Excel 2007 Inter Media Rio

INTERNA
Microsoft Office Excel 2007 Intermedirio
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Este documento foi classificado pelo Departamento de Treinamento, e o acesso est autorizado exclusivamente para os Colaboradores da Organizao. Propriedade do Bradesco.
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SUMRIO
ASSUNTOS
PGINA
Mdulo 1- Tabelas e Planilhas..............................................
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Mdulo 2- Inserir e Formatar Itens.......................................
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Mdulo 3- Frmulas e Reviso.............................................
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Mdulo 4- Trabalhando com Dados......................................
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Mdulo 5- Configuraes e Opes......................................
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Microsoft Office Excel 2007 - Intermedirio
Esta apostila abordar os novos elementos e mais funes disponveis do Excel 2007 em relao ao material do TreiNet Excel 2007 Bsico. A proposta aprofundarmos alguns aspectos que podem tornar a sua planilha ainda mais completa.
MDULO 1 Tabelas e Planilhas Tabelas Comuns Acompanhe, nas prximas pginas, diferenas e informaes
importantes sobre as tabelas e planilhas desse programa do Pacote Office para que, assim, voc possa usufruir de tudo o que ele oferece da melhor forma possvel. Ao criarmos uma planilha, novos comandos sero
habilitados na guia Inserir, entre os quais esto a Tabela Dinmica e a Tabela Comum. Para criar uma tabela comum, basta colocar os dados na planilha, ordenando-os nas linhas e colunas, conforme sua necessidade. Selecione o intervalo de clulas que voc deseja incluir na tabela e clique em Tabela. Se o intervalo selecionado contiver dados que voc deseja exibir, como cabealhos da tabela, marque a caixa de seleo Minha tabela tem cabealhos. Heeeein?! Qual a diferena entre tabela comum e tabela de dados?Tabelas comuns so utilizadas basicamente para facilitar o gerenciamento e a anlise de um grupo de dados relacionados. Essas tabelas no devem ser confundidas com as tabelas de dados, pois as tabelas de dados ajudam a compor as tabelas dinmicas e formam um conjunto de comandos de teste de hipteses. 3
INTERNA Tabela Dinmica A partir de uma tabela de dados, possvel criar uma tabela dinmica, indicando os campos, a ordenao e os filtros que permitem gerar essa tabela. As tabelas dinmicas so tabelas interativas que usam estruturas e mtodos de clculos especificados. As tabelas dinmicas so muito poderosas e de fcil utilizao para anlise de dados e tomada de deciso. Com o uso delas, podemos, facilmente, obter mltiplas vises do mesmo conjunto de dados. Observe abaixo a caixa de dilogo que se abrir quando voc selecionar o comando Tabela Dinmica.
A opo Tabela/Intervalo estar selecionada, mostrando a voc os intervalos dos dados.
A opo Usar uma fonte de dados externa permite que voc acesse a internet e escolha outros locais para adicionar a tabela.
A opo Nova Planilha estar selecionada para voc escolher se vai colocar a tabela em um novo local.
H tambm a opo de coloc-la em uma planilha j existente.
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INTERNA Relatrio de Tabelas Dinmicas Ento, com a tabela dinmica, podemos relatar, organizar e resumir dados complicados e analisar detalhes. Assim, para apoiar as tabelas dinmicas, existem os relatrios de tabelas dinmicas, que so um meio interativo para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Os relatrios so muitos utilizados para analisar profundamente dados numricos e responder a perguntas inesperadas sobre eles. Por exemplo, quando voc deseja analisar totais relacionados, especialmente quando tiver uma longa lista de valores a serem somados e desejar comparar vrios fatos sobre cada valor, voc utiliza um relatrio de tabela dinmica. Observe abaixo a que um relatrio de tabela dinmica
especialmente se destina. Consultar grandes quantidades de dados de vrias maneiras. Subtotalizar e agregar dados numricos, resumir dados por
categorias e subcategorias, bem como criar clculos e frmulas personalizados. Expandir e recolher os nveis dos dados para focalizar os resultados e fazer uma busca detalhada dos dados de resumo das reas de interesse. Mover linhas para colunas ou colunas para linhas (ou "dinamizar") para ver resumos diferentes dos dados de origem. Filtrar, classificar, agrupar e formatar condicionalmente o
subconjunto de dados mais til e interessante para permitir que voc se concentre nas informaes desejadas. Apresentar relatrios on-line ou impressos concisos, atraentes e teis.
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Opes da Tabela Dinmica.

Em um relatrio de tabela dinmica, cada coluna ou campo nos dados de origem se torna um campo de tabela dinmica que resume vrias linhas de informao. Para criar esse relatrio, voc deve definir os seus dados de origem, especificar um local na pasta de trabalho e definir os campos. Aps voc definir as opes de sua tabela, o Excel abrir uma rea de layout pronta para receber o relatrio da tabela dinmica. Veja ao lado como essa rea de layout. Formatando Tabelas Dinmicas A formatao da tabela dinmica tem algumas funes semelhantes formatao de uma tabela comum. Porm, continuam tendo objetivos diferentes. Com a tabela dinmica definida, uma caixa de ferramentas chamada Lista de Campos da Tabela Dinmica vrias aparecer. ferramentas Nela que voc podem
encontrar
ser utilizadas para melhorar o relatrio emitido pela tabela. Veja abaixo.
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INTERNA Filtro de Relatrio: simplesmente uma filtrao dos dados, classificando-os na tabela de acordo com a necessidade. Rtulos de Linha: uma forma de organizar os dados da tabela em linhas, ou seja, na vertical. As linhas selecionadas so identificadas com um filtro. Rtulos de Coluna: uma forma de organizar os dados por coluna, ou seja, na horizontal. As colunas selecionadas so identificadas com um filtro. Valores: essa funo atribui uma soma total sobre as colunas/linhas que voc selecionou nessa opo. Estilo de Tabela Dinmica Como vimos, formatar modificar, transformar caractersticas de algum texto ou objeto. Junto formatao, h a opo de alterar o estilo de uma tabela dinmica, usando uma galeria de estilos. O Excel 2007 oferece vrios estilos de tabela predefinidos (ou estilos rpidos) que voc pode usar para formatar rapidamente uma tabela dinmica. Voc tambm pode adicionar ou remover a faixa de linhas e colunas. Essa faixa pode facilitar a leitura e a verificao de dados. Para verificar essas opes, na guia Design, grupo Opes de Estilo de Tabela Dinmica, siga um destes procedimentos:
Para alternar cada linha com um formato de cor mais claro ou escuro, clique em Linhas em Tiras.
Para alternar cada coluna com um formato de cor mais claro ou escuro, clique em Colunas em Tiras.
Para incluir cabealhos de linha no estilo de faixa, clique em Ttulos de Linha.
Para incluir cabealhos de coluna no estilo de faixa, clique em Cabealhos de Coluna. 7

