DUM CIRC: PROCURADURIA GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO, SOCIAL, GESTION AMBIENTAL Y TURISMO GERENCIA DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION GERENCIA DE ASESORIA LEGAL GERENCIA DE DESARROLLO URBANO, RURAL E INVERSIONES OFICINA DE SUPERVISION Y LIQUIDACION DE INVERSIONES, DIVISION DE PROGRAMA SOCIAL, REGISTRO CIVIL ¥ CEMENTERIO. DIVISION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD DE CONTABILIDAD UNIDAD DE TESORERIA UNIDAD DE LocisTica UNIDAD FORMULADORA ‘+ UNIDAD DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA, ‘* UNIDAD DE GESTION Y EQUIPO MECANICO ASUNTO IMPLEMENTACION DE DIRECTIVA PARA ADQUISICIONES MENORE A 08 UIT FECHA 09 DE ENERO DEL 2023 Es grato saludarlos muy cordialmente y a la vez informales que mediante la Resolucién de Alcaldia N°272-2021-A/MDP, se aprobé la DIRECTIVA PARA ADQUISICION MENORES A 08 UIT'S, para la Municipalidad Distrital de Pachia, por tal motivo se les remite para su conocimiento y cumplimiento el modelo establecido con respecto a los TERMINOS DE REFERENCIA y ESPECIFICACIONES TECNICAS, los cuales serén adjuntados a los Requerimientos elaborados a partir de fecha para adelante. Es cuanto se pone en conocimiento para cumplimiento bajo responsabilidad. ATENTAMENTE: onan See co, ee RECIBIDO. j rote 2D p.O\ 4 20% | rags. MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PAGAIA.MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PACHIA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y CONTROL PATRIMONIAL, ORME NO 003-2025-UAYCP. 1 A Us Ab, ro ao us aas GGERENTE DE ADMINISTRACION TMONIGPATDAD DISTRIAL DE PACH: ‘GERENCIA DE ADHINISTRACION ¥ FINANZAS f oF BACH, ADM, ALFREDO JAVIER CHAMEILLA SEGURA REC JEFE DE LA UNIDAD Oe ABASTECDENTO ¥ CONTROL PATRIMONAL ECIBIDO asuno { APLICACION DE DIRECTIVA PARA ADQUISICTONES MenoREs A urr | Fecha: 2.491.423 Hora: 12420 REFERENCIA 2) RESOLUCION DE ALCALDIA N°272-202-4/MOP »b) DIRECTIVA PARA ADQUISICIONES MENORES A 8 UIT FECHA PACHIA, 06 DE ENERO DEL 2023 Por medio del presente me dijo @ Ud. con la fnalidad de salodarle cordalmente y la ver manifesinle Gue ala fecha, que 52 cuenta con la "DIRECTIVA QUE REGULA LOS LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACION DE BIENES, SERVICIOS, CONSULTORIAS Y OBRAS MENORES O IGUALES A OCHO (08) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS PARA. LA NUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PACHIA’, el cual fue aprobado bajo la RESOLUCION DE ALCALDIA N°272-2021-A/MDP, de Fecha 31 de Dicembre del 2021, por lo cual se Ie remite una fotocopia del documento orignal, tenienco en cuenta que pare 2 presenta afo fiscal, se solicit la aplicacién de los diferentes procedimientos administatves, con relacin a la adausiein de bienes y/o servicios, teniendo que regirse a los madelos establecidos para las Especicaciones Técnicas Términos de Referencia, los cuales serén adjuntados a los solctudes de requerimlentes, presentados ala Unidad de Abastecimiento y Control Patrimenial. Por lo expuesto, se solicta se haga de conocimiento als iferentes Unidades Orgénices y Gerencias de nuestra Entdad Loca, ara que se puedan rear alos parémetros y modelos establecdos en la"DIRECTIVA QUE REGULA LOS LINEAMIIENTOS PARK A CONTRATACION DE BIENES, SERVICIOS, CONSULTORIAS Y OBRAS MENORES 0 IGUALES A OCHO (08) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PACHIA" Sin tro particular, hago propicia a ocasén para exoresarle lo sentiments de mi especial consideracén. ‘Mentamente, Ce. ArchivFORMATO N° 01 ESPECIFICACIONES TECNICAS AREA USUARIA: Colocar el nombre del Area Usuaria RESPONSABLE: Funcionario responsable del Area Usuaria ACTIVIDAD: Colocar la denominacién de la actividad segin el PO! META PRESUPUESTARIA: Colocar meta presupuestaria vi. DENOMINACION DE LA ADQUISICION Indicar una breve descripcién del requerimiento y sefialar la denominacién del (Ios) bien(es) a ser contratados. FINALIDAD PUBLICA Describir el interés publico que se persigue satisfacer con la contratacién ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripcién de los antecedentes considerados por el usuario para la determinacién de la necesidad. Por ejemplo, la sintesis de explicacién de un Programa Social 0 Proyecto, de la funcién y objetivo que debe cumplirse en la Entidad para lo cual es requerida la contratacién del bien, etc. En sintesis, se