PROCESO: SUBPROCESO: | Ci 7 GESTION DEL TALENTO HUMANO céDIGo_ nerco-ro | | verst6N 1 | de 12 | PAGINA | ontoraae otoratar Contr alee Fase patentee sted) | Fecha DE op | tm | aaa | ACTUALIZACION (19/12 | 2019 tnd Pree sata Cionte Eas a oncacn a 72] remote stud de perso otencaPROCESO: _| GESTION DEL TALENTO HUMA 60160 _ | SUBPROCESO: | COMPENSACION _— VERSION | PROCEDIMIENTO | PAGINA | CHEQUERA DE BENEFICIOS | SESHAGE an ae — 2. OBJETIVO Establecer los parémetros que permitan al coladorador de la Fundacién Universitaria de Area Andina, redimir los beneficios contenidos en la chequera de beneficios, otorgada 2 los colaboradores de Areandina, con el fin de fomentar una mejor calidad de vida laboral, asi como el desarrollo y sostenibilidad de la Institucion. 3, ALCANCE Y AMBITO DE APLICACION Desde: Hasta: Inicia con la solicitud del beneficio indicado en Finaliza con el disfrute del beneficio. la chequera por parte del colaborador a su jefe directo. Ambito de aplicacién Aplica para los colaboradores que cumplan con los requisitos y condiciones establecidas en todas las sedes y seccionales, 4. RESPONSABLE Subdirector Nacional de Compensacién y Beneficios. 5. PROVEEDORES, ENTRADAS, CLIENTES Y SALIDAS Proveedores: Entradas: Procedimiento de gestién de la comunicacién — Comunicado de divulgacion interna Clientes: Salidas: Procedimiento de gestién de la comunicacién Solicitud de divulgacion interna Procedimiento Aplicacién de Tablas de Documentos Retencion Documental 6. MARCO LEGAL 6.1. Decreto 1857 de 2017. 6.2. Reglamento Interno de Trabajo. 6.3. Ley 100 de 1990. 6.4. Acuerdo 024 de 2019 Politica de descuentos educativos sobre matriculas. Linea Gratuite Nacional 018000 180099 + www.ereandina.edu.co @90FROGESO: | GESTION b&L TALENTO HUMANO ero nT CO FOR SUBPROCESO: | COME VERSION a) PROCEDIMIENTO PAGINA 3de 12 Fecuape | 00 | Ht | anna CHEQUERA DE BENEFICIOS neuacieacion [aa tas 6.5. Codigo Sustantivo de Trabajo (Art 128). 7, NOIRMAS CONCRETAS Y ESPECIFICAS 7.1, Consideraciones generales 7.1.1. Eni enero de cada afio se hara el recordatorio a los trabajadores para la consulta de los cheques. 7.1.2. Para disfrutar cada uno de los beneficios de la chequera se deben seguir las condiciones establecidas en este documento, 7.1.3, Es importante tener presente que ningun beneficio es acumulable con otro. 7.1.4, Los beneficios se podran disfrutar después de haber cumplido el periodo de prueba. 7.1.5. El uso del beneficio debe validarse siempre con el jefe inmediato, con el tiempo suficiente y se deberd organizar de acuerdo con la jornada de trabajo, con el fin de no afectar en ningun momento el normal desarrollo de las funciones. 7.1.€. EI uso de los beneficios tiene una vigencia anual y/o semestral segiin aplique. Los beneficios que no sean usados durante el tiempo establecido no seran redimibles ni ac.mulables en vigencias posteriores. 7.1.7, La chequera tiene cobertura para la poblacién administrativa, académico administrativa y docentes de tiempo completo, medio tiempo y hora catedra laboral. Todos los beneficios aplican Unicamente para contratos vigentes y que cumplan con todos los requisitos. 7.1.8. Para el disfrute de algunos beneficios que se indican en el documento, se debe radicar en la Subdireccién Nacional de Compensacién y Beneficios; en las sedes y seccionales en el area de Gestion y Desarrollo Humano, con el formato de solicitud de permiso o licencia vigente que corresponda, el cual debe estar firmado por el jefe inmediato y el trebajador. Otros beneficios tendrén el curso que corresponda al area que lo entrega y sus procedimientos. 7.1.8. Se recomienda dejar todas las responsabilidades al dia y no programar reuniones para las fechas de disfrute de ausentismos por chequera. 