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Voc sabia? Voc tambm pode formatar o estilo, a classificao de dados, as aes e fontes de sua tabela dinmica por meio das guias Opes e Design, que so habilitadas assim que uma tabela elaborada. Guia Opes da Tabela Dinmica A guia Opes da Tabela Dinmica, que aparece apenas quando uma tabela dinmica criada. Os seus grupos so: "Tabela Dinmica", "Campo Ativo", "Agrupar", "Classificar", "Dados", "Aes", "Ferramentas" e "Mostrar/Ocultar". Guia Design da Tabela Dinmica possvel conhecer a guia Design da Tabela Dinmica, que
aparece apenas quando uma tabela dinmica criada. Os seus grupos so: "Layout", "Opes de Estilo de Tabela Dinmica" e "Estilo de Tabela Dinmica". Aplicando Filtros a Tabelas Quando elaborada, a tabela dinmica traz consigo uma opo de janela, no canto superior direito de uma das clulas da tabela, com rtulos de linha/coluna.
Opo de Janela: permite que voc selecione campos com os quais voc vai classificar a linha/coluna; permite, principalmente, que voc coloque um filtro.
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INTERNA H vrios tipos de filtragem em ordem alfabtica. Por exemplo, o filtro de rtulos, o de valores e tambm, especificamente, os dados nomeados em sua tabela. Com a funo filtrar, possvel exibir um produto entre vrios; ela muito til para separar em seu relatrio algo especfico que voc deseja saber. Assim fica fcil
selecionar o que deseja relatar em sua tabela.
Filtros de Rtulos: com essa funo, voc pode organizar os dados nomeados em sua tabela.
Filtros de Valores: com essa funo, voc pode organizar os dados que contm nmeros.
Mesclando Clulas Tambm possvel mesclar clulas de uma planilha no Excel. Essa opo se baseia simplesmente em uma nica clula criada pela combinao de duas ou mais clulas selecionadas e til para unir dados que ajudam na compreenso das informaes de uma tabela, por exemplo. Quando voc mescla duas ou mais clulas horizontais ou verticais adjacentes, elas tornam-se uma grande clula, que exibida em vrias colunas e linhas. O contedo de uma delas aparece no centro da clula mesclada, como mostrado no exemplo abaixo. Na guia Incio, no grupo Alinhamento, clique em Mesclar e Centralizar. As clulas sero mescladas em uma linha ou uma coluna, e o contedo das clulas ser centralizado na clula mesclada. Para mesclar clulas sem centralizar, clique na seta ao lado de Mesclar e Centralizar e, em seguida, clique em Mesclar Atravs ou Mesclar Clulas.
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INTERNA Para alterar o alinhamento do texto na clula mesclada, selecione a clula e clique em um dos botes de alinhamento no grupo Alinhamento, na guia Incio. Para desfazer a mesclagem, basta voc clicar em Desfazer Mesclagem de Clulas. Voc sabia? Verifique se os dados que voc deseja exibir na clula mesclada esto na clula superior esquerda do intervalo selecionado. Somente os dados na clula superior esquerda permanecem na clula mesclada. Os dados em todas as outras clulas do intervalo selecionado so excludos.
Formatao Condicional A formatao condicional um importante recurso que o Excel 2007 oferece para tornar seus relatrios e apresentaes muito mais profissionais. Voc encontrar essa ferramenta na guia Incio, no grupo Estilo.
Veja ao lado quais as opes que a formatao condicional oferece. Bastam algumas aes para que uma tabela sem muitos detalhes se torne uma tabela de cores capaz de distinguir a mdia, os maiores ou menores valores do relatrio, e tantas outras funes.
Congelar Painis Localizado na guia Exibio, grupo Janela, est o comando Congelar Painis.
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INTERNA Essa ferramenta mantm uma parte da planilha visvel enquanto o restante da
planilha percorrido. Tais funes reduziro as chances de voc errar a localizao de seus itens e facilitaro a busca por eles. Observe na imagem ao lado que a coluna A foi congelada, e, logo ao lado dela, podemos visualizar a coluna H. Na imagem ao lado, veja que a linha 1 foi congelada, e ainda a visualizamos, mesmo navegando na linha 8.
Modos de Exibio Personalizados O Office Excel 2007, diferentemente do Excel 2003, suporta
planilhas de tamanho de at 1 milho de linhas por 16.000 colunas. Isso elimina a necessidade de trabalhar com planilhas mltiplas e outras aplicaes de que voc precisa para analisar grandes quantidades de informaes. Para deixar sua planilha atrativa, ele tambm traz a
possibilidade de criar modos de exibio personalizados para planilhas. Voc pode usar um de uma modo de exibio personalizado para salvar de essas
configuraes impresso para
exibio planilha,
especficas e de forma a
configuraes poder aplicar
configuraes rapidamente quando necessrio. possvel, ainda, excluir um modo de exibio personalizado quando ele no for mais necessrio.
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Heeeein?! Mas o que so configuraes de exibio especficas??? So larguras de coluna, alturas de linha, linhas e colunas ocultas, selees de clula, configuraes de filtro e de janela. E o que so configuraes de impresso??? So configuraes de pgina, margens, configuraes de planilha.
cabealhos,
rodaps
MDULO 2 Inserir e Formatar Itens Cabealhos e Rodaps Os cabealhos e rodaps so reas situadas nas margens superior, inferior e lateral da planilha. Voc pode inserir ou alterar textos ou grficos em cabealhos e rodaps, como: nmeros de pgina, hora e data, entre outros.
Para adicion-los, basta clicar em Cabealho e Rodap, no grupo Cabealho e Rodap da guia Inserir, selecionar o estilo que deseja e clicar sobre ele. Ento, ele ser inserido em todas as pginas. Ao final do processo, a guia Design se abrir. Quando todas as alteraes necessrias forem feitas, clique em Fechar Cabealho e Rodap. 12
INTERNA Guia Design de Cabealho e Rodaps Quando um cabealho ou um rodap selecionado, possvel visualizar os seus grupos: "Cabealho e Rodap", "Elementos de Cabealho e Rodap", "Navegao" e "Opes". Quebra de Pgina O recurso Quebra de Pgina tem a funo de mudar o texto de
uma pgina para outra sem que voc precise inserir vrios espaos ou quebras de linha. possvel, tambm, especificar onde uma nova pgina iniciar quando impressa. Encontre comandos para inserir ou remover as quebras de pginas na guia Layout, grupo Configurar Pgina, em Quebras. Voc perceber que, ao selecionar Quebra de Linha, surgiro linhas pontilhadas demarcando a rea calculada de uma pgina para outra. Assim, a visualizao de cada pgina fica clara. Observe, na imagem que segue, a aplicao do comando Quebra de Pgina e, em destaque, o encontro das linhas que demarcam cada pgina.
Para a visualizao de todas as quebras de pginas, na guia Exibio, grupo Modos de Exibio de Pasta de Trabalho, voc encontrar vrias maneiras de exibir uma pgina, e, entre elas, h Visualizao de Quebra de Pgina. Ainda, no mesmo lugar, voc encontrar a opo Normal, para voltar visualizao como antes. 13
INTERNA Inserir Imagem Imagens e clip-art podem ser
inseridos ou copiados em uma planilha de muitas fontes diferentes. Eles podem ser baixados de um site provedor, copiados de uma pgina da Web ou inseridos a partir de um arquivo em que voc salva as imagens. Tambm possvel alterar a maneira como uma imagem ou um clip-art so
posicionados com o texto dentro de um documento. Ainda, voc pode reduzir o
tamanho deles e ajustar algumas de suas propriedades. Para adicionar uma imagem, basta clicar em Imagem, comando localizado no grupo Ilustraes. Esse comando abrir uma janela. Nela voc dever escolher o local onde a imagem est para inseri-la em sua
planilha. Assim que selecionada, ela ser inserida. Edio de Imagem no Excel Nas verses anteriores do Excel, trabalhar com imagens era uma tarefa complicada, pois no existia a possibilidade de fazer alteraes de cores na imagem e muito menos de colocar efeitos para deix-la mais atraente. No Excel 2007, essa tarefa se tornou muito simples. Para aplicar efeitos s imagens, selecione a imagem e use a guia Formatar.
Clip-art Para adicionar um clip-art, basta clicar nesse comando, no grupo Ilustraes da guia Inserir, que o Excel
abrir uma janela em que voc pesquisar e escolher qual 14

INTERNA voc quer inserir. No painel de tarefas Clip-art, na caixa de texto Pesquisar por, digite uma palavra ou frase que descreva o clip-art que deseja, ou digite todo ou parte do nome do arquivo. possvel deixar sua pesquisa mais precisa e limitar os resultados. Na caixa Pesquisar em, clique na seta e selecione a coleo que deseja pesquisar. Para limitar os resultados, clique na seta na caixa Os resultados devem ser e marque a caixa de seleo ao lado de Clip-art, ou outra opo do painel, como: fotografias, filmes e sons. Selecione qualquer um dos tipos de mdias, marcando a caixa de seleo ao lado deles e, na opo Ir ou na lista de resultados, no clip-art que deseja para inserir em sua planilha.
Voc sabia? Os clip-arts so arquivos de mdia, como imagens, formas, sons, filmes, desenhos, fotos etc., armazenados em uma biblioteca do Microsoft Office, disponvel para ilustrar melhor seu documento. O uso desses elementos pblico, porm eles no podem ser vendidos, por isso, importante sempre atentar aos direitos autorais.
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INTERNA Guia Formatar Imagem A guia Formatar Imagem, que aparece apenas quando uma imagem est selecionada, apresenta os seguintes grupos: "Ajustar", "Estilos de Imagem", "Organizar" e "Tamanho". Inserir Formas Utilizando formas, voc pode inserir elementos que auxiliam voc a organizar suas informaes e textos. Entre elas, encontramos: linhas, formas
bsicas, setas largas, fluxogramas, conectores, textos explicativos, estrelas e faixas. Voc pode alter-las em tamanho, cor, bordas, adicionar textos etc. Para adicionar uma forma, basta clicar em Formas, no grupo Ilustraes. Ao clicar sobre a forma desejada, ela adicionada em sua planilha. Ao lado, vemos alguns exemplos de elementos que podem ser adicionados.
Heeeein?! O que so conectores e fluxogramas??? Conector uma linha que tem pontos de conexo nas extremidades da linha e que ficam conectados s formas anexadas a ele. Fluxograma um tipo de diagrama, uma representao esquemtica de um processo, muitas vezes feito por meio de grficos que ilustram de forma descomplicada a transio de informaes entre os elementos que o compem. , na prtica, a documentao dos passos necessrios para a execuo de um processo qualquer.
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INTERNA WordArt WordArt uma galeria de estilos de texto que podem ser adicionados planilha para criar efeitos decorativos, como texto
sombreado, espelhado ou refletido. Tambm possvel converter texto existente em wordart. Voc pode alterar texto de wordart e sua formatao na guia Ferramentas de Desenho, como pode faz-lo com qualquer outro texto em uma forma. Abaixo temos um exemplo de wordart. Ele pode ser inserido selecionando o texto e transformando-o em wordart ou clicando no comando na guia Inserir, grupo Texto.
Guia Ferramentas de Desenho A guia Ferramentas de Desenho, que aparece apenas quando uma forma ou um wordart esto selecionados. Os seus grupos so: "Inserir Formas", "Estilos de Forma", "Estilos de WordArt", "Organizar" e
"Tamanho". Inserir SmartArt O smartart deixa seu texto mais organizado e de mais fcil entendimento. Ele semelhante s formas predefinidas e pode ser til em apresentaes e relatrios mais complexos, nos quais h vrios locais para inserir texto, e as formas so mais diversas (listas, setas, pirmides). Para adicionar um smartart, basta clicar em SmartArt, no grupo Ilustraes. A caixa se abrir, e voc poder escolher o smartart que desejar. 17
INTERNA Guia Design SmartArt A guia Design de SmartArt, que aparece apenas quando um smartart selecionado. Os seus grupos so: "Criar Grfico", "Layouts", "Estilos de SmartArt" e "Redefinir". Guia Formatar SmartArt A guia Formatar SmartArt, que aparece apenas quando um
smartart selecionado. Os seus grupos so: "Formas", "Estilos de Forma",

