o)
 Por medio de hoja de tramite entrega a la Dirección de Empleo la licencia, la

resolución y el expediente.
Director (a) de empleo o subdirector (a) de empleo
 Verifica la licencia, la resolución y el expediente. En caso de encontrarse correcta

la documentación procede a firmar únicamente la resolución.
Despacho Superior
Ministra (o) o Viceministro (a)
 Verifica la licencia, resolución y el expediente. En caso de encontrarse correcta

la documentación procede a firmar la resolución y la licencia.
 Retorna el expediente a la Dirección de Empleo, Departamento de Regulación

de Agencias Privadas de Empleo.

Secretaria (o) o Analista
 Recibe la documentación firmada.
 Coloca el número y fecha de resolución según la secuencia de los controles

internos.
 Procede a la notificación de la empresa.
Nota: De existir algún error de forma o fondo en la resolución o la licencia, en cualquier

etapa del proceso de firmas, deberá ser retornado el expediente completo al
Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo (colocación) para la
debida subsanación o modificación.


de Empleo
Este trámite tendrá una duración máxima de 30 días hábiles.



de Empleo
4. Procedimiento de revisión de informes bimensuales de las Agencias

Privadas de Empleo
Objetivo: Establecer el procedimiento para la revisión de los informes bimensuales que

deben entregar las Agencias Privadas de Empleo y llevar un registro estadístico de las
contrataciones realizadas por ellas; esto en cumplimiento al Artículo No.4 del Decreto
Ejecutivo No. 32 de 15 de abril de 2016.
 Accede a la plantilla del informe bimensual que debe suministrar. La misma la

podrá descargar en la página web del MITRADEL o en las plataformas que se
dispongan para este fin.
 Envía el informe bimensual al Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo o a la plataforma que se disponga para este fin.
Nota: Los datos que debe contener el informe bimensual se encuentran en los listados
en el anexo No.2.

Jefe (a)
 Confirma el recibido del informe e indica que se procederá a la revisión del mismo.
 Evalúa el informe recibido y solicita corrección en caso de que se amerite.
 Realiza un informe consolidado con los informes recibidos bimensualmente por

las diferentes Agencias de Empleo.


de Empleo
 Suministra un informe a la Dirección de Inspección de las Agencias Privadas de

Empleo que no cumplieron con el envío del informe debido, para que se proceda
con la realización de las inspecciones correspondientes por incumplimiento.
 Envía los informes estadísticos bimensuales al Departamento de Estadística de la

Dirección de Planificación.


de Empleo
5. Procedimiento de atención de las denuncias vinculadas a las Agencias

Privadas de Empleo
Objetivo: Establecer procedimiento de atención de denuncias realizadas por los usuarios

en materia de las Agencias Privadas de Empleo.

Usuario
 Se presenta personalmente al Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo (colocación) o a través de las plataformas digitales que disponga
Mitradel.
 Completa la declaración de la denuncia mediante el formulario de Declaración de

Denuncia (Formulario No.2).

Secretaria (o)
 Informa al jefe (a) del departamento para que el usuario pueda ser atendido.

Jefe (a)
 Recibe al usuario y la declaración de denuncia mediante el formulario de

Declaración de Denuncia (formulario No.2).
 Realiza informe de la denuncia, el cual remitirá al Director (ra) de Empleo.


de Empleo
Director (ra)
 Verifica informe de denuncias y da visto bueno para que sea remitido a la

Dirección de Inspección.


de Empleo
6. Procedimiento de cancelación de licencias de las Agencias privadas de

Empleo.
Objetivo: Cancelar la licencia de Agencias Privadas de Empleo, en los casos de que estas
incumplan o sean sancionadas por tercera vez como se establece en el Articulo No. 8 del
Decreto Ejecutivo No. 32 del 15 de abril de 2016.
Dirección General de Trabajo (DGT)

Secretaria Judicial
Jefe (a)
 Realiza informe de las Agencias Privadas de Empleo que han sido sancionadas por
tercera vez, según lo indicado en el Articulo No. 8 del Decreto Ejecutivo No. 32
del 15 de abril de 2016.
 Suministra informe a Director (ra) General de Trabajo.
Dirección General de Trabajo (DGT)

