91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana RECURSOS | GESTION DE PROYECTOS | 6 ETAPAS DE LA GESTION DE PROYECTOS DE 6 etapas de la gestidn de proyectos de construccién (CPM) e Julia Martins * 27 de noviembre de 2022 + 12 min de lectura Es posible que no exista una industria con més variables y partes interesadas activas que el sector de la construecién. Desde los materiales hasta los proveedores, mantener un proyecto de construccién en orden y dentro de los plazos y el presupuesto representa un gran esfuerzo en si mismo. &asana Comena, construccién (CPM). Con una CPM eficaz, puedes realizar un seguimiento del hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management anesours, 1751 ‘5 etpes dea gestion de proyectos de constccn (CPM) Asana trabajo, de los miembros del equipo y de los entregables en un solo lugar. Si bien una CPM no hard que tu proyecto se desarrolle solo, te ayudaré a brindar claridad a todos para trabajar de manera més eficiente y efectiva como equipo. Qué es la gestién de proyectos de construccién (CPM)? La gestion de proyectos de construccién (CPM) es el proceso de gestion, regulacién y supervision de los procesos de construccién. Esta puede usarse en un Unico proyecto o en toda una empresa, pero, independientemente de su implementacién, ayuda al equipo a planificar el trabajo del proyecto en la etapa previa a la construccién, realizar un seguimiento de los entregables durante la fase de construccién, evaluar la entrega del proyecto y cerrar el trabajo al final de las actividades. Este tipo de gestién se basa en los plazos: los proyectos siempre comienzan con una etapa de planificacién y siempre tienen un entregable especifico al final del ciclo de vida del proyecto. Si bien existen ciertas necesidades especificas del sector de la construccién, muchos elementos del ciclo de vida del proyecto son similares a los de la gestion de proyectos comtin. Desafios especificos de la gestion de la construccién En la CPM, es particularmente importante prestar atencién a las restricciones del proyecto y los detalles de seguridad. Un proyecto de construccién tiene muchas similitudes y algunas diferencias clave con los proyectos més tradicionales en los que podrias haber trabajado. hitpssasana.convesiresourceslconstuction project management ane131823, 1751 6 etapas dea gestion de proyectos de constuccén (CPM) «Asana Por un lado, los proyectos de construccién a menudo tienen una amplia variedad de partes interesadas que deben trabajar juntas de manera estrecha pero interdisciplinari . Esto incluye a las siguientes personas: * Encargado del proyecto * Supervisor del proyecto * Cliente * Gerentes del proyecto de construccién « Ingenieros * Arquitectos * Disefadores * Contratistas generales * Subcontratistas * Urbanistas * Ingenieros civiles + Trabajadores puiblicos Necesidades especificas de los proyectos de construccién Como puedes imaginar, los proyectos de construccién tienen necesidades especificas exclusivas dle este tipo de flujo de trabajo. Cuando comiences a pensar en la CPM, asegurate de saber cémo abordar lo siguiente: * Gestién de proveedores * Seguimiento del presupuesto * Estimacién de costos * Pedidos de cambios * Cronogramas del proyecto * Registros de inspecciones diarias, semanales y mensuales hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management ane91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana * Procesos de licitacién y negociacién de contratos * Control de calidad * Gestidn de la seguridad * Supervisién del sitio de trabajo Necesidades generales de la gestién de proyectos Basicamente, cada proyecto de construccién es solo eso: un proyecto. Si bien no debes descuidar ninguno de los elementos especificos relacionados con la construccién en tu CPM, también debes asegurarte de seguir las mejores practicas de gestién de proyectos. ECémo puedes lograrlo? * Realiza un estudio de viabilidad antes de iniciar el proyecto. * Sigue todos los pasos en la etapa inicial del proyecto para asegurarte de que el equipo esté preparado para tener éxito. * Define un proceso de gestién de riesgos proactivo, por ejemplo, un registro de riesgos. * Crea una estructura de desglose del trabajo (WBS) para recopilar todos los entregables y subentregables del proyecto. * Aprovecha el método de la ruta critica para identificar el mejor cronograma para el proyecto. * Sigue las mejores practicas de gestién de costos tanto antes como durante el proyecto. * Establece una comunicacién efectiva con el equipo del proyecto y las partes interesadas. * Sigue las mejores practicas de gestin de recursos. Define flujos de trabajo claros en una fuente centralizada de informacién. hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management ane91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana Las 6 etapas de la gestién de proyectos de construccién En general, cualquier proyecto de construccién incluye seis etapas, con algunas més largas que otras, pero si sigues este proceso de seis pasos, tendrds todo lo que necesitas para tener éxito. 