VINA DELMAR. | Fecha Version Emision | Unidad | Document Direccién General de Docencia Proce to Retiro de Estudiantes Viernes 18 de Abril 2014 o2_Vigenda desde 18-04-2014 Manual de Procedimiento Retiro de Estudiantes Vicerrectoria Académica Direccién General de Docencia Sub Direccién de Registro Curricular y Resoluciones CODIGO: UVM-VRA-DGD-GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 -PAGINA.1 DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni acilitado a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria AcadémicaUnidad Direccion General de Docencia RA Documenta | Procedimiono tro de Fstud Fecha : Vers 28 de Abi2014 Versién 02 Vigencia desde 1804-2018 —_~Revsin UNIVERSIDAD VINA DEL MAR 1, INTRODUCCION 2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.. . 3. AREAS DE APLICACION Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO. 4. GLOSARIO. a . 5. POLITICAS Y NORMAS DE OPERACION... 7. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO. 8, DESCRIPCION DE ROLES.. 8.1 RESPONSABLES DIRECTOS ... 8.2 RESPONSABLES DE APOYO.... 9, MATERIAL DE APOYO ... 10. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO... 11. ANEXOS sesso 11.1 FORMULARIO SOLICITUD DEL ESTUDIANTE.. 11.2 FORMULARIO DE CONTACTO DAE, 12, PROTOCOLIZACION.... (CODIGO: UWN-VRA-DGD GEXT 03 REVISION: AVI FECHA: 18-04-2014 PAGINA2 DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado. a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria Académicatg adimiento Retiro de Estudiantes | VINA DEL MAR viernes 18 de Abril 2014, Version (02 Vigensia deste 18-08-2014 RevisibnsAnuai | ITRODUCCION Este manual considera las actividades, plazos, roles y responsabilidades correspondientes al correct proceso de tramitacién de solicitudes de Retiros Temporales y Definitivos (RT, RD), realizados por los estudiantes de la Universidad Vifla del Mar (UVM) de acuerdo a las fechas dispuestas en el calendario académico vigente para modalidad diurna y vespertina OBJETIVO DEL PRO Este procedimiento se creé con la finalidad de tener control y registro de la tramitacién de solicitudes de retiros (RT-RD) que los estudiantes realizan en la Universidad, de manera on-line 0 por escrito. La Direccién General de Docencia (DGD) debe asegurar, de acuerdo a lo expreso en este manual de procedimiento, la correcta y oportuna respuesta a los requerimientos de retiros de los estudiantes, asegurando un plazo maximo de 15 dias habiles, desde la fecha en que el estudiante eleva la solicitud hasta que la Unidad de finanzas, tramita y anula el compromise econémico. Todos estos plazos deben ademas, contemplar el plan de accidn institucional respecto de la retencién de estudiantes de acuerdo a las unidades de apoyo dispuesto para tal fin. AS DE APLICACION Y/0 ANCE DEL U TO Este manual es aplicable para todos los estudiantes de la UVM. Refleja el proceso de retiro de la institucin en donde se involucra directamente a Jefaturas de Carrera, Direccién de Asuntos Estudiantiles (DAE) y Departamento de Asuntos Econdmicos Estudiantiles (DAE) quienes remiten la solicitud a DGD para la correspondiente emision de la resolucion que académicamente deja al estudiante en calidad de RT o RD. Posteriormente, se informa al érea financiera para que se ponga término al compromiso financiero entre el estudiante y la institucién CCODIGO: UWH-VRA-OGD-GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA 3 DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni faciltado a terceros sin la autorizacion de la Vieerrectoria ReadémicaIm Unidad Diveccion General de Docencia va | Documento to Retiro de Exudnntes OO ie Estudiantes VINA DEL MAR ee Viernes 18 de Abril 2014. vei 2 Vigendia-desde 18-08-2018 —————Rovisiéns Anual 4. GLOSARIO VRE Vicerrectoria de Finanzas — [Deo Direccién General