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Presentar y aplicar la metodologa para realizacin de auditorias internas con base en la NTC ISO 19011. Conocer y analizar los requisitos de auditoria interna en la NTC-ISO 9001
CONTENIDO o Auditoria interna en los sistemas de Gestin de la calidad * Preparacin * Manejo de entrevistas * generacin de informes * Seguimiento o Proceso de Evaluacin y auditoria para el mejoramiento de la calidad
DIRIGIDO A: Personas responsables de la coordinacin y desarrollo de Actividades relacionadas con el diseo, implementacin y Control de Sistemas de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001. Profesionales, tecnlogos y/o tcnicos, interesados en la formacin en aspectos relacionados con los Requisitos de Gestin de la Calidad . 2
SGC
ALTA DIRECCION
SGC
EFICAZ Y EFICIENTE
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Cliente de la Auditoria
Programa de Auditoria
Auditado
AUDITORIA
Criterios de la Auditoria
Equipo auditor
Experto tcnico
Auditor
Conclusiones de Auditoria
Criterios de Auditoria Conjunto de polticas , procedimientos o requisitos usados como referencia Evidencia de la Auditoria Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de Auditoria y que son verificables Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes
Conclusiones de la Auditoria Resultado de una auditoria que proporciona al equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria
Cliente de la Auditoria Organizacin o persona que solicita una auditoria Auditado Organizacin que es Auditada
Experto Tcnico Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia al equipo auditor Programa de la Auditoria Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un proceso especifico
Plan de la Auditoria Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria Alcance de la Auditoria Extensin y limites de una Auditoria
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
AUDITORES
CONDUCTA ETICA PRESENTACION JUSTA CUIDADO PROFESIONAL
PROCESO DE AUDITORIA
INDEPENDENCIA
EVIDENCIA
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CONDUCTA ETICA
Fundamento de la profesionalidad.
-Confianza. -Integridad -Confidencialidad -Discrecin.
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
PROCESO DE AUDITORIA
INDEPENDENCIA
Fundamento para Imparcialidad y objetividad de conclusiones -Auditores independientes - libres de sesgo y -conflicto de -intereses
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CRITERIOS
LO QUE SE DEBE HACER
REALIDAD
LO QUE SE HACE
ENTRADAS
PROPOSITO
LO QUE SE QUIERE LOGRAR
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AUDITADO
AUDITOR
CLIENTE
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CLASES DE AUDITORIA
PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
OBJETIVOS: Determinar si el SGC: Es conforme con los requisitos planificados. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
OBJETIVOS: Evaluar la adecuacin para cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestin de calidad del desarrollo del proveedor. Verificar la aplicacin de disposiciones contractuales.
OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mnimos del modelo ISO 9001 y Requisitos Legales. Disminuir la necesidad de efectuar auditora por los clientes.
Para: Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar reevaluacin a proveedores. Mantener relaciones gana-gana.
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Auditoria Interna
Auditoria Externa
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Niveles de Operacin
AUDITORIA EXTERNA
AUDITORIA INTERNA
AUTOCONTROL
Evaluacin sistemtica realizada en la misma institucin, por una instancia externa al proceso que se audita.
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PROGRAMA DE AUDITORIA
GESTION
A
ESTABLECIMIENTO
MEJORAMIENTO
IMPLEMENTACION
COMPETENCIA AUDITORES
H
ACTIVIDADES AUDITORIA
SEGUIMIENTO Y REVISION
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Inicio de la auditora. Revisin de la documentacin. Preparacin de actividades en sitio. Realizacin de actividades en sitio. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe. Finalizacin de la auditora. Actividades de seguimiento de la auditora.
H H
Implementar el programa (competencia auditores, actividades de auditora. de
V
Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos. Satisfaccin del auditado. Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditoras, etc.
Actividades de Auditora
Mejora del programa. Informe a la gerencia. Re-asignacin de recursos. Cambios a los objetivos del programa. Re-entrenamiento de auditores, etc.
