CONSIDERACIONES PARA EL MANEJO DE HORARIOS

Para poder obtener retardos, faltas y horas extra es necesario el manejo de horarios fijos, en el
sistema podrán crearse varios horarios pero cada trabajador solamente podrá tener asignado un
horario a la vez, cuando se tienen rotaciones de horarios por semana, quincena o mes se debe de
asignar el nuevo horario en la fecha en que el trabajador cambie a otro horario.

Los horarios solamente podrán estar conformados por la hora de ENTRADA a laborar y la hora de
SALIDA de su jornada, y opcional el horario de comida, por ejemplo:

Día Jornada Horario de Comida

Entrada Salida Salida Entrada
Lunes 08:00 18:00 13:30 15:30
Martes 08:00 18:00 13:30 15:30
Miércoles 08:00 18:00 13:00 15:30
Jueves 08:00 18:00 13:30 15:30
Viernes 08:00 18:00 13:30 15:30
Sábado 08:30 18:00

Las horas extra contarán a partir de terminado el turno del trabajador, del ejemplo anterior si el
trabajador checa su salida del día a las 19:05 habrá generado 1 hora extra.

HORARIOS NO VALIDOS

Cuando se manejan varios turnos en una empresa y no se tiene un orden en las rotaciones de los
horarios presentándose casos en que los trabajadores pueden tener distintos horarios en una
misma semana, será muy complicado el estar asignado horarios distintos cada día, por ejemplo el
área de producción tienen 3 turnos conformados por los siguientes horarios:

PRIMER TURNO: Entrada 06:00 Salida 14:00 SEGUNDO TURNO: Entrada 14:00 Salida 22:00 TERCER
TURNO: Entrada 22:00 Salida 06:00 y un trabajador puede cubrir el día Lunes el primer turno, el
martes el tercer turno, el miércoles el segundo turno, el jueves repite el segundo turno, el viernes
cubre el primer turno y el sábado el segundo turno, lo anterior llevaría a que se le tendrían que
hacer 5 asignaciones de horario al trabajador, si lo anterior se repite con 10 trabajadores daría 50
asignaciones a realizar en una semana.

INCORRECTO: Mucha gente piensa que el problema anterior se soluciona creando un horario con
ENTRADA 06:00 y SALIDA 06:00 para englobar los 3 horarios y de esta forma no tener que estar
asignando horarios, lo anterior NO ES VALIDO.

SOLUCIÓN: para poder obtener retardos, faltas y horas extra se debe de organizar la forma en que
los trabajadores cambian de horarios, si lo anterior no es posible se debe de checar con las teclas
de entrada y salida del reloj antes de identificarse y la única información que se podrá obtener
será el tiempo de cada bloque de entrada y salida.
PRIMER INGRESO AL PROGRAMA

Al instalar el sistema de asistencias en su escritorio se creará el acceso

directo del sistema de Asistencias lo ejecutará y le pedirá la clave de acceso,
al ser primer ingreso la clave por default es 1234 y presionará doble Enter o
clic en Ingresar.
CAMBIAR CLAVE DE ACCESO

Para cambiar la clave de acceso por default, lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú CATALOGOS/CAPTURAS opción clave de acceso.

2. De clic en modificar.
3. Escriba la nueva clave.
4. De clic en Guardar.
AGREGAR TIPOS DE TRABAJADOR

Los tipos de trabajador son las descripciones de las actividades que realizan los trabajadores en la
empresa o el puesto que desempeñan, por ejemplo AUXILIAR ADMINISTRATIVO, CONTADOR,
SUPERVISOR, JEFE DE MANTENIMIENTO, VENDEDOR DE PISO, AYUDANTE GENERAL, etc.

Para agregar un nuevo tipo de trabajador lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú CATALOGOS/CAPTURAS opción TIPOS DE TRABAJADOR

2. De clic en agregar.
3. Escriba la descripción o el puesto.
4. De clic en Guardar.
AGREGAR DEPARTAMENTOS

Para crear la estructura de la empresa se deben de crear los departamentos que la conforman y a
los cuales serán asignados los trabajadores de acuerdo a sus funciones.

Para agregar un nuevo departamento lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese a CATALOGOS/CAPTURAS opción DEPARTAMENTOS

2. De clic en agregar.
3. Escriba el número con el que se identificará el departamento (Valor de 1 a 999).
4. Escriba la descripción o nombre del departamento.
5. De clic en Guardar y confirme.
AGREGAR TRABAJADORES

Los trabajadores son los elementos más importantes de la empresa y se requiere integrarlos a la
base de datos del sistema para poder generar los reportes.

Para dar de alta un nuevo trabajador lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú CATALOGOS/CAPTURAS opción TRABAJADORES

2. De clic en Agregar
3. Escriba el número del trabajador, este debe ser igual al número con el cual se registró al
trabajador al en el reloj checador o con el que se deberá de registrar.
4. Escriba el nombre del trabajador.
5. Seleccione el tipo de trabajador o el puesto
6. Seleccione el departamento al que pertenece el trabajador.
7. De clic en Guardar para almacenar la información en la base de datos.
8. Para registrar a más trabajadores dará clic en Agregar y repetirá los pasos del 1 al 5.
9. Para terminar se dará clic en Salir.
CREAR HORARIOS

Los horarios se identifican por el número y descripción, la plantilla del horario será en donde se
indican las horas de entrada, salida y del horario de comida, el formato de la hora es de 24 horas
(00:00 a 23:59), por ejemplo las 2 de la tarde deben de indicarse como 14:00.