7.1.19, Para los docentes contratados bajo la modalidad de hora catedra aplican los beneficios de Tiempo para compartir en familia; Reconocimiento 100% de las incapacidades: Lite Gratuite Nacional 016000 180099 + www.creandina.edu.co 9 6eso: |G {TALENTO HUMANO c60i60 | suBpRoceso: | COMPENSACION VERSION PROCEDIMIENTO PAGINA (CHEQUERA DE BENEFICIOS FECHA DE ACTUALIZACION Servicio area protegida; Red de apoyc a la familia; Fondo de empleados; Descuentos educativos; Formacién y desarrollo integral de los colaboradores; Auxilio por nacimiente 7.1.11, El beneficio de vacaciones recreatives se realiza a través de inscripcién previa con area responsable de la organizacién de esta actividad, previo cumplimiento con |os. documentos solicitados. Si el nifio no asiste a las actividades programadas, el costo s asumido por el colaborador a través de descuento de némina autorizado por el misme Solo sera soporte alguna incapacidad médica del inscrito, para evitar este cobro. 7.1.12. Trabajadores que ingresan a cubrir licencias; incapacidades temporales; aprencices cuota SENA; personal por temporada y/o proyectos que no superen los 6 meses; er posiciones que no hagan parte de estructura, no tendran derecho a recibir los bevef cios de la chequera. 7.1.13. Para el uso del beneficio del cheque Dia Navidefio Nifios Areandinos, el colaboracior debe realizar el registro de informacion del hijo en la plataforma que el Area responsable de la actividad indique, ademas de tener los datos actualizados en la plataforma de autogestién laboral de Gestién Humena. Sin dicho registro no podré accedar a Iz actividad ni al regalo navidefio 7.1.14, Los beneficios de chequera de disfrute en tiempo no pueden ser utilizados por los trabajadores que estén bajo alguna novedad de ausentismo. 7.1.15. Todos los cheques que sean emitidos por acuerdos y resoluciones de la inst tucié- estan sujetos a la vigencia y actualizaciones y deberan otorgarse segin el a-uerdc vigente. 7.1.16. En ninglin caso el uso de chequera para los docentes afectard la prograrnacién dz clases de los estudiantes. 7.1.17. Cualquier modificacién a los cheques vigentes debe ser validada por el Director Nacional de Gestién y Desarrollo humaro y aprobada por el Rector Nacional. 7.1.18. A continuacién, se describe cémo disfrutar de la Chequera de Beneficios que ofece lz Institucién: 1) Beneficios de tiempo Areandina promueve el tiempo para realizar multiples actividades, por esto, p redimir el beneficio que concierne a tiempo debes cumplir con el siguient procedimiento: Linea Gratuite Nacional 018000 180099 + www.areandina.edu.cocép1Go AGT-CO-PO4 OMPENSA | versr6n a PROCEDIMIENTO [PAGINA | Saou? | FECHA DE op | tit | aaa CHEQUERA DE BENEFICIOS ACTUALIZACION 1) 12 | 201 a. Diligenciar el formato de Solicitud de Permiso 0 Licencia vigente. Este debe estar firmados por jefe inmediato y colaborador solicitante; para el caso de disfrute de Cheque Brigadista, previamente firmado por el Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo. b. Anexar los soportes requeridos en los beneficios que lo requieran. c. Radicar en el area de Compensacién y Beneficios, y en las ciudades en las éreas de Gestién Humana, con un (1) dia habil de anticipacién a tomar el beneficio. 2) Dia de Grado Educacién Formal a. Se otorga un dia para grados de educacién Formal (técnicos, Tecndlogos, pregrado, postgrados). b. Este beneficio debe tomarse el dia que el colaborador se gradtia. c. Presentar fotocopia del diploma de grado al area de Planeacién y Gestién del Talento, Area de Gestién Humana, a mas tardar tres dias habiles después del grado. d. El Profesional de Compensacién y Beneficios 0 el Analista de Compensacién y Beneficios informan los ultimos dias de cada mes al area de Planeacion y Gestion del Talento, el personal que ha solicitado el beneficio con el fin de realizar control sobre los soportes correspondientes. ) Vacaciones extendidas por antigiiedad Se otorga: a. Un dia adicional de vacaciones si el colaborador tiene més de 5 y menos de 10 afios de antigiedad b. Dos dias adicionales si tiene mas de 10 afios de antigiiedad en la Fundacién. ¢. En cuanto a la antigiiedad del trabajador, ésta se