Sistema de Gestion de Control Sodimac

Universidad Nacional “Pedro Ruiz Gallo”
Facultad de Ingeniería Civil, de Sistemas y Arquitectura
Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas
APLICACIÓN DEL MODELO DE PROCESOS DE

NEGOCIO USANDO BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT (BPM) EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA PRIVADA “EXCELENCIA” DE NIVEL
SECUNDARIO EN LA PROVINCIA DE CHICLAYO,
LAMBAYEQUE A TRAVÉS DE UN BPMS
(BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE)
Tesis para optar el título profesional de Ingeniero de Sistemas
Autor:
Christian Mauricio Campos Risco
Asesor:
Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala
Lambayeque – Perú
Setiembre del 2018

APLICACIÓN DEL MODELO DE PROCESOS
DE NEGOCIO USANDO BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT (BPM) EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA PRIVADA “EXCELENCIA” DE
NIVEL SECUNDARIO EN LA PROVINCIA DE
CHICLAYO, LAMBAYEQUE A TRAVÉS DE
UN BPMS (BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT SUITE)
DEDICATORIA
Esta tesis va dedicada a mis padres, que me apoyaron a lo largo

de mi formación profesional siendo un soporte fundamental e
irremplazable que me impulsó a seguir adelante día a día.
iv
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer en primer lugar a Dios, que gracias a Él todo

esto ha sido posible, también a mis amigos y colegas que durante los años
de formación aprendimos y nos apoyamos entre nosotros, a mi asesor
Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala, por el apoyo brindado para
culminar este trabajo. A la directora Carmen Aguinaga Doig por facilitar
la información y a todo su personal disponible para culminar este trabajo.
v
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL ................................................................ 12
1.1 Título del proyecto ........................................................................................... 12
1.2 Autor ................................................................................................................ 12
1.3 Asesor .............................................................................................................. 12
1.4 Lugar ................................................................................................................ 12
1.4.1 Institución ................................................................................................. 12
1.4.2 Locación ................................................................................................... 12
CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ................................ 14
2.1 Situación Problemática .................................................................................... 14
2.2 Formulación del problema de investigación .................................................... 16
2.3 Hipótesis .......................................................................................................... 16
2.4 Objetivos .......................................................................................................... 17
2.4.1 Objetivo General....................................................................................... 17
2.4.2 Objetivos Específicos ............................................................................... 17
CAPÍTULO III: DISEÑO TEÓRICO ............................................................................ 18
3.1 Antecedentes .................................................................................................... 18
3.1.1 Nivel Local ............................................................................................... 18
3.1.2 Nivel Nacional .......................................................................................... 21
3.1.3 Nivel Internacional ................................................................................... 23
3.2 Bases Teóricas ................................................................................................. 24
3.2.1 Eficiencia .................................................................................................. 24
3.2.2 Administración de la Calidad ................................................................... 24
3.2.3 Gestión de la Calidad ................................................................................ 25
3.2.4 Mejora de Procesos ................................................................................... 26
3.2.5 Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) ......... 27

vi
3.2.6 Éxito de BPM ........................................................................................... 28
3.2.7 Modelo y Notación de Procesos de Negocio (Business Process Model and

Notation) ................................................................................................................. 29
3.2.8 ¿Por qué es importante Modelar con BPMN? .......................................... 29
3.2.9 Suite para la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process

Management Suite) ................................................................................................. 30
3.2.10 Procesos de Negocio ................................................................................. 30
CAPÍTULO IV: DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................. 31
4.1 Diseño de contrastación de Hipótesis .............................................................. 31
4.1.1 Variables e Indicadores ............................................................................ 31
4.1.2 Estrategia para la demostración de la Hipótesis ....................................... 32
4.2 Población y Muestra ........................................................................................ 32
CAPÍTULO V: FASE DE ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ....................... 34
5.1 Situación actual y antecedentes ....................................................................... 34
5.1.1 Estructura Organizacional ........................................................................ 34
5.2 Análisis de los Procesos Actuales .................................................................... 35
5.2.1 Requisitos de Alcance .............................................................................. 35
5.2.2 Análisis de Procesos ................................................................................. 35
CAPÍTULO VI: FASE DE MODELADO DE LOS PROCESOS ACTUALES ........... 39
6.1 Modelamiento basado en BPMN ..................................................................... 39
6.1.1 Gestionar Matrícula (MAT)...................................................................... 40
6.1.2 Gestionar los Aprendizajes (APR) ........................................................... 46
6.2 Captura de Métricas ......................................................................................... 73
6.3 Simulación y Análisis de Resultados ............................................................... 73
CAPÍTULO VII: FASE DE DISEÑO DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN E

IMPLEMENTACIÓN .................................................................................................... 77
7.1 Selección de Procesos Pilotos para la Propuesta de Solución ......................... 77
7.2 Análisis de Deficiencias de los Procesos Pilotos en la Situación Actual ........ 77
vii
7.2.1 Deficiencias en el Proceso MAT1 ............................................................ 77
7.2.2 Deficiencias en el Proceso MAT2 ............................................................ 79
7.2.3 Deficiencias en el Proceso APR4 ............................................................. 80
7.3 Modelo Propuesto ............................................................................................ 82
7.3.1 Desarrollo de un sistema de información y Adquisiciones de Servicios .. 83
7.3.2 Modificación de la Normativa actual ....................................................... 86
7.3.3 Procesos de Negocio Propuestos en BPMN ............................................. 87
CAPÍTULO VIII: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ......................................... 101
8.1 Macroproceso MAT-P (MAT1-P y MAT2-P)............................................... 101
8.1.1 Parte #1 ................................................................................................... 102
8.1.2 Parte #2 ................................................................................................... 102
8.1.3 Parte #3 ................................................................................................... 103
8.1.4 Parte #4 ................................................................................................... 104
8.1.5 Parte #5 ................................................................................................... 104
Resultados Macroproceso MAT-P ....................................................................... 104
8.2 Proceso APR4-P ............................................................................................ 108
8.2.1 Subproceso APR4-01-P .......................................................................... 108
8.2.2 Subproceso APR4-02-P .......................................................................... 109
Resultados Proceso APR4-P................................................................................. 110
CONCLUSIONES ........................................................................................................ 112
RECOMENDACIONES .............................................................................................. 113
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS/LINKOGRAFICAS ........................................ 114
ANEXO N° 1 - Ficha de Validación de Procesos ........................................................ 116
ANEXO N° 2 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos de la Situación Actual .. 118
ANEXO N° 3 - Fichas de Capturas de Datos de Procesos ........................................... 141
ANEXO N° 4 - Simulación de la Situación Actual ...................................................... 175
ANEXO N° 5 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos del Modelo Propuesto .. 258
viii
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 - Ciclo de Vida BPM ............................................................................... 28

Ilustración 2 - Diagrama BPMN - MAT1 ..................................................................... 40
Ilustración 3 - Diagrama BPMN - MAT1-01................................................................ 41
Ilustración 6 - Diagrama BPMN - MAT2 ..................................................................... 44
Ilustración 7 - Diagrama BPMN - APR1-01................................................................. 46
Ilustración 10 - Diagrama BPMN - APR1-04............................................................... 52
Ilustración 24 - Diagrama BPMN - MAT1-P ............................................................... 88
Ilustración 25 - Diagrama BPMN - MAT1-01-P .......................................................... 89
Ilustración 28 - Diagrama BPMN - MAT2-P ............................................................... 93
ix
Ilustración 30 - Diagrama BPMN - APR4-01-P ........................................................... 96
Ilustración 31 - Diagrama BPMN - APR4-02-P ........................................................... 98
Ilustración 32 - Diagrama en Arena - MAT-P ............................................................ 101
Ilustración 33 - Parte #1 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 102
Ilustración 35 - Módulo DECIDE “Alumno Nuevo 1” de la Parte #2 MAT-P .......... 102
Ilustración 36 - Módulo DELAY "Recuperar datos personales" de la Parte #2 MAT-P
...................................................................................................................................... 103
Ilustración 37 - Módulo DECIDE "Datos Correctos" de la Parte #2 MAT-P ............ 103
Ilustración 41 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P
Temporalidad A)........................................................................................................... 104
Ilustración 42 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad A) ... 105
Ilustración 43 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT
vs. MAT-P) Temp. A .................................................................................................... 105
Ilustración 44 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P
Temporalidad B) ........................................................................................................... 106
Ilustración 45 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad B).... 106
Ilustración 46 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT
vs. MAT-P) Temp. B .................................................................................................... 106
Ilustración 47 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-01-P vs
APR4-01 & APR4-02) ................................................................................................. 108
APR4-03) ...................................................................................................................... 110
APR4-03) ...................................................................................................................... 111
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 - Tabla de los Macroprocesos de la Institución Educativa “Excelencia” ......... 33

Tabla 2 - Tabla de los Procesos Analizados .................................................................. 36
Tabla 3 - Tabla de Detalle de los Procesos Analizados ................................................. 37
Tabla 4 - Tabla de Codificación de Macroproceso, Procesos y Subprocesos ............... 38
Tabla 5 – Tabla resumen de resultados de simulación de los procesos ......................... 74
Tabla 6 - Tabla de Costos Mensuales por la Cuenta Corriente Persona Jurídica BCP . 86
Tabla 7 - Tabla Comparativa para el proceso MAT1-01-P ........................................... 89
Tabla 8 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT1-02-P ........................................... 90
Tabla 9 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT1-03-P ........................................... 91
Tabla 10 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT2-01-P ......................................... 94
Tabla 11 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P .......................................... 97
Tabla 12 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P .......................................... 99
Tabla 13 - Tabla Detalle de los Procesos en el Modelo Propuesto ............................. 100
Tabla 14 - Tabla de resultados para la MAT-P Temporalidad A ................................ 105
Tabla 15 - Tabla de resultados para la Temporalidad B .............................................. 106
Tabla 16 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-01-P .................................. 108
Tabla 17 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-02-P .................................. 109
xi
CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL
1.1 Título del proyecto
Aplicación del Modelo de Procesos de Negocio usando Business Process Management

(BPM) en la Institución Educativa Privada “Excelencia” de Nivel Secundario en la
provincia de Chiclayo, Lambayeque a través de un BPMS (Business Process Management
Suite)
1.2 Autor
Bach. Christian Mauricio Campos Risco
1.3 Asesor
Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala
1.4 Lugar
1.4.1 Institución
Institución Educativa Particular “Excelencia”
1.4.2 Locación
Distrito de Chiclayo, Provincia de Chiclayo, Departamento de Lambayeque,

Perú
12
1.5 Presentado por:
_______________________________ ______________________________
Bach. Christian Mauricio Campos Risco Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala
AUTOR ASESOR
1.6 Aprobado por:
______________________________
Ing. Pedro Jacinto Mejía
PRESIDENTE
_____________________________ ______________________________
Ing. Luis Alberto Dávila Hurtado Ing. Roberto Carlos Arteaga Lora
SECRETARIO VOCAL
13
CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DE LA
INVESTIGACIÓN
2.1 Situación Problemática
Las instituciones educativas, al igual que todas las organizaciones en nuestro país,
siempre están en constante cambio, supeditada a las instituciones gubernamentales (para
este caso el Ministerio de Educación y dependencias locales), también los clientes y/o
consumidores y desde luego las metas y objetivos propuestos por la misma organización,
cuyo fin es brindar el mejor servicio de enseñanza para los consumidores (alumnado) y
otros servicios adicionales para los clientes (padres de familia o apoderados). Para ello se
llevan a cabo procesos y tareas periódicas o eventuales, de la mano del uso eficiente de
recursos necesarios para lograr los mejores resultados y mantener a los clientes
satisfechos. En pocas palabras, los procesos del negocio, son los que nos permiten obtener
resultados, y dependiendo de su diseño, implementación, ejecución y control, la calidad
de los resultados estará directamente relacionada.
Desafortunadamente, la Institución Educativa “Excelencia” cuenta con casi 2

décadas brindando servicios de enseñanza de nivel secundario en la ciudad de Chiclayo.
Dicha institución ha mantenido procesos con pequeñas actualizaciones desde hace
muchos años sin una mejora sustancial, actualmente el uso de herramientas TICs
(Tecnologías de la Información y Comunicación) no es de manera eficiente, hojas de
cálculo que induce al re-trabajo, generación de cuellos de botella en procesos periódicos
y la dependencia a un empleado para llevar a cabo ciertas tareas sin que los demás tengan
una idea clara de cómo llevar a cabo sus tareas en alguna situación de emergencia.
Todo esto emplea de manera ineficiente los recursos disponibles, plasmándose en

horas extras, como en la elaboración de informes o procesamiento de solicitudes, que el
empleador tiene que pagar a sus empleados o en el peor de los casos, un cuello de botella
que impida completar todas las solicitudes, dando una mala imagen a sus clientes. Esto
último ha ocurrido con varias organizaciones a nivel, siendo el primer caso el de la cadena
Domino’s Pizza que, en el 2009, por el comentario de un consumidor sobre su producto
y el servicio que brindan, la obligó a retirarse del territorio nacional. Demostrando que,
14
en la situación actual, la opinión de los clientes y la imagen que la organización emite son
un factor crítico para la permanencia en el mercado.
Para poder solucionar la problemática de la organización, se plantea la aplicación

idónea del modelo BPM (Business Process Management), soportada por una notación
clara y precisa denominada BPMN (Business Process Model and Notation) desarrollada
por OMG (Object Management Group). BPM se enfoca en la identificación, diseño,
implementación, ejecución y control de los flujos de trabajo de una organización, siendo
uno de sus objetivos la optimización de los procesos para poder soportar los objetivos de
la organización.
Esta solución, y para fines de nuestra investigación, implica la optimización de

tiempos, como se ha constatado en el trabajo de Verona Guerrero Jam Franco (2014)
aplicando BPM, concluye que la organización en la que se ejecutó, que también es una
institución educativa de la misma región y que se han mejorado los tiempos en los
procesos de inscripción y procesos contables.
En trabajos de investigación similares aplicadas a otras organizaciones como el de Juan

Antonio Salazar Ramírez (2016) sobre la mejora de procesos por BPM en el área de
abastecimiento en la Municipalidad de Chiclayo se ha demostrado que el número de
pedidos atendidos en un mes muestra un incremento del 4.16% con la solución BPM
implementada y también aumenta el nivel de satisfacción entre el personal involucrado.
En el trabajo de Daniel Turpo Santos (2015) se ha demostrado la mejora en asignación de
tiempos y recursos en la ejecución de proyectos del Área de Operaciones de la empresa
IM INTELCOM S.A.C.
Para esta solución no es solo utilizar una Suite BPM o BPMS que es un software
especializado para la aplicación del modelo BPM, vemos que en el documento (paper)
titulado People Improve Processes, Not BPM Tools (2005) hecho por Arthur J. Hedge III,
remarca que el modelo BPM implica mucho más que la instalación de un programa,
explica esto a través de dos casos particulares: uno de éxito y uno de fracaso. El primero,
una organización intenta implementar un sistema orientado a Recursos Humanos, se
dieron cuenta que existían problemas en sus procesos y buscaron una solución basada en
BPM, intentaron de distintas formas de solucionar estos inconvenientes, usando
herramientas para el rediseño de procesos, se centraron tanto en un solo proceso, que no
pudieron ver todo el panorama general que contenía problemas también, siguieron
15
intentado dar solución sin llegar a ninguna parte, dejando de lado el modelo sin nadie que
lo respalde ni tenga la voluntad de defenderlo. Por otra parte, la situación en la
organización Tetra, empezó de una forma muy particular, aplicando el modelo, iniciando
por un proceso pequeño, con un bajo impacto y un muy bajo riesgo. Después de tomar lo
aprendido en otros pequeños procesos, fueron aplicándose en otros más complejos,
demostrando que el modelo funcionaba muy bien para sus fines. En base a esto el autor
propone 5 consideraciones para poder alcanzar el éxito en la implementación de un nuevo
modelo BPM.
En otro paper titulado Agile BPM in the Age of Cloud Computing, por Jiri Kolar
y Tomas Pitner (2012) se remarca que, para preservar la flexibilidad del negocio, tenemos
que mantener cuidadosamente el vínculo entre los procesos de la organización y los
objetivos y estrategias de la organización. El ambiente de los negocios es muy dinámico
en estos días, los cambios ocurren con mayor frecuencia, usualmente inicia con los
cambios en los requerimientos del cliente o la situación del mercado mismo. También al
final del paper se menciona el gran problema de este modelo, la falta de una metodología
y mejores prácticas, debido a que el modelo no especifica una única forma como llevar a
cabo la implementación de dicho modelo.
Tomando en cuenta los papers mencionados anteriormente, podemos cuestionarnos

lo siguiente: además de implementar un software BPM ¿qué otros aspectos se deberían
tener en cuenta para la mejora de los procesos de negocio?, ¿las 5 consideraciones
propuestas por Arthur Hedge han sido validadas? y también ¿qué metodología se podría
utilizar, a pesar que no existe una sola en general?
2.2 Formulación del problema de investigación
¿La implementación del BPM mejorará los procesos críticos del negocio de la Institución
Educativa Excelencia de Chiclayo?
2.3 Hipótesis
La implementación del modelo BPM mejora los procesos críticos en la Institución

Educativa Privadas Excelencia de Chiclayo.
16
2.4 Objetivos
2.4.1 Objetivo General
Validar la mejora de procesos críticos aplicando el modelo BPM en la Institución

Educativa Particular “Excelencia” de la ciudad de Chiclayo.
2.4.2 Objetivos Específicos
 Reducir el tiempo de trabajo requerido para los procesos seleccionados.

 Disminuir el número solicitudes a atender mediante el uso de tecnologías
de la información y ser procesadas en menor tiempo.
 Automatizar tareas manuales que pueden ser realizadas a través de TICs.
17
CAPÍTULO III: DISEÑO TEÓRICO
3.1 Antecedentes
3.1.1 Nivel Local
Antecedente Local #01
Implementación de una solución BPM para agilizar los Procesos del Área de
Abastecimiento en la Municipalidad de Chiclayo
Resumen
Con la presente investigación se buscó agilizar el proceso de abastecimiento de la

Municipalidad de Chiclayo mediante la implementación de una solución BPM
(Gestión de Procesos del negocio), la cual fue desarrollada con herramientas
libres, tales como BonitaSoft y Alfresco, por ende, no se generó ningún costo para
la utilización de las mismas. Para el desarrollo del sistema BPM se utilizó la
metodología BPM: RAD (Rápido Análisis y Diseño), esta metodología es
específica para este tipo de sistemas. Como resultado se obtuvo un sistema que
apoyó a la gestión de procesos del área de logística, se incrementó la cantidad de
pedidos atendidos, se redujo el tiempo para gestionar los pedidos desde su
aceptación hasta su entrega, se aumentó el número de reportes del proceso, se
incrementó el conocimiento del personal sobre el proceso y finalmente se
incrementó el nivel de satisfacción del personal sobre el proceso de
abastecimiento.
Autor: Juan Antonio Salazar Ramírez
Universidad: Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo
Localidad: Chiclayo
Año: 2016
Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación
 Business Process Management (BPM)

 Metodología Ágil BPM - RAD
18
 Procesos de Negocio
 Business Process Management Suite (BPMS)
 BPMS vs Sistemas Transaccionales
 Dimensiones de la gestión de procesos de negocio
 Business Process Model and Notation (BPM)
Implementación de una Solución BPM para la gestión de los proyectos de

investigaciones de tesis realizados en la Facultad de Ingeniería Civil, Sistemas y
Arquitectura de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo utilizando la
metodología BPM-RAD®
Resumen
El desarrollo de la presente solución basada en herramientas orientadas a BPM

propone la realización de un mejor seguimiento del procedimiento administrativo
para la obtención del título universitario a través de un proyecto de investigación
de tesis a cargo de la Oficina de Investigación de la Facultad Ingeniería Civil,
Sistemas y Arquitectura, permitiendo un control más efectivo del proceso con la
automatización de tareas, optimizando sus procesos más críticos buscando que
estos sean dinámicos y generen valor al producto o servicio final y contribuyan a
reducir costos y tiempos, con la finalidad de agilizar el proceso y que el tiempo
establecido en cada una de las etapas se cumpla y a la vez que se mantenga
informado a cada uno de los actores que intervienen en el flujo del mismo.
Autor: Guzmán Chacón Víctor Eder
Universidad: Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo
Localidad: Lambayeque
Año: 2015

 Metodología Ágil BPM - RAD
 Gestión por funciones y Gestión por procesos
19
 Dimensiones de la gestión de procesos de negocio
 Business Process Model and Notation (BPM)
Diseño de un Modelo de Gestión de Procesos utilizando herramientas BPM

para mejorar la eficiencia del Proceso de Recaudación en la IEP ADEU
Deportivo SAC, Chiclayo – 2014
Resumen
La presente investigación; tiene como objetivo general Diseñar un modelo de

gestión de procesos utilizando herramientas BPM para mejorar la eficiencia del
proceso de recaudación en la IEP ADEU Deportivo SAC de la ciudad de Chiclayo.
Específicamente. Se trata de recoger información sobre algunos elementos críticos
del negocio en relación a: los procesos de recaudación, con el fin de elaborar una
aplicación tecnológica y de gestión que mejore dichos procesos.
Autor: Verona Guerrero Jam Franco
Universidad: Universidad Señor de Sipán
Localidad: Chiclayo
Año: 2014

 Gestión de procesos
 Herramientas de control de procesos
 Ciclo de mejora continúa
Un Modelo de Gestión de Procesos para la Integración del Conjunto de

Bibliotecas de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo
Resumen
Al haber participado en el proyecto “Red de Bibliotecas Pedro Ruiz Gallo”, en la

etapa del análisis y diseño de procesos se planteó desarrollar un modelo de gestión
20
de procesos, utilizando técnicas de reingeniería, que permita la accesibilidad y
disponibilidad del conjunto de bibliotecas, mediante su integración.
Este trabajo tiene por propósito mejorar la calidad y eficiencia de los

servicios mediante la estandarización de sus procesos; reduciendo el tiempo de
espera; simplificando y facilitando la carga laboral del personal de biblioteca y el
trámite documentario del usuario lector, permitiéndole el acceso desde cualquier
terminal a la información completa del material bibliográfico disponible.
Autores: Acosta Barturén Katherine Giselle
Valdivia Cubas Sheyla
Universidad: Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo
Localidad: Lambayeque
Año: 2011