1. Inicio La primera fase de cualquier proyecto, incluido un proyecto de construccién, es la etapa de inicio, que también se conoce como la etapa de concepcién. Durante esta fase, el equipo trabaja con el cliente para identificar cudles son sus necesidades y qué hard para satisfacerlas. Segtin el alcance del proyecto, también puedes realizar un estudio de viabilidad o elaborar un caso de negocios completo para analizar si el proyecto es factible o no. Incluso si no creas un caso de negocios formal, aseguirate de incorporar bocetos de diseo en el plan del proyecto para garantizar que tanto tt como el cliente estén alineados. 2. Preconstruccién Una vez que hayas ultimado los detalles con el cliente y tengas un contrato firmado, es momento de sumergirte en la preconstruccién. Aqui es cuando comienzas a reunir al equipo, incluidos los contratistas generales, y realizas prueba ce campo en funcién de los planes de construccién si es necesario. Esta etapa es fundamental para que un proyecto de construccién sea exitos empiezas directamente en la fase de ejecucién, podrias pasar por alto detalles importantes que podrfan conducir al fracaso del proyecto. Por eso, dedica tiempo a definirlo siguiente: hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management onesou, 1751 ‘5 etapas da gestn ce proyectos de constceion (CPM) = Asana * Cuando debes involucrar a los clientes: En qué hitos del proyecto desean participar? * Cuél es tu plan de comunicacién: ;Dénde y cémo compartirds las actualizaciones del estado del proyecto con los clientes? * Dénde almacenards la informacién del proyecto: {Cudl es la fuente centralizada de informacién que usara el equipo para recopilar todo lo relacionado con el proyecto? {Cémo te asegurards de que todos los miembros del equipo utilicen la informacién correcta, especialmente en las diferentes etapas del proyecto? * Cuél es tu plan de gestién de riesgos: ;Qué riesgos del proyecto has identificado y cudl es tu plan para mitigarlos de manera proactiva? + Cémo es la hoja de ruta del proyect: cuenta el equipo y eémo puede visualizarlas? Qué dependencias debe tener en * Cuél es el presupuesto del proyecto: ;Cdmo harés el seguimiento del presupuesto del proyecto? {Qué mejores practicas de control de costos implementards para asegurarte de no exceder el presupuesto? * Para qué estés trabajando: {Cual es tu objetivo final? zDénde puede encontrar el equipo la estructura de desglose del trabajo que enumera todos los entregables y subentregables del proyecto? Asegirate de recopilar toda esta informacién en una herramienta a la que todos puedan acceder. Las herramientas de gestién de proyectos facilitan el intercambio de informacién con los miembros del equipo y las partes interesadas . Ademés, te permiten seguir visualmente el progreso del proyecto. Usa un diagrama de Gantt para dar vida a la hoja de ruta, ver el progreso en tiempo real, recibir notificaciones si cambia algiin plan del proyecto y mantenerte actualizado sobre los hitos. 3. Ejecucion del proyecto hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management enesours, 1754 ‘5 etapas da gestn ce proyectos de constceion (CPM) = Asana Ahora que planificaste tu proyecto a la perfeccién, es hora de ponerlo en practica. La etapa de ejecucién es exactamente lo que parece: tu equipo y los contratistas generales construyen el proyecto. Uno de los aspectos clave de esta etapa es la comunicacién. La comunicacién deficiente es una de las razones mas comunes del fracaso de los proyectos, especialmente en la industria de la construccién. Piensa en todas las partes interesadas que participan en un proyecto de construccién. Sin un medio claro para mantener a todos informados, especialmente cuando las personas entran y salen del proyecto, nunca podras terminar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Una buena comunicacién comienza con un plan de comunicacién claro, pero no termina ahi. Asegtirate de que todos los miembros del equipo puedan acceder a la informacién importante del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas durante las etapas anteriores. Al documentar las conversaciones con los clientes, las actualizaciones del equipo y los informes del progreso del proyecto en un solo lugar es mas facil evitar que se vuelvan a cometer los mismos errores. De esa manera, es mas probable que puedas completar los entregables a tiempo y dentro del presupuesto. 