Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Politcnica de la Fuerza Armada Nacional

Bolivariana (UNEFA) Ncleo Caracas, Sede Chuao. Termino: XIV-UNICA-ING.SIST Ctedra: Gerencia de Proyectos.

Implementar el nuevo modelo de ventas de paquetes autodidcticos (Bibliogramas) de Inversiones Alto Nivel CR, C.A.

Responsable: Reyes Castro, Erick Jose C.I. V.- 16.683.716

Profesor: Ing. Karhem Marquez

Contenido
Definicin ................................................................................................................................. 3 Justificacin ......................................................................................................................... 3 Objetivo General................................................................................................................. 4 Objetivos Especficos ........................................................................................................ 4 Alcance del Proyecto. ........................................................................................................ 4 Beneficios ............................................................................................................................ 4 Supuestos y Restricciones ................................................................................................... 4 Contexto del Negocio ........................................................................................................ 6 Proceso de Negocio........................................................................................................... 6 Habilitadores de Soporte................................................................................................... 8 Organizacin Interna ....................................................................................................... 10 Factores Externos ............................................................................................................ 10 Clientes .............................................................................................................................. 11 Competencia ..................................................................................................................... 11 Plan de Definicin y Estrategia de Trabajo ...................................................................... 11 WBS Estructura Desagregada de Trabajo................................................................ 11 Conformacin del Equipo de Trabajo............................................................................ 12 Roles y Responsabilidades ............................................................................................ 13 Lista de Productos. .......................................................................................................... 14 Identificacin de Procura o Adquisicin ........................................................................ 15 Plan de Comunicaciones y Estrategia de Control y Seguimiento ............................ 15 Plan de Capacitacin ....................................................................................................... 16 Control de Cambios ......................................................................................................... 16

Definicin

Planteamiento del Problema Vender un libro bien sea sobre un tema especifico, de coleccin o enciclopdico se hace difcil, a menos de ste venga acompaado de una promocin de un tercero. Actualmente, Inversiones Alto Nivel CR, C.A. (en lo adelante La Compaa), distribuidor autorizado de la Editorial Ocano, tiene tres lneas de venta directa. La primera se basa en unidades de Libros y Novelas de gran variedad; La segunda son Enciclopedias, sean temticas o interactivas, y la tercera Equipos didcticos de Coleccin. Dentro de estas tres lneas mencionadas anteriormente, existe una lnea adicional, que de cierta manera engloba las anteriores, pero no se coloca como lnea de venta directa, sino de complemento. Esta lnea de complementos son productos que, bajo detalles de produccin, contienen un defecto leve de fabricacin o han sido de una versin anterior a las lneas, que pueden ser recuperados y tratar de ser vendidos, de cierta manera, a muy bajo costo y no como producto de lnea directa. Este tipo de producto ha trado como consecuencia, que la venta de baje, ocupen espacio inamovible, que puede ser recuperado para la llegada de nuevos productos. Para recuperar el espacio que ocupado estos complementos, La Compaa ha determinado agregar una lnea nueva de produccin, basado en un concepto llamado Bibliograma, el cual contenga como articulo de regalo un complemento, por cada paquete colocando a mercado abierto en el territorio nacional. La definicin de Bibliograma no es mas que un paquete mixto, compuesto de enciclopedias de lnea, libros, novelas y complemento sorpresa. La idea del Bibliograma es hacer un paquete rico en conocimiento general y desarrollo de habilidades, dirigido al pblico en general.

Justificacin

Objetivo General Implementar el nuevo modelo de ventas de paquetes autodidcticos (Bibliogramas) de Inversiones Alto Nivel CR, C.A.

Objetivos Especficos 1. Establecer las condiciones necesarias para la preparacin de Bibliogramas en la compaa 2. Definir los paquetes bibliogrficos o enciclopedias principales que deban incluirse dentro de cada Bibliograma 3. Organizar la logstica en almacenaje y despacho de los Bibliogramas.