de Docencia a DAE Direccién de Asuntos Estudiantiles 7 DAEE Departamento de Asuntos Econémicos Estudiantiles DE Director de Escuela be “ [Jefe de Carrera Coordinador de Resoluciones ront Office RES: Resolucion : RT __[ Retiro Temporal _ RD Retiro Definitive ObIGO: U.Va DGD GeXT 0 REVISION: AVL FECHA: 8042018 PAGINA SDE IS Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin a autorizacion de la Vicerrecteria AcadémicaUnidad Direccion General de Docencia RA OY __ _ ed Documenta _| Precedent Rel de Gludantes = VINA DELMAR | FEM viernes 18. de abil 2016 Version 5. POLITICAS Y NORMAS DE OPERACION El retiro de estudiantes en el nivel de pregrado es un fendmeno global del sistema universitario, ue conlleva Ia necesidad por parte de las instituciones, el desarrollo de politicas de retencién de estudiantes con el compromiso de que éstos alcancen el éxito académico propuesto. Estas politicas requieren la identificacién de las posibles causas de desercién y por tanto, la Vicerrectoria Académica a través la DGD ha implementado las siguientes medidas: ‘© Canalizar las solicitudes de retiro de estudiantes (RD y RT) de primer y segundo afio, para identificar las causales por motivos econémicos, vocacionales, personales y de salud por intermedio de la DAE, el cual dependiendo del caso deberd orientar y ofrecer ayuda al estudiante, generando instancias para asegurar la permanencia de éste en la UVM. Lo. mismo se aplica en las cohartes superiores. La DAE tendrd un plazo maximo de 5 dias habiles desde que recepciona, tramita y despacha la solicitud a fa DGD, adjuntando para cada caso un informe detallado con las acciones de retencién utilizadas. 6. DESCRIPCION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS ELRT y RD se encuentra normado en el Reglamento General Académico (Articulo 70° y 79°) y los plazos establecidos para tal efecto, en el calendario académico vigente, sancionado y aprobado Por el Consejo Académico a fines de cada afio para su implementacién durante el afio académico siguiente, Se entiende por solicitud on-line, el formulario creado para tal efecto en Ia intranet UVM a la cual los estudiantes pueden acceder desde el sitio www.uvm.cl En caso de presentar morosidad en los pagos de arancel, el estudiante puede realizar el tramite por escrito a través de una solicitud en papel, formato de documento que sera proporcionado por DGD a Jefaturas de carrera y secretaria de Escuela, En ambos casos la solicitud debe ser tramitarse y resolverse con un plazo maximo de 15 dias habiles, desde la fecha en que el estudiante eleva la solicitud CODIGO: UvHH-VRA-DGD-GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vila del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin la autorizacion de la Vieerrectoria Académicareo Sn nn Unidad Direccion General de Docencia RA, | Procedimleno Retro de Eodntes VINA DEL MarR | Fecha Viernes 18 de Abril 2014, ‘emisin " ____| version [03 Vigenda- desde "a7 20r4 Tevson: Anal | El estudiante debera completar el formulario de solicitud, describiendo el motivo por el cual necesita retirarse de la universidad adjuntando la documentacin necesaria para respaldar la peticién tales como: certificados médicos, contrato de trabajo, informes socioecandmicos entre otros. Se entenderd por Retiro Temporal (RT) la ausencia del estudiante a sus actividades curriculares, por un period maximo de dos periodos consecutivos por razones fundadas y aprobadas por la Direccién General de Docencia Para acceder al Retiro Temporal, el estudiante no debe presentar impediment académico “asignaturas reprobadas en segunda 0 mas oportunidad que no estén autorizadas mediante resolucién’. Se entender por Retiro Defi cursada sélo en el caso que el estudiante no haya incurrido en alguna causal de eliminacién académica 0 