"Estilos de WordArt", "Organizar" e "Tamanho". Smbolos Muitas vezes nos deparamos com alguns smbolos que no
encontramos em nossos teclados. No Excel 2007, basta voc usar a ferramenta Smbolos, que voc poder utiliz-los sem preocupao. Para adicion-los, clique em Smbolos, na guia Inserir. Aparecer uma janela
com diversos smbolos. Caso deseje ver mais, clique em Mais Smbolos.
Veremos que uma caixa com smbolos e caracteres especiais aberta. Voc pode escolher o subconjunto da fonte para trocar as opes de smbolos, os smbolos utilizados recentemente, alm de sua tecla de atalho e outras opes. Escolha o(s) smbolo(s) de sua preferncia e clique em Inserir. Grficos Quando falamos de grficos no curso Bsico do Excel 2007, mostramos como eles so teis e como a utilizao deles torna melhor a visualizao dos dados de sua planilha, facilitando o entendimento e organizando os itens. Apresentamos tambm os diversos tipos de grficos
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INTERNA existentes e as diferenas de cada um. Agora vamos aprofundar seus conhecimentos acerca dos grficos. Uma vez selecionados, surgiro trs novas guias, as guias que aparecem e desaparecem. So elas: Design, Layout e Formatar.
Veja
diferena
entre
um
outro.
Todos
esses
efeitos
configuraes diferentes s foram possveis com a ajuda das novas guias. Nas prximas pginas, vamos aprender seus comandos e como utiliz-los. Guia Design Grfico A guia Design de Grfico, que aparece apenas quando um grfico selecionado. Os seus grupos so: "Tipo", "Dados", "Layout de Grfico" e "Efeitos de Grfico". Guia Layout Grfico A guia Layout de Grfico, que aparece apenas quando um grfico selecionado. Os seus grupos so: "Seleo Atual", "Inserir", "Rtulos", "Eixos", "Plano de Fundo" e "Anlise".
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INTERNA Guia Formatar Grfico Manusear a ferramenta Excel uma boa maneira para conhecer melhor a guia Formatar Grfico, que aparece apenas quando um grfico selecionado. Os seus grupos so: "Seleo Atual", "Efeitos de Forma", "Estilos de WordArt", "Organizar" e "Tamanho". Grficos Dinmicos Assim como existem as tabelas dinmicas, existem os grficos
dinmicos, que oferecem uma representao grfica dos dados. Para usar tal ferramenta, siga os seguintes passos: 1. Selecione os dados desejados. 2. Na guia Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica e, em seguida, clique em Grfico Dinmico. Como os grficos comuns, os dinmicos tambm podem ser formatados e modificados de diversas formas a partir das guias que aparecem e desaparecem, com uma nica diferena, a guia Analisar. Ela traz opes para voc trabalhar com os campos e os dados de seu grfico. A seguir voc vai aprender como utiliz-la para melhorar seus trabalhos. Guia Analisar Grfico A guia Analisar Grfico, que aparece apenas quando um grfico selecionado. Os seus grupos so: "Campo Ativo", "Dados" e
"Mostrar/Ocultar". Objetos possvel, em seus slides do PowerPoint, inserir: vdeos, animaes em flash, sons, outras apresentaes de PowerPoint, grficos do Excel, entre outras possibilidades.
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INTERNA Ou seja, voc pode conectar arquivos externos de forma grfica, em vez de hiperlinks, por meio da insero de um objeto. Usando essas
ferramentas, o seu texto ficar mais acessvel, interessante e dinmico. Para adicionar o objeto, basta clicar em Objeto, no grupo Texto.
possvel criar um objeto, selecionando um tipo especfico, ou cri-lo a partir do arquivo, vinculando a um documento j existente.
MDULO 3 Frmulas e Reviso Frmulas O Excel timo para trabalhar com nmeros e operaes
matemticas. Frmulas so equaes que executam clculos sobre valores na planilha. Uma frmula inicia com um sinal de igual (=). Por exemplo, a frmula a seguir multiplica 2 por 3 e depois adiciona 5 ao resultado. Operadores matemticos Adio (+) Subtrao (-) Multiplicao (*) Diviso (/) =10+5 =10-5 =10*5 =10/5
O sinal de mais (+) e o de vezes (*) so operadores matemticos, sinais ou smbolos que especificam o tipo de clculo a ser executado dentro de uma expresso. Existem operadores matemticos, de comparao, lgicos e de referncia.
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INTERNA Ao digitar a frmula na clula, pressione ENTER para exibir o resultado e, sempre que voc clicar nela, a frmula ser exibida na barra de frmulas. Olhe s! possvel utilizar mais de um operador matemtico em uma nica frmula. At agora discutimos apenas frmulas com um operador, mas preciso saber que, se houver mais de um operador, as frmulas no sero apenas calculadas da esquerda para a direita, mas isso voc aprender mais para frente.
Inserir Funo O Excel possui centenas de funes. Essas frmulas pr-gravadas facilitam a execuo de procedimentos complexos com nmeros, datas, horrios, texto e muito mais. Na guia Frmulas, no grupo Biblioteca de Funes, existe a ferramenta Inserir Frmulas. Ao selecion-
la, surgir uma caixa de dilogo. Com essa caixa aberta, voc pode digitar o que deseja fazer na opo Procure por uma funo ou pode selecionar uma categoria e, em seguida, percorrer a lista de funes nessa categoria. Voc pode clicar em Ajuda sobre esta funo, na parte inferior da caixa de dilogo, para obter mais informaes sobre
qualquer funo.
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Heeeein?! Mas o que so esses smbolos estranhos que aparecem quando insiro uma frmula??? s vezes, o Excel no consegue calcular uma frmula porque ela contm um erro. Se isso acontecer, ser exibido um valor de erro em vez de um resultado em uma clula. So trs os valores de erro comuns:
##### A coluna no larga o suficiente para exibir o contedo dessa clula. Aumente a largura da clula, reduza o contedo para ajust-lo coluna ou aplique um formato numrico diferente.
#REF! Uma referncia de clula no vlida. Algumas clulas podem ter sido excludas ou sobrepostas.
#NOME? Um nome de funo pode ter sido digitado incorretamente ou pode ter sido usado um nome no reconhecido pelo Excel. importante notar que as clulas com valores de erro, como #NOME?, podem exibir um tringulo colorido. Ao clicar nessa clula, um boto de erro ser exibido para fornecer algumas opes de correo.
Olhe s!
A tecla F2, alm de permitir editar o texto, permite tambm editar frmulas, mas somente em clulas que tenham frmulas inseridas.
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Voc sabia? Existem diversos lugares para abrir a caixa de dilogo Inserir Funes. Voc pode escolher o que melhor lhe atenda. Veja abaixo a diferentes opes.
- Na guia Incio, grupo Edio, no comando Autossoma, clique na opo Mais Funes. - Na guia Frmulas, grupo Biblioteca de Funes, clique no comando Inserir Funo. - Em sua planilha, existe a barra de frmulas. Nela, voc digita suas funes e, clicando no comando, mostrado na figura abaixo, a caixa de dilogo aparecer.
Autossoma A ferramenta Autossoma tambm um conjunto de funes prelaboradas prontas para serem utilizadas. Ela est localizada na guia Incio, no grupo Edio e possibilita a utilizao rpida e eficiente de recursos como: soma de diversas clulas, clculo da mdia, contar nmeros e valor mximo e mnimo dos dados.
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Veja nos passos abaixo como fcil utilizar essa ferramenta. 1. Selecione a rea em que deseja colocar a funo. 2. Na barra de ferramentas, selecione a opo Autossoma e escolha a funo que deseja utilizar. Obs.: Em nosso exemplo, vamos utilizar a soma. Ao selecionar a funo desejada, voc ver que o resultado aparecer na clula seguinte da rea selecionada. Para ver a frmula utilizada, basta selecionar a clula do resultado e visualiz-la na barra de frmulas. Perceba que na frmula no esto explcitos os valores dos dados, e, sim, o nome da clula, o que simplifica a conta. Mais Frmulas Na guia Frmulas, no grupo Biblioteca de Funes, existem ferramentas que dividem as funes em categorias, como: Financeira, Lgica, Texto, Data e Hora, Pesquisa e Referncia e Matemtica e Trigonometria.
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Essas ferramentas permitem que voc procure e selecione itens da lista de funes da categoria desejada. Por exemplo: caso voc queira
desenvolver uma frmula matemtica, como uma multiplicao, basta clicar na opo
Matemtica e Trigonometria e escolher a funo MULT. Uma caixa de dilogo vai aparecer para que voc faa o clculo. Ao finalizar, o resultado de sua conta estar na clula que voc selecionou para
adicionar a funo. Avaliar Frmula Ao longo desta apostila, j vimos que algumas vezes aparecem smbolos diferentes aps digitarmos uma frmula. Eles so gerados por erros existentes nas frmulas. Isso impede o funcionamento da frmula, mas o Excel possui um recurso para analisar e corrigir esse tipo de erro.
Ao inserir uma frmula errada, possvel localiz-la por meio das expresses "#####", "#REF!", #NOME? e pelo sinal de exclamao amarelo que aparece ao lado da clula, como j vimos anteriormente. No exemplo, pode ter ocorrido um erro de digitao, e o Excel no reconheceu a funo. Ao clicar na janela ao lado da clula, aparecer a caixa Avaliar frmula, que ajudar a solucionar seu erro.
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A maneira mais fcil para solucion-lo selecionar a opo Mostrar etapas de clculo... Ela abrir a caixa de dilogo Avaliar frmula e sublinhar o erro que est impedindo o Excel de reconhecer sua frmula. Voc sabia? Na guia Frmulas, no grupo Auditoria de Frmulas, existem opes para modificar e corrigir as frmulas inseridas, caso elas contenham algum erro.
Opes de Clculo Na guia Frmulas, no grupo Clculo, existe o comando Opes de Clculo. uma ferramenta que apresenta opes de como calcular
operaes matemticas na planilha. Conhea, a seguir, as opes. Automtico: para calcular todas as frmulas, sempre que voc fizer uma alterao em um valor, frmula ou nome, na guia Frmulas, no grupo Clculo, clique em Opes de Clculo e, em seguida, clique em Automtico. a configurao de clculo padro.
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INTERNA Automtico, Exceto para Tabelas de Dados: essa opo serve para recalcular todas as frmulas com exceo de tabelas de dados, ou seja, sempre que voc fizer uma alterao em um valor, frmula ou nome, automaticamente esse valor, frmula ou nome ser modificado. Lembre-se de que, se desejar mudar a tabela, voc ter que fazer um por um em todos os dados. Manual: tem a funo de fazer o clculo somente depois que for solicitado, assim voc tem a opo de atualizar todos os dados primeiro e depois calcular.
Nomes Definidos Na guia Frmulas, voc encontrar o grupo Nomes Definidos. Usando-o, voc facilitar muito o entendimento e a manuteno das frmulas em sua planilha. possvel definir um nome para um intervalo de clulas, uma funo, uma constante ou uma tabela. O comando Gerenciador de Nomes lhe permite administrar os nomes criados. Com ele, voc poder: criar, editar, filtrar e excluir nomes. A ferramenta Definir Nome atribui
nomes s clulas para que seja possvel referenci-las nas frmulas. Voc poder criar e definir um nome ao abrir a caixa de dilogo Novo Nome.
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INTERNA A opo Usar em Frmula permite que voc escolha um nome usado nessa pasta de trabalho e o insere na frmula do momento. A opo Criar Nomes a partir da Seleo tem a funo de criar um nome automaticamente. Ela vai definir o nome de acordo com que estiver dentro das clulas selecionadas.
Voc sabia? Na caixa Gerenciador de Nomes, na opo Filtros, voc ter vrias formas de filtrar sua listagem de nomes. Essa funo facilitar e economizar seu trabalho e tempo.
Reviso de Texto Assim que seu trabalho finalizado, fazer uma boa reviso essencial para analisar com cuidado e ateno tudo o que foi desenvolvido. Para isso, pode-se utilizar a guia Reviso. Nela, encontramos ferramentas que permitem a reviso de seu documento.
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INTERNA A ferramenta Verificar Ortografia ajuda voc a evitar erros comuns ou o uso indevido de palavras. Voc pode alterar, aceitando a sugesto do Office ou ignorar, dependendo do contexto.
A ferramenta Pesquisar abre o painel de tarefas Pesquisar para fazer uma pesquisa em materiais de referncia, como dicionrios,
enciclopdias e servios de traduo. O Dicionrio de Sinnimos um comando que sugere outras palavras com significados semelhantes ao da palavra selecionada. E Traduzir traduz o texto selecionado em outro idioma. Essas trs opes esto disponveis no painel de tarefas Pesquisar.
Comentrios Podemos adicionar um comentrio em nossa planilha
para acrescentarmos uma observao, lembrete ou escrever algo para nos auxiliar em uma futura tarefa ou reviso. Para tal, na guia Reviso, grupo Comentrios, clique em Novo Comentrio. Depois, digite o texto desejado no balo de comentrios.
O comentrio ser identificado por um pequeno tringulo vermelho no canto 30