Alcance del Proyecto. Elaborar cajas de paquetes atractivos, que puedan promover la educacin y creacin de habilidades al cliente final, a travs de una composicin de colecciones, enciclopedias, libros y novelas varias, siguiendo los parmetros de la logstica de almacenaje y despacho determinados por la compaa.

Beneficios Dentro de los beneficios principales que ofrece este paquete, se tiene: 1. Ampliacin del conocimiento. 2. Fomentar el desarrollo de habilidades 3. Despertar la imaginacin sobre la lectura 4. Ayuda a mejora intelectual 5. Grandes riqueza de conocimiento a bajo costo

Supuestos y Restricciones Dentro de los supuestos, se tiene:

1. A

efectos

de

la

planificacin,

La

gerencia

de

Comercializacin asume que para el momento de definir las obras principales, el almacn principal debe tener gran cantidad de las mismas. Riesgo asociado: El almacn no tiene dichas obras, no se realiza la adquisicin a tiempo o hubo retraso en la entrega de las obras al almacn. 2. A efectos de la elaboracin, el equipo de trabajo asume que para el momento de la preparacin de los paquetes, las instalaciones estn disponibles o tengan el espacio suficiente para realizar la labor. Riesgo asociado: el inicio de la preparacin se puede ver afectado si no cuenta con el suficiente espacio para realizarlo. 3. A efectos de la preparacin, el equipo de trabajo define que para preparar las cajas que contenga los paquetes de Bibliogramas, se debe tener los implementos necesarios para embarlar y cerrar los mismos. Riesgo asociado: El almacen no cuenta con los recursos minimos para su correspondiente preparacin. 4. A efectos de Despacho, la compaa asume que tendr el servicio de transporte a tiempo para el momento que se solicite la salida de cada paquete. Riesgo asociado: Colapso de transporte permite el retraso de las entregas.

Dentro de las Restricciones, se tiene: 1. La variedad de libros, novelas o cuentos infantiles no se encuentra en las mismas cantidades que las obras principales, lo que permite manejar una similitud de contenido de los Bibliogramas. 2. El personal es insuficiente para preparar grandes volmenes en pocos das.

Contexto del Negocio En esta seccin de define los procesos que permite llevar a cabo la elaboracin y ejecucin de lo planteado.

Proceso de Negocio

Imagen 1.- Proceso de Negocio para la preparacin de Bibliogramas

El proceso de negocio, se estructura de la siguiente manera: 1. Definir las obras principales y tiempo de entrega: La preparacin del Bibliograma depende de la eleccin del tipo de cliente al que va dirigido. Esta decisin es tomada por el Gerente de Comercializacin de La Compaa en conversacin con el respectivo vendedor de rea. Una vez definido, se eligen las obras principales necesarias sern incluidas en el paquete. Asimismo tambin, se define la cantidad de paquetes que se requieren para el momento del despacho, sea de caso especial y prioritario o de trabajo constante. 2. Establecer los implementos y obras de complementos: Una vez definido lo anterior, debe estar, antes de empezar el ciclo de preparacin de Bibliogramas, los libros e implementos necesarios para la elaboracin de los mismos. Dentro de esto se citan: a. Implementos: Estos son los esenciales para desarrollo de la actividad en lo que elaboracin se refiere. En caso de que no haya alguno de estos, el

Bibliograma deja de ser un paquete atractivo. Estos son: i. Cajas de Cartn Tamao 40: Estas cajas soportan hasta un mximo de 20 kilos de peso, ideal para estos la elaboracin de Bibliogramas. ii. Entirradores y tirro de embalaje: Ayudan a la preparacin de preliminar de las cajas y cierre total de las cajas iii. Obras Principales de Lnea: La esencial del Bibliograma son las enciclopedias o libros de coleccin de gran peso.