Para crear un nuevo horario lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú CATALOGOS/CAPTURAS opción HORARIOS / CATALOGO DE HORARIOS.

2. De clic en Agregar.
3. Indique el número con el que se identificará al horario, el valor puede estar comprendido
entre 1 y 999.
4. Escriba la descripción del horario, por ejemplo No. Horario 101 Descripción: Primer turno.
5. De clic en Guardar y confirme.
6. De clic en Modificar/Agregar horas
7. De clic en Agregar y comenzará con el día 1 que es Lunes, indique la hora de Entrada a
laborar del horario, indique la hora de la Salida del día, si se maneja horario de comida
marque la casilla de comida e indica la hora de salida a comer y la hora de entrada de
comida.
8. De clic en Agregar para continuar agregando más días a la plantilla y la información se
repetirá para el siguiente día, en caso de que el horario no sea el mismo todos los días
haga los cambios necesarios.
9. Terminada la plantilla de clic en Guardar y confirme.
10. Repita las pasos anterior para crear nuevos horarios.
ASIGNAR HORARIOS

Una vez que se tengan creadas las plantillas de los horarios, se debe de hacer la asignación de los
horarios a los trabajadores para indicarle al sistema contra que horario se compararán las
checadas de cada trabajador.

Para asignar horarios lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese a CATALOGOS CAPTURAS / HORARIOS / ASIGNAR Y BORRAR HORARIOS POR

BLOQUE.
2. En el PASO 1 se debe de seleccionar de lista de horarios el horario que se va a asignar y la
fecha a partir de cuándo aplicará.
3. De la tabla de la izquierda del listado de trabajadores de clic el trabajador al que se le
asignará el horario y da clic en Mover para pasarlo a la tabla de la derecha, si hay más
trabajadores que tendrán el mismo horario se deberán de mover a la tabla de la derecha.
4. De clic en Asignar horario y confirme, el bloque de trabajadores que estaban en la tabla de
la derecha regresarán a la tabla de la izquierda y en las columna Ult. Horario y Fecha inicio
se mostrará el horario que acaba de asignar y la fecha a partir de la cual aplicara.
5. Repita los pasos anteriores para asignar los demás horarios.

IMPORTANTE: NO PUEDE ASIGNARSE A UN TRABAJADOR EN UNA MISMA FECHA MÁS DE

UN HORARIO.
CONFIGURACION DE TIEMPOS PARA GENERAR RETARDOS Y HORAS EXTRA

Al procesar los registros de las checadas de los trabajadores se comprarán contra el horario que
tenga asignado cada trabajador, en este proceso se generan los retardos y horas extra en base a
los tiempo que se configuren.

Para definir los tiempos de retardos y horas extra lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú UTILERIAS opción CONFIGURAR RETARDOS, EXTRA

2. De clic en Modificar
3. Indique los tiempos
4. De clic en Guardar
CAUSAS DE JUSTIFICACION

En las consulta de asistencia a detalle se podrán aplicar justificaciones para los retardos y faltas,
por lo que se debe de crear la lista de las causas que aplicarán para las justificaciones.

AGREGAR CAUSAS DE JUSTIFICACION

Para agregar causas de justificación lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú UTILERIAS opción CAUSAS DE JUSTIFICACION.

2. De clic en Agregar.
3. Escriba el número con el que se identificará la causa.
4. Escriba la descripción de la causa.
5. De clic en Guardar.
6. Repita los pasos anteriores para agregar más causas.
REGISTRAR EMPRESA

El programa de asistencias debe de registrarse en un periodo máximo de 15 días posteriores a la

instalación, de no hacerlo en ese periodo ya no se podrá ingresar al programa.

Para registrar su programa lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú UTILERIAS opción REGISTRA EMPRESA

2. Contacte al personal de soporte y proporcione el número de serie de su programa.
3. Introduzca la llave que le indique el personal de soporte.
4. Escriba el nombre de su empresa, puede ser la razón social o el nombre comercial.
5. De clic en registrar programa.
6. Mostrado el mensaje de ya aplicado el registro de clic en Salir.

NOTA: Lo anterior no aplica si usted ya contaba con un reloj checador y compró por aparte el
software el cual ya contará con la licencia integrada.
INFORMACION DE LA EMPRESA

Para la impresión de los reportes de asistencia además de mostrarse el nombre de la empresa

registrada también se requiere de información del domicilio de la empresa y opcional la imagen
del logotipo de la empresa.

Para agregar la información de la empresa lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú UTILERIAS opción INFORMACION DE EMPRESA.

2. Capture la información.
3. De clic en Guardar
CARGA DE CHECADAS Y CONSULTA DE ASISTENCIAS

Para realizar la carga de checadas de su reloj checador habrá opciones dependiendo del modelo
de reloj y si la carga de checadas se hará por red, internet o por memoria USB, revise el manual de
usuario o solicite ayuda al personal de soporte.

Para realizar la consulta de asistencia habrá dos formas de consultar: por horarios y por bloques
de Entrada y salida para cuando los trabajadores no tengan un horario fijo, revise la sección de
consulta de asistencia en el manual de usuario o solicite ayuda con el personal de soporte.

Si la configuración del sistema se realizó siguiendo la secuencia de esta guía rápida, un ejemplo de
consulta es el siguiente.

En el menú ASISTENCIA opción CONSULTA JUSTIFICAR ASISTENCIA.

Un ejemplo de la vista previa de impresión es el siguiente:

DATOS PARA SOPORTE TECNICO

SKYPE: bio.media@hotmail.com
biometricos@hotmail.com
soporte@biomedia.com.mx
biometricos2

Tel: (222) 405 01 82, 83