explica de manera general, el motivo por el cual se efectia el requerimiento de contratacién de bienes. De ser el caso, agregar definiciones generales, OBJETIVOS DE LA ADQUISICION Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) especifico(s) de la contratacién. Si se tiene mas de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratacién. E! objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué" Objetivo Especifico: Expresar un propésito particular. Se diferencia del objetivo general or su nivel de detalle y complementariedad. La caracteristica principal de éste es que debe ser cuantificable para poder expresarse en metas REQUERIMIENTO EM | DESCRIPCION CANTIDAD OBSERVACION ESPECIFICACIONES TECNICAS Detallar todas las caracteristicas fisicas y requisitos técnicos esenciales y de funcionamiento, incluyendo los valores maximos y minimos aceptables y garantizados, normas técnicas seguin corresponda. No se podran hacer referencia a marcas 0 nombres comerciales, patentes, disefiador o tipos particulares, salvo que exista un Unico proveedor en el mercado o responda a un proceso de estandarizacién, 0 que no hubiere Pagina 5 de 12vil. vil, x. xi, xill forma de describir los requisitos, particularmente si se trata de partes o repuestos destinados a un equipo o bien existente; en cuyo caso, se podrd incluir las palabras como “o equivalente". Estas excepciones, deberén estar debidamente sustentadas, Se considerarén las caracteristicas del bien, como ser: cantidad, dimensiones, tipo de material, color y otras caracteristicas que ayuden a escribir al bien de manera detallada el bien que se necesita adquirir DEL PROVEEDOR Indicar los requisitos con los que debe contar el proveedor, experiencia en el rubro Solicitado, y documentacién que permita una contratacion eficiente. LUGAR DE ENTREGA Por las caracteristicas del bien requerido, debiéndose consignar el lugar y condiciones de entrega, de acuerdo con las condiciones del almacén de la entidad. PLAZO DE ENTREGA Indicar el plazo o periodo de entrega, en dias, en semanas, meses, etc. el cudl correrd a partir del dia habil siguiente de notificada la orden de compra. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO Estipular si el pago es unico o parcial, si para el pago el area usuaria debe de presentar conformidad de aceptacién del bien, en el cual dara su visto bueno de que el bien ésta de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Y TIPO DE RECURSO Se debe indicar la fuente de financiamiento y el tipo de recurso, por lo cual deberd coordinar con la Planeamiento, Presupuesto y Cooperacién Técnica Internacional y/o la Gerencia de Administracién y Finanzas. PENALIDAD La penalidad se aplicard si el proveedor incurre en retraso injustificado en la ejecucion de la prestacién objeto del servicio y se le aplica automdticamente una penalidad por mora por cada dia de atraso de acuerdo con lo establecido en la Directiva de contrataciones menores a 8 UITs. OTROS. Fuera de lo especificado en este formato, puede aumentarse alguna caracteristica 0 condicién adicional, la cual garantizara una compra eficiente. AREA USUARIA Pagina 6 de 12FORMATO N° 02 TERMINOS DE REFERENCIA AREA USUARIA: Colecar el nombre del Area Usuaria RESPONSABLE: Funcionario responsable del Area Usuaria ACTIVIDAD: Colocar la denominacién de la actividad seguin el PO! META PRESUPUESTARIA: Colocar meta presupuestaria uN vi DENOMINACION DEL SERVICIO 0 CONSULTORIA Indicar una breve descripcién del servicio o consultoria FINALIDAD PUBLICA Describir el interés pUiblico que se persigue satisfacer con la contratacién. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripcién de los antecedentes considerados por el usuario para la determinacién de la necesidad. Por ejemplo, la sintesis de explicacién de un Programa Social 0 Proyecto, de la funcién y objetivo que debe cumplirse en la Entidad para lo cual es requerida la contratacién del servicio, etc. En sintesis, se explica de manera general, el motivo por el cual se efectiia el requerimiento de contratacién de servicios. De ser el caso, agregar definiciones generales. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivo(s) especifico(s) de la contratacién. Si se tiene mas de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. Objetivo General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la contratacién del servicio 0 consultoria. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué" Objetivo Especifico: Expresar un propésito particular. Se diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y complementariedad. La caracteristica principal de éste es que debe ser cuantificable para poder expresarse en metas REQUERIMIENTO De acuerdo con el Cuadro de Requerimiento N° ITEM | CANTIDAD DESCRIPCION ] ALCANCES Y DESCRIPCION DEL SERVICIO "El area usuaria determinara lo que comprende el servicio a realizar, asi como el detalle de las actividades a desarrollar para tal efecto. En los casos que corresponda, debera indicarse expresamente si la prestacion principal conileva la ejecucién de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, soporte técnico, capacitacién, o actividades afines." Pagina 7 de 126.1. 6.2. Actividades Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas que llevaré a cabo el proveedor mediante la utilizacién de recursos humanos (personas que intervienen en la prestacién del servicio), materiales, equipos o instalaciones utilzadas durante el proceso de prestacién del servicio, los métodos y procedimientos utilizados al prestar el servicio; y, las medidas de control. En tal sentido, corresponde detallar las actividades generales y especificas del servicio, de acuerdo a su naturaleza Es conveniente utilizar un lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, describir, definir, redactar, presentar, supervisar, etc. Requerimiento del proveedor y de su personal Requisitos del Proveedor De ser el caso, debera indicarse si el desarrollo de las actividades requiere de autorizacion, registro u otros documentos similares, emitidos por el organismo ‘competente, Perfil del Proveedor Corresponde a las caracteristicas 0 condiciones mi proveedor, tal como se indica a continuacién: Nivel de formacién: Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que identifican la formacién de una persona para asumir en condiciones éptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado encargo. La formacién académica debe estar directamente relacionada con el objeto de la contratacién, debe obedecer a criterios objetivos y razonables en funcién al servicio que se pretende contratar. De corresponder, se debe precisar el nivel de formacién académica minima (técnica o profesional) Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada por la reiteracion de una conducta en el tiempo. De acuerdo al objeto de la contratacién, se debe precisar la cantidad minima de servicios prestados y/o el tiempo minimo de experiencia en numero de meses 0 afios, ya sea en la actividad y/o en la especialidad. Asimismo, podra solicitarse contratos, certificados, constancias de trabajo u otros documentos que demuestren el tiempo de experiencia requerida Capacitacién y/o entrenamiento: De acuerdo a la naturaleza del servicio requerido, se podra exigir que el proveedor cuente con capacitacién y/o entrenamiento relacionado al servicio objeto de la contratacién. Al respecto, deberd precisarse los temas materia de capacitacién y/o entrenamiento, el tiempo minimo de duracién, entre otros. jas que debe cumplir el Perfil del Personal Deberd indicarse la cantidad minima de personas que necesitard el proveedor para prestar el servicio, asi como los cargos, puestos, roles y responsabilidades que asumira cada integrante del personal solicitado. Asimismo, de corresponder, se debera precisar si se requiere personal con formacién técnica 0 profesional, profesional especializado, con estudios de post grado, etc. Pagina 8 de 126.3. 6.4, 6.5. 6.6. 6.7. Del mismo modo, hay que indicar que la experiencia minima debe corresponder a la especialidad, para lo cual se estableceré el tiempo minimo de experiencia, asi Como la respectiva forma de acreditacién, de acuerdo a lo indicado para el perfil del proveedor. Se debera precisar si es necesario requerir que el personal cuente con capacitacién y/o entrenamiento. En ese caso, se observara lo sefialado para el perfil del proveedor. Materiales, equipos e instalaciones De ser el caso, sefialar si para la prestacién del servicio se requeriré determinados equipos, instalaciones, infraestructura fisica, suministro de mobiliario, hardware, sistemas informéticos, software e instalacién de red, etc., para la realizacion de las tareas o actividades del servicio, en qué cantidad, detallando sus