Dependiendo a que categora de cliente va dirigido (religin, educacin infantil,

diversificado, universitario, entre otras), se eligen las mismas. iv. Obras o Novelas secundarias: Estos libros hacen de Bibliograma, un paquete atractivo. v. Paletas de Madera: Recurso indispensable para el almacenamiento de los

Bibliogramas. b. Capital Humano: Este recurso es necesario para la obligacin del mismo. A mayor cantidad de paquetes solicitados, ms ser el empleo de capital humano.

3. Preparar cajas y contenido bibliogrfico: Ya teniendo lo anterior. Se procede a la preparacin de las cajas e introducir primeramente, las obras de gran peso o de lnea, en el cual

define el espacio suficiente que debe tener para introducir las obras secundarias. Al momento de la actualizacin del inventario, se crea una bodega de almacenaje provisional que se llama Bibliograma en sistema, esto a fin de justificar que la salida de un paquete lleva la cantidad de libros que salen del Almacn principal. Este movimiento se llama Consignacin. 4. Cierre de Bibliogramas y almacenaje: Completado el paquete, se procede al cierre del mismo y resguardo de las cajas, una vez cerradas, en paletas de madera. Cada paleta puede estar ordenada en 8 o 10 cajas por piso, y hasta mximo de 8 piso, esto para facilitar el despacho de manera cmoda.

Paleta de 0,8 x 1,10

Paleta de 1,65 x 1,30

Imagen 2. Ejemplo de paletas de almacenaje

5. Despacho y actualizacin del inventario: Al momento de dar salida de un paquete de Bibliograma, se realiza el despacho segn lo indicado por administracin o solicitud del vendedor, que con nmero de pedido, se da de baja del sistema. Habilitadores de Soporte Dentro de los habilitadores de soporte, objeto de este negocio se emplea lo siguiente:

Imagen 3 Herramientas de soporte empleadas.

1. Sistema automatizado PRG: Este sistema es manejado por Administracin, a fin de actualizar los inventarios y la realizacin de las cobranzas objeto de los contratos obtenidos por las ventas de paquetes y libros en general. 2. Plasimo .net: sistema automatizado que tiene como prioridad la actualizacin de entradas y salidas de los paquetes dentro del programa de negocio. En l se carga toda las obras y libreras de entren dentro de la elaboracin de los Bibliogramas. 3. Excel: Maneja un cuadro de detalle, para establecer

prioridades y estatus de salida de los artculos, una vez almacenados en las paletas correspondientes. En caso de Bibliogramas se estructura la cuenta por caja, mientras que por paquetes de edicin u obras de lnea, se maneja por unidad. 4. Web mail: solo se usa para requerimientos de orden de mxima prioridad, es decir, dar un estatus o recibir pedidos de gran tamao.

Organizacin Interna Inversiones Alto Nivel CR, C.A. es una compaa pequea, en la cual se conforma de la siguiente manera:

Imagen 4 Organigrama de la empresa.

Factores Externos 1. Clima: Los factores naturales pueden acarrear problemas cuando de almacenaje se refiere. Un problema de ello es la humedad o lluvia. Es por ello que se mantiene la exigencia en mantener las ventanas cerradas en los momentos que no se har dicha labor. En caso contrario, un descuido del personal puede hacer que la humedad y la lluvia hagan ciertos daos en paletas o en los propios ejemplares. 2. Servicio pblico: Para la registrar los datos de cada ejemplar es fundamental que est funcionando el servicio elctrico pblico, trabajar en oscuras puede ser riesgoso en lo que seguridad se refiere. 3. Infraestructura alquilada: La infraestructura de la compaa se encuentra bajo alquiler de un tercero, externo a este. En caso de

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desalojo inmediato, podra traer como consecuencia que las labores no fluyan o sean interrumpidas hasta nuevo aviso. 4. Riesgo pas: Esto se refiere a las medidas que puedan tener decretos, leyes aprobadas u otra medida o condicin gubernamental, que puedan influir en la produccin nacional y de la propia compaa.