 Reingeniería de Procesos
 Conceptos de Calidad
3.1.2 Nivel Nacional
Antecedente Nacional #01
Modelamiento de los Procesos Internos bajo el enfoque de BPM para mejorar el

nivel de eficiencia de los Procesos en el Área de Operaciones de la empresa
“IM INTELCOM SAC”
Resumen
Actualmente el área de operaciones no cuenta con una metodología de gestión

para mejorar sus procesos existentes que permitan sacar a la luz los puntos débiles
y fortalecer las actividades más importantes; es por ello que surge la necesidad de
implementar la metodología Business Process Management (BPM) para realizar
21
el modelamiento de los procesos existentes con el fin de mejorar su nivel de
eficiencia en el área de operaciones.
El desarrollo de la mencionada metodología se realizó en un intervalo de

tiempo de 6 meses, en la cual se obtuvo la identificación de la situación actual de
área, posteriormente el modelamiento de los procesos existentes para finalmente
realizar una propuesta de mejora. Obteniendo así la documentación de los
procesos del área de operaciones.
Autor: Turpo Santos Daniel
Universidad: Universidad Nacional Tecnológica de Lima Sur
Localidad: Lima
Año: 2015

 Gestión por funciones y Gestión por procesos
 Mejoramiento de procesos
 Modelización de procesos (utilizando BPMN)
Antecedente Nacional #02
Diseño del Proceso de Gestión del Catálogo de Servicios según ITIL v.3 para
una entidad financiera de créditos para el Proceso de Afiliación de Clientes
Resumen
El hecho de adoptar nuevas tecnologías de información en los procesos de negocio

implica introducir riesgos, por lo que se considera importante y necesario que
exista una adecuada y ordenada gestión de estas tecnologías. A esto se le conoce
como Gestión de Servicios de TI y se suele gestionar mediante un área interna de
tecnologías o recibiendo el servicio de un tercero; lo que refleja la importancia y
preocupación sobre el manejo de estos servicios. El conjunto de estos servicios es
conocido como catálogo de servicios de TI; que según marcos de referencia
internacionales orientados hacia la gestión de servicios, la manera adecuada de
administrarlos, es definiendo los documentos llamados SLA (del inglés Service
22
Level Agreement traducido como Acuerdo de Nivel de Servicio) y OLA (del
inglés Operational Level agreement traducido como Acuerdo de Nivel
Operacional). El SLA y OLA son contratos en los que se plasman los acuerdos y
responsabilidades entre el área de tecnologías y los usuarios de los servicios. El
proceso que se encarga y engloba todo ello es llamado Gestión del Catálogo de
Servicios.
Autor: Juan Álvarez Baldeón
Universidad: Pontificia Universidad Católica del Perú
Localidad: Lima
Año: 2015

 Gestión de Servicios
 Conceptos de Gestión de Procesos
 Business Process Model and Notation (BPMN)
 Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
3.1.3 Nivel Internacional
Antecedente Internacional #01
Análisis y propuesta de mejoramiento de la productividad de la fábrica

artesanal de hornos industriales FACOPA
Resumen
Mediante el análisis de la productividad de la empresa FACOPA con la visita a

sus instalaciones se pudo realizar un estudio sobre todos los recursos con los que
cuenta que posibiliten al mejoramiento de la labor productiva, y que esta le
permita mantener resultados positivos y a largo plazo.
Autor: Miriam Rosalía Curillo Curillo
Universidad: Universidad Politécnica Salesiana – Sede Cuenca
23
Localidad: Cuenca, Ecuador.
Año: 2014
 Eficiencia
 Efectividad
 Conceptos de Productividad
3.2 Bases Teóricas
3.2.1 Eficiencia
Aplicándose a la Administración y según Idalberto Chiavenato, eficiencia

"significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles.
Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos
resultantes y R los recursos utilizados".
Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la

menor cantidad de recursos".
Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores

resultados con la mínima inversión"
3.2.2 Administración de la Calidad
Según la definición de la ISO 90001, el adjetivo calidad aplica a objetos y se refiere

al grado de que un conjunto de características inherentes cumple un conjunto de
requisitos.
Ahora, la Administración de la Calidad Total fue un concepto desarrollado
por William Deming, un consultor administrativo cuyo trabajo tuvo un gran
impacto en la industria manufacturera de Japón.
1 ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización
Internacional de Normalización
24
Tomando la información de Investopedia2, la suma de procesos continuos
de reducción o eliminación de errores, generalmente en manufactura, mejorando
la experiencia del cliente y que los trabajadores estén al día en sus actividades. Es
considerado un proceso centrado en el cliente y tiene como objetivo la mejora
continua de las operaciones comerciales.
Con énfasis en el cambio a largo plazo sobre los objetivos a corto plazo,
está diseñada para proporcionar una visión cohesiva para el cambio sistémico.
3.2.3 Gestión de la Calidad
Es el acto de supervisar todas las actividades y tareas necesarias para mantener un

deseable nivel de excelencia. Su núcleo es una filosofía de negocios que defiende
la idea que el éxito a largo plazo de una compañía proviene de la satisfacción del
cliente. Esto requiere que todos los involucrados (stakeholders) en el negocio
trabajen juntos para mejorar los procesos, productos, servicios y la cultura de la
compañía en sí.
3.2.3.1 Sistema de Gestión de la Calidad
Es un sistema formal que documenta procesos, procedimientos y

responsabilidades para alcanzar políticas de calidad y objetivos. Ayudando a
coordinar y dirigir las actividades de la organización para satisfacer los
requerimientos del cliente y las normativas, mejorando de forma continua su
eficiencia y eficacia.
Los sistemas de gestión de calidad sirven a varios propósitos:
 Mejorar procesos
 Reducir desperdicios
 Bajar costos
 Facilitar e identificar las oportunidades de capacitación
 Contratando personal
2 Investopedia, sitio web de educación financiera más grande del mundo, desarrollado por un grupo de
Data Scientists y expertos financieros.
25
 Establecer la dirección de toda la organización
3.2.3.2 ISO 9001:2015 y otros estándares de la gestión de la calidad
La ISO 9001:20153 es por mucho el estándar de los sistemas de gestión de calidad

más reconocido e implementado en el mundo. Especificando los requerimientos
para un Sistema de Gestión de la Calidad que las organizaciones pueden utilizar
para desarrollar sus propios programas.
Otros estándares relacionados con Sistemas de Gestión de la Calidad
incluyen el resto de la familia ISO 9000, la familia de la ISO 14000 (Sistemas de
Gestión Ambiental), la ISO 13485 (Sistemas de Gestión de la Calidad para
dispositivos médicos), ISO 19011 (Auditando Sistemas de Gestión) y ISO/TS
16949 (Sistemas de Gestión de la Calidad para productos relacionados a
automóviles).
3.2.4 Mejora de Procesos
La mejora de procesos, tal como lo menciona Appian4, es una tarea proactiva de

identificación, análisis y mejora de los procesos de negocio existentes en la
organización para la optimización y cumplir con nuevas cuotas y normativas de
calidad.
A menudo implica un enfoque sistémico que sigue una metodología
específica, pero hay diferentes enfoques a considerar. Los procesos pueden ser
modificados o complementados con subprocesos o incluso eliminados por el
objetivo final de la mejora.
El mejoramiento de procesos es una práctica continua y siempre debe ser
seguido con el análisis de áreas tangibles de mejora. Cuando se implementan con
éxito, los resultados se pueden medir en la mejora de la calidad del producto, la
satisfacción del cliente, la lealtad del cliente, aumento de la productividad,
3
ISO 9001:2015 es el estándar internacional de carácter certificable que regule los sistemas de gestión de
la calidad. Su versión final salió a la luz en septiembre de 2015.
4
Appian, empresa reconocida por importantes firmas analistas como Gartner, Forrester, IDC, Ovum que
está dedicada a brindar servicios de mejoramiento de procesos utilizando el modelo BPM.
26
desarrollo de las habilidades de los empleados, eficiencia y aumento de los
beneficios que se plasma en un mayor y rápido Retorno de la Inversión (ROI).
3.2.5 Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management)
Según la Universidad de Michigan, la definición, mejoras y gestión de los

procesos de negocio end-to-end en orden para alcanzar la claridad en la dirección
estratégica, alineación de recursos y mayor disciplina en las operaciones diarias.
Es un enfoque sistémico para entender, mejorar y administrar el negocio y
contiene cuatro fases básicas: Análisis, Diseño, Modelado y Gestión.
Según, Craig Westbury, un Especialista en Mejora de Procesos, BPM es

una metodología de gestión holística para entregar valor a los clientes y
stakeholders gracias a la administración eficiente y efectiva de los procesos del
negocio.
Según, la California Franchise Tax Board (2009), BPM es definida como

una estrategia para administrar y mejorar el rendimiento de un negocio a través de
la optimización continua de los procesos del negocio en un ciclo cerrado de
modelado, ejecución y medición. Esto incluye métodos, técnicas y herramientas
de diseño, difusión, control y análisis de procesos operacionales del negocio,
involucrando personas, sistemas, aplicaciones, datos y organizaciones.
Según VDVL Consultants Telecom Internet BV (2013) ahora llamada

Prodapt Consulting, en su White paper – Business Process Management, la
Gestión de Procesos del Negocio es una importante parte de las organizaciones y
empresas modernas. Estamos considerando BPM si prestamos atención a los
siguientes aspectos de los procesos del negocio:
 Análisis y (re)Diseño
 Modelado
 Metodologías
 Implementación
 Monitoreo y Gestión
 Automatización
27
Ilustración 1 - Ciclo de Vida BPM
Fuente: VDVL Consultants Telecom Internet BV
3.2.6 Éxito de BPM
El éxito que acarrea el desarrollo de un modelo BPM en la organización se basa

en 5 pasos según Arthur J. Hedge III en su paper People Improve Processes, Not
BPM Tools:
 Educar a la comunidad usuaria constantemente, por lo general el concepto

de BPM es nuevo para las personas.
 Seleccionar un proceso inicial de bajo riesgo.
 Seleccionar un proceso que beneficie al proyecto y no afecte
negativamente a un grupo que se resiste al cambio.
 Desarrollar un ROI basado en mejora de múltiples procesos.
 Tener un equipo de gestión que tenga fe en una nueva forma de hacer
negocios.
También se recomienda tener en cuenta tanto las necesidades de las personas

como de la organización.
28
3.2.7 Modelo y Notación de Procesos de Negocio (Business Process Model
and Notation)
Según la Object Managment Group (OMG), es un estándar que proveerá a las

empresas con la capacidad de comprender sus procedimientos internos de negocio
en una notación gráfica y dará a las organizaciones la habilidad de comunicar esos
procedimientos de una manera estándar. Además, la notación grafica facilitará la
comprensión de las colaboraciones de rendimiento y las transacciones comerciales
entre las organizaciones. Esto asegurará que el negocio se comprenda a sí mismo
y a los participantes en negocio, y permitirá a las organizaciones adaptarse a las
nuevas circunstancias empresariales internas y B2B rápidamente.
Según la Universidad de Michigan, da una definición más simple y
concreta, es un estándar de la representación gráfica para diagramas de flujo de
trabajo de procesos del negocio.
La versión actual, dada por la OMG, es la versión 2.0.2 de BPMN, los
documentos han sido publicados en enero de 2011.
3.2.8 ¿Por qué es importante Modelar con BPMN?
 BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por

la comunidad.
 BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de
procesos.
 BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los
procesos de negocio y la implementación de estos.
 BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y
estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una
organización
BPMN está planeada para dar soporte únicamente a aquellos procesos que
sean aplicables a procesos de negocios. Esto significa que cualquier otro tipo de
modelado realizado por una organización con fines distintos a los del negocio no
estará en el ámbito de BPMN.
29
3.2.9 Suite para la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process
Management Suite)
La definición dada por la Universidad de Michigan es que, BPMS es un software

que provee la capacidad de modelar, diseñar, desplegar, ejecutar, analizar y
optimizar procesos del negocio. Este coordina los flujos de tareas mientras captura
información sobre la ejecución del proceso para habilitar la mejora continua.
Según Craig Westbury, es un software que provee todos los aspectos de

gestión y operación de los procesos de negocio.
Según las especificaciones de la versión de BPMN 2.0.2, es la tecnología

que permite la Gestión de los Procesos del Negocio (BPM).
3.2.10 Procesos de Negocio
Según la definición dada por IBM (International Business Machines), un proceso

de negocio es cualquier medida o procedimiento que una organización sigue para
conseguir un objetivo comercial mayor. Cuando se desglosa, un proceso de
negocio es una serie de tareas o actividades individuales que se realizan en un
orden específico.
La OMG, en las especificaciones de BPMN 2.0.2, lo menciona como un

definido conjunto de actividades empresariales que representan los pasos
requeridos para alcanzar un objetivo del negocio. Esto incluye el flujo y uso de la
información y recursos.
Según Craig Westbury, es una secuencia de actividades que es diseñado

para entregar un valor medible a los stakeholders, eficientemente, efectivamente
y que es consistente, repetible y sostenible.
30
CAPÍTULO IV: DISEÑO METODOLÓGICO
4.1 Diseño de contrastación de Hipótesis
De acuerdo al fin que se persigue, reúne las condiciones metodológicas para ser una
investigación APLICADA, que utiliza los conocimientos en la práctica para ser aplicados
en provecho de la sociedad.
De acuerdo a la metodología para demostrar la hipótesis, reúne las condiciones

metodológicas para ser una investigación CUASI-EXPERIMENTAL, del tipo DE UN
SOLO GRUPO CON PRE-PRUEBA Y POST-PRUEBA.
4.1.1 Variables e Indicadores
 Variable Independiente (X): Modelo de gestión de procesos basado en

BPM teniendo en cuenta el rediseño, la normativa vigente y el aspecto
formativo de los involucrados.
 Variable Dependiente (Y): Procesos operativos seleccionados de la
institución “Excelencia”.
o Indicadores: tomando en cuenta la relación con la variable
dependiente se dividen en:
 Dimensión: Tiempo de ejecución de las labores Operativas
y de Soporte.
 Unidad: Horas Hombre
 Instrumentos: Fichas de Investigación y de Campo,
Guías de Observación y Software de simulación.
 Dimensión: Costo de las horas hombre utilizados en las
labores Operativas y de Soporte.
 Unidad: Soles Peruanos
 Instrumentos: Registros de Contabilidad y de
Recursos Humanos, Fichas de Investigación y de
Campos.
31
 Dimensión: Eficiencia en actividades que se llevan a cabo
durante los procesos Operativos seleccionados.
 Unidad: Ratios (solicitudes atendidas por unidad de
tiempo)
 Herramientas: Observación de Campo, software de
simulación
4.1.2 Estrategia para la demostración de la Hipótesis
Para la contrastación de la hipótesis se utilizará el Método de Pre-Test – Post-Test

con un solo grupo, que consiste en:
 La medición de la variable independiente (antes de someterse al

tratamiento)
 La aplicación de la variable independiente y una nueva medición de la
variable dependiente:
𝑂1 → 𝑋 → 𝑂2
Donde:
𝑂1 = Procesos Operativos seleccionados de la Institución

“Excelencia” ANTES de someterse al modelado BPM.
𝑂2 = Procesos Operativos seleccionados de la Institución

“Excelencia” DESPUES de someterse al modelado BPM.
𝑋 = Modelo de Gestión de Procesos basado en BPM teniendo en

cuenta el rediseño de procesos, la normativa vigente y el aspecto
formativo de los involucrados.
4.2 Población y Muestra
La población incluye 12 macroprocesos que se encuentran separados en 3 grupos

los procesos de la organización que se mencionan a continuación:
32
Tabla 1 - Tabla de los Macroprocesos de la Institución Educativa “Excelencia”
Fuente: Elaboración propia
Grupo Macroproceso
Desarrollo Planeamiento Institucional
Procesos
Estratégicos Gestionar Relaciones Interinstitucionales y Comunitarias
Evaluar Gestión Escolar
Gestionar Matricula
Prepara Condiciones para la Gestión de los Aprendizajes
Procesos
Operativos Fortalecer el Desempeño Docente
Gestionar los Aprendizajes
Gestionar la convivencia Escolar y la Participación
Administrar Recursos Humanos
Procesos de Administrar la Infraestructura de los servicios Básicos y Complementarios
Soporte Administrar los Bienes, Recursos y Materiales Educativos
Administrar Recursos Económicos
La muestra consta de 2 macroprocesos seleccionados por solicitud de la

institución, debido a que estos macroprocesos presentan ciertas deficiencias
identificadas por la misma institución. La muestra se constituye por los procesos:
Procesos Operativos seleccionados:
 Gestionar Matricula
 Gestionar los Aprendizajes
33
CAPÍTULO V: FASE DE ANALISIS DE LA SITUACION
ACTUAL
5.1 Situación actual y antecedentes
La Institución Educativa “Excelencia” (a quien nos referiremos a partir de ahora como la

INSTITUCION) no cuenta con ningún documento formal que describa las tareas o
procedimientos (Manual de Procedimientos) que son desarrollados dentro de la
INSTITUCION, como resultado todos los procedimientos y tareas son realizadas en base
a los recursos disponibles y las habilidades y experiencia del personal involucrado en su
ejecución para lograr los objetivos.
En lo que respecta a soluciones basadas en Tecnologías de la Información, no

cuenta con ninguna solución integrada, trabajan utilizando ficheros Excel con plantillas
preestablecidas desde hace varios años. Es importante mencionar que, hace 2 años, le
propusieron la implementación un sistema de información en plataforma web (software
enlatado), pero no superó la fase de prueba debido a que su costo de inversión (inicial y
mensual) era muy elevado en esa situación. Un tiempo después, se presentó otra
alternativa (software enlatado) y representaba un único pago inicial, éste era muy elevado
para invertir en ese momento y fue descartado. Ambos softwares enlatados, dejaban cierta
información de lado y que la INSTITUCION requería.
5.1.1 Estructura Organizacional
No se encontró ningún organigrama de la INSTITUCION, tampoco un manual de

operaciones y funciones que especifican y limitan la responsabilidad de cada
personal. La principal causa de este estado es debido al reducido número de
empleados.
Están conformados de la siguiente manera:
 Plana docente (19): sus principales tareas son impartir clases, diseñar
módulos de aprendizaje, diseñar evaluaciones, llenar los registros de notas
por cada asignatura y aula, y otras funciones asignadas por la dirección.
34
 Secretaria (1): entre sus varias funciones, las más importantes son,
matricular alumnos, atención al cliente en general, corrección de módulos
de aprendizaje y evaluaciones, generar boletas de notas, justificar
inasistencias, cobro de mensualidades y otras actividades de soporte a los
servicios de la INSTITUCION y/u otras funciones designadas por la
directora.
 Directora: entre sus funciones están, la coordinación y programación de
reuniones con padres, revisión de material de aprendizaje, tomar la
asistencia diaria, y otras funciones relacionadas a la gerencia y dirección
de la INSTITUCION.
 Conserje (1): sus principales funciones son relacionadas al mantenimiento
y limpieza de las instalaciones.
5.2 Análisis de los Procesos Actuales
5.2.1 Requisitos de Alcance
Para esta investigación SÓLO se considerarán los procesos que estén involucrados
con las siguientes deficiencias mencionadas por la Dirección.
Primero: la matrícula de alumnos (donde el tiempo de espera y de atención

de padres de familia se desea reducir, y la actual administración de los datos
personales que no permite recuperar información eficientemente).
Segundo: la generación de las boletas de notas bimestrales (largas horas

hombre invertidas por realizar trabajos manuales).
A los procesos que involucran esas deficiencias nos referiremos a partir de

ahora como PROCESOS DEFICIENTES.
5.2.2 Análisis de Procesos
Como primer paso, definen los macroprocesos con el fin de agrupar los procesos
y subprocesos que conforman e influyen a los PROCESOS DEFICIENTES en la
actualidad. Los macroprocesos diseñados son los siguientes:
35
 Gestionar Matrícula: Comprende todas las tareas relacionadas con inscribir
un alumno (sea un alumno nuevo o no) en el año escolar actual y de poder
usar su información para fines de la institución.
 Gestionar los Aprendizajes: Comprende todas las tareas relacionadas a la
administración de las herramientas de aprendizaje y evaluación de los
alumnos, y posteriormente preparar las boletas de notas para mostrar la
información a los clientes cada bimestre.
Tabla 2 - Tabla de los Procesos Analizados

Macroprocesos Procesos
Matricula de alumno nuevo o Traslado
Gestionar Matrícula
Matricula de alumno de la misma institución
Gestión de Módulos de Aprendizaje
Gestión de Evaluaciones
Gestionar los Aprendizajes Gestión de Registros Auxiliares
Gestión de Boletas de Notas
Asistencias y Justificaciones
Cabe mencionar que se designó a la Srta. Juliana Castañeda Chero (única

secretaria de la INSTITUCION) como la dueña de los procesos que son analizados
en esta investigación. Los procesos anteriormente mencionados se encuentran
formalmente validados para esta investigación (véase Anexo N°1 - Ficha de
Validación de Procesos).
En segundo lugar, se definen los subprocesos que describen actividades

específicas en cada proceso y están detallados en la siguiente tabla:
36
Tabla 3 - Tabla de Detalle de los Procesos Analizados
Macroproceso Proceso Subproceso
Registrar Datos del Alumno (R)
Matrícula de Alumno nuevo o Traslado Concretar Pago de Matrícula (R)
Gestionar
Registrar Datos de la I.E. Proveniente
Matrícula
Registrar Datos del Alumno (R)
Matrícula de Alumno de la misma institución
Concretar Pago de Matrícula (R)
Recepcionar Módulos
Preparar Orden de Impresión de Módulos
Entregar Módulos
Entregar Módulos a Alumnos Ausentes
Recepcionar Evaluaciones
Gestión de Evaluaciones Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones
Reprogramar Toma de Evaluaciones
Gestión de Registros Auxiliares Generar Registros Auxiliares
Gestionar los
Imprimir Registros
Aprendizajes
Generar Boletas de Notas
Imprimir Boletas
Modificar Boleta de Notas
Preparar Listas de Asistencias
Renovar Listas de Asistencias
Asistencias y Justificaciones Modificar Lista de Asistencia
Asistencia Diaria
Justificar Inasistencia
(R) Subproceso Reusable, puede ser utilizado dentro de otro proceso.
En tercer lugar, para una mejor identificación, se procedió a codificar cada

macroproceso, proceso y subproceso de la siguiente manera:
37
Tabla 4 - Tabla de Codificación de Macroproceso, Procesos y Subprocesos
Macroproceso/Proceso/Subproceso Código
Gestionar Matrícula MAT
Matrícula de Alumno nuevo o Traslado MAT1
Registrar Datos del Alumno (R) MAT1-01
Concretar Pago de Matrícula (R) MAT1-02
Registrar Datos de la I.E. Proveniente MAT1-03
Matrícula de Alumno de la misma institución MAT2
Gestionar los Aprendizajes APR

