Una planilla de cálculo una es aplicación utilizada para un tipo especial de documentos (plantillas de cálculos u hojas de cálculos) que

almacenan datos alfanuméricos (texto y números ) y que permiten realizar operaciones básicas y/o complejas sobre estos documentos

Objetivos: •Poder operar con una planilla de cálculos ingresando: •Datos alfabéticos y numéricos •Operar con fórmulas sencillas •Crear gráficos sencillos que sinteticen los datos

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , Allí aparece una lista con los programas que se encuentran instalados en su Pc . Para abrir el programa hacer clic en puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y presionar donde se lee Microsoft Excel,

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú similar al que ve a la izquierda, Al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en su Pc.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE MS- EXCEL 2003

Opciones del programa en la parte Superior derecha

Minimizaren la pantalla

Cerrar el Programa

Cerrar el Programa

RestaurarMaximizar en la pantalla

Barra de Título
Barra de menús Barra de Formato Barra Estándar Barra de fórmulas

celda Fila
Columna

Zona de trabajo
Desplaza arriba/ abajo

Etiquetas de las Hojas

Diferentes formas de Crear un Nuevo Documento: 1- Ejecutando el comando Nuevo del menú Archivo. (Fig. 2) 2- Clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar. 3- Utilizando la combinación de teclas <CTRL + U> 4- Ejecutando la opción Libro en blanco en la sección Nuevo Libro del panel de tareas Nuevo documento. (Fig. 3)  

Cada Libro contiene 3 Hojas, por lo que si Ud. desea agregar una Hoja nueva NO tiene que ir a Nuevo sino a Insertar / Hoja de Cálculo En cada libro se pueden insertar (agregar) hasta 256 Hojas Si desea cambiar el nombre de la Hoja deberá hacer doble clic Esa etiqueta se sombreará permitiéndole modificar el nombre

Diferentes formas de Guardar a) Guardar Se utiliza para guardar la primera vez o ir guardando los cambios realizados en el documento.

Se le da un nombre a la Planilla de cálculo

La primera vez que se guarda un Archivo Guardar y Guardar como es igual.

Una vez que guardó la primera vez su archivo y continúa trabajando es conveniente que cada algunos minutos presione con el Mouse El ícono de Guardar. De esta manera quedan “guardados” las últimas acciones que realizó en el documento O solo presionar combinando las teclas

GUARDAR COMO: Sucede que a veces es necesario modificar un documento o ubicarlo en otro sitio de la Máquina. Allí recurrimos a GUARDAR COMO Ventajas: A veces es necesario conservar el archivo Original y la nueva versión a la vez

A diferencia del Procesador de textos los datos se ingresan en una celda (cuadraditos) Al terminar de escribirlo hay que Validar. Esto se puede hacer de varias formas

1- Presionado la tecla Enter al finalizar la escritura 2- Haciendo clic con el mouse 3-Desplazándose después de escribir con las Teclas de Movimiento Una vez que validé el dato si deseo modificarlo puedo hacerlo presionando la Tecla F2

Los datos numéricos siempre se ingresan con el teclado numérico

Opción 1: Herramientas/ Personalizar Opción 2: Ver / Barra de Herramientas

F1 F2
dato

Abre a la derecha la ayuda de Excel Sitúa el curso dentro de la celda que se edito para modificar sin borrar todo el

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. F4 Absolutiza una celda

MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función .

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado .

Para deshacer y rehacer algún cambio que Haya realizado debe presionar los siguientes Iconos o combinar las teclas

Para seleccionar todo el texto de una sola vez

Ctrl + c: Copia Ctrl + v: Pega Ctrl + x: Corta

Dirección General de Capacitación Legislatura de la ciudad de Buenos Aires

El tipo de datos que se pueden ingresar son A- Numéricos (se alinean a la Izquierda de la Celda) B- Texto (se alinean a la derecha de la Celda)

C- Alfanuméricos (se alinean a la derecha de la Celda) D- Fechas (se alinean a la Izquierda de la Celda) C B A A D A A A A

Para Insertar una Hoja de calculo hay dos opciones

1- Insertar/ Hola de Cálculo

2- Botón derecho sobre Alguna de las etiquetas de Hoja Opción Insertar aparecerá un cuadro del cual seleccionará Hoja de Cálculo

Para insertar filas hay dos opciones: 1- Etiqueta INSERTAR de la Barra de Menú / Fila 2- Botón derecho del Mouse Insertar/ Insertar Celdas
Cuando se Inserta una fila siempre hay que prestar atención donde esta posicionado el cursor (se marca el cuadradito de la celda avisando que ésa es la que está activa) SIEMPRE la fila se va a insertar por arriba de donde está el cursor activado