Clientes El paquete de Bibliograma, es dirigido a todo pblico en general, solo con restricciones de compra en caso de personas menores de 18 aos, los cuales no tienen obligacin compra ante el estado.

Competencia En esta estrategia, editorial ocano es pionero en hacer estos paquetes de Bibliograma.

Plan de Definicin y Estrategia de Trabajo

WBS Estructura Desagregada de Trabajo

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Imagen 5 Estructura desagregada de Trabajo del proceso

Conformacin del Equipo de Trabajo Para poder entender el buen funcionamiento del negocio de Bibliograma, se realizara reuniones continuas entre los encargados de las reas involucradas (Gerencia de Comercializacin, Almacn y

Administracin), los cuales elaboraran los planes de trabajo que permitan establecer el orden de prioridades y trabajo, para la elaboracin de paquetes Bibliogramas. Adicionalmente, una vez establecido las prioridades y las obras principales para la elaboracin de paquetes, queda encargado de la

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supervisin al Analista de Almacn, quien aplica las define las instrucciones de preparacin con el personal obrero. Una vez comunicado la informacin, el personal obrero, se encarga de preparar, elaborar y cerrar cada una de las cajas de Bibliogramas. Por su parte, el Administrador tomara nota de la cantidad de paquetes Bibliogramas elaboradas. Finalmente, del Informe del administrador conjuntamente con el informe recibido por el Analista de Almacen, el Administrador elabora un pequeo estatus comparado con lo del sistema y le hace entrega al Gerente General para que tenga conocimiento de la existencia real del inventario, una vez terminadas las labores en la elaboracin de Bibliogramas. Roles y Responsabilidades El equipo de trabajo se define de la siguiente manera. 1. Gerente General: Aunque no participa de manera directa, El Gerente General recibe reportes del inventario actual y de los Bibliogramas generados. 2. Gerencia de Comercializacin: Definido el tipo de cliente con el vendedor respectivo, el Gerente de Comercializacin se encarga de definir los tipos de obras y la cantidad de implementos necesarios, que permitan realizar la actividad de elaboracin de Bibliogramas. 3. Administrador: Permite coordinar y determinar la cantidad de recursos necesarios para realizar las actividad. 4. Analista de Almacn: Permite determinar las obras menores o secundarias, luego de haber definido las anteriores. Ayuda en la elaboracin e indica el modo de almacenaje segn la cantidad establecida por el Gerente de comercializacin o el Administrador.

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5. Obrero: Persona que se encarga en la elaboracin de los Bibliogramas. Prepara la colocacin y distribucin de los libros dentro de la caja, asi como tambin ordena los piso en paleta segn indicaciones del Analista de Almacen.

Lista de Productos.

Fase del Proyecto Definicin de Obras y Complemento

Entregable Informe detalle de las obras principales Material para

Responsable Gerente de Comercializacin

rea Gerencia de Ventas

Administracion / Gerencia de Comercializacion

Administracion

Implementos para Elaboracin

elaboracin y preparacin Bibliogramas

Definicin de obras Secundarias Preparacion de bibliogramas

Eleccion y agenda de la obras y novelas secundarias Cierre, cuenta y almacenaje Colocar en consignacin las

Analista de sistemas

Almacen

Obrero

Almacen

Analista de Almacen

Administracion

Actualizacion de Inventario

obras de salidas del sistema, Entregar estatus al Administrador

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bibiogramas realizados

Identificacin de Procura o Adquisicin

Elemento Cajas Marron Tamao 40 (paq. de 100) Tirro de Embalaje (caja de 36 unid.) Obras (5000 Resp., Exitoso, Mentor Interactivo, Primaria Activa) Bobina de papel Envoplast

Tipo de Operacin Adquisicion

Resp. Admon.

Proveedor Editorial Oceano

Costo Bs. 2000

Aprobacin Gerente de Comerc.

