Jorge Noricga santos roy ty] Administracion Wigs pret yr ud p- Rx a. BIBLIOTECA DE LA CONSTRUCCIONContenido CAPITULO 4.. ORGANIZACION DE LA OBRA .. 1. OBJETIVOS.... 2, ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA 3. FUNCIONES ..CAPITULO 4 Organizaci6n de la obra 1, OBJETIVOS De la correcta organizacién y del desarrollo éptimo de las actividades en la obra, depende gran parte del éxito de la empresa constructora. Para iniciar la organizacién de la obra debemos empezar por definir los objetivos que deben cumplirse: 1.1, Que la obra se realice teniendo en cuenta sus planos y especifi- caciones: Siel departamento técnico de proyectos gasté un tiempo en desarrollar proyec- tos arquitect6nicos, eléctricos, hidrosanitarios, mecanicos, etc., la obra debe utilizar esta informacién y cumplirla a cabalidad. Para cumplir este objetivo se requiere que los planos y proyectos estén totalmente coordinados antes de ini- ciar la obra. Adelantar una obra sin este requisito implica pérdida de tiempo y sobrecostos excesivos. Cualquier tiempo que se gaste en este proceso es poco, comparado con las ventajas que se obtienen en la etapa de ejecucién. 1.2, Que se realice en los tiempos programados: Si se realiz6 una programacién donde se identificaron las actividades a realizar, los tiempos de duracién y los recursos a utilizar, es necesario que en la obra se cumpla. La programacién no se realiza para adornar las pare- des del campamento, es para cumplir las actividades y los tiempos progra- mados. Si la obra se programé para nueve meses se debe realizar en nueve meses, no en un afio ni en dieciocho meses, ésto no significa que la progra- maci6n sea una herramienta estatica, Es una herramienta dinamica que ‘ORGANIZACION DE LA OBRA 125sera necesario adaptarla a las diversas circunstancias, sin modificar los pardmetros iniciales. 1.3. Que se realice en orden y con nitidez para evitandar los desperdicios: La falta de orden en la realizacién de la obra produce desperdicios; hoy es normal que después que los pisos estén terminados alguien se acuerde del desagiie o que después de que los muros estén en la ultima mano de pintura, el electricista proponga colocar las tomas, lo cual genera desperdicios y sobre costos. En nuestras obras el volumen de desperdicios es muchas veces mayor que el volumen de obra. La industria de la construccién es la Unica indus- tria que se da el lujo de comprar materiales en buen estado, para retirarlos posteriormente como escombros de la obra. 1.4. Que se tenga informacién disponible sobre el personal, desde el punto de vista de cumplimiento, horas trabajadas, pagos realizados, honorabilidad, etc. Elrecurso humano es basico para el desarrollo de la obra, sin él no importa el sistema de industrializacion que utilicemnos, ella no puede realizarse. Es necesario que en la obra se controlen los procesos de seleccién, vinculacién al trabajo, cumplimiento, labores desarrolladas, rendimientos y pagos, con el fin de poder tomar decisiones sobre este recurso fundamental para la industria de la construccién. La falta de informacién sobre este recurso acarrea graves problemas para su desarrollo normal. 1.5. Que se tenga informacién sobre los materiales necesarios para su desarrollo: Es basico que en la obra se conozcan desde la iniciacién de la misma, el tipo de material a utilizar, las especificaciones del mismo, las fechas de cotizaci6n, las fechas de pedido, las fechas de contratacién, los tiempos de fabricacién, las fechas de suministros y los consumos respectivos. 126 ‘Onna. ADMINISTRACION Y GERENCIALa experiencia en obra ha demostrado, que el director de la misma que logra controlar los suministros, normalmente puede cumplir los programas y los plazos propuestos. 