Para insertar filas hay dos opciones: 1- Etiqueta INSERTAR de la Barra de Menú / Columna 2- Botón derecho del Mouse Insertar/ Insertar Columna
Cuando se Inserta una COLUMNA siempre hay que prestar atención donde esta posicionado el cursor (se marca el cuadradito de la celda avisando que ésa es la que está activa) SIEMPRE la columna se va a insertar a la izquierda de donde está el cursor activado

Varias opciones permiten ajustar el Contenido: 1- Colocar el cursor entre la línea de separación de las dos columnas y hacer doble clic con el botón izquierdo del Mouse. 2- Ir a la Etiqueta Formato/ Celdas/ Alineación Alli podremos • Ajustar Texto (tildar casilla) • Reducir hasta ajustar (tildar casilla) la celda quedará mas alta el dato quedará mas pequeño el dato abarcara más de 1 celda

Permite diferentes Alineaciones

• Combinar celdas (tildar casilla)

Para colocar el Encabezado hay que ir a la opción VER de la Barra de Herramientas Luego a Personalizar Encabezado, lo que Abrirá un cuadro para poder escribir. En cual de las secciones Ud. Ingresará el texto no influye Una vez creado debe presionar el botón ACEPTAR.

En encabezado y el pie de página Solo se ve en Vista Preliminar Y cuando se imprime la planilla

Es importante colocar los márgenes porque sirve de guía para saber si se imprime todos los datos que se encuentran en la planilla A veces sucede que no se colocan los márgenes y cuando se envía a imprimir quedan los datos impresos cortados

Márgenes

Línea que indica el margen todo lo que esté a la derecha de la línea punteada saldrá en otra hoja. Si se necesita que no quede en dos partes la impresión se puede modificar el tamaño de la hoja, y la dirección (de vertical a Horizontal)

Margen Derecho y Margen Inferior Márgenes

El margen cambió de posición al modificar la orientación de La hoja y ahora al imprimir los datos quedarán en una hoja

Se puede modificar la cantidad de copias que se desean Por defecto el programa Imprime 1 Antes de imprimir permite ver como va a quedar 1

DIFERENTES OPCIONES PARA IMPRIMIR 1- Si se desea imprimir sólo un sector tildar la opción “Selección” 2- Si se desea imprimir la planilla que se está visualizando por pantalla tildar la Opción “Hojas Activas” 3- Si se desea imprimir algunas hojas se coloca desde que número hasta que número 4- Si se desea imprimir todo el Libro tildar la “Opción Todo el Libro”

El cuadro permite modificar el tamaño del papel

El cuadro permite modificar los márgenes, el borde de Encuadernación y la orientación del papel

Refiere a la orientación del papel

El cuadro permite realizar modificaciones respecto a Encabezados y pie de páginas, Sección, etc

Para insertar una imagen puede hacerlo de varias formas: Imágenes Prediseñadas (colección de Imágenes que trae el programa) Desde Archivo: Colocar imágenes que se encuentran en una carpeta Desde Escáner o Cámara Web o Digital:

Si desea insertar una imagen que se encuentre en La Web debe seguir estos pasos: 1- Guardar la imagen en alguna carpeta de la Pc. 2- Ir a INSERTAR/ IMAGEN/ desde ARCHIVO, allí Seleccionar la imagen deseada y por ultimo presionar el botón Aceptar

nodos
Para agrandar o achicar una imagen se procede de la siguiente forma: Agrandar: Siempre se toman los nodos de los extremos nunca del sector medio, y en este caso sosteniendo el 1er botón del mouse presionado mover el mouse hacia fuera hasta lograr el tamaño deseado Reducir: Siempre se toman los nodos de los extremos nunca del sector medio, y en este caso sosteniendo el 1er botón del mouse presionado mover el mouse hacia dentro hasta lograr el tamaño deseado

Para aplicar AUTOFORMATO, primero debe estar situado en alguna de las celdas de la tabla de datos a los que quiere aplicar esta opción. Luego dirigir el puntero del mouse a Formato/ Autoformato, hacer clic con el 1er botón del mouse y aparecerá un cuadro con varias opciones. Seleccionar el que se desee y presionar aceptar

Se pueden agregar hasta 3 formatos 2 opciones : por Valor de la celda o por Fórmula Aquí se aplicó el criterio de Que los valores menor que 2500 se vean en color de fuente Azul