4. Puesta en marcha Una vez que el producto final esta construido, avanzas a la etapa de puesta en marcha. Esta fase incluye tres pasos: 1, Rea ar una inspeccién final Antes de entregar el producto terminado al cliente, debes asegurarte de que no falte nada, Dedica tiempo a inspeccionary probar el producto terminado para asegurarte de que no haya errores. Documenta todo lo que encuentres en una lista de cotejo de la construcci {Qué es esta lista de cotejo? hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management mssou, 1751 ‘5 etpes dea gestion de proyectos de constccn (CPM) Asana Una lista de cotejo es una herramienta de CPM que te permite documentar todas las pequefias tareas que deben realizarse antes de que puedas dar por terminado el proyecto de construccién general. Los encargados del proyecto suelen aprovechar la inspeccién final y la lista de cotejo para realizar el control de calidad. Si alguna parte de la construccién no cumple con las especificaciones del contrato o si algo no se instalé correctamente, el gerente del proyecto puede incluirlo en la lista de cotejo, asi el equipo se puede encargar de solucionarlo. 2. Entregar el edificio terminado al cliente Una vez que hayas realizado la inspeccién interna, es momento de presentar los entregables terminados al cliente y mostrarle lo que has creado. El cliente querra inspeccionar la obra y probar los sistemas y equipos. Quizé ya hayas identificado todos los errores, pero si el cliente encuentra nuevos problemas durante la inspeccién, debes solucionarlos lo mas rapido posible. 3. Muestra al cliente como usar todos los sistemas Incluso si no hay errores, aseglirate de que el cliente y el administrador del edificio sepan cémo operar cualquier sistema relevante para mantenerlo una vez que ya no estés en las instalaciones. Esto puede incluir los sistemas eléctricos, las conexiones de plomeria, el software y més. 5. Ocupacién y garantia Durante el periodo de ocupacién y garantia, el cliente se muda al edificio y tu ya no estas alli, pero atin puedes ser responsable del proyecto de construccién segtin el contrato y las politicas de garantia locales o federales. Existen dos tipos de garantias segtin el caso: garantia contractual y garantia implicita. Trabaja con el departamento legal interno para determinar qué garantia hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management ane91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana tienes y cudnto dura el periodo de garantia. 6. Cierre del proyecto Una vez finalizado el perfodo de garantla, el proyecto se cierra y, si bien has cumplido con tu obligacién con el cliente, atin no has terminado. Para asegurarte de que el equipo haya aprovechado al maximo el proyecto, organiza una reunion post mortem para analizar qué salié bien y qué podria mejorarse, Ademés, recopila las lecciones aprendidas en una herramienta compartida, de esa manera, la proxima vez que tengas un proyecto similar, seré mas facil comenzar la planificacién. Herramientas necesarias para un proyecto de construccidn exitoso Ahora que conoces las seis etapas de la gestién de proyectos de construccién, debes ejecutarlas. Ahi es donde entra en juego el software de gestién de proyectos de construccién. éQué es el software de gestidn de proyectos de construccién? Las herramientas de gestién de proyectos de construccién ayudan a los profesionales de la construccién a realizar su trabajo y cumplir con los plazos. Existen dos tipos de herramientas que puedes utilizar: + Herramientas tradicionales: ofrecen funciones especificas para los equipos de construccién, pero pueden ser dificiles de aprender a usar y requieren un gerente de proyecto para administrarla. « Herramientas modernas de gestién de proyectos: son flexibles, se pueden implementar en cualquier equipo y cualquier persona puede administrarlas. hitpssasana.convesiresourceslconstuction project management one91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana {Qué son las herramientas modernas de gestion de proyectos? Estas hacen que sea més facil coordinar el trabajo, mantenerse al dia y cumplir con los plazos. A diferencia de las herramientas de gestién de proyectos tradicionales, el