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3.

DOCUMENTACIN DE LA EVIDENCIA - LOS PAPELES DE TRABAJO

La evidencia obtenida deber recogerse en los papeles de trabajo del auditor como justificacin y soporte del trabajo efectuado. 3.5.1 Concepto

Son documentos preparados por el auditor que le permiten tener informaciones y pruebas de la auditoria efectuada, as como las decisiones tomadas para formar su opinin. Su misin es ayudar en la planificacin y realizacin de la auditoria y en la supervisin y revisin de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinin. Han de ser completos y detallados para que un auditor normal experto, sin haber visto dicha auditoria, sea capaz de averiguar a travs de ellos las conclusiones obtenidas. Deben estar redactados de forma que la informacin que contengan sea clara e inteligible. Debern facilitar de un vistazo una rpida evaluacin del trabajo realizado. Es el registro material que conserva el auditor del trabajo realizado, incluyendo los procedimientos empleados, pruebas realizadas e informacin obtenida. Deben realizarse en el momento de hacer el trabajo. Son propiedad nica del Contador Pblico que los tiene que custodiar y guardar durante cinco aos. Cada sociedad de auditores tiene su forma normal de trabajar y de presentar los papeles, aunque no sea una forma estndar. 3.5.2 Contenido Mnimo de los Papeles

Evidencia los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el auditor. Presentar la conformidad de acuerdo con los registros de la empresa. Relacin de los pasivos y activos, demostrando cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen el estado de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado y revisado. Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.

Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

Procedimiento para Preparar los Papeles


Cliente y ejercicio a revisar. Fecha. Nombre y apellidos del sujeto. Objeto de los mismos. Cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado.

No Deben Contener
No ser copia de la contabilidad de la empresa. No ser copia de los estados financieros. No ser copia de la auditoria del ao pasado.

Preguntas Sobre los Papeles


La informacin que contienen los papeles es necesaria para auditoria?. Se puede presentar esta informacin de forma mejor?. Debe darse algn dato ms para su comprensin?. Archivos de Auditoria

3.5.3

El auditor tiene la obligacin de conservar la informacin de cada auditoria en dos grupos o archivos complementarios (nunca sustitutivos). Archivo permanente: se guardar la informacin que resulta til para conocer la empresa en sus aspectos generales y sirve de orientacin para cualquier contacto con ella. Archivo de auditoria en curso: para cada auditoria se abre uno, cuando acaba la auditoria se vern los aspectos que tienen aspecto permanente y se pasar a otra carpeta o archivo.

Contenido del Archivo Permanente


Facilita a los auditores informacin bsica sobre clientes, para comprender con mayor facilidad su sistema y estn en condiciones de hacer referencia a documentos relevantes, ao a ao. Es conveniente que incluya: Escritura de sociedad y estatutos. Acuerdos del consejo importantes. Extractos de actas, tanto de aos anteriores como del ejercicio que se audita.

Detalle de las escrituras de titularidad. Direcciones de la sede social, fbricas, filiales, etc. Fax, telfonos, etc. Copia del organigrama de la empresa, personal ejecutivo y sus funciones. Explicacin de los procedimientos contables de la escritura y formularios que utiliza. Dnde estn los registros contables y persona responsable de los mismos. Nombre y apellidos de las personas autorizadas para aprobar pagos, etc. Firma con autoridad en los bancos. Cuestionario de control interno pasado a la empresa. Deficiencias encontradas. Entrevista con la empresa y pequeos detalles Organizacin del Archivo Permanente

3.5.4

Contenido del Archivo en Curso


Deben ofrecer constancia del trabajo realizado y debe permitir a cualquier persona (auditor) que los revise, llegar al convencimiento de que se han hecho todas las pruebas necesarias para sustentar la opinin de esa auditoria. Debe contener: Correspondencia y notas marginales que se mantienen con la direccin. Certificados recibidos de verificaciones de activos. Calendario de trabajo maestro, clculo horario, etc. Extracto de actas del consejo que hacen referencia a esa auditoria. Pruebas de verificacin de saldos de balances y cuentas anuales. Asuntos que han quedado pendientes y el por qu.
Ficha de datos generales Datos histricos Escritura de constitucin Estatutos Actas de la junta general y del consejo de administracin Centros de trabajo, sucursales, almacenes Control interno Administrativo Contable Inmovilizado Contratos y escrituras AP.A AP.B AP.B.1 AP.B.2 AP.B.3 AP.B.4 AP.C AP.C.1 AP.C.2 AP.D AP.D.1

Contratos de arrendamiento financiero leasing Financiacin bsica Personal Convenio colectivo Criterios de clculo sobre pagas extras y vacaciones Impuestos ltimas actas de las inspecciones realizadas Declaraciones del impuesto sobre sociedades Declaraciones de IVA Informes de auditoria

AP.D.2 AP.E AP.F AP.F.1 AP.F.2 AP.G AP.G.1 AP.G.2 AP.G.3 AP.H

El cuadro anterior muestra la codificacin para el Archivo permanente (AP). 3.5.5 Organizacin del Archivo en Curso

Tal como se muestra en el cuadro que sigue a continuacin, para el balance es usual utilizar el abecedario simple en orden directo a la liquidez, y el abecedario doble para el pasivo en orden directo a la exigibilidad. Para el estado de resultados se utiliza la abreviatura PG seguida de un nmero.
Caja y bancos Inversiones a corto plazo Clientes Otras cuentas a cobrar Existencias Exigible a corto plazo Cuentas con sociedades del grupo Impuestos Prstamos Capital y reservas Remanente Aprovisionamiento Gastos de personal Dotaciones para amortizaciones de inmovilizado Variacin de provisiones de circulante Otros gastos de explotacin Gastos financieros y asimilados Diferencias negativas de cambio A B C D E AA BB CC DD EE FF 1 2 3 4 5 6 7

3.5.6

Referenciacin

Para que los papeles de trabajo sean manejables, deben estar adecuadamente referenciados. Esta referenciacin sirve para relacionar las distintas partidas del balance y el estado de resultados con el trabajo realizado en el anlisis de las mismas.

En cada partida se har constar la hoja de trabajo en la que se ha realizado el anlisis que ha dado origen a los comentarios y a las conclusiones. Marcas o signos que son muy frecuentes (aunque cada firma auditora suele tener los suyos), seran los siguientes: p: Cantidad cotejada con un documento original n: Comprobacin de las operaciones aritmticas w: Comprobacin de los asientos

Para realizar las marcas, suele emplearse tinta de diferentes colores y no borrable; evidentemente, cualquier otro signo o tick es perfectamente aplicable siempre que se explique con claridad su significado. 3.5.7 Supervisin

La supervisin adecuada de los papeles de trabajo es una norma de auditoria, consecuencia de la responsabilidad del auditor al emitir el informe. Los papeles de trabajo, deben estar revisados por el jefe del equipo. Una prctica habitual es revisar el trabajo realizado por los distintos equipos peridicamente en orden a sentar las bases que en el futuro permitan eliminar los trabajos repetitivos y rutinarios.