INTERNA superior direito da clula, como mostra a figura ao lado. Para ocultar o balo de comentrio, na guia Reviso, grupo Comentrios, clique em Mostrar/Ocultar Comentrio. O comentrio selecionado ser oculto, caso esteja visvel. Voc tambm tem a opo de Ocultar/Mostrar Todos os Comentrios, assim voc no precisar selecionar clula alguma, e todos os comentrios da planilha ficaro ocultos/ mostra. Olhe s! Repare que o nome e as iniciais do usurio aparecem nos comentrios, porm, quando feita uma alterao, apenas os comentrios que voc faz depois da alterao so afetados. Os comentrios que j estavam no documento antes de voc alterar o nome ou as iniciais no so atualizados. Hiperlink Voc pode inserir um link, na planilha, que direcione para outros arquivos ou at mesmo para um site da internet. Podemos us-lo como um "atalho". Quando citamos algum site em nossas anotaes, ele
nos encaminha at a pgina ou arquivo desejados. Para adicionar um hiperlink, basta clicar em Hiperlink, localizado no grupo de Links. Aparecer uma janela com opes para voc inserir um arquivo ou digitar o endereo de um site da internet. Voc pode ainda fazer um link para enviar um e-mail para determinado endereo ou para criar um arquivo novo.
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INTERNA
Em sua planilha, voc ver o link que voc adicionou em uma palavra especfica ou o caminho do arquivo que voc selecionou.
MDULO 4 Trabalhando com Dados
Importando Dados Importar dados o nome dado ao ato de transferir dados de um local a outro, sem a necessidade de copiar dado por dado. H uma ampla variedade de dados externos que podem ser importados e analisados no Excel. Por exemplo, quando voc tem um banco de dados do Access e necessita que ele seja colocado em uma planilha do Excel para organizar as informaes e realizar clculos, voc pode simplesmente importar esses dados de um programa a outro. 32
INTERNA Ou maneira seja, importar prtica que dados uma tempo.
economiza
Voc pode utilizar facilmente o recurso de um ou mais programas com apenas um arquivo de dados. Esse recurso est na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos. Voc encontrar nesse grupo trs formas para importar dados: Do
Access, Da Web e De Texto. importante lembrar que para trazer dados externos para a Microsoft Excel, voc tem que ter acesso aos dados. Se a origem de dados externos aos quais voc deseja acessar no est no computador local, voc dever pedir ao administrador da base de dados uma palavra-passe, uma autorizao de utilizao ou outras informaes sobre a ligao.
Heeeein?! O que so dados externos??? Dados externos so dados armazenados fora do Excel, por exemplo, em sistemas contbeis informatizados, mainframes ou bancos de dados.
Importar Dados do Access Para importar dados do Access para o Excel, clique na opo Do Access, no grupo Obter Dados Externos. Depois, localize o arquivo no seu computador. Lembre-se de que essa opo s funcionar se o arquivo estiver corretamente salvo no Access. Em seguida, clique em Abrir.
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INTERNA H inmeras formas de trocar dados entre o Access e o Excel. Voc pode copiar os dados da folha de dados do Access e col-los em uma planilha do Excel, no entanto, mais prtico conectar-se a um banco de dados do Access, a partir de uma planilha do Excel, e importar os dados. Voc pode tambm procurar Novas fontes de dados. Essa opo permite importar dados de outras fontes.
Importar Dados da Web Para importar dados da Web, necessrio que voc faa antes uma consulta na Web, para ter conhecimento dos textos/dados presentes na pgina Web que voc utilizar. Essas consultas so especialmente teis para que voc possa analisar o contedo que vai importar. Muitas vezes os sites contm informaes perfeitas para uma boa anlise no Excel, alm da possibilidade de obterem-se dados atualizados, ou apenas mant-los estticos na folha de clculo. No Excel, voc pode importar dados originados de uma pgina da Web, usando a caixa de dilogo Nova Consulta Web. Essa opo est na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, em Da Web.
34
INTERNA
Na caixa de dilogo Nova consulta Web, insira a URL da pgina da qual voc deseja obter dados. Exemplo:
http://www.microsoft.com/
Clique na seta amarela ao lado dos dados que voc deseja importar. Logo, voc notar que a caixa ficar verde em forma de seleo. Quando terminar toda a seleo, clique em Importar.
Importar Dados de Texto Voc est trabalhando com documentos de textos e deseja visualizlos no Excel. Para isso, voc no precisa digit-los novamente. Basta utilizar a ferramenta De texto, na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos. Essa opo facilita o trabalho, pois importa facilmente os documentos de texto existentes no seu computador, para que voc possa visualiz-los e editar no Excel.
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INTERNA Quando a opo De Texto selecionada, a janela Importar arquivos de texto ser aberta. importante lembrar que, nessa janela, voc s conseguir fazer a importao do documento de texto se o arquivo estiver no Bloco de Notas. Caso ele esteja, selecione o arquivo e clique em Importar. Importar Dados de Outras Fontes Voc tambm pode importar dados de outras fontes. V guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Fontes. Cinco opes sero apresentadas para que voc selecione a mais adequada a sua necessidade. So elas: Do SQL Server: para usar esse recurso, voc necessita ter um servidor com um SQL e acesso a ele, com usurio e senha para fazer o logon. Voc importar uma tabela ou um relatrio de tabela dinmica. Dos Servios de Anlise: essa opo permite que voc conecte vrios servios de anlise do SQL Server. Voc precisar seguir os mesmos passos para importar dados do SQL, alm de informar quais conexes deseja realizar. Da Importao de Dados XML: permite que voc importe arquivos XML, para abrir, mapear e utilizar as informaes. Para usar essa opo, basta que voc selecione o arquivo XML no seu computador. Do Assistente de Conexo de Dados: com essa opo, voc far uma conexo com um tipo de fonte de dados (exemplo: SQL Server), para buscar dados com formatos no listados, sendo necessrio o auxlio do Assistente.
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INTERNA Do Microsoft Query: essa opo utilizada para obter dados de origens externas. Voc pode importar dados para uma folha de clculo e atualizar os dados conforme necessrio, a partir da ligao com a base de dados.
Classificando Dados Classificar dados em uma planilha simplesmente ordenar informaes que geralmente esto dispersas em uma lista. Tambm considerada uma parte importante para a anlise de dados. Essa opo utilizada, por exemplo, quando h necessidade de colocar uma lista de nomes em ordem alfabtica, organizar linhas por cores ou cones, ou at mesmo ordenar as informaes conforme as datas em que elas ocorreram. Para classificar seus dados, siga as instrues abaixo. Selecione a lista que deseja classificar. Depois v guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Classificar. Escolha em qual coluna voc deseja que os dados sejam ordenados. Em seguida, defina qual ser o tipo de classificao, no Classificar em (Valores, Cor da Clula, Cor da Fonte, cone de Clula). E, por ltimo, marque qual ser a ordem dos dados.
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INTERNA Maneiras de Classificar os Dados Normalmente as operaes de classificao so realizadas por colunas, mas voc
tambm poder identificar por linhas. Para isso, altere a orientao no boto
Opes... Esse boto tambm permite que voc defina se quer ou no diferenciar letras maisculas de minsculas. A classificao de dados ajuda a visualizar e compreender os dados de modo mais rpido; ajuda a organizar e localizar dados desejados e, tambm, a tomar decises mais efetivas. Veja abaixo algumas formas para classificar seus dados. - Texto: de A a Z ou de Z a A; - Nmeros: dos menores para os maiores ou dos maiores para os menores; - Datas/horas: da mais antiga para a mais nova e da mais nova para o mais antiga; - Formato: pela cor da clula, pela cor da fonte ou pelo conjunto de cones. Filtrando Dados Filtrar dados uma forma rpida e fcil de localizar um subconjunto de dados num intervalo e trabalhar com esses dados. Um intervalo filtrado apresenta apenas as linhas que correspondem aos critrios especificados para uma coluna. O Excel 2007 fornece dois comandos para filtrar intervalos:
38
INTERNA - Filtro Automtico e Filtro Avanado. Quando voc seleciona uma dessas opes, a primeira clula da seleo passa a ter uma seta do lado direito, permitindo, assim, um
acesso mais rpido para filtrar os dados. Ao clicar na seta, voc ter vrias classificaes para filtrar. Uma dessas classificaes so os prprios componentes presentes na tabela. Caso voc queira separar/filtrar tais grupos, marque ou desmarque-os na caixa. Aps isso, voc notar a diferena no cone seta um cone filtro , que mudar para
, mostrando que h uma filtrao de dados.
O Filtro Avanado Os dados filtrados exibem somente as linhas que atendem aos critrios definidos (So configurados e alterados em > Filtros de
Texto). Depois de filtrar os dados, voc pode copiar, localizar, editar, formatar, fazer grfico e imprimir o subconjunto de dados filtrados sem precisar reorganiz-los, nem mov-los. A voc pode deseja relao avanado que
digitar os
critrios que bem
filtrar.
Essa funo
utilizada quando h muitos dados em um mesmo documento. Com ela, tornase mais fcil separ-los. Ao selecionar essa ferramenta, a caixa de
dilogo Filtro avanado se abrir com as seguintes informaes:
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INTERNA - Intervalo da lista: aqui voc seleciona o local onde a filtrao ser realizada. - Intervalo de critrios: o local onde voc seleciona o critrio para a filtrao, ou seja, define a condio qual os dados sero sujeitos. - Copiar para: essa funo possibilita que voc copie a filtrao em outro local selecionado. Remover Duplicatas A ferramenta Remover Duplicatas encontrada na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados. Ela tem a funo de excluir as linhas duplicadas de uma planilha, ou seja, eliminar linhas com os mesmos dados. Assim, quando a funo selecionada, a
janela Remover Duplicatas aparecer, e nela vo constar as colunas de sua planilha que foram selecionadas. Ento voc ter a opo de excluir os dados duplicados, selecionando uma ou mais
colunas. Em seguida, uma mensagem exibida, indicando quantos valores duplicados foram removidos e quantos valores nicos permanecem, ou indicando que no foram removidos valores duplicados.
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INTERNA Validao de Dados A Validao de dados uma funcionalidade do Excel e pode ser utilizada para definir restries aos dados que podem ou devem ser introduzidos numa clula. Essa validao pode ser configurada para impedir que os utilizadores introduzam dados invlidos. Para isso, existem vrias configuraes que facilitam o uso desta ferramenta. As opes da validao esto localizadas na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados. Ao selecionar o comando Validao de
Dados, uma caixa de dilogo se abrir. Nela, estaro disponveis as seguintes opes: Configurao, Mensagem de Entrada e Alerta de Erro.
Tipos de Consolidao O objetivo da consolidao de dados resumir e relatar as informaes que esto em mais de uma planilha. Unindo os dados em um nico lugar, possvel tambm que algumas opes de clculo sejam definidas, tais como as frmulas de soma, mdia, desvio padro etc.
Simplificando: consolidar uma maneira til de combinar dados de diferentes origens em um relatrio. Quando voc consolida os dados, voc monta os dados para que eles possam ser atualizados e agregados com mais facilidade conforme a sua necessidade. H trs maneiras de consolidar os dados: por categoria, por posio e por frmula.
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INTERNA Consolidao por Categoria A consolidao por categoria mais apropriada quando voc precisa resumir um grupo de planilhas que tenham rtulos de linha e de coluna iguais, mas cujos dados tenham sido organizados de forma diferente (diversos intervalos com diferentes layouts, por exemplo). Assim, voc usa essa opo caso queira que a planilha principal faa a correspondncia dos dados de acordo com os rtulos de cada planilha.
Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique na opo Consolidar.
Na caixa Funo, clique na funo de resumo que voc deseja que o Excel utilize para consolidar os dados.
Se a planilha for outra pasta de trabalho, clique em Procurar, para localizar o arquivo, e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de dilogo Procurar.
O caminho do arquivo digitado na caixa de Referncia seguido por um ponto de exclamao. Digite o nome que voc deu ao intervalo e clique em Adicionar. Repita essa etapa para cada intervalo. Marque as caixas de seleo em Usar rtulos em, que indicam onde os rtulos esto localizados nos intervalos de origem: na linha superior, na coluna esquerda ou em ambas.
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INTERNA Consolidao por Frmula Consolidar por frmulas usar frmulas com referncias de clula ou referncias de frmulas 3-D a outras planilhas. preciso que voc tenha uma posio ou uma categoria consistente como base. Com a planilha principal, copie ou insira os rtulos de
linha/coluna dos dados que sero consolidados. Clique em uma clula que receber os dados consolidados e, por ltimo, digite uma frmula que inclua uma referncia de clula, a origem dos dados que voc deseja consolidar. H dois tipos de referncia de clula:
Se os dados a serem consolidados estiverem em uma mesma clula, mas em planilhas separadas, digite uma frmula com uma referncia 3-D. Ela usa uma referncia a um intervalo de nomes de planilha.
Se os dados a serem consolidados estiverem em clulas diferentes e em outras planilhas, digite uma frmula com as referncias da clula a outras planilhas, uma frmula para cada planilha separada. Consolidao por Posio Consolidar por posio quando os dados de todas as planilhas envolvidas esto ordenados da mesma forma. Portanto, utilize essa opo se as planilhas estiverem estruturadas a partir de um mesmo modelo. 43
INTERNA
Por posio, os rtulos de linha/coluna no so inseridos, logo, no so selecionados na na planilha principal. Ateno! Na consolidao por posio, necessrio organizar os dados em todas as planilhas em ordem e local idnticos. Teste de Hipteses Teste de Hipteses uma ferramenta encontrada na guia Dados, no grupo Ferramenta de Dados. Com ela, possvel testar os diversos valores para as frmulas na planilha. Esse comando lhe permite utilizar trs tipos de ferramenta: O Gerenciador de Cenrios, Atingir Metas e caixa tambm. Caso deseje coloc-los, insira-os
Tabela de Dados.
O Gerenciador de Cenrios
permite criar e salvar diferentes
grupos de valores, ou cenrios, e alternar entre eles.
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INTERNA Antes de criar um cenrio, voc j deve ter um conjunto inicial de valores na planilha. Com essa ferramenta, voc conseguir resumir os dados, adicionar comentrios e ter um rpido acesso a tudo isso. A opo Atingir Meta localizar a entrada correta quando voc souber o resultado desejado, mas no tem a certeza sobre o valor de entrada necessrio para chegar a esse resultado. A opo Tabela de Dados permite que voc veja os resultados e de vrias ao
entradas
possveis
diferentes
mesmo tempo.
Subtotais Na guia Dados, no grupo Estruturas de Tpicos, est localizado o comando Subtotal, que tem como funo a totalizao de vrias linhas de dados relacionados, inserindo automaticamente os subtotais e totais das clulas selecionadas. As opes so: A cada alterao em: nessa caixa, selecione o item que voc quer que seja calculado. Usar funo: a condio para seu clculo. Exemplo: soma, mdia... Adicionar subtotal a: o local onde o resultado do clculo ser adicionado.
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INTERNA Veja o exemplo abaixo.