Gestión de Módulos de Aprendizaje APR1
Recepcionar Módulos APR1-01
Preparar Orden de Impresión de Módulos APR1-02
Entregar Módulos APR1-03
Entregar Módulos a Alumnos Ausentes APR1-04
Gestión de Evaluaciones APR2
Recepcionar Evaluaciones APR2-01
Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones APR2-02
Reprogramar Toma de Evaluaciones APR2-03
Gestión de Registros Auxiliares APR3
Generar Registros Auxiliares APR3-01
Gestión de Boletas de Notas APR4
Imprimir Registros APR4-01
Generar Boletas de notas APR4-02
Imprimir Boleta de notas APR4-03
Modificar Boleta de notas APR4-04
Asistencias y Justificaciones APR5
Preparar Listas de Asistencias APR5-01
Renovar Listas de Asistencias APR5-02
Modificar Lista de Asistencia APR5-03
Asistencia Diaria APR5-04
Justificar Inasistencia APR5-05
38
CAPÍTULO VI: FASE DE MODELADO DE LOS
PROCESOS ACTUALES
6.1 Modelamiento basado en BPMN
Los procesos analizados en la INSTITUCION, son modelados bajo los conceptos de

Business Process Model and Notation (BPMN en su versión 2.0.2) y utilizando el
software Bizagi®.
Algunos procesos y subprocesos son ejecutados en tiempos programados por la

INSTITUCION (por ejemplo, bimestralmente) y con un número fijo de eventos (por
ejemplo, solo hay 10 aulas en la INSTITUCION), mientras que, para otros procesos los
eventos pueden presentarse los eventos con aleatoriedad en ciertos lapsos.
El comportamiento de ciertos procesos puede variar en distintos lapsos, por lo cual

diremos que el proceso presenta comportamientos distintos por temporalidad. En esta
investigación los únicos procesos que difieren en temporalidad son MAT1 y MAT2
(distintos tiempos de arribo y procesos adicionales).
Los procesos y subprocesos que se detallan a continuación han sido analizados en

compañía del personal a cargo (secretaria) y posteriormente validados (véase Anexo N°2
- Fichas de Validación de Mapas de Procesos de la Situación Actual).
39
6.1.1 Gestionar Matrícula (MAT)
6.1.1.1 Proceso MAT1 (Matrícula de alumno nuevo o Traslado)
Ilustración 2 - Diagrama BPMN - MAT1

DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para inscribir a un alumno que proviene de

otra institución educativa en el año escolar vigente. Incluye el registro de sus
datos personales, pago por concepto de matrícula y el solicitar y archivar los
documentos de la institución en la que estudió anteriormente.
ENTRADAS:
 D.N.I. o datos personales del Alumno

 Información personal de los padres de familia y apoderado
 Documentación de la institución de la que el alumno proviene
SALIDAS:
 Ficha de Inscripción del Alumno

 Recibo por concepto de Matrícula (Entregable)
 Constancia de Vacante (Entregable)
SUBPROCESOS Y TAREAS:
40
6.1.1.1.1 SUBPROCESO MAT1-01 (Registrar Datos del Alumno –
Subproceso Reutilizable)
Ilustración 3 - Diagrama BPMN - MAT1-01

TAREAS:
 TAREA #1 (Llenar Ficha de Inscripción): Se utiliza una

plantilla de Excel diseñada hace varios años, con el único
fin de llenar las celdas con los datos solicitados al cliente.
Luego se imprime esa ficha en 2 hojas bond A4. Los datos
del alumno no se guardan hasta que se verifiquen los datos
correctamente.
 TAREA #2 (Llenar Maqueta de Pagos): En otro archivo
de Excel, se copia el nombre del alumno y al grado al que
pertenece creando una lista del alumnado, para poder
asignarle la mensualidad y usarlo para otros fines.
 TAREA #3 (Modificar Ficha de Inscripción): Si después
de la verificación hecha por el cliente, de los datos en la
Ficha de Inscripción, presenta algún error, se tiene que
modificar la plantilla Excel e imprimir la ficha
nuevamente. Sólo cuando la confirmación sea positiva, se
pueden guardar los datos en la plantilla Ficha de
Inscripción.
41
6.1.1.1.2 SUBPROCESO MAT1-02 (Concretar Pago de Matrícula –

TAREAS:
 TAREA #1 (Generar Recibo): Después de leer y firmar el

Convenio de Condiciones Financieras y Económicas,
previamente entregado, el cliente entrega el dinero en
efectivo y se procede a llenar los datos en el recibo por
concepto de matrícula. El pago puede ser del total del
monto de la matrícula o de solo una parte.
 TAREA #2 (Generar Nuevo Recibo): En caso no se haya
realizado el pago total de la matrícula, se le comunica al
padre que tiene un plazo de 10 días para hacer efectivo el
resto del pago. De no efectuarse el pago, se le agregará ése
monto a la primera mensualidad.
6.1.1.1.3 SUBPROCESO MAT1-03 (Registrar Datos de la I.E.

Proveniente)

TAREAS:
42
 TAREA #1 (Generar Constancia de Vacante): El cliente
al no poseer los documentos de la institución proveniente,
se imprime un formato de Constancia de Vacante que sirve
como solicitud ante la institución de la que proviene el
alumno, con el fin de obtener la documentación pertinente.
No se ha establecido un plazo de tiempo en el que el cliente
debe traer dicha documentación.
 TAREA #2 (Verificar y Archivar Documentación): Al
obtener los documentos pertinentes de la institución de la
que proviene el alumno, es necesario verificarlos para dar
conformidad de la inscripción del alumno en el año escolar
vigente.
RECURSOS/HERRAMIENTAS:
 Horas Hombre (Secretaria)

 Computadora, impresora, hojas Bond A4
 Plantilla de Ficha de Inscripción (Archivo Excel)
 Plantilla de Maqueta de Pagos (Archivo Excel)
 Plantilla de Constancia de Vacante (Archivo Word)
 Convenio de condiciones Económicas y Financieras (Documento
previamente impreso)
 Talonario de Recibos
 Caja Chica (para recibir y entregar efectivo por pago de matrícula)
43
6.1.1.2 Proceso MAT2 (Matrícula de alumno de la misma institución)
Ilustración 6 - Diagrama BPMN - MAT2

DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para inscribir a un alumno, que ya ha estudiado
en años anteriores en la INSTITUCION, en el año escolar vigente.
NOTA: Cabe mencionar que se utilizan los Subprocesos Reutilizables

MAT1-01 y MAT1-02, por lo cual ya no serán descritos dentro de este proceso,
debido a que ya lo están en el proceso anterior (MAT1).
ENTRADAS:
 D.N.I. o información personal del Alumno

 Información personal de los padres de familia y apoderado
SALIDAS:

 SUBPROCESO MAT1-01 (Registrar Datos del Alumno –

 SUBPROCESO MAT1-02 (Concretar Pago de Matrícula –
44
 Plantilla de Ficha de Inscripción (Archivo Excel)
 Plantilla de Maqueta de Pagos (Archivo Excel)
 Convenio de Condiciones Económicas y Financieras (Documento
 Caja Chica (para recibir y entregar efectivo por pago de matrícula)
45
6.1.2 Gestionar los Aprendizajes (APR)
6.1.2.1 Proceso APR1 (Gestión de Módulos de Aprendizaje)
DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para la correcta administración de los Módulos

de Aprendizaje, que son herramientas de aprendizaje brindados por los
docentes de la institución, y este proceso contempla tareas desde su recepción
y verificación hasta su entrega a los alumnos.
6.1.2.1.1 SUBPROCESO APR1-01 (Recepcionar Módulos)
Ilustración 7 - Diagrama BPMN - APR1-01

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso se encarga de recepcionar y verificar el formato y

contenido adecuado de los Módulos de Aprendizaje.
ENTRADAS:
 Módulos de Aprendizaje diseñados por los docentes y enviados a

la bandeja de entrada de la directora y de la secretaria
SALIDA:
 Módulos de Aprendizaje con formato y contenido verificado
TAREAS:
46
 TAREA #1 (Verificar Formato): A los docentes previamente ya se
les ha dado indicaciones sobre el formato de los módulos cuando
fueron contratados, por lo cual se procede a confirmar que han
seguido todos los pasos establecidos.
 TAREA #2 (Modificar Formato): De encontrarse errores en los
módulos, se procede a subsanarlos, y si es que son errores que no
se pueden subsanar (por algún motivo), se notifica al docente que
los diseñó para que subsane el error.
 TAREA #3 (Verificar Contenido): Se utiliza el material brindado
por el Ministerio de Educación (MINEDU) para confirmar que los
temas encontrado en los módulos son acordes al grado y la materia.
 Horas Hombre (Secretaria y Directora)

 Computadoras
 Correo electrónico institucional
 Material educativo de referencia (MINEDU)
47
6.1.2.1.2 SUBPROCESO APR1-02 (Preparar Orden de Impresión de
Módulos)

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso contempla las tareas para obtener todos los Módulos de
Aprendizaje (que previamente han sido verificados en formato y
contenido) impresos y listos para su distribución.
ENTRADAS:
 Módulos de Aprendizaje con formato y contenido verificados
SALIDA:
 Módulos de Aprendizaje impresos
TAREAS:
 TAREA #1 (Preparar requisitos de copiado): Se contabiliza el

número de alumnos por cada grado correspondiente a cada módulo,
para enviar por correo electrónico a un personal externo las
indicaciones de cuantos ejemplares se necesitarán y el módulo
adjunto.
 TAREA #2 (Verificación de módulos impresos): Después de 1 día
(o menos) de haber enviado las indicaciones para los módulos
48
impresos, el personal externo entrega los módulos impresos en el
hall del colegio y posteriormente la directora (o secretaria) los
contabilice y verifique al azar algunos ejemplares con el fin de que
estén correctamente impresos. De haber errores, se le comunica al
personal para que obtenga el reemplazo de los ejemplares.

 Computadora (Secretaría)
49
6.1.2.1.3 SUBPROCESO APR1-03 (Entregar Módulos)

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso se encarga de las tareas de repartir los módulos impresos

disponibles por cada aula, y al finalizar la entrega en todas las aulas, se
procede a archivar los módulos sobrantes para los alumnos que estuvieron
ausentes los días de entrega.
ENTRADAS:
 Módulos de Aprendizaje impresos
SALIDA:
 Módulos de Aprendizaje entregados a los alumnos

 Módulos sobrantes archivados
TAREAS:
 TAREA #1 (Repartir Módulos en Aula): Se seleccionan los

módulos impresos correspondientes a cada grado y se entregan
personalmente a cada alumno en su respectiva aula por orden de
lista de asistencia.
 TAREA #2 (Verificación de módulos impresos): Después de
entregar los módulos disponibles para ese día, se regresan los
50
módulos sobrantes (para los alumnos ausentes) con la secretaria,
quien los contabiliza y los archiva en un armario.

 Folder de Asistencias
 Armario (para archivar los módulos sobrantes)
51
6.1.2.1.4 SUBPROCESO APR1-04 (Entregar Módulos a Alumnos
Ausentes)

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso contempla las tareas de entregar los módulos de

aprendizaje que no fueron entregados a los alumnos por motivo de
inasistencia.
ENTRADAS:
 Fecha de inasistencia y datos del alumno
SALIDA:
 Módulos sobrantes entregados
TAREAS:
 TAREA #1 (Verificar Inasistencia): Se verifica la inasistencia del

alumno acorde a la fecha de entrega de módulos, también se
verifica que esa inasistencia esté correctamente justificada.
 TAREA #2 (Entregar Módulos del Archivo): Si las fechas
concuerdan y la insistencia está justificada, se procede a entregar
los módulos correspondientes a esa fecha.

 Archivo de Módulos de Aprendizaje (Armario)
 Cuaderno de Justificaciones
52
6.1.2.2 Proceso APR2 (Gestión de Evaluaciones)
DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para la correcta administración de las

evaluaciones mensuales y bimestrales (que son desarrollados por los docentes
a cargo de las asignaturas) y comprenden las tareas desde la verificación de
contenido y formato, hasta su entrega para el día de la evaluación.
6.1.2.2.1 SUBPROCESO APR2-01 (Recepcionar Evaluaciones)

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso se encarga de recepcionar y verificar el formato y

contenido adecuado que las evaluaciones deben tener para ser enviados a
imprimir.
ENTRADAS:
 Evaluaciones diseñadas por los docentes
SALIDA:
 Evaluaciones con formato y contenido verificado
TAREAS:
53
 TAREA #1 (Verificar Formato): A los docentes previamente ya se
les ha dado indicaciones sobre el formato de las evaluaciones
cuando fueron contratados, por lo cual se procede a confirmar que
han seguido todos los pasos.
 TAREA #2 (Modificar Formato): De encontrarse errores en las
evaluaciones, se procede a subsanarlos y si son errores que no se
pueden subsanar por distintos motivos, se notifica al docente que
los diseñó para que subsane el error.
 TAREA #3 (Verificar Contenido): Se utilizan los módulos de
aprendizaje para confirmar que las preguntas encontradas en las
evaluaciones son acordes al contenido del módulo.

 Computadoras
 Módulos de Aprendizaje como referencia de contenido
54
6.1.2.2.2 SUBPROCESO APR2-02 (Preparar Orden de Impresión de
Evaluaciones)

DESCRIPCIÓN:
Este subproceso se encarga realizar las tareas para obtener todas las
evaluaciones (mensuales y bimestrales) impresas y listas para su
distribución.
ENTRADAS:
 Evaluaciones con formato y contenido verificados
SALIDA:
 Evaluaciones impresas
TAREAS:
 TAREA #1 (Preparar indicaciones de impresión): Se contabiliza el

número de alumnos por cada aula o por toma de reprogramación
de evaluaciones y dependiendo del número (si es menor a 5
unidades) se imprimen utilizando la impresora local, de lo contrario
se envía mediante correo electrónico a un personal externo las
indicaciones de cuantos ejemplares se necesitarán y la evaluación
como archivo adjunto. Después de 1 día (o menos) se recepciona
los paquetes de evaluaciones que fueron enviados a imprimir.
55
56
6.1.2.2.3 SUBPROCESO APR2-03 (Reprogramar Toma de
Evaluaciones)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas para hacer efectivas las evaluaciones a un alumno

que no asistió en la semana de evaluaciones mensuales o bimestrales y
debe ser evaluado.
ENTRADAS:
 Fecha de inasistencia y datos del alumno
SALIDA:
 Toma de evaluaciones reprogramada
TAREAS:
 TAREA #1 (Verificar Inasistencia Justificada): Se verifica la

inasistencia acorde a la fecha de toma de evaluaciones y se verifica
que esa inasistencia esté justificada.
 TAREA #2 (Seleccionar Fecha y Hora de la evaluación): Se
reprograma las evaluaciones que van a ser efectuadas para un grupo
de alumnos (por lo general son a las 5 p.m. del mismo día que
solicita la reprogramación).

57
6.1.2.3 Proceso APR3 (Gestión de Registros Auxiliares)
DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para la generación adecuada de los registros

auxiliares, debido a que son herramientas fundamentales para la
administración de las notas por parte de los docentes. Esto involucra las tareas
desde su creación hasta su distribución.
6.1.2.3.1 SUBPROCESO APR3-01 (Generar Registros Auxiliares)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas para la creación de los registros auxiliares de notas

basada en el DCN actual y su envío a los docentes.
ENTRADAS:
 Maqueta de pagos
 Organización de la carga académica
 Diseño Curricular Nacional (DCN) desarrollado por el MINEDU
SALIDA:
 Registros Auxiliares (archivo Excel) enviados a los docentes
TAREAS:
58
 TAREA #1 (Organizar Maqueta de Pago): Se utiliza la plantilla de
Maqueta de Pagos para obtener las listas de los alumnos por grado
y sección, con el fin de crear los registros auxiliares por aula.
 TAREA #2 (Crear Registros Auxiliares): Se generan los registros
auxiliares basados en el número de competencias y capacidades
establecidas en el DCN por cada asignatura y la lista de alumnos
del aula (grado y sección) especificada.
 TAREA #3 (Enviar Registros a Docentes): Se envían los registros
correspondientes a cada docente especificado en la carga
académica vía correo electrónico institucional.
 Horas Hombre (Secretaria, Docente de Computación)

 Computadoras
 Plantilla Maqueta de Pagos
59
6.1.2.4 Proceso APR4 (Gestión de Boletas de Notas)
DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para la elaboración y subsanar observaciones

de las boletas de notas de todos los alumnos matriculados en el año escolar.
6.1.2.4.1 SUBPROCESO APR4-01 (Imprimir Registros)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas de verificar que las notas del registro auxiliar estén
correctamente calculadas para ser impresas.
ENTRADAS:
 Registros Auxiliares (recepcionados por correo electrónico

institucional)
SALIDA:
 Registros Auxiliares impresos y agrupados por aula
TAREAS:
 TAREA #1 (Verificar Fórmulas): En el Registro Auxiliar (archivo

de Excel) que envían los docentes por el correo institucional, se
verifica que las notas sigan las fórmulas de promedio simple por
capacidad y por competencia para obtener el promedio bimestral.
 TAREA #2 (Configurar Impresión): Una vez las fórmulas estén
verificadas se procede a imprimir, configurando la impresión
60
correspondiente a las dimensiones del registro auxiliar para utilizar
el menor número de hojas Bond A4 posibles.

 Computadora, impresora y hojas Bond A4
61
6.1.2.4.2 SUBPROCESO APR4-02 (Generar Boleta de Notas)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas de trasladar las notas de los registros auxiliares

impresos y también del cuadro resumen de asistencias para generar las
boletas de notas.
ENTRADAS:
 Registros Auxiliares impresos y agrupados por aula

 Cuadro Resumen de Asistencias
SALIDA:
 Plantilla de Boleta de Notas (archivo Excel) completada
TAREAS:
 TAREA #1 (Verificar Fórmulas): (Pasar notas del Registro

Auxiliar): Se trasladan las notas de promedio final de los registros
impresos de cada curso hacia la plantilla de Excel prediseñada, para
generar las boletas de notas por cada alumno de un grado a la vez.
 TAREA #2 (Pasar información del resumen de asistencias): Se
utiliza el cuadro de resumen de asistencia para trasladar las faltas e
inasistencias (justificadas o no) del bimestre actual.
 TAREA #3 (Revisar Notas): Se verifica que las notas pasadas a la
plantilla estén conformes (según el registro auxiliar) y que ningún
cuadro tenga valores incongruentes.
62
 Computadora
 Plantilla de Boleta de Notas (Archivo Excel)
63
6.1.2.4.3 SUBPROCESO APR4-03 (Imprimir Boletas)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas requeridas para imprimir las boletas de notas de los
grados que han sido programados para la entrega de boletas.
ENTRADAS:
 Grados programados para la fecha de entrega de boletas
SALIDA:
 Boletas de Notas impresas
TAREAS:
 TAREA #1 (Escoger Alumno): Se selecciona el alumno (por un

código) a través de la plantilla de Excel prediseñada, y así se
autocompleta un formulario (en la misma plantilla) con las notas
correspondientes a ese alumno y mostrando la nota promedio final
por asignatura.
 TAREA #2 (Configurar Impresión): Para proceder a imprimir, se
configura las propiedades de impresión para que todos los datos del
formulario quepan en la hoja bond A4.

 Computadora, impresora y hojas bond A4
64
6.1.2.4.4 SUBPROCESO APR4-04 (Modificar Boleta de Notas)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas requeridas para subsanar algún error encontrado, que
pudo ser producido al momento de trasladar las notas de los registros
auxiliares a la boleta de notas o también por las inasistencias (justificadas
o no).
ENTRADAS:
 Boleta de Notas con observaciones en alguna nota
SALIDA:
 Boleta de Notas impresa con observaciones levantadas
TAREAS:
 TAREA #1 (Confirmar asistencias y Notas del Registro Auxiliar):

Se revisa las inasistencias o las notas del registro auxiliar (archivo
Excel) correspondiente a las observaciones y se contrastan.
 TAREA #2 (Modificar Notas): De encontrarse algún error, se
subsana y se imprime nuevamente la boleta, de lo contrario se le
aconseja al padre de familia que se contacte con el docente del
curso.

 Registros Auxiliares (Archivo Excel)
65
6.1.2.5 Proceso APR5 (Asistencias y Justificaciones)
DESCRIPCIÓN:
Involucra las tareas requeridas para la administración de las asistencias

diarias, tardanzas, faltas y ciertas tareas para subsanar dichas faltas.
6.1.2.5.1 SUBPROCESO APR5-01 (Preparar Listas de Asistencias)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas para la creación de las listas de asistencia, este es el

esquema inicial que será utilizado para el primer mes, se deben considerar
los feriados previamente establecidos por el gobierno.
ENTRADAS:
 Maqueta de Pagos (Archivo Excel)

 Feriados declarados para el mes de marzo
SALIDA:
 Folder de Listas de Asistencias con las listas del mes de marzo

impresa
TAREAS:
 TAREA #1 (Redactar Indicaciones): Se utiliza la plantilla de

maqueta de pagos para redactar las indicaciones de qué alumnos
66
pertenecen a cada sección y son enviadas vía correo electrónico al
docente de computación.
 TAREA #2 (Crear Lista de Asistencia): Se crea la plantilla de
Excel que contiene las listas de asistencias para las 10 aulas
correspondiente sólo al mes de marzo y considerando los días
feriados. Posteriormente se imprimen y archivan en el folder.