El formato condicional es de suma utilidad para visualizar datos aplicando criterios de selección Ej: mayor que, menor que, igual que, etc

Hay que posicionarse en la última celda de la columna y Al apretar el icono se realiza una suma automáticamente. Va a aparecer la fórmula de la Suma y a continuación deberá presionar la tecla enter para que se realice la operación

Este procedimiento se denomina “Editar la fórmula”

Para sumar el resto de las columnas podemos hacerlo una a una o si se posiciona en la celda donde calculó la suma y se coloca el cursor en el extremo inferior derecho de la celda, aparece una cruz de color negro . Si se la toma de ese extremo y se mueve el mouse hacia la derecha, la fórmula se aplica para todas Las columnas de forma automática sin necesidad de presionar el icono de AUTOSUMA

En este caso no utilizamos el icono de AUTOSUMA ya que si lo hiciéramos la suma se haría Incluyendo la columna “Días de Vacaciones” por lo que el resultado sería incorrecto Procedimiento: SIEMPRE que se calcula una fórmula hay que colocar primero el signo luego hacer clic En las columnas H3 e I3 y a continuación presionar enter. Para el resto de las celdas ahora se puede colocar el mouse en la parte inferior de la celda , a la derecha. Y arrastrar hacia abajo. El programa realizará el cálculo ahora si automáticamente

Recordar que SIEMPRE que se calcula una fórmula hay que colocar primero el signo Y que los números y signos se ingresan con el TECLADO NUMERICO

A continuación debe hacer clic en las celda/s que quiere restar colocar el signo - y por último presiona la tecla Enter Si lo que desea es multiplicar seleccionara la celdas que desea multiplicar (si es entre ellas, Ej = H3 * I3 y luego presionar la tecla Enter .Si fuera que debe multiplicar una celda por un número se expresa: = H3 * 5 y luego presionar la tecla enter. El asterisco es el operador que le indica al programa que debe multiplicar

Si lo que desea es DIVIDIR seleccionara la celdas que desea multiplicar (si es entre ellas, Ej = H3 / I3 y luego presionar la tecla Enter . Si tuviera que multiplicar una celda por un número se expresa: = H3 / 5 y luego presionar la tecla enter. La barra paralela es el operador que le indica al programa que debe dividir

Para calcular el Precio mas alto, el más bajo o el Promedio, debe hacer lo siguiente: Colocar el curso en la celda donde se desea que aparezca el resultado, colocar el signo =, Escribir la formula correspondiente: Ej =max( abrir el paréntesis y seleccionar todos los Valores de la columna presionando con el mouse y moviendo hacia abajo hasta tomar todos, luego cerrar el paréntesis y presionar La tecla Enter y al momento aparecerá el resultado esperado.

Para graficar debe seleccionar la sección de la planilla que desee (incluyendo los encabezados de la columna) luego tocar el icono de la barra de herramientas para que surja el Asistente para Gráficos y luego seleccionar el tipo de gráfico y presionar luego el botón “siguiente“

modelos
Presionando aquí se ve la Vista previa

Aparece el siguiente menú de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de gráficos. En ésta oportunidad la elección recae en el Gráfico de Columnas Se puede elegir entre algunas opciones de diseño del mismo

CAqui hay varias cuestiones que puede modificar. Titulo de gráfico: Ingresar un título

Debe presionar siguiente

La leyenda es la acotación que el asistente deja a la derecha del gráfico. Destildando la opción se quita la leyenda

Siempre el gráfico sintetiza la información. por lo que debe incorporar aquellos datos que permitirán una rápida interpretación. Para ello basta tildar la casilla que corresponda

Después de presionar Finalizar el programa permite: 1- Colocar el Gráfico en una hoja nueva o 2- Agregarlo a la planilla en la que está trabajando

modelos
Presionando aquí se ve la Vista previa

Aparece el siguiente menú de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de gráficos. En ésta oportunidad la elección recae en el Gráfico Circular Se puede elegir entre algunas opciones de diseño del mismo

En éste caso el nombre de la Categoría es el producto Una vez realizado todos las modificaciones, cliclear en Finalizar

Aparece el siguiente menú de opciones en el cual se puede optar por diferentes tipos de gráficos. En ésta oportunidad la elección recae en el Gráfico de Barras Se puede elegir entre algunas opciones de diseño del mismo

Se siguen los pasos descriptos anteriormente para obtener el gráfico de Columnas Ya que los pasos son similares

Bibliografía: http://office.microsoft.com/en-us/training/CR006195817.aspx

Material elaborado por la Prof. Marisa Elena Conde -Febrero 2011-

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