Director (ra)
 Revisa informe de las Agencias Privadas de Empleo que han sido sancionadas por
tercera vez; de encontrarse correcto, procede a remitirlo a la Dirección de Empleo
para su debido trámite de cancelación de licencia.
Director (ra)
 Revisa informe de las Agencias Privadas de Empleo que han sido sancionadas por
tercera vez y procede a remitirlo al Departamento de Regulación de las Agencias
Privadas de Empleo para comenzar con el trámite de cancelación de licencia.


de Empleo

Jefe (a)
 Recibe informe de las Agencias Privadas de Empleo que han sido sancionadas por
tercera vez.
 Asigna al analista para la confección de resolución de cancelación de licencia de

Agencias Privadas de Empleo.

Analista
 Confecciona resolución de cancelación de licencia de la Agencia Privada de

Empleo.
 Confecciona nota dirigida al Ministerio de Comercio e Industria (MICI) solicitando

la cancelación del Aviso de Operaciones de la Agencia Privada de Empleo, la cual
será firmada por el Ministro (a) de Trabajo y Desarrollo Laboral.

Jefe (a)
 Revisa la resolución y la nota confeccionada por el Analista; de encontrarse

correcto, procede a enviar al Director (ra) de Empleo.
Director (ra)
 Revisa la resolución y la nota; de encontrarse correcto, se envía a Secretaría

General para su revisión.


de Empleo
Secretaría General
Secretario (a) General
 Revisa resolución y nota; de encontrarse correcto, procede a enviar a Despacho

del Ministro (a).
Despacho Superior
Ministro (a)
 Firma la resolución de cancelación de licencia de la Agencia Privada de Empleo.
 Firma la nota dirigida al Ministerio de Comercio e Industria para solicitar la

cancelación del Aviso de Operaciones de la Agencia Privada de Empleo.
Director (ra)
 Recibe la resolución y la nota firmada por el Ministro (a).
 Envía la nota firmada al Ministerio de Comercio e Industria y envía copia de la nota

firmada al Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo.
 Remite la resolución firmada al Departamento de Regulación de las Agencias

Privadas de Empleo.

Jefe (a)
 Recibe la documentación firmada.
 Notifica a la Agencia Privada de Empleo a través de resolución la cancelación de

la licencia.


de Empleo
 Archiva documentación y lleva un registro estadístico de las licencias canceladas

mensualmente.


de Empleo
f. FORMULARIOS
Formulario No.1
Formulario No. 1 – Consultas relacionadas con las Agencias Privadas de Empleo
Tipo de usuario: Persona natural
Sección - Información del usuario que realiza la consulta
1. Nombre del usuario: __________________________________________________________
2. Número de identificación personal del usuario: ________________________________
3. Indique cuál es su sexo: ______________
4. Indique su provincia de residencia: ____________________________________________
5. Indique su distrito de residencia: _______________________________________________
6. Indique su corregimiento de residencia: ________________________________________
7. Número de teléfono de contacto: _____________________________________________
8. Dirección de correo electrónico de contacto: __________________________________
Sección – Detalle de consulta:
Especifique y detalle su consulta o pregunta:
Especificaciones del formulario: formato digital.


de Empleo
Formulario No. 1 – Consultas relacionadas con las Agencias Privadas de Empleo
Tipo de usuario: Persona jurídica.
Sección - Información del usuario que realiza la consulta
1. Nombre comercial de la empresa: ___________________________________________
2. Razón Social de la empresa: _________________________________________________
3. Número de R.U.C.: ___________________________________________________________
4. Nombre del representante legal: _____________________________________________
5. Nombre de persona que realiza la consulta: __________________________________
6. Indique provincia de ubicación de la empresa: _______________________________
7. Indique distrito de ubicación de la empresa: __________________________________
8. Indique corregimiento de ubicación de la empresa: __________________________
9. Número de teléfono de contacto: _____________________________________________
10. Dirección de correo electrónico de contacto: __________________________________
Sección – Detalle de consulta:
Especifique y detalle su consulta o pregunta:
Especificaciones del formulario: formato digital.