Agrupar e Desagrupar Dados A opo Agrupar e Desagrupar um recurso do Excel que facilita a visualizao dos dados permite dados que em algumas planilhas. O agrupamento partes invisveis de da vrias
voc esconda de deixar
certas visveis ou
planilha, tendo a possibilidade
informaes com apenas um clique. Voc encontra essa funo na guia Dados, no grupo Estrutura de Tpicos.
Agrupar: para realizar o agrupamento, basta selecionar as linhas que sero ocultadas e apertar o boto Agrupar.
Desagrupar: o boto Desagrupar tem a funo de desfazer o agrupamento realizado anteriormente. s dar um clique em Desagrupar, e a ao ser desfeita. Aps selecionar a opo Agrupar, uma
linha
preta
aparecer
ao
lado
do
nmero/letra da coluna ou linha selecionada, indicando que os dados foram agrupados. Para ocultar os dados, aperte o sinal de menos (-) Ocultar Detalhe.
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INTERNA Para exibi-los novamente, basta apertar o sinal de mais (+) Mostrar Detalhes. MDULO 5 Configuraes e Opes Modelos Um modelo um tipo de pasta de trabalho que j formatado com contedo, como texto, estilos e formatao, layout de pgina, margens, espaamento entre linhas, e elementos de design, como cores especiais, bordas e nfase, tpicos de um tema. Ele um ponto de partida, pois se, por exemplo, voc tiver trabalhos especficos frequentemente e precisar criar a mesma pauta inmeras vezes, mas com detalhes diferentes, seu trabalho ser agilizado se muitas dessas informaes j estiverem prontas para voc. Criando e Salvando Documento Modelo
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INTERNA Os modelos so utilizados para criarmos pastas de trabalho futuras e similares repetidamente, j que elas armazenam informaes de design que podem ser aplicadas para formatar o contedo em todas as planilhas de maneira consistente. O Excel traz vrios modelos base para a nossa planilha, e,
trabalhando a partir de um modelo predefinido, efetuamos a atividade com mais rapidez. Ele tambm nos proporciona a opo de criarmos o nosso prprio modelo com a formatao que aplicarmos. Ao criar um modelo, gerado um arquivo (.xlsx) com as personalizaes feitas a partir de uma combinao de formataes, layout e tema. Para cri-lo, clique no Boto Office e, logo, em Salvar como.
Selecione a opo Modelo do Excel e, aps escolher o diretrio no qual o documento ser salvo, na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo e clique em Salvar. Modo de Compatibilidade e Verses No preciso ter a ltima verso do Office para trabalhar com esses novos formatos. Caso voc possua uma verso do Office a partir da 2000, instalando um Pacote de Compatibilidade, possvel abrir, editar e salvar arquivos no novo formato. Isso se torna mais importante se considerarmos que j comeamos a encontrar pastas de trabalho nesse formato disponveis para download na internet. Para instalar o Pacote de Compatibilidade, encontre-o no site da Microsoft e, no Boto Office, selecione Preparar e depois Executar Verificador de Compatibilidade.
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INTERNA Para salvar como verses anteriores, clique no Boto Office, aponte para Salvar como e, em Pasta de Trabalho do Excel, marque a caixa de seleo Manter compatibilidade com o Excel 972003. Digite um nome para o documento e clique em Salvar. Repare que a visualizao dos arquivos diferente em suas verses.
Olhe s!
H possibilidade de trabalhar no Modo de Compatibilidade ou converter a pasta de trabalho para o formato do Excel 2007. A converso da pasta permite acesso s funcionalidades novas e avanadas. Ao abrir uma planilha no Excel 2007 que foi criada em verses anteriores do Excel, o Modo de Compatibilidade ativado. Ele assegura que no so disponibilizadas funes novas ou avanadas do Office Excel 2007, enquanto se usa esse documento. Assim, os utilizadores de verses anteriores do Excel tero acesso a todas as opes de edio.
49
INTERNA
Voc sabia? A verso 2007 do Office trabalha, por padro, com um novo formato de arquivo baseado em XML. A maneira mais fcil de reconhecer esse tipo de arquivo verificar a extenso dele: a letra "x" foi adicionada ao final dessa extenso. Assim, uma pasta de trabalho do Excel 2007 possui a extenso .xlsx.
Salvando como PDF e XPS Se voc deseja publicar sua planilha em PDF ou XPS, basta adicionar um plugin que converte seu arquivo nesse formato. Para isso, encontre-o no site da Microsoft. O formato PDF assegura que, quando o arquivo for exibido on-line ou impresso, ser mantido exatamente o formato desejado e que os dados no arquivo no podero ser facilmente alterados. Aps salvar um arquivo como PDF, voc no poder usar os programas do Office para fazer alteraes diretamente no arquivo em PDF. Voc dever fazer as alteraes no arquivo original, no programa usado para cri-lo, e salvar o arquivo novamente como PDF. Para salvar em PDF, basta clicar no Boto Office, apontar para a seta ao lado de Salvar como e, em seguida, clicar PDF ou XPS. Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o documento e, na lista Salvar como tipo, clique em PDF. Se desejar abrir o arquivo imediatamente aps salv-lo, marque a caixa de seleo Abrir arquivo aps publicao. Essa caixa de seleo estar 50
INTERNA disponvel somente se voc tiver um leitor PDF instalado em seu computador.
Heeeein?!
Mas o que PDF e XPS??? PDF (Portable Document Format) e XPS (XML Paper Specification) so formatos de arquivos eletrnicos de layout fixo que preservam a formatao do documento e possibilitam o compartilhamento de arquivo. Os formatos PDF e XPS garantem que, quando o arquivo exibido on-line ou impresso, o formato pretendido seja mantido e que os dados no arquivo no possam ser facilmente alterados.
Olhe s! Para exibir um arquivo PDF, necessrio que voc tenha o PDF Reader instalado no computador. Um leitor o Acrobat Reader, disponvel no sistema Adobe.
Propriedades do Documento As propriedades de um documento, tambm conhecidas como metadados, descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras em uma pasta de trabalho so dados, e a contagem de palavras um exemplo de metadados, ou seja, so detalhes de um arquivo que o descrevem ou o identificam. As propriedades incluem detalhes, como ttulo, nome do autor, assunto e palavras-chave que identificam o tpico ou o contedo da pasta de trabalho. 51
INTERNA Para adicionar dados em sua planilha, clique no Boto Office, aponte para Preparar e, em seguida, clique em Propriedades. No painel Informaes do Documento, clique na seta ao lado de Propriedades do Documento para selecionar o conjunto de propriedades a serem exibidas (por exemplo, Propriedades Avanadas).
Heeeein?! Mas o que so metadados???
So os dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras em um documento so dados; a contagem de palavras um exemplo de metadados.
Inspecionar Pastas de Trabalho Se voc planeja compartilhar uma cpia eletrnica de uma pasta de trabalho com outras pessoas, recomenda-se verificar a existncia de dados ocultos ou informaes pessoais que possam estar armazenados na prpria planilha ou nas propriedades, metadados, dela.
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INTERNA Como essas informaes ocultas podem revelar detalhes sobre a sua organizao ou sobre o prprio arquivo que voc talvez no queira mostrar publicamente, voc pode remover essas informaes ocultas antes de compartilh-lo outras pessoas. A imagem ao lado com
representa a janela de inspeo com os itens que voc
pode inspecionar em sua pasta de trabalho. Assim que selecion-los, clique em Inspecionar.
Voc sabia? Antes de inspecionar sua pasta de trabalho, salve uma cpia dela, porque nem sempre possvel restaurar os dados que o Inspetor de Documentos remove. Depois, abra-a, clique no Boto Office, aponte para Preparar e clique em Inspecionar Documento. Na caixa de dilogo Inspetor de Documentos, marque as caixas de seleo para escolher os tipos de contedo oculto que voc deseja inspecionar.
O que o Inspetor Encontra e Remove? O Inspetor de Documentos encontra e remove informaes como:
Comentrios e anotaes. Propriedades do documento e informaes pessoais, cabealhos de e-mail, 53