1.6. Que se tenga informacién sobre herramientas y equipos: Las herramientas son parte del patrimonio de la empresa y se requieren para la ejecucién de la obra. Normalmente no hacemos ningtin control de las mismas. El pedido 001 de toda obra incluye: picas, palas, plomadas, punteros, etc., al finalizar no existe herramienta alguna. Es posible que durante el proceso constructivo se produzca su desgaste, pero el ultimo dia, por lo menos, deberian existir los mangos de las palas, pero éstas no aparecen porque la obra no ha disefiado ningin sistema de control. En relacién con los equipos, ya sean propios o alquilados, la situacion es la misma. Después de un afio de entregada la obra nos acordamos que la pluma se queds instalada en la terraza del edifico 0 que el bulldozer se qued6 olvida- do en el sétano. Los equipos propios son un capital muy importante que debemos con- servar y los equipos alquilados tienen unos costos significativos para las actividades a ejecutar. 1.7. Que se maneje correctamente la seguridad industrial: Este es un tema bastante olvidado por la industria de la construccién y por lo tanto, ésta tiene el récord de ser la industria que més muertos aporta a nivel nacional por accidentes de trabajo. Los directores de la obra, no dan importancia a la seguridad industrial. Creen que no se requiere y ademés que aplicarla implica costos que la empresa no necesita asumir. Este es un concepto equivocado ya que, segiin analizaremos més adelante en otro capitulo, un accidente de trabajo tiene unos costos individuales, sociales y econémicos tan altos que se justifica, cualquier medida que tomemos para evitar los accidentes. ORGARIZACION DELA OBRA 1271.8. Que se haga control de costos: Si antes de iniciar la obra se elabora un presupuesto, éste debe controlarse en la etapa de la ejecucién. Es fundamental que el director de la obra tenga un control permanente de sus costos, a fin de evitar desfases que saquen el producto del mercado o produzcan la tfpica quiebra de nuestras empresas. de construccién. 1.9. Que se haga control de calidad: Si el proyecto se realiza con ciertas especificaciones, éstas deben contro- larse en su etapa de ejecucién. Es necesario que nuestro producto cumpla con la calidad ofrecida al futuro usuario. La inversién en vivienda que hacen los usuarios, normalmente es el negocio ms importante de su vida, por la magnitud de su valor y el compromiso que adquieren para pagarlo a 15 afios. Los constructores tenemos una gran responsabilidad social con el pro- ducto final que entregamos a nuestros compradores, Para cada uno de los anteriores objetivos, desarrollaremos procedimientos especificos que nos permitan su cumplimiento. 2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Definidos los objetivos, el siguiente paso en el proceso, es establecer una estructura administrativa, la cual como se definié en el capitulo 3 se realizara a través de un organigrama. Necesariamente cada obra tendré que desarrollar su propia estructura, acor- de con las caracteristicas técnicas , con su tamaiio, con el sitio de trabajo y con los costos de la misma. A continuacién presentamos unos organigramas tipo para diversos tamafios de obra de edificaci6n o de obras civiles. El organigrama de la figura 4.1. se refiere a una edificacién de aproxi- madamente 8.000 m?, que podria ser un edificio de 80 apartamentos o un proyecto de 80 viviendas individuales de 100 metros cuadrados cada una. Este organigrama siempre estar conectado y dependiendo de la oficina central, o sea que, la oficina central, en este organigrama, representard 128 ‘OnRA. ADMINISTRACION Y GERENCIAtoda la estructura administrativa de la empresa analizada en el capitulo 3. Esta oficina tendré una relacién directa con la entidad contratante, en el caso de que el proyecto no sea propio. De la oficina depende el jefe de zona que