 Computadoras, impresora y hojas bond A4
 Plantilla de Asistencias (Archivo Excel)
 Folder de Listas de Asistencia
67
6.1.2.5.2 SUBPROCESO APR5-02 (Renovar Listas de Asistencias)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas requeridas para modificar la plantilla de Asistencia

por cada mes para las 10 aulas.
ENTRADAS:
 Feriados declarados para del mes siguiente
SALIDA:
 Folder de Listas de Asistencias con las listas del mes siguiente
TAREAS:
 TAREA #1 (Modificar Fechas en las Listas de Asistencia): Se

consideran los feriados del mes siguiente para realizar cambios en
el número de días hábiles en la plantilla de Excel con las listas de
asistencia e imprimirlas.
 TAREA #2 (Archivar Listas en el Folder): Se colocan las listas de
asistencias impresas en el folder con el fin de prepararlo para tomar
la asistencia del mes posterior.
 Horas Hombre (Docente de Computación)

 Plantilla de Asistencia (Archivo Excel)
 Folder de Listas de Asistencias
68
6.1.2.5.3 SUBPROCESO APR5-03 (Modificar Lista de Asistencia)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas para agregar un nuevo alumno para la lista del
próximo mes.
ENTRADAS:
 Datos del Alumno matriculado después del inicio de clases
SALIDA:
 Plantilla de Listas de Asistencia modificada
TAREAS:
 TAREA #1 (Redactar Modificaciones): Se toman los datos del

alumno recién matriculado para enviárselo al docente de
computación por medio del correo electrónico institucional.
 TAREA #2 (Realizar Modificaciones sobre la lista): El docente de
computación toma las indicaciones y modifica la plantilla de
asistencia.

 Computadoras
 Plantilla de Asistencia (Archivo Excel)
69
6.1.2.5.4 SUBPROCESO APR5-04 (Asistencia Diaria)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas requeridas para contabilizar las asistencias,

tardanzas y faltas cada día para las 10 aulas.
ENTRADAS:
SALIDA:
 Asistencias, tardanzas y faltas capturadas del día

 Cuadro Resumen de Asistencia
TAREAS:
 TAREA #1 (Tomar Asistencia en todas las aulas): El personal que

se encuentre disponible a la primera hora del día (por lo general es
la directora), toma el folder de listas de asistencia de secretaría y
recorre todos los salones verificando qué alumno ha llegado tarde
o no ha llegado.
 TAREA #2 (Editar Resumen de asistencias): El docente de
computación evalúa si hay más de 10 días de capturas de
asistencias diaria desde la última vez que se actualizó el cuadro
resumen de asistencia.
70
 Horas Hombre (Personal disponible, Docente de Computación)
 Computadora
 Plantilla de Cuadro Resumen de Asistencia (Archivo Excel)
71
6.1.2.5.5 SUBPROCESO APR5-05 (Justificar Inasistencia)

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas requeridas para justificar correctamente una

inasistencia.
ENTRADAS:
 Fecha de inasistencia del alumno

 Documentación relacionada a la inasistencia (opcional)
SALIDA:
 Inasistencia justificada
TAREAS:
 TAREA #1 (Corroborar inasistencia): Se utiliza el folder de

inasistencia para corroborar que el día que menciona el padre de
familia es el correcto.
 TAREA #2 (Redactar motivos de inasistencia): Se utiliza el
cuaderno de justificaciones para redactar los motivos que da el
padre de familia con respecto a esa inasistencia.
 TAREA #3 (Archivar documentación relacionada): Si el padre de
familia trae alguna documentación probatoria de los motivos, se
adjunta en el mismo cuaderno u otro folder como prueba.

72
6.2 Captura de Métricas
El análisis de procesos por medio de métricas permite contrastar de mejor forma que la
solución produce ciertos cambios en los procesos.
Para estos procesos se consideran los tiempos de ciclo (desde que arriba una
entidad a la cola de atención hasta que termina de ser atendida) para procesos donde se
considere relevante la espera de una entidad para poder ser procesada; los tiempos de
trabajo de un recurso (que para algunos procesos será el mismo que el tiempo de ciclo)
y la cantidad de entidades a ser procesadas en ciertos plazos de tiempo. Los datos
capturados se encuentran especificados en el Anexo N°3 – Fichas de Capturas de Datos
de Procesos.
6.3 Simulación y Análisis de Resultados
La simulación de los procesos consiste en utilizar un número de réplicas independientes,

siguiendo un flujo de actividades y condiciones (que simulan el proceso o subproceso)
definidas por fórmulas de distribución de la probabilidad basada en una pequeña muestra
de datos capturados de la realidad. También se considera un pequeño margen de error en
los datos capturados, basados en ciertas consideraciones propias de investigador como,
por ejemplo, interrupciones por una llamada de la dirección o algún padre de familia que
no está presente en el proceso.
Las simulaciones fueron realizadas en el software Arena® y analizados por Output

Analyzer®, basados en los diagramas BPMN (véase Anexo N°2 – Fichas de Validación
de Mapas de Procesos de la Situación Actual) y utilizando las fórmulas de distribución
de la probabilidad de los datos capturados (véase Anexo N°3 – Fichas de Capturas de
Datos de Procesos).
A partir de las simulaciones se obtuvieron los siguientes resultados:
73
Tabla 5 – Tabla resumen de resultados de simulación de los procesos
Tiempo
Eventos
Promedio/Ev Tiempos de Trabajo Anual
Proceso
Lapso Eventos ento (horas)
# Lapso Total
(Total) Anuales (minutos)
T. Ciclo 19.0 -
Temporalidad A TT: Secretaria 5.84 1 día 200 Anual 200 11.9 39.6 39.6
MAT1 y T. Espera 5.31 -
50.58
MAT2 T. Ciclo 16.8 -
Temporalidad B TT: Secretaria 6.86 1 día 78 Anual 78 8.45 10.98 10.98
T. Espera 6.78 -
TT: Secretaria 10 1 día 61 Bimestral 244 9.92 40.34
APR1-01 67.7
TT: Directora 10 1 día 61 Bimestral 244 6.73 27.36
APR1-02 5.36
APR1 TT: Directora 10 1 día 61 Bimestral 244 0.96 3.90 84.352
TT: Secretaria 10 1 día ~28 Bimestral 112 0.12 0.224
APR1-03 4.872
TT: Directora 10 1 día ~28 Bimestral 112 2.49 4.648
APR1-04 TT: Secretaria 5 1 día ~28 Bimestral 112 3.44 6.42 6.42
TT: Secretaria 10 1 día 61 Mensual 488 1.84 14.96
APR2-01 29.19
TT: Directora 10 1 día 61 Mensual 488 1.75 14.23
APR2 35.9
APR2-02 TT: Secretaria 10 1 día 61 Mensual 488 0.37 3.00 3.00
APR2-03 TT: Secretaria 6 1 día ~14 Mensual 112 1.99 3.71 3.71
TT: Secretaria 10 1 día 10 Anual 10 1.75 0.29
APR3 APR3-01 1.77 1.77
TT: D. Comp. 10 1 día 10 Anual 10 8.88 1.48
APR4-01 TT: Secretaria 115 1 día 115 Bimestral 460 1.56 11.96
APR4 48.68 48.68
APR4-03 TT: Secretaria 278 1 día 278 Bimestral 1,112 0.75 13.9
APR4-04 TT: Secretaria 1.5 1 día 12 Bimestral 48 3.03 2.42
74
APR5-01 0.44
APR5-02 TT: D. Comp. 1 1 mes 1 Mensual 9 6.63 0.99 0.99
TT: Secretaria 6.86 1 día 78 Anual 78 0.79 1.02
APR5 APR5-03 1.41 51.86
TT: D. Comp. 6.86 1 día 78 Anual 78 0.30 0.39
TT: Directora 1 1 día 183 Anual 183 10.0 30.5
APR5-04 48.13
TT: D. Comp. 1 10 días 61 Anual 61 17.35 17.63
APR5-05 TT: Secretaria 1.3 1 día ~14 Bimestral 56 0.96 0.89 0.89
TC (Tiempo de Ciclo): Es el tiempo en que una entidad está en el proceso.

TT (Tiempo de Trabajo): Es el tiempo que un recurso utiliza para atender una entidad.
TE (Tiempo de Espera): Es el tiempo que una entidad espera a ser atendida por el recurso (R).
75
Al analizar los resultados, se puede distinguir lo siguiente:
Los subprocesos con mayor cantidad de entidades a atender por día son
APR4-01 (115 entidades) y APR4-03 (278 entidades), y que respectivamente representan
2.99 y 3.475 horas hombre (Secretaria) en un solo día. Es importante mencionar que
ambos subprocesos usan como recurso hojas bond A4, al menos 1 hoja por cada entidad
(para ambos procesos), sería un total de al menos 393 hojas bond A4 (por bimestre).
Los procesos o subprocesos que tienen mayor tiempo de ciclo o de trabajo por
cada entidad son el subproceso APR4-02 (30.6 minutos) y el proceso MAT1 y MAT2
(en la temporalidad “A”, 19.0 minutos). Como resultado en 1 día se pueden invertir 5.1
horas hombre (Secretaria) para el subproceso APR4-02, lo que podría significar el pago
de horas extras para el personal correspondiente.
Los procesos donde el tiempo de espera es significativo son los procesos

MAT1 y MAT2 (5.31 y 6.78 minutos dependiendo de la temporalidad). Para los demás,
o sólo se espera alcanzar un número de entidades acumuladas para iniciar el proceso o
los tiempos de espera capturados no son significativos.
76
CAPÍTULO VII: FASE DE DISEÑO DE LA PROPUESTA DE
SOLUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN
7.1 Selección de Procesos Pilotos para la Propuesta de Solución
Teniendo en consideración que los PROCESOS DEFICIENTES (mencionados en el

numeral 5.2.1 Requisitos de Alcance) se encuentran definidos por los procesos MAT1,
MAT2 y APR4, es necesario iniciar a plantear el modelo de solución en base a estos 3
procesos. A partir de esta selección, se procederá a analizar las deficiencias encontradas por
cada subproceso.
Para iniciar el diseño seleccionaremos los subprocesos (de entre los que conforman
a los procesos piloto) que represente un riesgo menor bajo la perspectiva del investigador,
para este caso empezaremos con los subprocesos MAT1-01, MAT1-02 y MAT1-03, ya que
solo implica el trabajo con un solo personal de trabajo (secretaria) y así poder considerar sus
necesidades, luego continuaremos con los subprocesos que conforman a APR4, ya que
implica muchos más actores (secretaria, docentes, dirección).
7.2 Análisis de Deficiencias de los Procesos Pilotos en la Situación Actual
Se deben analizar qué tareas se pueden automatizar mediante la selección de tecnologías de

la información adecuadas para el proceso y también se considerará la utilización de menos
recursos para dichas tareas. El análisis se realizará por cada proceso y subproceso descrito
en la muestra.
7.2.1 Deficiencias en el Proceso MAT1
7.2.1.1 Subproceso MAT1-01
Deficiencias Observadas:
 La plantilla Ficha de Inscripción, es un archivo Excel que solo permite

ordenar los resultados para poder ser impreso posteriormente, permite
guardar los datos, pero de forma aislada, ya que no crea relaciones entre
datos del alumno y de los padres y/o apoderado, así que no hay forma de
hacer búsquedas avanzadas que los relacione.
77
 Debido a que en la plantilla Ficha de Inscripción no permite hacer
búsquedas pre-establecidas, se toman ciertos datos del alumno para
pasarlos a otra plantilla (Maqueta de Pagos) por cada inscripción, para
ordenarlos por grado y la sección a la que van a pertenecer
 Las Fichas de inscripción son impresas en un diseño que muestra muchos
espacios en blanco, lo que representan 2 hojas bond A4 por cada alumno
y de ser necesario corregir algún error se debe volver a imprimir.
 Las plantillas se encuentran solo almacenadas en la computadora de
escritorio de la secretaria, por lo cual una pérdida, seria irrecuperable.
Situación Pésima posible:
 No tener acceso a la plantilla de Excel que contiene los formularios de la

ficha de inscripción.
Consecuencias: Registrar los datos manualmente utilizando las fichas de
inscripción impresas de clientes anteriormente, lo que causaría un retraso
en la atención hasta tener preparado la plantilla impresa.
 Los pagos de la matrícula, ya sean parciales o totales, se realizan en

efectivo, lo que implica tener acceso a la Caja Chica con el fin guardar y
entregar efectivo. Esto representa un riesgo (dinero falsificado, robos) y
previamente han ocurrido incidentes debido a que las personas con acceso
a este dinero hacen retiros sin comunicar a Secretaría. Y generan
incongruencias al momento de realizar cuentas.
 No tener el efectivo suficiente para entregar el cambio del efectivo al

cliente.
Consecuencias: Retrasa la atención para el cliente y los que están en cola
de espera.
 Recibir dinero falsificado sin darse cuenta.
78
Consecuencias: Tener dinero falsificado es técnicamente una perdida
para la INSTITUCION.
 No se ha estipulado un tiempo máximo para la recepción de la

documentación probatoria con respecto a la institución de la que proviene
el alumno, esta documentación es importante para la matrícula del alumno
y se requiere obtener en el menor tiempo posible.
 Que el padre de familia o apoderado no presente la documentación

necesaria en todo el año escolar.
Consecuencias: No tener los antecedentes del alumno, no permite
confirmar la información brindada por el padre de familia o apoderado y
causaría problemas con las instituciones fiscalizadoras.
7.2.2 Deficiencias en el Proceso MAT2
 Considerando las mismas mencionadas en el numeral 7.2.1.1 Subproceso

MAT1-01.
 Teniendo en cuenta que los datos del alumno han sido registrados el año
anterior, no hay forma de recuperar su información para evitar volver a
llenar toda la información en la plantilla Ficha de Inscripción.
 Es la misma situación que la mencionada en el numeral 7.2.1.1

Subproceso MAT1-01.
79
 Considerando las mismas mencionadas en el numeral 7.2.1.2 Subproceso

MAT1-02.
 Es la misma situación que la mencionada en el numeral 7.2.1.2

Subproceso MAT1-02.
7.2.3 Deficiencias en el Proceso APR4
7.2.3.1 Subproceso APR4-01
 Las tareas de imprimir los registros para trasladar las notas se realizan por
la comodidad del personal que va a realizar el subproceso APR4-02, de
todas formas, son 115 registros auxiliares para imprimir, lo que implica
un gasto en recursos (hojas bond A4 y tinta de impresora) cada bimestre.
Después de terminado el bimestre, dichas hojas no tienen ningún valor.
 Los registros auxiliares están dispersos en la bandeja de entrada (correo
electrónico institucional) del usuario de la secretaria y de la directora.
 Requiere un gran tiempo en la ejecución (hasta 2.99 horas, basado en la
simulación) en un solo día (o en el mejor de los casos 2 días) para un solo
recurso.
 Que cada registro auxiliar presente problemas en las fórmulas de cálculo

de los promedios.
Consecuencias: Aumentar el tiempo de ejecución del proceso, también
representaría incongruencias en las notas de los alumnos.
80
 La plantilla de Boleta de Notas, es un archivo de Excel prediseñado años

anteriores, con fórmulas de promedio simple (algunas con promedio
ponderado) de todas las asignaturas. Incluye un espacio para colocar las
tardanzas e inasistencias.
 Las notas promediadas están basadas por asignatura, y no por
competencias y capacidades como lo demanda lo estipula el MINEDU.
 Requiere un gran tiempo en la ejecución (5.1 horas hombre) en un solo
día (o en el mejor de los casos 2 días) para un solo recurso (secretaria).
 Equivocarse en pasar notas de los registros auxiliares a la plantilla de la

boleta de notas, o intercambiar notas entre alumnos.
Consecuencias: Realizar el trabajo de modificar la boleta de notas
(Subproceso APR4-04) por reclamo de varios clientes, proyecta una mala
imagen de la INSTITUCION frente a los clientes al presentar errores en
algo tan importante como las calificaciones de los alumnos.
 La plantilla de Boleta de Notas, posee una hoja que contiene el formulario

con el formato para crear la boleta de notas por alumno ingresando un
código.
 Las boletas se generan alumno por alumno, lo que demanda una gran
cantidad de eventos a atender (278 alumnos registrados) cada bimestre.
 Requiere un gran tiempo en la ejecución (3.475 horas hombre) en un solo
día (o en el mejor de los casos 2 días) para un solo recurso.
 No tener acceso a la plantilla de boleta de notas o pérdida de información

de esta plantilla.
81
Consecuencias: Retrasaría la reunión para la entrega de boletas o no
lograría entregar la boleta durante la reunión lo que proyectaría una mala
imagen de la INSTITUCION frente a los clientes por no cumplir con las
fechas acordadas.
 Este subproceso deriva de la posibilidad de cometer algún error en el

traslado manual de las notas de promedio final. Mientras el subproceso
APR4-02 se ejecute como se viene ejecutando normalmente, este
subproceso existirá.
 Las plantillas (archivos de Excel) para verificar las notas e imprimir las
boletas se encuentran solo en la computadora de escritorio de la
secretaria.
 Tener un gran número de clientes que vienen a presentar observaciones y

que estos tengan razón, posteriormente será necesario hacer correcciones.
(Consecuencia de la Situación Pésima posible del subproceso APR4-02)
Consecuencias: Proyectaría una mala imagen de la INSTITUCION
frente a los clientes debido a que cometen errores en las calificaciones.
7.3 Modelo Propuesto
Se propone el uso de un sistema de información en una plataforma web desarrollada por

cuenta del investigador para reemplazar ciertas tareas (definidas en los subprocesos), que
pueden ser realizadas automáticamente y también con la finalidad de gestionar los datos (a
través de una base de datos) y convertirlos en información útil, fácil de recuperar y procesar.
Se ha descartado la contratación de una empresa desarrolladora de software a medida

debido a una experiencia en el pasado y cuya inversión superaba el límite del presupuesto;
también se descartó la adquisición de un software enlatado (a través de otra empresa
82
desarrolladora) debido a las limitaciones en los datos guardados y porque la inversión no se
vería apreciada por dichas limitaciones.
Se propone la apertura de una Cuenta Corriente Persona Jurídica con una entidad
financiera para la administración de los ingresos obtenidos de los procesos MAT1 y MAT2,
con el fin de no manejar tanto efectivo en la Caja Chica.
Finalmente se añaden nuevas normas en los procesos que deberán seguir las personas
que están involucradas y de las que dependerá su éxito.
7.3.1 Desarrollo de un sistema de información y Adquisiciones de Servicios
7.3.1.1 Nuevo Sistema de Información
Se desarrolló de un sistema de información a medida de las necesidades de la

INSTITUCION por cuenta del investigador. El desarrollo se basará en los
siguientes requerimientos, tratando de subsanar las deficiencias observadas de
los procesos de la muestra:
Requerimientos Funcionales:
 Se usarán usuarios de perfil con roles y accesos predeterminados y

administrables, con el fin de acceder al sistema de información y utilizar
sólo los módulos permitidos.
 Contar con un Módulo de Inscripción, con el fin de registrar los datos del
alumno, padres/apoderado y otros datos inherentes a la inscripción, para
posteriormente poder recuperarlos en búsquedas (por grado y sección).
 El formulario para inscribir a los alumnos debe permitir autocompletar
datos personales de los alumnos que se han registrado el año anterior.
 La ficha de inscripción deberá ser exportada en formato PDF y que toda
la información quepa en una sola hoja bond A4.
 Poder asignar la sección a cada alumno matriculado del año escolar
vigente.
 Crear las listas de asistencias de todos los meses con los alumnos inscritos
 Poder registrar a los docentes de la INSTITUCION y asignarle un
usuario.
83
 Diseñar la carga académica del año escolar vigente.
 Contar con un Módulo Registros Auxiliares, para poder crear los registros
auxiliares (debe ser creada por cada docente-usuario o un usuario
administrador) que son basados en el DCN (competencias y capacidades)
y poder agregar las notas de las asignaturas de la Carga Académica actual.
 Poder observar buscar el registro auxiliar por el bimestre, asignatura y
grado y sección.
 Poder exportar cada registro auxiliar en formato PDF para tener la
documentación impresa.
 Contar con un Módulo Boleta de Notas que procese automáticamente las
notas de los registros auxiliares, correspondiente a cada alumno por
bimestre.
 Poder exportar un formato PDF de las boletas de notas basado en
competencias y capacidades por cada aula.
 Agregar un nuevo atributo a la boleta de notas, para registrar una
calificación de la relación del padre de familia con respecto a las
actividades de la INSTITUCION.
Requerimientos NO Funcionales:
 Diseño Web Responsive.

