Auditoría de fórmulas

La barra de auditoría de fórmulas es una excelente herramienta para controlar y auditar las fórmulas en las
hojas. Esta herramienta nos permite realizar un seguimiento de las fórmulas y los datos, así como la
localización y control de errores de cálculo que se produzcan en las hojas de nuestro libro.

En la ficha Fórmulas de la cinta de opciones de Excel encontraremos el grupo Auditoría de fórmulas.

Con las herramientas que brinda podremos realizar una revisión sobre los cálculos realizados en la hoja
activa.

Con las herramientas que brinda podremos realizar una revisión sobre los cálculos realizados en la hoja activa.

Primero haremos una breve explicación de cada una de las posibles opciones que nos ofrece este grupo de
herramientas y luego mostraremos un ejemplo práctico de la utilización del rastreo de fórmulas.

Rastrear precedentes

Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente. Para rastrear las
celdas que proporcionan directamente valores a la fórmula de la celda activa, haremos clic de nuevo en el
botón Rastrear precedentes.

Rastrear dependientes

Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Para agregar
niveles adicionales de dependientes indirectos, haremos clic de nuevo en el botón Rastrear dependientes.

Quitar flechas

Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear dependientes.

Mostrar fórmulas

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Muestra la fórmula en cada celda, en lugar del valor resultante.

Comprobación de errores

Busca errores comunes en las fórmulas, indicándonos donde se encuentra, ofreciéndonos ayuda sobre porque y
como solucionar el error o la opción de modificar la fórmula para corregirlo.

Evaluar fórmula

Muestra el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, para depurar una fórmula, evaluando cada parte de la fórmula
individualmente.

A medida que pulsemos el botón Evaluar sustituye la referencia subrayada por el valor correspondiente.

A medida que pulsemos el botón Paso a paso para entrar irá mostrando las fórmulas de las celdas precedentes.

Ventana inspección

Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.

Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible independientemente del área que se
muestre del libro.

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Ejemplos sobre auditoría de fórmulas
Ejemplo de Comprobación de errores
Tenemos una hoja donde se calcula el importe de los trabajos de mantenimiento de una red local realizados para
una empresa.

Para realizar la factura se han utilizado los valores del ‘Coste de Material’, ‘Importe Horas’ y ‘Desplazamiento’.

Como se puede observar el valor del IVA y

Total de la factura, presentan errores de
cálculo de tipo #VALOR.

Utilizaremos el botón ‘Comprobación

de errores’, para que Excel nos indique
donde se localiza el error y así actuar en
consecuencia (en este caso resulta muy
evidente donde está localizado).

Se abrirá el cuadro de dialogo

indicándonos que se ha localizado un
error en la fórmula introducida en la
celda D19, indicándonos que uno de los
valores utilizados para el cálculo no es
correcto. Si pulsáramos el botón
‘Siguiente’, nos mostraría el siguiente
error localizado en la celda D21.

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Pulsaremos sobre el botón ‘Modificar en la barra de fórmulas’ para realizar la corrección de las referencias de la
celda C19, que es la causante de este error.

Después de realizar la corrección,

pulsaremos el botón ‘Reanudar’ para que
Excel vuelva a hacer una comprobación de
los posibles errores de cálculo que aún
queden en la hoja.

Podemos observar cómo al corregir el

error de la celda D19 el siguiente error
de la celda D21 también se ha corregido
ya que es una celda dependiente del
valor de la celda D19.

Ejemplo de Evaluar fórmulas

Tomando la hoja del ejemplo anterior, vamos a evaluar la fórmula introducida en la celda D17.

Seleccionamos la celda D17 y pulsamos el botón ‘Evaluar fórmula’. Se abre el cuadro de diálogo mostrándonos
la fórmula escrita en la celda y dejando subrayada la primera referencia de la fórmula.
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Si pulsamos el botón ‘Evaluar’, se sustituirá la referencia por su valor. En nuestro caso el valor de la celda D16.

Si por el contrario, si hubiéramos

pulsado el botón ‘Paso a paso para
entrar’ nos mostraría, qué fórmula está
escrita en la celda D16. Si la celda que
esta subrayada no proviene de ninguna
fórmula, simplemente nos mostraría el
valor de la celda.

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Ejemplo de Rastreo de celdas
En este ejemplo mostraremos el rastreo de celdas precedentes y dependientes en un libro de Excel de dos hojas
de cálculo.

Precedentes son celdas que afectan al valor de la celda inspeccionada. Dependientes son las celdas afectadas por
la celda seleccionada. Veamos esto con un ejemplo:

En la hoja Costes tenemos una tabla de precios de transporte en función del peso del artículo.

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En la hoja Artículos tenemos la lista de los artículos con sus pesos.

En la celda F2 tenemos de la hoja ‘Costes’ una lista desplegable con Validación de Datos, basada en la lista de
artículos de la hoja ‘Artículos’.

En la celda F3 ponemos la fórmula =BUSCARV(F2; tabla_articulos_pesos;2;0) que nos da el peso del artículo
que aparece en la celda F2. Como matriz de búsqueda hemos utilizado un nombre de rango creado previamente
que hace referencia a las columnas nombre y peso de la lista de artículos.

En la celda F4 introducimos la fórmula =BUSCARV(F3;tabla_pesos_coste;2;1) para determinar el coste del

transporte de acuerdo al peso del artículo.

Seleccionamos A7 (o cualquier celda en el rango A2:A8) y accionamos la opción Rastrear dependientes.

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Excel traza una flecha que indica que la celda F4 es afectada por el valor de la celda A7.

Ahora seleccionamos la celda F4 y pulsamos Rastrear Precedentes.

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Vemos que F3 es precedente de F4 (afecta su valor) y también todo el rango A2:B8 que además de la flecha
aparece enmarcado con un borde de color azul.

¿Qué pasa cuando las celdas precedentes están en otra hoja? Ese es el caso de la fórmula en la celda F3 que es
afectada por los valores de la tabla artículos en la hoja Artículos.

En ese caso Excel señala que se trata de una referencia remota poniendo una flecha y en su extremo el símbolo
de una tabla.

Para ver las referencias a las celdas precedentes tenemos que apuntar con el ratón a la flecha (la figura del ratón
cambia de una cruz a una flecha) y hacer un doble clic.

Esto abrirá el cuadro de diálogo ‘Ir A’, donde podemos ver la lista de las celdas de la hoja ‘Artículo’ que afectan
a la fórmula.

Podemos elegir una de las celdas de la lista y pulsar aceptar para ir al rango en cuestión.

Si deseamos quitar las flechas de rastreo, tanto precedentes como dependientes pulsaremos el botón ‘Quitar
flechas’.

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