tiene en su area varias obras, él tendré a su cargo los asesores externos para problemas especificos de las mismas. Del jefe de zona depende el director de la obra especifica que vamos a analizar. Del director de la obra dependen dos areas que son, el area técni- cay el area administrativa y en ésta division esté compendiada toda la filosofia para el manejo de la obra. Esta separacion del 4rea técnica y del area administrativa es fundamen- tal para el correcto manejo de la obra. Como veremos mas adelante los problemas de cada una ellas tienen caracteristicas completamente diferentes y requieren especialistas que tengan conocimientos de los mismos y cuenten con herramientas apropiadas para su manejo. La residencia técnica requiere de un profesional de la arquitectura, 0 de la ingenieria con experiencia. La residencia administrativa puede ser ocu- pada por un profesional en administracién de empresas o un economista. De la residencia técnica va a depender el area de controles (programa- cién, costos, calidad), el personal de administracién y los subcontratistas. De la residencia administrativa depende el personal del almacén, la con- tabilidad, los celadores y los auxiliares de oficina. Las funciones del perso- nal en los anteriores cargos son totalmente diferentes y las estudiaremos en detalle cuando desarrollemos el manual de funciones. En este organigrama un elemento muy importante es el Comité de Obra, mediante el cual se pueden analizar el avance y los diversos problemas técnicos administratives que ocurren en su desarrollo. La interventoria, es otro elemento que aparece en este organigrama, tendra una relacion directa con el director y ésta es la posicién correcta a fin de evitar conflictos y malos entendidos con el resto del personal. ‘OnGANZACIEN DELA OBRA 129130 (Osea, ApnanisteActOn y GERENEste tamajio de estructura puede tener modificaciones de acuerdo con los diversos volumenes y tamatios de obra, como podemos analizar en las. figuras 4.2 y 4.3. El organigrama de la figura 4.2 se refiere a una obra de 3.000 a 5,000 metros cuadrados, o sea, 30 a 50 unidades de vivienda. Se sigue con lafilosofia de separar el érea técnica del érea administrativa. En elérea administrativa se contard en este caso con un auniliar administrativo con conocimientos en este tipo de actividad. Elresidente técnico contaré con un auxiliar que lo apoyar4 en todas las labo- res. él encomendadas. El organigrama de la figura 4.3 se refiere a una obra de 500 a 1.000 metros cuadrados, que pueden ser 5 a 10 unidades de vivienda. Se contindia con el concepto de separar el érea técniéa de la érea admi- nistrativa. En el area administrativa se contara con un encargado de obra OncanazactOn De LA OBR 131que estaré medio tiempo en obra y medio tiempo en oficina, por ejemplo, enla mafiana visita la obra y define las necesidades de suministro de mate- riales y en las horas de la tarde desde la oficina, contacta los proveedores y realiza los pedidos y contratos correspondientes. Esta estructura contenida en la figura 4.3. seria la necesaria para desa- rrollar y administrar correctamente este tipo de obra. Para la obra civil el organigrama seria el consignado en la figura 4.4. 132 (Oana, ADMONSTRACIONY GERENCA=) 3, FUNCIONES: Definida la estructura y establecidas las relaciones mas convenientes en- trariamos a desarrollar el manual de funciones, para lo cual utilizaremos los formatos establecidos en el capitulo 3. EI manual de funciones se planteard para la estructura de la figura 4.1. definiendo algunos de los puestos de la obra a partir de este manual, cada lector lo adaptaré a sus necesidades espectficas, en algunos casos am- pliando o integrando funciones. Este manual puede ser analizado en las figuras 4.5, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 