 Manejar una base de datos relacional.
 Utilizar el servidor web con el que ya cuentan (MySQL y PHP 5.1 o
superior)
La metodología, técnicas y herramientas del desarrollo del sistema de

información NO son relevantes para esta investigación
7.3.1.2 Capacitación de Personal
Se convocará a la plana docente para una capacitación grupal con la finalidad de

la correcta utilización del Módulo Registros Auxiliares, donde cada docente
podrá crear sus registros auxiliares y colocar las calificaciones de los alumnos
por cada competencia y capacidad (DCN) del curso que imparten. También se
diseñará un manual de usuario para los docentes recientemente contratados.
84
También se realizará una capacitación con Secretaría sobre todo el sistema
de información para poder adiestrar al personal en su manejo, y en particular de
remarcar los Módulos de Inscripción y de Boletas de Notas, siguiendo la lógica
diseñada de cada proceso.
7.3.1.3 Adquisición de servicios
Se propone a contratar el servicio de una institución bancaria (Cuenta Corriente

para Persona Jurídica en soles) para poder recaudar los pagos de matrícula y
mensualidades, con el fin de salvaguardar estos activos.
Bajo condiciones de conveniencia por parte de la INSTITUCION (cuentas

propias afiliadas a una institución bancaria), y considerando el número de locales
para hacer operaciones en la ciudad de Chiclayo, la institución seleccionada es
el Banco de Crédito del Perú (BCP), que mensualmente el costo por el servicio
viene dado por:
85
Tabla 6 - Tabla de Costos Mensuales por la Cuenta Corriente Persona Jurídica BCP
COSTOS Monto Cantidad Mensual

Tasa de Interés anual (Saldo Acreedor) 0% - S/ 0.00
Comisión de Mantenimiento al mes (Cuenta Acreedora) S/ 30.00 - S/ 30.00
Operaciones al mes (0 a 15) Libre - -
Mantenimiento de tarjeta al mes S/ 10.00 - S/ 10.00
Movimiento en Cajeros o Agentes BPC S/ 1.00 300 mov. S/ 300.00
Envío de Estado de Cuenta electrónico S/ 3.50 2 fechas S/ 7.00
TOTAL S/ 347.00
En promedio mensual que debe invertir la INSTITUCION es un monto de

S/ 347.00.
NOTA: Los valores utilizados para el cálculo de los montos han sido
tomados de la pestaña Requisitos de la página web del BCP para la Cuenta
Corriente Persona Jurídica a la fecha del 20 de julio de 2018.
7.3.2 Modificación de la Normativa actual
Se procede a detallar nuevas normas dentro de los procesos para mantener un

orden.
7.3.2.1 Normativa propuesta para el Macroproceso MAT (MAT1 y MAT2)
 Los padres deben presentar obligatoriamente el D.N.I. del menor de edad

en físico para el correcto registro de los datos personales del alumno y
evitar equivocaciones.
 El padre de familia o apoderado que inicia el proceso de matrícula, debe
presentar su D.N.I. para registrar correctamente sus datos y evitar
equivocaciones, de no contarlo se empezará a preguntar sus datos
oralmente.
 Para la aceptación del pago por concepto de matrícula, debe presentar el
voucher de depósito a la cuenta bancaria de la institución.
 El mínimo monto aceptado, en el caso del pago parcial de la matrícula,
es del 50% del monto total de la matrícula.
86
 Si el pago faltante por concepto de matrícula no se efectúa hasta 10 días
hábiles después del pago inicial, se le agregará ese monto a el pago de la
primera mensualidad.
 De ser el caso que el alumno provenga de otra institución educativa y el
padre de familia de no poseer en ese momento la documentación
probatoria tiene hasta 10 días hábiles para traer dicha documentación.
7.3.2.2 Normativa propuesta para el Macroproceso APR4
 Los docentes deberán registrar las notas de cada competencia, en la que

se basa su asignatura, hasta 1 día antes de la entrega de boleta de notas
programada para el grado que corresponde. De lo contrario contará como
una llamada de atención, de ser reincidente, puede llegar a ser un
memorándum o sanción pecuniaria.
 Los nombres que identifican a cada competencia debe ser correctamente
escrito (sin faltas ortográficas y tal cual aparecen en el DCN) ya que esos
nombres son los que saldrán en la boleta de notas. De presentar estos
nombres con demasiados errores, se le llamará la atención al docente
correspondiente.
 La impresión de las boletas de notas se puede realizar hasta el mismo día
de la entrega de boletas programada.
7.3.3 Procesos de Negocio Propuestos en BPMN
Se procede a cambiar ciertas tareas y ajustar las condiciones dentro de los procesos
y subprocesos, basadas en las nuevas herramientas desarrolladas, servicios
adquiridos y la normatividad propuesta. Algunos subprocesos presentarán cambios
en sus tareas, mientras que otros podrían eliminar ciertos subprocesos por causa de
la automatización. Los siguientes procesos se encuentran validados por el personal
correspondiente (véase Anexo N°5 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos
del Modelo Propuesto).
Para identificar a cada proceso propuesto, colocaremos una letra ‘P’ al final
de su código.
87
7.3.3.1 Macroproceso Gestionar Matrícula (MAT-P)
7.3.3.1.1 Proceso MAT1-P (Matrícula de alumno nuevo o Traslado)
Ilustración 24 - Diagrama BPMN - MAT1-P

ENTRADAS:
 D.N.I. físico del Alumno

 D.N.I. físico de la persona (padre de familia o apoderado) que viene
a hacer la inscripción
 Voucher de depósito por pago de matrícula
SALIDAS:

88
7.3.3.1.1.1 SUBPROCESO MAT1-01-P (Registrar Datos del Alumno)
Ilustración 25 - Diagrama BPMN - MAT1-01-P

TAREAS:
 TAREA #1 (Llenar Ficha de Inscripción): El personal

a cargo ingresa al sistema de información y se dirige al
Módulo de Inscripción para registrar los datos
personales; antes de proceder a guardar los datos se
imprime la Ficha de Inscripción (que es 1 Hoja Bond
A4). Si los datos, previamente verificados, son
correctos se procede a guardar la información del
formulario.
 TAREA #2 (Modificar Ficha de Inscripción): Si los
datos verificados no son correctos se procede a
modificar los campos erróneos y volver a imprimir
nuevamente la Ficha de Inscripción y recién se procede
a guardar la información del formulario.
Tabla 7 - Tabla Comparativa para el proceso MAT1-01-P
SITUACION ACTUAL (MAT1-01) SITUACION PROPUESTA (MAT1-01-P)

Uso de 2 archivos Excel Uso de un 1 dominio web y DBMS
No está estructurado para hacer búsquedas Presenta listas y opciones de búsqueda
Se requiere trasladar datos entre distintos archivos Los datos son centralizados en una base de datos.
para otros usos
Solo puede usarse en un solo terminal Se puede utilizar en cualquier terminal
No requiere acceso a internet Requiere acceso a internet
Solo puede ser utilizado por una persona a la vez Puede ser utilizado por varias personas la vez
89
7.3.3.1.1.2 SUBPROCESO MAT1-02-P (Concretar Pago de Matrícula
– Subproceso Reutilizable)

TAREAS:
 TAREA #1 (Generar Recibo): Después que el padre

de familia recibe y firma el convenio entregado, se
entrega el voucher de depósito, el personal que atiende
ratifica el monto y la fecha de pago y procede a llenar
los datos en el recibo de pago por concepto de
matrícula.
 TAREA #2 (Generar Nuevo Recibo): En caso no se
haya realizado el pago total de la matrícula, se le
comunica al padre que tiene un plazo de 10 días para
hacer efectivo el otro 50% del monto total y de no
efectuarse el pago se le adjuntará ese monto a la
primera mensualidad.
Tabla 8 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT1-02-P

Recibe efectivo Recibe voucher de depósito
Se puede pagar cualquier monto inicial Se puede pagar como mínimo 50% del total
90
7.3.3.1.1.3 SUBPROCESO MAT1-03-P (Registrar Datos de la I.E.
Proveniente)

TAREAS:
 TAREA #1 (Generar Constancia de Vacante): Al no

poseer los documentos de la institución proveniente, se
genera un formato de Constancia de Vacante que sirve
como solicitud ante la institución de la que proviene el
alumno con el fin de obtener la documentación. Se
deben presentar dicha documentación en un plazo no
mayor a 10 días hábiles.
 TAREA #2 (Verificar y Archivar Documentación): Al
obtener los documentos pertinentes es necesario
verificarlos para dar conformidad de la inscripción del
alumno en el año escolar vigente.

No se estipula un tiempo para la presentación Se estipula un plazo de 10 días hábiles para
de la documentación probatoria. la presentación de la documentación
probatoria.

 Computadora (acceso a internet), impresora, hojas Bond A4
91
 Plantilla de Constancia de Vacante (Archivo Word)
92
7.3.3.1.2 Proceso MAT2-P (Matrícula de alumno de la misma
institución)
Ilustración 28 - Diagrama BPMN - MAT2-P

Cabe mencionar que se utiliza el Subproceso Reutilizable MAT1-02-P, por

lo cual ya no será descrito a continuación, debido a que ya han sido descritos
en el proceso anterior (MAT1-P).
ENTRADAS:
 D.N.I. físico del Alumno

 D.N.I. físico de la persona (padre de familia o apoderado) que viene
a hacer la inscripción
 Voucher de depósito por pago de matrícula
SALIDAS:

93
7.3.3.1.2.1 SUBPROCESO MAT2-01-P (Verificar Datos Personales)

DESCRIPCIÓN:
Como los datos del alumno ya han sido registrados

previamente el año anterior en el sistema de información,
solamente se recuperan los datos de la base de datos y se
contrasta con la información actual para registrar los datos de
para este año.
TAREAS:
 TAREA #1 (Modificar Ficha de Inscripción): Si los

datos previamente verificados no son correctos, se
procede a modificar los campos erróneos y volver a
imprimir nuevamente la Ficha de Inscripción.

Se tienen que volver a registrar todos los datos del Se recuperan los datos del alumno con respecto al
alumno año pasado y se hacen cambios
7.3.3.1.2.2 SUBPROCESO MAT1-02-P (Concretar Pago de Matrícula

– Subproceso Reutilizable)

 Computadora (acceso a internet), impresora, hojas Bond A4
94
95
7.3.3.2 Macroproceso Gestionar los Aprendizajes (APR-P)
7.3.3.2.1 Proceso APR4-P (Gestión de Boletas de Notas)
DESCRIPCION:
Involucra las tareas requeridas para la elaboración de las boletas

de notas de todos los alumnos matriculados en el año escolar
utilizando el sistema de información.
7.3.3.2.1.1 SUBPROCESO APR4-01-P (Verificar Boleta de Notas)
Ilustración 30 - Diagrama BPMN - APR4-01-P

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas de verificar en el sistema de información

(Módulo Boleta de Notas) que las notas del registro auxiliar
estén completas en todas las competencias de la asignatura y
completar tanto las notas que promedian las participaciones de
los padres de familia para con la INSTITUCION (nuevo
atributo agregado), como de las tardanzas e inasistencias. De
faltar notas en las competencias se solicita una explicación al
docente encargado de dicha asignatura. Este nuevo subproceso
reemplaza tanto a APR4-01 y APR4-02 de la situación actual.
ENTRADAS:
96
 Esperar hasta 1 día antes de la fecha programada para
la entrega de boletas
 Calificaciones de la actitud del padre de familia o
apoderado
SALIDA:
 Boleta de Notas verificada y completada
TAREAS:
 TAREA #1 (Agregar Notas de Padres y Resumen de

Asistencias): En el Módulo de Boleta de Notas del
sistema de información, se procede a llenar las notas
que se le asigna la INSTITUCION a cada padre de
familia por su interés con las actividades de la
institución y también se añaden las tardanzas e
inasistencias por dicho bimestre.

 Computadora (acceso a internet)
Tabla 11 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P
SITUACION ACTUAL (APR4-01 y APR4-02) SITUACION PROPUESTA (APR4-01-P)

Requiere verificar o imprimir todos los Registros No requiere verificar o imprimir los Registros
Auxiliares (115 registros) Auxiliares.
Requiere utilizar hojas bond A4 No requiere utilizar hojas bond A4
No se requiere trasladar las notas del Registro
Se requiere trasladar notas del Registro Auxiliar
Auxiliar
No requiere acceso a internet Requiere acceso a internet
La Boleta de Notas no se basa en el DCN La Boleta de Notas se basa en el DCN
No refleja la actitud del padre frente a la Sí refleja la actitud del padre frente a la
institución institución
97
7.3.3.2.1.2 SUBPROCESO APR4-02-P (Imprimir Boleta de Notas)
Ilustración 31 - Diagrama BPMN - APR4-02-P

DESCRIPCIÓN:
Comprende las tareas para imprimir las boletas de notas

(basadas en el DCN) por cada aula.
ENTRADAS:
 Esperar hasta la fecha programada para la entrega de

boletas
SALIDA:
 Boleta de Notas impresas por cada aula
TAREAS:
 TAREA #1 (Exportar y verificar Boletas de Notas): Se
procede a exportar en formato PDF a través del sistema
de información (Módulo Boleta de Notas), para
verificar que los nombres de las competencias este
correctamente escritos.
 TAREA #2 (Imprimir Boleta de Notas): Se procede a
configurar el número de páginas por hoja para poder
imprimir las boletas de 2 alumnos por hoja.
98
 Computadora (acceso a internet), impresora, hojas
Bond A4
Tabla 12 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P
SITUACION ACTUAL (APR4-03) SITUACION PROPUESTA (APR4-02-P)

Se efectúa alumno por alumno (278 alumnos
Se efectúa aula por aula (10)
registrados)
Se utiliza 1 hoja por alumno Se utiliza 0.5 hojas por alumno
Requiere el uso de archivos Excel y de la Requiere el uso de Internet y los permisos
computadora de Secretaría requeridos
7.3.3.3 Resumen de Cambios en los Procesos de Negocio
Para ningún proceso es necesario utilizar plantillas de Excel, todo ha sido

incluido y reemplazado en el sistema de información implementado.
En los procesos MAT1-P y MAT2-P, ya no requiere considerar si el

alumno se matriculó antes o después del inicio escolar debido a que todos los
datos están ahora centralizados y se pueden reutilizar, lo que indica que el
subproceso APR5-03 Modificar Lista de Asistencia ya no es necesario ejecutarse
y queda eliminado de la lista de procesos analizados.
También es importante resaltar que ahora se utiliza la mitad de hojas bond

A4 que antes debido a la nueva estructura de la Ficha de Inscripción, ya que el
formato anterior era de 2 hojas y ahora es de solo 1 (reducción de un 50%).
En el proceso APR4-P; los subprocesos APR4-01-P y APR4-02-P han

sustituido a las tareas de tres subprocesos que conformaban el proceso APR4
(APR4-01, APR4-02 y APR4-03). Como el subproceso APR4-04 Modificar
Boleta de Notas se basaba en posibles errores cometidos al momento de trasladar
las notas de los registros auxiliares, que es una tarea del subproceso APR4-02, ya
no será necesario ejecutarse debido que la tarea de traslado de notas ha sido
automatizada.
Es importante resaltar que ahora se utiliza la mitad de hojas bond A4

debido a la nueva estructura de la Boletas de Notas generadas por aulas, ya que
99
el formato anterior era de 1 alumno por hoja y ahora es de 2 alumnos por hoja
(reducción del 50%).
Finalmente, debido a que los Registros Auxiliares son generados por el

sistema de información y completados por los docentes, ya no es necesario
contemplarlo como parte de un proceso (APR3 Gestión de Registros Auxiliares),
sino como una herramienta generada por el sistema de información.
A pesar de haber eliminado el proceso APR3, el proceso APR4 no será

cambiado en su codificación.
Tabla 13 - Tabla Detalle de los Procesos en el Modelo Propuesto
Macroproceso Proceso Subproceso

Registrar Datos del Alumno
Matrícula de Alumno nuevo o Traslado Concretar Pago de Matrícula (R)
Gestionar
Registrar Datos de la I.E. Proveniente
Matrícula
Verificar Datos Personales
Matrícula de Alumno de la misma institución
Concretar Pago de Matrícula (R)
Recepcionar Módulos
Preparar Orden de Impresión de Módulos
Entregar Módulos
Entregar Módulos a Alumnos Ausentes
Recepcionar Evaluaciones
Gestión de Evaluaciones Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones
Gestionar los
Reprogramar Toma de Evaluaciones
Aprendizajes
Verificar Boleta de Notas
Imprimir Boleta de Notas
Preparar Listas de Asistencias
Renovar Listas de Asistencias
Asistencias y Justificaciones
Asistencia Diaria
Justificar Inasistencia
100
CAPÍTULO VIII: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Para los procesos MAT1-P y MAT2-P se utilizará el software Arena® para realizar una
simulación de dichos procesos, debido a que estos sólo se ejecutan durante un periodo
determinado una vez al año, la simulación se basará en las fórmulas de distribución de la
probabilidad de la situación actual (véase Anexo N°4 - Simulación de la Situación Actual)
procediendo a la eliminación de los procesos que ya no están presentes en el modelo
propuesto y adecuando al flujo actual del proceso, también se establecerán ciertos tiempos
estimados en tareas nuevas. Mientras que para el proceso APR4-P y sus subprocesos (APR4-
01-P y APR4-02-P) no será necesario simular, ya que se capturaron datos de los procesos
del modelo propuesto en el segundo bimestre del año escolar.
8.1 Macroproceso MAT-P (MAT1-P y MAT2-P)
Este macroproceso incluye tanto el proceso MAT1-P y MAT2-P. Estos se ejecutan en el

mismo diagrama de simulación debido a que se crea una cola de atención en común para los
clientes (entidades de entrada para los procesos MAT1 y MAT2).
Debido a que el macroproceso MAT-P es ciertamente extenso, lo explicaremos en 5

partes.
NOTA: En este documento no se detallarán todos los módulos usados en Arena®,

que ya están detallados en el Anexo N°4 - Simulación de la Situación Actual.
Parte #1 Parte #2 Parte #3 Parte #4 Parte #5
Ilustración 32 - Diagrama en Arena - MAT-P

101
8.1.1 Parte #1
Ilustración 33 - Parte #1 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P
8.1.2 Parte #2
Leyenda:
 Alumno Nuevo 1 (Módulo DECIDE): Debido a que el subproceso MAT1

y MAT2 no reutilizan el mismo proceso, este módulo es una compuerta
exclusiva que permite evaluar el Tipo de alumno que se va a matricular,
si es un alumno nuevo o de traslado (MAT1) o uno que ya ha estudiado
en la INSTITUCION.
Ilustración 35 - Módulo DECIDE “Alumno Nuevo 1” de la Parte #2 MAT-P
102
 Recuperar datos personales (Módulo DELAY): Simula el tiempo de
recuperar la información personal de un alumno (utilizando el número de
DNI) de la base de datos a la aplicación para su contrastación con los
datos actuales. A este evento se le ha asignado el tiempo de 15 segundos.
Ilustración 36 - Módulo DELAY "Recuperar datos personales" de la Parte #2 MAT-P
 Datos Correctos (Módulo DECIDE): el índice de fichas de inscripción

sin errores lo hemos reducido en 20% con respecto al índice anterior
como consecuencia de alguna la información requiera cambios de los
datos actuales.
Ilustración 37 - Módulo DECIDE "Datos Correctos" de la Parte #2 MAT-P
8.1.3 Parte #3
103
8.1.4 Parte #4
8.1.5 Parte #5
Resultados Macroproceso MAT-P
Los resultados se evaluarán por evento (entidad), tanto para la Temporalidad A

como para la Temporalidad B que se identificaron en la situación inicial.
 Temporalidad A (Inicio: Apertura de Matrículas, Fin: Inicio de Clases)
Ilustración 41 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P Temporalidad A)
104
Ilustración 42 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad A)
Tabla 14 - Tabla de resultados para la MAT-P Temporalidad A
Indicador Media Mínimo Máximo

Tiempo de Ciclo 14.7 min 6.15 min 14.7 min
Tiempo de Trabajo 6.54 min 2.39 min 10.7 min
Tiempo de Espera 0.68 min 0 min 2.09 min
Número de Eventos 5.93 unid 3.00 unid 9.00 unid
Macroproceso MAT vs MAT-P (Temp. A)

20 19
18
16 14.7
14 11.9
Minutos
12
10
8 6.54
5.31
6
4
2 0.68
0
T. Ciclo T. Trabajo T. Espera
Tiempos
Situacion Actual Modelo Propuesto
Ilustración 43 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT vs. MAT-P) Temp. A
Análisis de los Resultados de la Simulación (Temp. A):
 Tiempo de Ciclo: Reducción del 22.63%

 Tiempo de Trabajo: Reducción del 45.04%
 Tiempo de Espera: Reducción del 87.19%
Costo en Recurso Humano (Secretaria):
Según la planilla, la secretaria percibe un ingreso mensual de S/ 1500.00. Ahora

teniendo en cuenta que para la Temporalidad A, se atienden a 200 clientes, lo que en
horas de trabajo son 39.6 horas, lo que representa un costo de S/ 247.50 anual, con
la reducción del 45.04% representa un ahorro de S/ 111.47.
105
 Temporalidad B (Inicio: Inicio de Clases, Fin: Dos semanas después del
inicio de clases)
Ilustración 44 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P Temporalidad B)
Ilustración 45 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad B)
Tabla 15 - Tabla de resultados para la Temporalidad B

Tiempo de Espera 8.71 min 0.03 min 17.4 min
Macroproceso MAT vs. MAT-P (Temp. B)

18 16.8
16.1
16
14
12
Minutos
10 8.45 8.71
8 6.78
6 4.65
4
2
0
T. Ciclo T. Trabajo T. Espera
Tiempos
Situacion Actual Modelo Propuesto
Ilustración 46 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT vs. MAT-P) Temp. B
106
Análisis de los Resultados de la Simulación (Temp. B):
 Tiempo de Ciclo: Reducción del 4.16%

 Tiempo de Trabajo: Reducción del 44.97%
 Tiempo de Espera: Aumento del 28.46%
Costo en Recurso Humano:
Teniendo en cuenta que, para la Temporalidad B se atienden a 78 clientes, lo que en

horas de trabajo son 10.9 horas hombre, lo que representa un costo de S/ 68.13 anual,
con la reducción del 44.97% representa un ahorro de S/ 30.63.
Teniendo en cuenta que, en la Temporalidad B se ejecuta consecuentemente

el subproceso APR5-03, con respecto a la secretaria (1.02 horas hombre) y el docente
de computación (0.39 horas hombre, ingreso total de S/ 1.100 mensuales)
representan un ahorro en el uso de estos recursos, considerando el tiempo sobre el
costo debido a que no es tan significativo (S/ 8.16 anual).
En total el ahorro para esta temporalidad es de S/ 38.79 anual.
107
8.2 Proceso APR4-P
8.2.1 Subproceso APR4-01-P

Tabla 16 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-01-P
FICHA DE CAPTURA DE DATOS DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO Verificar Boleta de Notas CODIGO APR4-01-P
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO 10 eventos (bimestral)
FECHAS DE CAPTURA 30 y 31 de Julio EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
TIEMPOS Y PROBABILIDADES
OBJETO Agregar Notas de Padres y
¿Las notas están completas? Esperar respuesta
Resumen de asistencias
EVENTO (minutos) (minutos) (minutos)
#1 SI - 1:15
#2 SI - 1:21
#3 SI - 1:41
#4 SI - 1:37
#5 SI - 1:54
#6 SI - 1:44
#7 SI - 1:32
#8 SI - 1:27
#9 - NO 2:30 1:29
#10 SI - 1:42
TOTAL 2:30 15:42
El tiempo total empleado por el recurso (secretaria): 18.20 minutos por cada
bimestre para todas las aulas.
Mientras que actualmente los subprocesos reemplazados (APR4-01-P y

APR4-02-P de la situación actual) tienen un tiempo de trabajo por bimestre para
las 10 aulas de: 485.4 minutos (8.09 horas).
Tiempo de Ciclo/Trabajo (APR4-01-P vs APR4-01, APR4-02)
Modelo Propuesto 18.2
Situación Actual 485.4
0 100 200 300 400 500 600

Minutos
Ilustración 47 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-01-P vs APR4-01 & APR4-02)
108
Análisis de los Resultados Subproceso APR4-01-P:
 Tiempo de Ciclo/Trabajo: Reducción del 96.25%
8.2.2 Subproceso APR4-02-P