de Empleo
Formulario No.2

DIRECCIÓN DE EMPLEO
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE LAS AGENCIAS PRIVADAS DE EMPLEO (COLOCACIÓN)
FORMULARIO NO.2: DECLARACIÓN DE DENUNCIAS
Señores Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo de la Dirección General de Empleo.
I. DENUNCIANTE:
Quien suscribe _____________________________________, sexo ___________, mayor de edad, con documento de identificación
personal número ________________, nacional de _________________, con domicilio en _____________________________, teléfono
número _______________, correo electrónico _______________________.
II. DENUNCIADO:
Presento formal denuncia contra la persona _____ natural o ______ jurídica, denominado(a) ______________________________,
ubicable en _________________________, con datos generales
_____________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________.
DENUNCIA: Relato de los hechos a denunciar:
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________
FIRMA DEL DENUNCIANTE
FECHA DE DENUNCIA: _____________________________________
Confirmación de Recepción de Denuncia:
_________________________________________________
Nombre de la persona que recibe la denuncia
__________________________________________________
Firma del jefe (a) del Departamento
Especificaciones del formulario: formato PDF digital o impresión en 8 ½ x 11.


de Empleo
g. ANEXOS
Anexo No.1 – Requisitos para emisión de licencias
LICENCIA PARA LAS AGENCIAS DE MAR:
- Poder dirigido a la Dirección de Empleo del MITRADEL, debidamente notariado (si es
presentado por Abogado).
- Solicitud dirigida al MITRADEL.
Persona Natural:
1. Certificado de Nacimiento y copia autenticada de la cédula (nacionales).
2. Copia autenticada del pasaporte y carné de migración (extranjeros).
3. Foto en versión digital donde se reconozcan las facciones faciales.
Persona Jurídica:
1. Certificado de Nacimiento y copia autenticada de las cédulas de los Dignatarios y
Representante legal de la sociedad.
2. Foto en versión digital donde se reconozcan las facciones faciales.
Otros documentos para presentar:
- Aviso de operaciones en las actividades económicas descritas en el C118 para la
colocación e intermediación de personal.
- Certificado de Registro Público.
- Copia de pacto social autenticado (persona Jurídica).
- Recibo de teléfono fijo de la empresa u oficina de la agencia.
- Nota detallando la dirección exacta donde opera la agencia privada de empleo
(colocación), teléfonos y correos electrónicos.
- Croquis con la ubicación exacta de la empresa.


de Empleo
- Paz y salvo de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas.
- Garantía a favor del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (Fianza).
- Declaración Jurada/Nota de compromiso de no cobro, dirigida al Director (a) de
Empleo, debidamente notariada.
- Depósito de B/.100.00 a favor del Tesoro Nacional (slip proporcionado en la caja del
MITRADEL).
- Firma del Pacto Ministerial Contra la Trata de Personas y la Protección de la Dignidad
Humana.
LICENCIA PARA LAS AGENCIAS DE TIERRA:
- Poder dirigido: Dirección de Empleo del MITRADEL, debidamente notariado (si es
presentado por Abogado).
- Solicitud de la Licencia dirigida al MITRADEL.
- Aviso de operaciones en las actividades económicas descritas en el C118.
- Certificado de Registro Público.
- Copia de pacto social autenticado (persona Jurídica).
- Nota detallando la dirección exacta donde opera la agencia privada de empleo
(colocación), teléfonos y correos electrónicos.
- Croquis con la ubicación exacta de la empresa.
- Paz y salvo de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas.
- Paz y Salvo Municipal de la circunscripción que establezca donde estarán las oficinas de
las agencias de colocación de empleados.
- Paz y Salvo del Seguro Social.
- Cheque certificado a favor del Tesoro Nacional por la suma de B/.100.00 (slip
proporcionado en la caja del MITRADEL).