4.11, 4.12, 4.13, 4.14, 4.15. ‘OGAMAcIONDELA OBRA 133z g z os Twersiones y Construcciones Piramide Director de obra Direccién obra DESCRIPCION DE FUNCIONES Jefe inmediato: Jefe de Zona Funcionarios acargo: —Residente técni = Dirigir las actividades técnicas y administrativa Sera de enlace con Ta geri general = Asistiral comité de obra = Presenlar Informes mensuales de avance = Ejeroer mando sobre residentes = Conirolar y analizar Tos costos = Colaborar en Ta planeacton. y programacion de la obra ico y Residente administrative Requisitos Estudios. Ingenlerta 0 arquitectura, Experiencia TO afios en el mangjo de la obra Condiciones de trabajo: _Oftina y Obra Fecha de elaboracién Fecha de revision Febrero / 98ZZ Empre Inversiones y Consirucciones Pirémide |Obra: Edi. Kalamart Nombre del puesto: Residente técnico Obra Direccion tentca [= Mando directo sobre personal deobraSS~*d: = Distrbuir trabajo de hombres y maquinas = Controlary valorizar tiempos y rendimientos = Comprobar y ulsar entrada de materiales DESCRIPCION = Autorizar el reliro de materiales DE = Preparar datos sobre medicion FUNCIONES = Producir liquidacion de los subcontratistas = Controlar elecucin de los subcontrafos = Aclarar aspectos tecnicos = Controlar calidad de materiales = Coordinar os trabajos de los subcontratos = Presenlar Injormes semanales de avance 7 Director de obra cionarios a cargo: Personal auuiliar, maestro y subcontratistas Estudios | Ingenieria o Arquitectura Requisitos Experiencia_[ 3.25 anos Condiciones de trabajo: Obra Responsable Fecha de elaboracion Fecha de revision Jorge Norlega S. Agosto / 96 Febrero / 98Inversiones y Construcciones Pirémide| Maestro. ‘Obra ‘Supervision y control de la obra = Cumplir ordenes residente técnico = Distribulr personal para labores = Evaluar efciencia y disciplina de su persona = Revisar calidad de materiales DESCRIPCION = Revlsar mediciones de obra DE = Revisar calidad de trabajos ejecutados FUNCIONES — Revisar y consultar planos de obra ~ Velar por la seguridad industrial ‘Mantener la obra aseada y ordenada ‘Coordinar el trabajo de los subcontratistas _[Jefeinmediato: Residente técni Funcionarios a cargo: Personal operativo Estudios Primaria E Requisitos Experiencia 10 afos en obra | | Condiciones de trabajo: Obra _| __ Responsable Fecha de elaboracion Fecha de revision | |___ Jorge Noriega S. Agosto /96 Febrero /98 Figura 4.7 Manual del maestro 136 (Osea. ADssTRACON Y GERENCAInversiones y Construcciones Piramide fombre del puesto: Contramaestro Ubicacién: Obra DESCRIPCION DE FUNCIONES Jefe inmediato: Maestro Funcionarios acargo: Oficiales Estudios Bachiller y estudios de seguridad tr Requisitos Experiencia 2 aftos en este tipo de labores Condiciones de trabajo: _obva Responsable Fecha de elaboracion Fecha de revision Febrero / 98 Jorge Noriega S. Agosto / 96 ‘OncAMZACIONDELA OBRA ‘Manual del contra 137Inversiones y Construcciones Piramide] lombre del puesto: Inspector de seguridad /[Ubicacion: [Naturaleza: DESCRIPCION DE FUNCIONES |_| Jefeinmediato: Maestro | Funcionariosacargo: Ninguno Bachillery estudios de Seguridad Industria Requisitos 2 afios en este tipo de labores Condiciones de trabajo: Obra Figura 4.9 ‘Manual del inspector de seguridad 138 ‘OpRA, ADNINISTRACION YGERENCIAInversiones y Construcciones Pirémide] Obra: Ea. Kalamart Residente administrativo = Contratar y controlar el personal = Pagar al personal = Tramiar asuntos legales i" = Gestlonar pedidos y compras DESCRIPCION = Controlar almacén DE = Controlar herramientas y equipos FUNCIONES = Reallzar operaciones de contabilidad = Realizar inventarios = Controlar administrativamente los contratos = Controlar celadores = Tramitar documentos y comunicaciones =_Asistir comités de obra fe inmediato: Direccin de obra incionarios a cargo: Personal