Tabla 17 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-02-P

NOMBRE DEL PROCESO Imprimir Boleta de Notas CODIGO APR4-02-P
FECHAS DE CAPTURA 31 de Julio y 01 de Agosto EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
OBJETO Exportar y Verificar Boleta de Notas Imprimir Boletas de Notas
EVENTO (minutos) (minutos)
#1 0:14 0:51
#2 0:21 0:49
#3 0:36 0:57
#4 0:20 1:00
#5 0:32 0:37
#6 0:28 0:39
#7 0:37 0:27
#8 0:35 0:46
#9 0:28 0:30
#10 0:39 1:20
TOTAL 4:50 7:56
El tiempo total empleado por el recurso (secretaria): 12.77 minutos por cada
bimestre para todos los alumnos.
Mientras que actualmente los subprocesos reemplazados (APR4-03 de la

situación actual) tienen un tiempo de trabajo por bimestre para todos los alumnos
de: 208.5 minutos (3.475 horas).
NOTA: No consideraremos el subproceso APR4-04 debido a que no es

proceso programado, sino que deriva de los errores del subproceso APR4-03.
109
Tiempo de Ciclo/Trabajo (APR4-02-P vs. APR4-03)
0 50 100 150 200 250

Minutos
Ilustración 48 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-02-P vs APR4-03)
Análisis de los Resultados Subproceso APR4-02-P:
Resultados Proceso APR4-P
Si consideramos que tanto los subprocesos del modelo propuesto y los subprocesos
de la situación actual para el proceso APR4 (sin contar el subproceso APR4-04 de la
situación actual), son programados a ejecutarse bimestralmente, compararemos en
cuanto difieren en el tiempo de trabajo invertido por bimestre:
 Modelo Propuesto (30.90 minutos por bimestre)

 APR4-01: 18.20 minutos por bimestre
 Situación Actual (693.9 minutos por bimestre)
110
Tiempo de Trabajo - Proceso APR4 vs. APR4-P
0 100 200 300 400 500 600 700 800

Minutos
Ilustración 49 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-02-P vs APR4-03)
Análisis de los Resultados
Costo en Recurso Humano:
Sabiendo que anteriormente el proceso APR4, representa un total de 11.565 horas

hombre (secretaria), representa un total de S/ 72.82 cada bimestre (S/ 291.28 anuales)
y con la reducción en el tiempo de trabajo de 95.54%, representa un ahorro de S/
69.05 bimestral, lo que anualmente representa S/ 276.20.
Si consideramos el ahorro por la eliminación del proceso APR3-01 a pesar

de ser un monto no muy significativo en el lapso de un año, tanto para el recurso
secretaria (0.29 horas hombre, equivale a S/ 1.81) y para el recurso docente de
computación (1.48 horas hombre, equivale a S/ 6.78), tendríamos un ahorro en total
de S/ 284.79.
111
CONCLUSIONES
 Se logro la reducción del tiempo de trabajo para el macroproceso MAT-P (en un

45.04% para la temporalidad 'A' y en 44.97% para la temporalidad 'B') comparando
los datos de las simulaciones antes y después de implementación de la propuesta de
solución; también para el proceso APR4 se muestra una reducción del tiempo de
trabajo en un 95.54% comparando los tiempos simulados con los datos del primer
bimestre y comparándolo con los tiempos capturados del segundo bimestre.
 Con el uso del sistema de información implementado, se ha logrado el procesamiento

automático de tareas que se ejecutaban manualmente (como en APR4-01) lo que se
traduce en dejar de atender dichas solicitudes manualmente.
 En el subproceso APR4-03 de la situación previa a la implementación de la

propuesta, se elaboraban las boletas de notas alumno por alumno (278 alumnos),
ahora se pueden generar por cada aula (10 aulas) gracias al sistema de información
usado y obtener los mismos resultados.
 Se logro demostrar un ahorro de S/ 150.26 anuales en el macroproceso MAT y un

total de S/ 284.79 para el proceso APR4 (incluyendo la eliminación del proceso
APR3). Por lo tanto, el ahorro derivado de la implementación de la propuesta
solución representa un monto total de S/ 435.05 anuales.
 El sistema de información reemplaza la ejecución de tareas de cálculo, como el

traslado de notas de un archivo a otro (subproceso APR4-01 de la situación previa a
la implementación de la propuesta) y la generación de boletas de notas del
subproceso (APR4-03 también de la situación previa a la implementación).
 Se consideraron las normas bajo las que se rige institución para el funcionamiento
de los procesos. Dentro del proceso APR4 se consideraron las normas del MINEDU
(DCN) para crear las boletas de notas y ser mostradas adecuadamente.
112
RECOMENDACIONES
 Se recomienda observar el comportamiento dentro del macroproceso MAT-P para el

año 2019, para verificar si los datos de las simulaciones están en el margen utilizado,
y reconocer que partes del proceso se pueden cambiar.
 Se recomienda aprovechar los datos registrados en el sistema de información para

brindar nuevos productos y servicios.
 Al agregar nuevos productos y servicios, se pueden transformar en ingresos

representados en el aumento de matrícula o mensualidad.
 Realizar un control y actualización de las herramientas de TI con las que trabaja la

institución.
 Redactar las normas a la que se rige actualmente la institución para una fácil
comprensión, e ir modificándolas cada cierto tiempo acorde a los cambios
propuestos por las autoridades o el mercado actual.
113
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS/LINKOGRAFICAS
Appain (s.f.). What is Process Improvement in Organizational Development?. Recuperado

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114
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Deportivo S.A.C, Chiclayo – 2014 (tesis de grado). Universidad Señor de Sipán,
Chiclayo, Perú.
115
ANEXO N° 1 - Ficha de Validación de Procesos
116
117
ANEXO N° 2 - Fichas de Validación de Mapas de
Procesos de la Situación Actual
118
119
120
121
122
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128
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130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
ANEXO N° 3 - Fichas de Capturas de Datos de Procesos
141
GLOSARIO
Eventos Capturados: son el número de eventos que han sido capturados (en tiempos y
probabilidad) en la realidad.
Eventos de Inicio Total: Indica el número de eventos que ocurren en un determinado

tiempo. Hay 2 tipos, eventos programados que son un número de eventos específico para un
periodo de tiempo; y eventos no programados cuyo número es un promedio que ha sido
registrado en un tiempo establecido (serán identificados por un ~).
Función de Probabilidad (FDP): es la fórmula matemática que determina el

comportamiento de los eventos o tareas de un proceso.
Probabilidad (P): Indica con qué frecuencia ocurre cierto evento en particular. Es usado en
los momentos donde se requiere evaluar una condición.
Temporalidad: determina que hay variaciones notables en los tiempos y probabilidades en

las tareas o decisiones durante el flujo de un proceso. Se puede dar el caso que no hubiera
temporalidades diferentes.
142
NOMBRE DEL PROCESO Matrícula de Alumno nuevo o Traslado CODIGO MAT1
TEMPORALIDAD Temporalidad A EVENTOS DE INICIO TOTAL 86 eventos (anual)
FECHAS DE CAPTURA 12 - 16 de febrero EVENTOS CAPTURADOS 22 eventos
OBJETO Registrar Datos del Concretar pago de Registrar datos de la I.E.
Arribos ¿Iniciaron las clases?
alumno matrícula proveniente
EVENTO (minutos de intervalo) (minutos) (minutos) (minutos) SI/NO
#1 -
#2 44
#3 03
#4 08
#5 11
#6 -
#7 24
#8 02
#9 05 Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla
NO
#10 31 (MAT1-01) (MAT1-02) (MAT1-03)
#11 15
#12 -
#13 08
#14 19
#15 10
#16 -
#17 39
#18 58
143
#19 -
#20 10
#21 21
#22 47
FDP: 1.5 + EXPO(19.4) P: 100%
144
NOMBRE DEL PROCESO Matrícula de Alumno nuevo o Traslado CODIGO MAT1
TEMPORALIDAD Temporalidad B EVENTOS DE INICIO TOTAL 9 eventos (anual)
FECHAS DE CAPTURA 5 - 9 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 9 eventos
OBJETO Registrar Datos del Concretar pago de Registrar datos de la I.E.
Arribos ¿Iniciaron las clases?
alumno matrícula proveniente
EVENTO (minutos de intervalo) (minutos) (minutos) (minutos) SI/NO
#1 -
#2 15
#3 37
#4 -
#5 54 SI
Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla
#6 14 (MAT1-01) (MAT1-02) (MAT1-03)
#7 5
#8 -
#9 -
FDP: 4.5 + 50 * BETA(0.208,
P: 100%
0.299)
145
NOMBRE DEL PROCESO Registrar Datos del Alumno CODIGO MAT1-01
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL 278 eventos (anual)
OBJETO Llenar ficha de Llenar Maqueta de pagos Padre verificando la Modificar ficha de
Datos correctos?
inscripción información inscripción
EVENTO (minutos) (minutos) (minutos) SI/NO (minutos)
#1 4:23 0:31 0:22 SI -
#2 7:16 0:28 0:50 SI -
#3 6:15 0:35 0:30 SI -
#4 7:21 0:25 0:28 SI -
#5 8:03 0:28 0:37 SI -
#6 5:18 0:27 0:29 SI -
#7 4:47 0:30 0:41 SI -
#8 8:15 0:28 1:05 SI -
#9 7:02 0:26 0:48 SI -
#10 6:47 0:27 0:51 SI -
#11 9:04 0:21 0:35 SI -
#12 8:54 0:19 0:42 SI -
#13 7:12 0:19 0:58 SI -
#14 5:43 0:29 0:50 SI -
#15 4:51 0:25 0:44 SI -
#16 8:33 0:24 0:48 SI -
146
#17 6:29 0:25 0:39 SI -
#18 10:04 0:20 0:50 - NO 0:34
#19 7:28 0:29 0:43 SI -
#20 5:41 0:24 0:52 SI -
#21 6:53 0:21 1:00 SI -
#22 6:21 0:19 0:54 SI -
#23 8:44 0:31 0:51 SI -
#24 9:38 0:30 0:49 - NO 0:28
#25 7:25 0:27 0:35 SI -
#26 4:16 0:28 0:55 SI -
#27 8:20 0:24 0:48 SI -
#28 9:41 0:25 0:33 SI -
#29 5:31 0:21 0:59 SI -
#30 6:12 0:28 0:46 SI -
#31 4:55 0:24 1:06 SI -
#32 5:12 0:30 0:24 SI -
#33 6:34 0:27 0:42 SI -
#34 6:22 0:20 0:27 SI -
#35 6:38 0:28 0:31 SI -
#36 9:02 0:26 0:40 SI -
FDP: 4 + 6.65 * BETA(1.6, FDP: 0.29 + 0.89 * BETA(2.38, FDP: 0.46 + 0.12 *
FDP: NORM(0.431, 0.0644) P: 94.4% P: 5.6%
1.99) 2.42) BETA(0.596, 0.618)
147
NOMBRE DEL PROCESO Concretar Pago de Matrícula CODIGO MAT1-02
OBJETO Validar Convenio de
Generar Recibo Pago de Matrícula Parcial Generar Nuevo Recibo
Condiciones Financieras
10 Días/Recibir Pago
(minutos) (minutos) TOTAL/PARCIAL (minutos)
Faltante
EVENTO
#1 0:50 1:32 TOTAL -
#2 2:13 2:01 TOTAL -
#3 1:48 1:15 TOTAL -
#4 1:05 1:10 TOTAL -
#5 2:01 2:03 TOTAL -
#6 2:27 1:44 TOTAL -
#7 1:54 1:50 TOTAL -
#8 1:49 1:42 - PARCIAL - Pago Falt. 2:04
#10 2:58 1:23 TOTAL -
#11 0:45 1:45 TOTAL -
#12 2:14 1:25 TOTAL -
#13 1:22 2:15 TOTAL -
#14 3:04 2:02 TOTAL -
#15 1:54 1:51 TOTAL -
#16 1:33 1:28 TOTAL -
148
#17 2:12 1:36 TOTAL -
#18 0:57 1:44 TOTAL -
#19 0:55 1:38 TOTAL -
#20 0:50 1:11 TOTAL -
#21 1:34 1:53 TOTAL -
#22 1:52 1:41 TOTAL -
#23 1:41 1:16 TOTAL -
#26 2:26 1:42 TOTAL -
#27 0:24 1:49 TOTAL -
#28 0:59 1:25 TOTAL -
#29 0:15 1:50 TOTAL -
#30 0:55 1:31 TOTAL -
#31 1:43 1:56 TOTAL -
#32 1:56 2:04 TOTAL -
#33 2:17 1:27 TOTAL -
#34 2:04 1:34 TOTAL -
#35 1:14 1:28 TOTAL -
#36 3:22 1:56 TOTAL -
FDP: 1 + 1.38 * BETA(1.94,
FDP: NORM(1.66, 0.746) P: 91.67% P: 8.33% P: 0% P: 100% UNIF(1.27, 2.15)
1.98)
149
NOMBRE DEL PROCESO Registrar Datos de la I.E. Proveniente CODIGO MAT1-03
OBJETO Generar Constancia de Vacante Verificar y Archivar
¿Tiene los documentos? Recibir Información
Documentación
EVENTO SI/NO (minutos) (días) (minutos)
#1 SI
#2 SI
#3 NO 2:35 2 1:07
#4 SI
#5 SI
#6 SI
#7 SI
#8 SI
#9 NO 1:35 2 1:15
#10 NO 1:25 1 1:24
#11 SI
#12 SI
#13 SI
#14 SI
#15 NO 1:21 1 1:19
#16 SI
#17 NO 1:15 3 1:11
#18 SI
150
#19 SI
#20 NO 1:18 2 1:27
#21 SI
#22 NO 1:19 2 2:05
FDP: 1.11 + 1.61 * BETA(0.352,
P: 68.19% P: 31.81% FDP: NORM(1.86, 0.639) FDP: 1.02 + LOGN(0.377, 0.3)
0.957)
151
NOMBRE DEL PROCESO Matricula de Alumno de la misma Institución CODIGO MAT2
TEMPORALIDAD Temporalidad A EVENTOS DE INICIO TOTAL 114 eventos (anual)
OBJETO Registrar Datos del alumno Concretar pago de matrícula ¿Iniciaron las clases?
Arribos
(minutos) (minutos) SI/NO
EVENTO
#1 -
#2 34
#3 42
#4 -
#5 05
#6 18
#7 58
#8 - NO
Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla
#9 04
#10 27
#11 -
#12 15
#13 -
#14 35
FDP: 3.5 + 55 * BETA(0.561, 0.725)
P: 100%
152
NOMBRE DEL PROCESO Matricula de Alumno de la misma Institución CODIGO MAT2
TEMPORALIDAD Temporalidad B EVENTOS DE INICIO TOTAL 69 eventos (anual)
FECHAS DE CAPTURA 5 - 9 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 35 eventos
OBJETO Registrar Datos del alumno Concretar pago de matrícula ¿Iniciaron las clases?
Arribos
(minutos) (minutos) SI/NO
EVENTO
#1 -
#2 5
#3 11
#4 14
#5 56
#6 4
#7 8
#8 19
#9 2
Se especifica en otra tabla Se especifica en otra tabla SI
#10 -
#11 4
#12 4
#13 8
#14 47
#15 13
#16 18
#17 28
#18 62
153
#19 12
#20 9
#21 -
#22 2
#23 37
#24 16
#25 18
#26 44
#27 7
#28 41
#29 -
#30 35
#31 6
#32 28
#33 22
#34 16
#35 -
FDP: 1.5 + EXPO(18.4) P: 100%
154
NOMBRE DEL PROCESO Recepcionar Módulos CODIGO APR1-01
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL 61 eventos (bimestral)
FECHAS DE CAPTURA 19 y 20 de febrero EVENTOS CAPTURADOS 15 eventos
Verificar ¿Formato es ¿Es fácil de Esperar Modificar Verificar Contenido Esperar
1
OBJETO Formato correcto? corregir? correcciones módulos contenido correcto? correcciones?2
(minutos) SI/NO SI/NO (días) (minutos) (minutos) SI/NO (días)
EVENTO
#1 7:10 - NO SI - 0:14 6:14 SI
#2 8:02 - NO SI - 0:32 5:42 SI
#3 7:05 - NO SI - 0:23 8:04 SI
#4 6:57 SI - 7:31 SI
#5 7:24 - NO SI - 1:29 5:54 NO 1
#6 7:51 SI - 6:11 SI
#7 8:05 - NO SI - 0:28 5:25 SI
#8 6:44 - NO SI - 0:44 6:49 SI
#9 6:38 - NO SI - 0:35 6:08 SI
#10 7:53 - NO - NO 1 5:46 SI
#11 7:04 - NO SI - 1:02 4:52 SI
#12 6:55 - NO SI - 0:53 5:37 SI
#13 6:49 SI - 7:08 SI
#14 7:56 SI - 5:42 SI
#15 6:29 - NO SI - 0:47 6:51 SI
155
FDP: 6.32 +
P: P: FDP: 0.1 + FDP: 4.55 + P:
LOGN(0.981, P: 91% P: 9% P: 6.7%
26.67% 73.33% WEIB(0.688, 1.87) ERLA(0.428, 4) 93.3%
0.752)
156
NOMBRE DEL PROCESO Preparar Orden de Impresión de Módulos CODIGO APR1-02
FECHAS DE CAPTURA 20 y 21 de febrero EVENTOS CAPTURADOS 12 eventos
Preparar requisitos de Verificación de Módulos Recepción de Módulos Re-
Recepción de módulos Módulos conformes?
OBJETO copiado Impresos Impresos
(minutos) (días) (minutos) SI/NO (días)
EVENTO
#1 0:13 1 0:42 SI -
#2 0:20 1 0:50 SI -
#3 0:18 1 0:39 SI -
#4 0:24 1 1:18 - NO 1
#5 0:22 1 0:55 SI -
#6 0:18 1 0:42 SI -
#7 0:28 1 0:58 SI -
#8 0:32 1 0:49 SI -
#9 0:21 1 0:53 SI -
#10 0:19 1 1:02 SI -
#11 0:18 1 0:55 SI -
#12 0:19 1 0:48 SI -
FDP: 0.18 + FDP: 0.58 + WEIB(0.335,
P: 91.7% P: 8.3%
LOGN(0.174, 0.0973) 1.86)
157
NOMBRE DEL PROCESO Entregar Modulos CODIGO APR1-03
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL ~28 eventos (bimestral)
FECHAS DE CAPTURA 6 y 7 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 12 eventos
Repartir Módulos en Aula Sobraron Módulos? Archivar Módulos Sobrantes
OBJETO
(minutos) SI/NO (minutos)
EVENTO
#1 1:44 - NO
#2 2:48 - NO
#3 1:42 - NO
#4 2:56 SI - 0:28
#5 2:45 - NO
#6 1:50 SI - 0:30
#7 1:56 - NO
#8 1:49 - NO
#9 2:48 - NO
#10 2:51 SI - 0:24
#11 2:56 - NO
#12 2:54 SI - 0:31
FDP: 1.57 + 1.43 * BETA(0.39, 0.271) P: 33.3% P: 66.7% FDP: UNIF(0.38, 0.54)
158
NOMBRE DEL PROCESO Entregar Modulos a Alumnos Ausentes CODIGO APR1-04
Arribos Verificar Inasistencia ¿Coincide las inasistencias? Entregar Módulos del Archivo
OBJETO
(minutos de intervalo) (minutos) SI/NO (minutos)
EVENTO
#1 - 1:44 NO
#2 0 2:48 NO
#3 0 1:42 NO
#4 5 2:56 SI 0:28
#5 3 2:45 NO
#6 - 1:50 SI 0:30
#7 0 1:42 NO
#8 15 2:07 Si 0:45
#9 0 2:11 NO
#10 0 2:18 NO
FDP: -0.5 + 16 * BETA(0.115, FDP: 1.57 + 1.43 * BETA(0.53, FDP: 0.44 + 0.34 * BETA(0.0651,
P: 30% P: 70%
0.431) 0.665) 0.101)
159
NOMBRE DEL PROCESO Recepcionar Evaluaciones CODIGO APR2-01
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL 61 eventos (mensual)
FECHAS DE CAPTURA 2 y 3 de abril EVENTOS CAPTURADOS 24 eventos
Verificar Formato Es fácil de Esperar Modificar Verificar Contenido Esperar
1
OBJETO Formato correcto? corregir? correcciones evaluaciones contenido correcto? correcciones?2
(minutos) SI/NO SI/NO (días) (minutos) (minutos) SI/NO (días)
EVENTO
#1 4:08 - NO SI - 0:49 1:05 SI -
#2 1:22 - NO SI - 5:14 1:18 SI -
#3 0:47 - NO SI - 1:35 0.56 SI -
#4 0:27 - NO SI - 4:33 1:18 SI -
#5 0:47 - NO SI - 0:42 1:24 SI -
#6 0:33 SI - 1:31 SI -
#7 1:14 SI - 2:18 - NO 1
#8 0:31 SI - 2:04 SI -
#9 0:35 SI - 1:55 SI -
#10 0:20 SI - 0:58 SI -
#11 0:25 SI 0:55 SI -
#12 0:46 SI - 1:17 SI -
#13 1:10 SI - 2:54 SI -
#14 0:30 - NO SI - 2:42 2:32 - NO 1
#15 0:30 SI - 1:19 SI -
#16 0:51 - NO SI - 2:16 1:44 SI -
160
#17 0:45 SI - 2:29 - NO 1
#18 0:57 SI - 2:10 SI -
#19 0:46 - NO - NO 1 1:53 SI -
#20 1:12 SI - 1:44 SI -
#21 1:28 SI - 0:57 SI -
#22 1:32 SI - 0:55 SI -
#23 0:37 SI - 0:58 SI -
#24 0:49 SI - 1:46 SI -
FDP: LOGN(0.932, P: P: P: P: FDP: 0.24 + 5.45 * 0.72 + 2.28 *
87.5% 12.5%
0.532) 66.7% 33.3% 87.5% 12.5% BETA(0.965, 1.22) BETA(1.21, 1.82)
161
NOMBRE DEL PROCESO Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones CODIGO APR2-02
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL 61 eventos (mensual)
FECHAS DE CAPTURA 4 de abril EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
OBJETO Preparar indicaciones de
¿Unidades a imprimir? Imprimir Evaluaciones Recepcionar Evaluaciones
impresión
EVENTO Mayor/Menor a 5 (minutos) (minutos) (días)
#1 Mayor - 0:24 1
#2 Mayor - 0:32 1
#3 Mayor - 0:25 1
#4 Mayor - 0:15 1
#5 Mayor - 0:16 1
#6 Mayor - 0:30 1
#7 Mayor - 0:28 1
#8 Mayor - 0:24 1
#9 Mayor - 0:29 1
#10 - Menor 1:52
P: 90% P: 10% FDP: 1.86 FDP: UNIF(0.22, 0.56)
162
NOMBRE DEL PROCESO Reprogramar Toma de Evaluaciones CODIGO APR2-03
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO TOTAL ~14 eventos (mensual)
FECHAS DE CAPTURA 16 de abril EVENTOS CAPTURADOS 6 eventos
Seleccionar Fecha y Hora de la
Verificar Inasistencia Justificada ¿Se ha justificado la inasistencia?
OBJETO Evaluación
(minutos) SI/NO (minutos)