administrativa, la cual al ser aceptada se oficializa mediante la correspondiente resolucién de la Direccién General de Docencia ivo (RO) a la renuncia voluntaria a la Universidad, la cual sera Para acceder al Retiro Definitivo, el estudiante no debe presentar reprobaciones de asignaturas e1 segunda 0 més oportunidad, segin lo establecido en articulo 52° del Reglamento General Académico. En el caso de tener reprobaciones en segunda 0 mas oportunidad y solicite retiro definitivo, procederd autométicamente resolucién de eliminacién. (CODIGO: UWH-VRA-OGD-GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA 6 DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni faciltado a terceros sin la autorizacion de la Vieerrectoria Académica| Unidad 0] | VINA DEL MAR Viernes 18 de Abril 2014 G2 Vigencia desde 18-08-2018 El estudiante podra presentar una solicitud de RT 0 RD, indicando los motivos por los cuales no desea continuar sus estudios en la UVM. La solicitud sera recepcionada por el jefe de carrera, quien debe sostener una entrevista con el estudiante indagando la o las causas por la cual esta solicitando el retiro y dejar por escrito en el documento antes citado, los argumentos y documentacion que evidencien que ha contactado al estudiante para conocer su situacién y pueda ser derivado a las unidades de apoyo seiialadas anteriormente, La jefatura de carrera tendra un plazo maximo de tres dias habiles, desde que recibe la solicitud, Contacta al estudiante hasta que envia el documento a la DGD junto con un informe detallado de los motivos que causan el retiro del estudiante. La DGD recepciona la solicitud y en un plazo no mayor a dos dias habiles debe despachar la solicitud a Direccidn de Asuntos Estudiantiles. Una ver recibida la solicitud en la DAE’, ésta Direccién tendra cuatro dias habiles para contactar al estudiante y aplicar procedimientos de retencién ofreciendo mejores condiciones y oportunidades para la permanencia del estudiante en la UVM, Al quinto dia habil de recibida la solicitud en la DAE, debe ser enviada a la Direccién General de Docencia, informando las acciones realizadas. Una ver recibida la solicitud, el coordinador de resoluciones tendré tres dias habiles para cerrar la solicitud y emitir una respuesta mediante resolucién, enviando copia de ésta al Jefe de carrera, a la Direccién de Asuntos Econémicos Estudiantiles’ y al estudiante, mediante correo certificado © correo electrénico denendiendo del caso. Se deja registro en DGD para archivo y copia de resolucién es entregada a DAEE, via memorandum para su respectivo tramite financiero Este procedimiento es aplicable para solicitudes via on-line o en papel. ® CONSULTAR MANUAL DE RECEPCION ¥ RESPUESTA DE SOLICITUD DE ALUMNOS / DAE ° CONSULTAR MANUAL DE PROCEDIMIENTO CANCELACIONES ¥ DEVOLUCIONES POR RESOLUCION/ VR FINANZAS CODIGO: UH-VRA-DGD GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA? DE 1S Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar'y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin Ia autorizacién de la Vicerrectoria AcademicaUnidad | Direecidn General de Docencia vara, | Documenta | Procedimienta ee VINA DELMAR | Feta Viernes 18 de Abril 2014 [02 —Winencia desde” 28:04 2014 Rovsin: Anal 8, DESCRIPCION DE ROLES Las responsabilidades para que este proceso se cumpla recaen en: 8.1 RESPONSABLES DIRECTOS Jefaturas de Carrera Coordinador de Resoluciones Sub Directora de Registro Curricular 8.2 RESPONSABLES DE APOYO Directora Asuntos Estudiantiles | AnalistadeCobranzas | Asistente Administrativo Crédito y Cobranza | Coordinacién Académica de Escuela 9, MATERIAL DE APOYO Reglamento General Académico Calendario Académico CODIGO: UUM VRR-DGD-GEXT 03, REVISION: AVI FECHA: 18-04-2014 PAGINA B DE 15 \Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vita del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria Académicanist [owmancoma acumen do ui Documento | Procedimiento Retiro de Estudiantes ‘Viernes 18 de Abril 2014, ‘univensioao VINA DEL MAR 2 Vigencia desde 18-02-2018 Revisién: Anual 10, DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO Puce Piecouccc ion Geeiuld Resolucién CODIGO: UWH-VRA DGD GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA DE 15 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Via del Mar y no debe ser reproducid ni Faciitado a terceros sin Ia autorizacion de la Vicerrectoria AcademicaDireccidn General de Docencia nue VINA DEL MAR Procedimiento Retiro de Estudiantes _ Viernes 18 de Abril 2014 [Version | 2 Vigenda- desde 18-08-2018 11.1 FORMULARIO SOLICITUD DEL ESTUDIANTE No, UNIVERSIDAD VINA DEL MAR DIRECCION GENERAL DE DOCENCIA SOLICITUD DEL ESTUDIANTE FECHA EMISTON RETIRO DEFINITIVO RETIRO TEMPORAL [camaro DE CARRERA CAMBIO DE JORNADA REINCORPORACION NUEVA OPORTUNIDAD ‘APELLIDO PATERNO MATERNO ¥ NOMBRES [ CARRERA = JORNADA HA RECEPCION DGP DESINCRIPCION ASIGN. REBAJA DE ASISTENCIA oTRA CODIGO: UvHH-VRA-DGD-GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 19-04-2014 PAGINA 10 DE 1S Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Via del Mar y no debe ser reproducide ni facilitado, a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria AcadémicaULV) VINA DEL MAR Unidad Direccidn General de Docencia RA fniano Retiro de Estudiantes Fecha Emision Aen Versién 02 Vigencia desde 18-04-2014 Viernes 18 de Abril 2014, [ ENVIRTUD DEL REGLAMENTO ACADEMICO SOLICITO: SOS [| CARTA CON FUNDAMENTOS [7 cenrirrcavo néorco ~~] orro FIRMA ESTUDIANTE FIRMA APODERADO INFORME JEFATURA DE CARRERA (DETALLAR entrevista con estudiante e incluir antecedentes académicos relevantes) FIRMA Y TIMBRE CODIGO: UV-VRA-DGD-GEXT 03 REVISION: AVI FECHA: 18-04-2014 PAGINA L1 DE 15, ‘Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni fectitado 8 terceros sin a autorizacién de la Vicerrectoria AcadémicaIN) Unidad _ Documenta wk DEL aR | Fh [ version | INFORME DIRECTOR DE ESCUELA FECHA Jf FIRMA Y TIMBRE | | DIRECCION GENERAL DE DOCENCIA FECHA fj FIRMA Y TIMBRE CCODIGO: UVIY-VRA.DGD GEXT 03 REVISION: AVI FECHA: 16-04-2014 PAGINA 12 DE 1s Nota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifia del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin la autorizacién de la Vicerrectoria AcadémicaUnidad | oireciin General de Docencia vn UA Dacumento | Procedimiento Reve de Estudiantes VINA DEL MAR Viernes 18 de Abril 2014, Versién [02 Vgenca dewe 18-04-2014 FECHA _j__/__ BIBLIOTECA FECHA /___ FIRMA Y TIMBRE (CODIGO: UV-VRA-DGD-GEXT 03 REVISION: AVI FECHA: 18-04-2014 PAGINA 13 DE 15, Mota: Este documento es propiedad de la Universidad Vifla del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado 2 terceros sin a autorizacién de la Vicerrectoria Académica[Gomumento | Precedent Ratko de Cdacies — VINA DEL MAR | Fecha Viernes 18 de Abril 2014. | [Emision Oe __| | en a ae OEE ae 15 eo Te COMTRERTORE _ CODIGO: UVH-VRA-DGD-GEXT 03 Nota: Este documento es propiedad de la Universidad REVISION: AVL FECHA: 18-04-2014 PAGINA 14 DE 15 fa del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria AcadémicaDocument | Procedimiente Retio de Estlantes VINA DEL MAR Be. " Viernes 18 de Abril 2014, Versién | 02 Vigeneia desde 18-08-2018 Revision: Anual 12. PROTOCOLIZACION ‘Aprobado por: ‘Aprobado por: j ofc AUQUW, Fecha: 28 de AbHI 2014 ‘Fecha 28 de Abril 2014 ‘Fecha: 28 de Abril 2034 \ & (CODIGO: UVM-VRA-OGD -GEXT 03 REVISION: AVE FECHA: 18-04-2014 PAGINA 15 0E 15, ‘Nota: Este documento es propiedad de la Universidad iia del Mar y no debe ser reproducido ni faciitado a terceros sin la autorizacion de la Vicerrectoria Académica