tiene en cuenta siempre y cuando la interrupcién entre sus contratos de trabajo no sea mayor a cinco (5) meses, es decir si el colaborador se retira y se reintegra a laborar con la institucién después del tiempo anteriormente mencionado, inicia su antigledad con el ultimo contrato firmado. Linta Gratuite Nacional 018000 180099 + www.creandine.edu.co 9 iS[proceso: | GESTION DEL TALENTO HUMANO ———SS~*d SUBPROCESO: | COMPENSACION VERSION PROCEDIMIENTO _ PAGINA FECHA DE CHEQUERA DE BENEFICIOS ECHO d. El beneficio vacaciones extendidas por antigtiedad se otorgard por cada reriode de vacaciones. €. Para las personas con contrato a término fijo inferior a un ajo, el beneficio vieberé disfrutarse durante la vigencia del contrato, por consiguiente, si al momento de liquidar el contrato no se ha disfrutado del beneficio, este no se podra disfruter e~ una vigencia posterior. f. El Area de Relaciones Laborales y Contratacién, suministraré semestralmente (mayo y noviembre) al Area de Compensacién y Beneficios la base de enticUedar de los trabajadores a Nivel Nacional 4) Tiempo para compartir en familia (1 dia por Semestre). a. Se otorga un dia por semestre para compartir con nuestra familia, (Ley 1857 -2¢ de julio de 2017, Art. 3). 5) Viernes sorprendente a. El beneficio aplica para los colaboradores que cumplan con un contrato de tiempe completo (40 y 48 horas). b. Para acceder a este beneficio el colaborador debe cumplir su jornada labore! dz forma continua desde las 7:00am hasta las 2:00pm c. Se otorga un cheque por semestre. 6) Semana Santa a. Areandina se une a esta celebracion y otorga como dias de descanso remuneradc los dias habiles de Semana Santa para que los colaboradores puedan coripartir en familia b. Si un colaborador no disfruta de esos dias por causa institucional, se cuede~ otorgar maximo hasta 15 dias calendario después, previa autorizacién de jefe inmediato y comprobacién de Gestién Humana del no disfrute del beneficic dentrc de las fechas establecidas. 7) Brigadistas y COPASST Areandinos (1 Dia por Semestre) a. Se otorga un dia por semestre al personal que participe en la Bri emergencias y pertenezca al COFASST, siempre y cuando haya asistido al 90% de Linea Grotuita Nacional 018000 180099 + www.creandina.edu.co BOOpROcES. sUBPROC Linge Gratuite Nacional 018000 180099 + www.areandina.ed ‘GESTION DEL TALENTO HUNAN OMPENSACION PROCEDIM! CHEQUERA DE BENEFICIOS “AGT-Ca-Po4 coo1co VERSION | 1 PAGINA aie | reca ve 00 | onm | naan ACTUALIZACION | j> | 13 | on19 las actividades de reuniones, capacitacién y promocién pragramadas durante cada semestre. &) Tiempo libre en tu cumpleafios a. Se otorga medio dia libre en la fecha del cumpleafios. b. Si la fecha de cumpleafios es un dia no laboral (fin de semana - festivos), el beneficio se podré tomar el dia siguiente habil. 9) Apoyo en tiempo para tu crecimiento y Desarrollo Profesional @. Se obsequian dos (2) horas al mes para estudios de postgrades contribuyendo al crecimiento y desarrollo profesional. b. Las horas no son acumulables. ¢. Aplica para personal administrativo, académico administrativo y docentes; para este Ultimo caso se deben tener en cuenta los lineamientos de labor docente 10) Tiempo para diligencias importantes a, La Institucién otorga medio dia al afio para diligencias importantes, ©. Este beneficio aplica para colaboradores que cumplan una jornada de 40 a 48 horas semanales y debe ser coordinado con el jefe 11) Tiempo por matrimonio mediato. a. Se debe radicar la solicitud con 15 dias calendario de anticipacin. b. Se conceden tres (3) dias habiles libres que pueden tomarse en un plazo no mayor a un mes después de celebrado el matrimonio. c. Como soporte del ausentismo, debe presentar en el drea de Compensacién y Beneficios 0 en las oficinas de Gestién Humana de las ciudades, la partida o registro civil de matrimonio, maximo 15 dias calendario después de haber celebrado el matrimonio,HUMANO ‘cOD1Go AGT-CO-FO4 _ [version 1 