EVENTO
#1 1:45 NO
#2 0:24 NO
#3 0:20 NO
#4 3:52 SI 1:12
#5 0:40 NO
#6 0:56 NO
FDP: EXPO(1.33) P: 16.7% P: 83.3% FDP: 1.2
163
NOMBRE DEL PROCESO Generar Registros Auxiliares CODIGO APR3-01
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO 10 eventos (anual)
FECHAS DE CAPTURA 1 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 8 eventos
Organizar Maqueta de Pagos Crear Registros Auxiliares Enviar Registros a los Docentes
OBJETO
(minutos) (minutos) (minutos)
EVENTO
#1 1:27 8:17 0:41
#2 1:42 6:38 0:57
#3 1:22 9:04 0:44
#4 1:18 8:19 0:49
#5 2:08 6:55 0:58
#6 1:47 7:48 1:07
#7 1:33 8:47 0:49
#8 1:40 9:18 1:14
FDP: 1.21 + WEIB(0.46, 1.72) FDP: 6.36 + 3.21 * BETA(0.952, 0.767) FDP: 0.62 + 0.67 * BETA(0.907, 1.15)
164
NOMBRE DEL PROCESO Imprimir Registros CODIGO APR4-01
FECHAS DE CAPTURA 21 de mayo EVENTOS CAPTURADOS 12 eventos
OBJETO Verificar Fórmulas Configurar Impresión
#1 0:21 1:47
#2 0:13 0:25
#3 0:19 0:22
#4 0:22 0:25
#5 0:21 3:29
#6 0:41 0:48
#7 0:43 0:21
#8 0:20 0:20
#9 0:32 0:54
#10 0:19 0:21
#11 1:20 0:23
#12 0:30 4:10
FDP: 0.1 + EXPO(0.402) FDP: LOGN(1.07, 1.18)
165
NOMBRE DEL PROCESO Generar Boleta de Notas CODIGO APR4-02
FECHAS DE CAPTURA 23 de mayo EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
OBJETO Pasar información del resumen
Pasar notas del Registro Auxiliar Revisar Notas
asistencias
EVENTO (minutos) (minutos) (minutos)
#1 18:57 2:14 3:14
#2 16:06 2:48 2:58
#3 26:22 3:34 2:47
#4 27:38 4:51 3:26
#5 30:49 3:13 4:22
#6 24:41 2:44 3:09
#7 25:36 3:48 2:48
#8 19:14 3:17 3:43
#9 21:33 4:02 2:35
#10 27:04 2:51 2:49
FDP: TRIA(16, 26.5, 31) FDP: NORM(3.34, 0.719) FDP: 2.4 + EXPO(0.785)
166
NOMBRE DEL PROCESO Imprimir Boletas CODIGO APR4-03
FECHAS DE CAPTURA 1 de junio EVENTOS CAPTURADOS 23 eventos
OBJETO Escoger Alumno Configurar Impresión
#1 0:16 0:25
#2 0:14 0:31
#3 0:15 0:30
#4 0:18 0:29
#5 0:17 0:24
#6 0:15 0:35
#7 0:21 0:22
#8 0:19 0:26
#9 0:18 0:32
#10 0:18 0:27
#11 0:17 0:23
#12 0:20 0:26
#13 0:18 0:21
#14 0:16 0:22
#15 0:19 0:28
#16 0:22 0:29
#17 0:44 0:25
#18 0:17 0:26
#19 0:18 0:23
167
#20 0:16 0:27
#21 0:23 0:30
#22 0:21 0:22
#23 0:25 0:28
FDP: 0.18 + EXPO(0.144) FDP: TRIA(0.32, 0.398, 0.61)
168
NOMBRE DEL PROCESO Modificar Boleta de Notas CODIGO APR4-04
FECHAS DE CAPTURA 5 y 6 de abril EVENTOS CAPTURADOS 3 eventos
OBJETO Confirmar Asistencia y Notas del
¿Coincide? Modificar Notas
Registro Auxiliar
EVENTO (minutos) SI/NO (minutos)
#1 2:15
SI NO
#2 3:07 1:28
(10) (2)
#3 2:31
FDP: 2.16 + 1.05 * BETA(0.752, 0.846) P: 83.3% P: 16.7% FDP: 1.46
169
NOMBRE DEL PROCESO Preparar Listas de Asistencias CODIGO APR5-01
FECHAS DE CAPTURA 2 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
OBJETO Redactar Indicaciones Crear Listas de Asistencias
#1 0:31 2:23
#2 0:44 1:56
#3 0:29 2:07
#4 0:48 2:11
#5 0:33 1:44
#6 0:27 1:40
#7 0:29 1:58
#8 0:20 2:12
#9 0:27 2:17
#10 0:49 2:22
FDP: 0.28 + LOGN(0.291, 0.217) FDP: 1.59 + 0.87 * BETA(1.11, 0.849)
170
NOMBRE DEL PROCESO Renovar Listas de Asistencias CODIGO APR5-02
30 de marzo, 30 de abril, 31 de mayo, 29
FECHAS DE CAPTURA EVENTOS CAPTURADOS 4 eventos
de junio
OBJETO Modificar Fechas en las Listas de Asistencias Archivar Listas en Folder
#1 5:17 0:57
#2 4:52 1:12
#3 5:41 1:14
#4 6:04 1:33
FDP: UNIF(4.75, 6.19) FDP: UNIF(0.88, 1.61)
171
NOMBRE DEL PROCESO Modificar Listas de Asistencias CODIGO APR5-03
TEMPORALIDAD No difiere EVENTOS DE INICIO 78 eventos (anual)
OBJETO Redactar Modificaciones Realizar Modificaciones sobre las Listas
#1 0:33 0:15
#2 0:30 0:17
#3 0:28 0:21
#4 0:37 0:18
#5 0:50 0:22
#6 0:44 0:19
#7 1:08 0:12
#8 0:54 0:16
#9 0:48 0:15
#10 1:14 0:27
#11 0:50 0:14
FDP: 0.39 + 0.92 * BETA(1.04, 1.41) FDP: 0.17 + ERLA(0.0424, 3)
172
NOMBRE DEL PROCESO Asistencia Diarias CODIGO APR5-04
FECHAS DE CAPTURA 12 - 16, 19 - 23 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 10 eventos
OBJETO Tomar Asistencia Diaria Hay más de 10 días tomados Crear resumen de asistencias
EVENTO (minutos) SI/NO (minutos)
#1 9:05 - NO
#2 8:47 - NO
#3 9:17 - NO
#4 8:50 - NO
#5 9:44 - NO
#6 10:04 - NO
#7 9:53 - NO
#8 9:02 - NO
#9 11:08 - NO
#10 10:49 SI - 17:21
FDP: 8.54 + 2.83 * BETA(0.731, 1.11) P: 10% P: 90% FDP: 17.35
173
NOMBRE DEL PROCESO Justificar Inasistencia CODIGO APR5-05
FECHAS DE CAPTURA 19, 20 y 21 de marzo EVENTOS CAPTURADOS 4 eventos
OBJETO Redactar motivos de ¿Posee documentos Archivar documentación
Corroborar Inasistencia
EVENTO inasistencia probatorios? relacionada
(minutos) (minutos) SI/NO (minutos)
#1 0:13 0:20
#2 0:11 0:19
SI (12) NO (2) 0:25
#3 0:18 0:28
#4 0:22 0:26
FDP: UNIF(0.16, 0.39) FDP: 0.3 + 0.19 * BETA(0.292, 0.342) P: 83.3% P: 16.7% FDP: 0.42
174
ANEXO N° 4 - Simulación de la Situación Actual
175
Para la simulación de los procesos se requiere establecer un número de muestras
independientes, para ello se debe seguir la siguiente fórmula:
Para n < 30:
𝑡(𝑛−1,1−𝛼) ∗ 𝑆(𝑛)
2
𝑁=[ ]2
𝑒
 N: Número de muestras.
 n: Número de muestras preliminares.
 𝒆: Error entre la media estimada y la media verdadera que esté el investigador
dispuesto a tomar.
 𝑺(𝒏) : La desviación estándar de los datos de la muestra preliminar.
 𝒕(𝒏−𝟏,𝟏−𝜶) : Distribución T de Student con ‘n-1’ grados de libertad y ‘α’ determina
𝟐
la probabilidad entre el error que la media estimada y la media verdadera excederá

en una cantidad específica ‘e’.
Otros cálculos a realizar es la Media Real, que se obtiene de las Fichas de Captura de
Datos de Procesos (Anexo N°3).
Primero debemos diseñar los diagramas de simulación en Arena® para obtener la media
y desviación estándar a partir de un número de muestras preliminar.
176
Macroproceso MAT
Este macroproceso incluye tanto el proceso MAT1 y MAT2.
Debido a que el macroproceso MAT es ciertamente extenso, lo explicaremos en 5 partes:
Parte #1 Parte #2 Parte #3 Parte #4 Parte #5
 Parte #1
Parte #1 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT
Leyenda:
- Arribos ANoT (Módulo CREATE): Genera las entidades (Padre de Familia) que
van a ser atendidas bajo la lógica del proceso MAT1.
Temporalidad A (Izquierda) y Temporalidad B (Derecha)
- Asignar Tipo 1 (Módulo ASSIGN): Agrega un atributo de Tipo para que la

entidad sea tratada bajo la lógica del proceso MAT1.
177
- Arribos AMI (Módulo CREATE): Genera las entidades (Padre de Familia) que
van a ser atendidas bajo la lógica del proceso MAT2.
Temporalidad A (Izquierda) y Temporalidad B (Derecha)
- Asignar Tipo 2 (Módulo ASSIGN): Agrega un atributo de Tipo para que la

entidad sea tratada bajo la lógica del proceso MAT2.
- Asignar Tiempo de Llegada (Módulo ASSIGN): Permite grabar el tiempo de

llegada de las entidades.
178
- Cola de Espera (Módulo SEIZE): Simula la asignación de entidades a ser
atendidas por el recurso a cargo del proceso.
 Parte #2
La parte #2 simula el comportamiento del proceso MAT1-01 en la realidad.
Leyenda:
- Llenar Ficha de Inscripción (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Llenar Ficha de Inscripción”.
- Duplicar (Módulo SEPARATE): Simula el comportamiento de una compuerta

paralela.
179
- Llenar Maqueta de Pagos (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado en
la Tarea “Llenar Maqueta de Pagos”.
- Padre Verificando la información (Módulo DELAY): Representa el tiempo

utilizado en el Evento Intermedio “Padre Verificando la información”.
- Datos Correctos (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que los datos de la verificación son correctos.
- Modificar Ficha de Inscripción (Módulo DELAY): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Modificar Ficha de Inscripción”.
180
- Converger (Módulo BATCH): Simula el comportamiento de una compuerta
paralela convergente.
 Parte #3
Los siguientes eventos intermedios no son diagramados para la simulación:
- “Recibir Dinero” (simboliza la entrega de dinero en efectivo).

- “10 días” (simboliza el retraso de 10 días para la entrega del pago faltante).
- “Recibir Pago Faltante” (simboliza la entrega de dinero en efectivo).
Leyenda:
- Validar Convenio de Condiciones Financieras (Módulo DELAY): Representa

el tiempo utilizado en el Evento Intermedio “Validar Convenio de Condiciones
Financieras”.
181
- Generar el Recibo (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado en la Tarea
Manual “Generar Recibo”.
- Pago de Matrícula (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que el pago de la matrícula ha sido cancelado en su
totalidad o no.
- Pago Antes de los 10 días (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que los padres que no pagaron en su totalidad la
matrícula regresan antes de los 10 días a cancelar el resto del monto.
- Generar Nuevo Recibo (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea Manual “Generar Nuevo Recibo”.
182
 Parte #4
El Evento Intermedio “Recibir Documentación” no es diagramado y simboliza el tiempo

que tiene el padre para entregar la documentación faltante.
Leyenda:
- Alumno Nuevo (Módulo DECIDE): Debido a que el subproceso MAT1-03 es

exclusivo para el proceso MAT1, este módulo es una compuerta exclusiva que
permite evaluar el Tipo de alumno que se va a matricular.
- Tiene Documentos (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que el padre de familia posee los documentos
requeridos o no.
183
- Generar Constancia de Vacante (Módulo DELAY): Representa el tiempo
utilizado en la Tarea “Generar Constancia de Vacante”.
- Verificar y Archivar Documentos (Módulo DELAY): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Verificar y Archivar Documentos”.
 Parte #5
Leyenda:
- Liberar (Módulo RELEASE): Simula la liberación del recurso en utilización

(secretaria) y el final de atención para la entidad (padre de familia o apoderado).
184
- Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar los tiempos que una
entidad ha permanecido en el proceso.
- Contar Padres (Módulo RECORD): Permite grabar el número de padres de

familia o apoderados que han sido atendidos.
- Grabar Tiempo de Trabajo (Módulo RECORD): Permite grabar los tiempos

que un recurso ha estado trabajando.
- Grabar Tiempo de Espera (Módulo RECORD): Permite grabar los tiempos que
una entidad ha estado en espera.
- Fin (Módulo DISPOSE): Almacena la entidad generada por los módulos

CREATE.
185
Resultados Macroproceso MAT:
NOTA: Los siguientes resultados son solo utilizados en la Temporalidad A.
n Media Desv. Std. G.L. t M. Real e N

5 15.6 4.29 4 2.776 22.18 1 142
Tabla para el cálculo del número de muestras independientes (MAT)
Utilizando el número calculado de muestras independientes, se quieren obtener los

siguientes indicadores para este macroproceso:
- Tiempo Total de Ciclo (desde que un evento ingresa al proceso hasta que sale)
- Tiempo de trabajo del recurso
- Tiempo de Espera de la entidad
- Número de entidades que ingresaron al proceso (en promedio)
Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT Temporalidad A)
Resultados de la simulación en Arena (MAT Temporalidad A)

186
Tabla de resultados para la MAT Temporalidad A
Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT Temporalidad B)
Resultados de la simulación en Arena (MAT Temporalidad B)

Tabla de resultados para la Temporalidad B
187
Macroproceso APR
Para este macroproceso se diseñará un diagrama de simulación por cada subproceso, y de

ser el caso que el subproceso sea desarrollado por más de una persona y se realicen en
momentos distintos, se desarrollará un diagrama por las tareas que desarrolla cada
personal que actúa en el proceso.
Proceso APR1
Subproceso APR1-01
Diagrama #1 (Secretaria):
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Módulos de Aprendizaje) que

van a ser procesadas. El proceso se inicia cuando se tiene un número de 10
entidades, por eso se generan 10 eventos en el momento 0.
- Cola de Módulos (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al recurso

disponible (Secretaria) y las demás las pone en espera.
188
- Verificar Formato (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado en la Tarea
Manual “Verificar Formato”.
- Formato Correcto (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que después de verificar la entidad presenta algún error
o no.
- Fácil de Corregir (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que el error encontrado es fácil de corregir o no.
- Modificar Módulo (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Modificar Módulo” y libera al recurso de la entidad actual para iniciar el
proceso con la siguiente.
189
- Liberar Secretaria 1 (Módulo RELEASE): De ser el caso que la entidad en el
proceso no sea fácil de corregir, se libera al recurso para atender a la siguiente
entidad.
- Formatos a volver a revisar (Módulo RECORD): Contabiliza las entidades que

no son fácil de corregir.
- Liberar Secretaria 2 (Módulo RELEASE): Libera a la secretaria si en una

primera instancia la entidad no presenta ningún error.
190
- Tiempo de Trabajo (Módulo RECORD): Graba el tiempo de trabajo que toma
procesar una entidad.
- Módulos Formato OK (Módulo DISPOSE): Almacena todas las entidades

generadas por el módulo CREATE.
Resultados Proceso APR1-01 (Secretaria):

6 7.75 0.796 5 2.571 7.74 0.5 17
Tabla para el cálculo del número de muestras independientes (APR1-01 Secretaria)
191
Resultados de la simulación en Output Analyzer (APR1-01 Secretaria)
Resultados de la simulación en Arena (APR1-01 Secretaria)

Número de Formatos a volver a
0.76 unid 0 unid 3 unid
revisar
Número de Eventos 10 - -
Tabla de resultados para APR1-01 Secretaria
Diagrama #2 (Directora):
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Módulos de Aprendizaje)

que van a ser procesadas. El proceso se inicia cuando se tiene un número de 10
entidades, por eso se generan 10 eventos en el momento 0.
192
- Cola de Módulos (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al recurso
(Directora) y coloca a las demás entidades en espera.
- Verificar Contenido (Módulo DELAY): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Verificar Contenido”.
- Liberar Directora (Módulo RELEASE): Libera al recurso de la entidad

procesada para poder iniciar el proceso con la siguiente entidad.
- Contenido Correcto (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que después de verificar la entidad presenta algún
error o no.
193
- Contenido a volver a revisar (Módulo RECORD): Contabiliza las entidades
que presentan error y serán revisados de nuevo.
- Grabar Tiempos (Módulo RECORD): Graba el tiempo de trabajo que toma

procesar una entidad.
- Contenido Corregidos (Módulo DISPOSE): Almacena todas las entidades

Resultados Proceso APR1-01 (Directora):

6 7.52 4.42 5 2.571 6.2607 2 33
Tabla para el cálculo del número de muestras independientes (APR1-01 Directora)
194
Resultados de la simulación en Output Analyzer (APR1-01 Directora)
Resultados de la simulación en Arena (APR1-01 Directora)

Número de Formatos a volver a
1.03 unid 0 unid 3 unid
revisar
Tabla de resultados para APR1-01 Directora
195
Subproceso APR1-02
Diagrama #1 (Secretaria)
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Módulos de aprendizaje)

para ser atendidos en el subproceso. El proceso se inicia cuando se tiene un
número de 10 entidades, por eso se generan 10 eventos en el momento 0.
- Cola de Módulos a Imprimir (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad

generada al recurso disponible (Secretaria) y coloca en espera a las demás
entidades.
- Preparar Requisitos de Copiado (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Preparar requisitos de copiado” y también libera al
recurso para poder atender a la siguiente entidad.
196
- Tiempo de Trabajo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo
que toma en atender una entidad.
- Fin (Módulo DISPOSE): Almacena todas las entidades generadas por el módulo
CREATE.

6 0.348 0.067 5 2.571 0.350 0.05 13
197

Diagrama #2 (Directora)
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Módulos de Aprendizaje)

que serán atendidas en el subproceso. El proceso se inicia cuando se tiene un
número de 10 entidades, por eso se generan 10 eventos en el momento 0.
- Cola de Módulos Impresos (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al

recurso (Secretaria) y coloca las demás en espera.
198
- Verificar Módulos Impresos (Módulo PROCESS): Representa el tiempo
utilizado en la Tarea “Verificación de módulos impresos” y la liberación del
recurso para atender la siguiente entidad.
- Conformes (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una compuerta

exclusiva, si es que después de verificar la entidad presenta algún error o no.
- Módulos No Conformes (Módulo RECORD): Contabiliza las entidades que

presentan error y que deberán volver procesar.
199
- Tiempo de Trabajo (Módulo RECORD): Permite grabar los tiempos que toma
a una entidad ser procesada.
CREATE.