caracteristicas técnicas, términos y condiciones. Plan de Trabajo Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar informacion relevante para realizar un trabajo. Puede incluir un cronograma, designa alos responsables de las diferentes actividades; asimismo, determina las metas y objetivos. Al respecto, de acuerdo a la naturaleza del servicio, se podré requerir la presentacién de un plan de trabajo, para lo cual debera delimitarse el contenido, condiciones y la oportunidad de su entrega.' Procedimientos De acuerdo a la naturaleza del servicio, la Entidad podré sefialar el procedimiento que debe emplear el proveedor para la realizacién del servicio. Medidas de Control "De corresponder, debe considerarse aspectos relatives a la coordinacién y supervision, para lo cual se indicaré con claridad Areas que supervisan. Sefialar el area o unidad orgdnica responsable de la supervisién técnica del servicio. Areas que coordinaran con el proveedor. Sefialar las areas 0 unidades organicas con las que el consultor coordinaré sus actividades. Los aspectos del servicio que van a ser objeto de coordinacién y/o supervision Area que brindaré la conformidad: Sefialar el area o unidad organica responsable de emitir la conformidad: el érea usuaria del servicio y/o area técnica, de ser el caso. Lugar y Plazo de la Prestacién Lugar: Sefialar la direccién exacta donde se ejecutaran las prestaciones, debiendo ‘sefialar el distrito, provincia y departamento, asi como alguna referencia adicional que permita su ubicaci6n geografica En caso se establezca que el servicio de consultoria se va a realizar en distintos lugares, se recomienda incorporar un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar. Pagina 9 de 126.9. En caso el servicio de consultoria sea ejecutado en las instalaciones del contratista © en otro lugar, podra sefialarse las caracteristicas minimas y condiciones de la infraestructura donde se ejecutaran las prestaciones, si requieren de alguna autorizaci6n, entre otros. Plazo: Indicar claramente el tiempo maximo de duracién del servicio (expresado en dias calendario), pudiendo indicar, ademés, el plazo minimo para realizar la prestacién © parte de ella, Para establecer el plazo minimo y maximo de ejecucién de las prestaciones se podra tomar como referencia la informacion de mercado. En el caso de servicios que se ejecuten en forma periddica y/o conlleven prestaciones parciales, debe indicarse el plazo para el cumplimiento de tales prestaciones. En el caso de servicios de ejecucién unica, podré establecerse plazos al interior del plazo maximo de duracién con la finalidad que la Entidad pueda ejercer control del cumplimiento y/o avance del servicio. En caso se establezcan prestaciones accesorias, se deberd precisar por separado el plazo de la prestacién principal y el de las prestaciones accesorias. Indicar el inicio del plazo de ejecucién de las prestaciones, pudiendo ser a partir del dia siguiente de la notificacién de la orden de servicio; o de la fecha especifica determinada por el funcionario competente, en atencién al cumplimiento de ciertas condiciones, las cuales deben ser precisadas. Productos esperados (entregables) De ser el caso, en este punto debe responderse lo siguiente: {Qué se espera recibir del servicio? y {Cual es el grado de detalle a entregarse? Los entregables son el resultado de los trabajos parciales 0 el trabajo concluido por el proveedor, para cuya elaboracién se empleé el procedimiento previamente establecido. Todo entregable producto debe satisfacer la necesidad para la cual se contraté el servicio. Se recomienda incluir una seccién que contenga la lista de los entregables que debe presentar el proveedor, detallando el contenido de cada entregable, los plazos de presentacion, y de ser el caso, sefialar cantidades, calidad, caracteristicas y/o condiciones relevantes para cumplir con los objetivos del senicio. Asimismo, en caso de que el proveedor presente informes o documentos como parte de los entregables, se podrd sefialar el medio en que serén presentados, asi por ejemplo podran ser presentados fisicamente o en medios magnéticos (CD, USB, etc.) Forma de Pago y Conformidad "Deberd precisarse que el pago se realizara después de ejecutada la prestacion y otorgada la conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea condicién para la prestacién del servicio. En