PROCEDIMIENTO PAGINA 2 | FecHA DE [po ARAL CHEQUERA DE BENEFICIOS Fequheacson mas-tas- Tone 12) Beneficios financieros v Reconocimiento 100% de las incapacidades . El trabajador deberé radicar en el area de Compensacién y Ben: incapacidad original expedida por la EPS a la que se encuentra afiliado. Préstamos para empleados El uso de este beneficio esté reglamentado por el Procedimiento Préstamo z empleados, y esta bajo las modalidades tipificadas en el acuerdo vigente. v Fondo de empleados . Las condiciones de los beneficios que presta el fondo de empleados, estén regicas Por sus propias disposiciones. < Auxilio por Nacimiento El trabajador debe presentar solicitud escrita del beneficio en el area de Compensacién y Beneficios 0 en Gestién Humana de las ciudades. s Se otorga un auxilio por nacimiento equivalente al 25% del salario basico de colaborador, que tiene al momento en que sucedié el evento. Cc. Para el caso de los docentes hore catedra laboral, se otorga un auxilio equivalents al 25% del promedio mensual del valor total del contrato vigente a la fecha de nacimiento del hijo. a El beneficio podré reclamarse a partir del nacimiento, maximo hasta el sexic mes de vida del hijo. 2 . El beneficio no sera constitutive de salario ni factor prestacional. Solo aplica una vez por evento, es decir si es embarazo multiple, solo se otorge un auxilio. g. El beneficio aplica para hijos biolégicos e hijos adoptivos. Debe presentar registro civil de nacimiento y licencia (maternidad o paternided) correspondiente. Linea Gratuita Nacional 018000 180099 + www.areandina.edu.co| copr60, AGT-CO-Po4 COMPENSACION _ | VERSION 1 | PROCEDIMIENTO PAGINA ee | FECHA DE oo | mi_| AAA CHEQUERA DE BENEFICIOS ‘thc erated v Seguro de Vida a. Se otorga el 50% del valor de una poliza de seguro de vida. b. Este seguro de vida lo pueden adquirir los colaboradores con contrato laboral. ¢. Aplica condiciones y restricciones de acuerdo con la propuesta emitida por el proveedor. d. El érea de Compensacién y Beneficios realiza la verificacién de capacidad de endeudamiento de los soportes entregados por la Subdireccién Nacional de Seleccién, Bienestar y Seguridad y Salud Trabajo. 13) Beneficios educativos v Descuentos educativos a. El uso de este beneficio esta reglamentado por el Acuerdo vigente de descuentos aprobado por el Consejo Superior. ¥ Formacién y desarrollo Integral de los colaboradores a. A través del "Plan Nacional de Formacién" y “Asignacién de auxilio educative Posgradual", nuestros colaboradores tienen acceso a programas de educacién superior, asi como a diferentes actualizaciones que les permiten elevar sus conocimientos y de esta manera aportar en procesos de categorizacién dacente, Promociones internas, planes de desarrollo y planes de carrera. b. Para conocer més del proceso pueden consultar el procedimiento del Plan Nacional de Formacién y el Procedimiento asignacién de auxilio educative posgradual. 14) Beneficios de salud y acompaiiamiento v Servicio de area protegida @. Es un servicio que se ofrece a la comunidad en caso de presentar un tipo de emergencia. b. Estén cubiertos los trabajadores que se encuentren dentro del edificio principal u otras sedes de la institucién en la ciudad. #4 Nacional 618000 180099. + wwww.creandina.cdu.co 9008(proceso: — cena aes |SUBPROCESO: | COMPENSACION | PROCEDIMIENTO cop1Go VERSION »AGINA CHEQUERA DE BENEFICIOS ACTUALIZACION [— c. En caso de requerirse debe seguirse el protocolo de emergencias pualicacde er todas las sedes. v Red de apoyo a la fami a. Se realiza acompafiamiento a las familias de los colaboradores en los siguientes casos: + Nacimiento de hijos. + Incapacidad del colaborador (cirugias o enfermedad mayor a 8 dias). + Fallecimiento de familiar, hasta tercer grado de consanguinidad (pacres.hijos, conyugue, abuelos, hermanos, suegros). b. El jefe inmediato estaré a cargo de notificar el evento a través de los correas electrénicos de Gestion Humana, y suministrar