software moderno es facil de usar para cualquier persona. Estas herramientas ofrecen todo lo que necesitas para tener éxito y organizar un proyecto en funcién de tus requisitos especificos. Qué no puede faltar en un software de gestion de proyectos de construccién? Independientemente del tipo de herramienta que decidlas utilizar, aseguirate de seleccionar una que te permita hacer lo siguiente: Definir plazos claros En la CPM, los plazos son extremadamente importantes, ya que el incumplimiento de una fecha limite tiene un efecto en cascada y puede retrasar todo el cronograma de finalizacién del proyecto. Si el equipo no sabe quién est haciendo qué y cuando, ni quién es responsable del trabajo que se esté realizando, es mucho mas probable que no se cumplan los plazos. De hecho, segtin nuestra investigacién, un 26 % de los plazos no se cumplen cada semana. La clave para definir los plazos correctamente es la claridad. Asegtirate de que el equipo sepa exactamente quign es el responsable del trabajo que se esta realizando, qué dependencias del proyecto se deben tener en cuenta y a qué partes interesadas se deben incluir. Si atin no lo hiciste, define la ruta critica del trabajo mAs importante. Cuanto antes puedas aclarar esta informacién, mas tiempo tendra hitpssasana.convesiresourceslconstuction project management son9sours, 1751 ‘ etapas dea gostn de proyectos de consircetn (CPM) Asana el equipo para asegurarse de que se esta priorizando el trabajo correcto en el momento justo. {Qué es una ruta critica? En la gestién de proyectos, una ruta critica es la secuencia més larga de actividades que deben realizarse a tiempo para que todo el proyecto esté completo. Cualquier demora en las tareas criticas retrasaré el resto del proyecto. Sobre todo cuando se trata de grandes proyectos de construccién, es posible que debas programar tareas con semanas 0 incluso meses de anticipacién, o si trabajas con grandes equipos o materiales especiales. En el momento, una breve demora no parece gran cosa, pero si estas demoras afectan tu ruta critica, pueden generar problemas més graves en el futuro. Visualizar el cronograma y las dependencias del proyecto Hay muchas variables en la gestion de proyectos de construccién, pero con un diagrama de Gantt, puedes visualizar todo el trabajo en un solo lugar. Los diagramas de Gantt son herramientas similares a los gréficos de barras que representan cada tarea como una linea horizontal. Estos te permiten ver cuanto tiempo tomard cada tarea, establecer dependencias entre tareas para mayor claridad e incluso agregar hitos del proyecto en fechas clave. hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management nie91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana La importancia de las dependencias Incluso con los plazos més claros, a veces las tareas se demoran. Tal vez un pedido no llegé a tiempo debido a una tormenta, o un miembro del equipo se enfermé inesperadamente. Cuando ocurren estos retrasos, es fundamental que tanto td como el equipo puedan comprender claramente su impacto. Si algo se retrasa, pregtintate lo siguiente: * 2Qué otras tareas y dependencias se retrasaran como consecuencia de esta demora? * (Este retraso afectard los entregables generales del proyecto? * (Existe alguna tarea que podamos hacer al mismo tiempo para compensar el retraso? Tener este nivel de claridad de inmediato cuando se incumple una fecha limite permite al equipo adaptarse mas facilmente y, con suerte, recuperar el tiempo perdido. También, si alguien completa un entregable antes de tiempo, la persona hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management saesou, 1751 ‘5 etapas da gestn ce proyectos de constceion (CPM) = Asana que espera ese entregable para comenzar su trabajo puede recibir una notificacién y empezar sin demoras. Coordinar tareas en multiples proyectos Si trabajas en una empresa de construccién més grande, es posible que debas administrar muchos proyectos a la vez. Cuando los miembros del equipo trabajan en varios proyectos, es extremadamente importante hacer un seguimiento de la cantidad de tareas que tiene cada uno y sus plazos. Es imposible recordar toda esta informacién, pero no te preocupes, ya que, con las herramientas correctas, no tendras que hacerlo. Visualiza todas las actividades del equipo y consulta la carga de trabajo de cada persona para los diferentes proyectos en un solo lugar. De esa manera, no abrumaras a los miembros del equipo con mas tareas de las que pueden realizar y podrés asegurarte de que todos tengan la