5 0.957 0.35 4 2.776 0.8767 0.25 16

Módulos No Conformes 1.25 unid 0 unid 3 unid
200
Subproceso APR1-03
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Paquete de Módulos de

Aprendizaje) que serán procesadas. El proceso se inicia cuando las entidades
previamente han pasado por el subproceso APR1-02, así que como se
consideran 10 entidades para dicho subproceso, para este también se
consideraran 10 entidades de inicio.
- Recoger Paquetes (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al recurso

(Directora) para ser procesada y coloca las demás entidades en espera.
- Entregar Módulos (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Repartir Módulos en Aula”.
201
- Tiempo de Trabajo Directora (Módulo ASSIGN): Permite calcular el tiempo
de trabajo que realiza el recurso (Directora) en la tarea anterior.
- Sobraron paquetes (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que sobraron módulos en cada paquete a repartir en
aula.
- Paquetes Sobrantes (Módulo HOLD): Agrupa las entidades que fueron

evaluadas anteriormente y que siguieron el camino TRUE.
202
- Archivar Módulos Sobrantes (Módulo PROCESS): Representa el tiempo
utilizado en la Tarea “Archivar módulos sobrantes”.
- Tiempo de Trabajo Secretaria (Módulo ASSIGN): Permite calcular el tiempo

de trabajo que realiza el recurso (Secretaria) en la tarea anterior.
- Grabar TD (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo del

recurso Directora.
- Grabar TS (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo del recurso

Secretaria.
203
- Grabar Tiempo Total (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo
que es realizado para cada entidad.
- Fin (Módulo DISPOSE): Almacena las entidades generadas por el módulo

CREATE.
Resultados Proceso APR1-03:

10 2.52 0.52 9 2.262 2.5717 0.5 6
Tabla para el cálculo del número de muestras independientes (APR1-03)
Resultados de la simulación en Output Analyzer (APR1-03)

Tiempo de Trabajo Total 2.61 min 2.24 min 2.97 min
Tiempo de Trabajo Directora 2.49 min 2.09 min 2.88 min
Tiempo de Trabajo Secretaria 0.12 min 0 min 0.43 min
Número de eventos 10 - -
Tabla de resultados para APR1-03
204
Subproceso APR1-04
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): genera las entidades (Alumno o Padre de Familia)

que van a ser atendidas. Se considera un máximo de arribos de 5, debido que
según consultas a secretaria (personal a cargo del proceso) como máximo en un
día pueden llegar hasta 5 alumnos o padres.
- Verificar Asistencia (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Verificar Inasistencia Justificada”.
- Coincide Inasistencia (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que la inasistencia ha sido justificada o no.
205
- Entregar Módulos del Archivo (Módulo PROCESS): Representa el tiempo
utilizado en la Tarea “Entregar Módulos del Archivo”.
- Módulos entregados (Módulo RECORD): Permite contabilizar los módulos

que han sido entregados en este subproceso.
- Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo que permanece

una entidad en el subproceso.
CREATE.
206

5 4.29 1.64 4 2.776 4.313 0.5 83
Resultados de la simulación en Arena (APR1-04)

Número de Módulos Entregados 1.32 unid 0 unid 3 unid
207
Proceso APR2
Subproceso APR2-01
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Evaluaciones) a ser

atendidas en este subproceso. El proceso se inicia cuando se tiene un número de
10 entidades, por eso se generan 10 eventos en el momento 0.
- Verificar Formato (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Verificar Formato” asignando la entidad al recurso (secretaria) y
dejando las demás entidades en espera.
- Es correcto (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una compuerta

exclusiva, si es que la evaluación está conforme o no.
208
- Fácil de corregir (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una
compuerta exclusiva, si es que la evaluación está conforme o no.
- Modificar Evaluaciones (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Modificar Formato”.
- Evaluación Reenviada al docente (Módulo RECORD): Contabiliza las

evaluaciones que no se pueden corregir y deben ser reenviadas a los docentes
que la desarrollaron.
209
- Liberar Secretaria 1 (Módulo RELEASE): Libera al recurso (secretaria) para
poder atender a la siguiente entidad.
- Liberar Secretaria 2 (Módulo RELEASE): Libera al recurso (secretaria) para

- Grabar Tiempo de Trabajo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de

trabajo realizado por el recurso en este subproceso.
- Formato Revisado (Módulo DISPOSE): Almacena todas las entidades

210

5 1.36 1.03 4 2.776 1.704 0.25 131
Resultados de la simulación en Arena (APR2-01 Secretaria)

Número de Evaluaciones reenviadas 0.45 unid 0 unid 4 unid
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Evaluaciones) para ser

211
- Verificar Contenido (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la
Tarea “Verificar Contenido”.
- Contenido Correcto (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que el contenido de la evaluación está conforme o no.
- Evaluaciones con Errores (Módulo RECORD): Contabiliza el número de

evaluaciones que presentan errores.

trabajo del recurso (Directora) por cada entidad.
212
- Evaluación Correcta (Módulo DISPOSE): Almacena las entidades generadas
por el módulo CREATE.

5 1.76 0.614 4 2.776 1.5975 0.25 47

Número de Evaluaciones con Errores 1.36 unid 0 unid 4 unid
213
Subproceso APR2-02
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Evaluaciones) para ser

- Evaluaciones a imprimir (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al

recurso (Secretaria) y coloca las demás entidades en espera.
- Menor a 5 unidades (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que se van a imprimir 5 unidades (o menos) de esa
evaluación o no.
214
- Imprimir Examen (Módulo PROCESS): Representa el tiempo de espera en el
evento intermedio “Imprimir Evaluaciones”.
- Evaluaciones Impresas en Oficina (Módulo RECORD): Contabiliza el número

de entidades que van a ser impresas a través de la impresora de la oficina.
- Preparar indicaciones de impresión (Módulo PROCESS): Representa el

tiempo de trabajo en la Tarea “Preparar indicaciones de impresión”.
215
trabajo realizado por el recurso (secretaria) por cada entidad.

CREATE.
n Media Desv. Std. G.L. t M. Real E N

5 0.718 0.608 4 2.776 0.524 0.25 46
216

Tiempo de Ciclo/Trabajo 0.37 min 0.30 min 0.43 min
Número de Evaluaciones con Errores 1.02 unid 0 unid 3 unid
217
Subproceso APR2-03
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Alumnos o Padres de

familia) a ser atendidos en este subproceso. Los eventos de inicio (14) son el
número promedio que se han atendido en 1 bimestre.
- Alumnos o Padres Solicitantes (Módulo SEIZE): Asigna la primera entidad al

recurso (Secretaria) y coloca a las demás entidades en espera.
- Verificar Inasistencia (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en

la Tarea “Verificar Inasistencia Justificada”.
218
- Inasistencia Justificada (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una
compuerta exclusiva, si es que se ha justificado esa inasistencia o no.
- Reprogramar Evaluación (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Seleccionar Fecha y Hora de la evaluación”.
- Evaluaciones Reprogramadas (Módulo RECORD): Contabiliza el número de

evaluaciones que han sido reprogramadas.
219
- Liberar Secretaria (Módulo RELEASE): Libera al recurso (Secretaria) para

realizado por el recurso por cada entidad procesada.

CREATE.

5 1.31 0.929 4 2.776 1.53 0.25 107
220

Tiempo de Ciclo/Trabajo 1.99 min 0.80 min 3.17 min
N. de Evaluaciones Reprogramadas 2.35 unid 0 unid 7 unid
221
Proceso APR3
Subproceso APR3-01
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Listados de alumnos) para

ser atendidos en este subproceso. Los eventos de inicio son 10 debido a que es
una lista por cada aula (10 aula).
- Organizar Maqueta de Pagos (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la tarea “Organizar Maqueta de Pagos”.
- Grabar Tiempo Secretaria (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de

trabajo realizado por el recurso (Secretaria) por cada entidad.
222
CREATE.

5 1.63 0.223 4 2.776 1.6188 0.25 7

Diagrama #2 (Docente de Computación)
223
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Registros) para ser

atendidos en este subproceso.
- Crear Registros Auxiliares (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Crear Registros Auxiliares”.
- Enviar Registros a Docentes (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Enviar Registros a Docentes”.
224
- Grabar Tiempo de Docente (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de
trabajo realizado por el recurso (Docente de Computación).

CREATE.
Resultados Proceso APR3-01 (Docente de Computación):

5 9.08 0.812 4 2.776 9.0525 0.5 21
Tabla para el cálculo del número de muestras independientes (APR3-01 Docente de Computación)
Resultados de la simulación en Output Analyzer (APR3-01 Docente de Computación)

Tabla de resultados para APR3-01 Docente de Computación
225
Proceso APR4
Subproceso APR4-01
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Registros Auxiliares) a ser

atendidos en este subproceso.
- Verificar Fórmula (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Verificar Fórmulas”.
- Configurar Impresión (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en

la Tarea “Configurar Impresión”.
226
- Grabar Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de
trabajo del recurso (Secretaria) por cada entidad procesada.

CREATE.

5 1.47 1.31 4 2.776 1.6475 0.5 53
227
228
Subproceso APR4-02
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Registros de Aula) para ser
atendidas en este subproceso. Los eventos de inicio son un total de 10 porque
son solo 10 aulas.
- Pasar Notas del Registro auxiliar (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Pasar notas del Registro Auxiliar”.
- Pasar Información del resumen de asistencias (Módulo PROCESS):

Representa el tiempo utilizado en la Tarea “Pasar información del resumen
asistencias”.
229
- Revisar Notas (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la Tarea
“Revisar Notas”.
- Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de ciclo por

cada entidad.

CREATE.
230
5 29.7 4.13 4 2.776 30.321 2 33

Subproceso APR4-03
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Boleta de Notas) para ser
atendidas por este subproceso. El número de eventos es un total de 278, porque
son el número de alumno registrados este año.
- Escoger Alumno (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la

Tarea “Escoger Alumno”.
231
- Configurar Hoja de Impresión (Módulo PROCESS): Representa el tiempo
utilizado en la Tarea “Configurar Impresión”.
- Grabar Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de

ciclo por cada entidad procesada.

CREATE.

232
5 0.753 0.15 4 2.776 0.7665 0.05 70

233
Subproceso APR4-04
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Padres de Familia) que serán
atendidas en este subproceso. Los eventos de inicio total son 12 debido a que
fueron los eventos contabilizados en un bimestre.
- Confirmar Asistencia y Notas del Registro Auxiliar (Módulo PROCESS):

Representa el tiempo utilizado en la Tarea “Confirmar Asistencias y Notas del
Registro Auxiliar”.
- Coinciden los datos (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento de una

compuerta exclusiva, si es que los datos consultados coinciden o no.
234
- Modificar Notas (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en la Tarea
“Modificar Notas”.

- Grabar Tiempo de Ciclo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de ciclo

por cada entidad procesada.

CREATE.
235

5 2.9 0.56 4 2.776 2.63 0.25 39

236
Proceso APR5
Subproceso APR5-01
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Lista de Asistencia) que

serán atendidas por este subproceso. El número de eventos total es de 10, debido
a que son 10 aulas, es decir 10 listas de asistencia.
- Redactar indicaciones (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado en

la Tarea “Redactar Indicaciones”.

trabajo realizado por el recurso (Secretaria) por cada entidad procesada.
237
CREATE.
N Media Desv. Std. G.L. t M. Real e N

5 0.564 0.162 4 2.776 0.561 0.05 81

Diagrama #2 (Docente de Computación):
Leyenda:
238
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Listas de Asistencia) que
serán atendidas en este subproceso. El número de eventos total es 10, debido a
que son 10 listas de asistencia.
- Crear Lista de Asistencia (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Crear Lista de Asistencia”.

trabajo del recurso (Docente de computación) por cada entidad procesada.

CREATE.
239
5 2.11 0.207 4 2.776 2.083 0.05 133

240
Subproceso APR5-02
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Listas de Asistencia) que

serán atendidas en este subproceso. Los eventos en total son 9 por los meses que
se generará una nueva lista.
- Modificar Fechas de las asistencias (Módulo PROCESS): Representa el

tiempo utilizado en la Tarea “Modificar Fechas en las Listas de Asistencia”.
- Archivar Listas en el Folder (Módulo PROCESS): Representa el tiempo

utilizado en la Tarea “Archivar Listas en el Folder”.
241
- Grabar Tiempo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo del
recurso (docente de computación) por cada entidad atendida.

CREATE.

5 6.83 0.528 4 2.776 6.71 0.25 35
242
243
Subproceso APR5-03
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Modificaciones) que serán

atendidas en este subproceso. Los eventos en total son 78, por los alumnos
matriculados cuando iniciaron las clases.
- Redactar Modificaciones (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Redactar Modificaciones”.

realizado por el recurso (secretaria) por cada entidad procesada.
244
CREATE.

5 0.755 0.241 4 2.776 0.7809 0.05 180

Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Modificaciones) que serán

atendidas en este subproceso. Los eventos en total son 78, por los alumnos
matriculados cuando iniciaron las clases.
245
- Realizar Modificaciones (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado
en la Tarea “Realizar Modificaciones sobre las Listas”.

trabajo realizado por el recurso (docente de computación) por cada entidad.

CREATE.

5 0.291 0.0755 4 2.776 0.2972 0.05 18
246

247
Subproceso APR5-04
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Asistencias) para ser

atendidas en este subproceso.
- Tomar Asistencia Diaria (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Tomar Asistencia en todas las Aulas”.
- Grabar Tiempo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo

realizado por el recurso (Directora) por cada entidad procesada.
248
CREATE.

5 9.87 0.265 4 2.776 9.663 0.5 3

NOTA: No es necesario hacer una simulación para las tareas realizadas por el Docente
de computación debido a que el tiempo de trabajo solo fue capturado 1 sola vez.
El número de eventos para la tarea “Editar Resumen de asistencias” es 3 veces cada

mes aproximadamente, al año es un total de 61 veces.
Indicador Resultado
Tiempo de Trabajo 17.35 min
Número de eventos 61
249
Subproceso APR5-05
Leyenda:
- Arribos (Módulo CREATE): Genera las entidades (Padre de Familia) para ser
atendidas en este subproceso.
- Corroborar Inasistencia (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Corroborar Inasistencia”.
- Redactar Motivo de la Inasistencia (Módulo PROCESS): Representa el

tiempo utilizado en la Tarea “Redactar motivos de inasistencia”.
250
- Posee documentos probatorios (Módulo DECIDE): Simula el comportamiento
de una compuerta exclusiva, si es que posee los documentos probatorios o no.
- Archivar documentación (Módulo PROCESS): Representa el tiempo utilizado

en la Tarea “Archivar documentación relacionada”.

251
- Grabar Tiempo (Módulo RECORD): Permite grabar el tiempo de trabajo
realizado por el recurso (Secretaria) por cada entidad procesada.

CREATE.

5 1.05 0.111 4 2.776 0.655 0.05 38
252
253
TABLA RESUMEN DE RESULTADOS DE SIMULACION DE LOS PROCESOS
Tiempo
Eventos
Promedio/ Tiempos de Trabajo Anual
Proceso
Lapso Eventos Evento (horas)
# Lapso Total
(Total) Anuales (minutos)
T. Ciclo 19.0 -
Temp. A TT: Secretaria 5.84 1 día 200 Anual 200 11.9 39.6 39.6
MAT1 y T. Espera 5.31 -
50.58
MAT2 T. Ciclo 16.8 -
Temp. B TT: Secretaria 6.86 1 día 78 Anual 78 8.45 10.98 10.98
T. Espera 6.78 -
APR1-01 67.7
TT: Directora 10 1 día 61 Bimestral 244 6.73 27.36
APR1-02 5.36
APR1 TT: Directora 10 1 día 61 Bimestral 244 0.96 3.90 84.352
TT: Secretaria 10 1 día ~28 Bimestral 112 0.12 0.224
APR1-03 4.872
TT: Directora 10 1 día ~28 Bimestral 112 2.49 4.648
APR1-04 TT: Secretaria 5 1 día ~28 Bimestral 112 3.44 6.42 6.42
TT: Secretaria 10 1 día 61 Mensual 488 1.84 14.96
APR2-01 29.19
TT: Directora 10 1 día 61 Mensual 488 1.75 14.23
APR2 35.9
APR2-02 TT: Secretaria 10 1 día 61 Mensual 488 0.37 3.00 3.00
APR2-03 TT: Secretaria 6 1 día ~14 Mensual 112 1.99 3.71 3.71
APR3 APR3-01 1.77 1.77
APR4 APR4-01 TT: Secretaria 115 1 día 115 Bimestral 460 1.56 11.96 48.68 48.68
254
APR4-03 TT: Secretaria 278 1 día 278 Bimestral 1,112 0.75 13.9
APR4-04 TT: Secretaria 1.5 1 día 12 Bimestral 48 3.03 2.42
APR5-01 0.44
APR5-02 TT: D. Comp. 1 1 mes 1 Mensual 9 6.63 0.99 0.99
TT: Secretaria 6.86 1 día 78 Anual 78 0.79 1.02
APR5 APR5-03 1.41 51.86
TT: D. Comp. 6.86 1 día 78 Anual 78 0.30 0.39
TT: Directora 1 1 día 183 Anual 183 10.0 30.5
APR5-04 48.13
TT: D. Comp. 1 10 días 61 Anual 61 17.35 17.63
APR5-05 TT: Secretaria 1.3 1 día ~14 Bimestral 56 0.96 0.89 0.89
TC (Tiempo de Ciclo): Es el tiempo en que una entidad está en el proceso.
TT (Tiempo de Trabajo): Es el tiempo que un recurso utiliza para atender una entidad.
TE (Tiempo de Espera): Es el tiempo que una entidad espera a ser atendida por el recurso (R).
255
TABLA RESUMEN DE HORAS HOMBRE UTILIZADAS POR CADA RECURSO/PROCESO - SUBPROCESO
Directora Secretaria Docente de Computación

Procesos
Horas Hombre Anuales Horas Hombre Anuales Horas Hombre Anuales
MAT1 y MAT2 - - 50.58 50.58 - -
APR1-01 27.36 40.34 -
APR1-02 3.90 1.46 -
APR1 35.908 48.44 -
APR1-03 4.648 0.224 -
APR1-04 - 6.42 -
APR2-01 14.23 14.96 -
APR2 APR2-02 - 14.23 3.00 21.67 - -
APR2-03 - 3.71 -
APR3 APR3-01 - - 0.29 0.29 1.48 1.48
APR4-01 - 11.96 -
APR4-02 - 20.4 -
APR4 - 48.68 -
APR4-03 - 13.9 -
APR4-04 - 2.42 -
APR5-01 - 0.09 0.35
APR5-02 - - 0.99
APR5 APR5-03 - 30.5 1.02 2.00 0.39 19.36
APR5-04 30.5 - 17.63
APR5-05 - 0.89 -
TOTAL 80.63 171.66 20.84
256
TABLA RESUMEN DE COSTOS POR CADA RECURSO/PROCESO - SUBPROCESO
Directora Secretaria Docente de Computación

Mensual S/ 2,800.00 Mensual S/ 1,500.00 Mensual S/ 1,100.00
Procesos
Horas Costo Horas Costo Horas Costo
Costo Costo Costo
Anuales Total Anuales Total Anuales Total
MAT1 y MAT2 - - - 50.58 S/ 316.13 S/ 316.13 - -
APR1-01 27.36 S/ 319.20 40.34 S/ 252.13 -
APR1-02 3.90 S/ 45.50 1.46 S/ 9.13 -
APR1 S/ 418.93 S/ 302.78 -
APR1-03 4.648 S/ 54.23 0.224 S/ 1.40 -
APR1-04 - 6.42 S/ 40.13 -
APR2-01 14.23 S/ 166.02 14.96 S/ 93.50 -
APR2 APR2-02 - S/ 166.02 3.00 S/ 18.75 S/ 135.44 - -
APR2-03 - 3.71 S/ 23.19 -
APR3 APR3-01 - - 0.29 S/ 1.81 S/ 1.81 1.48 S/ 6.78 S/ 6.78
APR4-01 - 11.96 S/ 74.75 -
APR4-02 - 20.4 S/ 127.50 -
APR4 - S/ 304.25 -
APR4-03 - 13.9 S/ 86.88 -
APR4-04 - 2.42 S/ 15.13 -
APR5-01 - 0.09 S/ 0.56 0.35 S/ 1.60
APR5-02 - - 0.99 S/ 4.54
APR5 APR5-03 - S/ 355.83 1.02 S/ 6.38 S/ 12.50 0.39 S/ 1.79 S/ 88.73
APR5-04 30.5 S/ 355.83 - 17.63 S/ 80.80
APR5-05 - 0.89 S/ 5.56 -
TOTAL S/ 940.78 S/ 1,072.90 S/ 95.52
Los valores de los montos del salario mensual, han sido extraídos de la planilla de la INSTITUCION
257
ANEXO N° 5 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos
del Modelo Propuesto
258
259
260
261
262
263
264
265
266

Sistema de Gestion de Control Sodimac

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Universidad Nacional “Pedro Ruiz Gallo”

Facultad de Ingeniería Civil, de Sistemas y Arquitectura

Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas

APLICACIÓN DEL MODELO DE PROCESOS DE

Christian Mauricio Campos Risco

Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala

Setiembre del 2018

Esta tesis va dedicada a mis padres, que me apoyaron a lo largo

Quiero agradecer en primer lugar a Dios, que gracias a Él todo

CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL ................................................................ 12

1.1 Título del proyecto ........................................................................................... 12

1.2 Autor ................................................................................................................ 12

1.3 Asesor .............................................................................................................. 12

1.4 Lugar ................................................................................................................ 12

1.4.1 Institución ................................................................................................. 12

1.4.2 Locación ................................................................................................... 12

CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ................................ 14

2.1 Situación Problemática .................................................................................... 14

2.2 Formulación del problema de investigación .................................................... 16

2.3 Hipótesis .......................................................................................................... 16

2.4 Objetivos .......................................................................................................... 17

2.4.1 Objetivo General....................................................................................... 17

2.4.2 Objetivos Específicos ............................................................................... 17

CAPÍTULO III: DISEÑO TEÓRICO ............................................................................ 18

3.1 Antecedentes .................................................................................................... 18

3.1.1 Nivel Local ............................................................................................... 18

3.1.2 Nivel Nacional .......................................................................................... 21

3.1.3 Nivel Internacional ................................................................................... 23

3.2 Bases Teóricas ................................................................................................. 24

3.2.1 Eficiencia .................................................................................................. 24

3.2.2 Administración de la Calidad ................................................................... 24

3.2.3 Gestión de la Calidad ................................................................................ 25

3.2.4 Mejora de Procesos ................................................................................... 26

3.2.5 Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) ......... 27

3.2.7 Modelo y Notación de Procesos de Negocio (Business Process Model and

3.2.8 ¿Por qué es importante Modelar con BPMN? .......................................... 29

3.2.9 Suite para la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process

3.2.10 Procesos de Negocio ................................................................................. 30

CAPÍTULO IV: DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................. 31

4.1 Diseño de contrastación de Hipótesis .............................................................. 31

4.1.1 Variables e Indicadores ............................................................................ 31

4.1.2 Estrategia para la demostración de la Hipótesis ....................................... 32

4.2 Población y Muestra ........................................................................................ 32

CAPÍTULO V: FASE DE ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ....................... 34

5.1 Situación actual y antecedentes ....................................................................... 34

5.1.1 Estructura Organizacional ........................................................................ 34

5.2 Análisis de los Procesos Actuales .................................................................... 35

5.2.1 Requisitos de Alcance .............................................................................. 35

5.2.2 Análisis de Procesos ................................................................................. 35

CAPÍTULO VI: FASE DE MODELADO DE LOS PROCESOS ACTUALES ........... 39

6.1 Modelamiento basado en BPMN ..................................................................... 39

6.1.1 Gestionar Matrícula (MAT)...................................................................... 40

6.1.2 Gestionar los Aprendizajes (APR) ........................................................... 46

6.2 Captura de Métricas ......................................................................................... 73

6.3 Simulación y Análisis de Resultados ............................................................... 73

CAPÍTULO VII: FASE DE DISEÑO DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN E

7.1 Selección de Procesos Pilotos para la Propuesta de Solución ......................... 77

7.2 Análisis de Deficiencias de los Procesos Pilotos en la Situación Actual ........ 77

7.2.2 Deficiencias en el Proceso MAT2 ............................................................ 79

7.2.3 Deficiencias en el Proceso APR4 ............................................................. 80

7.3 Modelo Propuesto ............................................................................................ 82

7.3.1 Desarrollo de un sistema de información y Adquisiciones de Servicios .. 83

7.3.2 Modificación de la Normativa actual ....................................................... 86

7.3.3 Procesos de Negocio Propuestos en BPMN ............................................. 87