de Empleo
- Firma del Pacto Ministerial Contra la Trata de Personas y la Protección de la Dignidad
Humana
Anexo No.2 – Datos por recopilar en los informes bimensuales
Los datos mínimos con los que deben cumplir los informes bimensuales suministrados
por las empresas, son los siguientes:
Información de las agencias
1. Fecha de Inserción.
2. Nombre de la Agencia.
3. Número de Licencia.
4. Nombre de la Empresa para la que realizó el proceso de inserción laboral.
5. Tamaño de la empresa (en cantidad de trabajadores).
6. Describa a que se dedica la empresa (actividad económica).
7. Provincia y distrito donde está ubicada la empresa.
8. Como se dio el servicio de inserción laboral.
Información de los trabajadores (as) Insertados
1. Nombre.
2. Cédula.
3. Nacionalidad.
4. Origen.
5. Sexo.
6. Edad.
7. Nivel académico.
8. Detalle la titulación obtenida.
9. Provincia, distrito y corregimiento donde reside.


de Empleo
10. Ocupación.
11. Tipo de contrato.
12. Salario.
13. Duración del contrato.
14. Cantidad de buscadores de empleo registrados en su base de datos.
VACANTES REGISTRADAS O SOLICITADAS POR TERCERAS EMPRESAS
1. Cantidad de Vacantes.
2. Tipo de vacantes: Temporal o permanente.
3. Área profesional de búsqueda: Administrativa, operativa. Gerencial, técnica, otro.
4. Necesidades comunes de formación requeridas: computación, idiomas, servicio al cliente,
competencias profesionales, títulos académicos, etc.
5. Cantidad de empresas buscadoras de talento registradas en su base de datos.


de Empleo
Anexo No.3 – Pacto contra la trata de personas en las Agencias Privadas de

Empleo
Firma del Pacto Ministerial Contra la Trata de Personas y la

Protección de la Dignidad Humana .
La persona que suscribe, _____________________, con número de

identidad____________________, vecino de esta ciudad y cuyas generales
permanecen en su expediente para la solicitud de una licencia de Agencia Privada de
Empleo, en cumplimiento de lo dispuesto en:
- La Ley No. 18 de 27 de mayo de 1999, “Por la cual se aprueba el Convenio sobre
las agencias de empleo privadas, 1997 (NUM. 181), adoptado por la conferencia
general de la organización internacional del trabajo (OIT), el 19 de junio de 1997”,
- Las recomendaciones de Montreal sobre la Contratación de la OIM.
- Principios establecidos por el Sistema Integrado de Reclutamiento Ético (IRIS)
Ante lo dispuesto, la empresa:
NOMBRE DE LA EMPRESA
Declara:
Primero: Que se compromete a cumplir las disposiciones de regulación de las agencias
privadas de empleo, determinadas por el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral, a fin
de cumplir las Leyes Nacionales e Internacionales sobre la protección de los datos y la
vulnerabilidad de las personas buscadoras de empleo.
Segundo: Que la empresa protegerá la información personal de los buscadores de

empleo que se registren en su base de datos y que esta no será comercializada
posteriormente, por ninguna causa.
Tercero: Que la empresa procurará compartir los perfiles de los buscadores de empleo
con empresas legalmente constituidas, siempre y cuando estas ofrezcan contratos
laborales formales en cumplimiento de las leyes laborales panameñas, procurando la
contratación decente y equitativa.
Cuarto: Que la empresa realizará reclutamientos y convocatorias no discriminatoria e

incluyente, promoviendo un proceso ético y seguro para los buscadores de empleo.