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
PREPARACION
ACTIVIDADES POSTERIORES
AUDITORIA DE CAMPO
SEGUIMIENTO AL PROCESO
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Determinar la viabilidad:
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
REVISION DELA DOCUMENTACION: AUDITORIA DOCUMENTAL
Revisar documentos pertinentes Determinar la adecuacin con respecto a criterios de auditoria.
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO
Realizar reunin de apertura. Definir los canales de comunicacin. Definir papeles y responsabilidades de los guas y observadores. Recopilar y verificar la informacin. Generar los hallazgos de auditora. Preparar las conclusiones de la auditora. Realizar la reunin de cierre.
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA V
PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE LA AUDITORIA
Preparacin informe. Aprobacin y distribucin informe de auditora
FINALIZACION DE LA AUDITORIA.
Manual de calidad
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1.OBJETIVOS
Verificar la adecuacin de la documentacin informacin. Conocer la configuracin del SGC.
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REVISION DE LA DOCUMENTACION
METODOLOGIA
4. 8.
CICLO PHVA
8.
A P V H
7.
5. 6.
NTC-ISO 9001
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5.4.1 6.1 . . . . .
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3. INFORME DE ANALISIS
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PLAN DE AUDITORIA
Responsable: Auditor lder
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PLAN DE AUDITORIA
Facilita la programacin y coordinacin de actividades. Revisado y aprobado.
CONTENIDO Objeto y alcance de la auditoria. Criterios de la auditoria. Fechas y lugares donde se conducir la auditoria y las actividades de la auditoria de campo
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PLAN DE AUDITORIA
Contenido
Equipo auditor. Procesos a ser auditados, unidades organizacionales y auditados. Tiempo y duracin esperados de las actividades. Metodologa de comunicacin. Arreglos logsticos. Confidencialidad.
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AUDITORIA INTERNAS
ALCANCE Limites de la auditoria Sitios de la organizacin Partes de la organizacin Productos cubiertos por el sistema auditado El alcance de la auditoria puede no cubrir todo el SGC CRITERIOS Norma ISO 9001:2008 Especificacin contractual Documentacin del SGC Plan de calidad Tipos de documentos registros
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LISTA DE VERIFICACION
Responsable: Equipo Auditor
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LISTA DE VERIFICACION
HERRAMIENTA
Identificar
PROCESOS
DOCUMENTOS
RECURSOS
REQUISITOS APLICABLES
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LISTA DE VERIFICACIN
UTILIDAD: Ayudar a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso. Recopilar las evidencias de la auditora en orden lgico.
LISTA DE VERIFICACIN
PREGUNTAS: En lenguaje de la organizacin. Basadas en los requisitos.
Asegurar que produzcan respuestas que permitan al auditor valorar efectivamente la situacin evaluada.
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VERIFICAR HACER
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PROCESO DE ENTREVISTA
ESTRUCTURA DE LAS PREGUNTAS
PREGUNTA ESPECIFICA PREGUNTA DE ENTREVISTA PREGUNTAS AUXILIARES
COMO LO PLANIFICA?
DESCRIBA EL PROCESO DE
COMO DEFINIO LOS CONTROLES PARA? COMO FUNCIONA EL PROCESO DE ? COMO LO IMPLEMENTA?
COMO LO MIDE?
COMO LO HA MEJORADO?
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Generales:
En qu consiste el SIG de la Administracin y cuales son los beneficios para la entidad? Cules son los servicios que presta la Administracin municipal? Y qu caractersticas deben tener estos servicios, para satisfacer las necesidades del cliente? Cmo aplica la calidad en el desarrollo de sus actividades? Dnde se encuentran los documentos del SIG para su consulta y revisin? Qu diferencia hay entre un proceso, procedimiento y registro? Cmo le fueron comunicadas sus responsabilidades y autoridades, y cul es su evidencia? Quin es el Representante de la Alta Direccin y cul es su rol en el SIG? Cules son las diferentes formas de comunicacin en su rea?