disponibilidad necesaria para realizar el trabajo a tiempo. Centralizar la comunicacién La comunicacién clara es fundamental, pero en la CPM, es incluso més dificil de coordinar que en la gestién de proyectos tradicional. No solo tienes que lidiar con muchas partes interesadas y un tipo de trabajo que te aleja del escritorio, sino que también tienes miembros del equipo que entran y salen del proyecto. Sin una comunicacién clara, se pueden pasar por alto muchas cosas. Para evitar que esto suceda, aseguirate de que todo el equipo del proyecto se comunique en el mismo lugar: la herramienta de gestién de proyectos de construccién. Al mantener una Unica fuente de informacién, nunca habré dudas sobre quién esté trabajando en qué o sobre el estado mas reciente de una tarea, En especial, necesitas un software que se actualice en tiempo real para que todo el equipo esté al dia sobre el estado del proyecto, ya sea que estén en la oficina o en el sitio de trabajo. Con un software moderno de gestién de proyectos de construccién, también puedes agregar partes interesadas al proyecto para que hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management sanesours, 1751 ‘ etapas dea gostn de proyectos de consircetn (CPM) Asana accedan a informes del estado del proyecto en tiempo real sin tener que asistir a una reunion. Controlar los costos del proyecto Si puedes terminar el proyecto de construccién respetando el presupuesto 0 no es un factor clave para el éxito. Esto es especialmente importante en la CPM porque es posible que debas afrontar grandes gastos de materiales por adelantado para construir el entregable final, ya sea una casa, un edificio o algo atin mas grande. Sin embargo, hacer un seguimiento del presupuesto es realmente dificil. Al igual que ocurre en la comunicacién, esto se centra en la posibilidad de ver la informacién en tiempo real. Cuando tienes la posibilidad de visualizar los costos del proyecto en tiempo real, no solo puedes ver el presupuesto que has gastado, sino también hacer cambios rapidamente si observas que algo anda mal. Estandarizar los procesos La industria de la construccién es amplia, pero la mayoria de los proyectos en los que trabaja tu equipo probablemente sean bastante similares. demas de seguir los seis pasos de la CPM, tendrds otros pasos secundarios para administrar el trabajo y mantener al equipo encaminado. La diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto de construccién a menudo se reduce a cémo ejecutas esos pequerios pasos secundarios. Con millones de variables, diferentes contratistas y miembros del equipo, y posibles riesgos del proyecto que podrian afectar el entregable final, es fundamental que el equipo esté al tanto de todos los pequefios detalles, en todo momento. Si trabajas en un proyecto similar a una iniciativa anterior, no intentes reinventar la rueda y busca una forma de crear plantillas para los procesos. De esta manera, cuando llegue un nuevo proyecto, podrés comenzar a trabajar facilmente sin preocuparte por omitir ningtin paso. Al optimizar el proceso del proyecto, el equipo también tiene més tiempo para ejecutar, en lugar de planificar. hnps:fasana,comiesireeourcesloonstuction-projact management sane91a, 1751 ‘6 etapas de la gestion de proyectos de construccién (CPM) = Asana Actualizaciones en tiempo real y sobre la marcha Muchas veces, debes acceder a la informacién cuando no estas en tu escritorio. Imagina que cuando estés caminando por la obra, notas que algo anda mal y, para poder resolver el problema lo mas répido posible, necesitas registrar esa informacién en el software de gestién de proyectos. Busca una herramienta con una aplicacién mévil excepcional que te permita actualizar el trabajo en tiempo real. De esa manera, todos, tanto en la oficina como en la obra, estaran alineados. Mejora la gestidn de proyectos con Asana La gestion de la construccién es un proceso muy dinémico y necesitas una forma de mantenerte al dia con todos los planes cambiantes y las modificaciones inesperadas. Existen herramientas de gestién de proyectos de construccién, pero creemos que hay otras soluciones mejores. Asana es una plataforma de gestion del trabajo, lo que significa que se centra en procesos, no solo en proyectos. Con Asana, puedes planificar y ejecutar cualquier proyecto. Desde la toma de decisiones centralizada hasta el intercambio de informacién simplificado, Asana es una herramienta integral que le permitira a tu equipo dar lo mejor y aleanzar sus objetivos. 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