el caso de servicios que se ejecuten en forma periddica y/o conlleven prestaciones parciales, podra indicarse que el pago se efectuara en forma parcial por cada entregable. Pagina 10 de 12vi vu. 6.10 6.11. En el caso de servicios de ejecucién Unica se recomienda establecer el pago después de ejecutada la prestacién, es decir, de efectuada la entrega del producto o entregable que satisface la necesidad, Cuando existan entregables © productos, la forma de pago debe sefialar el Porcentaje del monto total del contrato que corresponderé cancelar luego que se otorgue la conformidad correspondiente a cada entregable. El encargado de emitir la conformidad es el encargado del area usuaria, en casos. especiales como obras o mantenimientos se debe definir quién es el encargado 0 encargados de dar la conformidad (Jefe de proyecto - Supervisor), considerando el producto a entregar de acuerdo con el servicio prestado. Penalidad A penalidad por mora sera de hasta el 10% del monto de la orden de servicio, y calculada de acuerdo con la presente directiva. Indicar de ser necesario, penalidades distintas a la mora, las cuales deberan ser objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un Monto maximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente ©, de ser el caso, del item que debié ejecutarse. Tener en cuenta lo establecido en el articulo 134 del Reglamento. ‘Se recomienda elaborar un listado detallado con las penalidades, describiendo las situaciones, condiciones, etc., que deben ser objeto de penalidad, asi como también, los montos que le corresponderian aplicar." Confidencialidad De ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de informacion y documentacién a la que se tenga acceso relacionada con la prestacién, pudiendo quedar expresamente prohibido revelar dicha informacion a terceros. El consultor, debera dar cumplimiento a todas las politicas y estandares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la informacion. Dicha obligacién comprende la informacién que se entrega, como también la que se genera durante la realizacién de las actividades y la informacion producida una vez que se haya concluido el servicio. Dicha informacién puede consistir en mapas, dibujos, fotografias, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cdlculos, documentos y demas datos compilados o recibidos por el contratista. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Y TIPO DE RECURSO ‘Se debe indicar la fuente de financiamiento y el tipo de recurso, por lo cual debera coordinar con la Planeamiento, Presupuesto y Cooperacién Técnica Internacional y/o la Gerencia de Administracion y Finanzas. ANEXOS En esta seccién se debera adjuntar la informacion adicional que se considere relevante Para la elaboracién de los TDR y que no haya sido posible incluiria dentro de los mismos. Por ejemplo: cuadros, estadisticas, formatos, diagramas, etc. AREA USUARIA Pagina 11 de 12FORMATO N° 03 INFORME DE CONFORMIDAD N° XXX-202__-SIGLAS DE LA DEPENDENCIA-MDP-T PARA JEFE INMEDIATO DE RESPONSABLE DEL AREA USUARIA ASUNTO CONFORMIDAD DE SERVICIO FECHA PACHIA, __ de del 20__ Mediante el presente me es grato dirigirme a usted para saludarlo cordialmente y a la vez ‘comunicarle que se da constancia de la conformidad de! Servicio realizado de acuerdo con el siguiente detalle: PROVEEDOR: RUC N® N° ORDEN DE SERVICIO: FECHA DE INICIO FECHA DE CULMINACION PLAZO DE EJECUCION | DESCRIPCION DEL SERVICIO: Sr i INCURRE EN PENALIDAD SI [ NO: DIAS DE RETRASO: ‘COMPROB. DE PAGO N° FACTURA/ BOLETA DE VENTA/ RECIBO/H N°. IMPORTE DEL SERVICIO OBSERVACION. Por lo antes expuesto, debo de informarle que el servicio fue realizado de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia, por lo que se emite la presente CONFORMIDAD DEL SERVICIO, por lo que es procedente el tramite de pago. [en el caso de Penalidad deberé considerar el siguiente texto] Por lo antes expuesto, informo a usted que el servicio no fue desarrollado en el plazo establecido, por lo que se informa el numero de dias de retraso, para que sea derivado a la Unidad de Logistica y Control Patrimonial para el cdlculo de la penalidad correspondiente de acuerdo con lo establecido en la Directiva vigente para las contrataciones menores a 8 UITs. Sin otro particular, es todo lo que informo a usted, para el tramite correspondiente. AREA USUARIA Pagina 12 de 12