Generales:
Cules son los principios del MECI y mediante un ejemplo explique como los pone en prctica en el desarrollo del trabajo? Dnde estn documentados los principios y valores de la Administracin municipal, y por quien fue aprobado este documento? Mencione 2 principios o valores que hacen parte del Cdigo de tica de la Administracin y explique como los pone en prctica en el desarrollo de su trabajo? Mediante un ejemplo explique como aplica los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad en su trabajo? Qu es un normograma y cual es la utilidad en el desarrollo del proceso del cual Usted hace parte? En qu consiste la administracin del riesgo y a travs de qu herramienta se identifican, valoran y administran los riesgos del proceso?
Planear:
Cmo planeo mis actividades? En cules procesos participo? Cules son los propsitos de esos procesos? Quines son mis clientes al interior de la entidad? Cul es la misin, visin y poltica de calidad de la entidad? Cmo contribuyo a lograr el direccionamiento estratgico de la entidad? Cmo interacta su proceso con los del resto de la Entidad?
Hacer:
Cul es la secuencia o las etapas de su proceso? Cules son las entradas y salidas o productos de su proceso? Cules son los recursos identificados para la realizacin de su proceso? Qu registros directamente soy responsable de diligenciar? Enuncie algunas de las normas en las cules se soporta el proceso? Realizar preguntas asociadas a la caracterizacin del proceso, revisando la evidencia o los registros.
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Verificar:
Qu mecanismos tiene para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrolla? Qu herramientas de auto evaluacin utiliza en el desarrollo del proceso? Cmo verifica que sus documentos estn controlados (no se utilicen documentos obsoletos, estn identificados, sean legibles, se controlen los cambios)? Sobre qu indicadores del proceso soy responsable?
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Actuar:
Qu mecanismos se tienen para mejorar continuamente
en la entidad? Cundo detecta una mejor forma de hacer las cosas como la implementa? Qu tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?
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REUNION DE APERTURA
Responsable: Auditor lder y Equipo Auditor
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REUNION DE APERTURA
OBJETO Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista. Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos bsicos de la auditora. Confirmar la logstica.
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REUNION DE APERTURA
CONTENIDO
Presentacin de los equipos auditor y auditado. Funciones de los auditores acompaantes, en entrenamiento o expertos. Confirmacin disponibilidad de recursos e infraestructura. Forma de informar al auditado durante El proceso. Confirmacin de enlaces de comunicacin. Reconfirmacin del plan de la auditora. Requisitos de confidencialidad. Solucin de inquietudes.
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RECOLECCION DE INFORMACION
ANALISIS DE LA EVIDENCIA
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RECOLECCION DE INFORMACION
EJEMPLOS DE EVIDENCIAS
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
CONDICIONES DE OPERACION
OBSERVACION
MEDICION
REGISTROS
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
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RECOLECION DE INFORMACION
LA ENTREVISTA
Responsable: Auditor Lder, Equipo Auditor y Auditado
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PROCESO DE ENTREVISTA
Conclusiones
PROCESO DE ENTREVISTA
ELEMENTOS
LA ESCUCHA
EL LENGUAJE
LAS PREGUNTAS
LOS SILENCIOS
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PROCESO DE ENTREVISTA
SECUENCIA
ESCUCHAR ANALIZAR OBSERVAR
PREGUNTAR
EVALUAR REGISTRAR
RETROALIMENTAR
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PROCESO DE ENTREVISTA
ESTRUCTURA DE LAS PREGUNTAS
PREGUNTA ESPECIFICA PREGUNTA DE ENTREVISTA PREGUNTAS AUXILIARES
COMO LO PLANIFICA?
DESCRIBA EL PROCESO DE
COMO DEFINIO LOS CONTROLES PARA? COMO FUNCIONA EL PROCESO DE ? COMO LO IMPLEMENTA?
COMO LO MIDE?
COMO LO HA MEJORADO?