INTERNA listas de circulao, revises, propriedades do servidor de documentos, poltica de gerenciamento de documentos, tipo de contedo, vnculo de ligao de dados de campos ligados aos dados, nome de usurio, nome de modelo. Informaes em cabealhos e rodaps. Linhas, colunas e planilhas ocultas. Dados XML personalizados que podem estar armazenados em um documento. Contedo invisvel: objetos que no esto visveis porque so formatados como invisveis. Esse Inspetor no detecta objetos que esto cobertos por outros objetos. Proteger Pasta de Trabalho Existem vrios tipos de proteo, e a escolha de um deles vai depender de sua necessidade. Voc pode usar a proteo de documento para restringir os tipos de alteraes que outras pessoas podem fazer. possvel adicionar proteo em controles de contedo individuais ou em um grupo de controles de um modelo para ajudar a impedir que eles sejam excludos ou alterados. Voc tambm pode aplicar uma senha para ajudar a proteger todo o contedo. Para proteger seu arquivo, em suas formataes, siga os passos abaixo. 1. Na guia Reviso, no grupo Proteger, clique em Proteger Documento e, em seguida, clique em Restringir Formatao e Edio. 2. No painel de tarefas Proteger Documento, em Restries de formatao, marque a caixa de seleo Limitar formatao a uma seleo de estilos. Em seguida, clique em Configuraes para especificar os estilos que um revisor pode aplicar ou alterar. 54
INTERNA 3. Em Restries de edio, marque a caixa de seleo Permitir apenas este tipo de alterao no documento. 4. Na lista de restries de edio, clique em Alteraes controladas. Isso inclui comentrios, inseres, excluses e textos movidos. 5. Em Aplicar proteo, clique em Sim, Aplicar Proteo. 6. Para atribuir uma senha ao documento, de modo que somente os revisores que saibam a senha possam remover a proteo, digite-a na caixa Digite a nova senha (opcional) e a confirme. Ao proteger um documento, selecionando com a opo Sem
Alteraes (somente leitura) ou Comentrios, no painel de tarefas Proteger Documento, voc pode designar trechos do documento como irrestritos. Tambm possvel conceder permisso para determinadas pessoas modificarem esses trechos irrestritos do documento. Heeeein?! Toda vez que vou adicionar uma permisso ou proteger meu documento, recebo uma mensagem de IRM. O que isso???O IRM ajuda as corporaes e os profissionais do conhecimento a lidar com duas necessidades fundamentais:
1. Conceder permisso restrita para informaes confidenciais, ajudando a impedir que essas informaes sejam reutilizadas e acessadas por pessoas sem autorizao. 2. Garantir a privacidade, o controle e a integridade das informaes, eliminando a possibilidade de encaminhar, copiar ou imprimir esse tipo de informao, desativando essas funes em documentos e mensagens com permisso restrita. 55
INTERNA Para instal-lo, entre no site da Microsoft. Criptografar A criptografia um mtodo padro usado para tornar o seu arquivo mais seguro. possvel usar senhas que ajudam a evitar que outras pessoas abram ou alterem suas apresentaes. Para criptografar seu arquivo e definir senhas para abri-lo, clique no Boto Office, aponte para Preparar e clique em Criptografar Documento. Na caixa de dilogo aberta, digite no campo Senha uma senha segura e clique em OK. Para permitir que somente pessoas
autorizadas modifiquem o contedo, faa o seguinte: 1. Clique no Boto Office e, em seguida, clique em Salvar como. 2. Clique em Ferramentas e, em seguida, clique em Opes Gerais.
3. Se quiser que os revisores insiram uma senha antes de poderem exibir o documento, digite uma senha na caixa Senha de proteo. Se quiser que eles insiram uma senha antes de poderem salvar alteraes no documento, digite uma senha na caixa Senha de modificao. Se no quiser que os revisores de contedo modifiquem o arquivo por acidente, marque a caixa de seleo Recomendvel somente leitura. 4. Clique em OK e, quando solicitado, digite novamente as senhas para confirm-las. 5. Na caixa de dilogo Salvar como, clique em Salvar e, se solicitado, clique em Sim para substituir a pasta de trabalho existente. 56
INTERNA
Olhe s! Use senhas seguras que combinem letras maisculas e minsculas, nmeros e smbolos. Senhas no seguras no misturam esses elementos. Senha segura: Y6dh!et5. Senha no segura: Casa27. As senhas devem ter 8 ou mais caracteres. Uma frase de passagem com mais de 14 caracteres melhor. possvel atribuir duas senhas no recurso de Criptografia: uma para acessar o arquivo e uma para que pessoas especficas possam alterar seu contedo. Certifique-se de que uma senha diferente da outra.
Restringir O Gerenciamento de Direitos de Informao (IRM) permite que usurios e administradores restrinjam permisses de acesso a documentos. Ele ajuda a evitar que informaes confidenciais sejam impressas,
encaminhadas a terceiros ou copiadas por pessoas no autorizadas. Uma vez restrita a permisso a um arquivo, as restries de acesso e uso so impostas independentemente do tipo de informao, pois a permisso do arquivo fica armazenada nele mesmo. A permisso de documentos pode ser realizada por usurio, por documento ou por grupo. Os
autores usam a caixa de dilogo Permisso para conceder aos usurios acesso aos comandos Ler e Alterar, bem como para definir datas de vencimento para o contedo. 57
INTERNA Clique no Boto Office, aponte para Preparar, para Restringir
Permisso e clique em No Distribuir. Marque a caixa de seleo Restringir a permisso para este documento e, em seguida, atribua os nveis de acesso desejados para cada usurio.
Heeeein?! Nveis de permisso??? Quais so eles??? Os usurios com permisso de leitura podem ler um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentao, mas no tm permisso para editar, imprimir ou copiar. Os usurios com permisso de alterao podem ler, editar e salvar as alteraes feitas em um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentao, mas no tm permisso para imprimir. Os usurios com controle total tm permisses completas de criao e podem realizar em um documento, pasta de trabalho ou apresentao os mesmos procedimentos que um autor: definir datas de vencimento para o contedo, impedir a impresso e conceder permisses aos usurios. Depois que a permisso dos usurios autorizados para um documento expirou, o documento s poder ser aberto por seu autor ou por usurios com a permisso Controle Total. Os autores sempre tm controle total.
Assinatura Digital Voc pode assinar digitalmente uma pasta de trabalho pela maioria das razes que assinaria um documento de papel. Uma assinatura digital usada para autenticar informaes digitais, como documentos,
mensagens de e-mail e macros, usando criptografia de computador. As assinaturas digitais ajudam a estabelecer as seguintes garantias:
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INTERNA Autenticidade - A assinatura digital ajuda a garantir que o
signatrio quem ele afirma ser. Integridade - A assinatura digital ajuda a garantir que o contedo no foi alterado nem violado desde que tenha sido assinado digitalmente. No repdio - A assinatura digital ajuda a provar a todas as partes a origem do contedo assinado. O termo "repdio" quando o signatrio nega qualquer associao com o contedo assinado. Voc pode usar as assinaturas digitais para assinar documentos, adicionando linhas de assinatura visveis a uma planilha para capturar uma ou mais assinaturas digitais ou adicionando uma assinatura digital invisvel a uma planilha. Adicionar Assinatura Digital Uma linha de assinatura se parece com um espao reservado comum de assinatura que pode aparecer em um arquivo impresso, mas funciona de maneira diferente. Quando uma linha de assinatura inserida em um documento do Office, o autor pode especificar informaes sobre o signatrio-alvo, bem como as instrues para o signatrio.
Quando uma cpia eletrnica da pasta de trabalho enviada para o signatrio-alvo, essa pessoa v a linha de assinatura e uma notificao de que sua assinatura solicitada. Ele pode clicar na linha de assinatura para assinar digitalmente a planilha ou selecionar uma imagem digital da sua assinatura. Ao adicionar uma representao visvel da sua assinatura na planilha, uma assinatura digital adicionada simultaneamente para 59
INTERNA autenticao. E, depois que um arquivo for digitalmente assinado, ele se tornar somente leitura para impedir modificaes no contedo. Para adicionar uma linha de assinatura a uma planilha, na guia Inserir, grupo Texto, aponte para a seta ao lado de Linha de Assinatura e clique em Linha de Assinatura do Microsoft Office. Na caixa de dilogo Configurao da Assinatura, digite as informaes sobre a pessoa que assinar na linha de assinatura. As informaes so exibidas diretamente abaixo da linha de assinatura da planilha. Marcar como Final Antes de compartilhar uma cpia eletrnica de uma planilha com outras pessoas, possvel usar o comando Marcar como Final para impedir alteraes nela. Assim, a digitao, comandos de edio e marcas de reviso so desabilitados ou desativados, e ela se torna somente leitura. O comando Marcar como Final ajuda voc a comunicar que est compartilhando uma verso completa de uma pasta de trabalho. Tambm ajuda a impedir que revisores ou leitores faam alteraes no trabalho.
Para marcar a planilha como final, abra-a, clique no Boto Office, aponte para Preparar e, em seguida, clique em Marcar como Final. O comando Marcar como Final est selecionado nos arquivos que foram marcados como final. Se voc quiser editar um arquivo no qual voc 60
INTERNA aplicou essa opo, desfaa a seleo feita em Marcar como Final. Tambm possvel reconhecer que uma pasta de trabalho foi marcada como final, procurando pelo cone dessa opo, destacado na imagem acima. Executar Compatibilidade O Verificador de Compatibilidade lista os
elementos da planilha para os quais no h suporte ou que tero um comportamento diferente no formato
do Excel 97-2003. Alguns desses recursos sero alterados permanentemente e no sero convertidos em elementos do 2007, mesmo que voc posteriormente converta a pasta de trabalho para o formato do Excel 2007. No Verificador de Compatibilidade, voc pode consultar um resumo dos elementos com comportamento diferente nas verses
anteriores do Excel. Selecione a opo Verificar compatibilidade ao salvar esta pasta de trabalho, para salvar a pasta de trabalho, e clique em OK, para manter compatibilidade com formatos antigos do Excel, como o das verses 97-2003.
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INTERNA Enviar Para enviar uma cpia de sua pasta de trabalho para outras pessoas via e-mail, no Boto Office, clique em Enviar.
Observe, na imagem, as opes que voc tem para envi-la. Ao selecionar uma dessas opes, sua pasta de trabalho anexada mensagem de e-mail, no Outlook. A primeira imagem representa as opes de envio, e a segunda so as opes de anexos na caixa de mensagem do e-mail.
Voc sabia? Os servios de fax permitem que os usurios do Office 2003 e 2007 enviem e recebam faxes pela internet diretamente dos aplicativos do Office. O servio est disponvel por aplicativos como o e-Fax, que fornece fax a partir de todos os aplicativos do Microsoft Office. Ele usa a conexo com a internet e recebe os faxes em forma de anexos de e-mail. H tambm o jConnect Premier, aplicativo de conferncia baseado na Web que fornece um nmero englobando conferncia, fax ou voicemail recebidos via e-mail.
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INTERNA Publicar Servios do Excel Salve nos servios do Excel, especifique o que mostrado no navegador e defina as opes. Servidor Gerenciamento Documentos Compartilhe a pasta de trabalho, salvando-a em um servidor de gerenciamento de documentos. Criar Espao de Trabalho de Documento Crie um novo site para a pasta de trabalho e mantenha a cpia local sincronizada. de de
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INTERNA
ESPECIFICAES DE PUBLICAO
A. Documento: apostila do curso Excel Intermedirio 2007. B. Validade: indeterminada. C. Responsabilidade: 4636-1/Departamento de Treinamento. D. Unidade organizacional: TreiNet 3684.3840. E. Ramal do responsvel: 43830. F. Homologado por: Departamento de Treinamento - Tecnologia. G. Restries de reproduo: permitida a reproduo apenas no ambiente interno da Organizao. H. Pblico-Alvo: todos os usurios. I. Classificao: INTERNA. J. Tamanho do arquivo: 988 KB. K. Criado: Microsoft Word e convertido em PDF.
Atualizado em 20.04.2011
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Excel 2007 Inter Media Rio