Auxiliar Almacenista y herramienta Estudios | Administrador de empresas o economista| — Requisitos Experiencia__| 3 a5 afios ondiciones de trabajo: Obra Fecha de elaboracién Agosto /96 Figura 4.10 ‘Manu del residente adminstrativo ‘Oncawzaciow DEA 088A 139Obra: Edif. Kala Inversiones y Construcciones Piramide| DESCRIPCION DE FUNCIONES Jefe inmediato: Funcionarios a cargo: | Ninguno Residente administrativo lombre del puesto: Almacenista bicacién: Obra Naturalez ‘Control y vigilancia almacen ‘arribo de materiales = Asignar espacio para el desembarque der por materiales recibidos ~Anolar entrada y sallda de materiales = Tener Kardex al dia = Elaborar informe de los dafios 0 pérdidas de material =Informar sobre "stocks" y puntos de equilibrio = Codificar materiales ~Elaborar paz y salvos del almacén Jorge Noriega S. Estudios | Estudiante ingenieria o arquitectura Requisitos ‘Experiencia | / afto en el manejo de almacén Condiciones de trabajo: Campamento obra Responsable Fecha de elaboracién Fecha de revision Agosto / 96 Febrero / 98Inversiones y Construcciones Piramide | 0 Herramentista i Obra 4 Control y vigilancia 4 ; = Controlar herramientas = Controlar equipo propio. DESCRIPCION = Controlar arrendado —Vigilar el equipo FUNCIONES: = Controlar entrada y salida de las herramientas de los sub contratistas = Elaborar paz y salvos de personal —— lefe inmediato: Residente administrativo juncionarios a cargo: _Ninguno Estudios Bachiller 7 Requisitos Experiencia | 1 afio en mangjo de herramientas y a ondiciones de trabajo: _Campamento Obra Responsable Fecha de elaboracion Fecha de revision Jorge Noriega S. Agosto / 96 Febrero / 98 OnGANIZACIONDELA O8RAInwersiones y Construcciones Pirémide] Obra: Edif. Kala Nombre del puesto: Celador [picacion: ‘Obra faturaleza: Vigilancia DESCRIPCION DE. FUNCIONES ~ Vigilar las entradas y salidas de la obra = Vigilar las dependencias de la obra = Producir informes sobre celaduria Primaria J afio como celador Jefe inmediato: Residente administrative Funcionarlos a cargo: Ninguno Estudios Requisitos Experiencia Condiciones de trabajo: _En Obra dia y noche Responsable Fecha de elaboracién Jorge Noriega S. Agosto / 96 Formato 4.13 Manual del celador 142 Fecha de revision Febrero / 98 Tee (Ost, ADUINISTRACION Y GERENCAInversiones y Construcciones Piramide| Obra: Edif. Kalamart (Empresa: Nombre del puesto: DESCRIPCION DE FUNCIONES: feinmediato: Residente administratlvo ‘uncionarios a cargo: Ninguno ‘Auxiliar de contablidad Obra Contabilidad de obra = Revizar las cuentas de los proveedores = Tramtarel pago de la nomina de administracion = Codificar y elaborar extractos de gastos = Elaborar anexos del balance Z = Controlar pagos de personal = Coordinar informes fiscales = Elaborar estados de elecucin del presupuesto = ElaborarInformes contables Requisitos Estudios | Contabilidad Experiencia | 2 aftos en puestos similares ondiciones de trabajo: Campamento Obra Responsable orge Noriega S. Fecha de elaboracién Fecha de revision (OncaszaciOnDELA O3RA Agosto / 96 Febrero / 98 Figura 4.14 ‘Manual del auxliar de contabiidad 143inversiones y Construcciones Pirmide] Obra: Edit. Kalama ‘Auxlllar Caja y Pagadurta Obra Gala y pagaduria = Manejar la Caja Menor = Elaborar cheques — Revizar las cuentas de contratos = Elaborar los extractos de gastos DESCRIPCION = Elaborar mensualmente la consignacion bancaria DE = Elaborar reembolsos de caja menor FUNCIONES = Elaborar Comprobantes de egreso y notas débito = Distribuir y empaquelarel dinero = Pagar al personal de administracian Jefe inmediato: Residente administrativo Funcionarios a cargo: _Ninguno Estudios | Bachillery estudios contables Experiencia__| / afio en cargos similares Condiciones de trabajo: _Campamento Obra : Fecha de elaboracién 144 (Ones, AourasTRACON Y OERENCIA