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PROCESO DE ENTREVISTA
BLOQUEOS EN LA COMUNICACION
DESCONFIANZA
PROCESO DE ENTREVISTA
TACTICAS DEL AUDITADO
Manejar al auditor Respuestas limitadas
Perder tiempo
Muy emotivo
Situacin No usual
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HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
evidencia
Criterio
hallazgo +
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NO CONFORMIDAD
CORRECCION
ACCION CORRECTIVA
ACCION PREVENTIVA
Incumplimiento De un requisito
TIPOS DE ACCIONES
ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES DE SEGUIMIENTO ACCIONES COYUNTURALES
Procedimientos, Actividades y/o Mecanismos Realizados en Forma previa a la Atencin de los Usuarios.
Procedimientos, Actividades y/o Mecanismos Realizados Retrospectivamente Para alertar, informar y analizar.
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Generar acciones que aumentan la satisfaccin del cliente y mejoran el desempeo de la organizacin.
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_____________________________________ Fecha
CAUSA(S):
ACCION CORRECTIVA
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REFERENCIA A NOMBRES El jefe administrativo no ha evaluado el cumplimiento de los requisitos exigidos por el estado para el personal asistencial.
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IDENTIFICACION DE REQUISITOS EQUIVOCADOS Los tcnicos contratados para realizar la calibracin de los equipos de laboratorio no tienen la competencia necesaria para realizar esta actividad. (requisito ISO 9001 7.2)
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REPORTE DE NO CONFORMIDAD
REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente No.___ Empresa: rea bajo revisin: Categora Deficiencia: MAYOR MENOR Nota No.____ ISO 9001 Clusula No. Elimine una
Auditor:
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REUNION DE CIERRE
Presentacin de los resultados de la auditora:
CONTENIDO
Procesos auditados, interacciones, niveles de la organizacin.
Hallazgos y conclusiones de la auditora. Solicitud accin correctiva. Fechas tentativas para las acciones correctivas..
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INFORME DE AUDITORIA
CONTENIDO
Incluir o hacer referencia a: Objetivo, alcance y criterios. Fechas y lugares de realizacin de las actividades de la auditora. Personal entrevistado. Procesos auditados y responsables. Auditor lder, equipo auditor. Aspectos favorables y dbiles de la actividad auditada. Solicitud de acciones correctivas. Conclusiones de la auditora
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INFORME DE AUDITORIA
LO QUE NO DEBE INCLUIR: Opiniones subjetivas. Informacin confidencial. Critica a individuos. Declaraciones ambiguas. Detalles triviales. Observaciones, Hallazgos y No Conformidades que no fueron discutidos en la reunin de cierre.
ISO 9001 2000
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FECHA: ______________________________________________
1. RESPONSABLES DEL PROCESO: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. EQUIPO AUDITOR: ______________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. OBJETIVO: _____________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________
4. ALCANCE DE LA AUDITORIA: _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. PERSONAL ENTREVISTADO: _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________
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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
DISPOSICION DE REGISTROS
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Acciones Preventivas
ENTRADAS DEL PROCESO
ap v h
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COMPETENCIA AUDITORES
CALIDAD
AMBIENTAL
EDUCACION
EXPERIENCIA DE TRABAJO
ENTRENAMIENTO DE AUDITORIAS
EXPERIENCIA EN AUDITORIAS
ATRIBUTOS PERSONALES
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COMPETENCIA AUDITORES
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES
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COMPETENCIA AUDITORES
EDUCACION EXPERIENCIA Nivel educativo Experiencia Laboral: Tcnica, Gerencial, Gestin de Calidad: PROFESIONAL.
Experiencia en Auditoras
COMPETENCIA AUDITORES
ATRIBUTOS PERSONALES Etico, justo y veraz Observador
Decidido
Seguro
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COMPETENCIA AUDITORES
HABILIDADES DEL AUDITOR
MANEJO DE DIFICULTADES LOGICA Y SISTEMATICAMENTE
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