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Microsoft Office Excel 2007 Intermedirio

Mdulo 1- Tabelas e Planilhas..............................................

Mdulo 2- Inserir e Formatar Itens.......................................

Mdulo 3- Frmulas e Reviso.............................................

Mdulo 4- Trabalhando com Dados......................................

Mdulo 5- Configuraes e Opes......................................

Microsoft Office Excel 2007 - Intermedirio

A opo Tabela/Intervalo estar selecionada, mostrando a voc os intervalos dos dados.

H tambm a opo de coloc-la em uma planilha j existente.

Opes da Tabela Dinmica.

Para incluir cabealhos de linha no estilo de faixa, clique em Ttulos de Linha.

Para incluir cabealhos de coluna no estilo de faixa, clique em Cabealhos de Coluna. 7

selecionar o que deseja relatar em sua tabela.

configuraes impresso para

configuraes poder aplicar

INTERNA Inserir Imagem Imagens e clip-art podem ser

posicionados com o texto dentro de um documento. Ainda, voc pode reduzir o

abrir uma janela em que voc pesquisar e escolher qual 14

smartart selecionado. Os seus grupos so: "Formas", "Estilos de Forma",

Comentrios Podemos adicionar um comentrio em nossa planilha

O comentrio ser identificado por um pequeno tringulo vermelho no canto 30

MDULO 4 Trabalhando com Dados

INTERNA Ou maneira seja, importar prtica que dados uma tempo.

, mostrando que h uma filtrao de dados.

critrios que bem

dilogo Filtro avanado se abrir com as seguintes informaes:

Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique na opo Consolidar.

permite criar e salvar diferentes

grupos de valores, ou cenrios, e alternar entre eles.

INTERNA Veja o exemplo abaixo.

voc esconda de deixar

planilha, tendo a possibilidade

Heeeein?! Mas o que so metadados???

representa a janela de inspeo com os itens que voc

Comentrios e anotaes. Propriedades do documento e informaes pessoais, cabealhos de e-mail, 53

INTERNA Clique no Boto Office, aponte para Preparar, para Restringir

INTERNA Autenticidade - A assinatura digital ajuda a garantir que o

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