Compra

Almacen

Ferreteria

Bs. 350

Administracin

Adquisicion

Admon

Editorial Oceano

Bs. 3.000.0 00

Gerente de Comerc.

Adquisicion

Admon

Editorial Oceano

Bs. 150

Administracion

Plan de Comunicaciones y Estrategia de Control y Seguimiento

Tipo de Informacin Eleccin de

Frecuencia Responsable 3 dias Gerente de

Informados Administrador

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Obras primarias Obras Secundarias Bibliogramas elaborados 1 dia 1 dia

Comercializacin

Analista

Analista

Administrador

Analista

Administrador Gerente de comercializacin

Informe inventario

1 dia

Administrador

Gerente General Gerente de Comercializacion

Plan de Capacitacin Para el proceso de capacitacin de forma formal (uso de un instructor para el empaquetamiento de artculos), no aplica para este proyecto, es decir, La capacitacin es de manera directa y ejemplar, realizando un ejemplo del armado del paquete, al momento de llegar el nuevo personal.

Control de Cambios

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Matriz de Identificacin de Riesgos del Proyecto

La siguiente matriz de riesgo define la evaluacion de cada una de las categorias, el cual se definen en terminos de probabilidad e impacto. Tanto los valores de Probabilidad como Impacto se miden en niveles de alta, media y baja.

Alta: porcentaje entre 70 y 100% Media: porcentaje entre 41% y 69% Baja: porcentaje entre 0% y 40%

Probabilidad Riesgo Usuario Categora A M B A

Impacto M B

Adiestramiento Resistencia Sistema Cambio de Requerimientos Expectativas no Alcanzada al Cambio de

Equipo para Personal sin Experiencia Elaboracin Falta de herramientas Falta de personal Personal desmotivado Tcnico

Ambigedad especificaciones Falta de equipos disponibles Indisponibilidad herramientas de uso

de

de

Financiero

Falta de Presupuesto

Tiempo Elaboracin

Fecha de elaboracin ajustada Cumple con los

Requerimientos solicitados Falta de informacin

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La informacion sera confiable Cambio Directivos

Organizacion

de

los

Lideres

Probabilidad Riesgo Afectacin de ocurrencia Impacto Estrategia de Mitigacin

Responsable Estatu

Preparacion Falta
herramientas

de Media

Alto

Realizar Compras a tiempo

Administrador Abiert

Falta personal

de Media

Alto

Anticipacion de la falta, Promover nuevo personal se suplencia

Administrador Abiert

Personal desmotivado

Baja

Bajo

Mejora de condiciones salarial y laborales

Administrador Abiert

financiero

Falta de Presupuesto

Bajo

Medio

Preveer

Administracion Cerra

soluciones de Gerente anticipacin a General los costos y Gerente de

los gastos que Comerc. se maneje para dicha

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elaboracion

Tiempo

Fecha de elaboracin ajustada

medio

Alto

Mayor planificacin de tiempo Inversion mayor en recursos humanos

Gerente de comerc.

Abiert

Elaboracin Cumple con los medio Requerimientos solicitados

medio

Canalizar la informacin de elaboracin a fin de hacer llegar un Bibliograma rico en conocimiento

Analista

Cerra

Falta informacin

de bajo

Bajo

Fluir y canalizar la informacin necesaria

Administrador Abiert Gerente comerc

organizacion Cambio
Organizacional

Bajo

Bajo

Comunicar labores de clima organizacional al personal nuevo

Gerente General

Cerra

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Anexos

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Tabla de Roles y Responsabilidades

Rol Gerente General

Responsabilidad Realizar Negociaciones con entes externos a la empresa Solicitar a los Vendedores Status de Venta Coordinar eventos de feria o festivales para lectores Asesorar en la venta de nuevos ejemplares Solicitar Estatus de Librera de Linea en existencia

Gerente de Comercializacion

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