de Empleo
Quinto: Que la empresa velará primordialmente por el bienestar y la seguridad de los

buscadores de empleo antes de cualquier interés económico o comercial.
Sexto: Que la empresa entregará a la entidad reguladora los informes de acciones

relacionadas a la promoción de empleo, los perfiles de los buscadores de empleo y las
vacantes solicitadas, a fin de determinar las principales necesidades del mercado y el
movimiento sociolaboral del empleo.
Séptimo: Que la empresa, por ninguna razón cobrará, dinero o bienes, a ningún
buscador de empleo a cambio de intermediación para empleo alguno.
Octavo: Que se respetará y promoverá, sobre cualquier situación, la libertad de

movimiento de los trabajadores.
Noveno: Que la empresa informará a sus usuarios que es una Agencia debidamente
registrada y que cumple con las regulaciones establecidas por el Ministerio de Trabajo y
Desarrollo Laboral.
Panamá ha asumido un compromiso con la protección de la dignidad humana y

persecución del delito de trata de personas con fines de explotación sexual o laboral,
proceso en el que las ofertas de empleo fraudulentas son unos de los principales
mecanismos para identificar a posibles víctimas.
A partir de la firma de este pacto, LA EMPRESA se une voluntariamente a realizar
acciones para combatir este flagelo, formalizando su compromiso mediante la firma de
este pacto, con el propósito de construir una sociedad que protege al ser humano.
“NO A LA TRATA DE PERSONAS”
Dado en la Ciudad de _______________, a los _____ días del mes de

______________ de 202___.
Firmantes,
_______________________________ ______________________________
Por el MITRADEL Por la Empresa


de Empleo
Anexo No. 4 – Definición de símbolos de los diagramas de procedimientos











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No.

29772-B Gaceta Oficial Digital, martes 02 de mayo de 2023 1

Año CXXII Panamá, R. de Panamá martes 02 de mayo de 2023 N° 29772-B

QUE DESIGNA AL MINISTRO Y VICEMINISTRO DE CULTURA, ENCARGADOS

MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

QUE CREA EL DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE LAS AGENCIAS PRIVADAS DE EMPLEO Y LA VERSIÓN

POR LA CUAL SE APRUEBA LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y

Gaceta Oficial Digital

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Manual de procedimientos y Página 1 de 44

MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

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DORIS ZAPATA ACEVEDO

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Manual de procedimientos y Página 3 de 44

“CON EL APOYO DE LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS

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El Manual de Procedimientos y Funciones del Departamento de Regulación de las

El presente documento contiene la estructura organizativa del Departamento de

Al establecer el uso del manual de procedimientos y funciones, podemos darle soporte

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Manual de procedimientos y Página 5 de 44

Gaceta Oficial Digital

Manual de procedimientos y Página 6 de 44

1. Agencias o Empresas privadas de Empleo: son aquellas entidades privadas que

3. Pacto: acuerdo entre personas o entidades, en el que se define el compromiso y

4. Recurso Procesal: es el medio establecido en la Ley para obtener la modificación,

5. Trata de personas: captación, transporte, traslado, acogida o recepción de

6. OIM: Organización Internacional para las Migraciones.

7. MITRADEL: Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral.

8. OIT: Organización Internacional del Trabajo.

Gaceta Oficial Digital

Manual de procedimientos y Página 7 de 44

9. C118: Convenio 118.

10. APE: Agencias Privadas de Empleo.

11. MICI: Ministerio de Comercio e Industrias.

II. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

a. Objetivo del manual

Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al

 Constitución Política de la República de Panamá, 1972.

 Decreto de Gabinete No. 249 de 16 de julio de 1970, “Por el cual se dicta la

 Decreto de Gabinete No. 252 de 30 de diciembre de 1971, “Por el cual se

 Decreto Ejecutivo No. 17 de 18 de abril de 1994, “Por el cual se aprueba el

Gaceta Oficial Digital

Manual de procedimientos y Página 8 de 44

 Ley No. 18 de 27 de mayo de 1999, “Por la cual se aprueba el Convenio sobre

 Decreto Ejecutivo No. 32 de 15 de abril de 2016 que reglamenta el

c. Uso del manual

e. Cobertura del manual

Gaceta Oficial Digital

Manual de procedimientos y Página 9 de 44

III. CONTROLES INTERNOS

El Departamento de Regulación de las Agencias Privadas de Empleo está

b. Objetivo del Departamento de Regulación de las Agencias Privadas

Orientar y regular el ejercicio de las Agencias Privadas de Empleo, según las

Gaceta Oficial Digital

Manual de procedimientos y Página 10 de 44