los siguientes datos + Nombre del colaborador o pariente. + £1 tipo de acompariamiento (incapacidad o fallecimiento del familiar). + Direccién a la cual debe hacer el envio + Teléfono de colaborador al cual se le va a hacer el acompafiamiento, 8, PROCEDIMIENTO Responsable Deciimentos y/o. Tipo de Noy Deeinslons aaa (Cargo / Sede) registros asociados actividad 1. Solicitar divulgacién de la chequera de — beneficios. Realizar la solicitud de la divulgacién de la chequera de beneficios vigente, de acuerdo con lo establecido en el Profesional de Procedimiento de gestién de la Compensacién y Correo electrénico Hacer comunicaci6n interna. Beneficios Salida: Solicitud de divulgacion Procedimiento de gestién de la comunicacion interna. 2. Proveedor: Procedimiento de gestion de la comunicacion interna. . nities ‘Gounieado. ide: Colatorador Link chequera virtual Ver ficar divulgacién ¥ FG) Linea Gratuita Nacional 018000 180099 + www.areandina.edu.coprocrso. |< SUBPROCESO: COMPENSACION PROCEDIMIENTO {ESTION DEL TALENTO HUMANO CHEQUERA DE BENEFICIOS Responsable No, Dascrip (Cargo / Sede) in de la actividad Consultar y definir cheques a utilizar. Ingresar al link dado para la chequera y consultar el cheque. 3. Diligenciar formato de solicitud de permiso o licencia, Se diligencia el ‘ormato de solicitud de permiso Colaborador 9 licencia segiin corresponda y se solicita visto bueno del jefe inrediato del colaborador. + Radicar solicitud ante el jefe inmediato, Se radica el ‘ormato de solicitud de permiso Colaborador » licencia al jefe inmediato, para 2| aval correspondiente. Radicar solicitud al area de ‘Compensacién y Beneficios. 5e radiea el formato de solicitud Colaborador = permiso o licencia en el area de Compensacién y Beneficios 3. Varificar y recibir solicitud Profesional disfrute de cheque. Se Compensacién y ifica que el formato contenga _Beneficios (Bogota) @ inferrracién correcta. Analista de so de presentar alguna Compensacién y Feonsistencia se regresa el Beneficios (Bogota) ‘crmato, para que se realicen s ajustes pertinentes. Analista de Némina (Pereira) Analista de Vinculacién Laboral (Valledupar) '. Cansolidar los documentos y Profesional registros del procedimiento Compensacién y Y archivo, Recopilar los Beneficios (Bogota) documentos y __registros generados en el _ presente Analista de ayacedimiento y gestionar su Compensacion y achivo conforme a lo descrito _Beneficios (Bogota) 20 el procedimiento Aplicacion de tablas de retencién —_Analista de Némina documental (Pereira) 9 Gratuita Nacional 018000 180099 +» www.creandina.edu.co [.coor60 AGT-CO-POs VERSION 1 PAGINA ___ ide 12 recta oF so ee ee ACTUALIZACION | 19) 12 | 2019 Documentos y/o Tipo de registros asociados actividad Formato Solicitud de Hacer permiso 0 licencia ce Formato Solicitud de Hi permiso o licencia acer Formato Solicitud de Hacer permiso 0 licencia Formato Solicitud de permiso 0 licencia Venificar Documentos Hacer e080ROCESO: | SuBPROCESo: TALENTC cép160 COMPENSACION _ | VERSION | PROCEDIMIENTO | PAGINA | (CHEQUERA DE BENEFICIOS rene Responsable No, Descripcion de la actividad (Cargo / Sede) Salida: Documentos Analista de Vinculacién Procedimiento Aplicacion de Tablas de Retencién Documental Laboral (Valledupar) 9. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (ANS) Unidad de’ No. Proveedor Entrada Cantidad UC 1. Colaborador Formato 1 Dia habil diligenciado antes de la fecha solicitada 10. CONTROL DE APROBACIONES Elaborado por tems oy Nombre: DIEGO FEAfIANDO TOPAGA ANGEL ANGELA PAYRICIASUAREZ URDINOLA Cargo: cago: SUBDIRECTOR NACIONAL «DE _—_SUBDIRECTOR NACIONAL DE PROCESOS COMPENSACION Y BENEFICIOS Linea Gretuita Nacional 018000 180099 + www.areandine.edu.co Documentosy/o Tipo de registros asociados actividad Salida Cliente Formato Profesional ce radicado nomina de cada sede yio seccional “ Aprobado por’ Firm: (itt/ ?) Nombre: LEONARDO GONZALEZ MUTIS cargo: DIRECTOR NACIONAL DE GES"ION ¥ DESARROLLO HUMANO Ooo